Kouvolan kaupunki OHJE KHHJ 28.5.2013 52 1 (5) Huomautus ja varoitus virka- ja työsuhteessa Yleistä Esimiehen tehtäviin ja velvollisuuksiin kuuluu huolehtia siitä, että viranhaltija/työntekijä saa kaiken tarvitsemansa opastuksen ja tiedon voidakseen suorittaa työnsä moitteettomasti ja annettujen ohjeiden mukaisesti. Jokainen uusi työntekijä tulee perehdyttää työhönsä ja työyhteisön toimintatapoihin. Jos esimies huomaa, että viranhaltijan/työntekijän toiminnassa on puutteita tai hän toimii annettujen ohjeiden vastaisesti, esimiehen tulee ensisijassa keskustella asiasta alaisensa kanssa ja tarpeen vaatiessa neuvoa ja opastaa työtehtävissä ja työpaikan toimintatavoissa. Lisäksi on myös varmistettava, että annetut ohjeet ovat niin selkeitä, että henkilöstö ymmärtää ne. Jos työnjohdollinen keskustelu viranhaltijan/työntekijän kanssa ei muuta tilannetta ja edellytykset huomautuksen tai varoituksen antamiselle täyttyvät, se tulee antaa mahdollisimman nopeasti tapahtuman jälkeen. Huomautus annetaan suullisesti ja varoitus kirjallisesti. Huomautus ja varoitus kertovat viranhaltijalle/työntekijälle hänen menettelynsä sopimattomuudesta sekä siitä, että työnantaja suhtautuu tapahtuneeseen vakavasti. Huomautus ja varoitus antavat viranhaltijalle/työntekijälle mahdollisuuden muuttaa toimintaansa, koska palvelussuhde voidaan muussa tapauksessa päättää. Kunnallisen viranhaltijalain (304/2003) 3 luvun 12 :n ja työsopimuslain (55/2001) 2 luvun 2 :n mukaan työnantaja ei saa asettaa viranhaltijoita tai työntekijöitä eri asemaan suhteessa muihin ilman hyväksyttävää perustetta. Työnantajan on muutoinkin kohdeltava viranhaltijoita/työntekijöitä tasapuolisesti, ellei siitä poikkeaminen ole viranhaltijoiden/työntekijöiden tehtävät ja asema huomioon ottaen perusteltua. Myös työnantajan soveltaman varoituskäytännön on oltava johdonmukaista ja tasapuolista. Huomautuksen ja varoituksen antamisen suhteen jokainen tapaus on erilainen ja ratkaistava sen tosiasioiden perusteella. Tärkeää on kokonaisharkinnan käyttäminen ja mahdollisuuksien mukaan vertaaminen muihin aiempiin tapauksiin, joissa on samankaltaisia piirteitä. Viranhaltijan/työntekijän oikeudet ja velvollisuudet Viranhaltijan velvollisuuksista säädetään viranhaltijalain 4 luvun 17 :ssä ja työntekijän velvollisuuksista työsopimuslain 3 luvun 1 :ssä. Kunnallisen viranhaltijanlain 4 luvun 17 :n mukaan viranhaltijan on suoritettava virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä noudattaen asianomaisia säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. Viranhaltijan on toimittava tehtävässään tasapuolisesti ja käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä edellyttämällä tavalla. Viranhaltija ei saa vaatia, ottaa vastaan tai hyväksyä sellaista taloudellista tai muuta etuutta, josta säädetään rikoslain (39/1889) 40 luvussa. Työsopimuslain 3 luvun 1 :n mukaan työntekijän on tehtävä työnsä huolellisesti noudattaen niitä määräyksiä, joita työnantaja antaa toimivaltansa mukaisesti työn suorittamisesta. Työntekijän on toiminnassaan vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuuden mukaan vaadittavan menettelyn kanssa.
Kouvolan kaupunki OHJE KHHJ 28.5.2013 52 2 (5) Viranhaltijalla/työntekijällä on velvollisuus suorittaa työnsä työnantajan toimivaltansa mukaisesti antamien määräysten mukaan. Tämä säännös ilmaisee työnantajan työnjohto- eli ns. direktiooikeuden ja sen, että viranhaltija/työntekijä on velvollinen noudattamaan työnantajan työnjohtooikeuden puitteissa antamia määräyksiä. Työnantajalla on direktio-oikeutensa puitteissa oikeus tietyissä rajoissa yksipuolisesti määrätä siitä, missä, miten ja milloin työ tehdään sekä valvoa, että viranhaltija/työntekijä noudattaa annettuja määräyksiä. Suullisen huomautuksen antaminen Suullinen huomaus voidaan antaa, kun on kyse pienistä virka- tai työsuhteesta johtuvien velvoitteiden laiminlyönneistä tai rikkomisista. Suullinen huomautus kertoo viranhaltijalle/työntekijälle kuitenkin jo siitä, että ellei toiminnassa tapahdu muutosta, työnantaja tulee antamaan kirjallisen varoituksen. Suullinen huomautus ei kuitenkaan ole pakollinen esivaihe varoitukselle. Suullisen huomautuksen antaa lähin esimies. Huomautuksen antamista varten ei tarvitse järjestää virallista kuulemistilaisuutta, vaan se voidaan antaa välittömästi huomautukseen johtavan tapahtuman jälkeen tai heti, kun syy huomautuksen antamiselle on tullut esimiehen tietoon. Asia käsitellään kuitenkin esimiehen ja viranhaltijan/työntekijän välisessä kahdenkeskeisessä keskustelussa, josta laaditaan muistio. Laadittavaan muistioon kirjataan suullisen huomautuksen antamisen ajankohta ja peruste. Kirjallisen varoituksen antaminen Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 8 luvun 35 :n 3 momentin mukaan viranhaltijaa, joka on laiminlyönyt virkasuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Työsopimuslain 7 luvun 2 :n 3 momentin mukaan työntekijää, joka on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei kuitenkaan saa irtisanoa ennen kuin hänelle varoituksella on annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Varoituksella on lain perusteluiden mukaan seuraavat tarkoitukset: - informaatiotehtävä o viranhaltija/työntekijä saa tiedon siitä, kuinka vakavana rikkomuksena työnantaja pitää hänen menettelyään - ennakkomuistutustehtävä o varoitus on ennakkomuistutus siitä, miten työnantaja tulee reagoimaan varoituksessa kuvatun (sopimus-)rikkomuksen tai laiminlyönnin toistuessa - oikaisutehtävä o antaa viranhaltijalle/työntekijälle mahdollisuus korjata menettelynsä ja osoittaa siten, että edellytykset virka-/työsuhteen jatkamiselle ovat olemassa. - näyttötehtävä o antaa näyttöarvoa mahdollisessa tulevassa virka-/työsuhteen päättämistä koskevassa oikeudenkäynnissä. Varoitukselle ei ole laissa määritelty määrämuotoa. Varoitus voidaan antaa vain silloin, kun viranhaltija/työntekijä rikkoo virka-/työsuhteesta johtuvia velvoitteitaan. Varoituksen antaminen merkitsee yleensä sitä, että työnantaja luopuu irtisanomisoikeuden käyttämisestä sillä kertaa kyseisen rikkomuksen tai laiminlyönnin perusteella. Mikäli varoitukseen johtanut käyttäytyminen tai menettely kuitenkin toistuu, työnantaja voi ryhtyä virka-/työsuhteen päättämiseen.
Kouvolan kaupunki OHJE KHHJ 28.5.2013 52 3 (5) Varoituksen antaminen on pääsääntöisesti edellytys palvelussuhteen päättämiselle. Näin on erityisesti pienempien rikkeiden kohdalla. Jos rikkomus on niin vakava, että viranhaltijan/työntekijän olisi ilman varoitustakin tullut ymmärtää menettelynsä moitittavuus, niin varoituksen antaminen ei kuitenkaan ole irtisanomisen edellytyksenä. Kirjallinen varoitus annetaan, kun on kysymys merkittävästä tai merkittävistä virka- tai työsuhteesta johtuvien velvollisuuksien laiminlyönnistä tai rikkomisesta. Varoitus annetaan myös silloin, jos virka- tai työtehtävien tai velvollisuuksien laiminlyönti tai rikkominen jatkuu jo aiemmin annetun suullisen huomautuksen jälkeen. Kirjallisen varoituksen antamisesta päättää hallintosäännön mukaan se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen tai esimies työnantajan edustajana. Yhtenäisen käytännön varmistamiseksi tulee ennen varoituksen antamista olla yhteydessä palvelussuhdepäällikköön tai henkilöstöjohtajaan. Varoitusmenettely Ennen varoituksen antamista järjestetään kuulemistilaisuus. Kuulemisen tarkoituksena on edistää asioiden selvittämistä ja antaa viranhaltijalle/työntekijälle tilaisuus lausua näkemyksensä moitittavaan käytökseensä tai menettelyynsä johtaneista seikoista. 1. Kutsu kuultavaksi Viranhaltija/työntekijä kutsutaan todisteellisesti kuultavaksi toimittamalla hänelle kutsu erillisellä kirjeellä, jossa ilmoitetaan - mahdolliseen varoituksen antamiseen johtaneet tapahtumat ja niiden ajankohdat. Tiedot yksilöidään selostuksessa mahdollisimman tarkasti jo tässä vaiheessa. - missä ja milloin kuulemistilaisuus pidetään - henkilön mahdollisuudesta antaa suullinen tai kirjallinen vastine kutsussa esitettyihin perusteisiin ja määräaika kirjallisen vastineen antamiselle - henkilön mahdollisuudesta ottaa kuulemistilaisuuteen mukaan luottamusmies tai muu avustaja tai oikeus valtuuttaa joku toinen käyttämään näitä oikeuksia hänen puolestaan. - asian ratkaisemisesta, vaikka henkilö ei saapuisikaan kuulemistilaisuuteen tai antaisi kirjallista vastaselvitystä määräaikaan mennessä. Kutsu kuulemistilaisuuteen tulee lähettää riittävän ajoissa (noin 1 viikko), jotta henkilö ehtii valmistautua tilaisuuteen. 2. Vastineen antaminen Vastine voidaan antaa suullisesti kuulemistilaisuudessa tai henkilö voi halutessaan antaa asiassa vain kirjallisen vastineen. Vastineen antamiselle on varattava kohtuullinen aika (1 2 viikkoa). Jotta kirjallinen vastine otetaan huomioon varoituksesta päätettäessä, vastine tulee antaa määräaikaan mennessä. Jos henkilöllä on laillinen este eikä hän voi sen takia antaa vastinetta asetetun ajan kuluessa tai saapua kuulemistilaisuuteen, hänelle tulee antaa uusi määräaika tai sopia uusi kuulemistilaisuus.
Kouvolan kaupunki OHJE KHHJ 28.5.2013 52 4 (5) Laillisen esteen olemassa oloa pohdittaessa on syytä käyttää harkintaa. Lähtökohtaisesti esimerkiksi sairauslomalla oleminen ei estä saapumista kuulemistilaisuuteen, mutta sairauden laadulla on merkitystä asiassa. Mikäli on olemassa laillinen este, ei varoituksen antamista koskeva asia vanhene, vaan asia voidaan saattaa loppuun, kun henkilö palaa työhön. 3. Kuulemistilaisuus Kuulemistilaisuudessa on yleensä läsnä esimiehen lisäksi myös toinen työnantajan edustaja. Ao. viranhaltijan/työntekijän lisäksi tilaisuuteen voi osallistua hänen kutsumansa avustaja, joka voi olla esimerkiksi luottamusmies tai työsuojeluvaltuutettu tai joku muu avustaja. Tilaisuudessa käydään läpi ne asiat, mistä varoitusta ollaan antamassa. Muistioon kirjataan se, mitä asianomainen viranhaltija/työntekijä tai hänen avustajansa lausuu. Muistion laatii ja allekirjoittaa aina työnantajan edustaja. Muistio annetaan tiedoksi kuultavalle ja viranhaltija/työntekijä voi täydentää muistioon kirjattua lausuntoaan vielä myöhemmin erikseen asetettuun määräaikaan mennessä. Kuulemistilaisuudesta laadittavaan muistioon kirjoitetaan muun muassa seuraavat asiat: - kysymyksessä on kunnallisen viranhaltijalain/työsopimuslain mukainen kuulemistilaisuus - työnantajan tiedot ja edustajat - viranhaltijan/työntekijän tiedot ja mahdollinen avustaja - näkemykset kuulemisen/mahdollisen varoituksen syistä - lopputulos. 4. Varoituksesta päättäminen Toimivaltainen viranomainen tai esimies työnantajan edustajana päättää käydyn kuulemisen tai saadun vastineen perusteella, annetaanko asiassa varoitus. Varoitus voidaan antaa kuulemistilaisuudessa tai kuulemistilaisuuden jälkeen. Mikäli varoituksen antamiseen päädytään, tulee viranhaltijalle/työntekijälle tehdä kuulemistilaisuudessa selväksi, että uudelleen toistuva sama tai samankaltainen tilanne voi johtaa virka-/työsuhteen päättämiseen. Kirjallinen varoitus annetaan todisteellisesti yleensä erillisellä lomakkeella, johon kirjataan varoituksen syy sekä ne perusteet, joilla varoituksen antamiseen on päädytty. Jos varoitusta ei voida antaa henkilökohtaisesti, se voidaan toimittaa myös postitse (kirjattuna kirjeenä). Varoitusta henkilökohtaisesti annettaessa varoituslomakkeeseen pyydetään viranhaltijan/työntekijän allekirjoitus todistukseksi siitä, että hän on vastaanottanut annetun varoituksen. Mikäli viranhaltijan/työntekijän allekirjoitusta varoituksen vastaanottamisesta ei saada, niin lomakkeeseen pyydetään varoitusta annettaessa kahden todistajan allekirjoitus. Mikäli kuulemistilaisuudessa tai kirjallisessa vastineessa saadun selvityksen perusteella perusteet varoituksen antamiselle puuttuvat, niin asia raukeaa. Mahdollinen palvelussuhteen päättäminen Mikäli varoitukseen johtanut käyttäytyminen tai toiminta jatkuu edelleen, on harkittava virka- /työsuhteen päättämismenettelyyn ryhtymistä. Kirjallisessa varoituslomakkeessa on tästä syystä huomautus siitä, että laiminlyönnin / käyttäytymisen / rikkomuksen toistuminen johtaa palvelussuhteen päättämiseen.
Kouvolan kaupunki OHJE KHHJ 28.5.2013 52 5 (5) Tarkoituksena on, että kaupungin eri työyksiköissä noudatetaan tasapuolista menettelyä. Henkilön siirtyessä Kouvolan kaupungin palveluksessa työyksiköstä toiseen aiemmassa työyksikössä annetut varoitukset voidaan ottaa huomioon palvelussuhteen päättämisperusteita harkittaessa, mikäli annetun varoituksen aiheuttanut toiminta jatkuu uudessakin työyksikössä. Jo yksi annettu kirjallinen varoitus voi johtaa palvelussuhteen päättämiseen saman tai samankaltaisen tilanteen toistuessa. Mikäli aiemmin on varoitettu esimerkiksi luvattomista poissaoloista ja viranhaltija/työntekijä sittemmin laiminlyö työvelvoitteitaan, ei häntä yleensä voida aiemman varoituksen perusteella irtisanoa, koska kyse on erilaisista tapahtumista. Toisaalta joissakin tilanteissa useampi yksittäinen rike saattaa yhdistyä palvelussuhteen päättämistä harkittaessa esimerkiksi piittaamattomuutta työnantajan määräyksistä koskevaksi kokonaisuudeksi. Varoituksen voimassaolo Varoituksen voimassaololle ei ole säädetty laissa täsmällistä aikarajaa, koska varoitusta koskeva säännös on tarkoitettu kokonaisharkintaa edellyttäväksi joustavaksi normiksi. Varoituksen voimassaoloon vaikuttaa jonkin verran myös se, miten törkeää käyttäytyminen on ollut. Oikeuskäytännössä on kuitenkin katsottu, että mikäli varoituksen antamisesta on kulunut kauan, ei siihen enää voida vedota virka-/työsuhteen päättämisperusteena. Kirjalliseen varoitukseen ei voi hakea muutosta, joten annettavaan päätökseen ei liitetä muutoksenhakuohjeita. Kyseessä ei ole valituskelpoinen päätös, vaan varoitus on luonteeltaan työnantajan työnjohtovaltaan kuuluva työnjohdollinen ohjaus viranhaltijalle/työntekijälle vastaisen varalle. Varoituksen perusteet tulevat arvioitavaksi lähinnä ainoastaan silloin, mikäli työnantaja päätyisi myöhemmin päättämään virka-/työsuhteen ja viranhaltija/työntekijä riitauttaisi tämän tuomioistuimessa ja väittäisi aiemmin saamaansa varoitusta aiheettomaksi. Varoitukset arkistoidaan ao. toimialan henkilöstöpalveluissa ja niitä säilytetään enintään kolme vuotta. Tämän jälkeen varoitukset hävitetään asianmukaisesti.