Asialista/ Pöytäkirja Nro 1/2016 1 Kokoustiedot Kokousaika 8.3.2016 kello 13.30 Kokouspaikka Frami B 2krs., Edustustila Käsitellyt asiat Pykälä Asia 1 Kokouksen avaus 3 2 Kokousaikataulujen tarkistus 4 3 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus 5 4 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus ja varsinaisten työryhmien työn käynnistäminen / EPSOTE projektin resurssitarkennus 6 5 Ohjausryhmän kokouksen 20.5.2016 yhteydessä järjestettävä seminaari 9 6 Muut mahdolliset asiat 10 7 Kokouksen päättäminen 11
Asialista Pöytäkirja Nro 1/2016 2 Kokousaika 8.3.2016 kello 13.30 Kokouspaikka Osallistujat Harri Jokiranta Piia Aro Tero Järvinen Hannele Koivisto Kirsti Kähärä Tytti Luoto Vesa Maunuksela Kari Nuuttila Jouni Nummi Maria-Liisa Nurmi Tuula Peltoniemi Tanja Penninkangas Jaakko Pihlajamäki Anna-Kaisa Pusa Hannu Puolijoki Raija Ranta Päivi Saukko Minna Sillanpää Lasse Anttila Frami B 2 krs., Edustustila projektinjohtaja, E-P sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus perusturvajohtaja, Lapuan kaupunki toimitusjohtaja (Kuusiolinna Terveys Oy), Kuusiokuntien terveyskuntayhtymä kuntayhtymän johtaja, JIK peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä terveyspalvelujohtaja, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä sosiaalijohtaja, Ilmajoen kunta Tehy, henkilöstöjärjestöjenedustaja liikelaitoskuntayhtymän johtaja, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä kuntayhtymän johtaja, Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä perusturvajohtaja, Alavuden kaupunki erityisasiantuntija, SOSTE ry vs. peruspalvelujohtaja, Järvi-Pohjanmaan perusturva sairaanhoitopiirin johtaja, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri kuntayhtymän johtaja, Kuntayhtymä Kaksineuvoinen johtajaylilääkäri, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri kansliapäällikkö-toimialajohtaja, Seinäjoen kaupunki tulosaluejohtaja (sosiaalityö), Seinäjoen kaupunki toimitusjohtaja, Etelä-Pohjanmaan yrittäjät ohjausryhmän puheenjohtaja Poissa Pöytäkirjanpitäjä Jaana Uotila Käsitellyt asiat johdon sihteeri, Seinäjoen kaupunki Allekirjoitukset Harri Jokiranta Jaana Uotila Puheenjohtaja sihteeri
3 1 Kokouksen avaus Stvk 8.3.2016, 1 Todetaan läsnäolijat.
4 2 Kokousaikataulujen tarkistus Stvk 8.3.2016, 2 Työvaliokunnan kokoukset on sovittu pidettäväksi pääsääntöisesti keskiviikkoisin kahden viikon välein. Varmistetaan kevään 2016 kokousajankohdat
5 3 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus Stvk 8.3.2016, 3 Työryhmien aikataulut, kokousasiakirjat ja kokousmateriaalit on luettavissa osoitteessa: http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyoryhmat.html Merkitään tiedoksi valmistelevien työryhmien tilannekatsaukset.
6 4 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus ja varsinaisten työryhmien työn käynnistäminen / EPSOTE projektin resurssitarkennus Stvk 5.2.2016, 4 Työryhmien aikataulut, kokousasiakirjat ja kokousmateriaalit on luettavissa http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyoryhmat.html Projektin jatkotyöskentelyä varten on perustettu työryhmät; Ikäihmisten hyvinvoinnin edistäminen (kevät 2016) Terveyden ja toimintakyvyn edistäminen (kevät 2016) Lasten ja nuorten kasvun tukeminen (kevät 2016 Digiloikka (kevät 2016) ICT (kevät 2016) Taustatieto (kevät 2016) Kiinteistöt-tila-talous (kevät 2016) Tiedotus-viestintä (2016) Laatu (kevät 2016) Hallintorakenne (kesä-syksy 2016) Henkilöstö (kesä-syksy 2016) Valmistelevien työryhmien tehtävänä on ollut tammikuun 2016 loppuun mennessä tehdä ehdotus varsinaisen työryhmän työsuunnitelmasta ja kokoonpanosta työvaliokunnalle. Osa työryhmistä on aloittanut toimintansa myöhemmin, mikä huomioidaan varsinaisten työryhmien tehtävä- ja kokoonpanomäärittelyssä. Varsinaisten työryhmien kokoonpanossa huomioidaan asiantuntijuus ja alueellinen edustavuus. Kuntajohtafoorum evästi kokouksessa 29.1.2016 työryhmien kokoonapanon osalta huomioitavaksi yhteistoiminta-alueita alueellisen edustavuuden lähtökohtana. Projektin työssuunitelmassa työryhmien työsekentelyssä on edellytetty huomioitavan; matala kynnys peruspalvelut, kuntarajapinnat, hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen ja verkostoitunut toiminta. Skjf 29.1.2016, 5 (EPSOTE tilannekatsaus) käsittelyn yhyteydessä todetaan, että palvelurakenteen mallintamisessa huomioidaan tilannekatsauksessa esitetyt asiat (http://www.seinajoki.fi/material/attachments/seinajokifi/seinajoenkaupunki/etelapohjanmaansote/kuntajohtajat/kx34wt2n3/epsote_kuntajohtajafoorum_tilannekatsaus_29.1.2016.pdf ). Valmistelevat työryhmät esittelevät ehdotuksensa varsinaisen työryhmän työsuunnitelmaksi ja kokoonpanoksi. - Merkitään tiedoksi valmistelevien työryhmien tilannekatsaukset. - Hyväksytään varsinaisten työryhmien alustavat työsuunnitelmat ja kokoonpanot. Käsittely: Käytiin läpi työryhmien työsuunnitelmat ja ehdotukset kokoonpanoista. Kiinteistötila-talous-, hallintorakenne- ja henkilöstötyöryhmien osalta valmistelu on vielä kesken.
7 Käsittelyn aikana sovittiin seuraavista asioista: - Yhteinen aloitus työryhmille: seminaaripäivä/ohjausryhmän kokous - Yhteisen kuvan luominen/työvaliokunnan rooli/työsuunnitelma - Näkymien hakeminen professioiden ulkopuolelta - Kansalaisnäkökulma: tulevaisuusverstaat, digitaalinen dialogi - Kansallisesti kootut palvelut, globalisaatio - Kolmen lisähenkilön rekrytointi maakunnan sisältä, 10 kk - Työvaliokunnan jäsenet osallistuvat vain yhteen työryhmään Työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot liitetään verkkosivuille. Työvaliokunta päätti merkitä tiedoksi työryhmien tilannekatsaukset sekä hyväksyä työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot sekä käsittelyn aikana sovitut tarkennukset. Sohj 26.2.2016, 4 EPSOTE projektin resurssin tarkentamisesta on keskustelu kuntajohtajafoorumin kokouksessa 29.1.2016, jolloin todettiin projektin etenemisen kannalta tarvittavan lisäresurssin tarve. Tarvittava lisäresurssi huomioiden projektin työsuunnitelma ja sen mukaisten työryhmien käynnistyminen olisi; * sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntija, jonka tehtävänä on tukea ydinprosessityöryhmien työtä, tehdä tarvittavaa taustatiedon hankintaa ja analyysiä * assistentti, jonka tehtävä on projektin verkkosivujen ylläpito ja kehittäminen, avustaa tarvittavan taustatiedon hankinnassa ja analyysissä * sihteeri/assistenttipalvelujen osto vastaamaan työryhmien työn käytännön järjestelyistä ja taloushallinnosta Tarvittava työtila on mahdollista vuokrata Into Seinäjoki Oy (Tilapalvelut) seuraavin ehdoin; - sijainti C-talon 5 krs - tilassa on 82,5 m2 jyvitettyä toimistotilaa, todellisia neliöitä on 70 - tilan vuokra on 1 240,00 /kk + alv Kansallisen SoTe uudistuksen täytäntöönpanon mukaisesti tarkoituksen mukaista on kevään 2016 aikana tehdä suunnitelma ja päätös projektin jatkamisesta 31.1.2018 saakka. Projektin työsuunnitelman tehtävien mukaisesti lisäresurssivaraus tehtäisiin ajalle 1.3. 31.12.2018. Lisäresurssin kustannusarvio ja aikaisemmin hyväksytty projektin kustannusarviosta laskettu EPSOTE projektin muutettu talousarvio ajalle 1.3.2016 31.12.2016 olisi yhteensä 297 300 (muutos 131 000 ), mikä vastaisi vuositason kustannusarviota. Kustannukset katetaan 17.12.2014 3 tehdyn päätöksen perusteella kuntien kesken asukaslukuperusteisesti. Talousarvio ja kuntien maksuosuudet on luettavissa osoitteessa: http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/ohjausryhma/materiaalit.html
8 Ohjausryhmä hyväksyy asiaselostuksen mukaiset esitykset; - EPSOTE muutettu talousarvio 1.3. 31.12.2016 - lisäresurssin rekrytointi ajalle 1.3. 31.12.2018 - työtilan vuokraus 1.3. 31.12.2016 - kevään 2015 aikana laaditaan tarkennettu suunnitelma EPSOTE projektin jatkamisesta 31.12.2018. Muutettu ehdotus kokouksessa: Ohjausryhmä hyväksyy asiaselostuksen mukaiset esitykset; - jatketaan EPSOTE projektia 31.12.2018 saakka - kevään 2015 aikana laaditaan tarkennettu suunnitelma 31.12.2018 saakka - toteutetaan työtilajärjestely 1.3.2016 31.12.2018 - lisäresurssin rekrytointi ajalle 1.3.2016 31.12.2018 - EPSOTE muutettu talousarvio 1.3.2016 31.12.2016 Muutettu päätösehdotus hyväksyttiin. Stvk 8.3.2016, 4 Ohjausryhmän päätöksen mukaisesti käynnistetään EPSOTE projektin lisäresurssin rekrytointi mahdollisimman pian ja samaan aikaan selvitetään työtilajärjestelyt. EPSOTE projektin lisäresurssi kohdennettaisiin seuraavasti: - sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntija, jonka tehtävänä on tukea ydinprosessityöryhmien työtä, tehdä tarvittavaa taustatiedon hankintaa ja analyysiä - assistentti, jonka tehtävä on projektin verkkosivujen ylläpito ja kehittäminen, avustaa tarvittavan taustatiedon hankinnassa ja analyysissä - sihteeri/assistenttipalvelujen osto vastaamaan työryhmien työn käytännön järjestelyistä ja taloushallinnosta Työtilajärjestelyistä on neuvoteltu yhdessä Aksilan, SoNET BOTNIAn ja Etelä- Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa (kehittämisyksikkö) toimijoiden työtilojen sijoittamisesta fyysisesti yhteen. Tarkoituksena on vahvistaa toimijoiden yhteistyötä ja resurssien käyttöä. Työtilan sijoittumista MediWestin tai Framin kiinteistöön selvitetään. Edellytyksenä on yhteinen samalle käytävälle sijoittuva työtila, jonka yhteydessä on käytettävissä kokoustiloja mm. työryhmien työskentelyä ja työvaliokunnan kokouksia varten. Työvaliokunta päättää asiaselostuksessa esitetyn mukaisesti - käynnistää EPSOTE projektin lisäresurssin rekrytoinnin - hyväksyä työtilajärjestelyjen suunnitelman.
9 5 Ohjausryhmän kokouksen 20.5.2016 yhteydessä järjestettävä seminaari Stvk 8.3.2016, 5 Käynnistyneiden työryhmien työskentely kuvattiin ohjausryhmän kokouksen yhteydessä olleessa Kick Off seminaarissa 26.2.2016. Seminaarin aineisto on luettavissa osoitteessa: http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/seminaarit/kickoffseminaari26.2.2016.html 4.12.2015 hyväksytyn projektin työsuunnitelman mukaisesti 20.5.2016 ohjaustyhmän kokouksen yhteydessä järjestettävän seminaarin aiheeksi on asetettu palvelurakenne. Kick Off seminaarissa käydyssä keskustelussa toettiin, että seuraavassa seminaarissa tulee tarkemmin määritellä SoTe -palvelurakenteen maakunnallinen tahtotila. Kansallisen SoTe reformin aikataulun mukaan järjestämislaki ja siihen liittyvät säädökset lähtevät lausunnoille huhtikuussa 2016, joten seminaarin ohjelmaan on hyvä sijoittaa ao. teemaan liittyvä asiantuntijapuheenvuoro. Ohjausryhmän kokouksen 20.5.3026 yhteydessä pidettävälle seminaarille on varattava riittävä aika (esim. ohjausryhmän kokous klo 9.30 11.00 ja seminaari klo 12.00 16.00). - ohjausryhmän kokouksen 20.5.3026 yhteydessä pidettävän seminaarin teema on EPSOTE palvelurakenne. - varataan seminaarille aika ohjausryhmän kokouksen jälkeen (esim. klo 12.00 16.00). - päätetään seminaarin kutsuttavat yhteistyötahot
10 6 Muut mahdolliset asiat Stvk 8.3.2016, 6
11 7 Kokouksen päättäminen Stvk, 7