PAKETTI KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI Ohjausryhmä 8/2010 PÖYTÄKIRJA Aika: Keskiviikko klo 12.00 13.40 Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Sisällysluettelo 1. Kokouksen avaus... 2 2. Läsnäolijoiden toteaminen... 2 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen... 3 4. Maaseutuhallinnon järjestäminen, tilannekatsaus... 3 5. Rohkeasti vuoteen 2012 Wellamo-opiston toiminnan linjaukset... 4 6. Seudullinen intra- ja extranet -järjestelmä... 5 7. Raideliikenteen vaikutukset elinkeinoelämälle ja yhdyskuntarakenteeseen... 6 8. Projektin itsearviointi... 7 9. Tiedoksisaantiasiat... 7 10. Muut asiat... 8 11. Seuraavat kokoukset... 8 12. Kokouksen päättäminen... 8 PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO, PL 50, (Hämeenkatu 9 A), 15111 Lahti, p. 03 8719 40, www.paijat-hame.fi/fi/paketti
KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI Ohjausryhmä Läsnä: Kunnanjohtaja Pauli Syyrakki, Nastola, kokouksen puheenjohtaja konsernipalvelujohtaja Mika Mäkinen, Lahti Kansliapäällikkö Pekka Virkkunen, Heinola Kaupunginjohtaja Osmo Pieski, Orimattila, saapui klo 13.00 4 käsittelyn aikana Kunnanjohtaja Juri Nieminen, Asikkala Kunnanjohtaja Raija Rissanen, Hartola Kunnanjohtaja Päivi Rahkonen, Hollola Kunnanjohtaja Anja Brofeldt, Hämeenkoski Kunnanjohtaja Kimmo Kuparinen, Artjärvi Kunnanjohtaja Seppo Huldén, Kärkölä Kunnanjohtaja Heikki Jaakkola, Padasjoki Kunnanjohtaja Marketta Kitkiöjoki Sysmä Kehitysjohtaja José Valanta, Lahden kaupunki Projektijohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto, saapui klo 13.30 7 käsittelyn jälkeen Projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Projektikoordinaattori Maija Väkeväinen, Päijät-Hämeen liitto, sihteeri Asiantuntijat: maaseutusihteeri Heimo Mattila 4 Maaseutuhallinnon järjestäminen, tilannekatsaus Wellamo-opiston rehtori Mari Ylä-Sankola-Peltola 5 Rohkeasti vuoteen 2012 Wellamo-Opiston toiminnan linjaukset Tietohallintojohtaja Marko Monni, seudullinen tietohallinto 6 Seudullinen intra- ja extranet -järjestelmä Poissa: Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti, puheenjohtaja Kaupunginjohtaja Hannu Komonen, Heinola Vt. maakuntajohtaja Tuula Loikkanen, Päijät-Hämeen liitto ASIAT 1. Kokouksen avaus Kokouksen puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.00. 2. Läsnäolijoiden toteaminen Todettiin läsnäolijat. 2
3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouksen jälkeen. Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja. Hyväksyttiin. 4. Maaseutuhallinnon järjestäminen, tilannekatsaus Maaseutuhallinnon järjestämisvastuu tulee edelleen säilymään kunnilla. Yhteistoiminta-alue muodostetaan alueelle, jossa on vähintään 800 maatilaa. Uusissa alueellisissa yksiköissä hallinnon tehtäviä tulee hoitamaan vähintään viisi henkilöä. Yhteisen hallinnon on määrä alkaa viimeistään 1.1.2013. PAKETTI -projektin ohjausryhmä päätti aloittaa Päijät-Hämeessä Maaseutuhallinnon järjestämistä koskevan selvitystyön, jota nimettiin tekemään Kärkölän kunnan maaseutusihteeri Heimo Mattila. Työn on määrä olla valmis 31.3.2011 mennessä. Selvityksen ensivaiheessa kartoitettiin yhteistoiminta-alueen muodostavat kunnat. Keskusteluja käytiin Päijät-Hämeen kuntien lisäksi myös Iitin kunnan kanssa. Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä, Lahti, Nastola, Padasjoki ja Sysmä tulevat muodostamaan yhteisen hallintoalueen Päijät- Hämeessä. Maaseutuhallinnosta paikallistasolla vastaavat kuntien maaseututoimet ja maaseutusihteerit tai -asiamiehet. Päijät-Hämeen kunnissa Lahtea ja Heinolaa lukuun ottamatta on oma viranhaltija maaseutuhallintoa hoitamassa. Tulevaisuudessa maatilojen määrän odotetaan vähenevän ja hallinnon on jatkossa tultava toimeen pienemmällä työntekijämäärällä. Paikallishallinnon uudistaminen on tarkoitus toteuttaa asiakaslähtöisesti eikä palvelujen saatavuutta ole tarkoitus heikentää. Maaseutuhallintoa pyritään keventämään ja sähköistä asiointia lisäämään. Selvittäjä Heimo Mattila esittää selvitystyön tilannekatsauksen. MaashallEsitys.pdf Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen Heimo Mattilan esittämän tilannekatsauksen. Ohjausryhmä keskustelee asiasta esittää mahdollisia kommentteja jatkotyöskentelyn tueksi. 3
Merkittiin tiedoksi Heimo Mattilan esittämä tilannekatsaus. Ohjausryhmä pitää tärkeänä, että Päijät-Hämeeseen syntyy yhteinen maaseutuhallinnon viranomaisyksikkö, ja päätti että valmistelua jatketaan esitetyn valmistelun pohjalta. Lisäksi todettiin, että yksityistieasiat ja maaseudun kehittäminen tulee tarkastella koko maakunnan tasolla ja ne voidaan suunnitella viranomaistoiminnasta erillisenä toimintona ja organisointina. 5. Rohkeasti vuoteen 2012 Wellamo-opiston toiminnan linjaukset PAKETTI projektin ohjausryhmä pyysi kokouksessaan 7.4.2010 sivistystoimenjohtajien ohjausryhmää selvittämään kuntien yleiset tavoitteet Wellamon toiminnassa. Selvityksessä tuli osoittaa omistajan näkemys Wellamo-opiston toiminnan yhteiskuntapoliittisista linjauksista ja päämääristä sekä pohtia miten ja missä kunta ilmaisee mahdolliset toiminnan painopisteet ja tilaajan odotukset opistolle. Sivistystoimen ohjausryhmän kokouksessa 2.6.2010 laadittu yhteenveto ja rehtori Mari Ylä-Sankola-Peltolan laatima selvitys on vastaus Wellamo -opiston yhteiskuntapoliittisia linjauksia koskevaan toimeksiantoon PAKETTI -projektin ohjausryhmälle. Sivistystoimen ohjausryhmä pyysi Wellamo -opiston johtokuntaa tehostamaan viestintää kuntiin päin. Kunnat tarvitsevat informaatiota mm. mitkä koulutukset toteutuvat, millaisilla resursseilla koulutusta toteutetaan, osallistujamäärät, millaista palautetta koulutuksesta annetaan ynnä muita seurattavia mittaritietoja. Kuntien päättäjille tulisi myös varata aikaisempaa vuorovaikutteisempi mahdollisuus osallistua keskusteluun Wellamo-opiston jäsenkuntien alueella toteutettavasta koulutustarjonnasta. WELLAMO-opisto_O mistajaohjaus150420 Asian esittelee Wellamo-opiston rehtori Mari Ylä-Sankola-Peltola. Wellamo.pdf Wellamo_08122010. ppt Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen Wellamo-opiston rehtori Mari Ylä-Sankola- Peltolan laatiman selvityksen sekä kuntien sivistystoimenjohtajien yhteenvedon. Ohjausryhmä keskustelee asiasta ja päättää tarvittavista jatkotoimenpiteistä. 4
Merkittiin tiedoksi Wellamo-opiston rehtori Mari Ylä-Sankola-Peltolan laatima selvitys sekä kuntien sivistystoimenjohtajien yhteenveto. 6. Seudullinen intra- ja extranet -järjestelmä Paketti-ohjausryhmä on käsitellyt seudullisen intra- ja extranet järjestelmän hankintaa kokouksissaan 12.8.2009, 10.12.2009, 7.4.2010 ja 9.6.2010. Näissä kokouksissa seutuintra-hanke on päätetty käynnistää ja hankkeelle on osoitettu rahoitus Paketti-hankkeen III-korista. Lisäksi Päijät-Hämeen liitto on pyytänyt hankkeessa mukana olevilta kunnilta maksusitoumukset omarahoitusosuuden osalta. Seudullinen tietohallintoyksikkö on kilpailuttanut tarvittavan järjestelmähankinnan ja toimittajaksi on valittu Innofactor Oy. Hankkeelle myönnetty rahoitus ja kuntien maksusitoumukset kattavat em. järjestelmähankinnasta ja käyttöönottoprojektista syntyvät kustannukset. Hanke on kuitenkin laajuudessaan niin merkittävä ja laaja-alainen, että sen läpivientiin on syytä osoittaa täysipäiväinen projektipäällikkö (asiakkaan projektipäällikkö). Asiakkaan projektipäällikön tehtävänä on huolehtia toimituksen laadunvalvonnasta ja katselmoinnista, organisoida projekti asiakkaan puolella, toimia eri projektiryhmien (sisällöllinen, toiminnallinen ja tekninen) jäsenenä/projektipäällikkönä sekä toimia päävastuullisena linkkinä asiakkaan ja ohjelmistotoimittajan välillä. Hankerahoitus ei sisällä em. projektipäällikön palkkakustannuksia. Seudullinen tietohallintoyksikkö esittää, että hankkeelle osoitetaan lisärahoitusta seuraavasti: Ajanjakso Rahoituksen kohde Rahoituksen määrä 1.1.2011 31.12.2011 Projektipäällikköpalvelun hankinta 60 000 Kuntien maksuosuus 20 000 euroa jakautuu kunnittain seuraavasti: 2009 asukasluku maksuosuus Hollola 21851 2714,19 Kärkölä 4876 605,67 Lahti 100861 12528,31 Nastola 15077 1872,77 Orimattila 14897 1850,41 Padasjoki 3451 428,66 YHT 161013 20000,00 Asian esittelee tietohallintojohtaja Marko Monni. 5
Ohjausryhmä päättää, että - seutuintra hankkeen projektipäällikön palvelun hankinta liitetään osaksi PAKETTI projektia ja - hanke rahoitetaan PAKETTI projektin budjetin III korista siten, että rahoitettava osuus on toteutuneet kustannukset, korkeintaan 60 000 euroa, ja - projektipäällikön palvelun hankinta on kilpailutettava hankintalain mukaisesti, ja - EU:n, Päijät-Hämeen liiton ja PAKETTI projektin osallistuminen projektin rahoitukseen mainitaan aina tiedotettaessa tai annettaessa muutoin julkisuuteen tietoja projektista. Rahoituksen saajan tulee myös huolehtia siitä, että kaikki projektiin osallistuvat henkilöt tai yhteisöt ovat tietoisia EU:n osallistumisesta rahoitukseen - päätös on ehdollinen siihen saakka, että EU-rahoituksen soveltuvuus hankkeelle sekä kuntien sitoumukset kuntarahoituksesta (20 000) on varmistettu. Ohjausryhmä päätti, että Seutuintra hankkeen projektipäällikön toteutuneet kustannukset, korkeintaan 60 000 euroa, rahoitetaan ehdotuksen mukaisesti projektin III korista. Projektitoimisto neuvottelee ja sopii toteutuksen Seudullisen tietohallinnon kanssa, pyytää kuntien sitoumukset sekä laatii tarvittavat sopimukset. 7. Raideliikenteen vaikutukset elinkeinoelämälle ja yhdyskuntarakenteeseen Keväällä 2010 PAKETTI -projektin ohjausryhmä päätti selvittää raideliikenteen vaikutuksia Lahden kaupunkiseudun elinkeinoelämälle ja yhdyskuntarakenteeseen. Selvitykseen osallistuvat Heinola, Hollola, Kärkölä, Lahti Nastola ja Orimattila ja ensimmäisessä vaiheessa kartoitetaan perusasiat mahdollisista vaikutuksista. Selvityksen tekijäksi ajalle 8.6.-30.11.2010 valittiin tarjouskilpailun perusteella Pöyry Finland Oy. Konsultti esitteli loppuraporttiluonnoksen raideliikenteen ohjausryhmälle 15.11.2010 jonka jälkeen raideliikenteen ohjausryhmä on sitä kommentoinut. Konsultille annettiin lisäaikaa 10.12.2010 asti raportin tarkentamista varten. Raideliikenteen ohjausryhmän puheenjohtaja Pauli Syyrakki esittelee johtopäätökset loppuraporttiluonnoksesta, joka esitellään tarkemmin vuonna 2011. Ohjausryhmä merkitsee tässä vaiheessa tiedokseen raportin Raideliikenteen vaikutukset elinkeinoelämälle ja yhdyskuntarakenteeseen johtopäätökset. Ohjausryhmä keskustelee asiasta ja toteaa, että raportti käsitellään kokonaisuudessaan alkuvuonna 2011 ja päättää silloin tarvittavista jatkotoimenpiteistä. 6
Hyväksyttiin. 8. Projektin itsearviointi Projektin alkuvaiheessa siihen sisällytettiin itsearviointi, jonka avulla on tarkoitus saada tietoa onnistumisista, epäonnistumisista sekä tarvittavista korjaavista toimenpiteistä. Arviointi päätettiin toteuttaa CAF-arviointimallilla. CAF (Common Assessment Framework) on EU-jäsenmaiden yhteistyönä kehitetty julkisen sektorin organisaatioiden laadunarviointimalli josta on julkaistu 19 kieliversiota ja sillä on yli 2000 käyttäjää. CAF-mallin päätavoitteena on helpottaa laatujohtamisen menetelmien käyttöönottoa julkisella sektorilla, auttaa paikantamaan organisaatioiden vahvuuksia ja parantamisalueita, yhdistää erilaisia laadunhallintamenetelmiä sekä edesauttaa organisaatioiden vertailukehittämistä. Haasteellisena tavoitteena oli kokeilla, voiko organisaatioissa ja organisaatioiden osissa käytettyä arviointimallia käyttää laajassa, monta eri prosessia käsittävässä projektissa. PAKETTI projektissa kulkee useita kehittämisprosessia rinnakkain, eri aikaisina ja eri prosessien sisältäessä erimääräisen kuntakokoonpanon. Työskentelyn tavoitteena oli selvittää, onko projektityöskentelyyn mahdollista työstää laadunhallintamalli, joka hyödyntää projektitoimistoa, ohjausryhmää ja eri sidosryhmiä niin, että projektitoiminnan todelliset hyödyt alueelle ja erityisesti kuntayhteistyöhön voidaan osoittaa. Arviointi käynnistettiin marraskuussa 2010 projektitiimin kehittämisseminaarissa, jossa CAF-mallia esitteli VVM:n neuvotteleva virkamies Jukka Erkkilä. Arviointia jatkettiin säännöllisesti vuoden 2010 aikana ja tiimiseminaarissa marraskuussa 2010 Jukka Erkkilän johdolla. Itsearvioinnin tuloksia esittelee projektijohtaja Jaana Simola. CAF projektiarviointi PAKETTI.pdf 2010 12 08 caf JS.ppt Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen itsearvioinnin tulokset ja keskustelee asiasta sekä päättää tarvittavista jatkotoimenpiteistä. Ohjausryhmä merkitsi tiedokseen itsearvioinnin tulokset. 9. Tiedoksisaantiasiat - PAKETTI projektin maksatuspäätös 15.10.2010, maksatuskausi 1.7.31.- 12.2009 7
- Pöytäkirja: EU-osarahoitettuja hankkeita koskeva artiklan 13 (EY) N:o 1828/2006 mukainen, paikan päällä tehtävä tarkastus, 9.11.2010 Merkitään tiedoksi em. asiat. 10. Muut asiat Ei ollut muita asioita. 11. Seuraavat kokoukset Perjantai 14.01.2011 klo 12.00 14.00 henkilöstö- ja talouspalvelukeskus edunvalvonta sote-kokonaisuus Keskiviikko 09.02.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 09.03.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 06.04.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 04.05.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 08.06.2011 klo 12.00 14.00 Hyväksyttiin. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.40. Kokouksen vakuudeksi Pauli Syyrakki kokouksen puheenjohtaja Maija Väkeväinen sihteeri 8