Digipäivä, Hallintoryhmä 25.8.2015 Sipoo
NURMIJÄRVEN SÄHKÖINEN ASIOINTI 2 Tero Kulha
Taustaa Sähköisestä arkistoinnista on puhuttu Nurmijärvellä kauan ja se ollut budjetissakin useampana vuonna. Nyt teema noussut sähköisten palveluiden kärkihankkeeksi, johon ollaan sitoutumassa vahvasti. Tavoitteena kehittämisen selkeä projektointi ja projektin onnistunut toteuttaminen. 3 Tero Kulha
Tavoitteet Sähköinen arkistointi -projektin tavoitteena on Luoda Nurmijärvelle tekniset valmiudet sähköiseen arkistointiin. Luoda yleinen prosessi sähköiseen arkistointiin. Luoda erillinen prosessi 2-3 valitun tietokokonaisuuden sähköiselle arkistolle. Prosessin ja teknisen ratkaisun käyttöön otto. Edellä mainittujen asioiden edellyttämä suunnittelu (esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmat TOS) ja lupien hankinta. JOKERI: Pilotoidaan projektinhallintamenetelmää. 4 Tero Kulha
Kehittämisprojektin päävaiheet Viiden askeleen etenemismalli Panostus: h Ideointi Alustava käsitys ja kuvaus tarpeista ja hyödyistä projektiehdotus Ratkaisuvaihtoehtoihin tutustuminen; omistajuuden määritys P0 Panostus: hh Esiselvitys Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto P1 P2 P3 P4 Tarpeen, tavoitteiden ja vaikutusten määrittely päätöksenteon vaatimalla tarkkuudella Kokonaistaloudellinen kustannusten ja hyötyjen analysointi (Business case) Osapuolten alustava sitouttaminen ja rahoituksen varmistaminen Panostus: hh ja Projektisuunnitelma (vaiheet, tehtävät, tuotokset, resurssit, aikataulu, riskit) Organisointi, hankintojen ja sopimusten valmistelu, tiedotus Panostus: hh ja Projektisuunnitelman toimeenpano (prosessien muutosvalmistelut, hankinnat, koulutukset, testaus jne.) Etenemisen seuranta ja ohjaus, tiedotus Panostus: h ja Hallittu tuotantoon siirto; projektin tulokset ja tavoitetilan prosessit käyttöön Korvattujen järjestelmien tai prosessien alasajo Projektiorganisaation purku, onnistumisen arviointi, tiedotus Panostus: hh ja Tuotanto/ylläpito Jatkuvan palvelun tarvitsemat ohjauskäytännöt Copyright Kuntien Tiera Oy 5
Päävaiheet ja arvioidut työmäärät henkilötyöviikkoina Nykytilaselvitys 5 htv Päätös kärkihankkeista 1 htv AMS / TOS valituille tiedoille 10-15 htv Lupien haku ja saaminen 5 htv Järjestelmien vaatimusmäärittelyt 7 htv Kilpailutus ja hankinta 5 htv Liittymien rakentaminen 5 htv (+ulkoiset) Prosessin ja järjestelmien käyttöönotto 5 htv Suunnitelma jatkosta 1 htv Vaihe 1.0 : Yhteensä 44-49 htv:tä 6 Tero Kulha
Mistä Kuuma-synergiaa? (Italics=vähän, Bolded=paljon) Nykytilaselvitys Päätös kärkihankkeista Arkistonmuodostussuunnitelma / TOS valituille tietokokonaisuuksille Lupien haku / saaminen Järjestelmien vaatimusmäärittely Järjestelmien kilpailutus ja hankinta Liittymien rakentaminen Arkistointiprosessin ja järjestelmän käyttöönotto Suunnitelma sähköisen arkistoinnin laajentamisesta 7 Tero Kulha
Kuuma-yhteistyöstä Synergiapotentiaali kasvaa huomattavasti, jos arkistoidaan samoja tietoja ja käytössä samat järjestelmät. Miten työ pitäisi organisoida, jotta synergiaa löytyisi? 8 Tero Kulha
Kiinnostuneet Alusta: TUUSULA+Hyvinkää, Nurmijärvi, Sipoo, Vihti, Mäntsälä?, Kirkkonummi, Järvenpäässä on jo HR: Sipoo/kompetenssit, Järvenpää, Nurmijärvellä kokeiltu jotain vastaavaa, Mäntsälä haluaisi integroida ERPiin/tai HR/Talouteen Intra: Vihti & Mäntsälä Arkistointi: Tuusula, Hyvinkää, Vihti ja Sipoo 9 Tero Kulha
LISÄKALVOT 10 Tero Kulha
Taustaksi Tietohallinnon kehittämisryhmä on 16.6.2015 pitämässään kokouksessa valinnut Sähköisen arkistoinnin yhdeksi kehitettäväksi kokonaisuudeksi. Kokouksessa 14.8.2015 päätettiin käynnistää Sähköisen arkistoinnin -projekti ja samalla pilotoida esillä ollutta projektinhallintamenetelmää Tämä dokumentti on kooste ideointi- ja esiselvitysvaiheen tuloksista. 11 Tero Kulha
Business Case Kustannukset Järjestelmäkohtaiset adapterit (valmiina seuraaviin Nurmijärven järjestelmiin: Populus, Lupapiste, Basware Ostolaskut) Tekninen ratkaisu Tuotot / Hyödyt Työajan säästöt 12 Tero Kulha
Resursointi Omistaja 1 Projektipäällikkö 1 Suunnittelijat 2-3 (eri kunnista?) Yhteinen näkemys arkistoitavista tiedoista Substanssiosaajat (muut toimialat) 1 per tietokokonaisuus Ulkoiset asiantuntijat 13 Tero Kulha
Selvitettäviä asioita Fujitsun TOSin yhteensopivuus (menetelmänä ja järjestelmänä) Adapterien hinta? Etenemisjärjestys minkä asioiden arkistoinnista aloitetaan Kansallisarkiston vaatimukset, missä laajuudessa lupa haetaan/saadaan. Prosessi? Sähke kakkosen ja JHS:n rooli / ristiriita Arkistonmuodostussuunnitelma ( köyhän miehen TOS ) Mistä pohja AMS:lle tai TOS:lle. (Tieran TOS) Ketkä muut kiinnostuneita (Digipäivä) Kirkkonummi, Hyvinkää, Tuusula? Dynasty Sarkk rajapinta Espoossa? (Yksan rooli Espoossa?) Mistä löydetään hyviä käytäntöjä? 14 Tero Kulha