OpasKokemuksia kansainvälisistä rekrytoinneista Suomeen -opas
Sisältö 1. Johdanto 4 2. Kansainvälinen rekrytointi 6 3. Kansainvälisen rekrytoinnin käynnistäminen 7 3.1 Rekrytoinnin käynnistäminen 7 3.1.1 Tarpeen määrittäminen 7 3.1.2 Työnantajan sitoutuminen rekrytointiin 9 3.1.3 Työyhteisön vastaanottovalmiuksien kehittäminen ja tukeminen aikaisessa vaiheessa 11 3.2 Hankittavaan työvoimaan kohdistuvien vaatimusten asettaminen 12 3.2.1 Ammattivaatimukset 12 3.2.2 Muut vaatimukset 13 3.3 Ulkomaisen työvoiman kartoitus ja käytetyt markkinointi- ja kumppanuuskanavat 14 3.3.1 Kohdemaiden valinta 14 3.3.2 Kumppaneiden valinta 16 3.3.3 Työpaikasta ilmoittaminen 18 4. Rekrytoitavien haastattelut ja valinnat 23 4.1 Haastatteluiden käytännön toteutus 23 4.2 Tarvittavien lupien järjestäminen 29 4.3 Kielikoulutuksen toteuttaminen 33 5. Työn aloittaminen Suomessa 35 5.1 Työsopimusten solmiminen 35 5.2 Asettautumispalveluiden toteutus 37 5.2.1 Kielikoulutus 37 5.2.2 Asettautuminen Suomeen ja muut palvelut 39 5.3 Vastaanotto työyhteisössä 45 5.3.1 Työyhteisön perehdyttäminen 45 5.3.2 Työntekijän perehdyttäminen 46 5.3.3 Koulutus 48 2
Liitteet Liite 1 Lisätietoa 49 Liite 2 Esimerkki työhaastattelun kysymyksistä englanniksi 51 Liite 3 Esimerkki työsopimuspohjasta 55 Liite 4 Maahanmuuttoasiat Suomessa 57 Euroopan sosiaalirahasto on osarahoittanut julkaisun tuottamisen.
1. Johdanto Tämä on kansainvälisten rekrytointien tueksi laadittu opas, jonka tavoitteena on toimia rekrytoijien, viranomaisten, kouluttajien ja oppilaitosten apuna. Opas toteutetaan osana työ- ja elinkeinoministeriön maahanmuutto-ohjelmien -tukirakenteen (MATTO) toimenpiteitä. Oppaasta on pyritty tekemään käytännönläheinen tuki kansainvälisen rekrytoinnin eri vaiheiden tueksi ja se tarjoaa tietoa ja neuvoja sekä muistilistoja käytännön työn avuksi. Tämä ei ole tyhjentävä esitys siitä, miten ulkomailta rekrytoidaan. Kuten aina rekrytoitaessa jokainen tapaus on oman itsensä näköinen ja ainakin jossain määrin erilainen. Oppaassa on koottu yhteen ja esimerkkien avulla kuvattu niitä kokemuksia ja opetuksia joita työvoiman maahanmuuton ESR-kehittämisohjelman projekteille on vuosina 2008 2011 kertynyt. 4
Oppaassa on kuvattu rekrytointiprosessin vaiheet etenemisjärjestyksessä. Luvussa 2 käsitellään kansainvälisen rekrytoinnin käynnistämistä mm. tarpeen määrittämistä, ammattivaatimuksia sekä kohdemaiden ja kumppanien valintaa. Luvussa 3 on kuvattu hakijoiden haastattelua ja valintaa käsitellen mm. haastatteluiden toteutusta, tarvittavia lupia sekä kielikoulutusta. Luvussa 4 edetään jo työn aloittamiseen Suomessa, teemoina tässä ovat mm. työsopimukset, asettautumispalvelut, vastaanotto työyhteisössä ja työntekijän ja työyhteisön perehdyttäminen. Loppuun on koottu kansainvälisen rekrytoinnin kannalta keskeisten viranomaisten tietoja sekä linkkejä lisätietoihin. Keskeisessä roolissa oppaan laadinnassa ovat olleet MATTO-tukirakenteen projektit, joista monien työntekijät ovat osallistuneet haastatteluihin ja työpajoihin sekä kommentoineet oppaan luonnosta. Esitämme lämpimät kiitokset projekteille hyvästä yhteistyöstä ja arvokkaista keskusteluista ja kommenteista. 5
2 Kansainvälinen rekrytointi Seuraavassa on kuvattu kansainvälisen rekrytoinnin perusprosessi. Tähän liittyy totta kai lukuisia tapauskohtaisia eroja. Prosessista on kerrottu tarkemmin seuraavissa luvuissa. 1 3 kk 1 6 kk 2 vk Rekrytoinnin Rekrytoitavien haastattelut Työn aloittaminen käynnistäminen ja valinnat Suomessa Rekrytointitarpeen tunnistaminen Työpaikasta ilmoittaminen Haastattelujen toteutus Työvoiman kartotus Suomessa Rekrytointikumppaneiden valinta Työntekijöiden valinta Tarvittavien lupien järjestäminen Kielikoulutuksen toteuttaminen Kansainvälisen rekrytoinnin käynnistäminen Kohdemaan valinta Asumisasioiden suunnittelu Tiedotus rekrytoinnista työyhteisölle Vaatimusten määrittäminen Työsopimuksen solminen Asettautumispalvelujen toteutus Perehdytys (työyhteisö) Perehdytys (työntekijä) Mahdolliset täydennyskoulutukset 6
3 Kansainvälisen rekrytoinnin käynnistäminen 3.1 Rekrytoinnin käynnistäminen 3.1.1 Tarpeen määrittäminen Rekrytoinnin lähtökohtana ovat aina työnantajien työvoimaan kohdistuvat tarpeet. Ennen kansainvälisen rekrytoinnin käynnistämistä tulee työnantajan varmistua siitä, ettei hänen tarvitsemaansa työvoimaa löydy Suomesta. Tämä onnistuu helpoiten ilmoittamalla työpaikasta esimerkiksi työhallinnon sivuilla (mol.fi) tai käyttämällä muita rekrytointikanavia, kuten yksityisiä henkilöstöpalveluyrityksiä, lehti-ilmoituksia ja rekrytointisivustoja. Oman alueen Työ- ja elinkeinotoimistolta (TE-toimisto) voi kysyä apua työvoimankartoitukseen. Mikäli työnantaja ei ole löytänyt sopivaa työvoimaa yrityksistä huolimatta, kannattaa tiedustella muita keinoja rekrytoinnin hankintaan. Näitä voivat olla työvoimapoliittiset (täydennys-) koulutukset esimerkiksi ammatinvaihtajille, oppisopimukset, rekrytointikoulutukset jne. Lisätietoa työvoiman hankinnan eri vaihtoehdoista antaa oman alueen TE-toimisto. Ennen kuin kansainvälinen rekrytointiprosessi päätetään käynnistää, kannattaa työnantajan ottaa yhteyttä paikalliseen EURES-neuvojaan. EURES-neuvojalta voi tiedustella, onko järkevää harkita ulkomailta rekrytointia kyseessä olevan ammatin osalta 1. 1 EURES on vuonna 1993 perustettu yhteistyöverkko Euroopan komission sekä Euroopan talousalueen jäsenvaltioiden (EU-maat sekä Norja, Islanti, Liechtenstein ja Sveitsi) julkisten työnvälityspalveluiden ja muiden yhteistyöorganisaatioiden välillä, joka tarjoaa palveluita sekä työnhakijoille että työnantajille. Jokaisessa EU-maassa toimii EURES-neuvojia, jotka palvelevat työnhakija- ja työnantaja-asiakkaita. Suomessa EURES-neuvojat työskentelevät työ ja elinkeinotoimistoissa ja heidän avullaan on mahdollista julkaista kohdemaassa työpaikkailmoituksia ja saada muuta relevanttia tietoa ja apua rekrytoinnin toteuttamisessa. 7
Mikäli kansainvälinen rekrytointiprosessi päätetään käynnistää, tulee varmistaa, että päätöksen rekrytoinnin käynnistämisestä tekee työnantajalla sellainen henkilö, jolla on siihen riittävät valtuudet. Kansainvälisen rekrytoinnin käynnistämisen yhteydessä kannattaa huomioida, että muista kuin EU- ja ETA-maista ja niihin rinnastettavista maista tulevat tarvitsevat pääsääntöisesti työntekijän oleskeluluvan työskennelläkseen Suomessa (pl. tiettyjen ammattiryhmien kausityöntekijät). Päätökset työntekijöiden oleskelulupahakemuksiin tehdään valtakunnallisten ja alueellisten työlupalinjausten perusteella. Työntekijän oleskeluluvan hakemista on käsitelty oppaan luvussa 3.2. Lääkäreiden rekrytointitarve Pohjois-Karjalassa Hankkeen valmistelu alkoi vuonna 2007. Tarve rekrytoida lääkäreitä ulkomailta tuli esiin Pohjois-Karjalan kunnanjohtajilta, sillä kunnilla on ollut vaikeuksia saada lääkäreiden virkoja täytetyksi. Pohjois-Karjalan maakuntaliiton tekemän selvityksen mukaan reilu kolmannes kuntien ja kuntayhtymien terveyskeskuslääkäreiden viroista oli täyttämättä elokuussa 2007. Maakunnassa oli useita kuntia, joissa vähintään puolet viroista oli vailla vakinaista lääkäriä. Palveluja on järjestetty tilapäisin ratkaisuin tai tekemällä ostopalvelusopimuksia yksityisten lääkäriyhtiöiden kanssa. Lääkäritilannetta tulee tulevaisuudessa vaikeuttamaan myös eläkepoistuman jatkuva kasvu. Pohjois-Karjalan terveyskeskuslääkäreistä 63 vuoden vanhuuseläkeiän tulee saavuttamaan vuoteen 2025 mennessä 62 % vuoden 2005 lopun lääkäreistä. Luku on selvästi korkeampi kuin sairaanhoitopiirin lääkäreillä tai muiden toimialojen työntekijöillä maakunnassa. Terveyskeskusten vaikea tilanne lääkäreiden rekrytoinnissa ja nopea eläköityminen olivat siis keskeiset perusteet hankkeen käynnistämiselle. Lisätietoa työvoiman hankinnan vaihtoehdoista TE-toimistoista www.te-toimisto.fi Lisätietoa EURES-verkostosta ja EURES-neuvojien yhteystiedot http://ec.europa.eu/eures/main.jsp?acro=eures&lang=fi&catid=1&pare ntid=0 8
Muistilista: Mihin ammattiryhmiin ja työtehtäviin työnantajan tarpeet kohdistuvat? Miten on selvitetty työvoiman saatavuus Suomesta? Onko EURES-neuvojan kanssa keskusteltu kansainvälisen rekrytoinnin käynnistämisestä ko. ammatin osalta? Onko yrityksen johto hyväksynyt rekrytoinnin käynnistämisen? 3.1.2 Työnantajan sitoutuminen rekrytointiin Kun kansainvälinen rekrytointi päätetään käynnistää, tulee työnantajan (erityisesti tuleva lähiesimies ja yrityksen johto) sitoutua rekrytointiprosessiin. Rekrytoinnin ajallinen kesto vaihtelee tapauskohtaisesti. Nopeimmat rekrytointiprosessit ovat toteutuneet noin kahdessa - neljässä kuukaudessa. Tietyistä maista kuten Kiinasta rekrytoitaessa prosessi voi kestää puoli vuotta byrokratian takia. Rekrytointiprosessi hoituu kokemusten mukaan nopeimmin kun rekrytoidaan muista EU-maista ja lähimaista. Rekrytoinnin kestoon vaikuttavat myös työntekijään kohdistuvat vaatimukset. Mikäli työnantaja vaatii uudelta työntekijältä suomen kielen alkeiden hallintaa eikä työntekijä entuudestaan puhu suomea tai ruotsia, tulee rekrytointia varten varata noin puoli vuotta aikaa, jotta työntekijä ehtii suorittaa suomen kielen opintoja ennen työn aloittamista. Mikäli työntekijä suorittaa täydennys- tai muita koulutuksia ennen työn aloittamista, pidentävät myös nämä rekrytointiprosessin kokonaiskestoa. Työnantajan kannattaa käydä jo ennen kansainvälisen rekrytoinnin käynnistämistä rekrytointiprosessin eri vaiheet (mm. haastattelujen toteutus, työyhteisön perehdyttäminen, tulijan perehdyttäminen, kielikoulutukset, tulijan asettautumispalvelut jne.) läpi ja suunnitella, miten niihin liittyvät asiat käytännössä hoidetaan. Tässä oppaassa on esitetty rekrytointiprosessiin liittyvät osiot vaiheittain. 9
Lisäksi on hyvä muistaa, että rekrytoinnin onnistunut toteutuminen ei takaa sitä, että työntekijä jää pysyvästi työnantajalle töihin. Työntekijä saa vaihtaa työpaikkaa tai muuttaa toiselle paikkakunnalle tai ulkomaille. Työnantajan onkin hyvä pohtia jo ennen työntekijän saapumista, miten työntekijän kotiinpaluu voidaan turvata tällaisessa tapauksessa. Työntekijän lähtemistä odotettua aiemmin voidaan pyrkiä ehkäisemään kertomalla työntekijälle etukäteen mahdollisimman tarkkaan uudesta asuinpaikkakunnasta sekä harrastusmahdollisuuksista. Vapaa-ajan harrastusten merkitystä työntekijän kotoutumisen kannalta käsitellään tarkemmin oppaan luvussa 4.2.3. Ennen rekrytoinnin käynnistämistä työnantajan kannattaa tiedustella vertaistahoilta, kuten muilta alan toimijoilta ja etujärjestöiltä kokemuksia kansainvälisistä rekrytoinneista. Rekrytoinnin ajallinen kesto hitsaajien ja koneistajien rekrytoinnin yhteydessä Kiinasta Marraskuussa 2006 järjestettiin rekrytointimatka Kiinaan. Tätä ennen oli tapahtumaa markkinoitu Kiinassa. Työntekijät saapuivat Suomeen 26.6.2007. Työntekijöiden oletettiin saapuvan Suomeen jo maalis-huhtikuussa, mutta saapuminen lykkääntyi, koska Kiinassa passien hankinta osalle joukkoa viipyi. Myös Suomessa lupakäsittely kesti paikoin. Muistilista: Onko työnantaja varautunut siihen, että rekrytointiprosessi ulkomailta kestää useimmiten vähintään 2 4 kuukautta ja on yleensä työläämpää kuin Suomesta rekrytointi? Onko tulevan työntekijän lähiesimies sitoutunut rekrytointiin muun johdon lisäksi? Onko työnantaja varautunut siihen, että rekrytointiprosessiin liittyy useita vaiheita? Näiden toteutusta kannattaa suunnitella alustavasti jo ennen rekrytoinnin käynnistämistä (mm. haastattelujen toteutus, työyhteisön perehdyttäminen, tulijan perehdyttäminen, kielikoulutukset, tulijan asettautumispalvelut) 10
3.1.3 Työyhteisön vastaanottovalmiuksien kehittäminen ja tukeminen aikaisessa vaiheessa Rekrytointiaikeista kannattaa tiedottaa työyhteisölle ensimmäisen kerran heti rekrytointipäätöksen jälkeen ja toisen kerran ennen kuin työntekijät saapuvat Suomeen. Työyhteisön koosta riippuen tiedottaminen voidaan hoitaa eri tavoin tiedotustilaisuutena, sähköpostitse, epävirallisena suullisena tiedotuksena tai vaikkapa vapaamuotoisena keskustelutilaisuutena. Tiedottaminen rekrytoinnin taustoista ja siihen sovellettavista ehdoista heti rekrytointiprosessin alussa valmistaa työyhteisöä ulkomaisen työvoiman rekrytointiin ja antaa nykyisille työntekijöille mahdollisuuden kysyä heidän mieltään askarruttavia tarkentavia kysymyksiä. Työyhteisölle on keskeistä kertoa ainakin rekrytoinnin syistä sekä ulkomaisiin työntekijöihin sovellettavista työehdoista. Työnantajan nykyisillä työntekijöillä saattaa olla epäselvyyksiä esimerkiksi siitä, sovelletaanko ulkomailta rekrytoitavaan henkilökuntaan samoja työja palkkaehtoja kuin Suomesta rekrytoiduille työntekijöille. Palkkaan liittyvissä kysymyksissä työsuojeluvaltuutetulla sekä ammattiliitolla on keskeiset roolit. Avoin keskustelu rekrytointiin liittyvistä kysymyksistä ja taustoista edesauttaa myös sitä, että työyhteisö ottaa ulkomailta rekrytoitavat työntekijät hyvin vastaan ja ehkäisee kilpailuasetelman syntymistä uusien ja vanhojen työntekijöiden kesken. Kokemuksia työyhteisön vastaanottovalmiuksiin liittyen Pääsääntöisesti työyhteisö on ottanut hyvin vastaan työperäiset maahanmuuttajat. Eräässä työyhteisössä kiersi huhuja palkkauksen ja työsopimuksen epäoikeudenmukaisuudesta suhteessa työyhteisön muiden jäsenten palkkoihin ja työsopimuksiin. Luottamusmies otti asian esiin. Tämä saatiin selvitettyä ja se osoittautui pelkäksi väärinkäsitykseksi. 11
Muistilista Millä tavoin työyhteisölle tiedotetaan rekrytoinnin käynnistämisestä? Onko tiedotus työvoiman rekrytoinnin taustoista ja syistä toteutettu avoimella ja vuorovaikutteisella tavalla? Onko tiedotuksessa kerrottu ainakin rekrytoinnin syistä sekä ulkomaisiin työntekijöihin sovellettavista työehdoista ja palkkatasosta? 3.2 Hankittavaan työvoimaan kohdistuvien vaatimusten asettaminen 3.2.1 Ammattivaatimukset Työnantaja asettaa rekrytoitavalle työvoimalle ammattivaatimukset. Perussääntönä voidaan pitää sitä, että työntekijät, joilla on jo aiempaa työkokemusta alalta, omaksuvat helpommin uuden asuinmaan toimintatavat, koska työn substanssiosaaminen on heillä jo hallussa eikä kaikki työhön liittyvä ole uutta. Työnhakijan koulutustausta voidaan todentaa pyytämällä nähtäväksi työnhakijan tutkintotodistus suoritetusta tutkinnosta. Työkokemuksen määrän voi puolestaan todentaa työtodistusten ja suosittelijoiden avulla. Joidenkin ammattien harjoittaminen Suomessa edellyttää laillistamisen. Työnantajan kannattaa selvittää hyvissä ajoin, kuuluuko ammattiryhmä, jonka edustajan tämä aikoo rekrytoida, laillistettavien ammattinimikkeiden joukkoon. Mikäli näin on, tulee ammattinimikekohtaisesti selvittää, minkälaisia vaatimuksia laillistamisprosessi sisältää. Sosiaali- ja terveysalan laillistamisesta Suomessa vastaa Sosiaalija terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira. Opetushallitus päättää puolestaan ulkomaisen tutkinnon tuottamasta virkakelpoisuudesta Suomessa. Tämän oppaan luvussa 3.2. kerrotaan tarkemmin tarvittavien lupien järjestämisestä. 12
Sairaanhoitajan tutkinnon tunnustaminen Bulgariasta rekrytoitaessa Työnantaja edellytti pätevyyttä toimia Suomessa laillistettuna sairaanhoitajana ja kykyä saavuttaa riittävä suomen kielen taito luonnollisesti mahdollisimman nopeasti. Ensin selvitettiin, mitä muodollisen pätevyyden saaminen edellytti lähtömaan tutkinnolta ja tutkintoa vastaavassa tehtävässä hankitulta työkokemukselta. Selvittämisessä tehtiin yhteistyötä THL:n Attraktiivinen Suomi -projektin kanssa ja tutkinnon tunnustamisvaiheessa tehtiin tiivistä yhteistyötä Valviran kanssa. Muistilista: Minkälaisia ammattitaidon vaatimuksia työnantajalla on? Kuinka pitkää alan työkokemusta työnantaja vaatii tulevalta työntekijältä? Edellyttääkö työntekijän ammatin harjoittaminen Suomessa laillistamisen? 3.2.2 Muut vaatimukset Ammattitaidon lisäksi on tärkeätä, että hakijan osaaminen ja ominaisuudet vastaavat tulevan työpaikan vaatimuksia sekä työnantajan tavoiteprofiilia työntekijästä. Työnantajan vaatimukset voivat koskea työntekijän fyysisiä ominaisuuksia (voima, kyky sietää kylmyyttä jne.), työtehtävän edellyttämää kielitaitoa (suorassa asiakaskontaktissa työskentelevät, yksin, parityössä tai ryhmissä työskentelevät) tai muita ominaisuuksia (kuten kyky suoriutua itsenäisesti työtehtävistä). Myös kyky sopeutua kaupunki- tai maaseutuympäristöön on tärkeätä huomioida työntekijän valinnan yhteydessä. Työntekijät kannattaa työllistää heidän toiveitaan vastaavalle alueelle ja kertoa rehellisesti uuden asuinpaikan koosta, sijainnista ja palveluista. Ulkomaisista kaupungeista muuttaville voi Suomen harvaan asutettu maaseutu olla kulttuurisokki. 13
Vaatimukset elintarviketyöntekijöille Haettiin työntekijöitä, jotka soveltuvat elintarvikealan kiireiseen linjatyöhön. Työskentely tapahtuu viileissä oloissa +7 asteessa ja työ on raskasta keskeytyvää kaksivuorotyötä. Kielitaitoedellytyksenä oli joko vähän suomea tai englantia. Työnantaja toimitti tarvittavat tiedot työpaikkailmoitukseen. Muistilista: Minkälaisia kielitaitovaatimuksia työtehtävä asettaa tulevalle työntekijälle? Minkälaisia muita fyysisiin tai psyykkisiin tekijöihin liittyviä ominaisuuksia työntekijällä tulee olla? (Onko työ ulkoilma- vai sisätyötä, yksin vai ryhmässä tehtävää, liittyykö siihen asiakaspalvelutyötä, onko työ fyysisesti raskasta vai kevyttä jne) Minkälaisella paikkakunnalla työpaikka sijaitsee onko kaupungista vai maaseudulta tulevan työntekijän helpompi sopeutua sinne? 3.3 Ulkomaisen työvoiman kartoitus ja käytetyt markkinointi- ja kumppanuuskanavat 3.3.1 Kohdemaiden valinta Kohdemaata valittaessa perussääntönä voidaan pitää sitä, että rekrytointi on helpointa EU-maista sekä niistä maista, jotka sijaitsevat maantieteellisesti lähellä Suomea. Tämä pätee erityisesti silloin, kun rekrytoidaan pysyvää työvoimaa. Lähialueilta tulevien henkilöiden kohdalla kulttuurierot ovat melko pieniä ja työntekijät voivat helpommin vierailla kotimaassaan ja siten pitää yhteyttä sukulaisiin ja vanhoihin ystäviin, mikä puolestaan helpottaa kotoutumista. Työnantajan kannattaa selvittää, missä kohdemaissa halutun ammattialan työnhakijoita on saatavilla. Tässä voivat auttaa mm. EURES-neuvojat, muut julkiset työnvälittäjät sekä yksityiset rekrytointiyritykset kohdemaassa. 14
Valinnassa on hyvä miettiä kohdemaasta tulijoiden tyypillistä kielitaitoa. Mikäli työnantajalla on yhteistyötä muissa maissa sijaitsevien toimijoiden kanssa, liiketoimintaa eri maissa tai vaikkapa aikomuksia laajentaa liiketoimintaansa kansainvälisille markkinoille, kannattaa harkita työntekijän palkkaamista näistä maista. Työnantajalle voi olla paljonkin hyötyä siitä, että sen työntekijä taitaa kohdemaan kieltä. Myös organisaation olemassa olevien työntekijöiden kielitaitoa on hyvä kartoittaa. Mikäli työntekijöistä osa puhuu ulkomailta rekrytoitavan työvoiman äidinkieltä, helpottaa tämä työntekijän perehdyttämistä. Ja mikäli työnantaja on aiemmin rekrytoinut työntekijöitä ulkomailta, kannattaa uusia henkilöitä monessa tapauksessa rekrytoida samasta maasta. Rekrytointialueen valinta lääkäreiden rekrytoinnissa Pohjois-Karjalaan Rekrytoinnin kohdealueeksi valikoitui Luoteis-Venäjä, koska sieltä olivat useat lääkärit olleet yhteyksissä kuntiin ja ilmaisseet halukkuutensa tulla töihin Suomeen. Lisäksi Suomen työ- ja elinkeinoministeriö oli tehnyt selvityksen inkerinsuomalaisten lääkäreiden halukkuudesta työskennellä lääkärinä Suomessa. Heidän päätöksensä hakeutua paluumuuttajana Suomeen ja halunsa työskennellä lääkärinä Suomessa puolsivat todennäköisyyttä, että he jäisivät vakituisesti asumaan ja työskentelemään Suomeen. Inkerinsuomalaiset osaavat myös jonkin verran suomen kieltä ja heillä olisi halua opiskella kieltä, koska paluumuuttajan statuksen saadakseen heidän olisi osoitettava riittävä suomen kielen taidon taso suorittamalla paluumuuttajille tehty IPAKI-kielitesti. Lisäksi Pohjois-Karjalan ja Luoteis-Venäjän alueiden maantieteellinen läheisyys ja lyhyet välimatkat helpottaisivat muuttamista ja yhteydenpitoa kotimaahan jääviin läheisiin. Näiden syiden vuoksi rekrytointi kohdistui inkerinsuomalaisiin lääkäreihin Luoteis- Venäjän alueella. 15
Muistilista: Etsitäänkö vakituisia työntekijöitä, joiden on tarkoitus jäädä Suomeen asumaan? Työntekijöiden rekrytointi saattaa olla helpompaa Suomen lähellä sijaitsevista maista suhteellisen pienten kulttuurierojen ja lyhyen välimatkan takia. Onko työnantajalla jo maahanmuuttajia töissä? Työntekijän perehdyttäminen voi olla helpompaa jos sen tekee tämän äidinkieltä puhuva henkilö. Onko työnantajalla liiketoimintaa tai muita yhteistyösuhteita ulkomailla? Työntekijän rekrytointi näistä maista voi olla hyödyllistä. Missä maissa työnantajan tarvitsemaa työvoimaa on tarjolla? 3.3.2 Kumppaneiden valinta Rekrytoinnin toteutuksen onnistumisen kannalta on keskeistä löytää luotettava ja eettinen yhteistyökumppani kohdemaassa. Mahdollisia kumppaneita ovat mm. julkiset ja yksityiset työnvälittäjät. EU-maista rekrytoitaessa EURES-neuvojia voidaan hyödyntää niin työpaikkailmoittamisessa kuin työntekijäehdokkaiden löytämisessä. Julkisten työvoimapalvelujen lisäksi Suomessa ja ulkomailla on yksityisiä henkilöstöpalveluyrityksiä, jotka tekevät kansainvälisiä rekrytointeja. Myös tällöin on tärkeää arvioida eettisiä toimintatapoja. Suomessa yksi vaihtoehto on Henkilöstöpalveluliitto HPL:n jäsenyrityksen valitseminen rekrytointikumppaniksi. HPL auktorisoi jäsenyrityksiään ja auktorisoinnin yhteydessä kiinnitetään huomioita työnantajavelvoitteista huolehtimiseen ja alan toimintaperiaatteiden ja suositusten noudattamiseen. Mikäli rekrytointikumppaniksi valitaan ulkomainen henkilöstöpalveluyritys, on hyvä tarkastaa tämän auktorisoinnit tai sertifioinnit. 16
Lähtömaan suurlähetystöiltä voi kysyä neuvoja esimerkiksi rekrytoinnin käynnistykseen tai mahdollisesti tarvittavien tulkkien kartoittamiseen liittyen. Suurlähetystöt ovat mielellään tietoisia suomalaisten tekemistä rekrytoinneista niiden edustamissa maissa. Suurlähetystöillä on usein myös kokemusta rekrytointiprosessiin liittyvistä haasteista, sillä ne vastaanottavat työntekijöiden oleskelulupahakemuksia. Suurlähetystöt eivät kuitenkaan ole työnvälittäjiä, ne voivat lähinnä tukea rekrytointiprosessissa jakamalla tietoa käytettävissä olevien resurssiensa puitteissa. Myös Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksista (ELY-keskus) voi olla apua mm. Venäjällä asuvien paluumuuttajien rekrytoinnissa. ELYkeskuksilla ja TE-toimistoilla saattaa olla valmiita kontakteja ulkomaalaisiin työnhakijoihin. Muita mahdollisia yhteistyökumppaneita ovat paikalliset keskuskauppakamarit, oppilaitokset ja muut viranomaistahot. Kokemuksia rekrytoinneista ja eri kumppaneiden käytöstä voi tiedustella myös vertaistahoilta kuten oman alan toimijoilta ja etujärjestöiltä. Suomen keskuskauppakamari lanseerasi syyskuussa 2011 FinnChamnimisen palvelun / verkoston, jonka kautta yritykset voivat etsiä maakohtaisia kontakteja. Tätä verkostoa kannattaa hyödyntää kontaktien etsinnän yhteydessä. Lisätietoa FinnCham-palvelu osoitteessa www.finncham.fi. Hyödynnetyt yhteistyötahot Bulgariassa Lähtömaassa hyödynnettiin Bulgarian keskuskauppakamarin koulutuskeskuksen oppilaitosverkostoa. Muita hyödynnettejä kontakteja olivat mm. viranomaiskontaktit, ministeriöt, suurlähetystö, työvoimahallinto ja oppilaitosverkosto. Yhteistyötä tehtiin myös samassa lähtömaassa Bulgariassa toimivan ESR-hankkeen Työhön Satakuntaan hankkeen kanssa sekä työvoiman rekrytointiin liittyvien tahojen kanssa kuten EURES-verkoston kanssa. 17
Rekrytointikäytännöissä on kulttuurillisia eroja. Vaikka kumppani olisi luotettava, ei työnantaja voi aina välttyä esimerkiksi siltä, että työnhakijat maksavat rekrytointia hoitavalle taholle lisämaksuja siitä, että pääsevät haastatteluun. Näihin tapauksiin voi pyrkiä varautumaan sopimusehtojen, -rikesakkojen tai ohjeistusten avulla, mutta aina se ei ole mahdollista. Muistilista: Miten selvitetään rekrytoinnin yhteydessä käytettävän yhteistyökumppanin eettisyys ja toimintaperiaatteet? Onko tarpeen korostaa esim. yhteistyösopimuksessa tai muussa kirjallisessa ohjeistuksessa rekrytoinnissa sovellettavista periaatteista? Rekrytoidaanko EU-maista? Mahdollisia kumppaneita voivat olla EURES-neuvojat ja yksityiset henkilöstöpalveluyritykset. Rekrytoidaanko EU:n ulkopuolisista maista? Mahdollisia kumppaneita voivat olla yksityiset henkilöstöpalveluyritykset. Onko vinkkejä rekrytoinnin toteutukseen tiedusteltu myös muilta tahoilta kuten paikallisilta suurlähetystöiltä, muilta alan toimijoilta ja keskusjärjestöiltä sekä paikallisilta keskuskauppakamareilta? Onko paikallisten kumppaneiden etsinnän yhteydessä hyödynnetty Suomen keskuskauppakamarin FinnCham-palvelua / verkostoa, jonka kautta yritykset voivat etsiä maakohtaisia kontakteja? Palvelu löytyy osoitteesta www.finncham.fi. 3.3.3 Työpaikasta ilmoittaminen Työpaikasta ilmoittaessa tulee kiinnittää huomio kahteen seikkaan: tiedotuskanavaan sekä tiedotettavaan sisältöön. Työpaikasta ilmoittamista varten tulee varata ainakin noin kuukausi aikaa. 18
Seuraavassa on esitetty mahdollisia kanavia työpaikasta ilmoittamiseksi. Työnhakijoiden suora kontaktointi Joissakin tapauksissa Suomen TE-toimistoilla voi olla jo valmiiksi tietoa työnhakijoista, joita avoinna oleva työpaikka saattaa kiinnostaa. Tällöin voidaan ottaa suoraan yhteyttä näihin työnhakijoihin, eikä erillistä ilmoitusta työpaikasta ole tarpeen julkaista. Työnantajan omat verkostot Mikäli yritys on rekrytoinut jo aiemmin työntekijöitä ulkomailta tai yrityksen verkostossa on yrityksiä, jotka ovat rekrytoineet ulkomailta työntekijöitä, voivat nämä työntekijät suositella sopivia työntekijöitä kotimaastaan tai kertoa kotimaassa oleville tuttavilleen avoimesta työpaikasta. Sosiaalinen media Työpaikasta ilmoittaessa voidaan harkiten hyödyntää sosiaalista mediaa kuten Facebookia, Twitteriä tai YouTubea. Sosiaalista mediaa hyödyntämällä voidaan tavoittaa erityisesti nuoria työnhakijoita. Tällöin on kuitenkin hyvä muistaa, että yhteydenottojen määrä voi kasvaa odottamattoman isoksi eikä tiedon leviämistä voida seurata. Esim. määrältään pieniin ja kohdennettuihin rekrytointeihin sosiaalinen media tuskin sopii. EURES EURES-sivustolla on mahdollista selata työnhakijoiden ansioluetteloita sekä ilmoittaa työpaikoista. EURES-sivusto onkin kätevä tapa ilmoittaa EU:n sisällä avoimina olevista työpaikoista. Työpaikkailmoituksen voi myös toimittaa suoraan oman alueen EURES-neuvojalle, jolloin tämä voi tiedottaa työpaikasta profiiliin sopiville työnhakijoille ja rohkaista heitä hakemaan työpaikkaa. EURES-sivusto http://ec.europa.eu/eures/ 19
Yksityiset kumppanit Rekrytoitaessa työntekijöitä EU:n ulkopuolelta voidaan käyttää työpaikan markkinoinnissa yksityistä kumppania kohdemaassa. Kumppani voi olla henkilöstöpalveluyritys tai vaikkapa konsultointiyritys, joka auttaa löytämään sopivan rekrytointikumppanin. Erilaiset internet-pohjaiset rekrytointisivustot tarjoavat työnantajille lisäksi kanavan työpaikasta ilmoittamista varten. Vinkkejä sopivan kumppanin löytämiseksi voi tiedustella esimerkiksi kohdemaan kauppakamarilta tai suurlähetystöltä. Sanomalehdet Työpaikasta voidaan tiedottaa kohdemaan sanomalehdissä. Hyviä vaihtoehtoja ovat mm. suuret päivälehdet, alueelliset lehdet sekä ammatti- ja alakohtaiset julkaisut. Rekrytointimessut Rekrytointimessut ovat hyväksi koettu tapa sopivien työnhakijoiden etsimiseksi ja työpaikasta tiedottamiseksi erityisesti Euroopassa. Erilaisia rekrytointimessuja ovat esimerkiksi oppilaitoksissa järjestettävät rekrytointimessut, alakohtaiset rekrytointimessut, EURESin työpaikkamessut sekä yleiset rekrytointimessut. Hyvä puoli rekrytointimessuissa on se, että potentiaalisia työnhakijoita voidaan esikarsia tai haastatella heti paikan päällä. Ennen messuille osallistumista kannattaa selvittää osallistumishintojen taso. Oppilaitokset Lähtömaan oppilaitokset voivat tiedottaa avoimesta työpaikasta opiskelijoilleen. Työpaikkailmoitus Työpaikkailmoituksessa on tärkeätä kertoa mahdollisimman tarkasti työn sisällöstä ja siihen liittyvistä ehdoista. Keskeisiä asioita ovat ainakin: Työnantajan perustiedot ja mahdollisesti linkki työnantajan internet-sivuille Tieto työnantajan sijaintipaikkakunnasta (sijainti, koko jne.) 20
Työtehtävän kuvaus Työnantajan vaatimukset työntekijälle (koulutuspohja, työkokemus, kielitaito, mahdolliset muut vaatimukset) Lähtöpalkka (bruttopalkka) Viikoittainen työaika Työsopimustyyppi (määräaikainen, osa-aikainen, toistaiseksi voimassa oleva) Työsuhteeseen sovellettava koeaika Muut työehdot Muut edut (esim. mahdollisuus työsuhdeasuntoon) Työpaikan hakeminen (CV, sähköinen hakemuspohja, toimitus, s-posti, postiosoite, yhteys-henkilö, jne.) Haun päättyminen (päivämäärä ja kellonaika) Työpaikasta ilmoittaminen Kiinassa hitsaajien ja koneistajien rekrytoinnin yhteydessä Työpaikkailmoituksen laadinnasta vastasi FutuVision EU-Sinon Pekingin toimisto. Ilmoituksessa kerrottiin suomalaisten yritysten etsivän hitsareita ja koneistajia. Pekingin toimiston tehtävänä oli huolehtia koko rekrytointikokonaisuudesta Kiinan päässä. Tähän kuului mm. yhteydenpito partnereihin, markkinointi sekä testauspaikkojen järjestäminen. Markkinoinnissa oli kolme tapaa, joita tarkasteltiin alueittain; tietyillä alueilla käytettiin lehti-ilmoituksia erityyppisissä ammattijulkaisuissa sekä suurilevikkisissä sanomalehdissä. Internet-markkinointia suoritettiin FutuVisionin kotisivujen lisäksi erityyppisissä nettipalveluissa ja -portaaleissa, joissa on jopa alakohtaiset työvoimapankit. Lisäksi Pekingin toimisto maksoi hakukoneiden maksullisiin palveluihin omia mainoksia ja lisäksi he maksoivat tietyistä hakusanoista, jotka linkittyivät ensimmäisinä sivuillensa tai mainoksiinsa. Esim. Suomi, työ, koneistus tai hitsaus. Kaikki kanavat tuntuivat olevan melko tasavertaisia, mutta viranomaisten kautta ehkä on saatu parhaimpia hakijoita. Netin kautta haettiin ylivoimaisesti eniten, mutta hakijoiden taso oli heikompi. 21
Messujen hyödyntäminen rekrytointikanavana maatalous työntekijöiden rekrytoinnissa Puolasta Samanaikaisesti Puolassa oli tarjolla Varsovassa EURESin työpaikkamessut. Tieto messuista saatiin oman maakunnan EURES-neuvojilta. Messuille lähetettiin rekisteröitymislomake ja tiedot haettavista työntekijöistä etukäteen. Projekti käännätti etukäteen työpaikkailmoituksen puolaksi. Puolassa EURES-neuvojat ohjasivat messuilla sopivia kandidaatteja osastolle. Messustandillä hyödynnettiin mm. valokuvia muutama valokuva rekrytoivasta työpaikasta kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Muistilista: Onko työpaikasta ilmoittamiseen varattu aikaa noin kuukauden verran? Minkälainen budjetti työpaikasta ilmoittamiseen on varattu? Mitä ilmoituskanavaa käytetään? Vaihtoehtoja ovat: Työnhakijoiden suora kontaktointi Työnantajan omat verkostot Sosiaalinen media EURES Yksityiset kumppanit Sanomalehdet Rekrytointimessut Oppilaitokset Onko työpaikkailmoituksessa kerrottu riittävän tarkasti työn sisällöstä, työntekijään kohdistuvista vaatimuksista sekä työhön liittyvistä ehdoista? Työpaikkailmoituksen tulisi sisältää ainakin seuraavat tiedot: Työnantajan perustiedot ja mahdollisesti linkki työnantajan internet-sivuille Tieto työnantajan sijaintipaikkakunnasta (sijainti, koko jne.) Työtehtävän kuvaus Työnantajan vaatimukset työntekijälle (koulutuspohja, työkokemus, kielitaito, mahdolliset muut vaatimukset) Lähtöpalkka 22