1 KOKKOLAN KAUPUNKI HALLINTOSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuusto hyväksynyt 24.9.2012 Voimassa 1.1.2013 alkaen 1. LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kaupungin johtosäännöt Valtuuston tehtävät on määritelty kuntalaissa sekä valtuuston työjärjestyksessä. Hallintosäännössä määrätään kaupungin päätöksenteko- ja kokousmenettelystä, toimielinten toimivallasta ja sen siirtämisestä sekä hallinnon järjestämisestä. Tämän säännön ohella kaupungin toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisesti: Kaupunginvaltuuston työjärjestys Tarkastussääntö Luottamushenkilöiden palkkiosääntö Kaupunginhallituksen ja konsernihallinnon johtosääntö Lautakuntien ja toimialojen johtosääntö Satamajohtokunnan johtosääntö Vesilaitosjohtokunnan johtosääntö Energiajohtokunnan johtosääntö Työplussan johtokunnan johtosääntö Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pelastuslaitoksen johtosääntö Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuollon johtosääntö 2. LUKU KOKOUS- JA HALLINTOMENETTELY 2 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta kaupungin toimielimissä.
2 3 Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 4 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään vähintään 4 päivää ennen kokousta jäsenille, kaupunginjohtajalle, kaupunginhallituksen puheenjohtajalle, kaupunginhallituksen toimielimeen nimeämälle edustajalle ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai - velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. 5 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin annettava tieto jatkokokouksesta. 6 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 7 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä.
3 Toimielin voi erityisistä syistä ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 8 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestystä, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 9 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 10 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kaupunginhallituksen kokouksessa kaupunginvaltuuston - puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla, kaupunginjohtajalla ja kaupunginhallituksen valitsemalla edustajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Kaupunginhallituksen edustuksesta kaupunginvaltuuston kokouksessa m määrätään kaupunginvaltuuston työjärjestyksessä. 11 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä Kaupunginhallitus määrää muihin toimielimiin lukuun ottamatta koulujen johtokuntia edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen tai kaupunginjohtaja. 12 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa ennalta laaditun esityslistan mukaisesti viranhaltijan esittelystä.
4 Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana. Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään johtosäännöissä. Esittelijän poissa ollessa tai, jos esittelijä on esteellinen, esittelijänä toimii hänen sijaiseksensa määrätty ellei johtosäännössä ole muuta määrätty. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. 13 Esteellisyyden toteaminen Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. 14 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä kaupunginvaltuuston työjärjestyksessä määrätään. 15 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten, kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: järjestäytymistietoina - toimielimen nimi - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka - läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä - kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus asian käsittelytietoina - asiaotsikko - asian valmistelija ja hänen yhteystietonsa - selostus asiasta - päätösehdotus - esteellisyys - tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu - äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys
5 - äänestyksen tulos - vaalit, vaalitapa ja vaalin tulos - päätöksen toteaminen sekä eriävä mielipide laillisuustietoina - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus - puheenjohtajan allekirjoitus - pöytäkirjanpitäjän varmennus - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta - merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Pöytäkirjaan liitettävissä muutoksenhakuohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä osoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 16 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamista kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi lautakunnan toimialan johtava viranhaltija. 17 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kaupungin viranomaisen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava kaupunginhallitukselle ja lautakunnalle niiden määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Ylemmän toimielimen käsiteltäväksi ei oteta sen lisäksi mitä kuntalain 51 :n 5 mom. määrätään henkilöstöasioita, jotka koskevat - vuosiloman myöntämistä - sellaisen virkavapauden ja työloman myöntämistä, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön tai virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus - virkamatkamääräyksen antamista - henkilöstön määräämistä tarvittavaan lisä-, yli- ja
6 - lauantaityöhön sekä varallaoloon - tilapäisen tai määräaikaisen henkilöstön - palkkaamista määrärahojen puitteissa. 3. LUKU KAUPUNGIN TALOUS 18 Talousarvio ja käyttösuunnitelma Valtuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Kaupunginhallitus, lautakunnat ja johtokunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 19 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida valtuustolle tehdä. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 20 Käyttöomaisuuden myynti Käyttöomaisuuden myynnistä päättää kaupunginvaltuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti kaupunginhallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 21 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy kaupunginvaltuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Kaupunginvaltuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kaupunginhallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat.
7 Kaupunginhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 22 Rahatoimen hoitaminen Kaupunginvaltuusto päättää lainan ottamisesta sekä lainan antamisesta ja muista sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä kaupunginvaltuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Konsernin sisäisistä lainoista ja muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi siirtää lainan ottamisen sekä rahoitus- ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 23 Maksujen määrääminen Kaupunginvaltuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 4. LUKU TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 24 Luvun määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää kaupunginhallitus, ellei laissa ole toisin säädetty tai tässä säännössä taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. 25 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Kaupunginhallitus päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta, virkanimikemuutoksista, virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi tai työsuhteen muuttamisesta virkasuhteeksi, jollei jäljempänä tässä säännössä toisin määrätä. Työsuhteisten osalta menetellään kaupunginhallituksen hyväksymän erillisen ohjeen mukaisesti.
8 26 Henkilöstövalinnat ja koeajasta määrääminen Kaupungin henkilöstö valitaan kaupungin palvelukseen seuraavalla tavalla: Kaupunginvaltuusto päättää - kaupunginjohtajan valinnasta. Kaupunginhallitus päättää - toimialojen johtajien (tekninen toimi, sivistystoimi, sosiaali- ja terveystoimi, pelastustoimi, ympäristöterveydenhuolto) valinnasta - konsernihallinnon vastuualuejohtajien valinnasta - konsernihallinnon toimintasäännössä päätettävien konsernihallinnon viranhaltijoiden ja työsuhteisten valinnasta Lautakunnat päättävät - toimialojen vastuualuejohtajien valinnasta - toimialan toimintasäännössä päätettävien toimialan viranhaltijoiden ja työsuhteisten valinnasta Liikelaitosten johtokunnat päättävät - liikelaitosjohtajien valinnasta Kaupunginjohtaja päättää - konsernihallinnon toimintasäännössä päätettävien viranhaltijoiden ja työsuhteisten valinnasta Vastuualueen päällikkö, tulosyksikön päällikkö sekä liikelaitoksen johtaja päättää oman yksikön virka- ja työsuhteeseen otettavan henkilöstön valinnasta ellei tästä säännöstä, johtosäännöstä tai toimintasäännöstä muuta johdu. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. 27 Viranhaku, täyttäminen ja siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoinna olevaan virkaan. Viran, johon kaupunginvaltuusto valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi kaupunginhallitus. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 :n 3 momentin mukaisissa tapauksissa henkilö voidaan ottaa ilman hakumenettelyä virkasuhteeseen. Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää kaupunginhallitus tai se viranomainen, joka päättää molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. Tilapäinen viranhaltija, jonka virkasuhde on tarkoitettu kestäväksi enintään kuusi kuukautta tai jonka tilapäistä virkasuhdetta jatketaan, voidaan ottaa kuitenkin ilman hakumenettelyä.
9 28 Virka- ja työvapaa Jollei 30 :stä muuta johdu, kaupunginhallitus, lautakunta ja johtokunta päättävät alaisensa henkilöstön virka- ja työvapaan myöntämisestä. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virka- tai työvapaan. Sama viranomainen päättää myös sijaisen palkkauksesta. 29 Sivutoimilupa ja kilpaileva toiminta Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää se, joka on valinnut henkilön virkaan tai toimeen. Menettely on samanlainen niissä tapauksissa, jolloin sivutoimi ei edellytä työajan käyttöä. 30 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Kaupunginjohtaja, konsernihallinnon vastuualuepäällikkö, toimialan johtaja ja liikelaitosjohtaja ratkaisevat alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat, jotka hänellä on oikeus delegoida alaiselleen henkilökunnalle: - myöntävät vuosiloman - myöntävät sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön tai virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus - myöntävät harkinnanvaraisen palkattoman virkavapauden ja työloman enintään 12 kk:n ajaksi kerrallaan - antavat alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle virkamatkamääräyksen matkustusohjeessa esitettyjen periaatteiden mukaisesti - määräävät tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon - päättävät terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä ja terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin määräämisestä. 31 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen Palvelussuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta antamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. 32 Henkilöstön kelpoisuusehdot Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa.
10 Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n 2 momentin mukaisesti. 33 Ratkaisuvalta henkilöstön palkkausasioissa Henkilöstön palkkauksesta ja sen tarkistamisesta päätetään erillisen kaupunginhallituksen hyväksymän palkkahallinnon päätöksenteko-ohjeen mukaisesti. 5. LUKU ERINÄISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 34 Kaksikielisyys kaupungin toiminnassa Kaupungin hallinnon ja toiminnan järjestämisessä sekä tiedottamisessa on otettava kielilain säännösten mukaisesti eri kieliryhmien tarpeet tasapuolisesti huomioon. Kaupungin palvelut on järjestettävä niin, että asukkaita pystytään palvelemaan heidän omalla kielellään kaikilla kaupungin tehtäväalueilla. Viranhaltijoilta ja työntekijöiltä vaadittavasta kielitaidosta on voimassa, mitä on määrätty Kokkolan kaupungin kielimääräyksissä tai erikseen päätetty. Kaupunginvaltuuston kokouskutsu, esityslista ja pöytäkirja laaditaan suomen ja ruotsin kielellä. Kaupunginhallituksen, lautakuntien ja muiden toimielinten pöytäkirjat laaditaan suomeksi ja/tai ruotsiksi asianomaisen toimielimen päättämällä tavalla. 35 Tiedottaminen Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kaupungin tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kaupungin viranhaltijoista. 36 Kaupungin asukkaiden aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain toukokuun loppuun mennessä esitettävä kaupunginvaltuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Kaupunginvaltuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueilla tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja asianomaisella lautakunnalle niiden päättämällä tavalla.
11 Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 37 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset, sitoumukset ja kirjelmät allekirjoittaa kaupunginjohtaja tai kansliapäällikkö ja varmentaa kansliapäällikkö hallintojohtaja, kehitysjohtaja, rahoitusjohtaja tai kaupunginlakimies, jollei kaupunginhallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä tai jäljempänä muuta määrätä. Kaupunginhallituksen ja sen jaostojen otteet ja toimituskirjat allekirjoittaa pöytäkirjanpitäjä, hallintosihteeri, hallintojohtaja, kansliapäällikkö tai kaupunginlakimies. Lautakunnan ja muun toimielimen päättämät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoitetaan lautakunnan/toimielimen päättämällä tavalla. Toimielimen puheenjohtaja tai pöytäkirjanpitäjä voi yksinkin toimielimen määräämissä rajoissa allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä yksinkin todistaa oikeaksi. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. 38 Asiakirjojen lunastus Kaupunginvaltuusto päättää perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kaupungille lunastusmaksua. 39 Hallinnon ja talouden tarkastus Hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä. 40 Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Kaupunginhallitus vastaa konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toteuttamisesta sekä päättää kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille.