Aika Perjantai 5.4.2013 klo 10.00 11.45 Paikka Tarkastuslautakunta Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, kokoustila Puistikko, Toripuistikko 5-7 (3. krs.), 96200 Rovaniemi Jäsen Antti Paananen, puheenjohtaja Jaakko Huttunen, varapuheenjohtaja Sari Arponen Sakari Karkkola Ulla Karttunen Pirita Nenonen Muut osallistujat Arto Ylitalo, kuntayhtymän johtaja, kuultavana klo 10 10.35 6 kohdassa muut asiat Eeva-Maija Knuuti, talousjohtaja, sihteeri ALLEKIRJOI- TUKSET Puheenjohtaja Antti Paananen Sihteeri Eeva-Maija Knuuti KÄSITELLYT ASIAT 1-7 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Allekirjoitus PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Aika ja paikka: Pirita Nenonen Aika ja paikka:..2013 Kuntayhtymän hallintopalvelujen ilmoitustaulu 1 / 4
/ Liite nro 1 2 3 / 1 3 4 / 4 6 5 6 7 Käsiteltävät asiat: Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Asialistan hyväksyminen ja pöytäkirjan tarkastajan valinta ja kokouksen sihteerin valinta Tarkastuslautakunnan työskentelyn yksityiskohdista sopiminen ja päättäminen Kuntayhtymän hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen tilintarkastusyhteisön valinta vuosille 2013 2016 Kuntayhtymän hallintosäännön muutosesitys Kokouksessa tiedoksi annettavat asiat ja muut mahdolliset asiat Seuraavan kokouksen ajankohta Puheenjohtaja Antti Paananen 2 / 4
4 KUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUJEN TILINTARKAS- TUSYHTEISÖN VALINTA VUOSILLE 2013 2016 Kuntalain 71 :n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm. valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Tarkastuslautakunnan valtuustolle valmisteltaviin asioihin kuuluu tilintarkastajan valinta. Ehdotuksen valtuustolle tilintarkastajan valinnasta tekee uusi, vuonna 2013 valittava tarkastuslautakunta. Valtuusto valitsee kuntalain 72 :n mukaan hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajat voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT -tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT -yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT -tilintarkastaja. Kuntayhtymän vuosien 2009 2012 tarkastuslautakunta on kokouksessaan 19.12.2012 56 hyväksynyt tarjouspyynnön kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosille 2013-2016 ja päättänyt, että tarjouspyyntö julkaistaan HILMA:ssa (julkaistu 2.1.2013). Tarjouksen ovat jättäneet määräaikaan 31.1.2013 klo 15.00 mennessä seuraavat viisi tilintarkastusyhteisöä: BDO Audiator Oy Ernst &Young Oy KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Pohjolan Tilintarkastustoimisto Oy PWC Julkistarkastus Oy Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) Hinta: 40 % Kokonaishinta vuodessa (max.40 pistettä). Vertailussa halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut tarjotut hinnat suhteutetaan tähän: halvin hinta /tarjottu hinta *maksimipistemäärä Muut arviointikriteerit: 60 % Vastuullisen JHTT- tilintarkastajan kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta 40 % (max.40 pistettä) Vastuullisen JHTT- tilintarkastajan % -osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 10 % (max.10 pistettä) Tarkastuskohteessa tehtävän työn % -osuus tarkastuksesta 10 % (max.10 pistettä) Liite 4: Tarjouspyyntö liitteineen (sis. 2 liitettä). Liite 5: Tarjousten avausmuistio. 3 / 4
Liite 6: Tarjousten edullisuusvertailu ja pisteytystaulukko (Julkisuuslaki 7 2 mom.). Esitys: Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta päättää esittää kuntayhtymän valtuustolle, että Rovaniemen koulutuskuntayhtymän vuosien 2013 2016 tilintarkastusyhteisöksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin palvelun tuottaja liitteessä 6 olevan vertailun ja hankintaesityksen mukaisesti. Tarkastuslautakunta oikeutetaan hyväksymään palvelun tuottajan kanssa tarjoukseen perustuvan sopimuksen sen jälkeen kun valtuusto on valinnasta päättänyt. Päätös: Tarkastuslautakunta hyväksyi tehdyn päätösesityksen. 4 / 4
kaava: Tarkastuslautakunta 5.4.2013 LIITE 6 25.2.2013 Kaikki 5 tarjousta olivat tarjouspyynnön mukaisia ja otettiin vertailuun mukaan. Tilintarkastuspalvelut valtuustokaudelle Ernst & KPMG Julkishallin- PWC Julkistar- BDO Audiator Pohjolan Tilintar- 2013-2016 Young Oy non Palvelut Oy kastus Oy Oy kastustoimisto Oy Muut kriteerit, laatu 60 % Pisteet Pisteet Pisteet Pisteet Pisteet Vastuullisen JHTT- tarkastajan kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkstuksesta 40 % (40 pistettä) alle 5 v 5 pistettä 5-10 v 15 pistettä 15 11-20 v 30 pistettä 30 yli 20 v 40 pistettä 40 40 40 Vastuullisen JHTT- tarkastajan %-osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 10 % (10 pistettä) alle 30 % 2 pistettä 31-50 % 5 pistettä 5 51-80 % 8 pistettä 8 81-100 % 10 pistettä 10 10 10 Tarkastuskohteessa tehtävän työn %-osuus tarkastuksesta 10 % (10 pistettä) alle 30 % 2 pistettä 31-50 % 5 pistettä 51-80 % 8 pistettä 8 81-100 % 10 pistettä 10 10 10 10 Laatupisteet yhteensä 45 60 35 60 56 Hinta 40 % Hinta yhteensä/v = vertailuhinta 25 850 15 680 19 400 19 930 12 480 Hintapisteet 19 32 26 25 40 Pisteet yhteensä 64 92 61 85 96 Sijoitus 4. 2. 5. 3. 1. Esitys: valitaan konaistaloudellisesti edullsin palvelun tuottaja Pohjolan Tilintarkastustoimisto Oy. Hintavertailu: yhteishinnaltaan halvin vertailuhinta saa maksimipistemäärän 40. Muiden tajoajien hintapisteiden kaava: maksimipisteet 40 x halvin tarjottu hinta yhteensä / vertailevan tarjouksen hinta yhteensä. Laatuvertailu: Korkein maksimipistemäärä on 60 pisstettä. Saadut pisteet ovat tarjouksissa ilmoitettujen mukaisia.