Tiedote 10/2007 katsastustoimipaikoille 16.10.2007 ATJ:n käyttöönotto Uusi ajoneuvoliikenteen tietojärjestelmä (ATJ) otetaan käyttöön 12.11.2007. Rekisteröinnin tietojärjestelmä REKI ja kilpijärjestelmä KILPI ovat osa ATJ:tä. Uusi ATJ ja sen osana käyttöönotettavat REKI ja KILPI ovat osa AKEn palvelujen kokonaisuudistushanketta, PALKOa. Uusien järjestelmien ja toimintamallien käyttöönottoon liittyvä lainsäädäntö tulee voimaan 2.11.2007. Tällöin alkaa yliheitosta aiheutuva järjestelmäkatko, jonka aikana siirrytään nykyisestä tieliikenteen tietojärjestelmästä (LTJ) uuteen ajoneuvoliikenteen tietojärjestelmään (ATJ). Yliheiton ajankohtaan asti toimitaan nykykäytäntöjen mukaisesti LTJ:ää käyttäen. Rekisteröintitapausten lähettäminen AKEn tehtäväksi päättyy 26.10.2007 Yliheiton alusta 2.11. alkaen katsastustoimipaikkojen on itse tehtävä kaikki vastaanottamansa rekisteröinnit loppuun asti, joten jatkossa esimerkiksi vaikeampia paperittomien ajoneuvojen rekisteröintejä tai perikuntapauksia ei voi enää lähettää AKEn tehtäväksi. ATJ-aikana myös diplomaattiajoneuvojen rekisteröinnit tavallisille rekisteritunnuksille tehdään toimipaikoilla. AKEsta saa neuvoja vaikeiden tapausten ratkaisemisessa. Kaikki LTJ-aikana vastaanotetut rekisteröinnit on myös päivitettävä LTJ:ään ennen yliheiton alkua eli viimeistään torstaina 1.11. Jotta AKEssa ehdittäisiin päivittää toimipaikoilta tulleet rekisteröintitapaukset LTJ:ään ennen yliheiton alkua, viimeiset rekisteröintiasiakirjat on mahdollista lähettää toimipaikoilta AKEen perjantaina 26.10. Maanantaista 29.10. alkaen toimipaikat hoitavat siis itse kaikkien rekisteröintien päivitykset. Monivalintakysymykset ATJ/REKIjärjestelmästä ja muuttuvista toimintamalleista kumppanisivuilla Monivalintakysymykset on julkaistu www.ake.fi/kumppanit-katsastusyritykset > Yleiset ohjeet ja muut aineistot > ATJ-koulutuskansio rekisteröijille. Kysymysten lopusta löytyvät myös oikeat vastaukset. AKE suosittelee, että kaikki rekisteröijät käyvät testaamassa ATJvalmiutensa ennen yliheiton alkua! YHTEENVETO REKISTERÖINNIN LOMAKKEI- SIIN TULEVISTA MUUTOKSISTA, ALOITUS- JAKELUISTA SEKÄ VANHOJEN LOMAKKEI- DEN HÄVITYKSESTÄ Yleistä lomakemuutoksista ATJ:n käyttöönottoa varten rekisteröinnin lomakkeita on päivitetty tarvittavilta osin. Lomakkeille on tehty pakolliset termimuutokset ja niiltä on poistettu kokonaan rekisterilajille varatut kentät, sillä rekisterilajia ei enää ATJ:ssä käytetä. Digitoitavien lomakkeiden yläosia (digitoinnissa luettavat tiedot) on yhdenmukaistettu, lomakkeille on lisätty digitoinnin vaatimat kohdistusmerkit sekä digitoinnissa luettavista kentistä on tehty suljetut kentät (otsikkokenttä ja täytettävä kenttä kehyksissä). Kohdistusmerkit muodostuvat 4-5 kirjainmerkistä, jotka yleensä sijoitettu lomakkeen kulmiin, sekä yhdestä numerokoodista. Kullakin lomakkeella on oma kirjainmerkkinsä ja numerokoodi. Apulomakkeella kirjainmerkin korvaa +- merkki. Päivitetyt lomakkeet otetaan käyttöön yliheiton alkaessa 2.11.! Lomakkeiden aloitusjakelu 17.-26.10.2007 Painettavista lomakkeista kootaan toimipaikoittain paketti, joka sisältää kustakin lomakkeesta yhden toimituserän. Pakettien toimitus tapahtuu 17.-26.10. (Myös rekisteröintitodistuspohjaa jaetaan toimipaikoille em. ajankohtana, tarkemmat tiedot tiedotteen kohdassa Rekisteröintitodistuspohjan eli AKE paperin aloitusjakelu.) Paketit toimitetaan AKEn kustannuksella kunkin toimipaikan postitoimipaikkaan, josta paketti on noudettavissa postin lähetysilmoitusta vastaan. Paketti toimitetaan perille asti, jos toimipaikalla
on oma sopimus postin kanssa pakettien toimituksesta. Alla listaus aloituspaketissa olevista lomakkeista ja toimitusmääristä: Ajoneuvon väliaikaistodistus B102, 1 vihko Ajoneuvon rekisteröintitodistus B106, 5 kpl Rekisteröintitodistuksen tilaus B108, 100 kpl Digitoitavien asiakirjojen saate B110, 100 kpl Rekisteröinnin apulomake B115, 100 kpl Luovutuskirja B122, 100 kpl Rekisterikilpien tilaus B123, 100 kpl Lupahakemus koenumerokilville B301, 25 kpl Siirtolupahakemus su-ru B401, 50 kpl Siirtolupahakemus eng-ven B401e-v, 30 kpl Katsastuksen apulomake C197, 100 kpl. Päivitettyjä lomakkeita voi tilata Editan Ejaosta 31.10. alkaen. Tämän tiedotteen liitteenä toimitetaan myös päivitetty tilauslomake (B199), jota käytetään, jos tilaus Ejaon kautta ei jostain syystä ole mahdollinen. Ejaon käyttöön liittyvissä kysymyksissä voitte ottaa yhteyttä Editaan/Sirkka-Liisa Turku, sirkkaliisa.turku@edita.fi tai puh. 020 450 2607. Päivitettyjen lomakkeiden merkittävimmät muutokset ja täyttöohjeet Ajoneuvon väliaikaistodistus (B102) Väliaikaistodistus on säilynyt vihkon mallisena. Ajoneuvolaji on muutettu Ajoneuvoksi ja katsastuskohdan otsikoksi on muutettu Viimeisin katsastus toimitettu. Yliheiton aikana asiakkaalle on annettava väliaikaistodistus, kun asiakas jättää katsastustoimipaikalle rekisteriilmoituksen eikä hänellä ole mukanaan rekisteröintitodistuksen tai ennakkoilmoitustodistuksen teknistä osaa. Koska yliheiton aikana väliaikaistodistuksia myönnetään normaalia enemmän, lomakkeesta on tehty myös aktiivinen pdflomake. Lomakkeen voi täyttää koneella, jonka jälkeen se tulostetaan ja allekirjoitetaan sekä leimataan. Täytetystä ja allekirjoitetusta todistuksesta otetaan kopio toimipaikalle. Aktiivinen pdf-lomake on tämän tiedotteen liitteenä ja se tulee tallentaa toimipaikassa siten, että lomake on kaikkien rekisteröijien käytössä. Ajoneuvon rekisteröintitodistus (B106) Lomake säilynyt entisenlaisena (pahvinen). Omistaja- ja haltijakoodit päivitetty: C muutettu C.2 ja C.3. Rekisteröintitodistuksen tilauslomake (B108) ATJ-aikana asiakkaalle voidaan tulostaa kadonneen tai turmeltuneen rekisteröintitodistuksen tilalle joko koko rekisteröintitodistus (I ja II osa eli tekninen osa ja ilmoitusosa) tai pelkkä I osa (tekninen osa). Lomakkeen oikeaan yläkulmaan on käsittelijän merkittävä rasti kohtaan Koko rek.tod., jos asiakkaalle tulostetaan koko todistus. Tällöin on myös merkittävä II osan eli ilmoitusosan järjestysnumero. Jos asiakkaalle tulostetaan vain I osa eli tekninen osa, käsittelijä rastittaa kohdan Tekn. osa sekä merkitsee I osan eli teknisen osan järjestysnumeron. Vain yksi kohta rastitetaan ja merkitään ko. osan voimassa oleva järjestysnumero (ei siis tulostuksen jälkeen tuleva)! Digitoinnissa asiakirjan kohdistus oikeaan tapahtumaan tapahtuu juuri em. rastitettavan kohdan ja järjestysnumeron perusteella, joten käsittelijän merkinnällä on suuri vaikutus. Osiossa Ilmoituksen laji merkitään myös, mikä rekisteröintitodistuksen osa asiakkaalta on kadonnut tai turmeltunut tai onko kyseessä teknisen osan kopion tulostus. Muutoin lomake täytetään entiseen tapaan. Digitoitavien asiakirjojen saate (B110) Keltaisen saatelomakkeen otsikko ja asiakirjatunnukset ovat muuttuneet. Lomakkeelle on lisätty oma kohta myös katsastusasiakirjoille (K), joten lomakkeen nimeä on jouduttu muuttamaan, koska kyseessä ei ole enää pelkästään rekisteröintiasiakirjojen saatelomake. Lomakkeelta on poistettu asiakirjatunnus B, koska tyyppirekisteriotetta ei enää käytetä rekisteröinnissä 2.11. alkaen. Lomakkeelle on myös lisätty asiakirjatunnus H eli rekisterikilpitilaukset. Rekisteröinnin apulomake (B115) Apulomakkeen ilmoituksen laadut ja Asia-kohdan vaihtoehdot ovat osittain muuttuneet. Apulomakkeelle on aina täytettävä rekisteritunnus, järjestysnumero ja valmistenumeron 3 viimeistä merkkiä. Tämän lisäksi on rastitettava myös kyseessä olevan toimenpiteen ilmoituksen laatu. Vain yksi ilmoituksen laatu rastitetaan! Ilmoituksen laatu on tärkeä tieto digitoinnissa, joten sen pitää olla rastitettu oikein eikä useita kohtia saa rastittaa. Jos kyseessä olevan tapahtuman ilmoituksen laatu on muu muutos, liikennekäytöstä poisto tai todistuksen tulostaminen, laatua voi täydentää kohdassa Asia. Lisätietoihin voi tarvittaessa selventää tapausta tarkemmin. Luovutuskirja (B122) Termi myynti-ilmoitus on korvattu termillä luovutusilmoitus, jota käytetään ATJ:ssä. Päivitetty pdf-lomake löytyy 2.11. alkaen myös www.ake.fi/lomakkeet -sivulta. Rekisterikilpien tilauslomake (B123) Lomakkeelle on täytettävä kilpitilauksen numero, jonka saa KILPI-järjestelmästä kilpitilausta tehtäessä. Lomakkeelta on poistettu ajoneuvolaji ja rekisteröintitodistuksen järjestysnumero. Kohtia Ilmoituksen laji ja Kilven malli on päivitetty. Maksukohta (EU-kilpimerkintä LTJ:ään) on poistettu, 2
koska ATJ:ssä kyseistä maksua ei enää peritä sillä merkintää ei tarvitse erikseen tehdä. Lupahakemus koenumerokilville (B301) Lomakkeelta mm. poistettu kohta Koekilpien ensimmäinen käyttövuosi ja tilalle tullut Koenumerovakuutuksen vakuutusyhtiö. Ohjeita lupahakemuksen täyttäjälle päivitetty. Päivitetty pdflomake löytyy 2.11. alkaen myös www.ake.fi/lomakkeet -sivulta. Siirtolupahakemus, suomi-ruotsi (B401) Lomakkeella päivitetty termejä esim. vakuutushakemus>siirtovakuutushakemus, ajoneuvolaji>ajoneuvoluokka. Lisätty oma kenttä asiamiehen tietoja varten. Asiamies lisätty myös allekirjoituskohtaan. Päivitetty pdf-lomake löytyy 2.11. alkaen myös www.ake.fi/lomakkeet -sivulta. Siirtolupahakemus, englanti-venäjä (B401e-v) Samat muutokset kuin suomen- ja ruotsinkielisessä siirtolupahakemuksessa. Päivitetty pdflomake löytyy 2.11. alkaen www.ake.fi/transferpermit -sivulta. Rekisteröintitodistuspohjan eli AKE paperin aloitusjakelu Rekisteröintitodistuspohjan virallinen nimi on AKE paperi ja lomaketunnus AKE B600, joita käytetään myös Editassa (Ejako, tilauslomake). AKE paperin aloitusjakelu tehdään myös ajalla 17.-26.10. AKE paperia toimitetaan toimipaikoille 1-3 laatikkoa ja kussakin laatikossa on 2 000 lomaketta. AKE paperia käytetään rekisteröintitodistusten, rekisteröintikatsastustodistusten sekä koenumerotodistusten ilmoitus- ja teknisten osien tulostamiseen. ATJ-rekisteröintitodistuksesta lisätietoja tiedotteessa 5/2007 (löytyy www.ake.fi/katsastusyritykset) tai www.ake.fi/uutta2007 (www.ake.fi/nytt2007). Vanhojen rekisteröintitodistusten ja lomakkeiden hävitys 26.11. alkaen LTJ-aikaisia rekisteröintitodistuksia tai muita lomakkeita ei tule hävittää toimipaikoilta ennen 26.11. Rekisteröintitodistuslomakkeiden turvahävitys tapahtuu Editan toimesta, jonne toimipaikkojen tulee toimittaa kyseiset lomakkeet. Turvahävitystä ja muiden lomakkeiden hävitystä koskevat tarkemmat ohjeet toimitamme 26.11. mennessä. Päivitetyt lomakkeet, jotka toimitetaan aloitusjakelussa tai sähköpostitse, otetaan käyttöön heti yliheiton alkaessa 2.11. Rekisteröintitodistuksen muutoksesta kertova tiedote (S309) Toimipaikoille jaetaan viikolla 44 rekisteröintitodistuksen muutoksesta kertovaa A4-kokoista tiedotetta 1 000 kpl. Tiedote on suomeksi ja ruotsiksi (kaksipuoleinen). Kyseistä tiedotetta lähetetään myös keskitetysti tulostettavien rekisteröintitodistusten liitteenä asiakkaille 12.11. alkaen noin vuoden verran. Katsastustoimipaikkojen tulee jakaa tiedotetta asiakkaille rekisteröintitodistuksen tulostamisen yhteydessä, jotta myös asiakkaat ymmärtävät saamansa rekisteröintitodistuksen olevan virallinen eikä väliaikainen. Tiedotetta voi tilata lisää Editasta, jossa se lisätään Ejaon tilattaviin tuotteisiin. Toimituserä on 500 kpl. Erikseen toimitettavat pdf-lomakkeet Painettavien lomakkeiden lisäksi toimipaikat saavat tämän tiedotteen liitteenä aktiiviset pdflomakkeet väliaikaistodistuksesta (B102), rekisteröintitodistuksen ilmoitusosan jatko-osasta (B104C) sekä manuaalisesta siirtoluvasta (B126). Edellä mainitut lomakkeet otetaan käyttöön 2.11. Lomakkeet on tarkoitettu vain toimipaikkojen käyttöön. Lomakkeet tulee tallentaa toimipaikalla siten, että ne ovat kaikkien rekisteröijien käytettävissä. - Väliaikaistodistuksesta on kerrottu tällä tiedotteella jo aiemmin. - Ilmoitusosan jatko-osa on ollut aiemmin painettu lomake. Lomakkeen vähäisen kulutuksen takia siitä on päätetty ATJ:n käyttöönoton myötä tehdä pdf-lomake. - Manuaalista siirtolupaa käytetään yliheiton aikana ja sen jälkeenkin tilanteissa, joissa ei pystytä asiakkaalle tulostamaan siirtolupaa suoraan järjestelmästä. Toimipaikan tulee itse jälkikäteen syöttää siirtoluvan tiedot järjestelmään, tietoja ei enää ATJ-aikana lähetetä AKEen syötettäväksi. AKEn internetsivujen lomakkeet AKEn internetsivuilla www.ake.fi/lomakkeet olevat lomakkeet on myös päivitetty ATJ:n käyttöönottoa varten. Päivitetyt lomakkeet julkaistaan internetissä 2.11. Internetistä löytyvät seuraavat lomakkeet: Yrityksen/yhteisön osoitteenmuutosilm. B113 Kunnan tekemä poistoilmoitus B114 Luovutuskirja B122 EU-rekisterikilpien tilaus B124 Hakemus ylimääräiselle rekisterikilvelle B125 Siirtolupahakemus B401. Ruotsinkieliset lomakkeet löytyvät www.ake.fi/blanketter -sivulta. Erityiskilpihakemus (xml-lomake) löytyy sekä osoitteesta www.ake.fi/lomakkeet että www.suomi.fi. 3
Siirtolupahakemus englanniksi ja venäjäksi julkaistaan www.ake.fi/transferpermit -sivulla. Vanhat erityiskilpihakemukset hävitettävä Voimassa oleva erityiskilpihakemus löytyy osoitteista www.ake.fi/lomakkeet ja www.suomi.fi. Jos asiakas ei pysty hakemaan erityiskilpeä sähköisesti em. sähköistä lomaketta käyttäen, asiakas voi tilata paperisen hakemuksen AKEsta, puh. 020 696 334 tai kilvet@ake.fi. Jos toimipaikoillanne on vielä olemassa vanhentuneita paperisia erityiskilpihakemuksia tai pdf-lomakkeita, ne tulee hävittää välittömästi. Uudet ohjekansiot Kaikille rekisteröiville katsastustoimipaikoille toimitetaan uudet ohjekansiot (kuoret) lokakuun aikana. Päivitetyt rekisteröinnin ohjeet tullaan julkaisemaan www.ake.fi/kumppanitkatsastusyritykset -sivuilla heti ohjeiden hyväksymisen jälkeen. Kukin toimipaikka voi kumppanisivuilta tulostaa ohjeet uusiin kansioihin. Ohjekansioiden etusivut, jotka voi tulostaa ja pujottaa 1- ja 2-kansion etukannen taskuihin, lähetetään sähköpostitse kunkin toimipaikan rekisteröinnin vastuuhenkilölle lokakuun aikana. Esitteet Rekisteröinnin esitteet Tee autokauppa oikein (AKE S304) ja Erityiskilpiesite (AKE S303) sekä tietopalvelun Tarkista ajoneuvon tiedot (AKE S104) päivitetään mm. puhelinnumeroiden osalta ja vastaamaan muutenkin ATJ-aikaa. Nykyiset esitteet pitää hävittää. AKE toimittaa yhden nipun kutakin edellä mainittua esitettä suomenkielisenä toimipaikoille viikolla 45. Nipussa on aina 50 kpl. Ruotsinkielistä esitettä (AKE S304r, AKE S303r, AKE S104r)) voi tilata Editasta viikosta 45 alkaen. Ruotsinkielistä esitettä on nipussa 20 kpl. Myös verotuksen Ajoneuvovero-esite (AKE S400 ja AKE S400r) uusitaan ja sitä lähetetään katsastustoimipaikoille viikolla 45. Julisteet AKE teettää ATJ:n käyttöönottoa varten kaksi uutta julistetta. Toinen julisteista kertoo rekisteröintitodistuksen muutoksista ja toinen liikennekäytöstäpoistosta/liikennekäyttöönotosta. Molempia julisteita toimitetaan yhdet kappaleet toimipaikoille marraskuun aikana. Vanhat julisteet tulee hävittää toimipaikoilta. ATJ-ajan digitointisääntöjä Digitoitavat lomakkeet tulee täyttää huolellisesti ja selkeällä käsialalla. Täytettävän tiedon tulee olla kentän sisällä, kentän reunusviivoja ei siis tule ylittää. Punakynän käyttö on kielletty. Lomakkeilla olevien kohdistusmerkkien päälle ei saa tehdä minkäänlaisia merkintöjä. Digitoitavia lomakkeita ei saa rei ittää, jos reiät osuvat kohdistusmerkkien tai digitoinnissa tarvittavien muiden tietojen kohdalle. Jos lomakkeen kohdistusmerkit tai muut digitoinnissa luettavat tiedot ovat turmeltuneita/epäselviä, pääasiakirjaksi tulee täyttää apulomake. Lomakkeisiin on tehtävä kaikki tarvittavat käsittelijän merkinnät (erityisen tärkeää yliheittoaikana). Myös liitteiden määrät on merkittävä. Liiteasiakirjat on yhdistettävä pääasiakirjaan klemmarilla. Asiakirjat on lähetettävä digitointiin ohjeistuksen mukaisesti. Digitointiin lähtevän asiakirjanipun päälle on liitettävä täytetty digitoitavien asiakirjojen saate. Liitteelliset ja liitteettömät on niputettava erikseen. Jos tulostuksessa turmeltuu rekisteröintitodistus esim. siitä syystä, että pohjalomake on ollut tulostimessa väärin päin, tällöin on täytettävä rekisteröinnin apulomake. Apulomakkeen liitteeksi laitetaan turmeltunut todistus. ATJ-järjestelmätuki ja käyttöoikeusyhteyshenkilö ATJ-järjestelmätuen numero on 020 696 360. Järjestelmätukeen otetaan yhteyttä järjestelmän käyttöön liittyvissä ongelma- ja virhetilanteissa. Järjestelmätuki opastaa myös yleisissä järjestelmän käyttöön liittyvissä kysymyksissä. Käyttöoikeusyhteyshenkilö vastaan toimipisteensä käyttöoikeuksien hallinnasta.jos toimipisteen rekisteröijien käyttöoikeuksissa on ongelmia, henkilön on ensisijaisesti otettava yhteys käyttöoikeusyhteyshenkilöön. AKEn puhelinnumerot muuttuivat AKEn kaikki 0100-alkuiset puhelinnumerot muuttuivat 1.9.2007. Matka- ja 618-alkuiset lankapuhelinnumerot eivät muuttuneet, eivät myöskään faksinumerot. Uusi vaihteen numero on 020 696 300. Kumppaneille tarkoitetut puhelinnumerot on ilmoitettu erikseen. Kansalaisille tarkoitetut uudet numerot löytyvät osoitteesta http://www.ake.fi/ake/yhteystiedot. ATJ-järjestelmätuen uusi numero on 020 696 360! 4
Puhelut maksavat asiakkaalle edelleen vain paikallisverkko- tai matkapuhelinmaksun. 5