KAUHAVAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 1(9) Aika: Tiistaina 4.6.2013 kello 18.00 19.26. Paikka: Seurakuntakodin kokoushuone Läsnä: Jyrki Jormakka kirkkoherra, puheenjohtaja Marketta Heikkilä varapuheenjohtaja Raimo Alakumpula Kristiina Bäckman-Vatanen Heikki Erkinheimo Teemu Hakala Ritva Heinonen Petri Hietamäki Mauno Kari Hanna-Liisa Malmi varajäsen (Erkkilä) Inkeri Saari Paula Takala Sanna Hede kirkkovaltuuston puheenjohtaja, saapui kokoukseen klo 18.16 :n 88 käsittelyn aikana kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Raija Alestalo talousjohtaja, sihteeri Poissa: Leena Erkkilä jäsen Leena Hautala varajäsen (Niemi) Heikki Korkealaakso jäsen Kirsi Niemi jäsen Asiat: 86-99 86 ALKUHARTAUS, KOKOUKSEN AVAUS JA NIMENHUUTO Veisattiin virsi 309. Kirkkoherra piti alkuhartauden Matteuksen evankeliumin 13. luvusta. Puheenjohtaja avasi kokouksen. Suoritettiin nimenhuuto.
KAUHAVAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 2(9) 87 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkojärjestyksen mukaan kirkkoneuvoston kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi yksitoista jäsentä ja se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla (KL 7 luku 4 ). Tämän kokouksen kutsu/esityslista on lähetetty kirkkoneuvoston jäsenille ja kirkkovaltuuston puheenjohtajille 28.5.2013. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 88 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Esityslista hyväksytään työjärjestykseksi. Puheenjohtaja esitti, että kohdassa muut asiat käsitellään kirkkoherran viranhaltijapäätökset. Muilta osin esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi. Kirkkovaltuuston puheenjohtaja Paula Takala saapui kokoukseen klo 18.16. tämän pykälän käsittelyn aikana. 89 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS, NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN JA SIITÄ ILMOITTAMINEN Toimielimen kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa, jonka puheenjohtaja allekirjoittaa ja sihteeri varmentaa. (KJ 7 luku 6 ). Kirkkoneuvoston ohjesäännön 9 :n 3 luvun mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Jos pöytäkirjantarkastajat ja puheenjohtaja eivät ole yksimielisiä pöytäkirjan sisällöstä, kirkkoneuvosto tarkastaa pöytäkirjan seuraavassa kokouksessaan. Pöytäkirjan tarkastajina olisivat käytetyn aakkosjärjestyksen mukaan jäsenet Kirsi Niemi ja Inkeri Saari.
KAUHAVAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 3(9) Pöytäkirja tarkastetaan Kauhavan seurakunnan taloustoimistossa torstaina 6.6.2013 klo 9-14. Kirkkolain 25 luvun 3 :n mukaan kirkkoneuvoston päätökset on saatettava seurakunnan jäsenille yleisesti tiedoksi panemalla päätökset tai ilmoitus niistä julki ilmoitustaululle, ellei niitä kirkkolain tai järjestyksen mukaan ole pidettävä salassa. Pöytäkirja tai päätös on pidettävä yleisesti nähtävänä vähintään oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiselle varatun ajan. Tämän kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään nähtävänä Kauhavan seurakunnan taloustoimistossa sekä jäljennös Alahärmän, Kortesjärven ja Ylihärmän kappeleissa 7.6.-21.6.2013 välisenä aikana klo 9.00-14.00. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Inkeri Saari ja Marketta Heikkilä. 90 KAUHAVAN SEURAKUNNAN TALOUSARVION, TOIMINTA- JA TALOUSSUUNITELMAN LAADINTAOHJEET VUOSILLE 2014-2016 Kirkkoherra Jyrki Jormakan ja talousjohtaja Raija Alestalon valmistelu Vuosien 2014-2016 toiminnan ja talouden suunnittelun perustana on kirkkovaltuuston hyväksymä Kauhavan seurakunnan Strategian 2011. Sen rinnalla huolehditaan myöhemmin suunnitellun säästöohjelman toimeenpanemisesta. Lisäksi otetaan huomioon vapaaehtoistyön teemavuoden sisällölliset kysymykset: Strategian keskeiset tavoitteet ovat: 1. Seurakunta elää hengellistä elämää, 2. Seurakunnan usko näkyy, 3. Seurakunnan jäsenyys on mielekästä, 4. Seurakunta tavoittaa ja 5. Seurakunta toimii resurssien mukaan. Työntekijöiden yhteisellä vastuulla on etsiä sellaisia toimintatapoja, joiden kautta strategian painopisteet tulevat näkyviin. Talousarvio Verotuloennuste Kirkkovaltuusto on 28.5.13 päättänyt, että veroprosentti säilytetään 1,75 prosentissa. Kasvuennuste vuodelle 2014 on n. 1,5 %. Verotuloja arvioitaessa vuosille 2015 ja 2016 on huomioitava mahdollinen Lentosotakoulun lakkauttamisen vaikutus. Edellä olevasta uhasta johtuen verotulojen yhä laskiessa seurakunnan talous tulee entisestään kiristymään.
KAUHAVAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 4(9) Henkilöstöresurssit Uusia virkoja ja toimia ei perusteta. Aina viran ja tehtävän tullessa avoimeksi tai määräaikaisesti täytettäväksi, on seurakunnan tehtävä erikseen selvitys sen täyttämisen tarpeellisuudesta. Palkkamenojen kehitys Ensi vuoden palkankorotusprosentti ei ole vielä tällä hetkellä tiedossa. Talousarvioraamiin on korotusprosentiksi arvioitu 1,5. Toimintatuotot Toiminnasta kertyvät tulot arvioidaan realistisesti. Toimintakulut Seurakuntatyön, hautatoimen ja hallinnon käyttömäärärahojen (palvelujen ostot sekä aineet ja tarvikkeet) korotus 0 %. Huomioitava lisäksi määrärahojen tarkoituksenmukainen mitoitus välttäen ns. ylibudjetointi. Kiinteistötoimen ylläpitokustannukset arvioidaan vuoden 2012 toteutumien pohjalta ja niihin lisätään mahdollinen energiakustannusten nousu. Kalustehankinnat suoritetaan hankintasäännön mukaisesti ja ehdotettu hankinta on perusteltava. Vain myönnetty määräraha oikeuttaa kalustohankintaan. Tavoitteena edelleen on, että vuosittainen talousarvio ja toteutuma vastaisivat entistä paremmin toisiaan. Investoinnit Uusien investointien toteutus harkitaan syyskesällä, jolloin seurakunnalla on enempi tietoa Ylihärmän kirkon peruskorjauksen etenemisestä. Vuosikorjausinvestoinnit toteutetaan voimassa olevan kiinteistösuunnitelman pohjalta. Seurakunnan perimät maksut Palvelujen ja tilavuokrien hinnat tarkistetaan vastaamaan tämänhetkistä kulutasoa. Toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitykset on käsiteltävä alue- ja kappelineuvostoissa 6.9.2013 mennessä. Kirkkoherran ja talousjohtajan päätösesitys: Kirkkoneuvosto päättää antaa tehtäväalueille yllä esitetyn raamin toiminnan ja talouden osalta sekä oheisen liitteen mukaisen ohjeen Kauhavan seurakunnan vuoden 2014 toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä vuosien 2015 ja 2016 toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi. (LIITE 1)
KAUHAVAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 5(9) Lisätietoja antaa kirkkoherra Jyrki Jormakka puh. (06) 4346535 ja talousjohtaja Raija Alestalo puh. (06) 4646527. 91 LEIRIEN JA RETKIEN TURVALLISUUSVASTAAVAT Talousjohtaja Raija Alestalon valmistelu KirVESTES 61 :n mukaan leiriajalta maksetaan viranhaltijalle/työntekijälle, joka on määrätty ohjelma- ja turvallisuusvastuussa olevaksi leirin johtajaksi, johtajalisää jokaiselta yhdenjaksoiselta leirivuorokaudelta. Edellytyksenä on lisäksi, että leirille osallistuvien lukumäärä on vähintään 18 henkilöä. Erityisestä syystä johtajalisää voidaan maksaa, jos leirille osallistuvien lukumäärä on vähintään 10 henkilöä. Lukumäärään ei lasketa leirillä järjestelyihin osallistuvia viranhaltijoita, työntekijöitä tai muita leirille palkattuja tai palkkiotoimisia ohjaajia. Johtajalisää voi saada samalta leiriltä vain yksi viranhaltija/työntekijä. Jollei ohjelma- ja turvallisuusvastuussa olevaa leirin johtajaa ole määrätty, johtajalisää ei makseta. Enintään 12 tuntia kestävältä leiriltä johtajalisää ei makseta. (LIITE 2) Talousjohtajan päätösesitys: Kirkkoneuvosto tutustuu leirilistaan ja hyväksyy ohjelma- ja turvallisuusvastuussa olevat viranhaltijat/työntekijät. Lisätietoja antaa kirkkoherra Jyrki Jormakka puh. (06) 4346535, 040 5057415. 92 HENKILÖSTÖASIA 93 HENKILÖSTÖASIA
KAUHAVAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 6(9) 94 LAPUAN KAATUNEITTEN OMAISET RY:N ANOMUS HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMISESTA Kirkkoherra Jyrki Jormakan valmistelu Lapuan Kaatuneitten omaiset ry on valtakunnallisen Kaatuneitten Omaisten liitto ryn itsenäinen jäsenjärjestö. Lapuan järjestö on lähestynyt Kauhavan seurakuntaa anomuksella kirkonkirjoihin liittyvien tietojen luovuttamisesta. Asian ovat tuoneet vireille Aino Koski Lapuan yhdistyksestä ja Pohjanmaan Sotaorvot ryn matrikkelisihteeri Tommi Sinko. Anomuksessa pyydetään sankarivainajien lasten henkilötiedoista nimiä ja syntymä- ja kuolinvuosia. Näistä tiedoista on anomuksen jättäjien mukaan koottu ympäri Suomea useita matrikkelikirjoja. Tietokanta muodostaa luonnollisesti keskeisen työvälineen myös yhdistyksen omalle toiminnalle. Vapaaehtoisvoimin toimivan yhdistyksen toiveenaan on, että selvitystyö ei aiheuttaisi kustannuksia yhdistykselle. Pyydettyjä asioita anomukseen liittyy siis kaksi: tietojen luovuttaminen ja maksuton tiedonkeruu. Tietojen luovuttaminen kuuluu useiden säädösten nojalla kirkkoherran vastuulle. Menettelynä käytetään viranhaltijapäätöstä. Valmistelu on osoittanut, että myönteisen viranhaltijapäätöksen voi tehdä Henkilötietolain 17 mukaan. Kirkkoneuvoston päätettäväksi jää näin ollen lähinnä kirkkoherranviraston työajan käytöstä perittävä korvaus. Viraston tehtäväksi jää anomuksen mukaiset tiedonkeruut kaatuneiden perheistä. Työajan tarvetta selvityksen teossa on vaikea arvioida. Suuruusluokka on yli kymmenen ja alle 50 tuntia. Selvitystyöstä voitaisiin periä hinnaston mukainen tai soviteltu maksu. Kolmas vaihtoehto on myöntää selvitystyö korvauksetta. Seurakunnallisen toiminnan perinteessä viime sotiin liittyvien tapahtumien muistoa on pyritty johdonmukaisesti kunnioittamaan. Sotatoimiin osallistuneiden sukupolven saamat ilmaiset kunnalliset ja seurakunnalliset palvelut ovat olleet osa tätä arvostuksen osoittamista. Siirryttäessä seuraavaan sukupolveen tuntuu tärkeältä tiedostaa, että puhutaan eri asiasta ja tilanteesta. Näkökulma siirtyy sodasta sen tuomien menetysten seurauksiin. Näkökulman vaihdoksesta huolimatta vaikuttaa toiminnan perinteiden ja diakonisen ulottuvuuden kannalta perustellulta edesauttaa sotaorpojen tiedonkeruu- ja järjestäytymishanketta. Etelä- ja Keski-Pohjanmaalla tiedonkeruuseen osallistuneista seurakunnista enemmistö on päätynyt teettämän työn seurakunnan kustantamalla työajalla. Asia kiireetön, joten Kauhavalla keruuta voitaisiin toteuttaa muiden tehtävien täytteenä. (LIITE 4)
KAUHAVAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 7(9) Esitän, että Kauhavan seurakunta suostuu kirjallisesti ja suullisesti esitettyyn kerätä sotaorpoja koskevat tiedot veloituksetta Lapuan Kaatuneitten omaiset ryn käyttöön ja edelleen luovutettavaksi Pohjamaan Sotaorvot ryn matrikkelihankkeen toteuttamiseksi. Lisätietoja antaa kirkkoherra Jyrki Jormakka puh. (06) 4346535, 040 5057415. MUUT ASIAT 95 KIRKKOHERRAN PÄÄTÖKSET Mahdollista siirtämistä varten kirkkoneuvoston puheenjohtaja ilmoittaa kirkkoneuvoston ohjesäännön 4 luvun 11 :n nojalla tehneensä seuraavat viranhaltijapäätökset. Kirkkoherran päätösluettelo: 10 /2013 Virkavapaus (LIITE 5) 11 /2013 Virkavapaus (LIITE 6) 12 /2013 Vuosiloma (LIITE 7) Päätökset ovat nähtävillä kokouksessa. Kirkkoneuvosto merkitsee kirkkoherran tekemät päätökset tiedoksi. 96 ALOITTEET Aloitteita ei ollut.
KAUHAVAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 8(9) 97 TALOUSJOHTAJAN PÄÄTÖKSET Mahdollista siirtämistä varten talousjohtaja ilmoittaa kirkkoneuvoston ohjesäännön 4 luvun 12 :n nojalla tehneensä seuraavat viranhaltijapäätökset. Päätökset ovat nähtävänä kokouksessa. Talousjohtajan päätösluettelo: 10 /2013 Maksuvapautus rippikoulumaksusta (LIITE 8) 11 /2013 Toimintaryhmät-toiminnallisuus-ohjelman hankinta (LIITE 9) Kirkkoneuvosto merkitsee talousjohtajan tekemät päätökset tiedoksi. 98 TIEDOTUSASIAT Rahavarojen ja arvopaperien tarkastuskertomus (LIITE 10) Iltapäivätoiminnan ostopalvelusopimus (LIITE 11) Seuraava kirkkoneuvoston kokous 6.8.2013 klo 19.00 99 KOKOUKSEN PÄÄTÖS SEKÄ OIKAISUVAATIMUSOHJE JA VALITUS- OSOITUS Puheenjohtaja päättää kokouksen. Muutoksenhaku ohessa. (LIITE 12) Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19.26. Lopuksi veisattiin virsi 571 ja luettiin yhdessä Isä meidän -rukous.
KAUHAVAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 9(9) Kokouksen puolesta Jyrki Jormakka Jyrki Jormakka puheenjohtaja Raija Alestalo Raija Alestalo sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty. Kauhavalla 6.6.2013 Inkeri Saari Inkeri Saari Marketta Heikkilä Marketta Heikkilä Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen Nähtävänä oloa koskeva kuulutus on ollut Kauhavan kirkkoherranviraston sekä Alahärmän, Kortesjärven ja Ylihärmän seurakuntatoimistojen ilmoitustaululla virastojen aukioloaikoina 28.5.-21.6.2013. Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Kauhavan seurakunnan taloustoimistossa sekä jäljennös Alahärmän, Kortesjärven ja Ylihärmän seurakuntatoimistoissa 7.6.-21.6.2013 toimiston ja seurakuntatoimistojen aukioloaikoina.