Kaupunkiympäristötalo: Työympäristön kehittäminen

Kaupunkiympäristötalo: Työympäristön kehittäminen 13.01.2017

Sisältö Alustus Tehdyt tutkimukset Tutkimusten vaikutus tilaratkaisuun ja työympäristökonseptiin Työympäristökonseptin elementit Muutosjohtaminen 16.1.2017 2

Havainnointi ja tilankäyttöastemittaukset eri toimipisteissä Tilakierrot kaikissa virastoissa ja toimipisteissä Tilankäyttöastemittaus tehtiin muissa toimipisteissä paitsi HKR (Elimäenkatu 5) ATT KV, Kaupunkimittaus KV, Geotekninen osasto, Malmin asematie 3A HKR KV, Tilakeskus Työympäristökysely toteutettiin kaikissa virastoissa RAKVV KV, Asuntoosasto JKMM ja KVA tilakiertokohde RAPAL tilankäyttömittaus KV, Vuokra-asuntojen palvelupiste KSV KSV KV, Hallinto- ja tonttiosasto, kiinteistöjen kehittämisyksikkö

Työympäristökehittämisen rooli Kaupunkiympäristötalo hankkeessa *Johtoryhmä (päätöksenteko) Rakennuslupa Suunnittelun kilpailutus ja pääsuunnittelijan valinta Rakennushankkeen johto Työympäristökonsepti Ehdotussuunnitteluvaiheen tarkentaminen ja yleissuunnittelu Toteutussuunnittelu Rakentamisvaihe Käyttöönottovaihe *Sisäiset projektipalaverit *Käyttäjätapaamiset Tarveselvitys Hankesuunnittelu Konseptin päivitys, implementointi ja muutoksen tuki Monialainen asiantuntijatiimi tiedonvälitys Digitalisoinnin kehitys Asiakaspalvelutilojen ja -kokemuksen kehittäminen 2010> 2016 2017 2018 2019 2020 Valmis rakennus 5

Tehdyt tutkimukset 7.3.2016

Nykytilanteen analyysi, mitä on tehty? Kyselyyn vastasi 839/1319 hlö, eli vastausprosentti on 64 % Vastausprosentti virastoittain: HKR: 52 % (n=242/463) KSV: 77 % (n=210/274) KV: 66 % (n=266/401) RAKVV: 74 % (n=85/115) ATT: 55 % (n=36/66) Havainnointi ja haastattelut kaikissa toimipisteissä Tilankäyttöastemittaukset eri toimipisteissä Työympäristökysely kaikille virastoille Työympäristökonseptin lähtökohdat, nykytilanneanalyysi Samaan aikaan hankesuunnitelma ja tilaohjelman laadinta käynnissä

Havainnointi tiloissa Työpisteet eri virastoissa > työntekijätyypit Kansalais asiakaspalvelut Erityistoiminnot, tilat ja piirteet 16.1.2017 8

Työpisteitä eri virastoissa Projekti-insinööri (ATT): Urakkasopimukset Rakennuttaja (HKR): Lisäpöytä isojen dokumenttien katseluun Liikennesuunnittelija (KSV): Laajojen kokonaisuuksien visualisointi tulostamalla Lupa-arkkitehti (RAKVV): Digitalisoituminen viety aika pitkälle mikä on tilanne asiakkaiden osalta? Karttapalvelu (KV): Työtä tehdään kahden ruudun avulla ja apuna käytetään isoa tulostetta Hallinnon työntekijä (yleisesti) 16.1.2017 9

Johtopäätökset: työntekijätyyppejä Suunnittelija työntekijätyyppi Perus työntekijätyyppi Työmaavalvoja työntekijätyyppi TAI Käsiarkisto Karttalaatikosto tarvittaessa Asiakaspalvelu työpisteellä + tarvittaessa käsiarkisto Tekee työtä paikallaan Tarvitsee kaksi näyttöä Tarvitsee pöytäpinta-alaa dokumenttien levittelyyn, jotta hahmottaa suuret kokonaisuudet Tekee työtä paikallaan Tarvitsee yksi tai kaksi näyttöä Ei tarvitse pöytäpinta-alaa tavanomaista enempää Tarvitsee autopaikan Työmaavarusteet (puhtaat/likaiset) Huom. vaatteiden huolto: kuivauskaappi ja varusteiden pesumahdollisuus Tabletti vs. paperit työmaalla 16.1.2017 10

Kansalais asiakaspalvelut Asiakaspalvelupisteet (esim. haetaan pysäköintilupia, rakennuslupia, johto- ja kaivuutietoja, asuntoja yms) Stadin asunnot (KV) Tellinki (RAKVV) Laituri (KSV) Asiakaspalvelupiste (HKR) Kaupunkimittausosasto (KV) Kirjasto (KSV) Asuntojen myynti- ja esittelytila (ATT) Arkiston asiakaspalvelu (HKR, RAKVV, KSV) 16.1.2017 11

Erityistoiminnot, tilat ja -piirteet Lautakuntien salit (KSV, RAKVV, HKR, KV) Projektityötila (KSV, muut?) ATK-luokka (KV) Pienoismallivarasto (KSV) Holvi (ATT) Näytteiden otto (KV) Työmaavarusteet Suurpiirtotulostin, mikro-filmien lukulaite (KV, RAKVV, KSV, HKR) 16.1.2017 12

Kohti paperitonta erot virastoissa HKR Rakennusvirasto (~465?) NYT 2015 TAVOITETILA 20xx PAPERILLINEN PAPERITON KV Kiinteistövirasto (~400?) PAPERILLINEN NYT 2015 TAVOITETILA 20xx PAPERITON KSV Kaupunkisuunnitteluvirasto (~275?) NYT 2015 PAPERILLINEN TAVOITETILA 20xx PAPERITON RAKVV rakennusvalvontavirasto (~115?) PAPERILLINEN NYT 2015 TAVOITETILA 20xx PAPERITON ATT Asuntotuotantotoimisto (~70?) PAPERILLINEN NYT 2015 TAVOITETILA 20xx PAPERITON 16.1.2017 13

Työympäristökysely Taustamuuttujat Henkilökohtainen tapa tehdä työtä > työprofiilien määrittäminen Yhteisen työn tekemisen tavat Työhyvinvointi 16.1.2017 14

Kyselyn yhteenveto Kyselyyn vastasi 839/1319 hlö, eli 64 % Vastausprosentti virastoittain: HKR: 52 % (n=242/463) KSV: 77 % (n=210/274) KV: 66 % (n=266/401) RAKVV: 74 % (n=85/115) ATT: 55 % (n=36/66) Kysely oli auki 21.10. 2.11. Kysely jakautui kysymyksiin nykytilanteesta ja tulevaisuudesta Vastaajia (n) per virasto Luvut ovat vastanneiden määrä (n) 7.3.2016

Työprofiilien määräytymiskriteerit ja ulottuvuudet Keskimääräinen työpäivä (aika) 100 % 60 % 40 % Omassa virastossa Muualla Ulkoinen liikkuvuus Työpisteellä 40 % Muissa tiloissa 60 % Tekvin työprofiilit rakennetaan ulkoisesta ja sisäisestä liikkuvuudesta Sisäinen liikkuvuus 7.3.2016

Nykytilanne: Työprofiilit (n=839/1319) Suuri Yhdistelijä 18% (N=154) Navigoija 25% (N=211) Sisäinen liikkuvuus Pieni Sisäisesti liikkuva Nimettyjä tai jaettuja työpisteitä (TJS=1:1,2-1:1,4) Ankkuri 43% (N=358) Kiinteästi työpisteellä Nimettyjä työpisteitä (TJS=1:1) Ulkoisesti liikkuva + Sisäisesti liikkuva Jaettuja työpisteitä (TJS=1:1,4-1:2) Keräilijä 14% (N=116) Ulkoisesti liikkuva + Kiinteästi työpisteellä Jaettuja työpisteitä (TJS=1:1,2-1:1,4) Pieni Ulkoinen liikkuvuus Suuri Kiinteästi työpisteellä: > 75% omalla työpisteellä kun on omassa virastossa Sisäisesti liikkuva: > 25% pois omalta työpisteeltä kun on omassa virastossa ja <25 % Tekvin ulkopuolella Ulkoisesti liikkuva: > 25% ajasta Teknisten virastojen ulkopuolella 7.3.2016

Tekvin työprofiilianalyysi Tekvin työprofiilit: Paikallinen (Ankkuri) Vuorovaikuttaja - sisäisesti liikkuva (Yhdistelijä) ulkoisesti liikkuva (Navigoija ja keräilijä) Nykytilanteen työprofiilien kehittyminen: Sisäinen liikkuvuus kasvaa kun ei enää kuljeta matkoja teknisten virastojen välillä Tavataan vuorovaikutustiloissa (työpisteiden lähellä ja kokouskeskuksessa) kun ei enää oteta asiakkaita vastaan omalla työpisteellä Ammattiasiakkaat otetaan jatkossa vastaan puolijulkisella vyöhykkeellä kun ei tavata kollegoja enää omassa työhuoneessa vaan vetäydytään hoitamaan pidemmät keskustelut vetäytymistiloihin (pelisäännöistä riippuu, kuinka paljon saa keskustella työpisteellä) Ulkoinen liikkuvuus kasvaa etätyön lisääntymisen mukana jonkin verran 7.3.2016

Tilankäyttöastemittaus (Rapal Oy) Työpisteiden käyttöaste Kokouspisteiden käyttöaste Asiakaspisteiden käyttöaste 16.1.2017 19

Tilankäytön mittaus Tilankäytön mittaus suoritettiin kahden viikon mittaisena Helsingin kaupungin teknisten virastojen tiloissa 2.11.2015 16.12.2015. Mittaukset tehtiin hyödyntäen Rapalin mittaustyökalua. Mitatut virastot: KV, RAKVV, KSV, ATT, HKR AP IP Metodi: 2vk mittaus normaalina ajankohtana 2 kertaa päivässä tehtiin havainnointia eli kaikki tilat kierretiin läpi ja katsottiin miten ne ovat käytössä. Havainnointi ajankohdat olivat todennäköisimpinä työpisteiden huippukäyttöaikoina aamulla noin kello 10 sekä iltapäivällä noin kello 13.

Työpisteiden käyttöaste Huippukäyttöaste Keskimääräinen käyttöaste Kiinteistövirasto Rakennusvalvontavirasto 51% 44% 68% 62% Työpisteet: Käytössä: 385 kpl, Ei käytössä 30 kpl 65% 57% Työpisteet: Käytössä: 124 kpl, Ei käytössä 3 kpl Kaupunkisuunnitteluvirasto 50% Asuntotuotantotoimisto 74% 68% 61% Keskimäärin työpisteet olivat käytössä 51%, varattuna 22% ja tyhjänä 27% ajasta. 98% 80% Työpisteet: Käytössä: 289 kpl, Ei käytössä 23 kpl Työpisteet: Käytössä: 58 kpl, Ei käytössä 6 kpl 7.3.2016

Kyselyn ja käyttöastemittausten vertailu Kyselyn mukaan (oma arvio) omalla työpisteellä ollaan 72% ajasta Arvio käytetystä ajasta toimiston ulkopuolella Tilankäyttöastemittauksen mukaan keskimäärin ollaan työpisteellä 62% 7.3.2016

Tutkimusten vaikutukset tilaratkaisuihin 7.3.2016

Työprofiilien vaikutus tiloihin Yhdistelijä Sisäisesti liikkuva Työpiste (nimetty tai jaettu) Navigoija Ulkoisesti ja sisäisesti liikkuva Sisäinen liikkuvuus kasvaa Ankkuri Kiinteästi työpisteellä Ulkoinen liikkuvuus kasvaa Työpiste (nimetty tai jaettu) Keräilijä Ulkoisesti liikkuva ja kiinteästi työpisteellä Työpiste (jaettu) Palaveritilat Vetäytymistilat Palaveritilat Vetäytymistilat Palaveritilat Palaveritilat Vetäytymistilat Työpiste (jaettu) Vetäytymistilat

Neljä vyöhykettä Ulkopuoliset Tekvin työntekijät Kulunvalvontaraja, asiakasraja Kulunvalvontaraja Julkinen vyöhyke Kaikille avoin Puolijulkinen vyöhyke Vieraille, sidosryhmille avoin noudettuna Keidas Sisäinen vyöhyke Vain henkilökunnalle auki Työtilat Rajoitettu vyöhyke? Vyöhykkeisyydellä hallitaan paremmin asiakkaiden ja sidosryhmien kulkemista tiloissa Vyöhykkeisyys tukee henkilö- ja tietoturvallisuutta 7.3.2016

Tekvin erityispiirteet tunnistettu Tehtyjen tutkimusten perusteella työympäristöratkaisuksi vahvistui Tekville räätälöity monitilaympäristö. Erityispiirteinä Tekvin työympäristössä ovat projektityö, asiakaspalvelu ja kenttätyö. Nämä piirteet on otettu huomioon työympäristökonseptissa. Tekvin tehtävänimikkeiden pääryhmän muodostavat asiantuntijat, arkkitehdit, insinöörit ja suunnittelijat. Tälle ryhmälle tyypillistä on suurien papereiden levittely sekä suunnitelmien tutkiminen isoilta näytöiltä. Ryhmällä on tarve projektityöhön ja siihen mahdollistaviin tilaratkaisuihin. 7.3.2016

Tekvin työprofiilianalyysi Huom. Olettamus - Jousto ja etätyökäytännöt (linjaukset) saattavat muuttaa tilannetta Työprofiiliskenaario 1 Nykytilanne (n=839) Työprofiiliskenaario 2 Työprofiilit kehitetty eteenpäin (n=839) Työprofiiliskenaario 3 Työprofiilit kehitetty eteenpäin, etätyö huomioitu (n=839) 7.3.2016

Vertailua eri työprofiiliskenaarioiden ja työpisteskenaarioiden välillä Työprofiiliskenaario 1 (nykytilanne) Työprofiiliskenaario 2 (+liikkuvuus) Työprofiiliskenaario 3 (+etätyö) Työpisteskenaario 1.1 / 2.1 / 3.1 maltillinen ylibuukkaus Nimettyjä työpisteitä 575 492 449 Työpisteitä yhteensä 1094 1065 1050 Keskimääräinen ylibuukkaus 20 % 22 % 24 % Työpisteskenaario 1.2 / 2.2 / 3.2 kohtalainen ylibuukkaus Nimettyjä työpisteitä 575 492 449 Työpisteitä yhteensä 975 933 912 Keskimääräinen ylibuukkaus 29 % 32 % 34 % Työpisteskenaario 1.1 / 2.3 / 3.3 ei ylibuukkausta Työpisteitä yhteensä 1374 1374 1374 Keskimääräinen ylibuukkaus 0 % 0 % 0 % Huom. Tilankäyttöastemittausten perusteella työpisteet ovat tyhjillään ~38 % (27+11 %) ajasta 16.1.2017 28

Tilaohjelmamitoitus

Työympäristökonseptin elementit

Vyöhykkeisyys

Toimintavyöhykkeiden sijoittuminen

Tilakomponentit ja niiden mitoitus

Työpistetyyppejä

Työpistetyyppejä

Muutosjohtaminen 7.3.2016

Roadmap Muutosjohtaminen, työympäristökehittäminen Sisäympäristön suunnittelu: työympäristökonseptin kehitys ja implementointi Digitalisointiprojekti Asiakaspalvelutilojen ja -kokemuksen kehittäminen 2015 2016 2017-2019 2020 > KHS päätös tilojen suunnittelusta BENCHMARK: Tutustumiskäynnit monitilatoimistoihin Pilottitilat ja Hubit eri virastoissa Muutto ja Tilojen käyttöönotto Hankkeen Organisaation perustaminen Tietohallinnon tilannekuva ja kehityshankkeet (ICT-työryhmä) Arkistoinnin suunnittelu (Solita Oy) Arkistoinnin toteutus Osasto / Tiimi workshopit pelisäännöt Jälkiarviointi Digitalisoinnin suunnittelu ja Jalkauttaminen/valmennus (Sininen meteoriitti) Etä- /joustotyön kehittäminen Monitilatoimiston teknologiaprofiilit Pilottikokeilut teknologiassa, etätyössä Monitilatoimiston teknologiaratkaisujen päätökset ja hankinnat Hankkeen Infotilaisuudet henkilökunnalle POP UP (työympäristökonseptin periaatteet ja luonnokset talosta) POP UP (testitilat ja käyttäjäkokemukset) POP UP (sisustus- ja kalustusratkaisut) POP UP (alustavat pelisäännöt) Johdon linjaukset (hankesuunnitelma) Asiakaspalvelutilojen ja -kokemuksen kehittäminen (6aika-hanke, Hellon) Johdon valmennus Keskijohdon valmennus Henkilöstön valmennus Etenemisestä tiedottaminen (tiedotteet, linkkejä, pohdittavaa yms.)

Pilottitilojen merkitys muutoksen läpiviemisessä Ajatuksissa pilottitila Tilakeskuksessa on 4. krs tyhjä ja tarvitaan lisää työtilaa > Ollaan kiinnostuneita suunnittelemaan Tekvihanketta tukeva pilottitilaa KSV:ssä on myös tarkoitus toteuttaa pilottitila Östersundomin lähiöprojektin projektitilaan Pilottitilat mahdollistavat: Uusien työnteon tapojen testaamisen ja niihin siirtymisen (virtuaalinen työympäristö, paperittomuuteen siirtyminen) Tietotyön suorituskyvyn mittaus? Eri tilatyyppien ja käyttötapojen testaaminen esim. vetäytymistila, projektitila Kalusteiden testaamisen esim. työpisteet Muuta, mitä? Miten saadaan kaikki pilotit hallittua niin, että niistä on paras mahdollinen hyöty Tekvihankkeelle? 16.1.2017 41

Pilottitilojen jälkiarviointi Ehdotus ja tilannekatsaus Lähtötilanne (ennen muuttoa) Kysely tehty Kysely tulossa Jälkiarviointi (muuton jälkeen) kysely tehty kysely tulossa työpaja tehty työpaja tulossa BES HKR, Elimäenkatu: monitilapilotti? BES KVA/Mentula KSV, osoite: monitilaratkaisu KVA RAKVV, Siltasaarenkatu 13: monitila + asiakastilaratkaisu KVA tulevaisuuden asiakaspalveluratkaisut vs tämä ratkaisu KV, Sörnäistenkatu 1: keskitetty asiakaspalvelu (ei konseptin mukainen) KVA KV, Sörnäistenkatu 1: combi-ratkaisu KVA KV, Sörnäistenkatu 1: monitilapilotti 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Valmis rakennus 16.1.2017 42

Kiitos KVA Arkkitehdit Oy:n työympäristönkehitys Ritva Kokkola Projektipäällikkö, arkkitehti, työympäristökehitys Puh: +358 45 127 0151 Sähköposti: ritva.kokkola@kva.fi Julianna Nevari Sisustusarkkitehti, työympäristökonsultti Anna-Kaisa Laitinen Sisustusarkkitehti, työympäristöassistentti Yhteistyössä Yhteistyössä Teemu Taskinen ja Paula Salonen JKMM