JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Palvelukuvaus LIITE 1 1 Sanelunpurku- ja tekstinkäsittelypalvelut Palvelukuvaus Sanelun kulku Tilaajan henkilöstö sanelee sanelut Effica 4.1 -potilastietojärjestelmään (jäljempänä Effica). Tilaaja tallentaa sanelut Efficaan Palveluntuottajan käsiteltäväksi ja Palveluntuottaja purkaa sanelun tekstiksi mille tahansa Tilaajan määrittämälle lomakepohjalle Efficaan. Palveluntuottaja tarkastaa ja kirjoittaa puhtaaksi tekstiksi puretun sanelun. Tilaajan henkilöstö sanelee suomeksi ja Palveluntuottajan henkilöstö purkaa sanelut suomen kielelle. Sanelut sisältävät vieraskielistä lääketieteellistä sanastoa, termejä, lääkkeisiin ja hoitomenetelmiin liittyviä sanoja. Tekninen toimintaympäristö Jyväskylän kaupunki rakentaa Palveluntuottajalle suojatun etäpöytä virtuaaliyhteyden, jota käytetään Keski-Suomen sairaanhoitopiirin verkossa olevan virtuaalityöaseman kautta sanelujen purkamiseen Effica 4.1 -potilastietojärjestelmään. Virtuaaliyhteys avataan erillisellä käyttäjätunnuksella, joka luovutetaan ainoastaan nimettyjen Palveluntuottajan tekstinkäsittelijöiden käyttöön. Tekstinkäsittelijöille luodaan yksilölliset käyttäjätunnukset Efficaan ja heistä muodostetaan järjestelmään oma käyttäjäryhmänsä. Tilaaja määrittää tarvittavat käyttöoikeudet niihin potilastietoihin, joita Palveluntuottajan henkilöstön on tarvetta käsitellä. Käyttöoikeuksien laajuudesta huolimatta palveluntuottajan henkilöstö saa käsitellä potilastietoja vain siinä laajuudessa, kuin kyseisen sanelun purkaminen vaatii. Palveluntuottaja on velvollinen ilmoittamaan välittömästi, jos työntekijän työsuhde päättyy, jolloin Tilaaja voi perua kyseisen työntekijän käyttöoikeudet. Tilaaja valvoo potilastietojen käsittelyä lokitietojen avulla. Sanelut puretaan olemassa olevilla tietojärjestelmillä. Palveluntuottajan käyttöön annetaan virtuaalityöasema seuraavasti: Terveyskeskussairaalat, Vanhuspalvelut ja Sosiaalipalvelut yksi (1) yhteinen työasema. Palveluntuottajan tulee pystyä vastaamaan palvelutarpeeseen olemassa olevalla virtuaalityöasemalla. Palvelut tuotetaan palveluntuottajan toimitiloissa, jotka sijaitsevat yrityksen rekisteröidyssä osoitteessa. Palveluntuottajalla tulee olla toimitilat, joissa palveluita tuotetaan valvotusti ja tietoturvallisesti.
JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Palvelukuvaus LIITE 1 2 Tilaajalla tulee olla mahdollisuus seurata saneluiden purkamisen tilannetta reaaliajassa. Tilanneseurannassa tulee olla mahdollista seurata purettujen saneluiden määrää päivittäin, keskeneräisten saneluiden määrää ja purkutilannetta. Myös saneluiden purkamisajankohta on oltava nähtävillä. Sanelun purkajan on merkittävä purkamansa sanelun yhteyteen omat nimikirjaimensa, jotta tehtävän suorittanut henkilö voidaan tarvittaessa yksilöidä. Tilaaja ja arvio palveluiden tarpeesta Palvelua käyttävät Jyväskylän kaupungin perusturvasta kolme palvelualuetta: Terveyskeskussairaalat, Vanhuspalvelut ja Sosiaalipalvelut. Palvelualueiden tarpeet ovat erilaisia. Alla esitetyt määrät palvelun tarpeesta ovat historiatietoihin perustuvia arvioita eikä Tilaaja sitoudu ilmoitettuihin arvioihin. Terveyskeskussairaalat (Kyllön ja Palokan sairaalat) tarvitsevat palveluita viikonloppuisin ja arkipyhinä siten, että lääkärit sanelevat aikavälillä 10.00 18.00. Saneluja tulee kuukaudessa purettavaksi noin 80. Vuositasolla Terveyskeskussairaaloista tulee purettavaksi noin 1 000 sanelua. Kaikki Terveyskeskussairaaloiden sanelut ovat Päivystyksellisiä, jolloin ne tulee olla purettuna kahden (2) tunnin kuluessa siitä, kun sanelu on ollut purettavissa Effica - potilastietojärjestelmän sanelunpurkulistalla. Vanhuspalvelut ja Sosiaalipalvelut toimittavat purettavaksi lääkäreiden saneluja vuositasolla yhteensä noin 800 sanelua. Vanhuspalvelut ja Sosiaalipalvelut tarvitsevat palveluita arkisin aikavälillä 8.00 16.00. Nämä sanelut ovat pääosin Normaaleja eli ne tulee olla kirjoitettuna viiden (5) arkipäivän (ma pe) kuluessa siitä, kun sanelu on ollut purettavissa Effica - potilastietojärjestelmän sanelunpurkulistalla. Vanhuspalvelut ja Sosiaalipalvelut tarvitsevat Normaalin purkupalvelun lisäksi jonkin verran Kiireellistä purkupalvelua. Vanhuspalvelujen ja Sosiaalipalvelujen Kiireellisessä purkupalvelussa Palveluntuottaja purkaa kiireelliseksi merkityt sanelut ensimmäisinä ja ne tulee purkaa seuraavaan arkipäivään (ma pe) klo 12.00 mennessä siitä, kun sanelu on ollut purettavissa Effica -potilastietojärjestelmän sanelunpurkulistalla. Vanhuspalvelujen ja Sosiaalipalvelujen Kiireelliset sanelunpurut merkitään erikseen Efficaan kiireellisiksi. Kukin palvelualue tilaa omat palvelunsa Effican kautta sekä valvoo niiden asianmukaisuutta. Referenssivaatimukset Tarjoajalla tulee olla viimeisen kolmen vuoden ajalta vähintään yksi referenssiasiakkuus, jolle tarjoaja on purkanut vähintään 4 000 terveydenhuollon sanelua. Referenssit ilmoitetaan Referenssi- ja henkilöstöliitteellä (Liite 3). Vaadittava henkilöstö Palveluntuottajan tulee nimetä Tilaajalle henkilö, joka vastaa palvelutuotannosta.
JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Palvelukuvaus LIITE 1 3 Palveluntuottaja vastaa siitä, että tällä on riittävä ja osaava henkilöstö palveluiden tuottamiseen koko sopimuskauden ajan. Mikäli palveluntuottaja rekrytoi lisää henkilöstöä Tilaajan palveluiden tuottamiseen, tämä ei ole peruste hintojen muutokseen. Referenssi- ja henkilöstöliitteellä (Liite 3) ilmoitetaan niiden henkilöiden nimet ja sanelunpurkukokemus, jotka tätä palvelua tuottavat. Aina ennen uusien henkilöiden työskentelyn aloitusta uudet henkilöt hyväksytetään hyvissä ajoin Tilaajalla sekä Tilaajan ja Palveluntuottajan välillä tehdään muutossopimus, jossa uusi Referenssi- ja henkilöstöliite (Liite 3) vahvistetaan. Henkilöstön kokemus ja koulutus Palvelua tuottavalla henkilöstöllä tulee olla hankinnan laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävä koulutus, kokemus ja ammatillinen pätevyys lääketieteellisten sanelujen purkamispalvelun tuottamiseen. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään puolen vuoden (6 kk) työkokemusta lääketieteellisten saneluiden purkamisesta. Palvelua tuottavan henkilöstön tulee osata suomen kieltä yleisten kielitutkintojen taitotason kuusi (6) mukaisesti (eurooppalaisen viitekehyksen asteikko C2). Palveluntuottajan tulee testata kaikkien rekrytoitavien henkilöiden osaaminen ennen heidän ottamistaan palveluiden tuottamiseen. Tuotoksen laatu Tuotoksen tulee olla virheetöntä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että saneltu puhe puretaan tuotokseksi virheettömästi. Palveluntuottajan henkilöstön tulee tarkastaa tekstit erityisellä tarkkuudella ja huolellisuudella. Tuotoksessa olevat kirjoitus- ja muut virheet vaarantavat potilasturvallisuuden ja voivat aiheuttaa vakavia vahinkoja kolmansille tahoille. Mikäli sanelun avaamisessa on teknisiä ongelmia tai sanelu on niin epäselvä, ettei siitä saa selvää, tulee Palveluntuottajan ottaa välittömästi yhteyttä sanelun tekijään tai Tilaajan henkilöstöön ja sopia toimenpiteistä. Vasteaika yhteyden ottamiseen on viisitoista (15) minuuttia sanelussa olevan epäselvyyden tai teknisen ongelman havaitsemisesta. Palveluntuottajan tavoitettavuus Palveluntuottajan tulee ottaa vastaan tilauksia Effican kautta ja mahdollisia reklamaatioita sekä antaa asiakaspalvelua arkisin klo 8.00 16.00 sekä viikonloppuisin ja arkipyhinä klo 10.00 18.00. Palveluntuottajan tulee olla tavoitettavissa puhelimitse ja sähköpostilla. Tilaajan vastuut Tilaaja tarjoaa virtuaalityöaseman ja virtuaaliyhteyden Palveluntuottajan käyttöön. Tilaaja vastaa virtuaaliyhteyden toimivuudesta ja Palveluntuottajan pääsystä Effica - potilastietojärjestelmään. Tilaaja vastaa tarvittavista potilastietojärjestelmä- ja etäyhteyslisensseistä. Palveluntuottajan vastuut
JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Palvelukuvaus LIITE 1 4 Palveluntuottajalla tulee olla laitteet ja ohjelmistot virtuaaliyhteyden tietoturvalliseksi käyttämiseksi sekä sanelutiedostojen vastaanottamiseksi ja tuotosten lähettämiseksi virtuaaliyhteyden välityksellä Tilaajalle. Palveluntuottajalla tulee olla itsellään Effica - potilastietojärjestelmän sovellus- ja käyttäjätuki. Samoin Palveluntuottaja vastaa omien laitteidensa ja järjestelmiensä tuesta ja tietoturvallisuudesta. Palveluntuottajan työasemissa tulee olla käytössä ajan tasalla oleva virustorjuntaohjelmisto. Palveluntuottaja vastaa palveluntuottamiseen tarvittavien laitteiden ohjelmistojen lisensseistä ja niiden kustannuksista. Palveluntuottaja hoitaa omien laitteidensa asennuksen ja vastaa niiden toimivuudesta ja kustannuksista. Palveluntuottaja vastaa myös käyttämänsä tietoliikenneyhteyden toimivuudesta, lukuun ottamatta Tilaajan ja Palveluntuottajan välistä virtuaaliyhteyttä. Erillisinä Pääsopimuksen liitesopimuksina tehdään Effica -potilastietojärjestelmän käyttöoikeussopimus sekä Virtuaaliyhteyssopimus. Potilastietojärjestelmän käyttäjätunnuksen luovutuksen yhteydessä jokainen tunnuksen vastaanottaja allekirjoittaa erillisen salassapitositoumuksen. Lisäksi Palveluntuottaja sitoutuu palvelua tuottaessaan noudattamaan Jyväskylän kaupungin tietoturvaohjeistusta. Tarjoaja voi pyytää tietoturvaohjeistuksen ja salassapitositoumuksen tutustuttavakseen sähköpostiosoitteesta hankinnat@jkl.fi Palveluntuottaja vastaa henkilöstön tietoturva- ja tietosuojakoulutuksesta ja toimittaa Tilaajalle potilastietoja käsittelevien henkilöiden henkilötietolomakkeen sekä henkilökohtaisen salassapitositoumuksen allekirjoitettuna ennen kuin Tilaaja myöntää sanelujen kirjoittajille käyttäjätunnukset Effica -potilastietojärjestelmään. Tilaamismenettelyt Terveyskeskussairaalat Terveyskeskussairaaloiden sanelunpurku ja tekstinkäsittely tehdään viikonloppuisin ja arkipyhinä. Palveluntuottajan tulee purkaa klo 10.00 18.00 välisenä aikana tehdyt Päivystykselliset sanelut viikonloppuisin ja arkipyhinä aikavälillä klo 10.00 20.00(tarvittaessa). Terveyskeskussairaaloiden kaikki sanelut ovat Päivystyksellisiä. Sanelun pitää olla purettuna ja Tilaajan käytettävissä Effica -potilastietojärjestelmässä kahden (2) tunnin kuluessa siitä, kun sanelu on ollut purettavissa Effica -potilastietojärjestelmän sanelunpurkulistalla. Vanhuspalvelut ja Sosiaalipalvelut Vanhuspalvelut ja Sosiaalipalvelut tarvitsevat palveluita arkisin aikavälillä 8.00 16.00. Normaalissa sanelupurussa Palveluntuottaja purkaa sanelulistalta Tilaajan sanelut sanelujärjestyksessä vanhimmasta uusimpaan, ellei erikseen toisin sovita. Sanelun pitää olla purettuna ja Tilaajan käytettävissä Effica -potilastietojärjestelmässä viiden (5) arkipäivän (ma pe)
JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Palvelukuvaus LIITE 1 5 kuluessa siitä, kun sanelu on ollut purettavissa Effica -potilastietojärjestelmän sanelunpurkulistalla. Kiireellisessä purkupalvelussa Palveluntuottaja purkaa kiireelliseksi merkityt sanelut ensimmäisinä ja ne tulee purkaa seuraavaan arkipäivään (ma pe) klo 12.00 mennessä siitä, kun sanelu on ollut purettavissa Effica -potilastietojärjestelmän sanelunpurkulistalla. Vanhuspalvelujen ja Sosiaalipalvelujen Kiireelliset sanelunpurut merkitään erikseen Efficaan kiireellisiksi.