Varaamon kautta kirjaston laitteet, tilat ja palvelut löytyvät helposti Maija Saraste, Oulun kaupunginkirjasto Kainuun ja Pohjois-Pohjanmaan kirjastopäivät
Mihin kirjasto tarvitsee uuden järjestelmän? Tällä hetkellä kirjaston kotisivujen kautta voi tehdä varauksia mitä erilaisimpiin asioihin asiakasmikroihin digitointilaitteisiin kokoustiloihin näyttelytiloihin luku- ja musaoppaisiin tiedonhaun opetukseen kirjavinkkauksiin ja tietenkin kirjastoaineistoon Erilaisten varausten tekemistä varten on kotisivuilla noin kuusi erilaista lomaketta vaaditaan melkoista akrobatiaa löytää oikea lomake kaikille erilaisille varauksille.
Laitteiden varausjärjestelmä Kirjastossa on ollut vuodesta 2003 alkaen käytössä asiakasmikrojen varausjärjestelmä, jota on myöhemmin laajennettu sisältämään myös muita laitteita ja tiloja. Tämän palvelun on tuottanut Oulun Tietotekniikka.
Varausjärjestelmä vanhentunut ja kömpelö Järjestelmä ei ole yhteydessä laitteisiin, mikä on ollut tietoinen ratkaisu. Virkailijat tekevät varauksista suurimman osan asiakkaiden itse tekemät varaukset ovat harvinaisia. OTT:n tekemä järjestelmä on ollut kirjastolle hyvin edullinen, mutta aika kömpelö käyttää.
Helsingin kaupungin Varaamo-palvelu Kun ruvettiin miettimään kirjaston uuden varausjärjestelmän kehittämistä, törmättiin palveluun, jossa oli monia meidän toivomiamme ominaisuuksia: Helsingissä on 6Aika-hankkeen puitteissa toteutettu palvelu varaamo.hel.fi, jonka kautta voi varata kaupungin julkisia tiloja ja laitteita. Tämä palvelu on käytössä myös kirjastoissa.
Helsingin ratkaisun hyödyntäminen Helsingin Varaamo-ratkaisussa oli meidän kannaltamme katsottuna tiettyjä puutteita, joten sitä ei voitu suoraan käyttää: kirjautuminen voidaan tehdä monilla eri tunnuksilla, joista asiakkaan henkilötietoja ei voi varmistaa, käytössä on esim. Google- tai Facebookkirjautuminen. Helsingin Varaamossa varausaikojen säätely oli meidän tarpeisiimme nähden liian niukkaa Palvelussa ei ollut sellaista raportointi- tai tilastointiosiota, mitä Oulussa pidettiin tarpeellisena Varaamo on toteutettu avoimella lähdekoodilla, joten sitä saatettiin käyttää pohjana meille sopivan järjestelmän suunnitteluun. Edellytyksenä on, että myös Oulun Varaamon lähdekoodin tulee olla kaikille avointa. Tekijäksi saatiin oululainen Visualligent Oy, kirjaston puolelta palvelua suunnittelemassa ovat olleet Maria Holappa, Anu Seilonen ja Maija Saraste.
Varattavan palvelun valinta (1) Varaamon laitteet on ryhmitelty käyttäjälähtöisellä tavalla. Pääideana on kysyä, mitä asiakas haluaa. Oulun Varaamossa mahdollistetaan laitteiden ja tilojen varaamisen lisäksi myös erilaisten kirjastoammatillisten palvelujen varaus.
Varattavan palvelun valinta (2) Kun asiakas on valinnut, mitä hän haluaa tehdä, hän pääsee tarkentamaan hakuaan.
Sopivan ajan valitseminen (1) Seuraavassa vaiheessa asiakas näkee yksittäisten resurssien tilanteen. Päiväkohtaisessa kalenterissa näkee, minä päivinä resursseilla on vapaita aikoja.
Sopivan ajan valitseminen (2) Samassa näkymässä näkee resurssin kuvan ja kuvauksen sekä mahdolliset sen käyttöön liittyvät rajoitukset. Näitä voivat olla esim.: kuinka monta varausta asiakkaalla voi olla voimassa? tarvitaanko varaukseen kirjaston vahvistus?
Sopivan ajan valitseminen (3) Kun asiakas on valinnut resurssin ja päivän, hän pääsee näkemään valitun päivän vapaat ajat.
Palveluun kirjautuminen Mikäli asiakas ei ole valmiiksi kirjautuneena järjestelmään, hän voi kirjautua suoraan varaustilanteessa. Palveluun voi kirjautua myös Varaamopalvelun ylälaidalla olevasta linkistä. Kirjautumiseen käytetään Koha-kirjastojärjestelmän REST-rajapintaa, käyttäjä kirjautuu kirjastokortin numerolla ja pin-koodilla.
Omat varaukset Kirjautunut käyttäjä näkee oman varaustilanteensa sivun ylälaidasta. Samasta paikasta pääsee muokkaamaan varauksia sekä perumaan tarpeettomat varaukset.
Pääkäyttäjä- ja ylläpitäjätoiminnot Ylläpitäjä pääsee säätämään palveluun ajankohdat, jolloin resurssi on varattavissa, sekä tarvittavat varoajat, mitä ennen joku palvelu pitää viimeistään varata. Hän voi myös lisätä palveluun kuvia ja tarkennettuja selityksiä. Oulussa palvelun pääkäyttäjinä tulevat olemaan Maria Holappa ja Anu Seilonen. Jokaiselle kirjastopisteelle, jonka resursseja on varattavissa, määritetään oma ylläpitäjä, joka voi säätää ko. kirjaston resurssien varaamista.
Raportit Varaamon raportointiosiossa on kaksi vaihtoehtoa: kuukausi- ja vuosinäkymä. Raporttien tiedot ovat reaaliaikaisia. Raportinlaatija voi päättää halutun raportointiajankohdan. Excel-taulukoissa näkee tiedot varausten määristä toimipisteittäin ja eriteltynä yksittäisiin resursseihin.
Varaamon käyttöönotto Varaamo alkaa olla teknisesti valmis, nyt aletaan tallentaa laitteiden, tilojen ja palvelujen tietoja, kuvia ja kuvauksia. Käyttöönotto ajoitetaan samoihin aikoihin kuin kirjaston uusien kotisivujen ja uuden verkkokirjaston käyttöönotto eli tulevan talveen. Varaamosta tulee myös englanninkielinen versio. Pääkirjaston lehtisalia varten tulee oma näkymä, jossa voi varata vain lehtisalin laitteita. Asiakkaat tekevät itse varaukset kosketusnäytöllä, johon on liitetty kirjastokortinlukija.
Mietittäviä asioita? Mitä laitteita, tiloja ja palveluja halutaan antaa varattaviksi? jääkö kirjastoon myös pistäytymiskoneita asiakkaille? mitä tiloja annetaan varattavaksi Varaamon kautta? Kokoustiloja pääja lähikirjastoissa, erilaisia näyttelytiloja? mitä eri palveluja halutaan ottaa mukaan Varaamoon? Satutunnit, kirjaston esittelyt, luku- ja musaoppaat, kirjavinkkaukset, pop-upkirjasto... siirretäänkö kaikki ryhmävaraukset ja vinkkaukset vähitellen Varaamon kautta tehtäväksi? Kuinka kauaksi aikaa eteenpäin voi tehdä varauksia eri resursseihin? Montako varausta asiakkaalla voi olla resurssiin? Mihin resursseihin tarvitaan varoaikoja, kuinka pitkä aika etukäteen varaus tulee tehdä? Mihin varauksiin tarvitaan varmistukset henkilökohtaisilla sähköpostiviesteillä?
Tavoitteet ja niiden toteuttaminen Palvelun suunnittelussa oli kaksi tavoitetta: 1. asiakaspalvelun parantaminen niin, että kirjaston palvelut olisivat asiakkaille helpommin hahmotettavissa 2. työn säästäminen, kun erilaisten resurssien varausten tekeminen siirtyisi henkilökunnalta asiakkaille Jotta tavoitteet toteutuisivat, tarvitaan käytäntöjen muutoksia etenkin palveluiden varaamisessa. Tämä vaatii muutosvalmiutta sekä asiakkailta että henkilökunnalta. - Asiakkaat ovat tottuneet siihen, että palveluiden varaaminen tapahtuu aina sähköpostitse tai puhelimitse ja ennen kaikkea henkilökohtaisesti. - Voisiko kirjasto tarjota takuuvarmoja laadukkaita palveluja niin, että asiakas varaa ne verkon kautta? - Voisiko kirjastolla olla valmiita palvelupaketteja, joista asiakas valitsee tarvitsemansa? - Miten voidaan varmistaa, ettei tehdä turhia varauksia ja siten lisätä kirjastolaisten työtä?
Mitä tämä merkitsee muille kirjastoille? Avoimen lähdekoodin ratkaisut voi mikä kirjasto vaan ottaa käyttöönsä ja muokata itselleen sopivaksi edellyttäen, että myös uusi ratkaisu jaetaan kaikille samalla periaatteella. Oulun Varaamon sovittaminen muille Koha-kirjastolle vaatii vain hieman ulkonäön ja sisällön yksityiskohtien viilaamista, omien varattavien palvelujen miettimistä sekä palvelun ylläpito-osioon perehtymistä. Muissa kirjastojärjestelmissä pitää palveluun rakentaa rajapinta asiakastietoihin, mikä ei liene kovin suuri työ. Varaamon ylläpito ei vaadi koodaamistaitoja. Kirjastot voivat lisätä itse palveluun uusia resursseja ja määritellä toimintatapojaan. Varaamon ylläpidon kustannukset koostuvat ainoastaan tarvittavan palvelimen kustannuksista. Kyseessä on siis tosi edullinen ratkaisu!
Lisätietoja Maija Saraste p. 044 7037 316 maija.saraste@ouak.fi Mikko Ypyä mikko@visualligent.com