TUTKIELMIEN VERKKOJULKAISEMINEN JA ARKISTOINTI TAMPEREEN YLIOPISTOSSA

TUTKIELMIEN VERKKOJULKAISEMINEN JA ARKISTOINTI TAMPEREEN YLIOPISTOSSA Tampereen yliopisto Lokakuu 2004

Sisällys SISÄLLYS...2 1. TYÖRYHMÄN TEHTÄVÄ...3 TYÖRYHMÄN TEHTÄVÄN RAJAUS...3 2. OPINNÄYTETYÖRYHMÄN RAPORTIN OTTAMINEN HUOMIOON...3 3. OPINNÄYTTEIDEN ARKISTOINTIA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET...4 PAPERIMUOTOISTEN OPINNÄYTTEIDEN ARKISTOINTI...4 SÄHKÖISTEN OPINNÄYTTEIDEN ARKISTOINTI...4 4. ARKISTOINNIN NYKYKÄYTÄNNE...4 5. OPINNÄYTTEIDEN JULKISUUS JA JULKAISEMINEN...5 6. OPINNÄYTTEIDEN JULKAISEMINEN VERKOSSA...5 TILANNE TAMPEREEN YLIOPISTOSSA...5 TILANNE SUOMEN YLIOPISTOISSA JA KORKEAKOULUSSA...6 7. TYÖRYHMÄN EHDOTUS JA MENETTELYTAPAOHJE...6 TYÖRYHMÄN EHDOTUS...7 KUVAUS OPINNÄYTTEEN ARKISTOINTI- JA JULKAISUPROSESSISTA OHJEEN MUODOSSA...9 LIITTEET...10 LIITE 1 TAMPEREEN YLIOPISTOSSA SUORITETUT TUTKINNOT VUONNA 2003...10 LIITE 2 GRADUSELVITYS SUOMEN YLIOPISTOKIRJASTOISTA: MUKANA 22 KIRJASTOA; TILANNE TOUKOKUUSSA 2004...11 LIITE 3 TYÖRYHMÄN SUOSITUKSET TOIMIJOITTAIN...12 LÄHTEET...13 2

1. Työryhmän tehtävä Rehtori asetti 16.6.2004 työryhmän selvittämään millä tavoin Tampereen yliopiston opinnäytteiden (pro gradu tutkielmien) verkkojulkaisemista voidaan lisätä ja miten opinnäytteiden arkistointi olisi yliopistossa järjestettävä julkisuusnäkökohdat ja opinnäytteiden käyttötarkoitukset huomioon ottaen. Työryhmän kokoonpano oli seuraava: professori Jouni Häkli (puheenjohtaja), yliassistentti Jukka Tuomela, amanuenssi Kati Lampinen, korkeakoulusihteeri Marja-Liisa Suurnäkki, kustannuspäällikkö Outi Sisättö, projektipäällikkö Sami Hautakangas ja opiskelija Pasi Rautanen. Työryhmän sihteerinä toimi tiedottaja Marianne Partanen yliopiston kirjastosta. Työryhmä kuuli asiantuntijoina toimitusjohtaja Timo Peltoniemeä Yliopistopainosta, järjestelmäasiantuntija Irja Satria ja tietohallintojohtaja Seppo Visalaa Tietokonekeskuksesta. Työryhmä piti kolme kokousta. Työryhmä otti ehdotuksessaan huomioon myös rehtorin päätöksellä 17.3.2004 asetetun opinnäyteryhmän raportin, joka valmistui myönnetyn lisäajan jälkeen lokakuun alussa. Työryhmä jätti ehdotuksensa rehtorille 19.10.2004. Työryhmän tehtävän rajaus Työryhmässä pohdittiin, miten tutkintouudistus vaikuttaa kandidaatin-tutkielmien arkistointivelvollisuuteen, sillä kandidaatin tutkielma tulee tutkintorakenneuudistuksen myötä opiskelijoille pakolliseksi. Kandidaatin-tutkielma jätettiin kuitenkin työryhmän tarkastelun ulkopuolelle. Työryhmä keskittyi pro gradu -tutkielmien ja lisensiaatintutkimusten arkistointiin ja verkkojulkaisemiseen. Lisensiaatintutkimukset otettiin mukaan siksi, että niillä on merkitystä yliopiston tutkimukselle eikä niidenkään arkistoinnista tai julkaisemisesta ole yhteisesti sovittuja käytäntöjä. 2. Opinnäytetyöryhmän raportin ottaminen huomioon Työryhmä tutustui opinnäytetyöryhmän raporttiin. Todettiin, ettei työryhmien työskentelyssä ollut päällekkäisyyksiä eikä sen vuoksi syntynyt myöskään ristiriitaisia tai erilaisia suosituksia. Työryhmä esitti toivomuksena opinnäytetyöryhmälle ja sen raportin jatkotyöstämiselle, että opinnäytteiden ohjauksessa painotetaan koko ohjausprosessin ajan myös tutkimuksen julkaisemista. Tieteelliseen työhön sisältyy julkaiseminen olennaisena osana. Lisäksi toivottiin, että ohjausprosessissa käydään läpi myös julkaisemisen teknisiä asioita, jotta ne tulevat opiskelijalle tutuksi. Tästä esimerkkinä on tekstitiedostojen muuttaminen pdf-muotoon, jottei se muodostuisi julkaisemisen kynnykseksi. Myös työn huolellista viimeistelyä ennen hyväksymisprosessiin lähettämistä toivotaan painotettavan 3

ohjauksessa. Työ sidotaan arkistokappaleeksi ja julkaistaan siinä muodossa, kuin se opiskelijalta hyväksymis- arkistointi- ja julkaisuprosessiin saadaan. 3. Opinnäytteiden arkistointia koskevat määräykset Paperimuotoisten opinnäytteiden arkistointi Arkistolaitoksen hyväksymissä yliopistojen ja korkeakoulujen arkistonmuodostussuunnitelmissa opinnäytetöille ja -tiivistelmille on määrätty pysyvä säilytys. Arkistolain (831/94, 8 ) mukaan arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Vuonna 2003 julkaistun seulontaohjeen mukaan (216/40/03), joka löytyy arkistolaitoksen kotisivulta http://www.narc.fi/ohjeet.htm) viraston tai laitoksen valmiit tutkimukset, suunnitelmat, selvitykset jne. säilytetään pysyvästi (kohta 1.2.2.). Päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä perustuvat siihen, että lisensiaatintutkimuksilla ja pro gradu -tutkielmilla on pysyvää merkitystä tutkimukselle ja että ne samalla muodostavat olennaisen osan yliopiston toiminnan tuloksesta. Sähköisten opinnäytteiden arkistointi Pysyvästi säilytettävien viranomaisten asiakirjojen sähköinen arkistointi ei toistaiseksi ole mahdollista. Arkistolaitoksessa on kuitenkin vireillä sähköisen arkistoinnin kehittämishanke (http://www.narc.fi/sahke/), jonka tuloksia on syytä seurata jatkossa. Sähköisten julkaisujen säilytyksen organisoinnissa odotetaan vapaakappalelain uudistusta 1, joka säätelee sähköisten julkaisujen pysyvää säilytystä. Helsingin yliopiston kirjasto on jo pitkään valmistellut asian teknisiä ratkaisumalleja 2. Työryhmä totesi, että tässä asiassa odotetaan lainsäädännön ja teknisten ratkaisujen valmistumista ja toimitaan aikanaan niiden asettamien käytäntöjen mukaisesti. 4. Arkistoinnin nykykäytänne Työryhmä totesi, että Tampereen yliopistolla on velvollisuus säilyttää pysyvästi paperimuotoiset pro gradu -tutkielmat ja lisensiaatintutkimukset. Tampereen yliopistolla ei kuitenkaan ole sopimusta siitä, mille yksikölle opinnäytetöiden arkistointivastuu annetaan. Nykyisin pro gradu -tutkielmien ja lisensiaatintutkimusten arkistoinnissa on päällekkäisyyksiä, sillä niitä säilytetään pysyvästi sekä kirjastossa että laitoksilla. Kirjasto sitoo ja kansittaa yhden tutkielman asiakkaiden käyttöön. Kansituksen kustannus on 4 e/tutkielma. Käytännössä tämä kappale on myös arkistokappale. Menettely ei takaa, että vielä lukusalikäytön jälkeen tutkielma on arkistoitavassa kunnossa, eikä myöskään sitä, että tutkielman tulostuksessa käytetty paperi on arkistokelpoista. Tutkielmia tulee kirjastoon laitoksilta erisuuruisina erinä ja vaihtelevina aikoina laitosten käytäntöjen mukaan. Tämä, sekä viime aikoina myös kirjaston sidontalaitteiston toimintahäiriöt ovat 1 Asiasta on jätetty 3.6.2003 muistio opetusministeriölle http://www.minedu.fi/julkaisut/julkaisusarjat/13vapaakpllaki.html. 2 Ks. http://www.lib.helsinki.fi/julkaisuala/vapaakappaleet/elektroniset.htm 4

aiheuttaneet ruuhkaa ja viivästymistä tutkielmien kansituksissa ja asiakkaiden käyttöön saattamisessa. Myös useat laitokset kansittavat yhden kappaleen tutkielmasta itse tai lähettävät niitä 3-5 vuoden välein kansitettavaksi, jolloin kansituksen hinta on ollut esimerkiksi 15 e/tutkielma. Tutkielman arkistoinnin kustannuksiin osallistuu nykyisen käytännön mukaan kolme tahoa. Opiskelija tulostaa joko yliopiston kustantamasta tulostuskiintiöstään tai omalla kustannuksellaan myös yliopiston arkistokappaleet. Lisäksi opiskelija ostaa kahteen tutkielmaan kansion tai muun irtokannen. Laitos tavallisesti sitoo ja kansittaa yhden kappaleen omiin kokoelmiinsa. Lopulta kirjasto sitoo ja kansittaa myös yhden arkistokappaleen. Arkistoitavien paperipinojen hallinnointi, säilytys, käsittely ja kansitus aiheuttavat tila- ja työkustannuksia sekä laitoksilla että kirjastossa. 5. Opinnäytteiden julkisuus ja julkaiseminen Opetusministeriö lähetti 28.1.2004 yliopistoille kirjeen, joka kehotti yliopistoja ja korkeakouluja vastaisuudessa huolehtimaan siitä, ettei opinnäytetöihin sisällytetä salassa pidettävää aineistoa ja että opinnäytteet ovat julkisia heti, kun ne on hyväksytty. Työryhmä totesi, että opetusministeriön kannanotto on erittäin hyvä, ja selkeyttää tilannetta yliopistoissa. Opinnäytteet ovat yksiselitteisesti julkisia, ja opinnäytteiden ohjaajien on huolehdittava siitä, ettei laitoksilla laadita opinnäytteitä, joissa tulisi olemaan salassa pidettävää aineistoa, tai että opinnäytetyö laaditaan siten, että salassapidon alaiset tiedot sijoitetaan ainoastaan varsinaisesta työstä erilliseen liitteeseen. Työryhmä totesi, että on tärkeätä erottaa toisistaan käsitteet julkisuus ja julkaiseminen. Julkaisemiseen tarvitaan aina tekijän lupa. Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeen http://www.tietosuoja.fi/27595.htm mukaan opiskelijalta on syytä pyytää suostumus tiivistelmän, sisällysluettelon, arvosanan, arvostelun ja opinnäytteen julkaisemiseen verkossa. Ainoastaan opinnäytteen perustiedot (tekijä, työn nimi, kieli, sivumäärä, tiedekunta, laitos, oppiaine, työn ohjaaja ja opinnäytetyön hyväksymispäivämäärä) voidaan julkaista ilman tekijän lupaa. 6. Opinnäytteiden julkaiseminen verkossa Tilanne Tampereen yliopistossa Tampereen yliopiston kirjastolla on ollut vuoden 2000 alusta käytössä tutkielmien käyttöliittymä http://tutkielmat.uta.fi, jossa vuonna 2003 julkaistiin 129 tutkielmaa 3. Tämä on 10,5 prosenttia kaikista vuonna 2003 hyväksytyistä tutkielmista 4. Liitteessä 1 on tilasto yliopistossa suoritetuista tutkinnoista vuonna 2003 5. Nykyisen käytännön mukaan kaikilta opiskelijoilta edellytetään tutkielmalomakkeen http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/tutkielmat/tutkielmalomake.shtml täyttämistä. 3 Luku sisältää 3 lisensiaatintutkimusta 4 1228 tutkielmaa, joka sisältää myös lisensiaatintutkimukset, mutta ei lääketieteen syventäviä töitä. 5 Hyväksyttyjen tutkielmien määrä on hieman eri kuin suoritettujen tutkintojen. 5

Opiskelija kopioi lomakkeeseen tutkielman tiivistelmän ja halutessaan myös sisällysluettelon. Mikäli opiskelijat antavat myös tutkielmansa julkaistavaksi, he lähettävät työnsä kirjastoon pdf-muotoon tallennettuna, täyttävät ja allekirjoittavat julkaisulupalomakkeen http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/tutkielmat/gradulupa.html Opiskelijat ilmoittavat myös, saako tutkielman arvosanan julkaista. Kirjasto uudisti tutkielmakäyttöliittymän toiminnallisuutta ja ulkoasun kesällä 2004. Tilanne Suomen yliopistoissa ja korkeakoulussa Pro gradu -tutkielmien yleisin julkaisumuoto on yliopistoissa edelleen paperiversio. Muutama yliopisto on aloittanut tutkielmien osittaisen verkkojulkaisemisen, viimeisin siirtyjä on Lapin yliopisto syksyllä 2004. Liitteeseen 2 on koottu julkaisemisen muotoa koskevat tiedot yliopistokirjastoille toukokuussa 2004 suoritetusta kyselystä. 7. Työryhmän ehdotus ja menettelytapaohje Työryhmä keskusteli laajasti eri toimintamalleista ja vaihtoehdoista, kuuli asiantuntijoina toimitusjohtaja Timo Peltoniemeä Yliopistopainosta, järjestelmäasiantuntija Irja Satria ja tietohallintojohtaja Seppo Visalaa Tietokonekeskuksesta. Tietokonekeskuksen asiantuntijoiden kanssa keskusteltiin mahdollisuudesta hyödyntää verkossa olevaa opintorekisteriä NettiOpsua tutkielmien julkaisuprosessissa. NettiOpsun hyötynä nähtiin se, että se on opiskelijalle tuttu liittymä, mikä madaltaisi kynnystä tutkielman julkaisemiseen. Suurin hyöty NettiOpsusta olisi kuitenkin opiskelijan identifioinnissa. Ei tarvittaisi erikseen tulostettavaa ja allekirjoitettavaa tutkielman ja tiivistelmän julkaisulupaa, mikäli opiskelija voisi antaa nämä luvat NettiOpsussa, joka on vain henkilökohtaisten tunnusten avulla käytettävissä. Todettiin, että opintorekisterin ylläpidossa on suuria haasteita vuonna 2005, jolloin tutkintorakenne uudistuu. Työryhmä totesikin, että asiassa voidaan edetä vaiheittain niin, että toistaiseksi keskitytään nykyisten menettelytapojen kehittämiseen, ja selvitetään mahdollisuudet siirtää tutkielmalomake NettiOpsun kautta lähetettäväksi. Myöhemmin selvitetään NettiOpsun mahdollisuudet myös tutkielmien lähettämisväylänä. Tietokonekeskuksen edustajien kanssa keskusteltiin myös mahdollisuudesta kohdentaa opiskelijoiden tulostuskiintiötä niin, että osa tulostusoikeudesta varataan tutkielman hyväksyttäväksi tarkoitetun lopullisen version tulostukseen. Opiskelijat ovat myös omaaloitteisesti keskustelleet tulostuskiintiöiden rajoittamisesta. Työryhmä piti kuitenkin parempana, ettei se ota kantaa tulostuskiintiön jonkun osan kohdentamiseen, vaan tätä varten esitetään erillistä rahoitusta. Yhtenä perusteluna lisärahoitukselle oli se, että kyseessä ei ole pelkästään uusi menoerä, vaan laitoksilla ja kirjastossa syntyy selkeästi säästöjä, kun työ vähenee ja erillisten kansitusten kustannukset jäävät pois. Yliopistopainon asiantuntijan kanssa keskusteltiin Yliopistopainon mahdollisuuksista ottaa tehtäväkseen kaikkien tutkielmien kolmen kappaleen tulostus ja kansitus. Yliopistopainon edustaja vakuutti, että Yliopistopainon kapasiteetti riittää, ja esitetyt toimitusaikataulut ovat mahdollisia. Työryhmälle esiteltiin myös kansikartonkivaihtoehtoja sekä hintatiedot tutkielmien tulostuksen ja kansituksen kustannuksista. 6

Työryhmän ehdotus Arkistointivelvoite kirjastolle Pro gradu -tutkielman ja lisensiaatintutkimuksen arkistointikappale on sen paperiversio, jonka arkistoinnista vastaa kirjasto. Arkistokappaleeseen ei liitetä opinnäytteen arvostelua eikä arvosanaa, vaan ne ovat pyynnöstä saatavissa laitoksilta. Kirjaston velvoite arkistoida pro gradu -tutkielmat ja lisensiaatintutkimukset kirjataan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan. Julkaiseminen Pro gradu -tutkielmat ja lisensiaatintutkimukset sekä niiden tiivistelmät julkaistaan verkossa. Opiskelija antaa julkaisuluvan. Arvosanoja ja opinnäytteiden arvosteluja ei julkaista verkossa. Verkkoversio on opinnäytteen käyttökappale, johon mahdollistetaan vapaa pääsy sekä kirjaston kokoelmatietokannasta Tamcatista että tutkielmien käyttöliittymästä http://tutkielmat.uta.fi. Tutkielmat voidaan tulostaa, mutta niiden kopiointi estetään teknisesti. Opiskelijoita ohjeistetaan ja kannustetaan verkkojulkaisemiseen, koska tieteellisen työskentelyn luonteeseen kuuluu keskeisesti tutkimustulosten julkaiseminen. Laitokset antavat opiskelijoille yleiset ohjeet. Yksityiskohtaiset ohjeet julkaistaan ja ylläpidetään kirjaston kotisivuilla. Laitokset viittaavat ja linkittävät ohjeensa kirjaston ohjeisiin. Menettely Pro gradu tutkielman ja lisensiaattityön tarkastettavaksi jättämisestä tehdään muodoltaan yhtenäinen ja yksinkertainen prosessi, jossa opiskelija jättää työnsä tarkastettavaksi sähköisessä muodossa (pdf-tiedosto). Tiedosto ohjautuu Yliopistopainoon jossa siitä tehdään kolme kansitettua kappaletta; yksi kirjastolle arkistoitavaksi ja kaksi opiskelijan omalle laitokselle tarkastamista. Näistä toisen laitos voi säilyttää omassa kokoelmassaan ja toisen antaa opiskelijalle. Tutkielman sähköinen pdf-versio on sen käyttökappale kirjaston tutkielmatietokannassa. Arkistointi Yliopisto osoittaa kirjaston tai muun yksikön määrärahaan vuosittain summan 6, jolla rahoitetaan opinnäytteen hyväksymistä ja arkistointia varten tarvittavien kolmen opinnäytteen tulostus- ja kansituskustannukset. Opiskelija saa edun, mikäli hän toimittaa opinnäytteensä ohjeiden mukaan ja antaa luvan sen sekä tiivistelmän julkaisemiseen verkossa. Opiskelijalla on lisäksi mahdollisuus noutaa opinnäytteen hyväksymisprosessin jälkeen laitokselle tarpeettomaksi käynyt yksi kansitettu opinnäyte. Mikäli opiskelija ei toimi ohjeiden mukaan eikä anna lupaa opinnäytteensä ja sen tiivistelmän verkkojulkaisemiseen, hän maksaa hyväksymis- ja arkistointiprosessia varten tarvittavan kolmen opinnäytteen tulostuksen ja kansituksen kustannukset. Opiskelija toimittaa tässäkin tapauksessa opinnäytteensä sähköisessä muodossa arkistointikappaleen valmistusta varten. Opinnäytteiden tulostus ja kansitus tilataan ensivaiheessa Yliopistopainolta, mutta voidaan myöhemmin myös kilpailuttaa painotalojen kesken. 6 Alustavien selvitysten mukaan 30 000 euroa/vuosi riittää kattamaan noin 1000 opiskelijan 3 opinnäytteen tulostus- ja kansituskulut. Keskimääräisen 100-sivuisen tutkielman kolmen kappaleen tulostuksen ja kansituksen kustannukset ovat 30 euroa (alv 0%). 7

Voimaantulo Työryhmä ehdottaa, että ehdotuksen mukaista käytäntöä aletaan valmistella heti ja se voidaan ottaa käyttöön vuoden 2005 alussa siten, että se saatetaan voimaan yliopiston kaikilla laitoksilla 1.8.2005 mennessä. Liitteessä 3 on esitetty ehdotus vielä toimijoittain. Perusteluja Esitetty malli nopeuttaa ja yksinkertaistaa pro gradu -tutkielmien ja lisensiaatintutkimusten julkaisu- ja arkistointiprosessia. Mallista on hyötyä useille prosessissa mukana oleville tahoille: opiskelijalle, laitokselle ja kirjastolle. Se noudattaa yliopiston tietohallintostrategian periaatteita, joissa todetaan, että "tietojärjestelmien kehittämiseen liittyy aina toimintatapojen ja prosessien kehittäminen. Ehdotettu toimintamalli noudattaa myös yliopiston verkkopalvelustrategian linjauksia 7. Malli ei pelkästään lisää yliopiston menoja, vaan säästöjä syntyy laitoksilla ja kirjastossa, kun erilliset opinnäytteiden kansitukset jäävät pois. Arkistoinnissa ja säilytyksessä tilansäästö on noin puolet nykyisestä tilatarpeesta, kun opinnäytteet tulostetaan kaksipuoleisina. Malli tukee myös ympäristötavoitteita, kun paperinkulutus jää puoleen nykyisestä. Lisäksi malli takaa sen, että kaikki arkistoitavat opinnäytteet on tulostettu ja kansitettu arkistointikelpoiselle materiaalille. Kolmen opinnäytteen tulostuksen ja kansituksen korvaamista perustellaan myös prosessien yksinkertaistumisella. Kansitettuja tutkielmia tarvitaan pitempiaikaiseen säilytykseen ja arkistointiin kaksi: toinen laitoksen kokoelmaan ja toinen kirjastoon. Kolmas tarvitaan vain hyväksymisprosessiin. Koska myös tämä kappale on käyttöä varten jotenkin mapitettava tai sidottava, aiheuttaisi yhden erilaisen version toimittaminen prosessin ohjeistukseen omat menettelytapaohjeensa, mikä heikentäisi ehdotuksen tavoitteita yksinkertaistaa prosesseja. Jotta tämä kolmas opinnäyte ei jää laitokselle hävitettäväksi, ehdotetaan, että opiskelija voi sen noutaa korvauksetta itselleen. Tarkastajan merkinnät vielä lisäävät tämän kappaleen arvoa opiskelijalle. Opinnäytteen arvostelun ja arvosanan pois jättämistä sidottavasta arkistokappaleesta perustellaan tietosuojavaltuutetun toimiston kannanotolla, josta on luettavissa varauksellinen suhtautuminen arvostelujen liittämiseen kirjastossa yleisön saatavilla oleviin opinnäytteisiin: Jokaisen oppilaitoksen tulee arvioida itsenäisesti, onko arvostelun liittäminen kirjastossa säilytettävään opinnäytetyöhön tarkoituksenmukaista. Ehdotettu menettely, minkä mukaan arvostelu on pyynnöstä saatavissa laitoksilta, noudattaa asiakirjan julkisuusvaateita, mutta ei loukkaa opiskelijan tietosuojaa. Arvosanan pois jättämistä myös verkkojulkaisusta perustellaan sillä, että arvosanan julkaisemiseen tarvitaan opiskelijan lupa. Arvosanoja ei tästä syystä koskaan saataisi kattavasti. Katsottiin, ettei ole tarkoituksenmukaista ottaa sinänsä jo monitahoiseen prosessiin tätä osaa, joka vaatii oman ohjeensa ja toistaiseksi vielä allekirjoitettavan luvan, jonka opiskelija voi antaa vasta sitten, kun hän on arvosanan saanut tietoonsa. Tämä edellyttäisi opiskelijalta aktiivisuutta, ja jäisi todennäköisesti useissa tapauksissa tekemättä. Todettiin, ettei myöskään verkossa julkaistavissa väitöskirjoissa ole arvosanatietoa. 7 "Verkkopalveluista pitää olla selvää hyötyä sekä asiakkaalle, että palvelun tuottajalle. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että Tampereen yliopistossa ei suunnitella eikä toteuteta verkkopalveluita, joiden seurauksena virkailija toistaa asiakkaan tekemän työn. Toteutukseen asti hyväksytään sellaisia palveluita, joista on hyötyä koko asian käsittelyprosessin ajan. Palvelun tarjoajalle hyödyn pitää näkyä työtehtävien vähentymisenä ja tiedonsiirron tehostumisena. Asiakkaalle hyödyn pitää näkyä tiedonhaun ja asioinnin helpottumisena. 8

Kuvaus opinnäytteen arkistointi- ja julkaisuprosessista ohjeen muodossa Opiskelijan opinnäyte on valmistunut hyväksyttäväksi. Laitokset voisivat ohjeistaa opiskelijoita halutessaan esimerkiksi seuraavasti: 1. Opinnäyte toimitetaan hyväksymisprosessia ja arkistointia varten sähköisessä muodossa kirjaston antamien ohjeiden 8 mukaisesti. Linkki laitoksen kotisivulta ohjaa opiskelijan kirjaston sivulle, jossa on seuraavankaltainen ohjeistus. Ohjeistus luonnollisesti käydään vielä huolellisesti läpi. Siihen vaikuttaa huomattavasti se, saadaanko tutkielmalomake NettiOpsuun. Tällöin ei tarvita erillistä, allekirjoitettua tutkielman julkaisulupaa. Tämä esimerkinomainen ohje on laadittu vielä nykykäytännön mukaan, eli opiskelijan on täytettävä tutkielmalomake ja allekirjoitettava tutkielman julkaisulupa erikseen. 1. Viimeistele opinnäyte huolella, oikolue se ja tallenna pfd-muotoon. Tarkasta, että pdftiedosto vastaa lähdetiedostoa sivunasettelultaan ja muilta yksityiskohdiltaan. Ohjeet ohessa 9 2. Täytä tutkielmalomake 10 ja kopioi lomakkeelle opinnäytteen tiivistelmä. Annat samalla luvan sen julkaisemiseen verkossa. Lähetä lomake verkon välityksellä. Lomake ohjautuu Yliopistopainoon ja kirjastoon. 3. Täytettyäsi tutkielmalomakkeen lähetä opinnäytteesi sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen gradupalvelu@uta.fi. Tutkielmasi ohjautuu Yliopistopainoon ja kirjastoon. 11 4. Täytä, tulosta, allekirjoita ja lähetä tutkielman/lisensiaatintutkimuksen julkaisulupa 12 kirjastoon. 13 5. Yliopistopaino tulostaa ja kansittaa kolme opinnäytettä ja lähettää niistä kaksi kolmen työpäivän kuluessa laitokselle hyväksymisprosessia varten ja yhden kirjastoon. Kolmen opinnäytteen tulostus ja kansitus on sinulle ilmaista, jos olet toiminut kohtien 1-4 ohjeiden mukaisesti. Kysy laitokselta, onko sinulla mahdollisuutta saada yksi opinnäyte omaan käyttöösi tarkastusprosessin jälkeen. 6. Kirjasto sijoittaa opinnäytteesi opinnäytekokoelmaan ja julkaisee sen verkossa sen jälkeen, kun opinnäyte on hyväksytty ja merkintä hyväksymisestä on kirjautunut opintorekisteriin, ja sinun julkaisulupasi on saapunut kirjastoon. 7. Mikäli et halua hyödyntää yliopiston tarjoamaa ilmaista tulostus- ja kansituspalvelua etkä anna lupaa opinnäytteesi tiivistelmän ja tekstin verkkojulkaisemiseen, toimi kohtien 1 3 mukaisesti. Tässä tapauksessa sinä maksat kolmen tutkielman tulostusja kansituskustannukset, joista voit sopia Yliopistopainon kanssa. Yhteystiedot ohessa. 14 8 Linkki kirjaston ohjesivulle. 9 Linkki pdf-tallennusohjeeseen sekä tietoihin niistä yliopiston koneista, joissa on pdf:n teon mahdollistava ohjelma sekä tiedot saatavilla olevasta mikrotuesta. 10 Linkki tutkielmalomakkeelle. Ohjeet sen mukaan, onko lomake NettiOpsussa tai kirjaston kotisivulla. 11 Tutkielmalomakkeella on viitetietojen lisäksi kohta, jossa opiskelija ilmoittaa, että työ on valmis hyväksymisprosessia ja arkistointia varten, sekä osio, jossa opiskelija voi omalla kustannuksellaan tilata Yliopistopainosta tutkielmaansa kansitettuna myös omaan käyttöönsä. 12 Linkit kumpaankin lupalomakkeeseen. 13 Linkki kirjaston yhteystietoihin. 14 Linkki Yliopistopainon yhteystietoihin. 9

Liitteet Liite 1 Tampereen yliopistossa suoritetut tutkinnot vuonna 2003 KOKO VUOSI LUKUKAUSI Kevät 2003 Syksy 2003 TUTKINNON TASO a) Alempi korkeakoulututkinto 194 132 62 b) Ylempi korkeakoulututkinto 1050 649 401 c) Lisensiaatti 39 24 15 d) Tohtori 95 39 56 f) Ammatillinen jatkotutkinto 136 68 68 YHTEENSÄ 1514 912 602 Lähde: Tampereen yliopiston kotisivu http://www.uta.fi/laitokset/tkk/tilastoja/tutkinnot/v2003/numeroin/ 10

Liite 2 Graduselvitys Suomen yliopistokirjastoista: mukana 22 kirjastoa; tilanne toukokuussa 2004 Muoto paperimuotoisena 15 elektronisena 1 joko paperisena tai elektronisena 4 mikrokorttina 1 graduja ei kirjastossa 1 Paperi- kansitetaan kirjastossa 6 version saadaan kansitettuina 12 käsittely joko kansitetaan kirjastossa, tai saadaan kansitettuna 1 mikrofilmataan 2 Paperi- lukusalissa 5 version lainauskokoelmassa 5 käyttö- sama gradu kahdessa paikassa 2 mahdollisuudet eri sijainti eri-ikäisille graduille 6 varastossa/etäkokoelmassa 3 Selvityksessä mukana olleet yliopistokirjastot: Helsingin kauppakorkeakoulun kirjasto Humanistisen tiedekunnan kirjasto (Hki) Joensuun yliopiston kirjasto Jyväskylän yliopiston kirjasto Kuopion yliopiston kirjasto Käyttäytymistieteellisen tiedekunnan kirjasto (Hki) Lapin yliopiston kirjasto Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto Oulun yliopiston kirjasto Sibelius Akatemian kirjasto Svenska handelshögskolans bibliotek Taideteollisen korkeakoulun kirjasto: Tampereen teknillisen yliopiston kirjastotampereen yliopiston kirjasto Teatterikorkeakoulun kirjasto Teknillisen korkeakoulun kirjasto Teologisen tiedekunnan kirjasto (Hki) Turun kauppakorkeakoulun kirjasto Turun yliopiston kirjasto Vaasan tiedekirjasto (Tritonia) Valtiotieteellisen tiedekunnan kirjasto (Hki)Viikin tiedekirjasto (Hki) Jyväskylän yliopiston kirjasto hyväksyy tutkielmat ainoastaan sähköisessä muodossa. Paperimuotoinen arkistokappale säilytetään laitoksilla. Tampereen lisäksi muita yliopistokirjastoja, joilla osa tutkielmista on verkkoversioina ovat Helsingin yliopiston tiedekuntakirjastot, Joensuun yliopiston kirjasto (kokeilua) ja Sibelius Akatemian kirjasto. Lapin yliopisto oli suunnittelemassa verkkojulkaisemisen aloittamista (aloitti syksyllä 2004). 11

Liite 3 Työryhmän suositukset toimijoittain Yliopiston johto Lähettää loka-marraskuussa 2004 työryhmän suosituksen laitoksille ja kirjastoon noudatettavaksi vuoden 2005 alusta. Osoittaa kirjaston tai muun yksikön perusvoimavaroihin vuosittain määrärahan, jolla yliopiston tulostavoitteiden mukainen määrä tutkielmia voidaan tulostaa ja kansittaa. Varaa 30 000 euroa vuoden 2005 budjettiin. Laitokset Muuttavat tutkielman luovutusta koskevat ohjeensa työryhmän suosituksen mukaisiksi 1.8.2005 mennessä. Luovuttavat opiskelijalle pyynnöstä toisen tutkielmakappaleen hyväksymisprosessin jälkeen. Kirjasto Organisoi tutkielmien pysyvän säilytyksen 1.8.2005 mennessä. Uusii tutkielman julkaisemisen ohjeistuksen 31.12.2004 mennessä. Suunnittelee tutkielmille yhtenäisen kannen 31.12.2004 mennessä. Valitsee arkistokelpoiset materiaalit tutkielmien tulostukseen ja kansiin 31.12.2004 mennessä. Tietokonekeskus Kehittää yhteistyössä kirjaston kanssa NettiOpsua tavoitteena tutkielmalomakkeen ja tutkielman lähettäminen sen kautta 1.8.2006 mennessä. Yliopistopaino Valmistelee yhteistyössä kirjaston kanssa tutkielmien tulostuksen, kansituksen, lisätilausten ja postitusten menettelytavat 31.12.2004 mennessä. Opinnäytetöiden ohjaajat Painottavat julkaisemisesta olennaisena osana tieteellistä tutkimusta koko ohjausprosessin ajan. Opastavat myös kirjoittamisen ja julkaisemisen teknisissä asioissa. Opiskelija Viimeistelee ja oikolukee tutkielmansa huolella ja varmistaa ohjaajalta, että tutkielma on valmis hyväksymis-, julkaisemis- ja arkistointiprosessiin. Tallentaa tutkielmansa pdf-muotoon ja varmistaa, että pdf-tiedosto vastaa lähdetiedostoa. Lähettää tutkielmalomakkeen, tutkielman pdf:n sekä julkaisuluvan ohjeiden mukaisesti. 12

Lähteet Ahtola, Anneli. 2004. Graduselvitys Suomen yliopistokirjastoista (julkaisematon yhteenveto). Arkistolaitos. 2003. Valtiohallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen. Määräys ja ohje 216/40/03. Saatavissa: http://www.narc.fi/ohjeet.html. Käytetty 11.10.2004. Arkistolaitos. 2004. SÄHKE- Kohti sähköistä asiakirjahallintoa. Kehittämishanke. Saatavissa http://www.narc.fi/sahke/. Käytetty 15.10.2004. Opetusministeriö. 2003. Joukkoviestinnän arkistointiprojektin muistio. Saatavilla: http://www.minedu.fi/julkaisut/tiede/2003/tr14/kuvailu.html. Käytetty 11.10.2004. Tampereen yliopisto. 2004. Tampereen yliopiston tietohallintostrategia. Saatavilla: http://www.uta.fi/hallintokeskus/tietohallinto/tietohallintostrategia-1.pdf. Käytetty 11.10.2004. Tampereen yliopisto. 2004. Tampereen yliopiston tutkinnot 2003. Saatavilla: http://www.uta.fi/laitokset/tkk/tilastoja/tutkinnot/v2003/numeroin/. Käytetty: 11.10.2004. Tampereen yliopisto. 2003. Verkkopalvelustrategia. Saatavilla: http://www.uta.fi/palvelut/webmaster/verkkopalvelustrategia/. Käytetty 11.10.2004. Tampereen yliopiston kirjasto. Ohjeita pro gradun tutkielman ja lisensiaatintyön tietojen lähettämisestä ja verkkojulkaisemisesta. Saatavilla: http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/tutkielmat/index.shtml. Käytetty 11.10.2004. Tampereen yliopiston opinnäytetyöryhmä. 2004. Opinnäytetyö ja sen ohjaus. Ajatuksia ja esityksiä hyvistä käytänteistä. Tietosuojavaltuutetun toimisto. 2004 Hyvä tietää 2/2004. Opinnäytetyöt ja tietosuoja. Saatavilla: http://www.tietosuoja.fi/27595.htm. Käytetty 11.10.2004 13