1(9) Lännen Tehtaat RISKIENHALLINNAN PERIAATTEET Sisältö 1. Alkusanat 2. Riski ja riskienhallinta käsitteinä 3. Riskiympäristö 4. Riskienhallintaprosessi 5. Riskienhallinnan rakenne ja vastuut 6. Riskien määrittely ja käsittely 7. Riskinkantokyvyn taso ja päätöksenteko 8. Riskiraportointi 8.1. Sisäinen raportointi 8.2. Ulkoinen raportointi 9. Erityisriskit 10. Riskien arvioinnin, riskiensiirron ja vahingontorjunnan vastuut 11. Loppusanat
1. Alkusanat 2(9) Riskienhallinta on keskeinen osa Lännen Tehtaiden strategista ja operatiivista suunnittelua. Liiketoimintaympäristön suuret muutokset viime vuosien aikana ovat vaikuttaneet merkittävästi myös toimintaamme liittyviin riskeihin. Riskienhallinnassa painopiste on siirtynyt perinteisistä tapahtumariskeistä koko liiketoimintaympäristöä koskevien riskien kattavaan ja järjestelmälliseen selvittämiseen. Merkittävien riskien tehokas tunnistaminen, arviointi ja käsittely on ensiarvoisen tärkeää niin yrityksen kuin sen omistajien kannalta. Myös hyvä hallintotapa edellyttää, että Lännen Tehtaiden riskienhallinnan toimeenpano on järjestelmällistä ja luotettavaa.. Tämän asiakirjan tarkoitus on vahvistaa Lännen Tehtaiden riskienhallinnan periaatteet ja vastuut. Asiakirjan päivittämisestä vastaa talousjohtaja. Hallitus arvioi riskienhallintapolitiikkaa, suurimpia riskejä sekä niihin liittyviä riskilimiittejä vuosittain. 2. Riski ja riskienhallinta käsitteinä Yhtiön näkökulmasta riskit voidaan nähdä epävarmuustekijöinä, uhkina tai mahdollisuuksina. Perinteisesti riski määritellään menetyksen tai tappion uhkaksi eli jonkin epäedullisen tapahtuman mahdollisuudeksi. Liiketoiminnan perusluonteeseen kuitenkin kuuluu tietty määrä riskejä, joten riskinotto mahdollistaa liiketoimintatavoitteiden saavuttamisen. Riskienhallinta on järjestelmällistä ja jatkuvaa toimintaa, jonka avulla tunnistetaan, määritellään ja hallitaan yhtiön toimintaa uhkaavia riskejä minimoimalla, välttämällä tai siirtämällä niiden aiheuttamat epäedulliset taloudelliset tai muut vaikutukset. Riskit voi ryhmitellä eri tavoin useiden kriteerien perusteella: Riskien ilmaantuminen; yhtiön sisältä tai ulkopuolelta Riskien vaikutukset; suorat tai epäsuorat Riskin kohde: omaisuus, operatiivinen suorituskyky, rahoitus jne. Taloudelliset tai muut seuraukset Toteutumisen todennäköisyys
Riskit voivat toteutuessaan vaikeuttaa liiketoimintatavoitteiden saavuttamista ja vaarantaa strategian toimeenpanon. Merkittävien riskien toteutuminen voi vaikuttaa epäedullisesti omistaja-arvoon ja pahimmassa tapauksessa uhata koko liiketoiminnan jatkuvuutta. Järjestelmällisen riskienhallinnan tavoitteena on hyväksyttyjen riskitasojen määrittäminen ja niiden noudattamisen seuranta. Riskienhallinnan kustannusten tulee pysyä järkevällä tasolla suhteessa kunkin riskin vaikutuksiin ja todennäköisyyteen. Riskienhallinta on itsessään kokonaisvaltainen, jatkuva prosessi ja osa yhtiön strategista prosessia, operatiivista suunnittelua ja päätöksentekoa. 3(9) 3. Riskiympäristö Liiketoimintaamme vaikuttavat riskit voidaan luokitella seuraavasti: strategiset, operatiiviset, taloudelliset ja vahinkoriskit, jotka kaikki voivat aiheutua joko ulkoisista tai yhtiön sisäisistä tekijöistä. Joillakin tietyillä riskeillä voi olla sekä ulkoinen että sisäinen aiheuttaja. Lännen Tehtaat ryhmittelee riskit seuraavasti: 1. Strategiset riskit (sisäiset ja ulkoiset) Esimerkkejä: - Strategisia tavoitteita ei saavuteta - Valittu strategia ei ole toimiva - Asiakkaan/kuluttajan tarpeita ei tulkita oikein - Kilpailijan toimet - Fuusiot ja yritysostot - Investointipäätökset - Riippuvuus yhdestä asiakkaasta - Brändi-imago 2. Operatiiviset riskit (prosessit, HR, IT) Esimerkkejä: - Hintojen hallinta (raaka-aineet / myyntihinnat) - Tuoteturvallisuus - Riippuvuus avainhenkilöistä - Terveys ja turvallisuus
- Prosessien tehottomuus - Projektinhallinta - Riippuvuus alihankkijoista - Käyttöpääoman hallinta - Tietojärjestelmistä ei saa riittävästi tietoa päätöksentekoa varten - Tietoturvallisuus - Kriisinhallinta 4(9) 3. Taloudelliset riskit Esimerkkejä: - Maksuvalmiusriski - Valuuttariski - Tuottojen epävakaisuus - Korkoriski 4. Tapahtumariskit Esimerkkejä: - Tulipalo - Työturvallisuusrikkomukset - Eläintaudit - Liiketoiminnan keskeytykset - Ympäristöonnettomuudet - Äärimmäiset sääolosuhteet 4. Riskienhallintaprosessi Eri osaprosesseista koostuva riskienhallintaprosessi on jatkuva, järjestelmällisesti etenevä arviointi- ja valvontaväline, joka tukee niin yhtiön suunnittelu- ja strategiaprosessia kuin ohjausjärjestelmääkin. Riskienhallintaprosessi on johdon ja omistajien työkalu, jonka avulla he voivat arvioida ja hallita sekä lyhyen että pitkän aikavälin riskejä kokonaisvaltaisella tavalla, joka tukee yhtiön strategisten tavoitteiden saavuttamista. Lännen Tehtaiden riskienhallintaprosessi liittyy yhtiön liiketoimintatavoitteisiin, strategiaan ja hallintotapaan.
Prosessin tulee olla jatkuva ja sisältää vähintään seuraavat vaiheet: 5(9) - Riskien arviointi on osa Lännen Tehtaiden strategian suunnitteluprosessia sekä konsernin että liiketoimintayksiköiden tasolla. - Riskejä arvioidaan liiketoimintatavoitteiden näkökulmasta. - Suurimmat riskit tunnistetaan arvioimalla niiden vaikutus ja todennäköisyys. - Suurimpien riskien hallintaan tarvittavat valvontatoimet arvioidaan ottamalla huomioon niihin liittyvät kustannukset. - Määritetään riskienhallintatoimien seuranta- ja raportointitoimenpiteet.. 5. Riskienhallinnan rakenne ja vastuut Hallintoelin / tehtävä Vastuu Raportointi Hallitus Valvoo, että Lännen Tehtaiden riskienhallintaprosessi toimii ja on kattava, ja vastaa sen varmistamisesta. Vahvistaa riskienhallintapolitiikan ja riskinkantokyvyn tason. Arvioi ne uudelleen vähintään kerran vuodessa osana yhtiön strategian ja tavoitteiden asettamista. Toimitusjohtaja Vastaa asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja valvoo niitä uhkaavia riskejä. Vastaa riskienhallintaprosessista kohdentamalla riittävästi resursseja riskienhallintatyöhön ja tarkastamalla ja vahvistamalla riskienhallinnan periaatteet. Talousjohtaja Vastaa riskienhallintaprosessin jatkuvasta kehittämisestä määrittämällä toimintaperiaatteet ja organisoimalla riskienhallintatehtävät. Määrittää raportointitarpeet riskienhallinnan alueella. Arvioi riskiraportoinnin tulokset. Laatii arvioinnista yhteenvedon toimitusjohtajalle ja Talouspäällikkö, Lännen Tehtaat Oyj konsernijohdolle. Kerää riskiraportit raportoivilta yksiköiltä. Neuvoo riskienhallintatoimissa ja riskien raportointiin liittyvissä asioissa. Pörssitiedotteet. Vuosikertomus ja osavuosikatsaukset Hallitukselle hallituksen kokouksissa osana strategista raportointia sekä tarvittaessa Toimitusjohtajalle tarvittaessa Talousjohtajalle ja toimitusjohtajalle tarvittaessa
Liiketoimintayksiköiden toimitusjohtajat Konsernitoimintojen johtajat (HR, IT, talous, lakiasiat) Tunnistavat ja arvioivat oman vastuualueensa riskit. Suunnittelevat ja toteuttavat riskienhallinta- ja valvontatoimia Raportoivat sovittujen ohjeiden ja aikataulujen puitteissa. Tunnistavat ja arvioivat oman vastuualueensa riskit. Suunnittelevat ja toteuttavat riskienhallinta- ja valvontatoimia. Raportoivat sovittujen ohjeiden ja aikataulujen puitteissa. 6(9) Toimitusjohtajalle, talousjohtajalle ja talouspäällikölle osana kuukausiraportointia Toimitusjohtajalle, talousjohtajalle ja talouspäällikölle osana kuukausiraportointia 6. Riskien määrittely ja käsittely Riskejä arvioidaan määrittämällä kunkin riskin todennäköisyys ja vaikutus asteikolla yhdestä neljään. 4 3 2 1 Erittäin todennäköinen Todennäköinen Epätodennäköinen Harvinainen Todennäköinen vuoden kuluessa Todennäköinen kahden vuoden kuluessa Todennäköinen viiden vuoden kuluessa Harvemmin kuin kerran 10 vuodessa yli 80 % todennäköisyys yli 50 % todennäköisyys yli 30 % todennäköisyys alle 30 % todennäköisyys 4 3 2 1 Erittäin suuri vaikutus Suuri vaikutus Pieni vaikutus Vähäinen vaikutus Taloudellinen suora tappio tai lisäkustannuksia yli miljoona euroa (liiketoimintayksiköt) yli 2 miljoonaa euroa (konserni) yli puoli miljoonaa euroa (liiketoimintayksiköt) yli miljoona euroa (konserni) yli 0,25 miljoonaa euroa (liiketoimintayksiköt) Yli 0,5 miljoonaa euroa (konserni) alle 0,1 miljoonaa euroa (liiketoimintayksiköt) alle 0,25 miljoonaa euroa (konserni) Strategian / tavoitteiden saavuttaminen määrällinen / peräkkäinen
7(9) Erittäin suuri vaikutus tavoitteiden saavuttamiseen Suuri vaikutus tavoitteiden saavuttamiseen Pieni vaikutus tavoitteiden saavuttamiseen Vähäinen vaikutus tavoitteiden saavuttamiseen Maine / imago Laaja julkisuus ja asiakkaiden erittäin voimakas reaktio; hyvin merkittävä ja vakava vaikutus imagoon Merkittävä vaikutus imagoon, joka ei ole nopeasti korjattavissa Merkittävä vaikutus imagoon, joka kuitenkin on nopeasti korjattavissa Vähäinen vaikutus imagoon ja nopeasti korjattavissa Henkilöstö Avainosaamista ei voi siirtää; henkilöstön vaihtuvuus ja poissaolojen määrä poikkeuksellisen korkeita Avainosaamista ei voi siirtää; henkilöstön vaihtuvuus ja poissaolot lisääntyvät ja haittaavat liiketoimintaa Ongelmia osaamisen säilyttämisessä; poissaolot lisääntyvät ja haittaavat liiketoimintaa Osaamisen siirtämisessä pieniä ongelmia; poissaolot lisääntyvät huomattavasti Avainhenkilöiden menettäminen vuoden aikana (mukaan lukien eläkkeelle siirtyvät) Riskien seuraukset ilmoitetaan euroina. Joitakin riskejä voi kuitenkin olla vaikeaa tai suorastaan mahdotonta mitata rahassa. Riskien tarkastelun ajanjakso on sama kuin strateginen suunnittelukausi. 7. Riskinkantokyky / taso ja päätöksenteko Hallitus määrittää yhtiön riskinkantokyvyn. Yhtiön riskinkantokyky määritetään tasaisin väliajoin useiden tekijöiden perusteella ja kulloisenkin tilanteen mukaan. Riskinkantokykyä määritettäessä on arvioitava ja otettava huomioon seuraavat asiat: Vaikutus liikevoittoon (EBIT), osakekohtaiseen tulokseen (EPS) tai muihin tärkeisiin tunnuslukuihin Vaikutus omistaja-arvoon Vaikutus imagoon Juridiset vaikutukset Vaikutus turvallisuustasoon jne.
Kaikista riskeistä, joiden vaikutus on yli puoli miljoonaa euroa konsernin tulokseen ennen veroja, sekä kaikista muut riskeistä, joilla on suuri vaikutus edellä olevan taulukon mukaisesti, on raportoitava viipymättä hallitukselle. 8(9) 8. Riskiraportointi 8.1 Sisäinen raportointi 8.2 Ulkoinen raportointi Liiketoimintayksiköt ja nimetyt konsernitoiminnot sisällyttävät riskianalyysit vuotuiseen liiketoimintasuunnitteluunsa ja strategiaprosessiinsa; operatiivinen johto valvoo sitä. Riskianalyysi on myös osa päätöksentekoprosessia ja lyhyen aikavälin suunnittelua. Riskianalyysit ja -arviot suoritetaan itsearviointeina. Muutoksista riskeissä ja riskiympäristössä sekä toimenpiteistä riskien hallitsemiseksi raportoidaan konsernitasolla osana strategiaprosessia. Liiketoimintayksiköiden toimitusjohtajat raportoivat riskeistä ja riskienhallintatoimista osana kuukausittaista raportointiaan raportointiohjeiden mukaisesti. Toimitusjohtaja raportoi merkittävimmistä riskeistä hallitukselle hallituksen kokouksissa osana strategista suunnittelua sekä tarvittaessa sen mukaan, miten riskinkantokyvyn taso on määritelty. Lännen Tehtaat raportoi riskienhallinnastaan, merkittävimmistä riskeistään sekä riskitilanteen muutoksista: aina pörssitiedottamista koskevien sääntöjen mukaisesti aina osakeyhtiölain mukaisesti aina hyvän hallintotavan mukaisesti vuosikertomuksessa ja/tai osavuosikatsauksissa sijoittaja- ja analyytikkotapaamisissa muutoin tarvittaessa
9. Erityisriskit Toimitusjohtaja vastaa ulkoisesta riskienhallintaraportoinnista sovittujen ohjeiden mukaisesti. Lännen Tehtailla kiinnitetään erityistä huomiota kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan erityisriskien ja projektiriskien osalta projektin eri vaiheissa. Erityisriskien varalta on määritelty erillispolitiikat: Rahoituspolitiikka Vakuutuspolitiikka Riskienhallintapolitiikka, Avena Nordic Grain Riskienhallintapolitiikka, Mildola 10. Riskien arvioinnin, riskinsiirron ja vahingontorjunnan vastuut Pääperiaatteet ovat seuraavat: Konsernin toimitusjohtaja ja liiketoimintayksiköiden toimitusjohtajat vastaavat strategisista riskeistä sekä niihin liittyvästä riskien arvioinnista ja riskinsiirrosta. Liiketoimintayksiköiden toimitusjohtajat vastaavat aina omista operatiivisista riskeistään ja vahingontorjunnasta, ellei muuta ole sovittu. Liiketoimintayksiköt vastaavat erityisesti palontorjunnasta, ympäristönsuojelusta, työturvallisuudesta, yleisestä turvallisuudesta (myös tietoturvallisuudesta) ja liiketoiminnan keskeytysriskeistä. Riskinsiirtoa vakuutuksen avulla käytetään ensisijaisesti tapahtumariskeissä; vakuutukset hoidetaan keskitetysti konsernitason vakuutuspolitiikan mukaisesti. Rahoitusriskeiltä suojaudutaan voimassaolevan rahoituspolitiikan mukaisesti. 9(9) 11. Loppusanat Riskienhallintaperiaatteet noudattavat Lännen Tehtaiden hallinto- ja ohjausjärjestelmässä vahvistettuja perusperiaatteita. Talousjohtaja vastaa tämän asiakirjan päivittämisestä ja siihen mahdollisesti tehtävistä korjauksista. Hallitus arvioi vuosittain riskienhallintapolitiikan, suurimmat riskit sekä niihin liittyvät limiitit.