Maailmanlaajuinen jäsentyöryhmä Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi -toimintasuunnitelma Tammikuu 2016 - tammikuu 2018 Sisällysluettelo
Johdanto: Miksi nyt Meidän strategiamme Johtajakoulutuksen rakenne Kouluttaminen Tavoitteet ja tavoitteiden asettaminen Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi: Raportointi ja Maailmanlaajuiset raportointipäivät Tunnustukset ja palkinnot Viestintäohjelma Henkilöstö ja budjetti Johdanto: Miksi nyt Meidän strategiamme Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 2
Lions Clubs Internationalin strateginen suunnitelma, LCI Forward, ja 100-vuotisjuhlakausi antaa ihanteellisen ajanjakson ja taustan Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän uudelle strategialle ja toimintasuunnitelmalle. Tähän ohjelmaan ei olekaan tehty suurempia muutoksia sen jälkeen kun GMT käynnistettiin vuonna 2009. Jotta järjestö pystyy palvelemaan entistä useampia, LCI Forward -strategiassa on asetettu tavoitteeksi parantaa vähintään 200 miljoonan ihmisen elämää joka vuosi alkaen vuonna 2020-21. Se tarkoittaa vaikutuksen kolminkertaistamista. Osana LCI:n 100-vuotisjuhlakautta me olemme sitoutuneet olemaan suurempi kuin koskaan ennen toimivuoden 2017-18 loppuun mennessä ja se tarkoittaisi että jäsenmäärämme olisi vähintään 1 425 311. Kun olemme saavuttaneet tavoitteemme olla suurempi kuin koskaan ennen, asetamme uudet tavoitteet palvelussa, vaikutuksessa ja kasvussa. 100-vuotisjuhlan jäsenyystavoitteen saavuttaminen antaisi meille mahdollisuuden: Jatkaa paikkakuntiemme palvelemista 100-vuotisjuhlan palveluhaasteessa Aloittaa järjestön toinen vuosisata tarjoamalla ihmisten elämän muuttavaa palvelua Muokata tietä vaikutuksemme kolminkertaistamiseksi laajennetun humanitaarisen työn kautta ja parantamalla vähintään 200 miljoonan ihmisen elämää joka vuosi Nyt on aika miettiä GMT uudelleen. Jotta saavutamme 100-vuotisjuhlan tavoitteen olla suurempi kuin koskaan ennen, meidän pitää saada vähintään 47 000 uutta jäsentä uusiin ja olemassa oleviin klubeihin. GMT:n strategia tuleekin olemaan intensiivinen panostaminen, koulutus ja resurssien käyttäminen kahden tavoitteen saavuttamiseksi: 1. Uusien klubien perustaminen: Jokaista piirin tai sitä ylemmällä tasolla toimivaa GMT-johtajaa pyydetään henkilökohtaisesti perustamaan vähintään yksi uusi klubi. Tarkennettua ja paikallisiin oloihin muokattavaa koulutusta ja resursseja tullaan tarjoamaan tämän tavoitteen tukemiseksi yhdessä monitasoisen tunnustusohjelman kanssa. 2. Jäsenten rekrytoiminen ja säilyttäminen: Klubin jäsenjohtajilla on suora yhteys jäseniin ja mahdollisuus rekrytoida ja auttaa klubeja säilyttämään niiden jäsenet. Koulutusta, työkaluja, viestintätapoja ja resursseja tullaan antamaan klubien jäsenjohtajille sekä piirin GMT-koordinaattorilta että LCI:n kautta. Luonnollisesti myös muut johtajat voivat osallistua rekrytoimiseen ja jäsenten säilyttämiseen. Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi -aloite tulee yhdistämään strategioita, joita piirin GMT-koordinaattorit käyttävät uusien klubien perustamiseksi ja klubien jäsenjohtajat käyttävät uusien jäsenten rekrytoimiseksi ja nykyisten jäsenten säilyttämiseksi. Tällä tavalla me korostamme, että meidän tulee kasvaa, jotta pystymme palvelemaan ja auttamaan useampia ihmisiä. Seuraava suunnitelma määrittelee tarkan rakenteen, strategiat ja tarvittavat resurssit. Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 3
GMT:n johtorakenne GMT:llä on kaksiosainen Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi -lähestymistapa: 1) perustetaan vähintään yksi uusi klubi; ja 2) kerrotaan klubien jäsenjohtajille heille sopivista koulutusmahdollisuuksista ja työkaluista uusien jäsenten rekrytoimiseksi ja jäsenten innostamiseksi. Olemme laatineet GMT-johtorakenteen, jotta pystymme saavuttamaan asetut tavoitteet ja tätä kautta saavutamme lopullisen tavoitteemme olla suurempi kuin koskaan ennen. Alla oleva organisaatiorakenne ja kuvaukset näyttävät GMT-rakenteen, jota johtaa kansainvälinen presidentti. Tiimin jäsenet rekrytoidaan nimenomaan Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi -aloitteen toteuttamiseksi. Johtajat GMT-puheenjohtaja (kansainvälinen presidentti) Kansainvälinen GMT-yhteyshenkilö: (1. varapresidentti) Jäsenkehitystoimikunnan puheenjohtaja Kansainvälinen GMT-koordinaattori Kansainvälinen perhe- ja naisjäsenten koordinaattori Moninkertaispiiri Moninkertaispiirin GMT-koordinaattori o Klubin menestystiimi o Jäsenyys- ja uusien klubien kasvutiimi Piiri Kansainvälinen taso Vaalipiirin GMT-aluejohtaja Vaalipiirin GMT-vara-aluejohtaja GMT-aluejohtaja GMT-erityisalueen neuvonantaja Piirin/yksittäispiirin GMT-koordinaattori o Klubin menestystiimi o Jäsenyys- ja uusien klubien kasvutiimi Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 4
Johtotaso Virka Rooli Tärkeimmät GMT-tehtävät Virkakausi GMT-puheenjohtaja (kansainvälinen presidentti) GMT:n ylin johtaja Auttaa GMT:n kansainvälisten johtajien rekrytoimisessa Johtaa GMT:tä yleistasolla Jokavuotinen nimittäminen kun presidenttikausi alkaa Kansainvälinen GMTyhteyshenkilö (1. varapresidentti) Jäsenkehitystoimikunnan puheenjohtaja (MDC) Kansainvälinen GMTkoordinaattori Kansainvälinen perhe- ja naisjäsenten koordinaattori Avustaa puheenjohtajaa Tukee GMT:tä MDC:n puheenjohtajana ja kansainväliseltä hallitukselta Tarjoaa johtamistukea henkilökunnalle ja kansainvälisen tason johtajille jäsenyysohjelmien ja aloitteiden toteuttamisessa Tarjoaa johtamistukea henkilökunnalle ja kansainvälisen tason johtajille perhe- ja naisjäsenyyteen liittyvien ohjelmien ja Auttaa GMT:n kansainvälisten johtajien rekrytoimisessa Tukee GMT:tä kuten puheenjohtaja on pyytänyt Osallistuu kansainvälisten johtajien GMT-kokouksiin Tukee GMT:tä jäsenkehitystoimikunnassa ja kansainvälisessä hallituksessa Ottaa vastaan johtamisroolin yhteistyössä LCI:n henkilökunnan kanssa GMT-koulutuksen, aloitteiden, resurssien ja raportoinnin kehittämisessä toimivuoden/strategisen suunnitelman mukaisesti Avustaa GMT:tä, kuten puheenjohtaja on delegoinut tehtäviä, kaikissa GMT:n toteuttamiseen liittyvissä tehtävissä Raportoi GMT:n puheenjohtajalle Ottaa vastaan johtamisroolin yhteistyössä LCI:n henkilökunnan kanssa perhe- ja naisjäsenyyden, aloitteiden, resurssien ja raportoinnin kehittämisessä toimivuoden/strategisen suunnitelman mukaisesti Tukee GMT:tä kuten puheenjohtaja on pyytänyt Raportoi GMT:n puheenjohtajalle Jokavuotinen nimittäminen kun 1. varapresidentti aloittaa Kansainvälinen presidentti nimittää MDCpuheenjohtajan vuosittain Kolmivuotinen virkakausi, toimessa jatkaminen ja siitä poistaminen ovat kansainvälisen presidentin harkinnan varaisia Kolmivuotinen virkakausi, toimessa jatkaminen ja siitä poistaminen ovat kansainvälisen presidentin Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 5
aloitteiden toteuttamisessa harkinnan varaisia Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 6
Kansainvälinen taso Virka Rooli Tärkeimmät GMT-tehtävät Virkakausi Kansainvälisten vaalipiirien johtajat Vaalipiirien varaaluejohtajat Aluejohtajat Johtaa GMT:tä oman vaalipiirin alueella Johtaa GMT:tä oman vaalipiirin tietyllä alueella Johtaa GMT:n ryhmää, johon kuuluu moninkertaispiirejä/yksittäispiirejä/piirittömiä alueita Johtaa aluejohtajia oman vaalipiirin alueella Kehittää alueelle sopivia ohjelmia/strategioita vastaamaan tarpeisiin tai mahdollisuuksiin Toimii LCI:n henkilökunnan kanssa jäsenyyteen ja uusien klubien perustamiseen liittyvissä asioissa oman vaalipiirin alueella Tekee läheistä yhteistyötä oman tiimin jäsenten kanssa, jotta saavutetaan piirien jäsenyydelle asetetut tavoitteet, tarkistaa edistymistä mittaavat raportit ja toimii tarpeen mukaan. Perustaa uusia klubeja Raportoi GMT:n johdolle Johtaa aluejohtajia oman vaalipiirin tietyllä alueella Kehittää alueelle sopivia ohjelmia/strategioita vastaamaan tarpeisiin tai mahdollisuuksiin Toimii LCI:n henkilökunnan kanssa jäsenyyteen ja uusien klubien perustamiseen liittyvissä asioissa oman vaalipiirin alueella Tekee läheistä yhteistyötä oman tiimin jäsenten kanssa, jotta saavutetaan piirien jäsenyystavoitteet, tarkistaa edistymistä mittaavat raportit ja toimii tarpeen mukaan Perustaa uusia klubeja Raportoi GMT:n johdolle Johtaa erityisalueiden neuvojia ja MD/SDkoordinaattoreita omalla alueella Toimii LCI:n henkilökunnan kanssa jäsenyyteen ja uusien klubien perustamiseen liittyvissä asioissa omalla GMT-alueella Tekee läheistä yhteistyötä oman tiimin jäsenten kanssa, jotta saavutetaan piirien jäsenyystavoitteet, tarkistaa edistymistä mittaavat raportit ja toimii tarpeen mukaan Perustaa uusia klubeja Raportoi GMT-aluejohtajalle pyynnöstä, kuten maailmanlaajuisina raportointipäivinä ja mahdollisesti kansainvälisille koordinaattoreille Kolmivuotinen virkakausi, toimessa jatkaminen ja siitä poistaminen ovat kansainvälisen presidentin harkinnan varaisia Kolmivuotinen virkakausi, toimessa jatkaminen ja siitä poistaminen ovat kansainvälisen presidentin harkinnan varaisia Kolmivuotinen virkakausi, toimessa jatkaminen ja siitä poistaminen ovat kansainvälisen presidentin harkinnan varaisia Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 7
MD-taso Erityisalueiden neuvojat Tukee aluejohtajaa johtamalla GMT:tä tietyissä moninkertaispiireissä, piireissä tai piirittömillä alueilla Johtaa omia MD/SD-koordinaattoreita omalla alueella Tekee yhteistyötä LCI:n henkilökunnan kanssa, omien moninkertaispiirin/yksittäispiirin GMTkoordinaattoreiden ja aluejohtajien kanssa jäsenyyteen ja uusien klubien perustamiseen liittyvissä aiheissa omalla GMT-alueella Tekee läheistä yhteistyötä oman tiimin jäsenten kanssa, jotta saavutetaan piirien jäsenyydelle asetetut tavoitteet, tarkistaa edistymistä mittaavat raportit ja toimii tarpeen mukaan. Järjestää jokavuotisen jäsenyyskoulutuksen ensimmäisen vuosineljänneksen aikana oman moninkertais-/yksittäispiirin GMT-koordinaattoreille Perustaa uusia klubeja Raportoi GMT-aluejohtajalle pyynnöstä, kuten maailmanlaajuisina raportointipäivinä ja mahdollisesti kansainvälisille koordinaattoreille Kolmivuotinen virkakausi, toimessa jatkaminen ja siitä poistaminen ovat kansainvälisen presidentin harkinnan varaisia Virka Rooli Tärkeimmät GMT-tehtävät Virkakausi Moninkertaispiirin GMTkoordinaattori Johtaa moninkertaispiirin GMT:tä saavuttamalla asetetut jäsenyystavoitteet Kutsumalla uusia jäseniä vaikutuksen kasvattamiseksi ja jäsenten aktiivisella osallistumisella Perustaa uusia klubeja Tekee yhteistyötä piirikoordinaattorin kanssa jotta saavutetaan piirin jäsentavoitteet Johtaa piirin GMT-koordinaattoreita oman moninkertaispiirin alueella Mainostaa aloitetta Uusien jäsenten kutsuminen vaikutuksen kasvattamiseksi ja jäsenten aktivoimiseksi Raportoi GMT-aluejohtajalle ja/tai GMT-erityisalueneuvojalle, jos sellainen on 3 vuoden virkakausi Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 8
Piiritaso Virka Rooli Tärkeimmät GMT-tehtävät Virkakausi Piirin GMTkoordinaattori Yksittäispiirin GMTkoordinaattori Auttaa perustamaan uusia klubeja ja mainostaa aloitetta Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi sekä kertoo jäsenten osallistumismahdollisuuksista klubien jäsenjohtajille Perustaa uusia klubeja Tekee yhteistyötä piirikuvernööritiimin kanssa jotta saavutetaan piirin jäsentavoitteet Varmistaa, että viesti Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi saavuttaa klubien jäsenjohtajat Kertoo jäsenyyteen liittyvistä työkaluista, resursseista ja koulutusmahdollisuuksista klubien jäsenjohtajille Raportoi moninkertaispiirin GMT-koordinaattorille ja GMTaluejohtajalle/erityisalueneuvojalle, jos sellainen on 3 vuoden virkakausi Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 9
GMT:n integroiminen muiden johtajien kanssa Jäsenet tekevät Lions Clubs Internationalin toiminnan mahdolliseksi. Jokaisella lionilla on mahdollisuus kutsua Uusia jäseniä vaikutuksen kasvattamiseksi ja sen vuoksi GMT-johtajat haluavatkin maksimoida työn tulokset ja tehokkuuden tekemällä läheistä yhteistyötä järjestön eri johtajien kanssa. Tällä tavalla pystymme saavuttamaan 100-vuotisjuhlan tavoitteen olla suurempi kuin koskaan ennen, jotta pystymme palvelemaan useampia ihmisiä vuoden 2017-18 loppuun mennessä. Alla näkyvässä organisaatiorakenteessa ovat myös ne johtamisvirat, jotka ovat erinomaisia resursseja kun pyritään kasvattamaan ja toteuttamaan uutta strategiaa ja toimintaa. Johtajat GMT/GLT-puheenjohtaja (kansainvälinen presidentti) Kansainvälinen GMT-yhteyshenkilö: (1. varapresidentti) Kansainvälinen GLT-yhteyshenkilö: (2. varapresidentti) Kansainvälinen hallitus o Jäsenkehitystoimikunnan puheenjohtaja o Johtajakoulutuksen kehitystoimikunnan puheenjohtaja o Piiri- ja klubipalvelutoimikunnan johtaja Kansainvälinen GMT-koordinaattori Kansainvälinen GLT-koordinaattori Kansainvälinen perhe- ja naisjäsenten koordinaattori 100-vuotisjuhlan toimintaryhmän puheenjohtaja 100-vuotisjuhlan toimintaryhmän kunniapuheenjohtaja Kansainvälinen Vaalipiirin GMT-aluejohtaja Alueet ja lohkot Kansainvälisen vaalipiirin GMT-vara-aluejohtaja GMT-aluejohtaja Aluejohtajat (jos heitä on) GMT-erityisalueen neuvonantaja Lohkojen puheenjohtajat Vaalipiirin GLT- aluejohtaja GLT-vara-aluejohtajat kansainvälisissä vaalipiireissä Klubi GLT-aluejohtaja Klubin jäsenhankintajohtaja Erityisalueiden GLT-neuvonantajat Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 10 100-vuotisjuhlan toimintaryhmän jäsenet Moninkertaispiiri Kuvernöörineuvoston puheenjohtaja Moninkertaispiirin GMT-koordinaattori Moninkertaispiirin GLT-koordinaattori Moninkertaispiirin 100-vuotisjuhlan koordinaattori Kuvernöörineuvoston puheenjohtaja Piiri Piirin/yksittäispiirin GMT-koordinaattori Piirin/yksittäispiirin GLT-koordinaattori Piirikuvernööri 1. varapiirikuvernööri 2. varapiirikuvernööri Piirin 100-vuotisjuhlan koordinaattori 100-vuotisjuhlan koordinaattori Violetti = Lionien kansainvälinen hallitus Musta = GMT-virat Sininen = GLT-virat Oranssi = 100-vuotisjuhlan virat Vihreä = MD/D -virat Punainen = Klubin virat
GMT-johtajien/koordinaattorien virkojen integroiminen Virka Kuvernöörineuvoston puheenjohtaja Rooli Moninkertaispiirin kuvernöörineuvoston puheenjohtaja toimii moninkertaispiirin hallinnollisena fasilitaattorina. Tämä virka on osa moninkertaispiirin GMT:tä ja kuvernöörineuvoston puheenjohtajan tulisi tukea moninkertaispiirin koordinaattoreita. Piirikuvernööri toimii piirin ensisijaisena hallinnollisena johtajana ja palvelee osana piirikuvernööritiimiä. Piirikuvernööritiimi Alueen ja lohkon puheenjohtajat Klubin jäsenhankintajohtaja Maailmanlaajuinen johtajakoulutusryhmä 100-vuotisjuhlan toimintaryhmä/ koordinaattorit Ensimmäinen varapiirikuvernööri avustaa piirikuvernööriä jäsenkehityksessä, uusien klubien perustamisessa ja piirin tapahtumien järjestämisessä. Toinen varapiirikuvernööri avustaa piirikuvernööriä jäsenten säilytyksessä ja tiedottaa muille lioneille järjestön monista ohjelmista. Nämä virat ovat osa moninkertaispiirin GMT:tä ja kuvernöörineuvoston puheenjohtajan tulisi tukea piirikoordinaattoreita. Alueen puheenjohtajaksi valitaan johtamistaitoinen henkilö. Tämä virka ei ole pelkkä kunniatehtävä, vaan erittäin tärkeä lion-virka. Alueeseen kuuluu yleensä 9-16 klubia. Alueen puheenjohtajan toimi on valinnanvarainen. Lohkon puheenjohtaja toimii yhteyshenkilönä lohkon klubien ja piirin johdon välillä. Tämän virkailijan tehtävänä on motivoida ja neuvoa klubeja ja olla säännöllisesti yhteydessä heidän kanssaan. Lohkoissa on yleensä 4-8 klubia. Nämä virat ovat osa piirin GMT:tä ja alueiden ja lohkojen puheenjohtajien tulisi tukea piirikoordinaattoreita, erityisesti uusien klubien perustamisessa alueella/lohkossa. Kasvatetaan jäsenmäärää Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi -aloitteen kautta ja vahvistetaan jäsenten tyytyväisyyttä käyttämällä LCI:n ja GMT-johtajien tarjoamia työkaluja ja resursseja. Maailmanlaajuinen johtajakoulutusryhmä (GLT) keskittyy aktiiviseen johtajien kouluttamiseen jonka varaan Lions Clubs International voi huoletta rakentaa tulevaisuutta. GLT rohkaisee potentiaalisten johtajien tunnistamiseen järjestön kaikilla tasoilla, samalla tiedottaen, ohjaten ja motivoiden. Toimien rinnakkaisina, toisiaan tukevina ryhminä Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän (GMT) kanssa, GLT tukee johtajakoulutusta entistä tiiviimmin, mikä taas on erittäin tärkeää kaikkien LCI:n ohjelmien menestymiselle sekä järjestön tulevaisuudelle kokonaisuudessaan. Satavuotisjuhlan toimintaryhmä (CAC) neuvoo ja avustaa hallitusta 100-vuotisjuhlan suunnittelemisessa ja toteuttamisessa. 100-vuotisjuhlan koordinaattorit yhdessä GLT:n ja GMT:n edustajien kanssa kannustavat ja tukevat 100- vuotisjuhlan viettämistä klubeissa, piireissä ja moninkertaispiireissä. Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 11
Koulutus ja vapaaehtoisten osallistuminen Kouluttaminen Jotta voimme maksimoida kaikkien GMT-johtajien tehokkuuden, on erittäin tärkeää että laaditaan ja toteutetaan perusteellinen koulutus. Koulutusta tulee järjestää kaikilla GMT:n tasoilla, jotta varmistetaan että Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi -jäsenaloitteen viesti leviää kaikkiin klubeihin. Koulutuksen tulisi olla yhdistelmä koulutustilaisuutta ja verkkokoulutusta, jotta yhdistetään tehokkuus ja tuottavuus. Kansainvälisen tason GMT-johtajien koulutus/kokous Kerran vuodessa järjestetään koulutustilaisuus/kokous, jossa kansainvälisen tason GMT-johtajat kokoontuvat keskustelemaan tavoitteista, strategioista ja toimintasuunnitelmista tulevalle vuodelle. Moninkertaispiirin/piirin GMT-koulutus Kaikille GMT:n jäsenille kehitetään kaksi koulutusmoduulia. 1. Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi: Uuden klubin kehittäminen a. Uusien klubien palvelumahdollisuudet b. Vaatimukset uusien klubien perustamiselle c. Parhaat toimintatavat alueittain d. Kurssin käyneen opaslionin rooli e. Miten järjestää tiedotus-/perustamiskokouksia f. Miten järjestää onnistunut Charter-juhla! 2. Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi: Uudet jäsenet ja osallistuminen a. Uusien jäsenten palvelumahdollisuudet b. Jäsenyysvaatimukset c. Kenet kutsumme d. Parhaat toimintatavat alueittain e. Jäsenmäärän kasvattaminen liitännäisklubien kautta f. Miten pitää jäsenet innostuneina ja tyytyväisinä Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 12
Molemmat moduulit ovat verkkopohjaisia, jotta johtajat/koordinaattorit pystyvät suorittamaan ne kun heille sopii. Aina kun mahdollista, moninkertaispiirien GMT-koordinaattorit voivat järjestää koulutustilaisuuksia käyttämällä verkkopohjaista materiaalia apuna. Koulutuksissa otetaan huomioon kulttuurierot, jotta ne soveltuvat eri vaalipiirien olosuhteisiin. MD-koordinaattorit voivat hakea US$600 budjetin piirikoordinaattorien kouluttamiseen, uusien klubien kehittämiseen ja/tai muihin jäsenyyteen liittyviin aktiviteetteihin/kuluihin sen jälkeen kun he ovat suorittaneet molemmat moduulit Piirien ja yksittäispiirien koordinaattorit voivat hakea US$250 budjetin klubin jäsenjohtajien kouluttamiseen ja uusien klubien kehittämiseen sen jälkeen kun he ovat suorittaneet molemmat moduulit. Klubin jäsenjohtajan koulutus Piirin/yksittäispiirin GMT-koordinaattorin tulee kouluttaa klubien jäsenjohtajat tai itsenäisesti suoritettavan koulutuksen kautta seuraavien kurssien kautta: Uudet jäsenet ja osallistuminen -moduuli. Noin 17% klubien jäsenjohtajista toimii uuden jäsenen kummina joka vuosi. Sen vuoksi laaditaan myös verkossa oleva jäsenyyspaketti, josta löytyy hyödyllisiä resursseja klubin jäsenjohtajille käytettäväksi klubeissa. Verkkopohjaisen koulutuksen lisäksi GMT-henkilökunnan edustajat ja aluejohtajat tulevat järjestämään alueellisia webinaareja, joissa koulutetaan jäsenjohtajia liitännäisklubin perustamisessa ja uuden klubin kummina toimimisesta. Vapaaehtoisten osallistuminen Jäsenten jatkuva osallistuminen on ehdoton edellytys että saavutamme 100-vuotisjuhlan tavoitteen olla suurempi kuin koskaan ennen, jotta pystymme palvelemaan useampia ihmisiä vuoden 2017-18 loppuun mennessä. Viestien ja resurssien tulee keskittyä johtajien kannustamiseen ja motivoimiseen, jotta he jatkavat viestin välittämistä Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi -aloitteesta. GMTjohtajilla tulee olemaan seuraavat mahdollisuudet käytettävinä: Henkilökohtaiset kokoukset Verkossa järjestettävät kokoukset/webinaarit Puhelut ja sähköpostit Neljännesvuosittaiset alueelliset GMT-uutiskirjeet Johtajakoulutuksen foorumit Kansainväliset vuosikokoukset Vuoden lopun kyselyt Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 13
Henkilökohtaiset kokoukset Aina kun mahdollista, GMT-johtajien ja GMT-henkilökunnan tulisi tavata kokouksissa kuvernöörineuvoston kokouksissa, GMT-johtajien tapaamisissa, moninkertaispiirin ja piirien vuosikokouksissa, alue- ja lohkon kokouksissa tai järjestää erillisiä kokouksia. Näissä kokouksissa tulee antaa tunnustusta alueen onnistuneista toimista ja/tai keskustella haasteista. Strategiat tulee laatia vastaavien toimintasuunnitelmien kanssa. Verkossa järjestettävät kokoukset/webinaarit Verkkokokouksia järjestetään säännöllisesti. LCI hankkii GoToMeeting/GoToWebinar -tilin, jotta kansainvälisen tason GMT pystyy järjestämään verkkokokouksia ja webinaareja heidän alueillaan. Puhelut ja sähköpostit Koko GMT:n henkilökunta, johtajat ja koordinaattorit soittavat ja lähettävät sähköpostia säännöllisesti hediän omille GMT-johtajille ja/tai koordinaattoreille, jotta jatketaan vuoropuhelua alueen menestyksistä ja haasteista. Neljännesvuosittaiset alueelliset GMT-uutiskirjeet GMT-uutiskirjeet jaetaan kaikkien tasojen GMT:lle neljännesvuosittain. Jokainen uutiskirje muokataan vastaamaan kunkin vaalipiirin olosuhteita. Johtajakoulutuksen foorumit Vaalipiirien GMT-johtajien tulee tehdä yhteistyötä vastaavien GLT-johtajien kanssa kahden istunnon suunnittelemiseksi (1 suljettu ja 1 avoin kokous) aluefoorumiin. Sen lisäksi vaalipiirin GMT-johtajien tulee tehdä yhteistyötä foorumin järjestäjien kanssa innostavan seminaarin järjestämiseksi, aiheena Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi. Alueellinen GMT-henkilökunnan edustaja auttaa esitelmän laatimisessa. Kansainväliset vuosikokoukset Jokaisessa kansainvälisessä vuosikokouksessa järjestetään "Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi" -seminaari. Kohdeyleisönä on GMT-johtajat ja koordinaattorit. Kyselylomakkeet Toukokuussa, neljännen vuosineljänneksen raportin sijaan, henkilökunta lähettää GMT-johtajille kyselyn liittyen menestyksiin, haasteisiin ja GMT:n käyttämiseen. Kysely lähetetään kaikkien tasojen GMT-johtajille. Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 14
Tavoitteet ja tavoitteiden asettaminen Jo useiden vuosien ajan piirit ovat määrittäneet niiden omat jäsenyystavoitteet. Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen ei ole onnistunut. Vuonna 2014-15 vain 12% piireistä saavutti niiden jäsenyystavoitteet. Uskomme, että tähän on useita eri syitä. Monissa tapauksissa tavoitteet oli asetettu ilman huolellista analyysia piirin aikaisemmista trendeistä ja sen vuoksi oli asetettu liian kunnianhimoiset tavoitteet yhdelle vuodelle. Joillakin alueilla on myös puutteita raportoimisessa ja tietojen ylläpitämisessä ja sen vuoksi moninkertaispiirin GMTkoordinaattoreille ja aluejohtajilla on ollut vaikeuksia tukea heidän tiimiään. Tulevien piirikuvernöörien (DGE) tulee laatia omalle toimivuodelleen saavutettavissa olevat kasvusuunnitelmat ja niihin liittyvät toimintasuunnitelmat, jotta voidaan kasvattaa jäsenmäärää. Realististen tavoitteiden kehittämiseksi LCI:lla on moninkertaispiirin/piirin jäsenyystavoitteiden asettamisen ohjeet vaalipiirien GMT-johtajille, aluejohtajille, erityisalueiden neuvojille ja MD-koordinaattoreille, jotta he voivat käyttää niitä avuksi omien tavoitteiden laatimisessa. Jäsenyystavoite perustuu 2% jäsenkasvuun heidän oman piirinsä/yksittäispiirinsä viiden vuoden keskimääräisen jäsenkasvun perusteella. Kaikille piireille eivät toimi samat lähestymistavat; sen vuoksi tavoitteiden tulee aina perustua kunkin piirin omiin olosuhteisiin. Alkaen toimivuonna 2016-17, kiinnitämme enemmän huomiota järkevien tavoitteiden ja yksityiskohtaisten toimintasuunnitelmien laatimiseksi. Sen lisäksi DGE:t tulevat myös raportoimaan naisten jäsenyydelle asetut tavoitteet koskien uusia jäseniä. Lisäksi jokaisen piirin tulisi asettaa tavoitteeksi perustaa vähintään yksi uusi klubi per piiri per toimivuosi. Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 15
GMT - Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi: Raportointi ja Maailmanlaajuiset raportointipäivät Tarkkaan määritellyt ja säännölliset raportit kolmen vuosineljänneksen aikana koko maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän kaikilla tasoilla on tärkeä ja tehokas strategia, jonka kautta voidaan lisätä aktiivisuutta, vahvistetaan toimintaa ja ylläpidetään huomiota tavoitteiden saavuttamiseksi. Raportin tärkein arvo ei ehkä ole itse raportti, vaan raportin tekijän asenne kun hän odottaa raportointipäivää tai eräpäivää ja se, että koko maailmanlaajuinen jäsentyöryhmä osallistuu tähän ja kaikkien panosta tarvitaan menestykseen. Tämä saavutetaan elektronisesti täytettävien ja suullisten raporttien kautta maailmanlaajuisten raportointipäivien aikana. Aktiviteettiraportit Henkilökunta tekee läheistä yhteistyötä vaalipiirien aluejohtajien kanssa aktiviteettiraporttien kehittämiseksi koordinaattoreille, aluejohtajille ja erityisalueiden neuvonantajille. Raportit voidaan täyttää elektronisesti LCI:n verkkosivulla. Raporteissa keskitytään jäsenyysaktiviteetteihin piireissä, moninkertaispiireissä ja kaikilla alueilla ensimmäisen kolmen vuosineljänneksen aikana. Nämä raportit auttavat tunnistamaan mikä on onnistunut hyvin, parhaat toimintatavat ja haasteet. Maailmanlaajuiset raportointipäivät Maailmanlaajuiset raportointipäivät määrittelevät tietyn ajanjakson raportoinnille ja niiden tarkoitus on herättää mielenkiintoa ja innostaa aktiivisuutta. Sanalliset raportit jäsenyyteen liittyvistä numeroista auttavat johtajia huomaamaan alueet, joilla tarvitaan lisäapua sekä alueet, joilla toiminta menestyy ja niitä voidaan käyttää esimerkkeinä muille. Maailmanlaajuiset raportointipäivät tulevat: Luomaan vastuullisuutta GMT:ssä Vahvistamaan Uudet jäsenet vaikutuksen kasvattamiseksi -viestintää, jossa palvelu tarkoittaa kasvua ja päinvastoin Ylläpitämään motivaatiota ja vauhtia vuoden tavoitteiden saavuttamiseksi Kannustamaan LCI:n raportointityökalujen käyttämistä GMT-raportointipäivät järjestetään 7 viikon ajanjaksolla. Jokaisen vaiheen aikana GMT järjestää keskusteluja ja kerää raportteja oman tiimin jäseniltä. Keskustelut keskittyvät toimintaan, tavoitteiden saavuttamiseen, menestyksen juhlimiseen ja tuen antamiseen sekä raportoimisen kannustamiseen. Keskustelut voidaan suorittaa joko henkilökohtaisesti tai konferenssipuhelun kautta. Dashboard-raportteja voidaan käyttää tiedonlähteenä näissä keskusteluissa. Jokaisen vaiheen lopussa GMT lähettää yhteenvetoraportin johtajille ja lopuksi kaikki GMT-aluejohtajat soittavat kansainväliselle GMT-koordinaattorille tietyn maailmanlaajuisen raportointipäivän aikana. Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 16
Piirin raportointipäivät Piirin GMT-koordinaattorit (DC) Moninkertaispiirin raportointipäivät Moninkertaispiirin GMTkoordinaattorit (MDC) Vaalipiirin raportointipäivät Aluejohtajat ja erityisalueiden neuvonantajat Maailmanlaajuinen raportointipäivä Kansainvälinen GMTkoordinaattori 2 viikkoa 2 viikkoa 2 viikkoa 2 päivää Ennen jokaista vaihetta LCI lähettää GMT-koordinaattoreille ja aluejohtajille tarvittavat ohjeet, raportointilomakkeet ja aikataulut. Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 17
Tunnustukset ja palkinnot Kiitollisuuden ilmaisut ja tunnustus hyvin tehdystä työstä ovat erittäin tehokkaita motivoimaan ryhmiä toimimaan ja saavuttamaan asetetut tavoitteet. Seuraavat tunnustukset ja palkinto-ohjelmat Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän (GMT) jäsenille auttavat innostamaan heitä toimimaan jäsenkasvusuunnitelman toteuttamisessa. GMT saavuttaa sen tavoitteet kun sen jäsenet tekevät yhteistyötä muiden GMT:n jäsenten kanssa, mutta myös kaikkien lionien osallistumisen kautta. Kaikkien tavoitteena on jäsenkasvu, jotta pystymme tarjoamaan enemmän palvelua. Todistukset: Jokainen GMT-johtaja kansainvälisellä tasolla (sekä kansainvälinen GMT-koordinaattori ja kansainvälinen perhe ja naisjäsenten koordinaattori) voivat pyytää GMT-todistuksia ojennettaviksi GMT-jäsenille, jotka ovat tehneet erinomaista työtä jäsenkasvun ja uusien klubien perustamisen varmistamiseksi. GMT-jäsenet, jotka saavat tunnustustodistuksen saavat myös tunnustusta LCI:n verkkosivulla. Piirin GMT-koordinaattorin palkinto-ohjelma: Piirikoordinaattorit saavat tunnustusta, kun he saavuttavat yhden seuraavista toimivuoden loppuun mennessä (perustuvat kesäkuun kumulatiiviseen raporttiin): 1% jäsenkasvu + 1 uusi klubi = Hopea 2% jäsenkasvu + 2 uutta klubia = Kulta 3% jäsenkasvu + 3 uutta klubia = Timantti Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 18
Vuoden GMT-koordinaattorit: Kesäkuun kumulatiivisen raportin perusteella LCI päättää kuka yksittäispiirin koordinaattori ja moninkertaispiirin koordinaattori on vaikuttanut eniten jäsenkasvuun. Yksi moninkertaispiirin ja yksi piirin koordinaattori kunkin vaalipiirin alueelta tulee saamaan "Vuoden GMT" -palkinnon. Riippuen vuosikokousten aikataulusta, johtavat voivat saada tunnustusta kansainvälisessä vuosikokouksessa. Jäsenyystavoitteen saavuttaminen: GMT-jäsenet saavat tunnustusta jos jäsenyystavoitteet ko. toimivuodelle on saavutettu. GMT-virka Tulee saavuttaa Tulee saamaan Piirin GMT Moninkertaispiirin GMT-tiimi Aluejohtajat/Erityisalueiden neuvonantajat Kansainvälisten vaalipiirien aluejohtajat Piirin jäsenyystavoitteet, jotka asetettiin toimivuodelle viimeistään 30. kesäkuuta Moninkertaispiirin jäsenyystavoitteet, jotka asetettiin toimivuodelle viimeistään 30. kesäkuuta Jäsenyystavoitteet, jotka asetettiin toimivuodelle viimeistään 30. kesäkuuta Jäsenyystavoitteet, jotka asetettiin toimivuodelle viimeistään 30. kesäkuuta Kansainvälisen presidentin ja kansainvälisen GMT-yhteyshenkilön allekirjoittama kunniakirja sekä onnittelukirje Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 19
Viestintä ja markkinointi Integroitu viestintä GMT:n kaikilla tasoilla on kriittisen tärkeää. Selvä ja yhdenmukainen viestintä Maailmanlaajuiselle jäsentyöryhmälle liittyen jäsenten rooleihin uusien klubien perustamisessa ja klubin jäsenjohtajien kouluttamisessa on erittäin tärkeää. Lisäksi on tärkeää, että kun tietoja raportoidaan LCI:lle eri puolilta maailmaa, tuloksia korostetaan ja niistä kerrotaan tiimille, jotta he tietävät missä mennään ja se taas motivoi heitä toimimaan aktiivisesti. Koska jäsenkasvu on tärkeä asia koko järjestölle, viestintä tulee tapahtumaan seuraavien kanavien kautta: Kaikki GMT:n tasot Kansainvälinen taso MD-koordinaattorit Piirikoordinaattorit Klubin jäsenjohtajat Alueellisesti sopivat neljännesvuosittain lähetettävät GMTuutiskirjeet lähetetään kaikille GMT:n jäsenille Joka kuukausi tapahtuva viestintä GMT:n henkilökunnan edustajien kanssa Neljännesvuosittain lähetettävä sähköposti LCI:sta piirikoordinaattoreille Neljännesvuosittain lähetettävä sähköposti LCI:sta piirikoordinaattoreille Neljännesvuosittain lähetettävä sähköposti klubien jäsenjohtajille GMT-artikkeli neljännesvuosittain ilmestyvässä Membership Pulse -uutiskirjeessä Jatkuva yhteydenpito (sähköpostit/puhelut) GMT:n henkilökunnan edustajilta liittyen uusien jäsenten tilanteeseen Jatkuva yhteydenpito (sähköpostit/puhelut) GMT:n henkilökunnan edustajilta liittyen uusien jäsenten tilanteeseen Lisäksi seuraava viestintä: Automaattiset sähköpostit lähetetään entisille jäsenille. Viestissä kysytään syytä miksi he erosivat klubista. Uusille jäsenille lähetetään kysely siitä minkälainen heidän klubikokemuksensa on Alueelliset webinaarit/verkkokokoukset vaalipiireittäin henkilökunnan GMT-edustajan kanssa (2-3 kertaa vuodessa) Kerran viikossa lähetettävät päivitykset kansainvälisille koordinaattoreille jäsenkehityksen ryhmänjohtajalta tai GMT-johtajalta Kerran kuukaudessa lähetettävät päivitykset hallintovirkailijoille ja kansainvälisen hallituksen jäsenille jäsenkehityksen ryhmänjohtajalta; hallintojohtajien raportin ja hallituksen raporttien lisäksi Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintasuunnitelma 20