KANSAINVÄLINEN PÄÄMAJA

Transkriptio

1 Luku muutokset eivät ole saatavilla ennen heinäkuuta, KANSAINVÄLINEN PÄÄMAJA Kansainvälinen päämaja on tärkeä resurssi kaikille lioneille. Saatat olla yhteydessä tiettyihin jaostoihin ja osastoihin useammin kuin muihin, mutta jokainen kansainvälisen päämajan jaosto ja osasto on valmis tarjoamaan piirikuvernööreille apua ja neuvoja, milloin niitä tarvitaan. Viestintä päämajan kanssa tapahtuu tänä päivänä pääasiallisesti s-ähköpostin välityksellä. Yritä parhaasi mukaan lukea ja tarvittaessa myös vastata päämajasta saamaasi postiin. Käy huolellisesti läpi postit jotka koskevat piirikuvernööritiimin muita jäseniä, piirihallitusta ja piirisi klubeja ja välitä nämä postit heille mahdollisimman pikaisesti. Järjestön verkkosivuilla, on runsaasti tietoa järjestön ohjelmista ja sieltä löytyvät myös virkailijoiden ja klubien luettelot sekä monet muut julkaisut. Käythän verkkosivut läpi ajan kanssa. Kannusta myös piirisi klubeja käyttämään järjestön verkkosivuja ja sähköisiä viestintämenetelmiä. Tämän käsikirjan Tietotekniikka-luvusta voit lukea lisää tavoista, joilla verkkosivut voivat hyödyttää sinua ja piirisi klubeja. Muistathan myös, että päämajan henkilöstö on valmis palvelemaan jokaista piirikuvernööriä tekemään järjestöstämme maailman tehokkaimmin toimivan ja parhaan palveluklubien järjestön. Vierailut kansainväliseen päämajaan Kansainvälinen päämaja on avoinna maanantaista perjantaihin klo paikallista aikaa. Jokainen lion on tervetullut kiertokäynnille päämajaan. Toimisto on kuitenkin suljettu seuraavina virallisina juhlapäivinä: Memorial Day (toukokuussa) Itsenäisyyspäivä (4.7.) Labor Day (syyskuussa) Kiitospäivä (marraskuussa) Kiitospäivän jälkeinen perjantai Joulun & Uuden vuoden pyhät - neljä (4) päivää toiminnanjohtajan päätöksen mukaisesti II-1

2 Hallintovirkailijat kansainvälisessä päämajassa Hallintojohtaja Lions Clubs Internationalin ja Lions Clubs Internationalin säätiön hallintojohtaja on vastuussa järjestön kansainvälisen päämajan hallinnosta ja toiminnasta. Hänen päätehtävänään on järjestön henkilöstön avulla panna toimeen päätöksiä ja toteuttaa ohjelmia, jotka ylläpitävät järjestön ja säätiön tarkoituksia ja tavoitteita. Hallintojohtaja: Johtaa ja valvoo päämajan osastojen, jaostojen ja kenttähenkilöstön toimintaa. Toimii kiinteässä yhteistyössä järjestön kansainvälisen presidentin, työvaliokunnan, kansainvälisen hallituksen ja LCIF:n hallituksen kanssa varmistaen, että lionismin toiminta ja laajeneminen eri maailman maissa on sen periaatteiden ja hallituksen päätösten ukaista. Sihteeri Sihteeri toimeenpanee järjestön yhtiön johtamisohjelmia, hän laatii viralliset pöytäkirjat kansainvälisen hallituksen ja työvaliokunnan kokouksista ja lähettää ne asianomaisille henkilöille. Rahastonhoitaja Rahastonhoitajan tehtävänä on suojata, hoitaa ja sijoittaa järjestön varoja ja hoitaa sen muuta omaisuutta kansainvälisen hallituksen antamien ohjeiden mukaan. Hän valvoo myös talousarviota sekä piirikuvernöörien ja kansainvälisten johtajien matka- ja toimistokululaskujen tarkastusta. II-2

3 Kansainvälisen päämajan jaostot Klubitarvikkeiden myynti ja jakelu Sähköposti: Hoitaa klubitarvikkeiden markkinoinnin ja jakelun sekä hankinnan ja postituksen. Hallinnoi maailmanlaajuisia lisenssiohjelmia. Toimii muiden osastojen laskutuksen, ostojen, toimitusten ja inventaario koordinoijana sekä kaikkien lionsklubimateriaalien laskutuksen hoitajana. Vuosikongressijaosto Sähköposti: Kehittää, hallinnoi ja koordinoi kaikkia suurimpia logistiosia toimintoja ja tehtäviä liittyen kansainväliseen vuosikongressiin, DGE Seminaariin ja kansainvälisen hallituksen kokouksiin. Piiri- ja klubihallintojaosto Sähköposti: Avustaa piirien ja klubien hallinnoinnissa maailmanlaajuisesti. Hoitaa käännöstyöt kaikille kansainvälisen järjestömme virallisille kielille. Myöntää piirikuvernööritiimien ja klubien erinomaisuuspalkinnot ja tukee klubien kehitystä Opaslionohjelmilla ja Klubien jälleenrakennuspalkinnoilla. Eurafrikan osasto palvelee piirikuvernöörejä tärkeänä viestintävälineenä (kts. sivu II-6). Laajennus- ja jäsenyysasioiden osasto Sähköposti: Laajennus- ja jäsenpalveluiden jaosto hoitaa asioita liittyen klubien ja jäsenmäärän kasvua. Tämä saavutetaan kehittämällä ja toteuttamalla strategioita uusien klubien perustamiseksi ja jäsenkasvun lisäämiseksi. Jaosto tukee Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän (GMT) työtä sen toimiessa yhteistyössä Maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän (GLT) kanssa. GMT keskittyy jäsenyyteen, klubien kasvuun ja menestymiseen toteuttamalla aloitteita ja ohjelmia, jotka ovat saatavilla laajennus- ja jäsenjaostosta. Talousjaosto Sähköposti: Hallitsee järjestön resursseja, eli ihmisiä ja rahaa. Johtaa järjestön taloussäännösten toimeenpanemista, pankkitilejä, siirtää varoja, hoitaa kirjanpidon, kululaskennan toimenpiteet sekä sijoitukset. II-3

4 II-4

5 Tietotekniikkajaosto Sähköposti: Palvelee teknologisissa asioissa kuten tietoverkoston rakenne, jäsenyys- ja talousjärjestelmät, raportointisysteemi, jäsenpalvelut kuten MyLCI verkkosivut, viestintäsysteemit, dokumenttien hallintosysteemi, klubi-, virkailija- ja jäsenten hallintojärjestelmät, piiri- ja vuosikokousten tuki ja tekninen tuki päämajan sisällä sekä ulkopuolisille käyttäjille. (verkkosivu: Johtajakoulutusjaosto Sähköposti: Vastaa kaikista johtajakoulutusohjelmista, seminaareista, konferenssien opetusohjelmista ja julkaisuista kansainvälisellä, moninkertaispiirin, piirin ja klubien tasolla. Vastaa myös verkko-oppimisen työkaluista ja sisällöstä (Johtajaresurssikeskus: ja työkalut liittyen koulutuksen sisältöön). Tukee Maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän (GLT) työtä identifioiden lionien koulutustarpeet ja kehittääkseen niitä vastaavat ohjelmat jäsenille ympäri maailmaa. Lakiasiain jaosto Sähköposti: Vastaa järjestön laillisista toimista, joihin kuuluvat vuosittaiset vero- ja tuloselvitykset, tavaramerkkien rekisteröinti ja ylläpito, sekä oikeudenkäynnit. Jaosto opastaa lioneita järjestön säännön ja ohjesääntöjen sekä hallituksen sääntökokoelman tulkinnassa ja toimeenpanemisessa, kansainvälisessä vaalimenettelyssä, kansainvälisten johtajien valintoihin ja tukemiseen liittyvissä asioissa sekä erimielisyyksien selvittelyissä ja vaalipiirien tekemissä valituksissa. Lions Clubs International Foundation Verkkosivu: Sähköposti: Vastaa säätiön hallinnosta, mukaan lukien sijoitusten hallinta, apurahojen myöntäminen ja yhteistyö luottamusmiesten ja hallituksen jäsenten kanssa. Säätiö vastaa myös hätäapurahojen myöntämisestä, SightFirst ohjelmasta, Lions Questista sekä muista humanitäärisistä apurahaohjelmista. Säätiö hoitaa myös lahjoitusten vastaanottamisen ja tunnustusten myöntämisen. II-5

6 PR- ja viestintäjaosto Sähköposti: Koordinoi ja integroi viestintätoimintoja, julkisten suhteiden, sisäisen ja ulkoisen viestinnän, sosiaalisen median, e-piiritalon ja e-klubitalon sekä THE LION -lehden osalta. Tarjoaa tukea ja palveluita järjestön kaikkien julkaisujen, kuten esitteiden, oppaiden, käsikirjojen ja audiovisuaalisten materiaalien tuotannossa. Vastaa kokonaisvaltaisesti englannin ja espanjan kielisten LION -lehden valmistus- ja tuotantovaiheista, sekä kaikista järjestön julkaisuista. Palveluaktiviteettien jaosto Sähköposti: Kehittää resursseja ja auttaa lioneita toteuttamaan palveluaktiviteetteja ja -projekteja seuraavilla alueilla: Yhteisöpalvelu, hätäapuvalmius, ympäristöohjelmat, terveys ja hyvinvointi (näkökyky, kuulotoiminta ja diabetes), kansainväliset suhteet, lionien tilaisuudet nuorisolle (mukaan lukien leot) ja lionien palvelut lapsille. Tarjoaa työkaluja lioneille, jotka osallistuvat Maailmanlaajuisiin palvelutyökampanjoihin, Lukutaitoohjelmaan, lääke- ja humanitäärisiin matkoihin sekä erityisiin palvelualoitteisiin. Käyttää tietoja verkosta saaduista lionien palveluaktiviteettien raportista arvioidakseen lionien työn vaikutusta ja seuratakseen maailmanlaajuisia palvelutrendejä LCI:n ohjelmien ja resurssien edistämiseksi. Julkishallinnon yhteistyöosasto toimii LCI:n suhteiden ylläpitämiseksi Yhdysvaltain valtion ja kansainvälisten järjestöjen kanssa. Tarkoituksena on perustaa ja vahvistaa yhteistyösuhteita sekä kasvattaa LCI:n näkyvyyttä kansainvälisten päättäjien ja voittoatavoittelemattomien järjestöjen parissa. II-6

7 EURAFRIKAN OSASTON TOIMINNOT Piiri- ja klubihallinnon jaoston Eurafrican osasto antaa seuraavia palveluja piirikuvernööritiimille: Palkinnot ja lähetykset Klubin erinomaisuuspalkinto (DA-1) Piirikuvernööritiimin erinomaisuuspalkinto (DA-50) Klubin jälleenrakennuspalkinto (DA-972) Presidentin Alueen ja Lohkon puheenjohtajien palkinnot Opaslionin koulutusohjelma Koulutetun opaslionin paketit Todistusten käsittely ja jakaminen Koulutetun opaslionin palkinto Klubin statusmuutokset Klubien asettaminen Status Quoon ja vapauttaminen Status Quosta (DA-971, DA-970) Perustamisasiakirjojen peruuttaminen ja uudelleenaktivoiminen (DA-970) Klubien yhteenliittymiset (DA-979) Klubien nimenmuutokset (DA-980) Piiriorganisaatio Klubien liittyminen yhteen ja yhden klubin siirtyminen Siirtymävaiheen piirit Piirihallinto Piirikuvernöörin matka- ja toimistokululasku (C-30) Klubivierailuraportit ja pyynnöt koskien toista vierailua Piirin uutiskirjeet, hallitusten kokousten ja kuvernöörineuvoston kokousten pöytäkirjat Piirin vuosikokoukset ja virkailijoiden valitseminen Piirin ja moninkertaispiirin vuosikokousten pöytäkirjat Vuosikokouksen raportointilomake (vaalitulosten ilmoittaminen) (DA-20) Piirikuvernöörien, 1. ja toisen varapiirikuvernöörin henkilötiedot (DA-904, DA- 906, DA-907) II-7

8 Hallituksen/kuvernöörineuvoston virkailijan raportointi (MyLCI tai DA-903, DA- 901) Piirin ja moninkertaispiirin virkailijoiden ja puheenjohtajien osoitteenmuutokset Siirtymävaiheen piirien erityiskokoukset virkailijoiden nimittämiseksi Piirivirkailijan vapaaksi jääneen viran täyttäminen Piirikuvernöörien tarvikkeet Piirivirkailijoiden rintaneulat Piirin puheenjohtajien merkit Piirikuvernöörin ja kumppanin nimikyltit (Badge) (vain kerran, jaetaan DGEseminaarissa) Entisen piirikuvernöörin/kumppanin nimikyltit (Badge) (vain kerran kauden päättyessä) Kuvernöörineuvoston puheenjohtajan/puolison nimilaput (Badge) (Vain kerran, kuvernöörineuvoston puheenjohtajan kauden alkaessa) II-8