Tieto- ja palvelutalouden laitos / logistiikka Luento 2 Oston tulostavat ja työkalut Oston tulosvaikutustavat Oston perustyökalut
Oston tulosvaikutustavat
Osto voi tuottaa arvoa usealla eri tavalla
Osto voi tuottaa arvoa usealla eri tavalla Profit Sales Assets Profit X X = Sales Assets Equity Equity Kate X Kierto X Vipu = ROE OSTO 16 Luento 2 4
Osto vaikuttaa suoraan ostokustannuksiin Ostot ylivoimaisesti yrityksen suurin kuluerä yleensä 50-60% myynnistä, toimialojen välillä suuriakin eroja autot 60% (kaikki ostot 80%), virvoitusjuomat 65%, sairaalat 20% ulkoistamisen odotetaan kasvattavan ostojen osuutta entisestään Ostoissa säästetty euro jää paljon helpommin tuloslaskelman viimeiselle riville kuin asiakkaalta laskutettu euro vaadittu lisämyynti = säästetty euro / kateprosentti jos yrityksen kateprosentti on 5 niin ostossa säästetty euro on yhtä arvokas kuin 20 euron lisämyynti (=1/5%) ostossa säästettyjä euroja kutsutaankin koviksi euroiksi! Ostokustannuksissa hajontaa ostajien välillä! ostajan osaamisen ja tarkkaavaisuuden merkitys helposti 10% OSTO 16 Luento 2 5
Ostokustannukset merkittävä tuottovipu Myynti 1.000.000 60 % myynnistä Ostot 600.000 Tuotto 50.000 Kateprosentti 5% Muut kulut 350.000 Myynti 1.000.000 ROA 8,33% 30 % ostoista Varasto 180.000 Omaisuus Myynti 1.000.000 600.000 Kierto 70 % taseesta Muu omaisuus 420.000 Omaisuus 600.000 1,67 OSTO 16 Luento 2 6
Miten ROA saataisiin nostettua 20%:iin? Myynti 1.000.000 60 % myynnistä Ostot 600.000 Tuotto 50.000 Kateprosentti 5% Muut kulut Myynti 350.000 1.000.000 ROA 8,33% 20,00% 30 % ostoista Varasto 180.000 Omaisuus Myynti 1.000.000 600.000 Kierto 70 % taseesta Muu omaisuus 420.000 Omaisuus 600.000 1,67 OSTO 16 Luento 2 7
Ostokustannukset merkittävä tuottovipu Myynti 1.000.000 Ostot Tuotto Kateprosentti -11% 600.000 50.000 5% 534.000 116.000 11,60% Muut kulut Myynti 350.000 1.000.000 ROA 8,33% 20,00% Varasto Omaisuus Myynti 180.000 160.200 Muu omaisuus 420.000 1.000.000 600.000 Omaisuus 600.000 Kierto 1,67 1,72 580.200 OSTO 16 Luento 2 8
Osto usein helpoin tapa parantaa ROAa! Nostamalla myyntihintoja oletuksena muiden erien muuttumattomuus 7% (vaikeaa) Lisäämällä myyntiä 19% (vaikeaa) oletuksena vain ostojen ja varaston arvon kasvaminen jos myös muut erät kasvavat olisi vaadittu myynnin kasvu 500%! Karsimalla ostokustannuksia -11% ( so-so ) varaston arvo laskee luonnollisesti hankinta-arvon mukana Karsimalla muita kuluja -20% (vaikeaa) oletuksena muiden erien muuttumattomuus Tehostamalla varastokiertoa oletuksena muiden erien muuttumattomuus - (vaikeaa) Karsimalla muuta omaisuutta -83% (vaikeaa) oletuksena muiden erien muuttumattomuus OSTO 16 Luento 2 9
Myyntihinnan paras laskea 5% vuodessa! Analyysiä ja yhteistyötä!
Miksi vain Osto-kurssi?
Ostolla myös paljon välillisiä hyötyjä Sisäisen tuottavuuden ja tehokkuuden takaaminen laatu-, toimitusvarmuus-, joustavuus- ja standardointiaspekti tuotelinjojen muutosten, lisäysten ja karsintojen analyysi (esim. kauppa) Jatkuva informaation kerääminen ja välittäminen kilpailija- ja teknologiaseuranta, asiakastoiveet ketjussa taaksepäin, talouden kehitys, yhteiskunnalliset trendit, lakien muuttuminen jne. Toimitusketjun ja sijoitetun pääoman hallinta yritysyhteistyön edistäminen ja toimittajasuhteiden kehittäminen ulkoistamisen suunnittelu, toteutus ja hallinta varastot (määrä ja omistus), toimitus- ja läpimenoajat, maksuehdot Asiakasfokuksen ylläpito miten me voimme osaltamme edistää loppuasiakkaan kokemaa hyötyä huomioitava sekä sisäinen että ulkoinen asiakas Sisäinen koulutuspistej OSTO 16 Luento 2 12
Harva yritys kuitenkin menestyy ainoastaan säästämällä
Osto vaikuttaa kilpailuasemaan markkinoilla
Osto voi kasvattaa liikevaihtoa myös suoraan Uusien tuote- ja liiketoimintaideoiden kehittely toimittajatuntemuksen perusteella läheinen toimittajien tuntemus ja jatkuvat kontaktit auttavat Sisäisesti kehitettyjen tuotteiden ja palvelujen myyminen ulkopuolisille Yrityksen osto-osaamisen kaupallistaminen Yrityksen neuvottelemien sopimusehtojen myyminen yhteistyöyrityksille vielä varsin vähän käytetty tapa (hieman epäeettinen myös J) Yrityksen tilojen ja kapasiteetin tehokkaampi hyödyntäminen OSTO 16 Luento 2 15
Oston perustyökalut
Ostossa erittäin vähän omia työkaluja
Erilaisia työkaluja eri tarpeisiin Hallinnolliset Tekniset Taloudelliset Logistiset kuluanalyysi arvoanalyysi ostomarkkina- ennustaminen prosessianalyysi standardointi tutkimus varastointi laatuasiat kustannusarviot OSTO 16 Luento 2 18
Ostajan tiedettävä mihin kaikki kadonnut!
Kuluanalyysi - spend analysis - Kuluanalyysi kehittämisen ennakkoehto yllättävän harva tietää mihin rahat oikein kuluvat! ainoa tapa selvittää luvattujen kustannussäästöjen toteutuminen Kuluja analysoidaan usealla eri tasolla yksiköiden välisistä hankinnoista tuoteryhmä- ja nimiketasolle asti analyysi paljastaa usein suuria eroja nimikkeiden ostohinnoissa Rahamäärien lisäksi analysoidaan toimittajakunnan laajuutta ja ostojen kontrollia esim. kuinka suuri osuus ostoista on keskitettyjä / kilpailutettuja Tietojen standardoimattomuus ollut ongelma tietoa monessa paikassa ja luokittelutavat vaihtelevat sekä keruu- että luokitteluvaiheessa usein paljon käsityötä IT:n kehitys mahdollistamassa melko hyvän reaaliaikaisuuden OSTO 16 Luento 2 20
STM UM MMM OM TM YM LVM KTM SM VM PLM OPM Ministeriöillä eri kokoiset ostot!
Rahan käyttöä kannattaa analysoida - case tyhjät CD-levyt tietotekniikkayrityksessä - Ostohinnat 0,2-1,2 dollaria per kpl! $19 vuosisäästöt kuluja analysoimalla OSTO 16 Luento 2 22
Kuluanalyysi - spend analysis - Kuluanalyysi kehittämisen ennakkoehto yllättävän harva tietää mihin rahat oikein kuluvat! ainoa tapa selvittää luvattujen kustannussäästöjen toteutuminen Kuluja analysoidaan usealla eri tasolla yksiköiden välisistä hankinnoista tuoteryhmä- ja nimiketasolle asti analyysi paljastaa usein suuria eroja nimikkeiden ostohinnoissa Rahamäärien lisäksi analysoidaan toimittajakunnan laajuutta ja ostojen kontrollia esim. kuinka suuri osuus ostoista on keskitettyjä / kilpailutettuja Tietojen standardoimattomuus ollut ongelma tietoa monessa paikassa ja luokittelutavat vaihtelevat sekä keruu- että luokitteluvaiheessa usein paljon käsityötä IT:n kehitys mahdollistamassa melko hyvän reaaliaikaisuuden OSTO 16 Luento 2 23
Käytännön problematiikka ei voi aliarvioida! Periaate helppo: mitä, keneltä, kuka ja milloin Näkyvyyttä hankaloittaa mm. moninaiset prosessit, useat datalähteet, kieliongelmat, luokitteluongelmat... OSTO 16 Luento 2 24
Kuluanalyysi on siis raakaa työtä!
Kuluanalyysi vielä lastenkengissä äskettäin - case USAn tilanne vuonna 2005-61,5 % 58,0 % 55,9 % 32,4 % tekee kuluanalyysiä keskitetty tietojen säilytys pitää lukua hyödyistä hyväksikäyttää teknologiaa Muutosvastarinta, tiedonkeruu- ja käsittelyongelmat, tietojen oikeellisuus, toimintasuunnitelmien puute OSTO 16 Luento 2 29
Tärkeys hyvin sisäistetty, näkyvyys edelleen ongelma Prosessit ja teknologia toteutuksessa ratkaisevia parhaat automatisoivat datan laatu isoin pullonkaula (useat järjestelmät hankaloittavat) käyttäjäystävällisyyttä kehitettävä Osaamattomuus lisännyt ulkoistuksen käyttöä Näkyvyyden tasoissa (toimittaja, kategoria, nimike) eroja Luokitteluissa/koodauksissa monella vielä tekemistä Säästökohteiden priorisointi, toimittajakannan karsinta, riskianalyysien tekeminen
Kuluanalyysi-investoinnit tätä päivää! Areas most likely to receive investments over next 12 months Barriers to use of effective analytics
Prosessianalyysi toimintatapojen kehittämisen pohjalla
Arvoanalyysi - value analysis / value engineering - Arvoanalyysin tavoitteena tuottaa asiakkaan näkökulmasta vähintään yhtä hyvä tuote alhaisemmalla hinnalla lähdetään liikkeelle nykyisistä kustannusrakenteesta ja etsitään mahdollisuuksia karsia kustannuksia tai lisätä hyötyä Menetelmänä noin 50-vuotta vanha kehittäjänä pidetään Lawrence Milesia GE:n osto-osastolta 1947 2.maailmansodan jälkeinen puute pakotti etsimään korvaavia materiaaleja jotka usein osoittautuivat alkuperäisiä paremmiksi Miles vakuutti GE:n käyttämään analyysiä kaikkialla yrityksessä raamatullisia lähtökohtia joskus myös korostettuj Luukas 14:28; Sillä jos joku teistä tahtoo rakentaa tornin, eikö hän ensin istu laskemaan kustannuksia, nähdäkseen, onko hänellä varoja rakentaa se valmiiksi aluksi vain oston työkalu, laajentunut nyt kaikkialle OSTO 16 Luento 2 35
Arvoanalyysi - value analysis / value engineering - Pyritään vastaamaan arkisiin kysymyksiin mitä hyötyä / tarkoitusta asiakas hakee tuotteesta onko joku ominaisuus asiakkaan mielestä liian hyvä? onko tuotteessa ominaisuuksia joita asiakas ei arvosta? maksaako tuote enemmän kuin siitä on asiakkaalle hyötyä? voidaanko tuottaa halvemmalla (materiaali, koneet, työtavat)? esim. standardiosat, osien yhdisteleminen, kevyempi tuote..? voiko joku muu ratkaisu tehdä saman tehtävän paremmin? voiko joku muu tuottaa halvemmalla, paremmin tai nopeammin? Vaatii paljon ostajien innostusta sekä yhteistyötä insinöörien ja markkinoinnin kanssa yhden ideointiprojektin ei pitäisi kestää paria viikkoa pidempää perusdatana spesifikaatiot, tuotanto, kustannukset, asiakastoiveet toteuttaminen saattaa viedä viikosta kuuteen vuoteen OSTO 16 Luento 2 36
Arvoanalyysi ei tule aina heti mieleen! - konsulttiyrityksen haastattelucase - Höyrykattiloiden letkuja valmistavalla divisioonalla on kannattavuusongelma letkuja myydään yrityksen höyrykattiloiden kanssa sekä varaosina toimialalla on ollut selviä hintapaineita yritys on kahdeksasta kilpailijasta kolmanneksi suurin kaksi toimialan yritystä tekee kohtuullista tulosta letkujen pääraaka-aine on raaka-ainepörssissä myytävää petrokemikaali Tuloslaskelma Raaka-aineet 70 % Työvoima 20 % Markkinointi ja jakelu 15 % Yleiskustannukset 10 % TOTAL -15 % Mitä suosituksia antaisit yritykselle? OSTO 16 Luento 2 37
Arvoanalyysi ei tule aina heti mieleen! - konsulttiyrityksen haastattelucase - Heikoimmat kandidaatit jäävät yleiselle tasolla... poista letkut valikoimista (ei mahdollista, tarvitaan myynnin saamiseksi) raaka-aine hinnat kuriin (hinnat ovat kaikille alan toimijoille samat) markkinointi- ja jakelukustannusten karsiminen (ei voi, normaali provikka) yleiskustannusten uudelleen allokointi (ei riitä eikä tuo säästöjä) Paremmat haastateltavat pääsevät syvemmälle... onko tarpeeksi tuotantoskaalaa? (tässä tapauksessa skaala on riittävä) millainen tuotantoteknologia käytössä? (tehdas on moderni) raaka-aineen hankinnan organisointi ja tehokkuus? työntekijöiden tuottavuus ja palkkataso? Parhaimmat löytävät asiakkaan todellisen ongelman! miten hyvin tuotesuunnittelumme on perehtynyt asiakastarpeeseen? millaista palautetta myyntihenkilöstö saa tuotteista? Ł letku on ylisuunniteltu ja vaatii liian paljon raaka-ainetta OSTO 16 Luento 2 38
Ideaa voidaan soveltaa missä vain!
Kustannuksia voi karsia tuotteen ympäriltä - case QB:n käärepaperin koko - 12% pienempi paperi riitti hyvin! $1,6 vuosisäästöt pienellä muutoksella OSTO 16 Luento 2 40
1. Eliminoi 2. Karsi (right-size) 3. Kierrätä
Pääasiassa toteutuksen esteenä huonot syyt 1) 2) 3) X) kustannusdataa ei viitsitä jakaa tuotesuunnitteluresurssit vähissä ostajien laiskuus asiakkaalta ei saada lupaa jakaa tietoa ketjussa taaksepäin OSTO 16 Luento 2 42
Standardointi - standardization / simplification - Materiaalien ja tuotteiden standardoinnilla saavutetaan usein nopeasti mitattavia hyötyjä tilausvolyymit nousevat ja neuvotteluasema paranee varastoitavat nimikkeet ja yleinen sekasotku vähenee tuotteen loppukustannukset laskevat ja joustavuuskin paranee sopivat osat löytyvät mihin tahansa asiakkaan tilaukseen Hyöty suurin luonnollisesti volyymituotteissa suuremmat ostovolyymin laskevat ostohintaa enemmän Standardit eivät ole täysin vakiot yhden toimittajan ei ole standardi voi olla toisella toimittajalla standardi J Ostajan ja tuoteinsinöörin keskusteltava prosessissa OSTO 16 Luento 2 43
Standardoida voi monessa paikassa - case työhansikkaat traktoritehtaassa - Yli 424 erilaista mallia käytössä! $490 vuosisäästöt hieman analysoimalla (-35%) OSTO 16 Luento 2 44
Standardointi muistetaan tiukassa paikassa... - case Motorola ja kännykkäakut - Unbelievable complexity and lack of industry standardization. No-one cared! Theresa Metty CPO Motorola OSTO 16 Luento 2 45
Osien määrä; 840.000Ł100.000
Standardiratkaisuilla ei aina vastata tarpeeseenl
Ostajien oltava perillä laatuasioista Laatu tärkeää operaatioiden kannalta: Quality is the single most important thing you can work on to improve the effectiveness of your company. It's as simple as that. Things just cascade when you get control of your quality. John Young, ex-ceo Hewlett Packard Laatu tärkeää kilpailun kannalta: Kysyntä Tarjonta Hinta Laatu vaikuttaa kumpaankin! Määrä...eli vaikuttaa myyntiin, kustannuksiin, tuottoihin... OSTO 16 Luento 2 48
Huono laatu aiheuttaa lisäkustannuksia Sisäiset virheet Uudelleen työskentelyn kustannukset Uudelleen testauskustannukset Romukustannukset Häiriöaika (downtime) Saannon (yield) huononeminen Ylimääräinen kapasiteetti, varasto, työaika Ylimääräinen järjestely Ulkoiset virheet Takuu- ja vastuukustannukset Korjauskustannukset Palautukset ja takaisinkutsut Alennukset Asiakasvalitukset Huono maine Menetetty myynti Oikeuskustannukset OSTO 16 Luento 2 49
Laatuasiat kannattaa huomioida aikaisin Merkittävä osa laatukustannuksista määräytyy tuotesuunnitteluvaiheessa 95 prosenttia laatukustannuksista kiinteitä suunnittelun jälkeen Mitä aiemmin virhe huomataan sitä alhaisemmat kustannukset siitä syntyy tarkastus sata kertaa halvempaa kuin korjaajan lähettäminen laadun kokonaiskustannuksista suuri osa tulee vielä virheistä painotus ennaltaehkäisyyn ja arviointiin / valvontaan toivottavaa OSTO 16 Luento 2 50 Havainnointi- ja korjauskustannukset Ennaltaehkäisy Prosessi Lopputarkastus Asiakas
Prosessin hyvyys ja ongelmien määrää 4 sigman taso eli 99,9937% hyviä 6 sigman taso eli toleranssiraja kuuden keskihajonnan päässä keskiarvosta ja hyviä 99,999999% 2 sigman taso eli 95,45% hyviä LTL ka. UTL OSTO 16 Luento 2 51
Parts per million
Kuinka paljon voit luottaa myyjien sanomisiin?
Ostomarkkinatutkimuksella hyviä päätöksiä Ideana systemaattisesti kerätä, luokitella ja analysoida ostoon vaikuttavaa tietoa päätöksenteko varten merkitystä kasvattanut mm. teknologian kehitysvauhti, ulkoistamisen lisääntyminen ja markkinoiden globalisoituminen (kysyntä ja tarjonta) Tutkimuksen kohteena sekä makro- että mikrotaso yleiset talouden syklit ja kansantalouksia koskevat muuttujat toimiala- ja kilpailija-analyysi; kysyntä ja tarjonta, tilauskannat, käyttöasteet, kannattavuus ja kustannukset, teknologinen kehitys... yksittäisten toimittajien analysointi; talous, laatu, kustannukset... Tutkittava tieto varsin monimuotoista jatkuvaa ja tilannekohtaista, numeroita ja näkemyksiä, lyhyt ja pitkä fokus Tutkimustavoissa eroja yritysten välillä päätettävä mitä tietoa halutaan kerätä, mihin tarkkuuteen pyritään, onko julkinen tieto riittävää ja paljonko tiedonhankinta saa maksaa Internet helpottanut valtavasti tiedon keräämistä OSTO 16 Luento 2 54
Teollisuustuotannon määrä maailmalla
Onko hinta korkea vai matala?
Markkinat vaikuttavat hinta-asioissa helposti itse luotu (spesifikaatiot, nopeus-/erikoisteknologiavaatimus, investointitarve, toimittajabrändi, vanha suhde)! Kilpailutyyppi Monopoli Oligopoli Vajanainen kilpailu Differointikilpailu esim. raaka-ainemarkkinat Täydellinen kilpailu Kilpailunmäärä Yksi myyjä Muutama myyjä Useita myyjiä Erittäin monta myyjää Osuus 5% 80% 15% iso osa hinnoista siis neuvoteltavissa! Ł Ostajan osattava arvioida oikea hinta! OSTO 16 Luento 2 59
Ostajan pakko osata numeropuolta (I) Numeerinen analyysitaito ostajalla arvokasta kyky haastaa toimittajat ja parantaa neuvotteluasemaa tunnistaa säästömahdollisuudet ja tehdä järkeviä sopimuksia taito kysyä oikeat kysymykset ja ymmärtää vastausten taustat Hinta-analyysi jokapäiväisin menetelmä hinnan oikeellisuutta analysoidaan vertaamalla esim. muihin tarjouksiin, markkinahintoihin tai aiemmin maksettuihin hintoihin tarjousten yksittäisiä kustannuseriä ei analysoida erikseen! käyttökelpoinen tilanteissa joissa erot tarjonnassa pieniä toimittajia enemmän kuin yksi ja toimittajien välillä ei yhteistyötä toimittajien välillä ei merkittäviä eroja esim. luotettavuudessa ostettava asia standardia tai selvillä spesifikaatioilla määritelty käyttökelpoisuus huono jos verrataan appelsiinejä ja omenia kannattaa pyytää eritelty tarjous jotta pieni vertailu olisi mahdollista! OSTO 16 Luento 2 60
Ostajan pakko osata numeropuolta (II) Kustannusanalyysi usein tarvittava taito toimittajan tarjoushinnan oikeellisuutta arvioidaan purkamalla tarjous mahdollisimman pieniin kustannustekijöihin materiaalimäärät ja hinnat - lasketut työtunnit, palkkataso ja oppimistahdin huomiointi - kiinteiden kustannusten määrä, volyymiriippuvuus ja kohdennusperiaate - yleiskustannuslisät - kateprosentit jne. onko tarjous toteuttamiskelpoinen ja kummallekin osapuolelle reilu? käyttökelpoinen neuvottelutilanteissa ja kun tarjoukset eivät ole keskenään täysin vertailukelpoisia (appelsiinit ja omenat) neuvotteluissa pystytään kysymään oikeita kysymyksiä ( miksi näin ) helpottaa yhteistyökohteiden löytämisessä ( missä voisimme auttaa ) kustannuserittely kannattaa tietysti pyytää jo tarjousvaiheessa Tavoitelaskenta suunnitteluvaiheessa hyvä tavoitekustannus = tavoiteltu myyntihinta - tavoitekate Toimintolaskenta usein kehitystyön pohjana OSTO 16 Luento 2 61
Isot ostajat vaativat myyjiltä paljon tietoa Tarjouksen kustannustekijät eriteltävä hintoihin vaikuttavat muuttujat ja niiden herkkyys mainittava onko esim. tuottavuuden nousu huomioitu hinnoittelussa perustuuko hinnoittelu arvioituihin vai nykyisiin kustannuksiin jos arvioihin niin vaaditaan laskelmat ja taustalla olevat oletukset keneltä ja millä hinnalla / ehdoilla myyjä itse ostaa miten tehokkaasti myyjä on hoitanut oman ostotoimintansa voisiko ostaja edesauttaa halvemman hinnan saamista (volyymi) pystyykö myyjä esittämään alihankkijoiden hinnoittelulogiikan esim. kun hankittujen materiaalien / ulkoistetun työn osuus suuri tarjoukseen lasketun katteen määrä ja perustelut Takaako tarjouksen olevan alin mahdollinen suostuuko myyjä toimittamaan halvemmalla jos ostaja saa jostain markkinoilta alemman tarjouksen OSTO 16 Luento 2 62
Piilokustannukset muistettava hankinnassa Ostohinta Luotettavuus Jalostus Tarkastus Varastointi Kuljetus Laatu Valvonta Tilaus Käsittely Valinta Hallinto Suunnittelu Pääoma Osto OSTO 16 Luento 2 63
Oston elinkaarikustannukset - Total Cost of Ownership - Toimintafilosofia, joka painottaa päätöksenteossa oston kokonaiskustannuksia huomioidaan ostohinnan lisäksi ostotapahtumaa edeltävät, aikaiset ja jälkeiset kustannuskomponentit kannattaa esim. ostaa korkeammalla hinnalla parempaa laatua Sopii hyvin toimittajavalintaan ja -arviointiin auttaa ymmärtämään todelliset kustannukset ja säästöpotentiaalin mahdollisuus suurempiin säästöihin kuin vain neuvottelemalla palkitsee toimittajan hyvästä toiminnasta ja kehityksestä Käyttökelpoinen tiukoissa tilanteissa ostotapahtumaan liittyvät kustannukset korkeat ja/tai pitkäaikaiset toimittajavaihtoehtoihin liittyvissä kustannuksissa suuria eroja toimittajan kanssa jatkuvia ongelmia jne. OSTO 16 Luento 2 64
Elinkaarikustannukset ovat usein korkeita - Kodak ja ohjelmoitava ohjausyksikkö - Elinkaarikustannukset Ostohinta 100 % Ostakulut 100 % Suunnittelu 75 % Asennus 100 % Komissio 12 % Osat ja palvelu 15 % Huolto 50 % Koulutus 5 % Alasajo 10 % TOTAL 467 % OSTO 16 Luento 2 65
Elinkaarikustannukset - käytännön ongelmat - Ajattelufilosofian pitää muuttua pois ostohinnasta pilottiprojektit todettu hyödyllisiksi Kustannusinformaatiota huonosti tarjolla vaatii hyvää toimintopohjaista kustannuslaskentaa esim. mikä on myöhästyneen toimituksen taloudellinen arvo? tietojärjestelmät helpottaneet hieman tilannetta Monimutkainen toteutus? epävarmuutta mistä aloitetaan ja mihin hankintoihin sovelletaan tarvitaanko useampia laskentamalleja?
Numeromenetelmillä omat käyttökohteensa Tavoiteltu suhde Yhteistyö Etäinen Kriittiset projektit Elinkaarikustanus TCO analysis / life-cycle costing TCO analysis of supply chain Pieni merkitys Hinta-analyysi Competitive bids Comparison price list / catalogs Comparison to established market Comparison to history Price indexes Comparison to similar purchases Kertaluontoinen Ostotapa Strateginen Jatkuvan kehittäminen fokus Open books Target cost analysis Competitive assessment / teardowns TCO analysis Total cost modeling of the supply chain Neuvotteluvalta Kustannusanalyysi Estimate cost relationship Value analysis Analysis of supplier cost breakdowns Cost estimate / should cost Industry analysis Total cost modeling Toistuva / iso merkitys
Tuotteiden väliltä löytyy hinnoittelueroja Pääasiassa kustannuspohjainen Hinnan määräytymisperuste Enemmän kustannuspohjainen 50/50 Enemmän markkinapohjainen Pääasiassa markkinapohjainen Raaka-aineet X X Puolivalmiit tuotteet Standardikomponentit Räätälöidyt komponentit X X X X X X X X Valmiit tuotteet X X X Tarvikkeet (MRO) X X X Palvelut X X X X X OSTO 16 Luento 2 68
Markkinatilanne usein varsin dynaaminen... Myyjän markkinat rajoitetusti tarjoajia ei kiinnostusta markkinoihin uudet ei pääse markkinoille räätälöity / erikoistuote kapasiteetti rajattu ja kysyntä > tarjonta Ł pitkäaikaisilla sopimuksilla ja yhteistyöllä vältettävissä? Ostajan markkinat paljon tarjoajia toiminta yksinkertaista markkinoille helppo tulla yleinen / korvattava tuote ylikapasiteettia ja kysyntä < tarjonta Ł toimittajien huono kohtelu voi kostautua myöhemmin! OSTO 16 Luento 2 69
Markkinamuutoksilla suorat vaikutukset - case pohjois-amerikan viime vuosien lihamarkkina - Kuivuus nosti hetkellisesti lihan tarjontaa ja laski hintoja karjan ylläpitokustannusten noustessa (ruohon sijaan heinää) kannan karsiminen loogista tarjonnan ylittäessä kysynnän hinta jousti Markkinashokin jälkeen alhaisempi tarjonta nostanut hintoja jo muutaman prosentin puute tarjonnassa vaikuttaa voimakkaasti tasapainohintaan (vrt. öljy) Olosuhteiden parantuminen (sateet) näkyy tarjonnassa pitkällä viiveellä kannan kasvattaminen vie vuosia korkeammat hinnat vaikuttavat myös pitkän aikavälin kysyntään ja kulutuskäyttäytymiseen? OSTO 16 Luento 2 70
Ennustaminen myös keskeistä ostoissa Ennusteet yrityksessä suunnittelun, päätöksenteon ja resurssien kohdistamisen pohjana pitkä tähtäin: kapasiteetti-, sijainti-, teknologiainvestoinnit jne. lyhyt tähtäin: tuotannonsuunnittelu, materiaalin hankinta, työntekijöiden palkkaus ja skedulointi, kuljetusten järjestely jne. Ostajat ennustavat itselleen tärkeitä muuttujia yleinen maailmantalouden, kotimaan ja toimialan tila suora vaikutus yrityksen kohtaamaan ympäristöön ja kysyntään ostattavien raaka-aineiden / komponenttien tarjonta ja kysyntä suora vaikutus hintojen kehittymiseen ja toimitusaikojen pituuteen rakennushankkeita ja varastotasoja luonnollisesti seurataan teknologian kehittyminen uusien vaihtoehtojen olemassaolo ja nykyisten hintaeroosio asiakastoiveiden kehittyminen (erityisesti kaupassa) OSTO 16 Luento 2 71
Ostajienkin kehitettävä ennustamistaan Prosessi työtapojen standardointi systemaattisempi lähestyminen esim. ennusteen tekijän, käytettävän datan ja analysointimenetelmien suhteen useiden eri menetelmien käyttö sekä top-down että bottom-up ryhmämenetelmillä yliarvioijan kuriin - kokemusten määrä, puolueettomuus ennusteinsentiivien huomiointi liikaa tarkoituksellista virheellisyyttä - valvonnalla tärkeä rooli voidaanko tekijä ja käyttäjä erottaa? ennusteiden jälkiarviointi turhan usein unohdettu vaihe - ihmisillä tapana toistaa virheitään! koulutuksen roolia ei tule unohtaa Operatiiviset oikean ennusteyksikön valinta liiketoiminnan perusteet ymmärrettävä myynnin ja todellisen kysynnän eron ymmärtäminen järjestelmät kertovat vain osatotuuden - alennusmyynti, tuote loppunut kesken, laatuongelmat, kampanjoita, jne. väärien ennusteiden kustannusten selvittäminen esim. stock-out harvoin huomioitu isojen kokonaisuuksien käyttö esim. tuoteperheen kysynnän hajonta pienempi kuin yksittäisten tuotteiden aikaisen infon hyväksikäyttö ennustetaan mahd. lähellä kysyntää OSTO 16 Luento 2 81
Materiaalihallinta keskeisin oston työkalu Varastoinnilla merkittävä vaikutus yrityksen kustannuksiin ja asiakastyytyväisyyteen varastointi välttämätön osa tuotteen saamista asiakkaan käsiin Tehokkaan hallintajärjestelmän pyörittäminen on kokonaisvaltainen prosessi kyettävä luokittelemaan tuotevalikoima ja valitsemaan sopivimmat hallintamallit jokaiselle tuotteelle pystyttävä tekemään luotettavia kysyntäennusteita estimoitava oikein jokaisen tuotteen varastoinnin kustannuskomponentit (säilytys, tilaaminen ja muut) ymmärrettävä toimitusaikojen ja niiden vaihtelun merkitys asettava palvelutasot järkevästi jokaisella tuotteelle hallittava varastokirjanpito ja varmistettava tietojen virheettömyys jne. OSTO 16 Luento 2 82
Varastonhallinta riippuu kysynnän laadusta - case itsenäisen vs. riippuvan kysynnän nimikkeet - Tavoite Kysynnän malli Materiaalityyppi Ennusteiden pohja Tilausfilosofia Eräkoko Valvonta Itsenäinen kysyntä Lopputuotteet ja varasosat Vastata asiakkaiden tarpeeseen Satunnainen Aikaisempi kysyntä Täydennysorientoitunut EOQ ja muut varastohallintamallit ABCD-analyysin pohjautuva Riippuva kysyntä Raaka-aineet ja WIP Vastata tuotannon tarpeisiin Epätasainen mutta ennustettava Tuotantosuunnitelma Tilataan tarpeeseen Tarpeesta riippuva (MRP) Samanlainen kaikille tuotteille OSTO 16 Luento 2 83
Varastoinnin kustannuskomponentit H C h ICC Säilytyskustannukset - holding / carrying costs - pääomakustannukset korko- / vaihtoehtoiskustannus (kumpi on suurempi) - usein suurin säilytyskustannuserä varasto- ja käsittelykustannukset tilat; kiinteät ja muuttuvat kustannukset, teknologia (esim. IT) henkilöstö; työntekijät ja hallinto säilytysriski (joskus unohdettu!) varkaudet (sekä asiakkaat että työntekijät) vanhentuminen / arvon aleneminen - merkittävää mm. teknologiatuotteissa ja vaatteissa elinkaaren loppu ja tarpeettomuus, pilaantuminen / hävikki vakuutukset ja verot OSTO 16 Luento 2 84
SÄILYTTÄMINEN ON KALLISTA!
Varastoinnin kustannuskomponentit S C o Tilauskustannukset - ordering cotsts - valintakustannukset toimittajien etsintä, valinta ja neuvottelujen käyminen, tilauseräkokopäätökset tilaus- ja maksuprosessikustannukset kaikki vaaditut paperityöt ja valtuutukset piirustukset ja työjärjestysohjeet lähetys- ja kuljetuskustannukset tilauksien seuranta, vastaanotto ja tarkastus maksuliikenne asetuskustannukset (kun sisäinen tilaus) asetusten palkka- ja aikakustannukset, osien putsaus koe-erät ja niiden testaus, hukka, uudelleen työstämisen kustannukset vaaditut paperityöt OSTO 16 Luento 2 87
TILAAMINEN ON KALLISTA!
Varastoinnin kustannusfunktiot eri muotoisia Useampi tilaus pitää tehdä jos tilauskoko on pienempi Useampi kappale pitää varastoida jos tilauskoko on isompi Kustannukset Tilausmääräys Tilausmääräys Tilauskustannukset Tilausmäärä per kerta OSTO 16 Luento 2 89
Varastoinnin kustannuskomponentit puutekustannukset Muut kustannuserät tuotantokatkokset (jotka johtuvat varastopuutteista) kiirehtimis- ja informaationkustannukset (esim. jälkitoimitukset) menetetty myynti, imagotappiot, mahdolliset sakot ylivarastoinnin kustannukset esim. tarvittavat ylimääräiset mainoskampanjat hintatakuun kustannukset (price protection) jakeluketjulle maksettavat palautukset aiemmista varastotäydennyksistä jos myyntihintoja pudotetaan - riippuvat paljon sopimusteknisistä yksityiskohdista tehottomuuden kustannukset niin kauan kun on voidaan turvautua varastoihin, johto ei havaitse operaatioissa olevia ongelmia ja tehottomuuksia OSTO 16 Luento 2 90
Ostajan hallittava monia muitakin asioita... Hallinnolliset asiat ostobudjetointi benchmarkkaus projektin hallinta Tekniset asiat elinkaaren hallinta TQM, laatukartat, DFM ICT:n kehitys Taloudelliset asiat maksuehdot tunnuslukuanalyysit riskianalyysi neuvottelut Logistiset asiat Incotermsit (toimituslausekkeet) JIT-toimintatapa SCM:n kokonaiskuva OSTO 16 Luento 2 91