Opetusministeriö 7.1.2009 50/210/2007 OPETUSMINISTERIÖN JA ARKISTOLAITOKSEN TULOSSOPIMUSTA 2007 2009 TÄYDENTÄVÄ SOPIMUS VUODEKSI 2009 ARKISTOLAITOKSEN TOIMINTAAJATUS Arkistolaitos on asiantuntija ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata ja kehittää arkistotointa. YHTEISKUNNALLINEN VAIKUTTAVUUS Arkistolaitoksen toiminta parantaa julkishallinnon ja yksityisten yhteisöjen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen edellytyksiä sekä varmistaa asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen ja käytettävyyden. Tavoitteena on, että viranomaisten asiakirjoista säilytetään pysyvästi noin 15 %. TOIMINNALLISET TULOKSET Tavoitteet tulosalueittain 1. Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Julkisen hallinnon ja yksityisten yhteisöjen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksen avulla parannetaan niiden valmiuksia hoitaa tehokkaasti ja taloudellisesti asiakirjahallintoaan ja arkistotointaan sekä varmistetaan niiden tietoaineistojen säilyminen, käytettävyys ja eheys. Arkistolaitos määrittelee, mitkä julkisen hallinnon asiakirjat säilytetään pysyvästi pitäen tavoitteenaan noin 15 %:n säilytysosuutta. Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti tutkintoon tähtäävää ammatillisen pätevyyden antavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta sekä jatko ja täydennyskoulutusta. Arkistolaitoksen antama ylempi arkistotutkinto korvataan yliopistossa järjestettävällä arkistoalan koulutuksella. Arkistolaitos osallistuu ammatillisen aikuiskoulutusjärjestelmään kuuluvan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon toteuttamiseen. Arkistolaitoksen suorittaman valtion viranomaisten asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen kohdistuvan tarkastustoiminnan tavoitteena on tukea virastojen ja laitosten näiden tehtävien hoitamista sekä varmistaa, että arkistolaitos saavuttaa norminannolle ja ohjaustoiminnalle asetetut tavoitteet. Tarkastustoimintaa toteutetaan laadittujen tarkastussuunnitelmien mukaan säännöllisesti. Arkistoainesten siirtoajan mahdollinen lyhentäminen nykyisestä 40 vuodesta 25 vuoteen otetaan selvitettäväksi. 1
2. Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Arkistolaitos säilyttää hallussaan olevat arkistoainekset tehokkaasti ja turvallisesti sekä parantaa niiden käytettävyyttä. Valmiuksia sähköisen arkistoaineksen vastaanottamiseksi ja käyttöön asettamiseksi kehitetään. Arkistolaitos ottaa normaalien arkistosiirtojen lisäksi maksua vastaan viranomaisten 40 vuotta nuorempaa arkistoaineistoa sekä sopimuksen mukaan myös yksityisarkistoja määräaikaiseen säilytykseen. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä ylläpidetään ja täydennetään viitetiedoilla muualla säilytettävistä yksityisarkistoista. Arkistolaitos tukee yksityisluontoisten valtionapua saavien arkistojen toiminnan pitkäjänteistä suunnittelua tavoitteena tila ja tietojärjestelmäratkaisujen kustannustehokkuuden lisääminen. Arkistolaitoksessa suoritettavan asiakirjojen konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaan niiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Mikrokuvausta ja digitointia toteutetaan vuosille 2006 2009 laaditun suunnitelman puitteissa. Digitoinnin painopiste on mikrofilmien digitoinnissa. Digitoidut aineistot ovat pääsääntöisesti verkon kautta yleisesti käytettävissä. Arkistolaitos hankkii Suomea koskevia digitaalisia kopioita ja mikrofilmikopioita Venäjältä. Arkistolaitos osallistuu Kansallinen digitaalinen kirjasto hankkeeseen. 3. Tietopalvelu Arkistolaitos tarjoaa asiakkailleen monipuolista, luotettavaa ja nopeaa, maksutonta ja maksullista tietopalvelua. Painopisteenä on verkkopalveluiden kehittäminen. Viralliseen tarkoitukseen tilattujen selvitysten toimitusaikatavoite on kaksi viikkoa. Muilla selvityksillä toimitusaika on pitempi. Kärkihankkeet Arkistolaitos toteuttaa kärkihanketta VAPA sähköinen vastaanotto ja palvelujärjestelmä tiiviissä yhteistyössä valtiovarainministeriön ja muiden toimijoiden kanssa. MUUT TAVOITTEET Kansainvälinen toiminta Arkistolaitoksen kansainvälinen toiminta on luonteeltaan pitkäjänteistä ja tavoitteellista kohdistuen alueille, joilla kansainväliset yhteydet parhaiten tukevat arkistolaitoksen kehittämistä. Erityisen tärkeää on EU:n puitteissa tapahtuva yhteistyö sähköisen asiakirjahallinnon ja pitkäaikaissäilytyksen alueella. Pohjoismaista yhteistyötä mukaan lukien vertaisarviointeja jatketaan käytettävissä olevien voimavarojen puitteissa. Tutkimus Arkistolaitos täsmentää sopimuskauden aikana tutkimusstrategiaansa. 2
Arvioinnin jatkotoimet Arkistolaitos ja opetusministeriö kehittävät arkistotointa, asiakirjahallintoa ja arkistolaitoksen toimintaa kansainvälisen arvioinnin suositusten pohjalta käytettävissä olevien voimavarojen puitteissa. Saamelaisarkisto Arkistolaitos selvittää Saamelaisarkiston perustamistarpeen. HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Arkistolaitos kehittää vuonna 2007 laaditun suunnitelman pohjalta työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja hyvinvointi. MÄÄRÄLLISET TAVOITTEET arkistolaitoksen toiminnalle on esitetty liitteessä. TUOTTAVUUSOHJELMA Arkistolaitos toteuttaa osaltaan opetusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelmaa vuosille 2006 2011 sekä hallituksen kevään 2006 kehyspäätöstä, jonka mukaisesti Arkistolaitoksen henkilöstövähennys on 15 henkilötyövuotta vuoden 2011 loppuun mennessä 1. Arkistolaitos kehittää toimintaprosessejaan ja henkilöstörakennettaan sekä priorisoi tehtäviään ja varautuu sopeuttamaan toimintansa vähenevään henkilöstömäärään. Tavoitteena on, että ydintehtävät hoidetaan edelleen tuloksellisesti. Vapautuvat voimavarat suunnataan pääasiassa sähköisen asiakirjahallinnon ohjauksen ja keskeisten asiakirjojaaineistojen säilyttämiseen ja digitointiin. Tuottavuusohjelman toteuttamista seurataan vuosittain. VOIMAVARAT VUONNA 2009 Julkisoikeudellisiin suoritteisiin kuuluvien, virallista tarkoitusta varten annettujen selvitysten kustannusvastaavuustavoite on 50 %. Edellä sovittujen tulostavoitteiden toteuttamiseksi vuoden 2009 talousarviossa osoitetaan arkistolaitokselle määrärahoja seuraavasti: 1 ottaen lisäyksenä huomioon Sotaarkiston ja Valtioneuvoston arkiston siirron yhteydessä tulleet 37 htv:tä. 3
Momentti (euroa) TP 2007 TA+LTA 2008 29.60.02 Arkistolaitoksen toimintamenot 14 446 000 18 449 000 +583 000 29.60.53 Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen, yksityisluontoisten arkistojen 4 390 000 4 390 000 valtionavusta annetun lain (1006/06) mukaisiin menoihin 29.60.53 Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen Pohjoismaisen yksitysarkistoseminaarin järjestäminen 4 000 mikrofilmien hankinta Venäjältä 100 000 100 000 projekti aineistojen saatavuuden edistämiseksi, mm. Sotaarkisto 120 000 C.L.Engelin laatiman kahdeksan rakennuspiirustuksen lunastaminen Åkerfeldtin kokoelmasta 22 000 TAE 2009 21 115 000* 5 087 000** 100 000 Kansallinen digitaalinen kirjastohanke 4.06.29.10.22.1 (yliopistolaitoksen yhteiset menot) 29.50.20.1. (yliopistolaitoksen yhteiset menot) RAPORTOINTI 20 000 40 000 * sisältää 2 400 000 euron määrärahan VAPAhankkeeseen ** sisältää 2%:n palkan ja kiinteistömenojen korotuksen ja enintään 80 000 euroa kertaluonteiseen audiovisuaalisen aineiston tallentamiseen sekä kertaluonteisen lisäyksen, 530 000 euroa, Työväen Arkiston ja Ammattiyhdistysarkiston muutosta aiheutuviin kuluihin Toimintamenomäärärahan mitoituksessa edellisvuoteen verrattuna on otettu huomioon lisäyksenä mm. sähköisten aineistojen vastaanotto ja palvelujärjestelmän (VAPA) kehittämiseen tarkoitettu lisäys 1 450 000 (siirto momentilta 28.40.71 1 600 000 euroa ja vähennys momentilta 29.60.02 150 000 euroa) euroa, 586 000 euroa Hämeenlinnan maakuntaarkiston vuokriin ja varustamiseen ja vähennyksenä tuottavuustoimenpiteiden aiheuttama vähennys, 66 000 euroa. siirto momentille 28.20.06 valtion ITpalvelukeskukselle, 9 000 euroa. Hämeenlinnan maakuntaarkiston uudisrakennus otetaan käyttöön vuoden 2009 aikana. Joensuun maakuntaarkiston lisärakennuksen suunnittelua jatketaan. Arkistolaitos raportoi edellä esitettyjen tavoitteiden saavuttamisesta ja määrärahojen käytöstä vuosittain toimintakertomuksessaan. Sakari Karjalainen ylijohtaja Jussi Nuorteva pääjohtaja Anita Lehikoinen johtaja Anitta Hämäläinen hallintojohtaja 4
LIITE: Tulosindikaattorien toteutumatiedot 20052007 ja tavoitteet 20082009 2 luvuissa ei ole mukana Sotaarkiston ja Valtioneuvoston väliarkiston tavoitteita vuodelle 2008 Tulosindikaattorit Toteutuma 2005 Toteutuma 2006 Toteutuma 2007 Arvio 2008 Arvio 2009 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: Yhteiskunnan ja yksilön kannalta merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä sekä varmistaa asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen ja käytettävyyden.tavoitteena on viranomaisten asiakirjojen osalta 15 %:n säilytysosuus. Arkistoaineksen kokonaismäärä (hm) 111 022 112 235 115 149 155 000 160 000 Toiminnalliset tulokset: Tulosalue 1: Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Tuotokset: asiakirjojen seulonta (päätösten lkm) annettu koulutus (luentotuntien lkm) asiantuntijatehtävien (neuvonta, työryhmät) lkm tarkastukset lkm 28 973 3 466 135 34 1 062 4 162 96 27 990 5 299 98 27 800 2500 100 27 800 3 500 80 Laatu ja palvelukyky: toimitusajat kurssipalautteet viranomaiskyselyt arviot luovutusten kunnon arviointi 4,17 4,16 4,12 3,5 3,5 HTV:t (em. tehtävät/koko tulosalue) 11/16,6 14,9/19,9 15,6/20,9 2 Valtion talousarviossa esitetyt tunnusluvut on alleviivattu. 5
Tulosalue 2: Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Tuotokset: järjestetyt arkistot (hm) virkaarkistot yksityisarkistot luetteloidut arkistoyksiköt (kpl) arkistojen hankinta ja siirrot (hm) virkaarkistot yksityisarkistot mikrokuvaus (otokset/kpl) digitointi (kuvatiedostot/kpl) konservointi (arkit/kpl) 1 195 335 152 775 1 467 649 126 209 223 278 30 741 920 420 169 009 726 618 115 700 246 915 40 431 1 301 200 115 045 2 616 627 75 405 387 798 81 375 1 400 200 70 000 80 000 220 000 40 000 1 400 200 70 000 80 000 300 000 50 000 Laatu ja palvelukyky: järjestämättömien arkistojen määrä (hm) arkistotilojen riittävyys (vuosia) mikrokuvaus, digitointi ja konservointiohjelmien toteutuminen (%osuus vuositavoitteesta ja 5 vuotisohjelmista) VAKAN: kattavuus käyttökerrat asiakastyytyväisyys Digitaaliarkiston käyttö 1 737 3,9 2 977 1/5 (mikrok.) 114 000 1 900 000 3 859 1/8 142 000 1 993 000 1/8 1/8 HTV:t (em. tehtävät/koko tulosalue) 54,2/59,6 59,2/64,9 54,4/63 Tulosalue 3: Tietopalvelu Tuotokset: tutkijakäynnit (kpl) tutkijasaliin toimitetut arkistoyksiköt (kpl) selvitykset (kpl) kaukolainat (kpl) jäljenteet 72 211 77 939 17 301 101 852 177 211 66 241 73 324 16 824 97 981 150 134 61 202 69 961 16 463 86 249 141 276 66 000 90 000 20 000 85 000 150 000 66 000 90 000 20 000 80 000 150 000 6
Laatu ja palvelukyky toimitusaikojen ylitykset selvitykset (321) (322) (324) asiakastyytyväisyys selvitysten reklamaatiot (lkm) 500 164 92 4,2 48 256 60 396 93 59 49 HTV:t (em. tehtävät/koko tulosalue) 54,6/64,9 53,8/63,42 51,2/65,8 Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen: henkilöstön lkm henkilötyövuodet määräaikaisten %osuus keskiikä senioriikäiset %osuus naisten %os. henkilöstöstä tehty työaika % työtyytyväisyysindeksi sairauspoissaolo% sairauspoissaolot tp/htv korkeakoulu tai yliopistotutk. suorittaneiden %osuus henkilöstöstä tutkijakoulutus %osuus koulutustasoindeksi koulutuksen työaikaosuus % kokonaispoistuma %osuus 242 232,5 14,5 45,9 63,2 65,3 77,65 4,6 15,1 39,3 6,2 5,2 1,4 12,3 240 228,5 18,4 47,29 65,57 61,5 76,85 4,8 12,3 46,3 6,7 4,6 1,5 13,1 257 238,75 17,5 48,5 66,2 63 77,5 3,3 4,7 11,8 46,7 7,4 4,4 1,7 10 261 >3 <4 <12 258 > 3 < 4 < 12 Valtion talousarviossa esitetyt tunnusluvut on alleviivattu. 7