KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 1 Tarkastuslautakunta 10.11.2016 Aika 10.11.2016 klo 13:00-15:55 Paikka Kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 2 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 3 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen 5 4 Viranhaltijoiden haastattelut 6 5 Toimielinten päätösten seuranta 7 6 Tilintarkastustyön toteutumisraportti 10.11.2016 asti tehdystä vuoden 2016 tarkastustyöstä 8 7 Kaupunginhallituksen lausunto vuoden 2015 arviointikertomuksesta 9 8 Arvioinnin ja tarkastuksen talousarvio vuodelle 2017 10 9 Sidonnaisuusrekisterin valmistelu 11 10 Tilintarkastustoimeksiannon jatkaminen vuosille 2017-2018 12 11 Muut asiat 13
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 2 Tarkastuslautakunta 10.11.2016 Aika 10.11.2016 klo 13:00-15:55 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Elomaa Irmeli Puheenjohtaja Isojärvi Tapio Jäsen Kunnaspuro Raili Jäsen Poissa :n 10 käsittelyn ajan Lanne Pauli Jäsen Anttila Arto Varajäsen Sari Lehtisen varajäsen Keso Vesa Sihteeri, Tilintarkastaja, JHTT, BDO Audiator Oy Poissa :n 10 käsittelyn ajan MUU Hatanpää Mika Kaupunginjohtaja Läsnä :n 4 käsittelyn aikana Laiho Pekka Kaupunginkamreeri Läsnä :n 4 käsittelyn aikana Mattila Ilmari Kaupunginarkkitehti Läsnä :n 4 käsittelyn aikana POISSA Lehtinen Sari Varapuheenjohtaja Allekirjoitukset Irmeli Elomaa puheenjohtaja Tapio Isojärvi Raili Kunnaspuro Pauli Lanne Arto Anttila Vesa Keso JHTT sihteeri BDO Audiator Oy JHTT-yhteisö Käsitellyt asiat 1-11 Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Kaupunginkansliassa 17.11.2016 klo 9:00-15:00
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 3 Tarkastuslautakunta 1 10.11.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKL 1 Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen esty nee nä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu on lähetetty 28.10.2016 sähköpostina kaupunginvirastoon, mis tä se on toimitettu sähköpostitse edelleen tarkastuslautakunnan jä senil le. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läs nä olo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Tarkastuslautakunta totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 4 Tarkastuslautakunta 2 10.11.2016 Pöytäkirjan tarkastaminen TARKL 2 Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöy tä kir jan pi tä jä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöy tä kir jan pi tä jä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Esitys: Tarkastuslautakunta päättänee tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaik ki läsnäolevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouk sen jälkeen. Tarkastuslautakunta päätti tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaik ki läsnäolevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouk sen jälkeen.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 5 Tarkastuslautakunta 3 10.11.2016 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen TARKL 3 Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oi kai suvaa ti mus oh jei neen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen ylei ses ti näh tä vä nä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä lau ta kunnan päättämänä aikana ja paikassa. Esitys: Tarkastuslautakunta päättänee pitää tämän kokouksen pöytäkirjan ylei sesti näh tä vä nä 17.11.2016 kaupunginkansliassa sen aukioloaikana. Tarkastuslautakunta päätti pitää tämän kokouksen pöytäkirjan ylei ses ti näh tä vä nä 17.11.2016 kaupunginkansliassa sen aukioloaikana.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 6 Tarkastuslautakunta 4 10.11.2016 Viranhaltijoiden haastattelut TARKL 4 Haastateltava Aika Aihe Kaupunginjohtaja 13:00 Katsaus ajankohtaisiin kaupungin toi mintaan liittyviin asioihin. Kaupunginkamreeri Arvio vuoden 2016 tilinpäätöksen kes keisis tä tunnusluvuista Kaupunginarkkitehti 13:45 Arviointi, ympäristölautakunta, kaavoitus vastuualueen esittely vastuualueelle talousarviossa asetetut ta voit teet ja painopistealueet arviointi erillisen arviointilomakkeen avul la Kaupunginjohtaja selosti tarkastuslautakunnalle ajankohtaisia kaupungin toi min taan ja talouteen liittyviä asioita. Esillä oli mm. vuoden 2017 ta lousar vion valmisteluun liittyviä asioita. Kaupunginkamreeri esitteli tarkastuslautakunnalle talouden to teu tu ma tie toja ajalta 1.1. - 30.9.2016 (75%). Saadun selvityksen mukaan toi min ta tuotto jen toteutuma oli 71,9% ja toimintakulujen 73,2%. Verotulot ovat 30.9.2016 mennessä 32,7M, joka on 80,4% talousarviosta. Tu los las kelman mukainen vuosikate oli 4,8M ja tilikauden ylijäämä 2,9M. In ves tointien toteutuma oli 4,8M ja lainakannan kasvu 1,7M. Kaupunginkamreerin antaman ennusteen mukaan tilikausi 2016 tullee olemaan 0,5-1M ylijäämäinen. Kaupunginarkkitehti oli etukäteen toimittanut tarkastuslautakunnalle kaavoi tuk sen tulosaluetta koskevan arviointilomakkeen. Lomakkeella oli esi tet ty valtuuston kaavoitukselle päättämiä tavoitteita, tavoitteiden to teu tumi sek si tehtyjä toimenpiteitä ja tehtyjen toimenpiteiden vaikutuksia. Esitys ete ni tämän lomakkeen sisällön mukaisesti. Tarkastuslautakunta keskusteli kaupungin, tytäryhtiöiden ja muiden sidosryh mien välisestä tiedonkulusta. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, et tä eri sidosryhmien väliseen tiedonkulkuun kiinnitetään huomiota.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 7 Tarkastuslautakunta 5 10.11.2016 Toimielinten päätösten seuranta TARKL 5 Lautakunta Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Sivistyslautakunta Tekninen lautakunta Ympäristölautakunta Henkilöstöjaosto Tarkastuslautakunnan jäsen Kaikki Kaikki Kaikki Kaikki Kaikki Tarkastuslautakunta on sopinut siitä, että jäsenille toimitetaan kaikkien toimi elin ten esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen tiedoksi. Seurannan pe rus teella käydään keskustelu siitä, ovatko toimielinten tekemät päätökset kau pungin val tuus ton asettamien tavoitteiden mukaisia. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun toimielinten tekemistä päätöksistä.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 8 Tarkastuslautakunta 6 10.11.2016 Tilintarkastustyön toteutumisraportti 10.11.2016 asti tehdystä vuoden 2016 tarkastustyöstä TARKL 6 Tilintarkastaja antaa tarkastuslautakunnalle kirjallisia ja suullisia raportteja tar peen mukaan. Seurannan kannalta on tarpeellista, että jokaisessa kokouk ses sa käsitellään omana kohtana tilintarkastajan kokouspäivään mennes sä tekemät havainnot. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen havain not ja saattaa ne tarvittaessa tiedoksi kaupunginhallitukselle. Tarkastuslautakunta merkitsi saaneensa tiedoksi tilintarkastustyön to teu tuma ra por tin 10.11.2016 asti tehdystä vuoden 2016 tarkastustyöstä.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 9 Tarkastuslautakunta 7 10.11.2016 Kaupunginhallituksen lausunto vuoden 2015 arviointikertomuksesta 795/01.012/2016 TARKL 7 Esitys: Kaupunginhallituksen tulee KunL 121.5 mukaisesti antaa kau pun gin valtuus tol le lausunto vuoden 2015 arviointikertomuksen aiheuttamista toi menpi teis tä. Tarkastuslautakunta käsittelee kaupunginhallituksen antaman lausunnon. Tarkastuslautakunta merkitsi saaneensa tiedoksi kaupunginhallituksen lausun non vuoden 2015 arviointikertomuksen aiheuttamista toi men pi teis tä.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 10 Tarkastuslautakunta 8 10.11.2016 Arvioinnin ja tarkastuksen talousarvio vuodelle 2017 TARKL 8 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on KL 121 :n mukaan mm. valmistella kun nan hal li tuk sel le esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön mää räyksik si sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Esitys arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi esitellään kokouksessa. Tarkastuslautakunta käsitteli arvioinnin ja tarkastuksen talousarviota vuodel le 2017. Tarkastuslautakunnan esitys arvioinnin ja tarkastuksen ta lousar viok si vuodelle 2017 on pöytäkirjan liitteenä.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 11 Tarkastuslautakunta 9 10.11.2016 Sidonnaisuusrekisterin valmistelu TARKL 9 Kuntalain (410/2015) 84 :n mukaan tiettyjen kunnan luot ta mus hen ki löiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava sidonnaisuuksistaan tar kas tus lau takun nal le, joka saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Ilmoitukset jul kaistaan yleisessä tietoverkossa. Säännöstä sovelletaan 1.6.2017 alkaen. Kokouskutsun liitteenä tarkastuslautakunnalle toimitetaan si don nai suus rekis te riä koskevaa materiaalia. Esitys: Tarkastuslautakunta keskustelee si don nai suus re kis te rin toteuttamisen aika tau lus ta ja tavasta. Tarkastuslautakunta keskusteli sidonnaisuusrekisteristä. Tarkastuslautakunta antoi viranhaltijoille tehtäväksi selvittää eri to teuttamis ta po ja sidonnaisuusrekisterin toteuttamiseksi. Päätös toi min ta mal lis ta tu lee tehdä kevään 2017 aikana.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 12 Tarkastuslautakunta 10 10.11.2016 Tilintarkastustoimeksiannon jatkaminen vuosille 2017-2018 176/03.037/2013 TARKL 10 Kuntalain (410/2015) 122 :n mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita ker ral laan enintään kuuden tilikauden (= kalenterivuosi) tarkastamista varten. Toimikausi määräytyy tilikausien mukaan, eikä valtuuston kesken kalen te ri vuot ta alkava toimikausi vaikuta asiaan. Tilintarkastajan tehtävä jatkuu siihen saakka, kun tilintarkastuskertomus toimikauden viimeiseltä ti likau del ta on käsitelty. Kokouskutsun liitteenä on BDO Audiator Oy:n esitys, jonka mukaan se on val mis jatkamaan tilintarkastussopimusta myös tilikausille 2017 ja 2018, tili kau sia 2013-2016 koskevan sopimuksen ehtoja soveltaen. Esitys: Kokouskäsittely: Tarkastuslautakunta keskustelee tilintarkastussopimuksen jatkamisesta kah del la vuodella. Tilintarkastaja poistui kokouksesta päätöksen 10 ajaksi. Kokouksen sihtee ri nä toimi tämän ajan puheenjohtaja. Raili Kunnaspuro poistui kokouksesta päätöksen 10 ajaksi. Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että Kan kaanpään kaupunki jatkaisi vuosille 2013-2016 solmittua ti lin tar kas tus so pi musta myös tilikausille 2017-2018, BDO Audiator Oy:n tekemän esityksen mukai ses ti.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 13 Tarkastuslautakunta 11 10.11.2016 Muut asiat TARKL 11 Tarkastuslautakunta käsittelee muut kokouksessa tilintarkastajan ja lau takun nan jäsenten esille ottamat asiat. Tarkastuslautakunnan seuraava kokous on 8.12.2016.