13. Tilinpäätöserittelyt ja muu tilinpäätösaineisto Tilinpäätöserittelyt ja muut tilinpäätöksen yhteydessä laadittavat luettelot ovat tiliviraston sisäisiä tilinpäätösasiakirjoja, eikä niitä sisällytetä tilinpäätösasiakirjaan. Tilinpäätöserittelyt ja muut luettelot ovat pääosin tilinpäätöslaskelmien ja liitteenä annettavien tietojen yksityiskohtaisempia erittelyjä. 13.1 Tase-erittelyt Valtion talousarviosta annetun asetuksen 64 :n mukaan tilinpäätöslaskelmia varmentamaan laaditaan tase-erittelyt. Tase-erittelyt laaditaan taseen erien mukaisessa järjestyksessä käyttäen taseen mukaisia otsikoita. Taseerittelyiden sivut numeroidaan juoksevasti. Talousarvioasetuksen 66 e :ssä säädetään tase-erittelyistä seuraavaa: Tase-erittelyissä on yksityiskohtaisesti ryhmittäin luetteloitava varainhoitovuoden päättyessä ollut kansallisomaisuus ja käyttöomaisuus tai niissä varainhoitovuoden aikana tapahtuneet lisäykset ja vähennykset, vaihto-omaisuus ja rahoitusomaisuus sekä muut pitkäaikaiset sijoitukset, jotka on merkitty taseeseen (aktivoitu) samoin kuin vieras pääoma. (600/1997) Tase-erittelyt voidaan Valtiokonttorin luvalla laatia mikrotulosteena filmille tai muulla suurennuslaitteen avulla luettavalla ja tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla. (600/1997) Tase-erittelyt on päivättävä, ja niiden laatijoiden on ne allekirjoitettava. (600/1997) Tase-erittelyt laaditaan tileittäin niistä eristä, jotka muodostavat 10 13 - alkuisten, 15 19-alkuisten sekä 24 29 -alkuisten tasetilien saldot tilinpäätöksessä. Kansallis- ja käyttöomaisuuden osalta (10-13 -alkuiset tilit) erittely voi rajoittua tilikauden aikana tapahtuneisiin muutoksiin. Se alkuperäinen luettelo, johon nähden muutoksia tilikausikohtaisesti ilmoitetaan, on tällöin oltava myös laadittuna. Selkeyden edellyttäessä erittely on laadittava täydellisenä. Tase-erittelyiden on täsmättävä taseeseen ja osakirjapitojärjestelmien tietoihin, ja tase-erittelyissä esitettävien yhteenvetojen on täsmättävä inventaariluetteloihin (esim. käyttöomaisuuden ja vaihto-omaisuuden osalta). Jos tilivirastolla on Valtiokonttorin lupa säilyttää tase-erittelyt sähköisessä muodossa, tulee erittelyn laatijan varmistaa tietojen täsmäävyys pääkirjaan sähköisellä allekirjoituksella. Jos sähköinen allekirjoitus ei ole mahdollinen, allekirjoitetaan laaditut tase-erittelyt kokoava luettelo, joka säilytetään paperimuodossa. Valtion kirjanpidon käsikirja 3.0: Tiliviraston tilinpäätöksen laatiminen 2003 1
Malli esimerkkivuodelta 2003 Tili 1749 Muut lyhytaikaiset saamiset (T) Tositenumero Kirjauspäivä Selite Euroa 01-54613 31.12.2003 Palkkarästi Ville Virtanen 1000,55 20-1654 1.12.2003 EU-matka Maija Meikäläinen 250,21 Yhteensä 1250,76 Poistosuunnitelmat ja niiden muutokset Talousarvioasetuksen 66 g 4 momentin mukaan poistosuunnitelmat ja niiden muutokset on laadittava kirjalliseen muotoon sekä liitettävä tase-erittelyihin. Tase-erittelyyn liitettävät poistosuunnitelmat laaditaan tilinpäätöksen liitteen 1 mukaisella tavalla lisättynä laatijan allekirjoituksella. 13.2 Muut tilinpäätöserittelyt Meno- ja tulorästien erittelyt Meno- ja tulorästien erittelyt kokoavat yhteen tase-erittelyjen tiedot niiden tilien osalta, joilla tilivirasto on käsitellyt meno- ja tulorästejään. Rästit esitetään varainhoitovuosittain erikseen menorästeistä ja tulorästeistä. Varainhoitovuosi on se vuosi, jolloin rästit ovat syntyneet. Varainhoitovuosikohtaisiin sarakkeisiin merkitään kyseisinä vuosina syntyneiden rästien saldot päätettävän varainhoitovuoden tilinpäätöshetkellä. Muiden velkojen ja saamisten tileille kirjatuista rästeistä esitetään tiedot liikekirjanpidon tileittäin. Näiltä osin erittely tulee laatia siten, että siitä käy ilmi miltä vuodelta mikäkin tulo- tai menorästi on. Lisäksi esitetään varainhoitovuosittaiset summat sitoumusperusteisista menorästeistä. Malli: Esimerkkivuodelta 2003 Menorästit 2002 2003 Yhteensä 31.12.2003 2610 Menorästit 7 000,45 300 457,25 307 457,70 Sitoumusperusteiset menorästit 1 000,00 1 000,00 Muut velkatilit: 2619 Muut siirtovelat (T) 13 000,40 13 000,40 Valtion kirjanpidon käsikirja 3.0: Tiliviraston tilinpäätöksen laatiminen 2003 2
2570 Ostovelat (T) 5 000,20 56 000,30 61 000,50 Yhteensä 12 000,65 370 457,95 382 458,60 Tulorästit 1995 2002 2003 Yhteensä 31.12.2003 1730 Tulorästit 12 000,00 35 457,25 47 457,25 Sitoumusperusteiset tulorästit Muut saamisten tilit: 503,56 56 000,00 56 503,56 1700 Myyntisaamiset (T) 6 000,40 53 000,40 59 000,80 1739 Muut siirtosaamiset (T) 1 000,20 6 000,30 7 000,50 Yhteensä 12 000,00 7 504,16 150 457,95 169 962,11 Erittelyt Valtiokonttorin määräämien talousarviokirjanpidon muiden tilien saldoista Talousarviotilille kirjaamista odottavien tapahtumien tileistä (TaKP-tilit 600 ja 620) sekä tilistä 640 Osakohdennetut talousarviotulot tehdään tase-erittelyjä vastaavat erittelyt, mikäli niillä on saldoa varainhoitovuoden päättyessä. Malli: Erittely talousarviotilille tai siirretyn määrärahan tilille kirjaamista odottavista tapahtumista Tositenumero Kirjauspäivä 600 Talousarviotilille kirjaamista odottavat talousarviotulot: Euroa 01-4512 15.12.2003 Rahoitusennakko EU, projekti xxx 10 000,00 04-1234 29.12.2003 Vuokraennakko Ville Virtanen 2 500,00 Yhteensä 12 500,00 Erittely tilinpäätöksen täsmäytyslaskelmasta Erittely tilinpäätöksen täsmäytyslaskelmasta sisältää tilikombinaatioittain eli liikekirjanpidon tililuokan tilin ja talousarviotililuokan tilin muodostamin kirjausyhdistelmin laaditun laskelman. Valtion kirjanpidon käsikirja 3.0: Tiliviraston tilinpäätöksen laatiminen 2003 3
13.3 Tilinpäätöksen yhteydessä laadittavat luettelot Tilinpäätöksen yhteydessä laaditaan luettelot 1. arviomäärärahojen ylitysluvista, 2. luvista käyttää niitä jakamattomia määrärahoja, joiden käytöstä päättävät valtioneuvosto, valtioneuvoston kanslia tai ministeriöt (talousarvion tilijaottelussa numerotunnuksella 000 ja 001 varustetut momentit tai niiden lisäjaottelut) 3. valtion talousarviosta annetun lain 19 :n mukaisista määräyksistä menorästien edelleen tileissä pitämisestä, sekä 4. tiliviraston tekemistä saatavien tileistä poistamispäätöksistä. Luettelot arviomäärärahojen ylitysluvista ja jakamattomien määrärahojen käyttöluvista laaditaan ensisijaisesti talousarvion tilijaottelun ja toissijaisesti lupakirjeen päiväyksen mukaisessa järjestyksessä. Luetteloon merkitään määrärahan tilikoodi, lupakirjeen päiväys, diaarinumero ja luvan antaja sekä myönnetty määrä. Luetteloon määräyksistä menorästien edelleen tileissä pitämisestä merkitään asianomaisen ministeriön määräykset päiväyksen mukaisessa järjestyksessä. Luetteloon merkitään määräyksen päiväys, diaarinumero ja lähettäjä sekä määräyksessä myönnettyjen siirtojen summa ja lopuksi näiden yhteissumma. Luettelossa saatavien tileistä poistamispäätöksistä tulee tileistä poistetut saatavat esittää poistamispäätösten mukaisessa aikajärjestyksessä talousarviokirjanpidon tileittäin ja liikekirjanpidon tileittäin ryhmiteltyinä. Laaditut luettelot päivätään, niiden laatijat allekirjoittavat ne, ja ne säilytetään tilivirastossa kuten tase-erittelyt. 13.4 Yksityiskohtainen erittely arvostamatta jätetystä kansallisomaisuudesta Yksityiskohtainen erittely tilinpäätöksessä arvostamatta jätetystä kansallisomaisuudesta vastaa sisällöltään taseeseen arvostetuista eristä tehtyjä tase-erittelyjä. Tilinpäätöksen liitteessä (liite 9) ilmoitetusta arvostamatta jätetystä kansallisomaisuudesta on oltava tarkempi selvitys. Tämä erittely kuuluu tilinpäätösaineistoon. 13.5 Muu tilinpäätöksen yhteydessä laadittava, määräajan säilytettävä aineisto, jota ei toimiteta viraston ulkopuolelle Tilikauden aikana ja tilinpäätösprosessin aikana laaditaan muitakin kuin edellä tässä ohjeessa mainittuja tilinpäätöstä varmentavia dokumentteja, jotka eivät kuulu itse tilinpäätösasiakirjaan ja joita ei siis toimiteta tiliviraston ulkopuolelle. Valtion kirjanpidon käsikirja 3.0: Tiliviraston tilinpäätöksen laatiminen 2003 4
Valtiokonttorin määräyksessä Kirjanpitoaineiston säilytysajat mainitaan säilytettävänä aineistona esim. osakirjanpidot (audit trail) ja sisäinen suunnittelu- ja laskentajärjestelmä (esim. kustannuslaskennan yhteys kirjanpitoon ja toimintakertomuksen työpaperit). Valtiokonttori on antanut eräille tilivirastoille luvan paperittomaan kirjanpitoon. Jokaisessa luvassa on annettu määräykset kirjanpitoaineiston arkistoinnista ja säilytyksestä. Valtiokonttorin määräyksen Kustannusvastaavuuslaskelman laatiminen mukaan kustannusvastaavuuslaskelmien laskentaperusteet ja niiden mahdolliset muutokset dokumentoidaan tai niiden tulee muutoin olla saatavilla sekä maksulliselle toiminnalle kohdistettujen yhteiskustannusten jakoperusteiden tulee perustua dokumentoituihin selvityksiin. Tilinpäätöksessä tehtävien aktivointien yhteydessä - esim. aktivoitaessa menoja käyttöomaisuuteen valmistus omaan käyttöön -tilin avulla ja omaa valmistusta joko valmiiseen tai keskeneräiseen vaihto-omaisuuteen - talousarvioasetuksen 66 b :n 3 momentin mukaan aktivoituun hankintamenoon luetut hyödykkeen hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet menot on voitava selvittää kustannuslaskennan tai laskelmien avulla, ja laskelmat tulee säilyttää tositeaineistossa. Etenkin vaihto-omaisuudeltaan suurissa tilivirastoissa annetaan kirjallisia ohjeita esim. keskeneräisen tuotannon tai varastojen inventoinnissa noudatettavista periaatteista, epäkuranttiuden toteamisesta jne., mikä onkin suositeltavaa tilinpäätöksen luotettavuuden dokumentoimiseksi. Kirjalliset ohjeet ovat todisteita tase-erittelyjen oikeellisuudesta sekä pyrkimyksestä todenmukaisiin tase-eriin. Tällaiset ohjeet tulee säilyttää kirjanpitoaineiston tavoin. Valtion kirjanpidon käsikirja 3.0: Tiliviraston tilinpäätöksen laatiminen 2003 5