ISO 55000 Standardisarja Eräitä ulottuvuuksia 6.11.2014 Kari Komonen
Eräitä käsitteitä omaisuus, omaisuuserä kohteet, asiat tai kokonaisuudet, joilla on tai voi olla arvoa organisaatiolle omaisuudenhallinta organisaation koordinoitu toiminta, jolla hyödynnetään omaisuuden arvo omaisuudenhallintasuunnitelma dokumentoitu tieto, joka määrittelee yksittäiselle omaisuudelle tai omaisuusryhmälle edellytetyt toiminnot, resurssit ja aikataulut, jotta saavutetaan organisaation omaisuudenhallinnan tavoitteet hallintajärjestelmä joukko toisiinsa liittyviä tai vaikuttavia organisaation osia, joilla määritellään politiikat ja tavoitteet sekä prosessit, joilla nämä tavoitteet saavutetaan 2
ISO 55000-sarja - Kolmiosainen standardisarja on johtamisjärjestelmästandardi samaan tapaan kuin esimerkiksi laatujärjestelmästandardi - Sitä voidaan käyttää samaan tapaan kuin laatujärjestelmästandardia - Kohteena on pääasiassa fyysinen omaisuus, käyttöomaisuus, mutta sitä voidaan käyttää mahdollisesti myös muhin omaisuustyyppeihin - Standardi noudattaa ISO:n kaikille johtamisjärjestelmästandardeille määriteltyä rakennetta - Organisaatioiden voivat joutua pohtimaan, miten standardisarja integroidaan muiden johtamisjärjestelmästandardien kanssa - Standardia voidaan käyttää myös sertifioinnissa 3
Keskeisten käsitteiden väliset suhteet Organisaation hallinta Omaisuudenhallinta Omaisuudenhallintajärjestelmä Organisaation koordinoitu toiminta, jolla hyödynnetään omaisuuden arvo Joukko toisiinsa liittyviä tai vaikuttavia osia, joilla määritellään omaisuudenhallintapolitiikka ja omaisuudenhallinnan tavoitteet sekä prosessit, joilla nämä tavoitteet saavutetaan Omaisuusvalikoima Omaisuudenhallintajärjestelmän soveltamisalaan kuuluva omaisuus 4
SFS-ISO 55000(1/3) Omaisuudenhallinta. Yleiskuvaus, periaatteet ja termit (Asset Management Overview, Principles and Terminology) Standardi määrittelee omaisuuden hallinnan kannalta tärkeät termit, jotka ovat tähän mennessä olleet lähinnä kirjoittajakohtaisia Standardi korostaa soveltamisen käyttäjäkohtaisuutta, joka lähtee organisaation strategisesta suunnitelmasta (organizational context) Standardi määrittää omaisuuden hallinnan kolme tasoa Standardi määrittelee omaisuudenhallintajärjestelmän rakenteen (kuvataan tarkemmin standardissa SFS-ISO 55001) 5
Omaisuuden hallintaan vaikuttavat organisaatiotekijät Hyvin tärkeä ulottuvuus (organizational context) organisaation ominaisuudet ja tarkoitus organisaation toimintaympäristö organisaation taloudelliset rajoitteet ja viranomaisten vaatimukset organisaation ja sen sidosryhmien tarpeet ja odotukset. 6
Omaisuushierarkia Omaisuusvalikoima (asset portfolio) omaisuudenhallintajärjestelmän soveltamisalaan kuuluva omaisuus Omaisuuskokonaisuus (asset system) useista toisiinsa vaikuttavista tai liittyvistä osista koostuva omaisuus Yksittäinen omaisuuserä (asset) Esim. yksittäinen laite Asset portfolio level: e.g. corporation Asset system level: e.g. a plant or production line Individual asset level: e.g. a turbine 7
Poikkiorganisatorinen yhteistyö Siilo-käyttäytymisen välttäminen Poikkiorganisatorinen yhteistyö Johdon rooli Informaation merkitys 8
SFS-ISO 55001(2/3) Omaisuudenhallinta. Hallintajärjestelmät.Vaatimukset (Asset Management Management Systems Requirements) Sisältö organisaation toimintaympäristö johtajuus suunnittelu tukitoiminnot toiminta suorituskyvyn arviointi parantaminen Yllä olevien asioiden sisältö määritellään tarkemmin ISO 5502:ssa 9
Esimerkki ISO 55001 sisällöstä 3 4. Organisaation toimintaympäristö 4.3 Omaisuudenhallintajärjestelmän soveltamisalan määrittäminen Organisaation on päätettävä omaisuudenhallintajärjestelmän rajauksista ja soveltamisesta, jotta järjestelmän soveltamisalan voi määritellä. Soveltamisalan on oltava yhtenevä strategisen omaisuudenhallinta-suunnitelman (SAMP) ja omaisuudenhallintapolitiikan kanssa. Kun organisaatio päättää omaisuudenhallintajärjestelmänsä soveltamisalasta, sen on otettava huomioon kohdassa 4.1 mainitut ulkoiset ja sisäiset asiat kohdassa 4.2 mainitut vaatimukset vuorovaikutus mahdollisten muiden käytettävien hallintajärjestelmien kanssa. Organisaation on määriteltävä sen omaisuudenhallintajärjestelmän soveltamisalan kattama omaisuusvalikoima. Soveltamisalan on oltava saatavilla dokumentoituna tietona. 10
SFS-ISO 55002(3/3) Omaisuudenhallinta. Hallintajärjestelmät. Ohjeita standardin ISO 55001:2014 soveltamisesta (Asset Management Management Systems - Guidelines for the Application of ISO 55001) Koska ISO 55001 ei ole teema-spesifinen, ISO 55002 tärkeä omaisuuden hallinnan erikoispiirteiden ymmärtämisen näkökulmasta Sisällön rakenne sama kuin ISO 55001:ssä organisaation toimintaympäristö johtajuus suunnittelu tukitoiminnot toiminta suorituskyvyn arviointi parantaminen 11
Esimerkki ISO 55002 sisällöstä 4.3 Omaisuudenhallintajärjestelmän soveltamisalan määrittäminen Organisaation olisi määriteltävä (tai katselmoitava) omaisuudenhallintajärjestelmän rajat ja määritettävä sen soveltamisala organisaation toimintaympäristön ja sidosryhmien katselmointien tulosten perusteella. Omaisuudenhallintajärjestelmän rajat ja sovellettavuus olisi esitettävä soveltamisalassa (joka voi sisältyä strategiseen omaisuudenhallintasuunnitelmaan). Soveltamisalasta olisi viestittävä kaikille olennaisille organisaation sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille. Viestinnän yksityiskohtaisuuteen vaikuttaa organisaation koko ja sen omaisuudenhallintajärjestelmän kattaman omaisuusvalikoiman laajuus ja monimutkaisuus. Soveltamisalassa olisi esitettävä selkeästi, mitä siihen kuuluu ja ei kuulu. Soveltamisalassa olisi käsiteltävä seuraavia asioita: a) omaisuus, omaisuusvalikoimat, niiden rajat ja keskinäiset riippuvuudet b) se, osallistuuko muita organisaatioita omaisuudenhallintajärjestelmän vaatimusten täyttämiseen esimerkiksi omaisuudenhallinnan toimintojen tai elinjakson vaiheisiin liittyvien toimintojen ulkoistamisen perusteella c) omaisuudenhallinnan kattama osuus organisaatiosta, esim. mitkä organisaation osat tai toiminnot kuuluvat soveltamisalaan d) organisaation vastuuaika (esim. kun omaisuuden hallinta on ulkoistettu tietyksi ajaksi), mukaan lukien sen jälkivastuu omaisuuden toiminnasta tai käytöstä (esim. kun organisaatiolle jää vastuuvelvollisuus riskeistä, jotka ulottuvat omaisuuden käyttöä pidemmälle, kuten esimerkiksi kemiantehtaan omistajalla säilyy vastuu maaperän pilaantumisesta) e) vuorovaikutus organisaation johtamisjärjestelmän muiden osien kanssa (esim. laadunhallinta- tai ympäristöjärjestelmän kanssa), mikä voi edellyttää johtamisjärjestelmän kunkin osan rajojen, toimintojen ja vastuiden määrittelyä. 12
Esimerkki ISO 55002 sisällöstä 2 5.3 Organisaation roolit, vastuut ja valtuudet Tärkeimpien toimintojen vastuut ja valtuudet olisi määriteltävä. Tähän olisi sisällyttävä sekä sisäiset että ulkoistetut roolit ja vastuut. Organisaation eri toimintojen väliset rajapinnat olisi määriteltävä selkeästi. Tämä on erityisen tärkeää ulkoistetussa ympäristössä. Eri roolien vastuut eri toiminnoista olisi määriteltävä selkeästi esimerkiksi laatimalla toimenkuvaukset tai sisällyttämällä omaisuudenhallinnan vastuut nykyisiin toimenkuvauksiin tai laatimalla kirjallinen organisaatiokaavio. Sisäisiä rooleja määriteltäessä olisi otettava huomioon seuraavat asiat: a) henkilön kokemus ja pätevyys b) koulutuksen ja mentoroinnin antama tuki roolille b) muut työkuormaan liittyvät vaatimukset ja niiden vaihtelevuus, jotka voivat vaikuttaa henkilön kykyyn saavuttaa omaisuudenhallintaan liittyviä tavoitteita d) henkilön kyky osoittaa ymmärtävänsä, mitä vastuut tarkoittavat hänen roolinsa yhteydessä (minkä voi osoittaa esimerkiksi allekirjoittamalla toimenkuvauksen). Pienissä tai keskisuurissa yrityksissä useat omaisuudenhallinnan toiminnot voivat olla yhden henkilön vastuulla. Vastuista täytyy silti tiedottaa muille sidosryhmille ja henkilön vastuut täytyy määritellä selkeästi. Alihankkijoiden ja ulkopuolisten palveluntarjoajien vastuut ja vaadittu pätevyys olisi dokumentoitava soveltamisalassa tai muualla alihankintasopimuksissa. 13
Muiden standardien ja työkalujen tarve 1 ISO 5500x sarja kuvaa, mitä asioita omaisuudenhallintajärjestelmän pitäisi sisältää, Mutta se ei ota kantaa esimerkiksi siihen, miten omaisuudenhallintaprosessit tai elinjaksonhallintaprosessit pitäisi järjestää eri hierarkiatasoilla Mitä tunnuslukuja pitäisi omaisuudenhallinnan ohjauksessa ja valvonnassa käyttää tai Millaisia menetelmiä käyttäen päätöksiä pitäisi tehdä tai Miten organisaatiotekijät otetaan huomioon omaisuuden hallintasuunnitelmissa tai Miten pitäisi organisaation eri osien yhteistyö järjestää 14
Havainnekuva elinjaksoprosesseista (EN16646) 15
Muiden standardien ja työkalujen tarve 2 Koska ISO 5500x sarja kuvaa, mitä asioita omaisuudenhallintajärjestelmän pitäisi sisältää ISO 5500x-sarjan käyttöönottoa saattaa tämän vuoksi helpottaa muiden standardien hyödyntäminen Tällaisia standardeja ovat esimerkiksi muut omaisuuden hallinnan standardit, muut johtamisjärjestelmästandardit, elinjaksokustannuksiin liittyvät standardit, kunnossapitostandardit Elinjaksoprosessien ja siihen liittyvien menetelmien ja menettelytapojen kehittäminen on standardin sisäänajon onnistumista vahvasti tukeva osa-alue 16