TOIMINTA JA LAATUSUUNNITEMAN SISÄLTÖMALLI 15.3.2012 LIITTYY ULKOVALAISTUKSEN YLLÄPIDON SOPIMUKSEEN
ESPOON KAUPUNKI SISÄLLYSLUETTELO 0 Yleistä 1 1 Ylläpitosopimukseen osallistuvan henkilöstön (oma henkilöstö, alihankinnat) osaaminen ja sen kehittäminen sekä tiedonkulusta huolehtiminen 2 1.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 2 1.1.1 Ylläpitosopimukseen osallistuva henkilöstö (oma henkilöstö, alihankinnat) 2 1.1.2 Osaaminen, sen kehittäminen sekä tiedonkulku 2 1.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 2 1.2.1 Ylläpitosopimukseen osallistuva henkilöstö (oma henkilöstö, alihankinnat) 2 2. Käytettävä kalusto lisälaitteineen, mitoittavat suunnitelmat sekä lähtöpisteiden ja varastojen sijainnit 3 2.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 3 2.1.1 Käytettävä kalusto lisälaitteineen sekä mitoittavat suunnitelmat 3 2.1.2 Lähtöpisteet ja varastot 3 2.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 3 2.2.1 Ylläpitosopimuksen sopimusalue 3 2.2.2 Käytettävä kalusto lisälaitteineen sekä mitoittavat suunnitelmat 4 3 Ali- ja materiaalihankintojen käytön periaatteet 4 3.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 4 3.1.1 Alihankintojen käytön periaatteet 4 3.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 4 3.2.1 Materiaalihankintojen käytön periaatteet 4 4 Tavoitettavissa oloon liittyvät suunnitelmat, varusteiden tilan seuranta sekä toimenpiteiden käynnistäminen ja tiedonkulku 4 4.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 4 4.1.1 Tavoitettavissa oloon liittyvät suunnitelmat 4 4.1.2 Varusteiden ja laitteiden seuranta 4 4.1.3 Toimenpiteiden käynnistäminen ja tiedonkulku 5 5. Ylläpitosopimuksen laadunvarmistus ja toiminnan dokumentointi 5 5.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 5 5.1.1 Ylläpitosopimuksen laadunvarmistus 5 5.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 5 5.2.1 Toiminnan dokumentointi 5 6. Työturvallisuus 6 6.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 6 6.1.1 Työturvallisuus 6 6.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 6 6.2.1 Työturvallisuus 6 7 Ympäristöön liittyvien asioiden huomiointi palvelusopimuksessa 6 7.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 6
ESPOON KAUPUNKI 7.1.1 Ympäristöön liittyvien asioiden huomiointi 6 8. Käyttäjäasiakkaan huomiointi ja palvelu sekä liikenneturvallisuus 7 8.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 7 8.1.1 Käyttäjäasiakkaan huomiointi ja palvelu 7
0 Yleistä Tässä asiakirjassa on esitetty ulkovalaistuksen ylläpitosopimuksen toiminta- ja laatusuunnitelman sisältöä koskevat vähimmäisvaatimukset sekä tarjousvaiheen että tarjousvaiheen suunnitelmaa täydentävän yksityiskohtaisen suunnitelman osalta. Tarkennettua toiminta- ja laatusuunnitelmaa koskevat vaatimukset on esitetty kursiivilla tekstillä. Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma arvostellaan vertailuhinnan laskemista varten tarjouspyyntökirjeessä kuvatulla tavalla. Palveluntuottajaksi valittu tarjoaja on velvollinen täydentämään tarjousvaiheessa esittämäänsä sitovaa toiminta- ja laatusuunnitelmaa palvelusopimuksen sopimuskatselmukseen mennessä siten, että se täyttää suunnitelman tarkennuksesta esitetyt vaatimukset. Tarkennettu toiminta- ja laatusuunnitelma on esitettävä tilaajalle viimeistään viikkoa (1) ennen sopimuskatselmusta ja se pidetään ajan tasalla. Palveluntuottajan on aina tarkennetun laatusuunnitelman esittämisen yhteydessä toimitettava itsestään ja aliurakoitsijoistaan todistukset yhteiskunnallisten velvoitteiden (selvitykset verojen, ennakonpidätystilitysten, sosiaaliturvamaksujen ja eläkemaksujen täyttämisestä jne.) suorittamisesta. Palveluntuottajan on muulloinkin toimitettava tilaajalle em. selvitykset tilaajan sitä vaatiessa. Tilaaja voi erityisestä syystä hyväksyä sen, että alihankintasopimusten lopullinen solmiminen tapahtuu vasta palvelusopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.
1 Ylläpitosopimukseen osallistuvan henkilöstön (oma henkilöstö, alihankinnat) osaaminen ja sen kehittäminen sekä tiedonkulusta huolehtiminen 1.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 1.1.1 Ylläpitosopimukseen osallistuva henkilöstö (oma henkilöstö, alihankinnat) Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta: - palvelusopimuksen sekä vastuunalaisesta että muusta työnjohdosta - palvelusopimuksen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön määrästä - henkilöstön mitoitusperiaatteista - henkilöstön koulutuksesta ja kokemuksesta vastaavanlaisissa töissä - vastuista töiden toteuttamisessa sekä sijaisuuksista - yhteystiedot 1.1.2 Osaaminen, sen kehittäminen sekä tiedonkulku Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa odotetaan kuvausta: - palvelusopimuksen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön (oma henkilöstö, alihankinnat) osaamisesta, sen ylläpidosta sekä kehittämisestä - palvelusopimuksen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön (oma henkilöstö, alihankinnat) välisen tiedonkulun varmistamisesta - tiedonkulun varmistamisesta tilaajalle ja ulkopuolisille Kuvauksissa ei riitä, että todetaan noudatettavan tilaajan tai lainsäädännön vaatimuksia. 1.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 1.2.1 Ylläpitosopimukseen osallistuva henkilöstö (oma henkilöstö, alihankinnat) Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennuksessa annetaan yksityiskohtainen selvitys tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa esitettyjen vaatimusten osalta.
2. Käytettävä kalusto lisälaitteineen, mitoittavat suunnitelmat sekä lähtöpisteiden ja varastojen sijainnit 2.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 2.1.1 Käytettävä kalusto lisälaitteineen sekä mitoittavat suunnitelmat 2.1.2 Lähtöpisteet ja varastot Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta sekä omasta että aliurakoitsijoiden toiminnasta ja kalustosta, jota palveluntuottaja on suunnitellut/mitoittanut käyttävänsä.. Kuvauksessa on eriteltävä seuraavat asiat: - kaluston lähtöpisteet - ryhmänvaihtokalusto - varakalusto ja sen saatavuus eri tilanteissa. Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa odotetaan kuvausta palvelusopimuksen toteuttamisen tarpeisiin suunnitelluista lähtöpisteistä ja varastoista sekä näiden ympäristökelpoisuudesta. Kuvauksessa voidaan käyttää seuraavia pääkuvauskohteita: - kaluston huolto- ja säilytystilat - pylväiden yms. varaosien sekä materiaalien varastointitilat - muut varastotilat - työmaan toimistotilat 2.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 2.2.1 Ylläpitosopimuksen sopimusalue Tarkentavassa toiminta- ja laatusuunnitelmassa täsmennetään tarjousvaiheen suunnitelmaa seuraavien vaatimusten mukaisesti: Kohdassa kuvataan: - sopimuksen piiriin kuuluvat varusteet ja laitteet - ongelma- ja erityiskohteet
2.2.2 Käytettävä kalusto lisälaitteineen sekä mitoittavat suunnitelmat - tarkat kalustotiedot sekä varakaluston saanti eri tilanteissa - toimenpideajassa pysymisen osoittaminen kaikissa eri tilanteissa 3 Ali- ja materiaalihankintojen käytön periaatteet 3.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 3.1.1 Alihankintojen käytön periaatteet Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta alihankintojen laajuudesta sekä alihankintojen käytön periaatteista. Erityisesti odotetaan kuvausta alihankintojen valinta- ja hyväksymismenettelyistä, mitkä ovat alihankkijoiden vastuut työstään ja miten alihankintaketjua hallitaan. Lisäksi kuvausta menettelystä, jolla varmistetaan, että työn laatuvaatimukset välittyvät aliurakoitsijoille. 3.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 3.2.1 Materiaalihankintojen käytön periaatteet Tarkentavassa toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään tarjousvaiheen kuvauksen täydennystä eri osien ja varaosien sekä materiaalien käytöstä, niiden hyväksymismenettelystä ja käytettyjen määrien todentamismenettelyistä. 4 Tavoitettavissa oloon liittyvät suunnitelmat, varusteiden tilan seuranta sekä toimenpiteiden käynnistäminen ja tiedonkulku 4.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 4.1.1 Tavoitettavissa oloon liittyvät suunnitelmat 4.1.2 Varusteiden ja laitteiden seuranta Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta palveluntuottajan työnjohdon, työntekijöiden ja alihankkijoiden tavoitettavissa olojärjestelyistä sekä yhteystietojen ylläpidosta tilaajan järjestelmään. Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta tehtävään sisältyvien varusteiden ja laitteiden tilan seurannasta sopimuskaudella.
4.1.3 Toimenpiteiden käynnistäminen ja tiedonkulku Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta: - palveluntuottajan ja alihankkijoiden töiden käynnistämismenettelyistä toimenpideaikojen saavuttamiseksi - ilmoitus- ja muusta tiedotustoiminnasta tilaajalle - äkillisiin korjaustöihin varautumisesta ja niiden aloittamisesta. 5. Ylläpitosopimuksen laadunvarmistus ja toiminnan dokumentointi 5.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 5.1.1 Ylläpitosopimuksen laadunvarmistus Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa odotetaan kuvausta: - miten palveluntuottaja osoittaa tilaajalle, että laatuvaatimusten mukainen tasainen, yllätyksetön ja yhtenäinen laatutaso saavutetaan palvelusopimusalueella - palveluntuottajan laatupolitiikasta ja toimintajärjestelmästä ja miten se siirtyy alihankintoihin - palveluntuottajan laatu- ja määrämittausten suorittamisesta ja dokumentoinnista - palveluntuottajan toiminnasta poikkeamatapauksessa (korjaavat toimenpiteet, raportointi sekä poikkeaman uusiutumisen estäminen) - raportoinnin toteuttamisesta (esim. työmaapäiväkirja, tarkastukset, laaturaportit, poikkeamaraportit, määrämitattavat työt, ympäristöraportointi, asiakaspalautteet, raportointi tilaajalle, vahingot kolmansille ja kolmansien aiheuttamat vahingot varusteille ja laitteille) 5.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 5.2.1 Toiminnan dokumentointi Valaistuksen sähköverkon, lamppujen, valopistetyyppien,, ryhmävaihtojen/yksittäisvaihtona, huoltokierrosten ja kuntotarkastusten hallinta ja raportointi. Palveluntuottajan toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta reaaliaikaisesta tietopalvelusta perinteiselle dokumenttien arkistoinnille ja raportoinnille.
Tarkentavassa toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään tarkkaa kuvausta raportoinnista sen eri osa-alueilta: - raportointi työmaakokouksiin ja välikatselmuksiin - tiedon oikeellisuuden varmistaminen - toteutuneiden työmäärien seuranta - ympäristöraportointi (käytetyt materiaalit) - asiakaspalautteet - työmaapäiväkirja - toimeksiannon aikataulu- ja kustannusseuranta - aikataulutus (aikataulujen laadinta eri toimenpiteille/hankinnoille) - toteumat, kustannusennusteet sekä niiden raportointi - palveluntuottajan laadunvarmistus ja -raportointi (sis. poikkeamaraportit) työn eri vaiheissa - reaaliaikainen raportointi tilaajalle - kolmansien aiheuttamat vahingot - vahingot kolmansille - dokumentointi 6. Työturvallisuus 6.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 6.1.1 Työturvallisuus Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta: - työsuojeluasioiden järjestämisestä päätoteuttajan toimesta - työntekijöiden perehdyttämisestä työhön. 6.2 Toiminta- ja laatusuunnitelman tarkennus 6.2.1 Työturvallisuus Tarkentavassa toiminta- ja laatusuunnitelmassa täsmennetään tarjousvaiheen suunnitelmaa seuraavien vaatimusten mukaisesti: - turvallisuusasiakirjassa esitettyjen asioiden huomioiminen - työturvallisuusriskien kartoitus - kaluston turvallisuusominaisuuksien tarkistaminen. 7 Ympäristöön liittyvien asioiden huomiointi palvelusopimuksessa 7.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 7.1.1 Ympäristöön liittyvien asioiden huomiointi Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa odotetaan kuvausta:
- miten palveluntuottaja huomioi jätehuoltoon ja ympäristönsuojeluun liittyvät asiat - miten palveluntuottaja toimii ympäristöä pilaavien materiaalien käytön minimoimiseksi - ympäristöriskien kartoituksesta 8. Käyttäjäasiakkaan huomiointi ja palvelu sekä liikenneturvallisuus 8.1 Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma 8.1.1 Käyttäjäasiakkaan huomiointi ja palvelu Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa odotetaan kuvausta: - kuinka asiakaspalautetta käsitellään. - miten palveluntuottaja huomioi eri käyttäjäryhmien tarpeet toiminnassaan esim. - töiden ajoitus käyttäjien näkökulmasta - liikenteen huomiointi tien päällä töitä toteutettaessa - alihankkijoiden koulutus palvelunäkökulmasta