Kirkkoneuvosto 14.5.2014 1 (15) KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Keskiviikkona 14.5.2014 klo 17.00-17.55. Paikka Pyhämaan seurakuntakoti, Kirkontaustantie 21, Pyhämaa Läsnä Esa Mierlahti puheenjohtaja Lasse Virtanen varapuheenjohtaja Sinikka Kallio jäsen Jari Nevavuori jäsen Juha Salaterä jäsen Mika Sjöblom jäsen Pirkko Vapola jäsen Aaro Kinnala varajäsen Ilpo Valtonen Samuel Mäkinen Arja Kalliopaasi Juhani Kapiainen Merja Hannula kirkkovaltuuston pj. kappalainen kappalainen kappalainen talouspäällikkö, sihteeri Poissa Riitta Hirvonen jäsen Satu Pietilä jäsen Päivi Tanner varajäsen Leena Anto kirkkovaltuuston vpj. Esko Halivaara kappalainen
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 2 (15) ASIALISTA: 91. Kokouksen avaus ja alkuhartaus... 3 92. Kokouksen laillisuus... 3 93. Kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen... 3 94. Asialistan hyväksyminen työjärjestykseksi... 4 95. Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen... 4 96. Seurakunnan tilinpäätös vuodelta 2013, tilintarkastuskertomus ja vastuuvapauden myöntäminen... 4 97. Kiinteän- ja irtaimen omaisuuden tarkastuskierroksen 10.-11.4.2014 pöytäkirja... 6 98. Kiinteistöpäällikön palkkaaminen Uudenkaupungin seurakuntaan... 7 99. Vaarojen arvioinnin ja riskien kartoituksen raportti... 8 100. Kirkkoneuvoston edustajan valinta lastenohjaajan rekrytoinnin haastattelutyöryhmään... 9 101. Uudenkaupungin seurakunnan palkantarkistukset muuttuneiden työnkuvausten johdosta... 10 102. Avustusanomuksen hyväksyminen Putsaaren Piilokirkon hoitamista ja kunnossapitoa varten... 11 103. Kirkkoneuvoston 30.10.2013 133 päätöksen täytäntöönpano... 12 104. Viranhaltijapäätökset... 13 105. Muut mahdolliset asiat... 14 106. Ilmoitusasiat... 14 107. Muutoksenhaku... 15 108. Päätöshartaus... 15 109. Kokouksen päättäminen... 15
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 3 (15) 91. KOKOUKSEN AVAUS JA ALKUHARTAUS Esitys: Puheenjohtaja avaa kokouksen ja pitää alkuhartauden. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. 92. KOKOUKSEN LAILLISUUS Kutsu kirkkoneuvoston kokoukseen on toimitettava jäsenille viimeistään kolme päivää ennen kokousta. Esitys: Kokous todetaan lailliseksi. Kokous todettiin lailliseksi. 93. KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esitys: Kokous todetaan päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 4 (15) 94. ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Esitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy kokouksen asialistan työjärjestykseksi. Kirkkoneuvosto hyväksyi kokouksen asialistan työjärjestykseksi ja lisäksi muissa mahdollisissa asioissa käsiteltäväksi yhden uuden asian: 1. Rippikouluryhmän ryhmäkoon ylittymisen hyväksyminen. 95. PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALITSEMINEN Kirkkoneuvoston pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Pöytäkirjan tarkastusvuorossa aakkosjärjestyksessä ovat Juha Salaterä ja Mika Sjöblom. Esitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Juha Salaterä ja Mika Sjöblom. Pöytäkirja on tarkastettavissa seurakunnan taloustoimistossa maanantaina 19.5.2014. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Juha Salaterä ja Mika Sjöblom. 96. SEURAKUNNAN TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2013, TILINTARKASTUSKERTOMUS JA VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN Uudenkaupungin seurakunnan tilintarkastus vuodelta 2013 on suoritettu 29.4.2014. Tilintarkastaja Pekka Ajangon laatima ja edelleen kirkkovaltuustolle menevä tilintarkastuskertomus on liitteenä nro 1 96. Kirkkoneuvostolle tiedoksi tuleva tilintarkastusraportti on liitteenä nro 2 96. Tilintarkastuskertomuksessa on esillä (kohta 6.) It-alueen tietoturvan valvontavastuu. Siihen liittyvä tarkastusraportti on liitteenä nro 3 96.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 5 (15) Tasekirja käsiteltiin ja allekirjoitettiin kirkkoneuvoston kokouksessa 16.4.2014. Tilinpäätöksen alijäämä päätettiin esittää jätettäväksi edellisten vuosien yli/alijäämä tilille ja katettavaksi edellisten vuosien ylijäämällä. Allekirjoituksen jälkeen tasekirjan toimintakertomuksien muutamien työmuotojen kohdalle on tarkastettu tilinpäätöksen toteumaluvut, korjatut tehtäväalueet ovat liitteenä nro 4 96. Tehtäväalue Lisäys toimintakatteeseen 220 + 85,00 233 + 158,00 235 + 1632,00 236 + 20,00 238 + 25,00 239 + 1208,00 290 + 292,00 Kirkkoherran ja talouspäällikön esitys: Tasekirja (tilinpäätös ja toimintakertomus) vuodelta 2013 esitetään kirkkovaltuustolle käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi. Kirkkovaltuustolle esitetään vastuuvapauden myöntämistä seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille luottamushenkilöille ja viranhaltijoille tilikaudelta 1.1.-31.12.2013. Tasekirja (tilinpäätös ja toimintakertomus) vuodelta 2013 päätettiin esittää kirkkovaltuustolle käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi. Kirkkovaltuustolle päätettiin esittää vastuuvapauden myöntämistä seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille luottamushenkilöille ja viranhaltijoille tilikaudelta 1.1.- 31.12.2013.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 6 (15) 97. KIINTEÄN- JA IRTAIMEN OMAISUUDEN TARKASTUSKIERROKSEN 10.- 11.4.2014 PÖYTÄKIRJA Kiinteän- ja irtaimen omaisuuden tarkastus pidettiin tänä vuonna 10.- 11.4.2014. Tarkastuksen pöytäkirja on liitteenä nro 1 97. Pöytäkirjan kirjauksiin on jätetty ketä sovittiin asia hoitamaan, niiden asioiden kohdalla mitkä olivat esillä jo kierroksella. Pöytäkirja on pohjana vuoden 2015 budjetin tekemisessä, mutta välttämättä kaikkea pöytäkirjaan kirjattua ei tehdä. Pöytäkirjassa on myös virhe seurakuntakeskuksen kohdalla, sillä uunin paisto ei toimi Haukharjassa. Pöytäkirjaan on virheellisesti kirjattu asia Uudenkaupungin seurakuntakeskuksen kohtaan. Haukharjan uunia voi käyttää lämmitysuunina sekä hellan levyt toimivat edelleen ja se siirretään Pyhämaan seurakuntakotiin. Talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto merkitsee kiinteän- ja irtaimen omaisuuden tarkastuksen pöytäkirjan vuodelta 2014 tiedoksi. Kirkkoneuvosto merkitsi kiinteän- ja irtaimen omaisuuden tarkastuksen pöytäkirjan vuodelta 2014 tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 7 (15) 98.. KIINTEISTÖPÄÄLLIKÖN PALKKAAMINEN UUDENKAUPUNGIN SEURAKUNTAAN Kirkkoneuvosto valitsi 18.11.2010 kokouksessaan kiinteistöpäällikön osaaikaiseen (60 %) työsopimussuhteeseen Matti Talvisen. Kirkkovaltuuston 7.4.2011 päätöksellä kiinteistöpäällikön työsuhde muutettiin virkasuhteeksi. Perusteluina asialle oli, että kiinteistöpäällikön tehtäviin kuuluu virkavastuuta ja mm. budjetoinnin suunnittelua ja talouden seurantaa. Perustettava virka täytettiin sitä auki haettavaksi julistamatta, ja kiinteistöpäällikkö siirrettiin tähän virkaan. Kiinteistöpäällikkö Matti Talvinen on irtisanoutunut virastaan 16.8.2012 alkaen. Virkaa on osittain hoidettu määräaikaisesti vs. talouspäällikön viranhaltijapäätöksillä. Virka on ollut kokonaan ilman viranhoitajaa 1.3.2013 alkaen, eikä päätöstä viran täyttämisestä ole tehty. Uudenkaupungin seurakunnassa seurakuntatyötä johtaa kirkkoherra, talousja kiinteistöhallintoa talouspäällikkö. Kiinteistöpäällikön puuttuessa, kiinteistöpäällikölle määritellyt työt jäävät talouspäällikön hoidettaviksi. Kiinteistöpäällikön palkkaaminen toisi seurakunnan arvokkaan kiinteistömassan hoitoon lisää suunnitelmallisuutta, asiantuntemusta ja taloudellisuutta. Kiinteistöpäällikön rekrytointi on tarkoitus hoitaa syksyllä, vuoden 2015 budjetinlaadinnan vuoksi asia on jo nyt päätettävänä. Kiinteistöpäällikön tehtävänkuvaus on liitteenä nro 1 98. Talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto päättää avata kiinteistöpäällikön osa-aikaisen (60 %) viran täytettäväksi sopimuksen mukaan. Tehtävän palkkaus on vaativuusryhmän 601 mukainen ja tehtävässä noudatetaan neljän kuukauden koeaikaa. Käsittely: Jari Nevavuori esitti asian jättämistä pöydälle. Lasse Virtanen kannatti Nevavuoren esitystä siten, että asiaan palataan seuraavassa kokouksessa. Kirkkoneuvosto päätti jättää asian pöydälle ja palata asiaan seuraavassa kokouksessa.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 8 (15) 99. VAAROJEN ARVIOINNIN JA RISKIEN KARTOITUKSEN RAPORTTI Uudenkaupungin seurakunnan vaarojen arviointi ja riskien kartoitus on suoritettu huhtikuun aikana. Vaarojen arvioinnin ohjausryhmä, eli yhteistyötoimikunta ja lisäksi vastaavat työntekijät ovat 30.4.2014 kokouksessaan valmistelleet kirjallisen raportin, mikä on liitteenä nro 1 99, ja täytettyjen lomakkeiden perusteella tehdyn koosteen, mikä on liitteenä nro 2 99. Seurakunnan yhteistyötoimikunta päätti esittää raportin ja koosteen kirkkoneuvostolle tiedoksi. Talouspäällikön esitys: Yhteistyötoimikunnan esityksen mukaisesti kirkkoneuvosto merkitsee Uudenkaupungin seurakunnassa toteutetun vaarojen arvioinnin ja riskien kartoituksen raportin ja koosteen tiedoksi. Kirkkoneuvosto merkitsi Uudenkaupungin seurakunnassa toteutetun vaarojen arvioinnin ja riskien kartoituksen raportin ja koosteen tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 9 (15) 100. KIRKKONEUVOSTON EDUSTAJAN VALINTA LASTENOHJAAJAN REKRYTOINNIN HAASTATTELUTYÖRYHMÄÄN Kirkkoneuvosto päätti 16.4.2014 kokouksessaan avata lastenohjaajan toimen Uudenkaupungin seurakunnassa sopimuksen mukaan. Toiminnan kannalta tehtävään olisi hyvä saada henkilö jo 15.8.2014 alkaen, joten rekrytointi on jo käynnistetty. Haastattelut on tarkoitus käydä 9.6.2014 ja täten henkilön valinta tehtävään voisi olla esim. kirkkoneuvoston kokouksessa 11.6.2014. Haastattelutyöryhmään kuuluvat viran puolesta vs. kirkkoherra Samuel Mäkinen, vs. lapsityönohjaaja Heli Nurmi ja lisäksi lapsityönohjaaja Minna Rautanen on lupautunut virkavapaastaan huolimatta olemaan mukana rekrytoinnissa. Kirkkoneuvosto voi halutessaan valita edustajan haastattelutyöryhmään. Kirkkoherran esitys: Kirkkoneuvosto valitsee edustajan haastattelutyöryhmään. Kirkkoneuvosto päätti olla valitsematta edustajaa haastattelutyöryhmään.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 10 (15) 101. UUDENKAUPUNGIN SEURAKUNNAN PALKANTARKISTUKSET MUUTTUNEIDEN TYÖNKUVAUSTEN JOHDOSTA Kirkon palkkausuudistuksen myötä palkat määritellään paikallistasolla, tehtävän vaativuutta arvioiden. Tehtäväkohtaisen palkanosan vaativuuden arviointia varten sopimuksessa on vaativuusryhmittely ja seurakunnassa on jokaisesta tehtävästä laadittu ajantasainen tehtävänkuvaus. Peruspalkassa on vaativuusosa, joka perustuu tehtävänkuvauksen yleiskuvaukseen ja vaativuuskriteereiden tasoihin. Peruspalkkaan voi sisältyä myös erityinen peruste, eli sellainen tehtävän piirre, joka ei tule vaativuuskriteereillä arvioiduksi. Tehtävänkuvaus on kuvaus siitä, mitä tehtävä keneltä tahansa sitä tekevältä vaatii. Sitä käytetään peruspalkan määrittelyyn palvelussuhteen alkaessa ja aikana. Tehtävänkuvaus perustuu tehtävän sisältöön, se ei ole henkilökohtainen eikä siihen voi kirjata mitään työntekijän työsuoritukseen liittyvää. Jos tehtävänkuvausta tarkistetaan palvelussuhteen alkaessa tai aikana, on työnantajan arvioitava, muuttuko tehtävän vaativuus samalla olennaisesti. Peruspalkan tarkistamisesta ei neuvotella kenenkään kanssa. Seurakunnassa lähiesimiehet ovat alkuvuonna kehityskeskustelujen yhteydessä tarkistaneet työntekijöiden tehtävänkuvaukset vaativuuden arviointia varten. Tämän tarkistuksen yhteydessä, joidenkin työntekijöiden tehtävän vaativuus on muuttunut ja tällä perusteella työnantaja (kirkkoherra ja talouspäällikkö) esittävät näiden työntekijöiden palkan tarkistamista liitteessä nro 1 101 esitetyllä tavalla. Kirkkoherran ja talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvoston päättää tehtäväkohtaisten palkkojen tarkistamisesta liitteen mukaisesti. On muutoksenhakuoikeus Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 11 (15) 102. AVUSTUSANOMUKSEN HYVÄKSYMINEN PUTSAAREN PIILOKIRKON HOITAMISTA JA KUNNOSSAPITOA VARTEN Ulkosaariston Putoriginaalit ry:n sihteeri Salla Viikman on lähettänyt seurakuntaan anomuksen Putsaaren Piilokirkon hoitamista ja kunnossapitoa varten. Ulkosaariston Putoriginaalit on rekisteröitynyt yhdistys ja jäsenillä on henkisen yhteyden lisäksi jokin kiinteä yhteys Putsaareen tai sen lähiympäristön saariin. Lisäksi jäsenillä on syvä kunnioitus saaren luontoa, historiaa ja nykytilaa kohtaan. Jäsenissä on vaadittava osaaminen huoltoon ja kunnossapitoon ja he ovat luvanneet hoitaa liitteen mukaiset työt ammattitaitoisesti Museovirastoa kuunnellen. Anomus on liitteenä nro 1 102. Talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä olevan anomuksen vuodeksi 2014. On muutoksenhakuoikeus. Kirkkoneuvosto päätti maksaa Ulkosaariston Putoriginaalit ry:lle 700 :n määrärahan vuodeksi 2014. On muutoksenhakuoikeus.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 12 (15) 103. KIRKKONEUVOSTON 30.10.2013 133 PÄÄTÖKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO Kirkkoneuvoston 30.10.2013 133 tekemää päätöstä on ko. kokouksen lisäksi käsitelty kirkkoneuvoston kokouksissa 27.11.2013, 12.12.2013, 26.2.2014, 26.3.2014 ja 16.4.2014. Asia on ollut esillä myös seurakunnan yhteistyötoimikunnassa ja tuli esille työilmapiiriin vaikuttavana asiana seurakunnan vaarojen kartoituksen yhteydessä. Seurakuntamestareiden ryhmätyönohjauksia arkkihiippakunnan työnohjaaja Kaisa Rauman pitämänä on pidetty 7.3.2014, 4.4.2014 ja 5.5.2014. Seurakuntamestareiden 28.5.2014 pidettäväksi sovittu ryhmätyönohjaus peruutettiin yhteisellä päätöksellä ja ryhmätyönohjausta jatketaan tarvittaessa syksyllä. Asiaan ei ole löydetty kirkkoneuvoston vaatimaa ratkaisua. Talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. Kirkkoneuvosto merkitsi asian tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 13 (15) 104. VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Kirkkoherran viranhaltijapäätökset menevät tiedoksi kirkkoneuvoston varapuheenjohtajalle ja talouspäällikön viranhaltijapäätökset kirkkoneuvoston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle. Viranhaltijapäätökset olivat nähtävillä kokouksessa. Kirkkoherra: Lapsityönohjaaja: Talouspäällikkö: 12/2014 Nettisaapas kumppanuussopimus 13/2014 Viranhoitomääräys 14/2014 Perhevapaa 15/2014 Koulutuspäätös 21/2014 Ma. työsopimus 22/2014 Työvapaa 23/2014 Ma. työsopimus 18/2014 Ma. työsopimus 19/2014 Vakuutusmeklarisopimus 20/2014 Laskun hyväksyminen 21/2014 Tarjouksen hyväksyminen 22/2014 Kirkkojen oppaat 23/2014 Kesäisäntä 24/2014 Kokemusvuosilisä 25/2014 Ma. työsopimus 26/2014 Työvapaa Kirkkoherran ja talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto merkitsee tehdyt viranhaltijapäätökset tiedoksi. Kirkkoneuvosto merkitsi tehdyt viranhaltijapäätökset tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 14 (15) 105. MUUT MAHDOLLISET ASIAT 1. RIPPIKOULURYHMÄN RYHMÄKOON YLITTYMISEN HYVÄKSYMINEN Rippikoulun ohjesäännössä (5 ) on kirjattu, että samassa ryhmässä opetettavien rippikoululaisten lukumäärä on enintään 25. Kirkkoneuvosto voi poikkeustapauksessa päättää ryhmäkoon ylittämisestä, kun siihen on erityisen painavat syyt. Tulevan kesän Pyhämaa-keskusta leirille 16.-18.5.2014 ja 30.6.-4.7.2014 rippikouluryhmään on ilmoittautunut 26 rippikoululaista. Leiri voidaan toteuttaa turvallisesti myös 26 nuoren ryhmällä. On tärkeätä, ettei ketään tarvitse sulkea pois. Kirkkoherran esitys: Kirkkoneuvosto päättää, että rippikoululeirille 16.-18.5.2014 ja 30.6.-4.7.2014 voidaan ottaa 26 rippikoululaista. On muutoksenhakuoikeus. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 106. ILMOITUSASIAT - Kokousaikataulusuunnitelma syksylle 2014 on liitteenä nro 1 106.
Kirkkoneuvosto 14.5.2014 15 (15) 107. MUUTOKSENHAKU Muutoksenhaku on liitteenä nro 1 107. 108. PÄÄTÖSHARTAUS Päätöshartaus pidettiin kirkkovaltuuston alkuhartautena. 109. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Esitys: Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.55. Esa Mierlahti puheenjohtaja Merja Hannula sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Juha Salaterä Mika Sjöblom Tämä pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä Uudenkaupungin seurakunnan taloustoimistossa, Koulukatu 6, 19.5.-2.6.2014 välisenä aikana klo 9.00 13.00. Merja Hannula kirkkoneuvoston sihteeri