Sivu 1 / 6 Yhteisen kirkkoneuvoston kokous Gemensamma kyrkorådets möte Aika Tid tiistai/tisdag 24.3.2015 klo/kl. 17.00 18.45 Paikka Plats Kirkon ylätakkahuone Kyrkans övre basrum Läsnä/närvarande: Ulrik Sandell, puheenjohtaja/ordförande Tapani Ala-Reinikka varapuheenjohtaja/vice ordförande Laura Helistekangas Kare Visuri (Kari Pesosen varahenkilö/kari Pesonens suppleant) Mirja Tiri Wilhelm Holmberg Susanna Ohls Kari Huoponen, ykv:n pj -ordf. för gkf Turid Hedlund, ykv:n vpj vice ordf. för gkf Lasse Javanainen, siht. sekr. Mauri Vihko, khra kyrkoherde Pöytäkirja Protokoll: 1 Kokouksen avaus Mötets öppnande Puheenjohtaja Ulrik Sandell avasi kokouksen klo 17.00. Ordförande Ulrik Sandell öppnade mötet kl. 17.00. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Mötets lagenlighet och beslutförhet Puheenjohtaja totesi, että kokous on laillisesti koolle kutsuttu (KJ 9:1) ja päätösvaltainen (KL 7:4). Liite 1. Ordföranden konstaterade att mötet är lagenligt sammankallat (KO 9:1) och beslutfört (KL 7:4). Bilaga 1. 3 Kokouksen pöytäkirjantarkastajat Mötets protokolljusterare Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Tapani Ala-Reinikka ja Wilhelm Holmberg. Tapani Ala-Reinikka och Wilhelm Holmberg valdes till protokolljusterare. 4 Esityslista Föredragningslistan Päätettiin hyväksyä esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Liite 2. Föredragningslistan beslöts godkänns som mötets arbetsordning. Bilaga 2. 5 Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Johtoryhmän muistiot Ledningsgruppens memoranda 2015 Talouspäällikön päätökset Ekonomichefens beslut 2015 Yhteinen kirkkoneuvosto päätti merkitä ilmoitusasiat tiedoksi. Gemensamma kyrkorådet beslöt anteckna anmälningsärendena för kännedom. 6 Seurakuntien toimintakertomukset 2014 Församlingarnas verksamhetsberättelser 2014
Sivu 2 / 6 Puheenjohtajan esittely Ordförandets föredragning: Yhtymän seurakunnat ovat hyväksyneet vuoden 2014 toimintakertomuksensa ja lähettäneet ne yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi. Församlingarna som ingår i samfälligheten har godkänt sina verksamhetsberättelser för 2014 och skickat dem till gemensamma kyrkorådet för kännedom. Puheenjohtajan esitys Ordförandens förslag: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää merkitä toimintakertomukset tiedoksi. Gemensamma kyrkorådet beslutar anteckna församlingarnas verksamhetsberättelser för kännedom. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti merkitä toimintakertomukset tiedoksi. Gemensamma kyrkorådet beslöt anteckna verksamhetsberättelser för kännedom. 7 Tilinpäätös 2014 Bokslutet 2014 Esityslistan liitteenä on tasekirja. Liite 3. Balansboken bifogas till föredragningslistan. Bilagan 3. Talouspäällikkö esitys - Ekonomichefens förslag: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy yhteistalouden ja sen pääluokkien Hautaustoimi, Kiinteistötoimi ja Rahoitustoimi toimintakatteen talousarviota heikomman toteutuman tasekirjassa esitettyjen perustelujen perusteella ja esittää, että yhteinen kirkkovaltuusto vahvistaa nämä talousarvion poikkeamat. Gemensamma kyrkorådet godkänner det svagare utfallet för den gemensamma ekonomin och dess huvudklasser begravningsväsendet, fastighetsväsendet och finanseringen på de grunder som framförts i balansboken och föreslår att gemensamma kyrkofullmäktige fastställer dessa avvikelser från budgeten. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen. Gemensamma kyrkorådet godkänner och undertecknar bokslutet. 3. Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää tilinpäätöksen siihen liittyvine asiakirjoineen tilintarkastajalle tarkastettavaksi. Gemensamma kyrkorådet skickar bokslutet med tillhörande handlingar till revisorn för revision. 8 Vahvistuskirje tilintarkastajalle Bekräftelsebrev till revisorn Talouspäällikön esittely: Ekonomichefens föredragning: Tilintarkastaja on viime vuotiseen tapaan pyytänyt yhteiseltä kirkkoneuvostolta kirjallisen vahvistusilmoituskirjeen. Vahvistuskirjeellä tilintarkastaja hankkii kirjallisen vahvistuksen siitä, että johto (YKN, talouspäällikkö) on täyttänyt lakisääteiset velvollisuutensa, jotka koskevat tilinpäätöksen laatimista ja sitä, että tilintarkastajalle annetaan täydelliset tiedot. Kirjeen tarkoituksena ei siis ole määritellä ko. vastuita ja velvollisuuksia eikä lisätä johdon vastuuta yli lain säännösten.
Sivu 3 / 6 Pääasiallisena tarkoituksena johdon näkökulmasta on se, että vahvistettavia asioita harkitaan entistä huolellisemmin. Toimivan johdon odotetaan tietävän riittävästi vahvistuskirjeessä mainituista asioista, tai sen odotetaan tehneen asianmukaisiksi katsomiaan tiedusteluja pystyäkseen antamaan pyydetyt kirjalliset vahvistusilmoitukset. Liksom i fjol har revisorn begärt att få ett skriftligt bekräftelsemeddelande av gemensamma kyrkorådet. Bekräftelsebrevet ger revisorn en skriftlig bekräftelse på att ledningen (GKR, ekonomichefen) har fyllt sina lagstadgade förpliktelser i fråga om att uppgöra bokslut och ge revisorn fullständiga uppgifter. Syftet med brevet är alltså inte att definiera ifrågavarande ansvar och förpliktelser eller att öka ledningens ansvar utöver vad som stadgas i lag. Det huvudsakliga syftet ur ledningens synvinkel är att man noggrannare än tidigare överväger det som skall fastställas. Den operativa ledningen förväntas veta tillräckligt mycket om de frågor som nämns i bekräftelsebrevet, eller den förväntas ha gjort sådana förfrågningar som den finner ändamålsenliga för att kunna avge de begärda skriftliga bekräftelsemeddelandena. Talouspäällikkö esitys Ekonomichefens förslag: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy vahvistuskirjeen tilintarkastajille. Gemensamma kyrkorådet godkänner bekräftelsebrevet till revisorn. 9 Kirkkotekstiilien lisätyöt Tilläggsanskaffningar (kyrkotextilier) Taidetoimikunta on esittänyt hankittuihin kirkkotekstiileihin seuraavia lisähankintoja: punaiseen sarjaan toinen kappale kalkkiliinaa (230 ) ja ylimääräinen liina suojaamaan antependiumia (180 ) sekä valkoiseen, violettiin ja vihreään sarjaan ylimääräinen kalkkiliina (3x380 ). Taiteilija Aino Favenin tarjouksen mukaan kustannus on yhteensä 1.550 (sis. alv). Kirkkotekstiilien uusimiseen on varattu vuodelle 2015 16.000. Lisähankinnat nostavat varattua summaa 17.550 :on (9,7 %). Vastaava säästö voitaneen saada muista investointikohteista. Johtoryhmä on puoltanut hankintaa. Konstkommittén har föreslagit att samfälligheten köper ytterligare dessa kyrkotextilier: en extra kalkduk till den röda serien (230 euro) och en extra duk för att skydda antependiet (180 euro) samt extra kalkduk till den vita, violetta och gröna serien (3 x 380 euro). Enligt konstnären Aino Favéns offert uppgår kostnaden till totalt 1 550 euro (inkl. moms). År 2015 har 16 000 euro reserverats för att förnya kyrkotextilierna. Tilläggsanskaffningen höjer summan till 17 550 euro (9,7 %). Motsvarande besparing torde kunna göras i andra investeringsobjekt. Ledningsgruppen har förordat anskaffningen.
Sivu 4 / 6 Talouspäällikön esitys Ekonomichefens förslag: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy kirkkotekstiilien lisähankinnat ja kirkkotekstiilien hankintaan varatun investointimäärärahan ylityksen. Gemensamma kyrkorådet godkänner tilläggsanskaffningarna av kyrkotextilier och överskridningen av investeringsanslagen för köp av kyrkotextilier. 10 Taloustoimikunnan asettaminen ja seurakuntien edustajien nimeäminen siihen - Tillsättande av ekonomikommitté och utseende av församlingarnas representanter till densamma Puheenjohtajan esittely - Ordförandets föredragning: Taloustoimikuntaan kuuluu taloustoimikunnan johtosäännön (YKN 21.9.2010) puheenjohtajana yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja muina jäseninä molempien seurakuntien kirkkoherrat sekä kummastakin seurakunnasta yhteisen kirkkoneuvoston nimeämänä yksi sellainen edustaja, jolla on vankka tietämys taloudesta ja hallinnosta. Taloustoimikunnan sihteerinä toimii seurakuntayhtymän talouspäällikkö. Taloustoimikunnan työskentelyä ohjaa johtosääntö (YKN 21.9.2010) Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle taloustoimikunnan asettamista vuosiksi 2015 2016 sekä seurakuntien edustajien nimeämistä siihen. Enligt ekonomikommitténs instruktion (GKR 21.9.2010) är ekonomikommitténs ordförande gemensamma kyrkorådets vice ordförande och de övriga medlemmarna i kommittén är bägge församlingarnas kyrkoherdar samt en sådan medlem från vardera församlingen som gemensamma kyrkorådet utser och som har goda kunskaper om ekonomi och förvaltning. Samfällighetens ekonomichef är ekonomikommitténs sekreterare. Ekonomikommitténs arbete styrs av en instruktion (GKR 21.9.2010). Ordföranden för gemensamma kyrkorådet föreslår för gemensamma kyrkorådet att en ekonomikommitté tillsätts för åren 2015 2016 samt församlingarnas representanter nämnas. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti asettaa taloustoimikunnan vuosiksi 2015 2016 ja nimetä siihen suomalaisen seurakunnan edustajaksi Kari W. Saaren ja Svenska församlingenin edustajaksi Wilhelm Holmbergin. Gemensamma kyrkorådet beslöt tillsätta en ekonomikommitté för åren 2015 2016 samt utse Kari W. Saari till Kauniaisten suomalainen seurakuntas representant och Wilhelm Holmberg till Grankulla svenska församlings representant. 11 Muut asiat Övriga ärenden 1. Bembölen tontin myynti Försäljning av tomten i Bemböle
Sivu 5 / 6 YKN päätti 6.5.2014, että asemakaavan vahvistuksen saanut Bembölen tonttia voidaan alkaa myydä. Saatujen hinta-arvioiden mukaan tontista voidaan odottaa saatavan 350.000 400.000 tällä hetkellä. Johtoryhmä ja taloustoimikunta ovat olleet sitä, mieltä, ettei seurakuntayhtymän rahatilanne vaadi tontin myyntiä juuri tällä hetkellä (2015) vaan myyntiä voidaan siirtää parempaan markkinatilanteeseen, joten yhteiselle kirkkoneuvostolle esitetään myynnin siirtämistä. GKR beslöt 6.5.2014 att tomten i Bemböle, som fått en fastställd detaljplan, kan säljas. På basis av de prisuppskattningar som fåtts kan tomten just nu väntas inbringa 350 000 400 000 euro. Ledningsgruppen och ekonomikommittén har varit av den åsikten att samfällighetens ekonomi inte kräver att tomten säljs just nu (2015), utan försäljningen kan skjutas upp tills marknadsläget är bättre, varför en uppskjutning av tomtförsäljningen föreslås för gemensamma kyrkorådet. 2. Tilintarkastajan valinta Val av revisor Yhteisen kirkkovaltuuston tulee valita seurakuntayhtymän tilintarkastaja toimikautetensa 2015 2018 tilikausia tarkastamaan. Kyseessä on alle 30.000 :n hankinta, joten se voidaan toteuttaa seurakuntayhtymän omien hankintaperiaatteiden mukaisesti. Ne edellyttävät tarjousten pyytämistä vähintään 3 palvelujen tarjoajalta. Nykyinen tilintarkastaja on Tilintarkastus Tuokko Oy vastuunalaisena tilintarkastajana Martin Slotte JHTT, CIA. Esittelijä esittää tarjousten pyytämistä 3-4 tilintarkastusyhteisöltä soveltaen kirkkohallituksen tarjouspyyntömallia (KH yleiskirje 31/2014). Tarjoukset esitellään YKN:lle seuraavassa kokouksessa 12.5.2015, jossa YKN tekee esityksensä yhteiselle kirkkovaltuustolle. Gemensamma kyrkofullmäktige bör utse samfällighetens revisor för att granska redovisningsperioderna under sin mandatperiod 2015 2018. Det är fråga om en upphandling på under 30 000 euro, så den kan skötas enligt samfällighetens egna upphandlingsprinciper. Dessa förutsätter att anbud begärs av minst tre leverantörer. Den nuvarande revisorn är Tilintarkastus Tuokko Oy med Martin Slotta, OFR, CIA, som ansvarig revisor. Föredragande föreslår att anbud begärs av 3 4 revisionssamfund och att kyrkostyrelsens modell för anbudsbegäran (kyrkostyrelsens cirkulär 31/2014) tillämpas. Anbuden presenteras för GKR på nästa sammanträde 12.5.2015, då GKR gör sitt förslag till gemensamma kyrkofullmäktige. 3. Strategian uusiminen Förnyande av strategin
Sivu 6 / 6 Tilinpäätöksen yhteydessä käsiteltiin strategian uusimisen tarvetta. Kirkkoherra Mauri Vihko esitti kokoukselle, että yhteinen kirkkoneuvosto antaa johtoryhmälle strategiaesityksen valmistelun. I samband med bokslutet behandlades behovet av att förnya strategin. Kyrkoherde Mauri Vihko föreslog för mötet att gemensamma kyrkorådet ger ledningsgruppen i uppdrag att bereda strategiförslaget. 12 Valitusosoitus Besvärsanvisning Annetaan KL 24 luvun mukainen valitusosoitus. Liite 4. Besvärsanvisningen delges enligt kapitel 24 i KL. Bilaga 4. 13 Kokouksen päätös Mötets avslutande Puheenjohtaja päättää kokouksen klo 18.45. Ordföranden avslutar mötet kl 18.45 Kauniaisten seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puolesta: På gemensamma kyrkorådets i Grankulla kyrkliga samfällighet vägnar: Kauniaisissa Grankulla 26.3.2015 Ulrik Sandell Puheenjohtaja Ordförande Lasse Javanainen Sihteeri Sekreterare Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Protokollet är justerat och godkänt: Kauniaisissa Grankulla..2015..2015 Tapani Ala-Reinikka Wilhelm Holmberg