Keski- ja Itä-Uudenmaan ICT muutostyö Mikael Grannas Kunnanjohtaja / Kommundirektör Sipoo / Sibbo 8.10.2014
TAUSTAA JA MENETELMÄ
Kuntatalouden ahdistus ja sopeuttamistarve Käytetty 2012 lukuja nimittäjinä Sopeutustarve meur TA 2014 TASU 2015TASU 2016Yhteensä eur/as vero-% Askola 1,1 1,1 1,1 3,2 641 4,28 Lapinjärvi 0,6 0,6 0,6 1,7 579 4,52 Loviisa 3,5 3,5 3,5 10,5 675 4,55 Myrskylä 0,6 0,6 0,6 1,7 822 6,50 Porvoo 8,0 8,0 8,0 24,0 491 2,77 Pornainen 1,1 1,1 1,1 3,3 644 4,22 Sipoo 5,1 5,1 5,1 15,3 826 4,26 Yhdistelmä 19,9 19,9 19,9 59,6 609 3,56
Kuntien perusvaihtoehdot Kunnilla on 4 tapaa täyttää tämä rahoitusvaje: 1. Veronkorotukset ja palvelumaksukorotukset 2. Lisätä lainanottoa 3. Vähentää tehtäviä 4. Lisätä tuottavuutta Vaihtoehdoista paras on tuottavuuden parantaminen, mutta se ei enää onnistu ilman että toimintaa muutetaan radikaalisti
Mitä on tapahtunut yhteiskunnassamme ja mitä tapahtuu? Rakennemuutos Toimistoautomaatio Prosessiautomaatio Internet Mobiilitekniikka Pilvipalvelut Laiteautomatiikka (sensoriteknologia) ja robotiikka Itsepalvelujen jatkuva lisääntyminen = Digitalisointi uhkaa viedä joka kolmannen nykyisen työpaikan (ETLAn raportti 13.1.2014) 5
Helsingin Sanomat 27.1.2014 6
Innovaatiokolmio kuntasektorilla Toiminta Toimii Ei toimi KUNTA- LAINEN Talous Teknologia Toimii, mutta toimittaja-ansa ja väärä johtamisjärjestelmä
Ideoiden työstäminen 1. Toiminnan ja teknologian yhdistämisen ideat 2. Karsinta talous- ja muiden kriteerien mukaan 3. Ideat joista kannattaa tehdä toteutussuunnitelma
Merkitys kunnallisille palveluille Nyt: Kaksi palvelumuotoa - keskitetyt palvelut ja lähipalvelut Palvelukanavat monimuotoistuvat: 1. Keskitetyt palvelut. Edelleenkin kuntalaisesta fyysisesti kaukana olevia palveluja, niin kuin hallintopalvelut. Niissä saattaa olla enemmänkin keskittämisen synergiaetua kuin nykyisessä kuntarakenteessa. 2. Staattiset lähipalvelut. Vastaa nykyisiä lähipalveluja. Siinä kunnan henkilökunta tarjoaa lähipalveluja fyysisessä pisteessä. Esim. koulu, päivähoito, terveyskeskuspalvelut. 3. Lähipalvelut itsepalveluna. Esimerkiksi itsepalvelupisteitä (automaatteja) kuntalaisten asiointialueiden yhteydessä. 4. Mobiilit lähipalvelut. Näissä palveluissa kunnan henkilökunta jalkautuu kentälle ja tarjoaa palvelut lähempänä kuntalaista tai jopa kuntalaisen kotona. Jo nyt tätä esimerkkiä vastaa kotihoito. 5. Sähköiset palvelut. Fyysisesti keskitetty palvelu, mutta tarjottuna verkon kautta tämä palvelu on kuntalaisen käytettävissä 24/7. Myös sensoriteknologiaan perustuvat sähköiset palvelut Jokaisessa palvelumuodossa on eri kustannusrakenne ja yhdistämällä näitä viittä palvelumuotoa eri tavoin voidaan tarjota monimuotoista laadukasta verkostomaista palvelua kuntalaisten eriäville tarpeille eri kustannusrakentein.
Kehityspolku tavoitetilaan Ambitiotaso 1. Tavoitetila muuttuu ajan mittaan 2. Pienin ketterin askelin voi seurata muuttuvaa tavoitetilaa Muuttunut tavoitetila Tavoite tila Toiminta Iso harppaus kestää liian kauan, on liian kallis ja perustuu vanhaan tavoitetilaan Aika Teknologia
Esimerkki Ambitiotaso Vanhusten kotihoito fiktiivinen esimerkki Social rewards Muuttunut tavoitetila 3 sektori mukaan Turvaautomatiikkaa Raportointi pois toimistosta Mobiili raportointi Virtuaalinen yhteisö Sensori teknologia Tavoite tila Asiakasajan tuplaaminen ja asiakasturvallisuuden kasvattaminen 2018 Aika Toiminta Teknologia
KESKI-UUDENMAAN SELVITYSALUE
Älykäs Verkostomainen Kaupunki
Asioiden hoito eri palveluissa 15 esitetystä palvelusta henkilökohtaisen palvelun tarve / vaatimus korostuu mielenterveyspalveluissa. Muissa palveluissa asioinnin hoito ainakin osittain sähköisesti on mahdollista useamman kuin joka toisen vastaajan mielestä. Henkilökohtaista palvelua ainakin jossakin määrin kaivataan usein myös yhteispalvelupisteen palveluissa, terveyskeskuksen vastaanottopalveluissa ja ajanvarauksessa, kirjastopalveluissa, oman talouden neuvonnan ja velkaneuvonnan palveluissa, äitiys- ja lastenneuvolan palveluissa sekä perheiden taloudelliseen tukemiseen liittyvissä palveluissa. Sähköiset palvelut mainitaan mahdollisena ainoana asiointitapana useimmin erilaisiin hakuihin tai ajanvaraukseen liittyvissä palveluissa. Äänestäminen täysin sähköisesti tai muuten kotoa käsin on mahdollista joka neljännen mielestä. 21.03.2014 12478/Keski-Uudenmaan kunnat/kuntalaiskysely palvelujen saatavuudesta/timo Myllymäki & Jari Pajunen/mna 14
12478/Keski-Uudenmaan kunnat/kuntalaiskysely palvelujen saatavuudesta/timo Myllymäki & Jari Pajunen/mna 21.03.2014 15 ASIOINNIN HOITO ERI PALVELUISSA Millä tavalla pystyy hoitamaan / pitäisi pystyä hoitamaan Kaikki vastaajat, n=1004
ASIOINTIPISTEIDEN ETÄISYYS n=asukkaat, jotka mainitsivat, että ko. palvelua pitää pystyä käyttämään kokonaan tai osittain henkilökohtaisesti 21.03.2014 12478/Keski-Uudenmaan kunnat/kuntalaiskysely palvelujen saatavuudesta/timo Myllymäki & Jari Pajunen/mna 16
Sähköisten palvelujen Hedelmätarha 1. Rakennusvalvonnan sähköistäminen 2. Toimitilojen ja omaisuuden hallinnan sähköistäminen 3. ICT:n avulla kutsuohjattuja liikenneratkaisuja 4. Teknologian hyödyntäminen hoidon ja jatkohoidon tarpeen arvioinnissa 5. Kuntalaisten asioiden ja palautteiden läpinäkyvä seuranta, Fix my street 6. Etäneuvotteluvalmiudet 7. Peruskirjastojen automatisointi 8 Opettajien työajan seurannan prosessin parantaminen 9 Yhteisöllisyys ja videoyhteydet yksinäisyyden ehkäisemisessä 10 Jonojen (esim. terveyskeskus) näyttäminen netissä 11 Kuntalaisen kustannusjalanjäljen selvittäminen => tarvittaessa tuen räätälöinti 12 Liikkuvien resurssien hallinta teknisessä toimessa Copyright Kuntien Tiera Oy 1 7
4. Teknologian hyödyntäminen hoidon ja jatkohoidon tarpeen arvioinnissa Kuvaus hedelmästä Potilaan hakeutuessa hoitoon ensimmäistä kertaa tai hänen tarvitessaan kontrollihoitoa aiempien toimenpiteiden jälkeen (esim. leikkaus, ravitsemusneuvonta), hoidon tarve ja hoitava taho voidaan arvioida etänä. Ensimmäistä kertaa hoitoon hakeuduttaessa arvio voidaan tehdä puhelimitse, jatkohoidon yhteydessä voidaan hyödyntää lisäksi potilaan itsensä tekemiä, aiemman toimenpiteen yhteydessä annettujen ohjeiden mukaisesti tehtyjä havaintoja, joiden tekemiseksi potilas on saattanut käyttää erilaisia teknologisia apuvälineitä (verenpainemittari, verensokerimittari, spirometri). Kustannus- ja hyötyanalyysi Toteuttamisen helppous Hyvin helppo Helppo Keskiverto Hankala Ensi kertaa hoitoon hakeutuvien osalta voidaan teknologiaa hyödyntämällä vähentää turhia hoitokäyntejä, kun asiakkaat voidaan ohjata suoraan oikealle taholle hoidettaviksi tai antaa itsehoito-ohjeita. Jatkohoidon yhteydessä teknologian avulla voidaan vähentää hoitokäyntejä, kun asiakas itse tekee tarvittavat havainnot annetun ohjeistuksen mukaan ja tarvitsee hoitokäyntiä ainoastaan ennalta kerrottujen raja-arvojen ylittyessä, ei muuten. KU-alueella ainakin 300.000 lääkärikäyntiä á 110 ja 300.000 hoitajakäyntiä á 60 sekä 120.000 neuvolakäyntiä á 60. Kustannukset yhteensä noin 58 M. Edes 5% vähennys niihin tarkoittaa 2,9 miljoonan säästöjä. X Edellytykset, esteet, valmiudet Toimiva prosessi puhelimitse tapahtuvalle arvioinnille. Toimiva prosessi jatkohoidon tarpeen arvioimiseksi etänä. Teknologiset apuvälineet lainattaviksi asiakkaille. M = miljoonaa euroa Copyright Kuntien Tiera Oy 18
Hedelmien säästöpotentiaali ja toteutuksen vaativuus Helppo 10. Jonojen näyttäminen 5. Aloitteiden seuranta 1. Rakennusvalvonta 6. Etäneuvotteluvalmiudet Toteutuksen vaativuus Vaikea 7. Peruskirjastot 8. Opettajien työaika 4. Hoitotarveanalyysi 11. Kustannusjalanjälki 3. Liikenneratkaisut 9. Videoyhteydet 12. Liikkuvat resurssit 2. Toimitilat Pieni Säästöpotentiaali Suuri Copyright Kuntien Tiera Oy 19
Sähköistämisen säästöpotentiaali Keski- Uudellamaalla Itse tietohallinnosta lasketaan kuntaliitoksen kautta syntyvän 1,5 2,5 M :n vuotuiset säästöt. Tämä edellyttää 3-4 M :n kertaluontoisia investointeja Mutta Pelkästään edellä mainittujen hedelmien säästöpotentiaali on jo vähintään 25 M vuodessa 4-5 M : kertaluontoisilla investoinneilla Sähköistämisen täysimääräisemmän toteuttamisen potentiaali on moninkertainen
ITÄ-UUDENMAAN SELVITYSALUE
Itä-Uudenmaan yhdistymisselvitys 2013-2015 Kaksikielinen Lapinjärvi Lappträsk Askola Loviisa Lovisa Mäntsälä Pukkila Myrskylä Lapinjärvi Myrskylä Mörskom Askola Järvenpää Pornainen Tuusula Loviisa Loviisa n. 95 000 asukasta Pornainen Borgnäs Kerava Porvoo Vantaa Sipoo n. 2 500 km² Porvoo Borgå Helsinki Saaristo ja merialueet Sipoo Sibbo
Digitalisointi, Itä-Uudenmaan visio Parhaat ja laajimmat sähköiset palvelut, jotka koskettavat kaikkia kunnan toimialoja ja palveluita tehokkaimmalla tavalla Palveluita tarjotaan kuntalaisille siellä, missä he ovat Autetaan ihmisiä auttamaan itseään, toisiaan ja vaikuttamaan kunnan palvelutuotantoon Verkostomainen yhteistyö eri toimijoiden kesken
ICT selvityksen karkeat tavoitteet ja raamit Luoda Itä-Uudenmaan palvelukohtaiset digitalisoinnin tavoitetilat PALVELUT JA PROSESSIT Parantaa tuottavuutta Lisää asiakastarpeen mukaista palvelua Mahdollistaa nykyistä suuremman valinnanvapauden Yhdenmukaiset ja helpommin ylläpidettävät järjestelmät alueella Sähköistetyt palveluprosessit palveluprosessit, joissa suurin potentiaali sähköistämiseen ASIAKAS/ KUNTALAISET Helpottaa/ lisää kuntalaisten sähköistä asiointia ja itsepalvelua Palvelujen monikanavaisuuden ja kustannustehokkuuden kasvattaminen HENKILÖSTÖ Helpottaa sijaistamista, yhteistyötä ja/tai koulutusta Henkilöstötarve pienenee TALOUS Tavoite saavuttaa 20-30% sopeutustarpeesta (noin 15 M ), esityksissä hahmoteltava säästöpotentiaali 2017 ja 2020 mennessä
IU- hedelmät 1. Sähköiset kokouskäytännöt 2. Projektinhallintatyökalut 3. Sähköinen lupapalvelu ja lupaprosessit 4. Asiakaspalvelu; lomakkeet, ajanvaraukset, sähköinen yhteispalvelu, etäneuvonta 5. Paikkatiedon ja asiakaspalautteen hyödyntäminen, kiinteistöautomaation hyödyntäminen, mobiili raportointi / toiminnan ohjaus / resurssien hallinta teknisessä toimessa, kiinteistöylläpidon työkalut, liikkumisen, koneiden ja kaluston hallinta 6. Omahoito + neuvola 7. Yhteenkuuluvuuden tunteen vahvistaminen virtuaalisten ja konkreettisten kohtaamispaikkojen kautta 8. Sektoreiden välinen yhteistyö ehkäisevässä työssä 9. Itsepalvelukirjasto 10. Oppimiseen (ja/tai varhaiskasvatukseen) liittyvät ratkaisut Lapinjärvi Lappträsk Myrskylä Mörskom Porvoo Borgå Askola Loviisa Lovisa Pornainen Borgnäs Sipoo Sibbo
Hedelmien työstäminen Johtoryhmä Tiimit itsenäisesti Ryhmätyöt ICT-messuilla Tiimit Tieran kanssa - Tiimivetäjien ja tiimien jäsenten hyväksyminen työryhmien ja ydinryhmän ehdotusten perusteella - Hedelmien hyväksyntä 8.9.2014 Hedelmien ja niiden tavoitetilan kuvaus Tavoitetilan validointi ja edellytysten, valmiuksien ja esteiden kuvaus Edellytysten, valmiuksien ja esteiden validointi, säästöpotentiaalin arviointi ja etenemispolun kuvaus 9.9-15.10.2014 Loka-marraskuussa Copyright Kuntien Tiera Oy 2 6
ICT Messut 21.10.2014 Suunniteltu mahdollistamaan toiminnan ja teknologian aidon kohtaamisen Noin 100 kunnallista toimijaa tehtävänä suunnitella kuntajakoselvityksen työryhmien pohjaisesti polkuja konkreettisiin digitalisoinnin tavoitteisiin Paikalle kutsuttu kymmeniä valittuja ICT yrityksiä Lyhyitä sektoripohjaisia ICT esityksiä, näyttelyitä, ja yhteis-työpajatyötä
Terveisiä Valtionvarainministeriölle Suomen julkishallinto on digitaalisen murroksen kynnyksellä Onnistuakseen tässä se tarvitsee hyvin toimivan ICT toimittajien markkinan Tätä varten valtio hankki joulukuussa 2013 Virolta X-Road Palveluväylän Kirjoittakaa laki tai asetus, joka velvoittaa julkishallinnon ICT toimittajilta avointa rajapintaa Palveluväylään (esim. per 1.1.2016) sekä velvoittakaa julkishallintoa vaatimaan tätä ICT kilpailutuksissa
KIITOS!