Katsastusasiakirjojen arkistointi ja lähettäminen digitoitavaksi

Transkriptio

1 Päivämäärä MÄÄRÄYS OHJE Nro /208/2009 Sisältöalue Toimivallan säädösperusta Kohderyhmät Katsastajat Voimassaoloaika Kumoaa/muuttaa määräyksen/ohjeen AKEn ohje 618/208/2008; Katsastusasiakirjojen arkistointi ja lähettäminen digitoitavaksi Ohjeen tarkoitus ja sisältö Tässä ohjeessa kerrotaan miten katsastusasiakirjat arkistoidaan ATJn käyttöönoton jälkeen. Ohjeessa selvitetään mitkä katsastusasiakirjat arkistoidaan AKEn toimesta ja mitkä katsastustoimipaikoilla. Ohjeessa annetaan myös ohjeet miten digitoitavaksi toimitettavat asiakirjat tulee toimittaa AKEen. Yleistä Toimipaikan arkistotoimesta ja asiakirjojen toimittamisesta AKEeen vastaa katsastustoiminnasta vastaava henkilö. Katsastuksen suorittajan on lähetettävä katsastustehtävien hoitamisessa kertyneet asiakirjat päivittäin digitoitaviksi. Asiakirjat tulee lähettää Ajoneuvohallintokeskuksen vastauslähetyskuorella. Lähetetyt asiakirjat arkistoidaan AKEn toimesta sähköisessä muodossa ja ne ovat kaikkien katsastajien käytössä KATSA -järjestelmän kautta. Asiakirjoja saa käyttää katsastettavana olevan ajoneuvon myöhempien katsastusten yhteydessä. Katsastajilla ei ole oikeutta luovuttaa asiakirjoja edelleen - ei maksutta eikä maksullisena. AKEn toimesta arkistoitavat asiakirjat Katsastuksen suorittajan tulee lähettää rekisteröinti-, muutos- ja vientikatsastuksissa, teknisten tietojen korjauksissa ja em. katsastusten yhteydessä suoritetuissa kytkentätietojen tallennuksissa, kiinnitystarkastuksissa, yksittäishyväksynnästä sekä yksittäishyväksynnän korjauksesta kertyneet asiapaperit liitteineen (esim. selvitykset vaatimuksenmukaisuudesta, ulkomainen alkuperäinen rekisteröintitodistus, tarkastuskortti, komponenttiluettelo) digitoitavaksi. Katsastustapahtumasta ei kuitenkaan lähetetä asiakirjoja digitoitavaksi silloin, jos ajoneuvon muita kuin erikoisehdoissa olevia tietoa muutetaan ja tapahtuman päättämiseen ei sisälly erillisiä liitteitä (esim. useimmat rengasmuutokset). Asiapapereita ei lähetetä digitoitavaksi myöskään - erillisenä toimenpiteenä suoritetuista kytkentäkatsastuksista, Ajoneuvohallintokeskus, PL 120, HELSINKI

2 - uudelleentulostuksesta, - mitätöidystä tai keskeytetystä katsastustapahtumasta, - katsastustapahtumasta, mitä ei tallenneta KATSAan (esim. valvontakatsastus, opetuspolkimen hyväksyntä) eikä - rajoitustietojen ylläpidosta. Hyväksyttyjen katsastusten asiakirjat lähetetään arkistoitavaksi katsastuksen hyväksymispäivänä. Hylättyjen katsastusten asiakirjat lähetetään hyväksytyn jälkitarkastuksen asiakirjojen mukana tai viimeistään yhden kuukauden kuluttua hylkäyksestä. 2 Katsastustoimipaikan toimesta arkistoitavat asiakirjat: Katsastustoimipaikalla on arkistoitava asiakirjat LVMn asetuksen ajoneuvojen katsastusluvista annetun LVMn päätöksen 6 pykälän mukaisesti. Toimipaikalla katsastuasiakirjoista säilytetään muut kuin edellä mainitut AKEn toimesta arkistoitavat katsastusasiakirjat. Sivutoimipisteen toimipaikalla säilytettävät katsastuksiin liittyvät asiakirjat tulee arkistoida sille toimipaikalle, jonka toimiluvan perusteella sivutoimipiste toimii. Sivutoimipisteen asiakirjat on arkistoitava toimipaikalla omana kokonaisuutenaan. Pääasiakirja Digitoitujen katsastusasiakirjojen kohdistus tietylle katsastustapahtumalle suoritetaan ns. pääasiakirjan avulla. Pääasiakirjana voidaan käyttää vain seuraavia lomakkeita: ATJ -aikainen Rekisteröintitodistus. Osa I / Tekninen osa, B700 ATJ -aikainen rekisteröinti- ja vientikatsastustodistuksen sekä kiinnitystarkastustodistuksen Osa I / Tekninen osa, B710 ATJ -aikainen ennakkoilmoitustodistuksen Osa I / Tekninen osa, B720 LTJ -aikainen Rekisteröintitodistus. Osa I / Tekninen osa, B130B (vihreä) LTJ -aikainen rekisteröinti- ja vientikatsastustodistuksen sekä kiinnitystarkastustodistuksen Osa I / Tekninen osa, B710 (vihreä) Yksittäishyväksyntätodistus / Tekninen osa Katsastuksen apulomake, C197 tai C196 (käytetään mikäli ajoneuvolla voimassa ollutta muuta edellä mainittua pääasiakirjaa ei ole käytettävissä) Pääasiakirjana ei voida siten käyttää mm. seuraavia lomakkeita (pääasiakirjana käytettävä apulomaketta, jonka liitteeksi lomake liitetään): LTJ -aikainen ennakkoilmoitustodistuksen tekninen osa, B101 (oranssi) LTJ -aikainen rekisteriotteen tekninen osa, B104 (punainen) LTJ -aikainen rekisteröinti- ja vientikatsastustodistuksen sekä kiinnitystarkastustodistuksen tekninen osa (punainen) muu aiempi rekisteriote Ajoneuvon väliaikaisrekisteröintitodistus, B630A (uusi) tai B103 (vanha) ATJ- tai LTJ -aikaisen todistuksen jatko-osa

3 3 Katsastuksen apulomakkeiden täyttäminen Katsastuksen apulomakkeet C197 ja C196 täydennetään seuraavasti: teknisen osan järjestysnumero (pakollinen) merkitään katsastustapahtuman tallennusta aloitettaessa ajoneuvolla voimassa ollut järjestysnumero merkitään järjestysnumeroksi 000, jos kyseessä on ajoneuvon ensimmäinen ATJ-aikainen rekisteröintikatsastus. katsastuslaji (pakollinen, vain yksi rasti sallittu) rekisteritunnus merkitään ajoneuvolla ATJssa voimassaoleva rekisteritunnus (ei saa kuitenkaan käyttää vientirekisteritunnusta tai siirtomerkin tunnusta) valmistenumero / valmistenumeron kolme viimeistä merkkiä (pakollinen) merkitään katsastuksen jälkeen ajoneuvolla oleva valmistenumero / kolme viimeistä merkkiä. koko valmistenumero on pakollinen, jos apulomakkeelle ei ole merkitty rekisteritunnusta jos valmistenumerossa on yli 17 merkkiä, valmistenumerokenttään merkitään 3 viimeistä merkkiä ja huomautuskenttään merkitään valmistenumero kokonaisuudessaan ajoneuvoluokka (pakollinen, vain yksi rasti sallittu) merkitään katsastuksen jälkeen ajoneuvolla oleva luokka lähettäjän tiedot (pakollinen) kirjoitetaan selväkielisenä esim. Katsastus Oy, Kalle Katsuri (pelkkä toimipaikka- ja katsastajakoodi ei ole riittävä) Lomake C196 täytetään sähköisesti ja lomake C197 täyttämisessä tulee käyttää kuulakärkikynää tai vastaavaa.

4 4 Katsastuksen apulomakkeen C196 tulostaminen Tulostettaessa lomaketta C196 on aina muistettava seuraavat tulostusasetukset: Sivun skaalaus: Ei mitään Valitse paperilähde PDF-sivukoon mukaan: EI täppää Jos apulomake tulostetaan muilla tulostusasetuksilla, ei sitä voida Itellassa lukea sähköisesti (kohdistemerkit eivät osu kohdalleen). Asiakirjojen lajittelu Katsastusasiakirjat tulee lajitella kuuteen eri nippuun seuraavasti: Viivakoodilliset pääasiakirjat Viivakoodilliset ATJ-aikaiset pääasiakirjat (yksisivuiset ilman liitteitä) Viivakoodilliset ATJ-aikaiset pääasiakirjat (jatko-osalliset ja liitteelliset) Viivakoodilliset LTJ-aikaiset pääasiakirjat (yksisivuiset ilman liitteitä) Viivakoodilliset LTJ-aikaiset pääasiakirjat (jatko-osalliset ja liitteelliset) Viivakoodittomat pääasiakirjat tapahtumat, joista lähetetään vain apulomake tapahtumat, joista lähetetään apulomake ja liitteitä Asiakirja on liitteellinen, jos siinä on enemmän kuin yksi sivu (esim. tekninen osa jatko-osalla on liitteellinen asiakirja). Digitoitavaksi lähettäminen Asiakirjat tulee lähettää lajiteltuina omina nippuinaan (enimmillään 6 nippua). Jokaisen asiakirjanipun päälle tulee laittaa keltainen Digitoitavien asiakirjojen saate -lomake (Lomake B110), johon rastitetaan asiakirjatunnus Katsastusasiakirjat sekä merkitään Lähettäjä -kenttään katsastustoimipaikan nimi, lähettäjän nimi ja puhelinnumero.

5 5 Ajoneuvon katsastustapahtumaan kuuluvat liitteet kiinnitetään pääasiakirjaan (päällimmäinen) aina vasemmasta reunasta paperiliittimin (niittejä ei saa käyttää). Paperiliitintä ei saa laittaa viivakoodin päälle ja paperit asetellaan lähetyskuoreen siten, että paperiliitin tulee kuoren alareunaan (pohjalle). Asiakirjojen turhaa taittelua tulee välttää. Liitteenä oleva asiakirja saa olla enintään A3- kokoinen ja sen tulee olla vähintään käyntikorttikokoa. Virheellisten lähetysten korjaaminen Mikäli asiakirjojen lähetys on virheellinen, esim. asiakirjat on lähetetty väärälle ajoneuvolle, tulee katsastajan ottaa yhteyttä AKEn digitointipalveluun lähetyksen korjaamiseksi. Jos lähetetyistä asiakirjoista on jäänyt osa pois lähetyksestä, tulee arkistotunnukselle lisättävät asiakirjat lähettää AKEn digitointipalvelun tukeen. Asiakirjojen mukaan tulee liittää selvitys siitä, mille arkistotunnukselle/tapahtumalle ja ajoneuvolle asiakirjat on tarkoitus liittää. Saate ja asiakirjat lähetetään AKEn digitointipalveluun omana lähetyksenään AKEn vastauslähetyskuoressa, jonka päälle tulee laittaa lähettävän toimipaikan leima vasempaan yläkulmaan ja vastaanottajan kohdalle tehdä lisämerkintä: / A Digitointipalvelutuki. Vastauslähetyskuoret Digitoitavaksi lähetettävät asiapaperit tulee aina laittaa omaan kuoreensa ja vastauslähetyskuoren päälle tulee laittaa lähettävän toimipaikan leima vasempaan yläkulmaan. Kuoria saa käyttää vain digitoitavien asiakirjojen lähettämiseen. Kuoria ja lomakkeita saa tilattua E -jaon kautta. Rekisteröinnin asiakirjojen digitoinnista on oma ohjeensa. Asiakirjojen siirrot Katsastustoimipaikan toiminnan keskeytyessä tai päättyessä toimiluvan haltijan on toimitettava katsastuksen suorittamiseen välittömästi liittyvät katsastustoimipaikalla säilytetyt asiakirjat ja lomakkeet Ajoneuvohallintokeskukselle, erikseen annettavien ohjeiden mukaisesti. Rekisteröintiasiakirjojen hallinnointi ja säilytys Rekisteröintiasiakirjojen hallinnoinnista ja säilytyksestä on ohjeistettu rekisteröintitoiminnan arkistointiohjeessa AKE 16/2008. Rekisteröintitodistusten otepohjien säilytys Rekisteröintitodistusten otepohjat (AKE paperi, B600) tulee säilyttää toimipaikalla turvallisesti. Säilytyspaikka on oltava suojattu ja lukittu siten, että toimipisteen sisätiloista ei voida säilytyspaikkaa murtamatta päästä käsiksi asiakirjoihin. Sami Peuranen yksikönpäällikkö Milla Palmroos palveluassistentti JAKELU LIITTEET: Katsastuksia suorittavat katsastustoimipaikat C196 lomake C196 lomakkeen tulostusohje