KUUKAUSITIEDON TOIMITUKSEN SISÄLTÖOHJE LUKIEN

1 (32) 30.5.2013 KUUKAUSITIEDON TOIMITUKSEN SISÄLTÖOHJE 30.5.2013 LUKIEN

2 (32) MUUTOKSET Muutoksen kuvaus Muutospäivä Sivunumero Tehty ohjeiden tarkennuksia sekä lisätty peruskoulutustiedon 31.3.2008 tuottamisohje s. 7, vapaana pidettyjen ylitöiden ilmoittaminen s. 19 ja yliopistojen ja valtion oppilaitosten opetushenkilökunnan vuositietojen ilmoittaminen s.22. Muutettu kuvaus pakollisuudesta VPL-tietojen tuottamisessa. 17.6.2008 3, 20 Muutettu yleissivistävän tiedon ilmoittaminen. 17.12.2008 7 ja 11 Muutettu työpäivien ja arkipäivien lukumäärät vuonna 2009. Muutettu kuvaus pakollisuudesta VPL-tietojen tuottamisessa 25.6.2009 3 Muutettu kuvausta pakollisuudesta 12.1.2010 2-3 Muutettu tulo- ja erosuunnan ohjeistusta 12.1.2010 7-8 Poistettu määräaikaisuuden syy 6 12.1.2010 10 Muutettu lomatietojen ohjeistusta vastaamaan uutta vuosilomasopimusta 12.1.2010 16-17 Muutettu palkan kuukausiarvon ohjetta 12.1.2010 20 Muutettu VPL-tietojen ohjetta tehtävätason pakollisuudesta 12.1.2010 21 Muutettu työvoimakustannusten ohjetta vastaamaan uutta 12.1.2010 22-25 vuosilomasopimusta Muutettu lajittelutunnuksen ohjetta tulostuksen osalta 12.1.2010 27 Täsmennetty viraston omien organisaatiotietojen ilmoittamista 12.1.2010 28 Muutettu tietojen toimittamisen määräaikaa 1.4.2010 1 Poistettu tulo- ja erosuuntakoodi 18 1.4.2010 7-8 Lisätty palkallisen isyysvapaan kustannuslaji 022 1.4.2010 24 Muutettu kuvaus pakollisuudesta VPL-tietojen tuottamisessa 20.10.2010 3, 21 Muutettu kuvaus pakollisuudesta määräaikaisen palvelussuhteen 1.5.2011 3, 28 päättymispäivämäärän tuottamisessa Lisätty ohjeistus harjoittelijanimikkeen käytöstä 1.5.2011 9 Poistettu ohjeet, jotka koskevat vain yliopistoja ja korkeakouluja 1.5.2011 10, 11 Täsmennetty viran luonne tiedon ilmoittamisohjetta 1.5.2011 11 Täsmennetty työvoimakustannustietojen ilmoittamisohjetta 1.5.2011 22 Muutettu harjoittelijan ps-laadun määritelmää ja harjoittelunimikkeen 6.6.2011 9, 25 käyttöä sekä työvoimakustannuslajia 063. Pois- tettu työvoimakustannuslajit 064 ja 065. Täydennetty kustannuslajille 022 Isyysvapaan koskevan 30.9.2011 24 myös isyysrahaa vastaavaa vapaata Täsmennetty HTV-tietojen ilmoitusohjetta 4.6.2012 16 Täsmennetty palkan täysimääräisyyden ilmoitusohjetta 4.6.2012 24 Täsmennetty VPL-tehtävätason ilmoitusohjetta 13.6.2012 25 Muutettu Tahtin ulkopuolelle rajattujen palvelussuhteiden 15.10.2012 5 joukkoa Täsmennetty tulo- ja erosuunnan ilmoitusohjetta. Lisätty uusi 15.10.2012 10 11 erosuunta. Täsmennetty VPL-tietojen ilmoitusohjetta. 8.1.2013 25 Lisätty ohje työsuojelumaksun ilmoittamisesta kustannuslajille 16.1.2013 29 071 Muutettu virka- ja ammattinimiketekstiä sekä kustannuslajin 071 sisältöä: Lisätty ryhmähenkivakuutusmaksun kerääminen samassa kustannuslajissa. 30.5.2013 12 ja 29

SISÄLLYSLUETTELO: 3 (32) 1 TIETOJEN ILMOITTAMINEN... 5 1.1. TAHTIIN ILMOITETTAVAT PALVELUSSUHDETIEDOT... 5 1.2. TAHTIN ULKOPUOLELLE RAJATUT PALVELUSSUHTEET... 5 2 TIETOJEN TARKASTAMINEN TAHTISSA JA PALAUTEYHTEENVETO... 6 2.1 PAKOLLISET TIEDOT... 6 2.2 TIETOJA, JOITA EI VOIDA KORJATA TIEDUSTELUKUUKAUDEN AINEISTOON... 7 2.3 TIEDOT, JOIDEN OSALTA TIEDONTOIMITTAJA TEKEE LÄHETYSPÄÄTÖKSEN... 7 2.4 KORJAUSAJO... 7 2.5 TIETOJA EI VOI KORJATA... 7 3 KOODISTOT... 8 4 ILMOITETTAVAT TIEDOT... 9 200/4 Ajankohta... 9 250/DATE Ajoaika... 9 300/3 Aineistotunnus... 9 500/100 Tiedon lähettäjän sähköpostiosoite (varsinainen)... 9 5800/100 Tiedon lähettäjän sähköpostiosoite (varahenkilö)... 9 VIRASTO/TYÖNANTAJA... 9 400/6 Virasto (VHS)... 9 TUNNISTETIEDOT... 9 600/11 Henkilötunnus... 9 900/9 Palvelussuhteen lisätunnus... 10 TULO- JA EROSUUNTA... 10 2100/2 Tulosuunta... 10 2200/2 Erosuunta... 10 HENKILÖÄ KOSKEVAT TIEDOT... 11 700/40 Henkilön sukunimi... 11 800/30 Henkilön etunimet... 11 1700/1 Sukupuoli... 11 1800/6 Tutkinto... 12 1900/3 Henkilön kansalaisuus... 12 PALVELUSSUHDETTA KOSKEVAT TIEDOT... 12 1000/5 Virka- ja ammattinimike... 12 1100/2 Palvelussuhteen laatu... 12 2400/2 Määräaikaisuuden syy... 13 1200/1 Palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuus... 13 2500/1 Osa-aikaisuuden syy... 13 2700/ 1 Viran luonne... 14 2800/2 Virkasopimus... 14 2900/1 Työnantajavirka... 15 2600/1 Taustavirka/-työsopimussuhde... 15 PALVELUS- JA TYÖAIKAA KOSKEVAT TIEDOT... 15 2300/5,4 Henkilötyövuosi... 15 1500/2 Työaikaperuste... 18 3200/4,2 Keskimääräinen viikkotyöaika... 18 3300/4,2 Viikko-opetusvelvollisuus... 19 TYÖPAIKAN SIJAINTI... 19 3000/3 Kunta... 19 3100/3 Asemapaikka... 19 LOMATIEDOT... 19 5000/2,1 Lomaoikeus... 19 5100/2 Lomanmääräytymiskuukausien lkm... 20 PALKKAUSPERUSTEET... 20 1400/6 Valtion talousarvion mukainen tunnus... 21 3900/13 VES-/TES -koodi, palkkaliite ja palkkaryhmä... 21 1300/1 Palkkausmuoto... 22 4100/5,2 Palkan prosenttiosuus... 22 1600/9 Palkan kuukausiarvo... 22 4200/1 Tilikausien lukumäärä... 23 PALKKA JA YK-PALKKATEKIJÄT... 23 4000/1 Palkan täysimääräisyystunnus... 23 4300/5 YK palkkatekijäkoodi... 24 4400/6,2 YK palkkatekijä / palkkatekijän tunnit... 24 4500/9 YK palkkatekijä / palkkatekijän ansio... 24 4600/5,2 YK palkkatekijä / palkkatekijän prosentit... 24 4700/1 YK palkkatekijä / palkkatekijän maksujakso... 24

4 (32) ENNAKONPIDÄTYS... 25 4800/9 Ennakonpidätyksen alainen kokonaisansio... 25 4900/9 Ennakonpidätyksen määrä... 25 VPL-TIEDOT... 25 3400/3 Tilastoperhe VPL... 25 3500/1 Tehtävätaso VPL... 25 3600/1 Organisaatiotaso VPL... 26 3700/3 Arviointijärjestelmä... 26 3800/10 Vaativuuspisteet... 26 TYÖVOIMAKUSTANNUKSET... 26 Kuukausittain ilmoitettavat kustannuslajitiedot koodeittain... 27 006 Pidetty vuosiloma (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 27 012 Pidetty säästövapaa (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 27 013 Äitiysvapaa palkallinen (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 27 014 Äitiysvapaa palkaton (työpäivät)... 27 015 Isyysvapaa, palkaton (työpäivät)... 27 016 Vanhempainvapaa palkaton (työpäivät)... 28 017 Hoitovapaa palkaton (työpäivät)... 28 019 Sairaus, palkallinen, osapalkkainen (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 28 022 Isyysvapaa palkallinen (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 28 027 Tapaturma, palkallinen, osapalkkainen (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 28 035 Tilapäinen hoitovapaa (lapsen sairaus), palkallinen (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 28 036 Reservin kertausharjoitus (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 28 037 Muu palkallinen vapaa (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 29 039 Opintovapaa, palkallinen ja osapalkkainen (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 29 040 Ammattiyhdistyskoulutus (työpäivät ja työpäiväkustannukset)... 29 063 VaEL eläkemaksut (kustannukset)... 29 066 Vapaaehtoiset eläkemaksut (kustannukset)... 29 071 Tapaturmavakuutusmaksut (kustannukset)... 29 076 Pidetty lomarahavapaa (työpäivät, työpäiväkustannukset)... 29 081 Muu palkaton vapaa (työpäivät)... 29 082 Sairausloma, palkaton (työpäivät)... 30 083 Tapaturma, palkaton (työpäivät)... 30 084 Palkaton vapaa tai virkavapaa (työpäivät)... 30 085 Vuorotteluvapaa (työpäivät)... 30 086 Lomautus (työpäivät)... 30 Kustannuslajitiedot, jotka tuotetaan Tahtissa YK palkkatekijöillä... 30 Vuositietolomakkeilla vuosittain ilmoitettavat kustannuslajitiedot... 30 MUUT VIRASTON OMAAN KÄYTTÖÖN TULEVAT TIEDOT... 31 2000/4 Palveluksessaoloaika virastossa... 31 5900/8 Määräaikaisen palvelussuhteen päättymispäivä... 31 5600/5,2 Työaikapankki... 31 5700/23 Lajittelutunnus... 31 6000/14 TAKP tilitieto... 31 6100/10 LKP -tilitieto... 32 6200 ja 6400 /10 Henkilöstöryhmät 1 ja 2... 32 6300 ja 6500 /50 Henkilöstöryhmät 1 ja 2, nimi... 32 6600 7500 Organisaatiot ja niiden nimet, hierarkkinen jako... 32 7600 7900 Organisaatiot ja niiden nimet, ei hierarkkinen jako... 32

5 (32) 1 TIETOJEN ILMOITTAMINEN Tiedot ilmoitetaan Tahtiin virastojen ja laitosten operatiivisista henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmistä kuukausittain tämän ilmoitusohjeen ja tietuekuvauksen mukaisesti. Palkeissa tai virastoissa Tahti-ajo tehdään koko kuukauden aineiston osalta kuukauden viimeisen palkanlaskenta-ajon jälkeen Valtiokonttorin ohjeistamalla tavalla kuitenkin viimeistään seuraavan kuukauden ensimmäisen työpäivän kuluessa. Jos aineistoa ei ole siirretty määräaikaan mennessä, lähetetään Valtiokonttorista muistutus Tahtin pääkäyttäjälle. Palkkatiedot ilmoitetaan maksupäiväperiaatteen mukaisesti ja muut tiedot kuukauden viimeisen päivän tai eropäivän mukaisina tietoina. Esimerkiksi jos henkilön palvelussuhde alkaa kuukauden 29. päivänä, ilmoitetaan palvelussuhteen tiedot Tahtiin kuukauden viimeisen päivän mukaisesti. Jos palkkaa ei ole maksettu, ilmoitetaan tieto palkan täysimääräisyystunnuskoodilla 4 (= palkkaa ei ole maksettu tiedustelukuukauden aikana). Vastaavasti, jos henkilö eroaa kuukauden alussa esimerkiksi 2. päivänä, ilmoitetaan eropäivän mukaiset tiedot Tahtiin. Jos henkilön palvelussuhde päättyy ja uusi palvelussuhde alkaa saman kuukauden aikana, ilmoitetaan molemmat palvelussuhteet erikseen Tahtiin. Kumulatiivisesti ilmoitetaan vuoden alusta lukien työvoimakustannustiedot, kuten esimerkiksi VaEL- ja vapaaehtoiset eläkemaksut, henkilötyövuosi-, poissaolo- ja koulutustiedot sekä pidetyt vuosilomat, säästövapaat ja lomarahavapaat. Ne työvoimakustannustiedot, joita ei ilmoiteta kuukausittain Tahtiin, ilmoitetaan koko vuoden tiedot kertymätietoina vuositietolomakkeella seuraavan vuoden alussa. 1.1. Tahtiin ilmoitettavat palvelussuhdetiedot Tahti koskee palvelussuhteessa valtioon (valtion budjettitalouden piirissä) olevia kuukausija tuntipalkkaisia henkilöitä seuraavasti: a) virkasuhteessa olevat henkilö, sekä kuukausi- että tuntipalkkaiset. b) työsopimussuhteessa olevat henkilöt, sekä kuukausi- että tuntipalkkaiset. Tiedustelun piiriin kuuluvat sekä koko- että osa-aikaisessa palvelussuhteessa olevat henkilöt, tuntiopettajista ainoastaan päätoimiset tuntiopettajat. Myös seuraavat henkilöryhmät kuuluvat tiedustelun piiriin: oppisopimussuhteessa olevat ulkomailla työskentelevät työllisyydenhoitovaroin palkatut Tiedot ilmoitetaan erikseen henkilön kaikista palvelussuhteista. Henkilöllä voi samanaikaisesti olla esimerkiksi kaksi osa-aikaista palvelussuhdetta, jotka molemmat ilmoitetaan Tahtiin omana tietueenaan (tai lomakekyselyn osalta omalla lomakkeella). 1.2. Tahtin ulkopuolelle rajatut palvelussuhteet a) kaikki erillispalkkionsaajat b) sivutoimiset tuntiopettajat c) ulkomailla työskentelevät asemamaasta palkatut suomalaiset ja ulkomaalaiset d) metsätyöntekijät, jotka ilmoitetaan Tilastokeskuksen metsäpalkkatilastoon e) valtion osakeyhtiöiden ja liikelaitosten palkansaajat f) henkilöstövuokraus, TE keskukset g) EU-komission määräämät kansalliset asiantuntijat, jotka työskentelevät määräajan EUunionin palveluksessa (palkallinen poissaolotieto) ja joille palkka maksetaan mom. 28.60.01 (28.60 Valtionhallinnon yhteiset henkilöstömenot), (kansalliset asiantuntijat ks. VM:n määräys/ohje VM/309/00.00.00/2010 ja VM/310/00.00.00/2010).

6 (32) 2 TIETOJEN TARKASTAMINEN TAHTISSA JA PALAUTEYH- TEENVETO Palkeista tai virastosta tai laitoksesta Tahtiin siirretyt tiedot tarkastetaan erillisten tarkastusja käsittelysääntöjen mukaisesti. Tarkastukset tehdään mm. pakollisille tiedoille, kentän pituudelle ja muodolle sekä koodiston arvoille. Lisäksi eri tietojen oikeellisuutta selvitetään ristiintarkastamalla tietokenttien arvoja keskenään. Tarkastuksen jälkeen tiedon toimittajalle toimitetaan tietoa aineistosta, kuten virheilmoitukset. Tiedot pitää korjata henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmään, jonka jälkeen pitää tehdä uusi Tahti ajo ja siirtää korjattu tietue Tahtiin. Menettelyllä pyritään siihen, että tiedot virastojen ja laitosten henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmissä olisivat mahdollisimman yhteneväiset Tahtiin siirrettyjen tietojen kanssa. Kun virasto vastaa aineistonsa laadusta, on sillä mahdollisuus päättää siirtää tietoja Tahtiin myös virheellisenä. Tahtissa tietueen tarkastuksen yhteydessä muunnetaan siirtyneitä virheellisiä tietoja konekielisesti ja joissakin tapauksissa manuaalisesti. Tahti muuntaa virheellistä tietoa, mutta ei korjaa sitä kaikissa tapauksissa oikeaksi. Yleisimmin muunnolla tarkoitetaan tiedon poistamista tai täydentämistä yleisellä koodilla, esim. 99 = tuntematon. Tahtissa on saatavilla tiedon toimittajalle ja viraston Tahti-pääkäyttäjälle palauteyhteenveto (aineiston poikkeamat raportti) siitä, mitä muunnoksia ilmoitetuille tiedoille on tehty. Valtiokonttorissa manuaalisesti poistettuja tietoja ei näy palauteyhteenvedossa. Palauteyhteenvedot ovat tärkeitä virastoille ja laitoksille. Niiden avulla voi seurata paitsi aineistonsa oikeellisuutta myös Tahtissa aineistoon tehtyjä tietojen muunnoksia. 2.1 Pakolliset tiedot Tiedoista osa on pakollisia tietoja, joiden pitää olla oikein tietueen lähettämishetkellä. Virheellinen tieto estää tietueen lähettämisen Tahtiin, joten ne pitää aina korjata henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmään. Korjauksen jälkeen pitää tehdä uusi Tahti ajo ja siirtää korjattu tietue Tahtiin. Tiedot, joiden tulee olla oikein lähettämishetkellä, ovat seuraavat: Tietueen lähettämistiedot - ajankohta (tiedustelukuukausi) Tunnistetiedot - aineistotunnus - palvelussuhteen lisätunnus Henkilöä koskevat tiedot - nimike (virka- ja ammattinimikekoodiston mukainen) - sukunimi - etunimi - henkilötyövuodet (ei koske palkattomia palvelussuhteita) - työvoimakustannustiedot (poissaolot, vuosilomat jne.) Virasto-/työnantajatiedot - virasto (virasto- ja laitoskoodiston VHS -koodit) - tiedontoimittajan sähköpostiosoite (ei koske varahenkilön sähköpostitietoja) Palvelus- ja työaikaa koskevat tiedot - työaikaperuste - keskimääräinen viikkotyöaika (ei koske tuntityöntekijöitä) - opettajien viikko-opetusvelvollisuus - koko-/osa-aikaisuuskoodi - määräaikaisuuden syy - palvelussuhteen laatu - kustannuslajille ilmoitettavat päivät ja/tai eurot

7 (32) Työpaikan sijainti - kunta- tai asemapaikka Palkkaa koskevat tiedot - palkan kuukausiarvo - valtion talousarvion mukainen tunnus (ei koske palkattomia palvelussuhteita) - VES-/TES-koodi, palkkaliite ja palkkaryhmä - YK-palkkatekijöiden tunnit VPL- tiedot - arviointijärjestelmä 1.1.2009 lukien - vaativuuspisteet tai -luokat (viraston omat) 1.1.2009 lukien - tehtävätaso 1.1.2010 lukien - organisaatiotaso 1.1.2011 lukien 2.2 Tietoja, joita ei voida korjata tiedustelukuukauden aineistoon Palkanlaskenta-ajon jälkeen henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmiin ei voida korjata kaikkia virheellisiä tiedontoimittamiskuukauden tietoja (johtaisi esimerkiksi uuteen palkanlaskenta-ajoon), joten ne siirtyvät Tahtiin. Näissä tapauksissa tiedon toimittajalle toimitetaan palauteyhteenveto tiedoista ja kehotus korjata tiedot henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmään seuraavan kuukauden Tahti-ajoa varten. Tiedot, joita ei yleensä voida korjata tiedontoimittamiskuukauden aineistoon ovat seuraavat: Henkilön tiedot - henkilötunnus Palkkausta koskevat tiedot - palkkausmuoto - tilikausien lukumäärä - YK-palkkatekijä Virastoa/työnantajaa koskevat tiedot - asemapaikka Palvelus- ja työaikaa koskevat tiedot - työaikaperuste 2.3 Tiedot, joiden osalta tiedontoimittaja tekee lähetyspäätöksen Muiden kuin kohdassa 2.1 ja 2.2 mainittujen tietojen osalta virastolla ja laitoksella on oikeus päättää siirretäänkö tieto virheellisenä Tahtiin vai korjataanko se ennen siirtoa henkilöstöja palkanlaskentajärjestelmään tiedontoimittamiskuukauden aineistoon. Jos tiedontoimittaja päättää korjata tiedon, keskeytyy lähetys eikä aineisto siirry Tahtiin ennen korjaamista. Kun tieto on korjattu henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmään, pitää tehdä uusi Tahti-ajo, jonka jälkeen korjattu tietue siirretään Tahtiin. 2.4 Korjausajo Tiedontoimittajalla on mahdollisuus tehdä tiedustelukuukauden aineistosta korjausajo Tahtiin ennen kuin tietue on siirretty tietokantaan ja se on julkaistu käyttäjille tiedoksi raportointia varten. Tällöin on kuitenkin aina ensin otettava yhteyttä Valtiokonttoriin. 2.5 Tietoja ei voi korjata Tahtin tietokantaan siirrettyjä tietoja ei voida enää korjata sen jälkeen kun ne on julkaistu käyttäjille tiedoksi ja raportoitavaksi.

8 (32) 3 KOODISTOT Ilmoitusohjeessa on noudatettu periaatetta, jonka mukaan kooltaan pienet tai lyhyet koodistot luetellaan tietojen kohdalla kokonaan ja suurten koodistojen osalta viitataan Tahtissa ylläpidettäviin koodistoihin. Tiedontoimittajilla ja viraston Tahti-pääkäyttäjillä on selausoikeus Tahtin koodistoihin. Ilmoitusohjeessa on kunkin tiedon kohdalla ilmoitettu, mitä Tahtin koodiston arvoja pitää käyttää. Jos viraston tai laitoksen henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmässä käytetään muita koodiston arvoja kuin mitä Tahti edellyttää, pitää ne muuttaa Tahti ajossa tai tietueen siirtoajossa Tahtin koodiston mukaisiksi. Asiasta pitää sopia henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmän toimittajan kanssa.

9 (32) 4 ILMOITETTAVAT TIEDOT Tietokentän otsikossa on mainittu ensin kenttätunnus ja sen perässä kentän pituus (esim. 600/11) ja kentän nimi. Tiedot on esitetty samassa järjestyksessä kuin ne ilmoitetaan Tahtin web-lomakkeella. 200/4 Ajankohta Tietueen ajankohta on pakollinen tieto, joka kertoo, minkä tiedustelukuukauden aineisto siirretään Tahtiin. Ajankohta ilmoitetaan muotoa 0212 = helmikuu 2012. 250/DATE Ajoaika Tietueen ajoaika on pakollinen tieto, joka ilmoitetaan muotoa pp.kk.vvvv hh24.mm. 300/3 Aineistotunnus Aineistotunnus on pakollinen tieto, joka tulee ilmoittaa oikeassa muodossa tietueen lähettämishetkellä. Viraston tai laitoksen aineistotunnus yksilöi tietueen toimittajan. Viraston tai laitoksen aineistotunnus löytyy Tahtin aineistotunnuskoodistosta. Muita kuin koodistossa olevia arvoja ei saa käyttää. Aineistotunnuksen virastoille antaa Valtiokonttori. 500/100 Tiedon lähettäjän sähköpostiosoite (varsinainen) Tiedon lähettäjän (varsinainen) sähköpostiosoite on pakollinen tieto, joka yksilöi viraston ja laitoksen Tahti siirtoajosta vastaavan ja Tahtin yhteyshenkilönä toimivan varsinaisen henkilön sähköpostiosoitetiedon. Tiedon pakollisuuden lisäksi tarkastetaan Tahtissa sähköpostin (e-mailin) muoto. 5800/100 Tiedon lähettäjän sähköpostiosoite (varahenkilö) Virasto ja laitos tai palvelukeskus ilmoittaa nimeämänsä varsinaisen tiedontuottajan varahenkilönä toimivan henkilön sähköpostiosoitetiedon. Tieto tarkastetaan Tahtissa sähköpostin (e-mailin) tietomuodon osalta. VIRASTO/TYÖNANTAJA 400/6 Virasto (VHS) Virasto- ja laitoskoodi (VHS) eli työnantajatunnus on pakollinen tieto, joka tulee ilmoittaa oikeassa muodossa tietueen lähettämishetkellä. Viraston tai laitoksen tunnus löytyy Tahtin VHS-virastokoodistosta. TUNNISTETIEDOT Tunnistetiedot yksilöivät henkilön palvelussuhteen Tahtin tietokannassa. Tunnistetietoja ovat virastotunnus (VHS), henkilötunnus ja palvelussuhteen lisätunnus. 600/11 Henkilötunnus Henkilötunnus on pakollinen tunnistetieto. Henkilötunnus ilmoitetaan 11 merkillä. Kuusi ensimmäistä numeroa muodostuu syntymäajasta ja neljä viimeistä muodostavat tarkistusosan, joka erotetaan syntymäajasta väliviivalla. Ulkomaalaiset, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tulisi ohjata palvelussuhteen alkaessa hakemaan suomalainen henkilötunnus joko maistraatista tai verovirastosta (lisätietoja löytyy verottajan www sivuilta). Henkilötunnuksen tarkastusosan muuttumisella palvelussuhteen aikana on vaikutusta raportoitaviin tietoihin. Kun ulkomaalaisen henkilötunnuksen

10 (32) tarkastusosa on 9-alkuinen ja tieto vahvistetaan Tahtin tietokantaan raportointia varten ja henkilötunnuksen tarkastusosaa esimerkiksi seuraavan kuukauden aikana muutetaan, muodostuu Tahtin tietokantaan samasta henkilöstä muutosajankohdasta lukien uudet tiedot. Esimerkiksi vuositietoja raportoitaessa ulkomaalaisesta, jolle on ilmoitettu keinotekoinen tarkastusosa alkuvuodesta ja suomalainen henkilötunnus loppuvuodesta, tulee raportille kahdet eri henkilö-, palvelussuhde- ja ansiotiedot. 900/9 Palvelussuhteen lisätunnus Palvelussuhteen lisätunnus on pakollinen tunnistetieto, joka tulee ilmoittaa kaikista palvelussuhteista. Jos henkilöllä on virastossa tai laitoksessa samanaikaisesti useita palvelussuhteita, erotellaan palvelussuhteet toisistaan lisätunnuksen avulla. Palvelussuhteen lisätunnus voi olla 1-9 merkin pituinen numero- ja/tai aakkostieto. Kentän pituudesta ja muodosta huolehtii viraston ja laitoksen henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmän toimittaja. TULO- JA EROSUUNTA 2100/2 Tulosuunta Tulosuuntatiedoilla seurataan valtion henkilöstön sisäistä vaihtuvuutta, eli virastojen välistä liikkuvuutta, ja ulkoista vaihtuvuutta, esimerkiksi kunnalta tai yksityiseltä sektorilta valtion palvelukseen siirtyneitä. Lisäksi seurataan eläkkeeltä tulleiden ja muualta palvelukseen tulleiden vaihtuvuutta. Jos tulosuunta ei ole tiedossa, merkitään tulosuunnaksi koodi 99 (= tulosuunta tuntematon). Tulosuunta ilmoitetaan aina kun henkilön palvelussuhde alkaa VHS virastossa. Vaihtuvuustietoja ei ilmoiteta lyhyistä kuukauden pituisista palvelussuhteista. Jos henkilön palvelussuhde alkaa ja päättyy saman kuukauden aikana, ennen kuin tietoja on ehditty ilmoittaa Tahtiin, poistetaan vaihtuvuustiedot konekielisesti ennen Tahti -siirtoa. Tulosuunta pitää ilmoittaa kun harjoittelijan tai oppisopimussuhteisen palvelussuhde päättyy ja henkilö jatkaa virastossa esim. määräaikaisessa palvelussuhteessa (uusi sääntö). Kun kaksi virastoa lakkautetaan ja ne yhdistetään yhdeksi uudeksi virastoksi, tulosuuntaa ei ilmoiteta lakkautetuista virastoista yhdistettyyn virastoon siirtyneille palvelussuhteille. Jos yhdistettyyn virastoon siirtyy tai nimitetään henkilöitä muista virastoista kuin lakkautetuista, ilmoitetaan tulosuunta. Tulosuunta ilmoitetaan Tahtin tulosuuntakoodiston mukaisesti. 02 = toinen valtion virasto tai laitos 03 = kunta tai kuntayhtymä 04 = muu valtion ulkopuolinen sektori, esim. seurakunta, yksityinen valtionapulaitos, Suomen Pankki, Kansaneläkelaitos, rahastot (SITRA, Valtion vakuusrahasto jne.) 09 = yksityinen sektori 12 = työkyvyttömyyseläke. Huom. työkyvyttömyyseläkkeen ja työttömyystuen yhdistelmältä palvelukseen tulevat ilmoitetaan koodilla 12. 13 = vanhuuseläke 17 = varhennettu vanhuuseläke 19 = yksilöllinen varhaiseläke 95 = muu tulosuunta (opiskelemasta, kotoa, yrittäjätoiminnasta jne.) 99 = tulosuunta tuntematon 2200/2 Erosuunta Erosuuntatiedoilla seurataan valtion henkilöstön lähtövaihtuvuutta, erikseen valtion sisäistä vaihtuvuutta eli virastojen ja laitosten välistä liikkuvuutta, ja ulkoista vaihtuvuutta eli vaihtuvuutta kunnalle ja yksityiselle ym. sektorille. Lisäksi seurataan eläkkeelle siirtyneiden tai

muiden erosuuntien (opiskelu, määräaikainen palvelussuhde päättyy jne.) vaihtuvuustietoja. Jos erosuunta ei ole tiedossa, merkitään erosuunnaksi 99 (= erosuunta tuntematon). Määräaikaisista palvelussuhteista erosuunnaksi ilmoitetaan 95 (= muu erosuunta), jos todellista erosuuntaa ei tiedetä. Jos palvelussuhde päättyy ennen määräajan päättymistä, esimerkiksi henkilö siirtyy toisen viraston tai laitoksen palvelukseen, ilmoitetaan erosuunta koodiston mukaisesti (esim. 02 = henkilö on siirtynyt toiseen valtion virastoon tai laitokseen). Jos virkaan nimitetty virkamies nimitetään toiseen valtion virkaan ja tähän uuteen virkaan liittyy koeaika, virkamies katsotaan eronneeksi aikaisemmasta virasta vasta kun koeaika on päättynyt. Henkilölle ilmoitetaan kuitenkin erosuunta 01 jo silloin kun koeaika alkaa. 11 (32) Erosuunta ilmoitetaan aina kun henkilön palvelussuhde päättyy VHS-virastossa. Vaihtuvuustietoja ei ilmoiteta lyhyistä alle kuukauden pituisista palvelussuhteista. Jos henkilön palvelussuhde alkaa ja päättyy saman kuukauden aikana, ennen kuin tietoja on ehditty ilmoittaa Tahtiin, poistetaan vaihtuvuustiedot konekielisesti ennen Tahti-siirtoa. Erosuuntaa ei ilmoiteta henkilöille silloin kun virasto siirtyy pois valtion budjettitalouden piiristä. (Esimerkiksi yliopistot 1.1.2010). Kun kaksi virastoa lakkautetaan ja ne yhdistetään yhdeksi uudeksi virastoksi, erosuuntaa ei ilmoiteta lakkautetuista virastoista yhdistettyyn virastoon siirtyneille palvelussuhteille. Jos henkilö samassa yhteydessä eroaa viraston palveluksesta, erosuunta ilmoitetaan. Erosuunta ilmoitetaan Tahtin erosuuntakoodiston mukaisesti. 01 = henkilö on siirtynyt toiseen valtion virastoon tai laitokseen, jossa koeaika 02 = henkilö on siirtynyt toiseen valtion virastoon tai laitokseen 03 = henkilö on siirtynyt kunnan tai kuntayhtymän palvelukseen 04 = henkilö on siirtynyt muun valtion ulkopuolisen sektorin palvelukseen, esim. yksityinen valtionapulaitos, Suomen Pankki, Kansaneläkelaitos, rahastot (SITRA, Valtion vakuusrahasto jne.) 09 = henkilö on siirtynyt yksityisen sektorin palvelukseen 12 = henkilö on siirtynyt työkyvyttömyyseläkkeelle 13 = henkilö on siirtynyt vanhuuseläkkeelle 14 = henkilö on kuollut 17 = henkilö on siirtynyt varhennetulle vanhuuseläkkeelle 19 = henkilö on siirtynyt yksilölliselle varhaiseläkkeelle 95 = muu erosuunta (opiskelu, yrittäjäksi siirtyminen, määräaikaisuuden päättyminen jne.) 99 = erosuunta tuntematon HENKILÖÄ KOSKEVAT TIEDOT 700/40 Henkilön sukunimi Henkilön sukunimi on pakollinen tieto. 800/30 Henkilön etunimet Henkilön etunimet on pakollinen tieto. 1700/1 Sukupuoli Sukupuoli on pakollinen tieto. Sukupuolitieto ilmoitetaan Tahtin sukupuolikoodeilla. Muita kun koodistossa olevia arvoja ei voi käyttää. 1 = mies 2 = nainen

1800/6 Tutkinto 12 (32) Tutkintotiedot ilmoitetaan pääainetason tarkkuudella tutkintokoodiston mukaisesti. Tutkintokoodisto on tilattavissa Tilastokeskuksen koulutustilastosta. (ks. http://www.stat.fi/meta/luokitukset/koulutus/versio.html). Korkeakoulututkinto ilmoitetaan, vaikka henkilö olisi lisäksi suorittanut viran tai tehtävän hoitoon paremmin soveltuvan alemmanasteisen tutkinnon. Jos henkilö on suorittanut useita samantasoisia tutkintoja, ilmoitetaan niistä se ylin tutkinto, joka lähinnä soveltuu henkilön hoitamaan virkaan tai tehtävään (tai on kelpoisuusvaatimuksena). Jos henkilöllä ei ole tutkintotietoa, siirretään viraston henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmästä tutkintotiedon tilalle henkilön yleissivistävä koulutustieto. Tiedot ilmoitetaan koodeilla 101151 kansakoulu, 201101 peruskoulu, 201251 keskikoulu ja 301101 ylioppilastutkinto. 1900/3 Henkilön kansalaisuus Kansalaisuustieto ilmoitetaan Tahtin kansalaisuuskoodiston mukaisesti. Kansalaisuustieto ilmoitetaan myös suomen kansalaisille (koodi = 246). Jos kansalaisuus ei ole tiedossa, ilmoitetaan koodi 999 (= tuntematon). PALVELUSSUHDETTA KOSKEVAT TIEDOT 1000/5 Virka- ja ammattinimike Virka- tai ammattinimikkeen ilmoittaminen on pakollinen tieto. Palvelussuhteen virka- tai ammattinimike ilmoitetaan Valtiokonttorin ylläpitämän virka- ja ammattinimikekoodiston mukaisilla koodeilla. Tuntiopettajalla käytetään tavallisesti nimikkeitä 56400 = tuntiopettaja tai 56401 = tuntiopettaja (päätoiminen) tai 43936 = päätoiminen tuntiopettaja tai 56405 = virkaan nimitetty tuntiopettaja (päätoiminen). Tuntiopettaja, jonka päätoimisuus täyttyy kahdesta tai useammasta korkeakoulutasoa alemmasta oppilaitoksesta, ilmoitetaan nimikekoodilla 66822 = yhteinen tuntiopettaja. (Sivutoimisia tuntiopettajia, nimikekoodi 56402, ei siirretä Tahtiin). 1100/2 Palvelussuhteen laatu Palvelussuhteen laatu on pakollinen tieto kaikille palvelussuhteille. Palvelussuhteen laatu kuvaa palvelussuhteen virka- tai työsopimussuhdetta, toistaiseksi tai määräajaksi voimassa olevaa palvelussuhdetta tai harjoittelua. Palvelussuhteen laatu ilmoitetaan Tahtin palvelussuhteen laatu -koodiston mukaisesti. VIRKASUHTEISET: 11 = nimitetty toistaiseksi tai määräajaksi valtion virkaan 15 = määräaikainen virkasuhde 17 = harjoittelija 18 = päätoiminen tuntiopettaja, myös yhteiset tuntiopettajat TYÖSOPIMUSSUHTEISET: 21 = työsopimussuhteinen (toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen palvelussuhde) 24 = oppisopimussuhteinen 27 = harjoittelija 28 = päätoiminen tuntiopettaja, myös yhteiset tuntiopettajat Harjoittelijoina pidetään valtiolla seuraavat kriteerit täyttäviä henkilöitä, joiden palvelussuhteen laatu pitää olla virkasuhteisilla 17 ja työsopimussuhteisilla 27: Henkilön tulee olla kirjoilla toisen asteen oppilaitoksessa, korkeakoulussa tai yliopistossa, henkilö ei saa olla suorittanut tutkintoa ja harjoittelijan palvelussuhde voi kestää enintään 6 kk. Harjoittelija voi kuitenkin olla opintojaan jatkava korkea-asteen välitutkinnon suorittanut. Harjoittelun pakollisuus ei ole ratkaiseva tekijä eikä se saadaanko harjoittelun ajalta ulkopuolista tukea. Har-

joittelu ei myöskään edellytä työtehtävien liittymistä opintojen pääaineeseen. Oppilaitoksen kanssa tehdään yleensä harjoittelusopimus ja se kuuluu osana opiskelijan opintoohjelmaan. Harjoittelijasta ei ole kysymys silloin kun esim. opiskelija nimitetään tai hänen kanssaan tehdään työsopimus tavalliseen kesätyöpaikkaan tai henkilö nimitetään muutoin määräaikaiseen palvelussuhteeseen. 13 (32) Vakinaisen päätoimisen tuntiopettajan viran palvelussuhteen laatu ilmoitetaan koodilla 11 ja virkanimike koodilla 56405 (tuntiopettaja päätoiminen/virkaan nimitetty). 2400/2 Määräaikaisuuden syy Määräaikaiselle palvelussuhteelle pitää aina ilmoittaa Tahtin koodiston mukainen määräaikaisuuden syy -tieto. 5 = työn luonne 7 = työllisyyden hoitovaroin palkattu 8 = sijaisuus 9 = avoinna olevaan virkaan kuuluvien tehtävien hoidon väliaikainen järjestäminen 10 = harjoittelu 11 = säädösten perusteella nimitetty 1200/1 Palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuus Palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuus -tieto on pakollinen kaikille palvelussuhteille. Palvelussuhteen kokoaikaisuus ja osa-aikaisuus ilmoitetaan Tahtin koko-/osaaikaisuuskoodiston mukaisesti. 1 = henkilön palvelussuhde on kokoaikainen 2 = henkilön palvelussuhde on osa-aikainen, työaika vähintään 20 tuntia viikossa 3 = henkilön palvelussuhde on osa-aikainen, työaika alle 20 tuntia viikossa Osa-aikaiselle palvelussuhteelle pitää aina ilmoittaa myös osa-aikaisuuden syy -tieto. Palvelussuhteen työaikatiedon pitää vastata palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuustietoa. Tuntipalkkaisen palvelussuhteen työaikatieto voi olla tyhjä. Harjoittelijoilla, joiden palkan prosenttiosuus on 75 %, sallitaan koko-/osa-aikaisuuskoodiksi 1 (= kokoaikainen). Opettajien koko-/osa-aikaisuus määräytyy seuraavasti: Koko-/osa-aikaisuus on 1 = kokoaikainen - kokoaikainen opettaja ja täyttä opetusvelvollisuutta tai täyttä työaikaa tekevä päätoiminen tuntiopettaja Koko-/osa-aikaisuus on 2 = osa-aikainen, yli 20 t/vk - päätoiminen tuntiopettaja, joka ei tee täyttä opetusvelvollisuutta ja jonka työaika on vähintään 20 t/vk. Opetusvelvollisuus on päätoimista. - yhteinen opettaja tai tuntiopettaja, jonka päätoimisuus täyttyy kahdesta tai useammasta korkeakoulutasoa alemmasta oppilaitoksesta Koko-/osa-aikaisuus on 3 = osa-aikainen, alle 20 t/vk - osa-aikainen opettaja, jonka palkan prosenttiosuus on alle 50 % tai työaika on alle 20 t/vk tai opetusvelvollisuus ei ole päätoimista 2500/1 Osa-aikaisuuden syy Osa-aikaisuuden syy ilmoitetaan kaikille osa-aikaisille palvelussuhteille (myös tuntipalkkaisille), joiden palvelussuhteen koko-/osa-aikaisuuskoodi on 2 (= osa-aikainen, väh. 20 t/vk) tai 3 (= osa-aikainen, alle 20 t/vk). Osa-aikaisuuden syy ilmoitetaan myös osittaista virka-

vapautta omasta virastaan tai osittaista palkatonta vapaata työsopimussuhteisesta palvelussuhteesta saaneille palvelussuhteille. Osa-aikaisuuden syy ilmoitetaan Tahtin osa-aikaisuuskoodiston mukaisesti. 1 = osittainen virkavapaus tai osittainen vapaus työtehtävistä 2 = osittainen hoito- tai vanhempainvapaa 3 = osa-aika-asetuksen perusteella siirtynyt määräajaksi osa-aikatyöhön (1341/88 = nuorisotyöttömyyden lieventäminen tai 1363/1997, 943/2001, 1466/2001 työllisyysasetus) 4 = osa-aikaeläke 5 = osatyökyvyttömyyseläke 9 = muu syy 2700/ 1 Viran luonne 14 (32) Tieto ilmoitetaan virkamiehelle, jonka hoitama virka (palvelussuhteen laatu on 11 tai 18) on säädetty laissa, asetuksessa tai viraston tai laitoksen päätöksellä joko osa- tai määräaikaisena hoidettavaksi. (Ei koske määräaikaiseen virkasuhteeseen palkattuja, joiden palvelussuhteen laatu on 15.) Viran luonne ilmoitetaan Tahtiin viran luonne -koodiston mukaisesti. 2 = osa-aikainen virka (virkaan kuuluva työaika, opetusvelvollisuus tai muu työmäärä on rajoitettu tietyksi osaksi virkaan yleensä kuuluvasta työmäärästä). Ks. VirkamA 5 2 mom. 3 = määräajaksi täytettävä kokoaikainen virka (virkaan voidaan nimittää määräajaksi tai muuten rajoitetuksi ajaksi). Määräaikaisuus perustuu: Ks. VVirkamL 9 :n 2 tai 3 mom. ja A 1060/30.11.1994, A Aina määräajaksi täytettävistä viroista. 4 = kokoaikainen virka, joka on virastoa koskevalla asetuksella säädetty täytettäväksi määräajaksi tai virka, johon tarvittavat varat on saatu lahjoituksena valtiolle (määräaikainen virka), VirkamA 6. 5 = kokoaikainen virka, johon nimitetty määräajaksi viraston päätöksellä 6 = määräaikainen osa-aikainen virka, lakiin tai asetukseen perustuva 7 = määräaikainen osa-aikainen virka, viraston asetukseen perustuva 8 = määräaikainen osa-aikainen virka, viraston päätökseen perustuva 2800/2 Virkasopimus Tieto ilmoitetaan vain virkamiehelle, jonka kanssa virasto tai laitos on tehnyt virkamieslain 44 :ssä tarkoitetun kirjallisen virkasopimuksen palvelussuhteessa noudatettavista ehdoista. Virkasopimus voi koskea muutakin kuin palkkausta, esim. työaikaa. (Virkasopimuskoodia ei saa käyttää työsopimussuhteisten palvelussuhteilla). Virkasopimus ilmoitetaan Tahtin virkasopimuskoodiston mukaisesti. 01 = Valtion vuoden 1986 Virkamieslain 30 :n mukainen sopimus tai vastaava vanhempiin virkamieslakeihin perustuva sopimus (ns. vapaa sopimus) 04 = virkasopimus, joka on käsitelty valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnassa 05 = virkasopimus, joka on sovittu tai päätetty virastossa tai laitoksessa ja se koskee palkkausta tai sekä palkkausta että muita palvelussuhteen ehtoja 06 = virkasopimus, joka on sovittu tai päätetty virastossa tai laitoksessa ja se koskee muuta kuin palkkausta Tieto ilmoitetaan myös niille virkamiehille, joita koskee valtion vuoden 1986 virkamieslain 30 :ssä tai vastaavassa vanhemmassa laissa oleva sopimus (ns. vapaa sopimuspalkkaiset).

2900/1 Työnantajavirka 15 (32) Työnantajavirkamiehistä on säädetty valtion virkaehtosopimusasetuksen 10 :ssä (497/96, 630/2011). Työnantajavirkaa hoitavilla on oikeus toimia työantajan edustajana mm. virka- ja työsopimusneuvotteluissa. Työnantajavirka ilmoitetaan Tahtin työnantajavirkakoodiston mukaisesti. Ei työnantajavirkojen osalta voidaan koodi jättää ilmoittamatta, jolloin se muunnetaan Tahtissa. 0 = ei työnantajavirka 1 = työnantajavirkamies 2600/1 Taustavirka/-työsopimussuhde Tieto ilmoitetaan henkilölle, joka on nimitetty oman tai toisen viraston tai laitoksen määräaikaiseen virka- tai työsopimussuhteeseen ja hänelle on myönnetty palkatonta virkavapautta virasta, johon hänet on nimitetty toistaiseksi tai palkaton vapaus toimesta, jota hän hoitaa toistaiseksi. Samaa sääntöä noudatetaan, kun henkilö on nimitetty virkaan määräajaksi ja hänellä on toistaiseksi voimassa oleva palvelussuhde valtiolla. Tieto ilmoitetaan henkilön määräaikaisena hoidetun viran tai toimen yhteydessä. Taustavirka tai -työsopimussuhde voi olla myös osa-aikainen. Taustavirka tai työsopimussuhde ilmoitetaan Tahtin taustavirka/-työsopimussuhde - koodiston mukaisesti. Muita kuin koodistossa olevia arvoja ei saa käyttää. 1 = virkasuhde, johon henkilö on nimitetty toistaiseksi ja josta hänellä on palkaton virkavapaus 2 = työsopimussuhde, jota henkilö hoitaa toistaiseksi ja josta hänellä on palkaton vapaus PALVELUS- JA TYÖAIKAA KOSKEVAT TIEDOT 2300/5,4 Henkilötyövuosi Henkilötyövuosilla tarkoitetaan säännöllistä normaalia vuosityöaikaa, johon ei lasketa ylitöitä eikä muuta normaalin työajan ylittävää työaikaa. Palkallinen ja osapalkkainen sairausaika eivät pienennä henkilötyövuotta. Kokoaikaisen henkilön henkilötyövuoden määrä on aina enintään yksi. Tätä henkilötyövuosikäsitettä käytetään esimerkiksi silloin kun lasketaan erilaisia henkilöstökustannuksia henkilötyövuotta kohti. Henkilötyövuosi ilmoitetaan neljän desimaalin tarkkuudella, desimaaleja ei pyöristetä. Tiedot kerätään kumulatiivisena tietona vuoden alusta lukien. Henkilötyövuoden laskennassa noudatetaan seuraavaa laskutapaa (selostettu myös Käsikirjassa valtion organisaatioille Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä, Henkilöstötilinpäätös, Valtion työmarkkinalaitos, Oy Edita Ab 2001): HTV = HTV = pkpv = pkpv /365 * k, josta henkilön henkilötyövuoden arvo ko. vuonna henkilön palkallisten palveluksessaolopäivien lukumäärä kalenteripäivinä (palveluksessaolopäivistä vähennetään palkattomat päivät) 365 = vuoden kalenteripäivien lukumäärä. Huom. karkausvuonna kalenteripäivien lukumäärä on 366. k = (sta/nsta) = henkilön kokoaikaisuutta kuvaava kerroin, jossa

16 (32) sta = nsta = henkilön todellinen säännöllinen työaika tunteina käytetään aikajaksoa (p/vk/2-vk/3-vk), jona henkilön säännöllinen työaika määräytyy henkilön työaikaperusteen mukainen, keskimääräinen säännöllinen, teoreettinen kokoaikainen työaika tunteina vastaavana ajanjaksona (p/vk/2- vk/3-vk). Esimerkki kertoimen laskemisesta: Jos henkilö on kokoaikainen ja tekee normaalia virastotyöaikaa (36,25 tuntia/vk) kerroin on k = (36,25 tuntia / 36,25 tuntia) = 1. Jos virastotyöaikaa tekevä henkilö on osa-aikainen ja tekee viikossa keskimäärin 20 tuntia, niin kerroin on k = (20 tuntia / 36,25 tuntia) = 0,55. Toinen oikea tapa henkilötyövuosien laskennassa on käyttää todellisia palkallisia työpäiviä tai jopa työtunteja. Tällöin kaavassa: pkpv = todella tehtyjen palkallisten työpäivien (työtuntien lukumäärä) ja kalenteripäivien (365) tilalla käytetään ko. vuoden työpäivien (esim. vuonna 2012 251) tai työtuntien todellista lukumäärää. Palvelussuhteen koko- ja osa-aikaisen ajan henkilötyövuosikertymä lasketaan yhteen silloin, kun henkilö on ollut saman palvelussuhteen lajin sisällä sekä osa- että kokoaikaisena. Rinnakkaisista osa-aikaisista palvelussuhteista yhteenlaskettu henkilötyövuosi voi olla enintään yksi ja niistä tehdään aina oma ilmoitus. Tuntipalkkaiset (virka- ja työsopimussuhteiset aikapalkkaiset): Tähän lasketaan vuositasolla aikapalkkauksen tunnit + urakkapalkkauksen tunnit jaettuna työaikalain alaisen vuositunneilla ja virastotyöaikaa noudattavilla vuositunneilla. Henkilön työaikaperusteen työaikana käytettävä luku (kaavassa nsta) päätellään työaikaperusteesta, mutta joissakin tapauksissa se pitää ilmoittaa järjestelmään erikseen. Jos henkilön työaika on muu kuin teoreettinen työaika, käytetään sitä. Työaikaperusteen teoreettinen viikkotyöaika: 01= Työaikalain ulkopuolella oleva, johtavassa asemassa oleva, virastotyö, 36,25 työaikasopimus 02= Työaikalain piirissä oleva, virastotyö, työaikasopimus 36,25 05= Työaikalain 6, viikkotyö, työaikasopimus 38,25 06= Työaikalain 7, jaksotyö, työaikasopimus 38,25 07= Talonmies, työaikasopimuksen 31 38,25 08= Puolustusvoimien VES, virastotyöaika 36,25 09= Puolustusvoimien VES, sopimuksen mukainen työaika 38,25 10= Merenkulkulaitoksen eräiden virkamiesten VES 38,00 11= Rajavartiolaitoksen VES, sopimuksen mukainen työaika 38,25 12= Rajavartiolaitoksen VES, virastotyöaika 36,25 15= Moottoriajoneuvon kuljettaja, työaikalaki, työaikasopimus 38,25 16= Merityöaikalaki 38,25 17= Laki työajasta kotimaanliikenteen aluksissa 38,25 41= Muu sovittu työaika, käytetään esim. sairaalalääkäreillä 36,25 50= Työaikalain ulkopuolella oleva, ei sovittua työaikaa (ei saa käyttää johtavassa 36,25 asemassa olevilla) 51= Työaikalain ulkopuolella oleva, muu kuin johtavassa asemassa oleva, 36,25 virastotyö, työaikasopimus (ulkomaan edustustot)

17 (32) Opetushenkilöstö, joiden työaikaan ei sisälly opetusvelvollisuutta: Henkilötyövuosikertymän laskemiseksi opettajille, joilla ei ole opetusvelvollisuutta tarvitaan kokoaikaisuuskerroin. Kerroin saadaan jakamalla henkilön todellinen säännöllinen viikkotyöaika kokoaikaisen henkilön teoreettisella viikkotyöajalla. Työaikaperusteen teoreettinen työaika opettajilla: 38= Työaikaan ei sisälly opetusvelvollisuutta, eikä oppilaitoksessa noudateta kokonaistyöaikaa 39= Työaikaan ei sisälly erikseen määriteltyä opetusvelvollisuutta ja oppilaitoksessa noudatetaan kokonaistyöaikaa 36,25 36,25 Opettajien, joilla on opetusvelvollisuus, henkilötyövuoden laskeminen: Opettajien, jotka ovat opetusvelvollisia (työaikaperuste on 40), mutta eivät tee täyttä opetusvelvollisuutta, henkilötyövuosikertymän laskeminen voidaan tehdä joko: a) Maksuprosentin / maksuosuuden avulla: Jos palkanlaskentajärjestelmässä on käytössä maksuprosentti/maksuosuus, joka ilmaisee suoraan palkan täysimääräisyyden, maksuprosentin/maksuosuuden mukainen määrä henkilötyövuosikertymäksi lasketaan palkallisista päivistä. b) Täysimääräisyyskertoimen avulla: Opettajien henkilötyövuosikertymän laskemiseksi ei käytetä kokoaikaisuuskerrointa, vaan lasketaan täysimääräisyyskerroin, joka ilmaisee, kuinka paljon tietyltä ajalta ansaittu palkka on saman ajan täydestä kokoaikaisessa palvelussuhteessa maksettavasta palkasta. Tietyn ajan täyden palkan laskemiseen on käytettävä kuukausipalkan perusteella saatavaa päiväpalkkaa, joka voi olla eri kuukausina eri suuri kuukauden kalenteripäivistä riippuen. Täten täysimääräisyyskerroin on laskettava jokaiselle kuukaudelle erikseen. Jos päiväpalkka muuttuu kesken kuukauden, myös täysimääräisyyskerroin muuttuu. Kun täysimääräisyyskerroin on saatavissa, henkilötyövuosikertymä voidaan laskea sen sekä palvelussuhdepäivien ja koko vuoden kalenteripäivien avulla. Opettajien henkilötyövuoden laskentaperusteena pidetään palkan täysimääräisyyttä. (Palkka tarkoittaa tässä palkan kuukausiarvon mukaista palkkaa). Jos opettajalle on maksettu palkka täysimääräisenä koko kuukaudelta, on hänen henkilötyövuotensa arvo ko. kuukaudelta 1/12 vuotta. Jos henkilö on osa-aikainen, lasketaan hänen henkilötyövuotensa maksetun palkan suhteessa palkkaan, jota hänelle maksettaisiin, jos hän olisi ollut kokoaikainen. Jos henkilö on ollut osan vuodesta palkattomalla virkavapaalla tai palkattomalla lomalla, vähennetään henkilötyövuotta samassa suhteessa. Jos opettaja on ollut osan vuotta muissa kuin opetustehtävissä, henkilötyövuosikertymät lasketaan opetustehtävistä erikseen ja muista tehtävistä erikseen ja ilmoitetaan tässä tiedustelussa yhdistettyinä. Yhteisten opettajien henkilötyövuoden ilmoitus: Yhteisten opettajien tiedot ilmoittaa jokainen oppilaitos itse. Palvelussuhde on voimassa ensisijaiseen oppilaitokseen, joka on palkanmaksaja.

18 (32) 1500/2 Työaikaperuste Työaikaperustetieto on pakollinen tieto kaikille palvelussuhteille. Henkilön palvelussuhteen työaikaperuste määräytyy seuraavasti: 01 = TAL:n ulkopuolella johtavassa asemassa oleva, virastotyö, työaikasopimus (VS, TS) 02 = TAL:n piirissä oleva, virastotyö, työaikasopimus (VS, TS) 05 = TAL 6, viikkotyö, työaikasopimus (VS, TS) 06 = TAL 7, jaksotyö, työaikasopimus (VS, TS) 07 = Talonmies, työaikasopimuksen 31 (VS, TS) 08 = Puolustusvoimien VES, virastotyöaika (VS) 09 = Puolustusvoimien VES, sopimuksen mukainen työaika (VS) 10 = Merenkulkulaitoksen eräiden virkamiesten VES (VS) 11 = Rajavartiolaitoksen VES, sopimuksen mukainen työaika (VS) 12 = Rajavartiolaitoksen VES, virastotyöaika (VS) 15 = Moottoriajoneuvon kuljettaja, TAL, työaikasopimus (VS, TS) 16 = Merityöaikalaki (TS) 17 = Laki työajasta kotimaanliikenteen aluksissa (TS) 41 = Henkilön työaika on säännelty muilla kuin kohdassa 01-17 mainituilla perusteilla tai viraston omalla VES:llä tai TES:llä. Esim. sairaalalääkärit ja puolustusvoimien ns. toimistotyöaikaa tekevät työsopimussuhteiset kuuluvat tähän. (VS, TS) 50 = TAL:n ulkopuolella oleva, ei sovittua työaikaa (ei saa käyttää johtavassa asemassa olevilla) (VS) 51= TAL:n ulkopuolella oleva, muu kuin johtavassa asemassa oleva, virastotyö, työaikasopimus (ulkomaan edustustot) (VS, TS) Jos työsopimussuhteisen työajasta on sovittu yksinomaan henkilön työsopimuksessa, eikä henkilö ole minkään edellä mainitun työaikaperusteen alainen, ilmoitetaan työaikaperusteeksi koodi 41 (ei koodia 50). Yksinomaan opetushenkilöstöä varten ovat seuraavat työaikaperustekoodit: 38 = Työaikaan ei sisälly opetusvelvollisuutta, eikä oppilaitoksessa noudateta kokonaistyöaikaa. (VS, TS) 39 = Työaikaan ei sisälly erikseen määriteltyä opetusvelvollisuutta, ja oppilaitoksessa noudatetaan kokonaistyöaikaa. (VS, TS) 40 = Työaikaan sisältyy opetusvelvollisuus (esim. tuntiopettaja). (VS, TS) Työaikaperustetta, jonka perässä on merkintä VS, voidaan käyttää virkasuhteisten palvelussuhteissa ja merkintä TS työsopimussuhteisten palvelussuhteissa. KESKIMÄÄRÄINEN VIIKKOTYÖAIKA JA VIIKKO-OPETUSVELVOLLISUUS OVAT VAIHTO- EHTOISIA TIETOJA. VAIN TOISEEN ILMOITETAAN TIETOA. 3200/4,2 Keskimääräinen viikkotyöaika Keskimääräinen viikkotyöaika ilmoitetaan kahden desimaalin tarkkuudella, esim. kokoaikaisella virastotyössä 36 t 15 min ilmoitetaan 36,25, viikko- ja jaksotyössä 38 t 15 min 38,25. Osa-aikaisella esim. 20 t/vk ilmoitetaan 20,00. Työaikaa lyhentävinä otetaan huomioon vapaa-aikahyvitykset sekä muut normaalia työaikaa lyhentävät työaikalyhennykset (työaikaa ilmoitettaessa ei huomioida ylityötunteja, päivittäisiä lepotaukoja, vuosilomaa, sairaslomaa, virkavapautta, työaikapankkia tms.). Keskimääräiseksi viikkotyöajaksi ilmoitetaan aina se työaika, minkä henkilö olisi normaalisti tehnyt ilman poissaoloa tai ylityötä. Jos henkilön työaikaperuste on 41, 50 tai 51, hänen keskimääräinen työaikansa lasketaan niin tarkoin kuin mahdollista.

Tuntipalkkaisen keskimääräistä viikkotyöaikaa ei tarvitse ilmoittaa silloin kun on ilmoitettu YK palkkatekijä 05060. Opettajalle, jonka työaikaperuste on 38 tai 39, ilmoitetaan keskimääräinen viikkotyöaika tässä kohdassa (esim. rehtorit). 3300/4,2 Viikko-opetusvelvollisuus Oppilaitosten opettajana toimivalle ilmoitetaan työaikatietona viikko-opetusvelvollisuus, jos työaikaperusteeksi on ilmoitettu 40 (= työaikaan sisältyy opetusvelvollisuus). Opettajien viikko-opetusvelvollisuutta ei saa käyttää samanaikaisesti keskimääräisen viikkotyöajan kanssa paitsi, jos työaikaperusteeksi on ilmoitettu 39, voidaan keskimääräisen viikkotyöajan lisäksi ilmoittaa myös viikko-opetusvelvollisuus. 19 (32) Opetusvelvollisuudella tarkoitetaan opettajan opetusvelvollisuudeksi vahvistettua tuntimäärää, josta ei ole vähennetty mitään opetusvelvollisuutta vähentäviä tunteja (= huojentamaton opetusvelvollisuus). Mikäli opetusvelvollisuus on määritelty pitempää ajanjaksoa kuin viikkoa koskevana, ilmoitetaan tässä vain yhtä viikkoa vastaava osuus. Tieto ilmoitetaan kahden desimaalin tarkkuudella. Esim. opettajan opetusvelvollisuus viikossa on 24 t, ilmoitetaan 24,00. Osa-aikaiselle opettajalle ilmoitetaan opetusvelvollisuudeksi se tuntimäärä, jonka hän opettaa osa-aikaisessa palvelussuhteessa. Koko-/osa-aikaisuustiedoksi ilmoitetaan 2 (= osaaikainen yli 20 t/vk) jos hän on päätoiminen ja 3 (= osa-aikainen alle 20 t/vk) jos päätoimisuuden raja ei ylity. Tuntiopettajalle, joka on päätoiminen ja ei tee täyttä opetusvelvollisuutta, ilmoitetaan se viikko-opetusvelvollisuus, jonka hän käyttää opettamiseen. Koko-/osa-aikaisuustiedoksi ilmoitetaan 2 (= osa-aikainen yli 20 t/vk). Yhteiselle tuntiopettajalle (nimikekoodi = 66822), jonka päätoimisuus täyttyy kahdesta tai useammasta korkeakoulutasoa alemmasta oppilaitoksesta, kukin oppilaitos ilmoittaa sen viikkotuntimäärän, jonka yhteinen tuntiopettaja opettaa ko. oppilaitoksessa, kokoaikaisuustiedoksi ilmoitetaan 2 (= osa-aikainen yli 20 t/vk). TYÖPAIKAN SIJAINTI KUNTA JA ASEMAPAIKKA OVAT VAIHTOEHTOISIA TIETOJA. VAIN TOISEEN ILMOI- TETAAN TIETOA. 3000/3 Kunta Tietona ilmoitetaan työpaikan sijaintikunta, joka löytyy Tahtin kuntakoodistosta. 3100/3 Asemapaikka Ulkomailla työskentelevälle ilmoitetaan Tahtin asemapaikkakoodiston mukainen asemapaikan tunnus. Jos ulkomailla työskentelevälle henkilölle maksetaan ulkomaan matkustuspäivärahaa (henkilö on virkamatkalla), ei ilmoiteta asemapaikkaa, vaan kotimaan kuntakoodi. LOMATIEDOT 5000/2,1 Lomaoikeus Virastot ja laitokset ilmoittavat henkilöiden lomaoikeudet kuukausittain Tahtiin. Tiedot lasketaan virastoissa ja laitoksissa yleensä maaliskuun lopussa, jonka jälkeen ne siirretään Tahtiin kuukausittain. Jos tieto muuttuu laskennan jälkeen, toimitetaan Tahtiin uusi muuttunut

20 (32) tieto (esim. lomaoikeus 2 muuttuu 3:ksi). Henkilöstä, jonka palvelussuhde alkaa 1.4. jälkeen ja päättyy ennen vuoden vaihdetta, toimitetaan eropäivän mukainen lomaoikeustieto. Muiden 1.4. lukien palvelukseen tulleiden, joiden palvelussuhde jatkuu seuraavan vuoden puolelle, ilmoitetaan joulukuun viimeisen päivän mukainen tieto. Tahtiin ilmoitettavat lomaoikeustiedot voivat olla eri lomanmääräytymisvuosilta. Lomaoikeus ilmoitetaan yhdellä numerolla seuraavasti: Lomaoikeus, joka määräytyy *)lomaoikeustaulukon 1 mukaisesti (ns. lyhytlomalaiset) = 1 Lomaoikeus, joka määräytyy lomaoikeustaulukon 2 mukaisesti (ns. keskipitkälomalaiset) = 2 Lomaoikeus, joka määräytyy lomaoikeustaulukon 3 mukaisesti (ns. pitkälomalaiset) = 3 *)Ks. lomaoikeuden määräytyminen Valtion virka- ja työehtosopimus vuosilomista 2012 2014, 3, Vuosiloman pituus Kun henkilölle maksetaan 10 % tai 12,5 % lomakorvausta, tai muusta syystä päivinä määräytyvään lomaan ei ole oikeutta, ilmoitetaan lomaoikeustiedoksi 0. Lomaoikeustieto tarkistetaan Tahtissa seuraavasti: - sallitut arvot 0, 1, 2, 3 tai tyhjä. - ristiintarkistus: Jos on ilmoitettu lomanmääräytymiskuukausi, on oltava ilmoitettu lomaoikeus. 5100/2 Lomanmääräytymiskuukausien lkm Tiedot lasketetaan virastoissa ja laitoksissa yleensä maaliskuun lopussa, jonka jälkeen ne siirretään Tahtiin kuukausittain. Jos lomanmääräytymiskuukausien lukumäärä muuttuu, ilmoitetaan uusi muuttunut tieto. Henkilöistä, joiden palvelussuhde alkaa 1.4. jälkeen ja päättyy ennen vuoden vaihdetta, toimitetaan eropäivän mukaiset tiedot. Muiden 1.4. lukien palvelukseen tulleiden, joiden palvelussuhde jatkuu seuraavan vuoden puolelle, osalta ilmoitetaan joulukuun viimeisen päivän mukainen tieto. Tahtiin ilmoitettavien lomanmääräytymiskuukausien tiedot voivat olla eri lomanmääräytymisvuosilta. Tietona ilmoitetaan henkilön täysien lomanmääräytymiskuukausien lukumäärä kertymänä edelliseltä lomanmääräytymisvuodelta (1.4. - 31.3.), esimerkiksi 1 kk = 01, 12 kk = 12. Tieto ilmoitetaan aina, vaikka lomaraha olisi vaihdettu joko kokonaan tai osittain vapaapäiviksi. Lomanmääräytymiskuukausien lukumäärä tarkistetaan Tahtissa seuraavasti: - sallitut arvot 00, 01-12 tai tyhjä - ristiintarkistus: Jos on ilmoitettu lomaoikeutta, on oltava ilmoitettu lomanmääräytymiskuukausia. - ristiintarkistus: o jos lomanmääräytymiskuukaudet ovat 12, lomaoikeuden pitää olla 2 tai 3 o jos lomanmääräytymiskuukaudet ovat 00, lomaoikeus voi olla 0, 1, 2, 3 tai tyhjä o jos lomanmääräytymiskuukaudet ovat 01-11, lomaoikeus voi olla 1, 2 tai 3 PALKKAUSPERUSTEET Tahtiin ilmoitetaan palkkatiedot maksupäiväperiaatteen mukaisesti. Tiedustelukuukauden aikana maksetut palkat ja palkanerät ilmoitetaan palvelussuhteittain ja YK-palkkatekijöittäin yhteenlaskettuina. Jos virasto tai laitos on maksanut henkilölle palkkaa sekä kuukauden 15. päivä että viimeinen päivä, viedään Tahti-tietueelle maksetut palkat palvelussuhteittain ja YK-palkkatekijöittäin yhteenlaskettuina. Tahtissa kaikki rahakentät ilmoitetaan sentteinä. Tahti-ilmoituksella voi tulla myös miinusmerkkisiä YK-palkkatekijöiden senttejä ja tunteja, esim. jos henkilöltä on peritty takaisin aikaisemmin liikaa maksettua palkkaa.