1 Kokoustiedot SOTE työvaliokunnan kokous Kokousaika Pe klo 12.00 Kokouspaikka Frami D, Siru & Bitti, Seinäjoki Käsiteltävät asiat 1 11 Asia Sivu 1 Kokouksen avaus... 3 2 Kokousmuistio 15.11.2016 tarkastaminen... 4 3 Vanhojen sähköisten potilastietojen arkistointi... 5 4 ICT-työryhmän tilannekatsaus... 7 5 Päätyöryhmien raportointi... 8 6 SOTEMAKU strategiset tukipalvelut... 9 7 Ajankohtaista Etelä-Pohjanmaan SOTEMAKU... 10 8 Kokousaikataulu kevät 2017... 12 9 Blogi-kirjoittajat kevät 2017... 13 10 Muut mahdolliset asiat... 14 11 Kokouksen päättäminen... 15
2 Kokousaika Pe klo 12.10 15.40 Kokouspaikka Frami D1, kokoustila Mega, Seinäjoki Osallistujat Harri Jokiranta projektinjohtaja, E-P sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus Piia Aro perusturvajohtaja, Lapuan kaupunki, lähti klo 13.00 Tero Järvinen toimitusjohtaja (Kuusiolinna Terveys Oy), Kuusiokuntien terveyskuntayhtymä Hannele Koivisto kuntayhtymän johtaja, JIK peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Kirsti Kähärä terveyspalvelujohtaja, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Tytti Luoto sosiaalijohtaja, Ilmajoen kunta Vesa Maunuksela Tehy, henkilöstöjärjestöjenedustaja Kari Nuuttila liikelaitoskuntayhtymän johtaja, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Jouni Nummi kuntayhtymän johtaja, Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Maria-Liisa Nurmi perusturvajohtaja, Alavuden kaupunki Tuula Peltoniemi erityisasiantuntija, SOSTE ry Tanja Penninkangas peruspalvelujohtaja, Järvi-Pohjanmaan perusturva Jaakko Pihlajamäki sairaanhoitopiirin johtaja, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Anna-Kaisa Pusa kuntayhtymän johtaja, Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Hannu Puolijoki johtajaylilääkäri, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, saapui klo 12.15 Raija Ranta kansliapäällikkö-toimialajohtaja, Seinäjoen kaupunki, lähti klo 12.50 Lasse Anttila ohjausryhmän puheenjohtaja, saapui klo 12.20, lähti klo 15.00 Asiantuntijat Päivi Saukko Sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntija Eija Ala-Toppari-Peltola LAPE muutosagentti Heli Seppelvirta Muutosjohtaja MAKU, lähti klo 15.15 Jarmo Haukilahti tietojärjestelmäsuunnittelija, EPSHP Poissa Harri Lintala Minna Sillanpää Anneli Saarinen tulosaluejohtaja (sosiaalityö), Seinäjoen kaupunki toimitusjohtaja, Etelä-Pohjanmaan yrittäjät I&O muutosagentti Sihteeri Miska Kaihlamäki asiantuntija-assistentti Käsitellyt asiat :t 1-11 Allekirjoitukset Harri Jokiranta puheenjohtaja Miska Kaihlamäki sihteeri
3 1 Kokouksen avaus Todetaan läsnäolijat. Hyväksytään asialista. Todettiin läsnäolijat. Hyväksyttiin asialista niin, että 6 käsitellään 2 jälkeen.
4 2 Kokousmuistio 15.11.2016 tarkastaminen Työvaliokunnan kokousmuistiot on luettavissa osoitteessa https://sote.ep2019.fi/hallinto/ Kokousmuistiot tarkastetaan työvaliokunnan pidetyn kokouksen jälkeen seuraavassa kokouksessa. Hyväksytään kokousmuistio 15.11.2016. Hyväksyttiin kokousmuistio 15.11.2016.
5 3 Vanhojen sähköisten potilastietojen arkistointi Käsiteltävä asia koskee: o potilastietoja, jotka on tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin ennen Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa o potilastietoja, jotka on tallennettu terveydenhuollon järjestelmiin Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon arkistoon käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa STM:n vaiheistusasetuksen mukaisesti. o potilastietojärjestelmissä olevat potilashallinnolliset tiedot mm. ajanvaraustiedot, joita ei arkistoida kansalliseen Potilastiedon arkistoon Potilastiedon arkisto ja Omakanta ovat osa Kansallista Terveysarkistoa, Kanta-palveluita, joihin myös sähköinen resepti kuuluu. THL, STM ja Arkistolaitos ovat maaliskuussa 2016 linjanneet, että potilastietojen sähköisen pysyväissäilytyksen tulee tapahtua Kelan Kantapalveluissa, jolloin Arkistolaitos ei tule myöntämään säilytyslupaa paikallisille tai alueellisille arkistoille, jolloin X-Archive -tuotteella toteutetuille potilastietoarkistoille ei myönnetä pysyväissäilytyslupaa ja tähän mennessä X-Archiveen siirretyt potilastiedot tulisi siirtää arkistointia varten Kanta -järjestelmään. Etelä-Pohjanmaan alueella vanhoja potilastietoja on tallennettuna kahdeksaan erilaiseen järjestelmään, tietokantoja on yhteensä 32. Vanhat tiedot voidaan siirtää suoraan järjestelmistä tai paikallisista/alueellisista arkistoista. Tässä on arvioitu kuluvan aikaa n. puoli vuotta. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirillä on alueellinen sopimus Avaintecin kanssa X-Archiven palvelusta. Sopimuksen mukaan myös maakunnan julkisen terveydenhuollon yksiköt voivat hyödyntää palvelua. Avaintec on jo toteuttanut X-Archiveen työkalut, joiden avulla X-Archiveen tallennetut terveydenhuollon asiakirjat voidaan siirtää Kanta-arkistoon. Yhtiö toimii ja toteuttaa siirrot X- Archiveen ja arkistoinnit Kanta-arkistoon asiakkaiden päätösten mukaisesti. Vanhojen tietojen tallentamisessa Kantaan X-Archive toimii väliaikaisena potilastiedon tallennuspaikkana, jossa aineiston laatu testataan ja valmistellaan Kanta-siirtoa varten. Terveydenhuolto sekä muut yksiköt voivat käyttää X-Archivea muiden kuin potilastietoja sisältävien asiakirjojen määräaikais- ja pysyväissäilytykseen. Tällaisia ovat esimerkiksi hallinnon asiakirjat ja asianhallintajärjestelmistä tulevat asiakirjat. Asia esitellään kokouksessa. Paikalla asiantuntijana Jarmo Haukilahti EPSHP. Käydään keskustelu otsikon mukaisesta asiasta. Muutettu ehdotus: Vanhojen sähköisten potilastietojen arkistoinnista muodostetaan projekti, joka esitellään virkamiesryhmän kautta SOTEMAKU-johtoryhmälle. Projektin käynnistäminen esitetään epshp:lle. Lisäksi tehdään projektisuunnitelma maakunnallisen sosiaalihuollon tietojärjestelmän perustamisesta.
6 Muutettu päätösehdotus hyväksyttiin.
7 4 ICT-työryhmän tilannekatsaus Kuullaan edellisen työvaliokunnan ( 4, 15.11.2016) päätöksen mukaisesti ICT-työryhmän selvitys. Merkitään tiedoksi. Muutettu ehdotus: Merkitään tiedoksi. Työvaliokunta esittää ICT-työryhmän raportin hyväksyttäväksi SOTEMAKUjohtoryhmälle. Merkittiin tiedoksi ICT-työryhmän selvitys ja tilannekatsaus, jotka Tuula Ristimäki ja Ari Pätsi esittelivät. Selvitys annetaan hyväksyttäväksi virkamiesryhmän kautta seuraavaan SOTEMA- KU-johtoryhmän kokoukseen. Linjausta vaativat asiat nostetaan erikseen esiin.
8 5 Päätyöryhmien raportointi Kuullaan päätyöryhmien raportointi. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi päätyöryhmien raportit. Soten palvelurakenne-työryhmän kick off -tilaisuus järjestetään ti 17.1.2017 klo 12. Soten työryhmärakennetta tarkennetaan niin, että SOTE Tutkimus- ja kehittämisrakenne - työryhmä integroituu maakunnan tutkimus- ja kehittämisrakenteeseen. SOTE-organisaatio -päätyöryhmä jatkaa toimintaansa. Kuvio työryhmien organisoitumisesta päivitetään näiden tietojen perusteella. Sote-työryhmän Strategiset tukipalvelut tilanne on käsitelty 6.
9 6 SOTEMAKU strategiset tukipalvelut SOTEMAKU virkamiesryhmä on kokouksessa 2.12.2016 ( 14 ja 19) käsitellyt strategisten tukipalvelujen kokonaisuutta ja rakennetta. SOTE työvaliokunnan määrittelemien päätyöryhmien (erityisesti Organisaatio, Strategiset tukipalvelut sekä Kehittämisrakenne) kokonaisuutta ja rakennetta on tarkoituksenmukaista selkeyttää ja tarkentaa vastamaan SOTEMAKU työryhmien muodostamaa kokonaisuutta siten, että huomioidaan järjestäjän ja tuottajan toimintaan liittyvien työryhmien ja niiden tehtävien kokonaisuus. Työvaliokunta - käy läpi asiaan liittyvät SOTEMAKU virkamiestyöryhmän päätökset 2.12.2016 - tarkentaa SOTE päätyöryhmien rakenteen vastaamaan SOTEMAKU työryhmien rakennetta Muutettu ehdotus: Työvaliokunta käy läpi asiaan liittyvät SOTEMAKU-virkamiestyöryhmän päätökset 2.12.2016 tarkentaa SOTE-päätyöryhmien rakenteen vastaamaan SOTEMAKU-työryhmien rakennetta ja esittää Strategisten tukipalvelut -työryhmän siirtämisen Palvelurakenne - työryhmän alle esittää kuntayhtymän muodostamisen v. 2018 alusta Hyväksyttiin ehdotukset. Työvaliokunta tarkentaa SOTE-päätyöryhmien rakennetta vastaamaan SOTEMAKUtyöryhmien rakennetta niin, että SOTE Strategiset tukipalvelut -työryhmän varsinainen työ siirtyy SOTEMAKU Strategiset tukipalvelut -työryhmään. SOTE Strategiset tukipalvelut - päätyöryhmä jatkaa seurantaryhmänä. SOTEMAKU Strategiset tukipalvelut -työryhmässä sekä kaikissa sen alatyöryhmissä on henkilöstön edustus. Strategisten tukipalveluiden työryhmille järjestetään yhteinen kick off -tilaisuus to 19.1.2017. SOTE Strategiset tukipalvelut -työryhmä esittää, että Etelä-Pohjanmaa muodostaa sosiaalija terveydenhuollon maakunnan kattavan kuntayhtymän vuoden 2018 alusta. Työvaliokunta esittää asiaa virkamiesryhmälle SOTEMAKU Strategiset tukipalvelut -päätyöryhmän esityksen mukaisesti.
10 7 Ajankohtaista Etelä-Pohjanmaan SOTEMAKU Yleistä: - Strategisten tukipalvelujen kokonaisuuden muotoutuminen ja resursointi ovat ratkaisevan tärkeitä valmistelun etenemiselle - Strateginen, monialainen suunnittelu valmistelun lähtökohtana - Järjestäjän ja tuottajan väliset roolit vaativat lisäselvyyttä ja erityislainsäädäntöä - Valtakunnallisten palvelukeskusten rooli ja tehtävät vaativat täsmentymistä - Henkilöstöjärjestöjen tiedonvaihtoryhmä on organisoitunut ja käynnistää toimintaa - Maakunnat julkisoikeudellisina yhteisöinä voidaan perustaa heti lakien astuttua voimaan o Uudistuksen aikataulu on haastava o Valtion resursointia on tulossa - Väliaikaishallinnon valmistelutoimielin johtaa valmistelua ja käyttää päätösvaltaa seuraavissa tehtävissä: o hlöstö selvitys ja ehdotus o omaisuus osallistuminen selvittämiseen o sopimukset osallistuminen selvittämiseen o ICT osallistuminen selvittämiseen o toiminta ja hallinto järjestämisen valmisteleminen o talousarvio 2018 päätös o maakuntavaalit järjestämiseen osallistuminen o muut valmistelu - KEHA-keskus on käynnistänyt tietojen keräyksen maakuntiin siirtyvistä talous-, henkilöstö- ja tietohallintopalveluista. Maakuntaosio: - Maakuntauudistuksen työryhmät ovat kokoontuneet 2-3 kertaa ja työstävät parhaillaan toimeksiannonmukaista raportointipohjaa o Aluekehitys ja strateginen suunnittelu o Elinkeinot ja työvoima -palvelut inen o Maaseutu - terveyden valvonta ien lomituspalveluiden järjestäminen ja viranomaistehtävät o Maankäyttö, luonnonvarat ja liikenne o Turvallisuus ja varautuminen - Eri työryhmien osalta on järjestetty sidosryhmätilaisuuksia tai niitä on suunnitteilla o SOTE-työvaliokunnan ja MAKU-valmisteluryhmän yhteinen työkokous o Ympäristöterveydenhuollon seminaari (STM, MMM) o Lomitus ja maataloushallinto, viljelijätukitehtävät (kuntaliitto) o Työvoima ja yrityspalvelulain muutokset o Työvoima ja elinkeinot sekä aluekehitys ja strateginen suunnittelu o ELYn kolmen maakunnan yhteistapaaminen - Eri työryhmien osalta on laadittu erilliskyselyjä sidosryhmille
11 - Maakuntauudistuksen tilannekatsauksia on pidetty kunnissa, seminaareissa, eri järjestöjen ja yhdistysten kokousten yhteydessä. SOTE-osio: - Etelä-Pohjanmaan SOTE työryhmärakenne on uudistettu työvaliokunnan kokouksen 14.10.2016 4 (https://sote.ep2019.fi/hallinto/) mukaisesti. Päätyöryhmät ovat: o SOTE organisaatio, o SOTE palvelurakenne, o SOTE strategiset tukipalvelut sekä o SOTE tutkimus- ja kehittämisrakenne. - Päätyöryhmät ovat aloittaneet toimintansa ja päätyöryhmien alatyöryhmärakenne on käsitelty työvaliokunnan kokouksessa 15.11.2016. Työryhmätyön tarkoituksena on valmistella ehdotus SOTE -kokonaisuuden organisoitumisesta ja palvelurakenteesta osana maakunnan palvelulaitosta kesäkuun 2017 loppuun mennessä. - Muutosagentit o STM:n kärkihankkeen Lasten ja perheiden palvelujen muutosohjelman toimeenpanon muutosagentin määräaikaiseen tehtävään on valittu YTM, KTM Eija Ala- Toppari-Peltola. o Ikäihmisten kotihoidon ja omaishoidon vahvistamisen muutosagentin määräaikaiseen tehtävään on valittu VTM Anneli Saarinen. - STM kärkihankkeet o I&O kärkihanke (valtionavustushakemus ei saanut STM tukea) o LAPE kärkihanke (valtionavustushakemus on jätetty) o Palvelut asiakaslähtöisiksi kärkihanke (valtionavustushakemus on jätetty) - Tilannekatsauksia Etelä-Pohjanmaan SOTE:en liittyen on edelleen pidetty maakunnan kuntien hallitusten ja valtuustojen iltakouluissa ja seminaareissa, eri järjestöjen ja yhdistysten kokousten yhteydessä, sidostyhmätilaisuuksina eri työyhteisöissä sekä luentoina SeAMKin opiskelijoille. Merkitään tiedoksi ajankohtaiskatsaukset. Todetaan, että osatyökykyisten kärkihanketta ei haeta. Merkittiin tiedoksi ajankohtaiskatsaukset. Todettiin, että osatyökykyisten kärkihanketta ei haeta. Tuotiin esiin, että päätös lape-kärkihankkeesta on tulossa 22.1.2017. Asiakasosallisuushankkeen käynnistyminen on siirtynyt niin, että se alkaa 1.1.2017.
12 8 Kokousaikataulu kevät 2017 Virkamiesryhmä SOTEMAKU johtoryhmä SOTEMAKU kuntajohtajafoorum SOTE työvaliokunta 2017 Tammikuu to 26.1. klo 9.00 Helmikuu pe 10.2. klo 09.00 ke 22.2. klo 13.00 Maaliskuu ma 6.3. klo 09.00 pe 17.3. klo 13.00 pe 31.3. klo 09.00 Huhtikuu 10.4.2016 klo 09.00 pe 21.4 klo 13.00 Toukokuu ti 9.5. klo 09.00 pe 19.5. klo 13.00 pe 5.5. klo 12.00 Kesäkuu pe 9.6. klo 09.00 ti 20.6. klo 09.00 Päätetään kevään 2017 kokousaikataulu. Päätettiin työvaliokunnan kevään 2017 kokousaikataulu: pe 13.1. klo 12 16 pe 24.2. klo 9 13 ma 13.3. klo 12 16 to 20.4. klo 12 16 pe 19.5. klo 9 13 ke 21.6. klo 9 13
13 9 Blogi-kirjoittajat kevät 2017 Päätetään blogi -kirjoittajat keväälle 2017. Päätettiin, että ep2019.fi-sivuston blogiin kirjoittamisesta kiinnostuneet ilmoittautuvat Miska Kaihlamäelle. Työvaliokunta palaa asiaan tammikuussa.
14 10 Muut mahdolliset asiat Puheenjohtaja ehdotti kokouksessa, että työvaliokunta ottaa kokouksessa käsiteltäväksi Lape-hankkeen projektin vastuuhenkilön palkkaamisen suorarekrytointina ja tekee siitä päätöksen. Työvaliokunta päätti yksimielisesti ottaa asian käsiteltäväksi. Työvaliokunta hyväksyi Etelä- Pohjanmaan lasten ja perheiden palveluiden kehittämishankkeen (LAPE) projektikoordinaattorin suorarekrytoinnin. Tuotiin tiedoksi, että ke 11.1.2017 klo 12 järjestetään kumppanuusiltapäivä: tilaisuutta on mahdollista hyödyntää myös osallisuushankkeen näkökulmasta. Helmikuulle suunnitellaan miniseminaaria, jossa voidaan yhdistää osallisuushankkeen ja kumppanuusiltapäivän teemoja. Viestinnän ajankohtaisia asioita: - Sharepoint otetaan työryhmien sisäisen työskentelyn välineeksi - Verkkosivujen ep2019.fi uudistusta suunnitellaan keväällä 2017 yhteistyössä makupuolen kanssa - Ensi vuodelle on suunnitteilla kolumnisarja Ilkka-lehteen maku- ja sote-uudistuksesta - Maku-puolella on käytössä kuntien viestintärinki ja noin kuukausittain julkaistava ajankohtaiskatsaus. Sama käytäntö on suunnitteilla sote-puolelle, jolloin voidaan tiedottaa työryhmien kokousten tärkeimmistä tuloksista.
15 11 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.40.