Sisäisen valvonnan suunnitelma 2014

Sisäisen valvonnan suunnitelma 2014 Sastamalan kaupunki 1.1.2014 Elävä maaseutu Katariina Pylsy

2 Sisällys: 1. Yleinen osa... 4 1.1 Sisäisen valvonnan määritelmä... 4 1.2 Sisäisen valvonnan toimenpiteillä ja menetelmillä pyritään... 4 1.3 Sisäinen valvonta... 4 1.4 Sisäisen valvonnan tehokkuutta voidaan parantaa kun:... 4 1.5 Sisäisen valvonnan ohjeistaminen tapahtuu sääntöjen ja toimintaohjeiden avulla. 5 1.6 Sastamalan kaupungin lautakunnat... 5 1.7 Lautakunnat huolehtivat:... 5 1.8 Sisäisen valvonnan toteutuminen... 6 2. Osaprosessien suunnitelmat... 7 2.1 Elävä maaseutu... 7 2.1.1 Maaseutuelinkeinoviranomaistoiminta... 7 2.1.2 Maaseudun kehittäminen... 8 2.1.3 Yksityistiepalvelut... 8 2.1.4 Lomituspalvelut... 10 2.1.4.1 Palvelusuunnitelma... 11 2.1.4.2 Lomatoiminnan henkilöstöriskien hallinta... 11 2.1.4.3 Toiminnan vastuuriskit... 12 2.1.4.4 Tietoriskit... 12 3. Toimenpiteet, joilla hallitaan riskejä ja lisätään päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyttä... 13 3.1 Informaatio ja tiedonkulku... 13 3.2 Henkilöstöhallinnossa panostetaan... 13 3.3 Avustukset... 13 3.4 Sopimukset... 14 3.5 Valtionosuudet ja avustukset sekä muut avustukset... 14 3.6 Sopimusten seuranta ja valvonta... 14 3.7 Viranhaltijapäätökset... 14 3.8 Taloudenhoito... 15 3.9 Laskentatoimi ja rahaliikenne... 15 3.10 Myyntilaskujen käsittely ja tulojen kanto... 16 3.11 Materiaalihallinto... 16 4. TOIMIVALTA JA VASTUUT... 19 4.1 Toimivallan siirtäminen... 19 4.2 Otto-oikeus... 19 4.3 Tilivelvollisuus ja vastuu sisäisestä valvonnasta... 19 4.4 Kaupungin johdon valvontavastuu... 20 4.5 Esimiesten yleinen valvontavastuu... 20 5. PÄÄTÖKSENTEKO... 21 5.1 Päätöksenteko ja täytäntöönpano... 21 5.2. Esteellisyys... 21 6. TALOUDEN JA TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA... 22 6.1 Strateginen suunnittelu... 22 6.2. Talousarvio- ja suunnitelma... 22 6.3. Käyttösuunnitelmat... 22 6.4 Investointisuunnitelma... 23 6.5 Talousarviomuutokset... 23 6.6 Sisäinen laskenta... 23

6.7 Seuranta ja raportointi... 23 7 HENKILÖSTÖ... 24 7.1 Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi... 24 7.2 Tehtävänkuvaukset... 24 7.3 Johtaminen ja henkilöstön kehittäminen... 24 7.4 Henkilöstöasioiden seuranta ja raportointi... 25 8. RAPORTOINTI... 26 8.1 Yleiset velvollisuudet... 26 3

4 1. Yleinen osa 1.1 Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sitä osaa johtamisesta, jolla riskejä tunnistetaan ennaltaehkäistään ja hallitaan. 1.2 Sisäisen valvonnan toimenpiteillä ja menetelmillä pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen kirjanpidon, palkanlaskennan, maksuliikenteen ja tietojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen erehdysten, virheiden sekä väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen varojen huolelliseen ja taloudelliseen hoitoon. Valvonnan tehokkuus perustuu reaaliaikaisuuteen ja resurssien käytön joustavuuteen. Sisäinen valvonta on osa operatiivista johtamista eikä sitä voi siirtää ulkopuolisten tarkastajien tehtäväksi. Vastuutahoina ovat kunnan toimiva johto ja tilivelvolliset. 1.3 Sisäinen valvonta on näkyvää, aktiivista, systemaattista ja julkista tarkastustoimintaa. Sisäisen tarkastuksen ensisijaisena kohteena ovat toimintalinjaukset, toimintaperiaatteet, toimintaresurssien käyttö ja tavoitteiden toteutuminen. Sisäistä valvontaa suoritetaan toimivan johdon toimeksiannosta ja alaisuudessa ja valvonnan raportointiin voidaan sisällyttää suosituksia ja kehitysaloitteita. 1.4 Sisäisen valvonnan tehokkuutta voidaan parantaa kun: siirrytään kaiken kattavasta valvonnasta valvomaan taloudellisesti ja toiminnallisesti merkittäviä ja riskialttiita alueita varmistetaan yksittäisten tapahtumien sijasta kokonaisuuksia sekä valvomalla prosessien toimivuutta siirretään valvonnan painopistettä toiminnan tuloksellisuuden ja asiakasvaikuttavuuden varmistamiseen siirrytään määrärahaseurannasta kustannusten seurantaan hyödynnetään tarkastuslautakunnan suorittama arviointi tavoitteiden saavuttamisesta.

5 1.5 Sisäisen valvonnan ohjeistaminen tapahtuu sääntöjen ja toimintaohjeiden avulla Sisäisen valvonnan keskeisiä ohjeita ovat: Kaupungin hallintosääntö, konserniohje laskutus- ja perintäohje yleinen hankintaohje tietoturvallisuusohje virka- ja työehtosopimusten ja määräysten soveltamisohjeet 1.6 Sastamalan kaupungin lautakunnat raportoivat suunnitelmansa toteutumisesta toimintavuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Samalla tulee tarkistaa suunnitelman ajantasaisuus. järjestävät sisäisen valvonnan riskienhallinnan ja konserniohjauksen omalla vastuualueellaan valvovat toimenpiteiden toimivuutta ja tehokkuutta vastaavat selonteon valmistelusta 1.7 Lautakunnat huolehtivat: Jatkuvasta sisäisen valvonnan tulosten kokoamisesta selontekoa varten = Nyt suunnitellaan, mitä tuloksia vuoden aikana kerätään Itsearviointien ja kyselyjen suorittamisesta = Nyt suunnitellaan milloin ja mistä aiheista suoritetaan kyselyjä Tarpeelliseksi katsomiensa tutkimusten ja selvitysten tekemisestä Selonteon perusteiden, suoritettujen arviointien ja aviointitulosten käsittelystä ja selkeästä dokumentoinnista Arvion tekemisestä kiinteistöjen kunnosta ja peruskorjausten riittävyydestä Arvioinnista, onko omaisuus tehokkaassa käytössä Selvityksestä, mitä omaisuusrekisitereitä on ja ovatko ne ajan tasalla Täsmentämistä, kuinka omaisuudenhoitoa valvotaan Tarkistamisesta, ovatko omaisuuden käyttö-, huolto- ja hoitojärjestelyt asianmukaiset Sopimusten seurannan ja valvonnan järjestämisestä, saavutetaanko sovitut vaikutukset Ohjeistamisesta, onko hyväksymisoikeudet ja valvontavastuut määritelty Riskienhallintakyselyssä avoimissa kohdissa huomioitavista asioista, suunnittelukeskusteluista riskikartoitusta laadittaessa

6 1.8 Sisäisen valvonnan toteutuminen Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus niin, että se vahvistaa sisäisen valvonnan ohjeet ja vastaa sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja konserniohjauksen järjestämisestä hyväksyen toimintaohjeen. Kaupunginjohtajan vastuulla on luoda edellytykset toimivalle sisäiselle valvonnalle niin, että hänellä on jatkuva tuntuma hallittaviin riskeihin ja asetettujen tavoitteiden toteutumiseen. Ydinprosessijohtajan ja osaprosessien johtajien vastuulla on, että tulosalueen ja sen tulosyksiköiden sisäinen valvonta on riittävästi järjestetty ja hoidettu. Erityisesti on järjestettävä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden seurantaa palveleva ja sisäisen tarkkailun kannalta tarkoituksenmukainen tiedonkulku ja raportointi. Ydin- ja osaprosessin ja toimintayksikön johtaja vastaa siitä, että yksikön henkilöstön toimivalta ja vastuut on asianmukaisesti määritelty. Esimiehen on varmistuttava, että alaiset ovat tietoisia omista tehtävistään ja tulostavoitteistaan ja että edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ovat olemassa. Tarvittaessa on järjestettävä työtehtävien edellyttämää koulutusta. Johdon ja esimiesten on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva tieto on luotettavaa. Esimiesten on jatkuvasti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin välittömästi, kun lainsäädännön, hallintosäännön, toimintaohjeiden tai toimielinten päätösten vastaista tai muutoin virheellistä, tehotonta tai epätaloudellista toimintaa havaitaan. Osaprosessien johtajan vastuulla on sisäisen valvonnan järjestäminen ja hoitaminen yksikössä ennen kaikkea henkilöriskien ja omaisuuden vahinkoriskien osalta. Tilintarkastajan vastuulla on kaupungin hallinnon ja talouden tarkastusta tehdessään arvioida ja raportoida, onko sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti ja toimiiko se.

7 2. Osaprosessien suunnitelmat 2.1 Elävä maaseutu Toiminnan monialaisuus edellyttää hyvin laajaa ja monipuolista riskien hallintaa. Esimerkiksi maaseutuelinkeinoviranomaistoiminnan riskit ovat luonteeltaan erilaisia kuin maaseudun kehittämisosion, lomahallinnon, maatalouslomitustoimen, kaupungin omistamien metsien ja peltojen tai yksityisteiden riskit. 2.1.1 Maaseutuelinkeinoviranomaistoiminta Kunta vastaa alueellaan maaseutuhallinnon järjestämisestä siten, että maaseutuhallinnon tehtävät tulevat hoidetuiksi Euroopan unionin ja kansallisen lainsäädännön kannalta asianmukaisella tavalla. Laki maaseutuhallinnon järjestämisestä kunnissa (2010/210) edellyttää, että kunnan tai kuntayhtymän on noudatettava Maaseutuviraston kanssa Euroopan unionin kokonaan tai osaksi rahoittamaan maataloustukeen liittyvien maksajavirastotehtävien hoitoa koskevaa maksajavirastosopimusta. Sastamalan alueella maaseutuhallinto järjestetään siten, että tehtäviä hoitaa yhteisen johdon alaisuudessa vähintään viisi viranhaltijaa tai toimihenkilöä, joista yksi päätoimisesti hoitaa maaseutuhallinnon tehtäviä ja johtaa tehtäviä hoitavaa yksikköä. Sastamala on hallinnon järjestämisvastuussa oleva kunta. Alueeseen kuuluvat vuonna 2014 Hämeenkyrö, Ikaalinen ja Sastamala. Maksajavirastosopimuksella turvataan EUlainsäädännön vaatimusten täyttyminen. Sastamalassa maaseutuelinkeinoviranomaistoiminta on järjestetty komission asetuksen mukaisesti. Maaseutuhallinnon tehtäviä hoitaa yhteisen johdon alaisuudessa viisi viranhaltijaa, jos viranhaltijoista joku siirtyy muihin tehtäviin, julistetaan virka avoimeksi. Laki maaseutuhallinnon järjestämisestä kunnissa edellyttää, että kunnan on muodostettava maaseutuhallinnon tehtävien hoitamiseksi toiminnallinen kokonaisuus, jonka alueella toimii vähintään 800 maatilaa (Sastamalassa tällä hetkellä 1311 maatilaa). Tavoitteena on pitää yhteistoiminta-alue laajana ja kilpailukykyisenä. EU:n osittain tai kokonaan rahoittamien investointi-, tuotanto- sekä peltoalaan ja eläimiin perustuvien suorien tukien myöntämisen ja maksatuksen edellytyksenä on varainkäytön riittävä valvonta, jota voidaan pitää osana sisäistä valvontaa. Valvonnalla halutaan varmistaa, että viljelijät saavat tuet mahdollisimman oikeudenmukaisin ja tasapuolisin perustein koko maassa. Valvonnan avulla voidaan vähentää rahoituskorjausriskiä eli sitä, että osa jo saaduista tuista joudutaan palauttamaan

8 EU:lle tai takaisinperittävä osuus pidätetään tulevista EU-tuista. Valvonta on välttämätöntä myös maataloustukien kansallisen rahoituksen hyväksymiseksi. Tuen myöntämisperusteita valvotaan maatiloilla ja tuotantolaitoksissa kuten meijereissä, teurastamoissa ja leipomoissa. Maatiloilla valvotaan pelto- ja eläintukien lisäksi myönnettyjen investointitukien käyttöä sekä rahoitettujen hankkeiden suunnitelmien mukaista toteutumista. Oman ryhmänsä muodostavat kasvihuonetuotannon tarkastukset. Valvontapöytäkirjaan merkityt tiedot ja huomautukset otetaan huomioon valitustilanteessa. Valvonta on tehtävä loppuun ennen kuin tuki voidaan maksaa. EU-tukien maksuaikataulut määräytyvät EU:n asetuksissa ja EU:n budjettivuoden mukaan. Suomessa tuet pyritään maksamaan sallitun maksuaikataulun alussa. Kansallisesti rahoitettavien tukien valvontaedellytykset ovat lähes samat ja valvonnat pyritään tekemään samanaikaisesti valvontoja yhdistellen. Kuntatarkastuksilla tarkastetaan kuntien maaseutuelinkeinoviranomaisten toimintaa hakemusten käsittelyssä ja tukien maksatuksessa. Kunnan maaseutuelinkeinoviranomaisen tekemästä tukipäätöksestä on oikeus hakea oikaisua ELY-keskuksesta. Oikaisuvaatimus on maksullinen. 2.1.2 Maaseudun kehittäminen Hankkeista ja kehittämisprojekteista pitää laatia yksilöidyt projektisuunnitelmat, vastuuhenkilöt nimetä, määritellä vastuunjaot, aikataulut, kustannusarviot, rahoitus ja seurannan järjestäminen (kenelle raportoitava ja milloin). Projektin kirjanpito pitää järjestää siten, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena. Osaprosessin johtajan tulee valvoa projektin etenemistä sekä huolehtia projektia koskevien tilitysten ja raporttien toimittamisesta rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla. Vastuuhenkilö hankkii rahoittajalta kirjallisen lausunnon sähköisen arkistoinnin riittävyydestä projektin tositeaineiston arkistoinnoista. Maaseudun kehittämistehtävissä, merkittävin riski on asiakkaiden henkinen ja fyysinen jaksaminen, yritysten laajeneminen ja yksikkökoon kasvu sekä kannattavuus Riskiä voidaan ehkäistä uudentyyppisellä koulutuksella, neuvonnalla henkilöstön osaamisella. 2.1.3 Yksityistiepalvelut Maaseutulautakunta päätti 4.6.2013 siirtyä yksityisteiden Internet-pohjaiseen hallintajärjestelmään. Sastamalan kaupungin käyttöön tuleva palvelu räätälöidään sisällöltään kaupungin yksityistietoimen tarpeiden mukaiseksi. Palvelu mahdollistaa yksityisteiden kunnossapitoavustushakemusten vastaanottamisen ja käsittelyn sähköisesti. Järjestelmä toteutetaan Matriset Oy:n hallinnoimalle varmuuskopioidulle palvelimelle. Käytön aikana käytetään salattua tietoliikenneyhteyttä.

9 Järjestelmä sisältää seuraavat ominaisuudet: 1. Tiekuntarekisteri Tietosisältö kaupungin tarpeen mukaan. Nykyisen tiekuntarekisterin (n. 360 tiekuntaa) siirto järjestelmään 2. Ominaisuuden tiekunnan kunnossapitoavustushakemusten lähettämiseen internetin välityksellä ja kunnassa niiden vastaanotto sähköisesti. Tiekunnille luodaan omat tunnukset, joilla ne voivat kirjautua sähköiselle hakulomakkeelle sekä tarkastella jätettyä hakemusta. 3. Lähetettyjen tietojen tarkistusrutiineja Sisältää automatiikkaa virheellisten tietojen havaitsemiseen Vertailu edelliseen vuoteen Avustusten laskenta kunnan päätösten mukaisesti. 4. Avustusten maksaminen Järjestelmä luo jokaisesta maksusta Finnvoice-verkkolaskun. Maksujen hyväksyminen ja maksaminen tapahtuu kaupungin nykyisessä järjestelmässä ostolaskujen tapaan. 5. Raportit Mahdollisuus siirtää tietoja tietokannasta muihin ohjelmistoihin kuten esim.excel. Kunnan päätökset tiekunnille myönnetyistä avustuksesta Lista maksettavista avustuksista Muita raportteja kohtuullisessa määrin kunnan tarpeen mukaan. Järjestelmän ylläpito ja käyttäjätuki: Aikataulu: Järjestelmä on mahdollista ottaa käyttöön siten, että sähköinen avustusten haku ja vastaanotto on mahdollista tammikuussa 2014 ja maksatus 30.4.2014 mennessä. Kaupungin henkilökunnalla on mahdollisuus kommentoida järjestelmää työn edetessä. 1. Tiekunnat täyttävät hakulomakkeen Internetissä ja järjestelmä vertailee hakemusta aiempiin tietoihin sekä tekee automaattitarkastuksia. 2. Kaupungilla hakemukset käsitellään sähköisesti ja tielautakunnalle saadaan tarvittavat raportit päätöksentekoa varten. 3. Maksatustiedot siirretään kunnan taloushallintojärjestelmään esimerkiksi Finvoiceverkkolaskulla. Avustusperiaatteet ja taloushallinnon tietojärjestelmät vaihtelevat kunnittain, joten järjestelmä räätälöidään aina kunnan tarpeita vastaavaksi. Edut kaupungille Käsin tallentaminen vähenee Hakemuksien automaattitarkastukset auttavat hakemusten käsittelyssä Rutiinityö vähenee, Edut tiekunnalle Avustus on helppo hakea Esitäytetty hakemus

10 Hakemuksesta jää tiekunnalle kopio Tekniikkaa Salattu tietoliikenneyhteys (SSL-salaus, sama kuin esim. verkkopankeissa) Automaattinen tietojen varmuuskopiointi Järjestelmä Matrisetin palvelimella, käyttö Internet-selaimella. Ohjelmistoasennuksia ei tarvita, käyttöön riittää Internet-yhteydellä varustettu tietokone. Toimii myös vanhemmilla tietokoneilla ja hitaammilla Internet-yhteyksillä. Elävä maaseutu pitää tiekunnille sähköistä asiointia koskevia koulutuspäiviä alueen koulujen ATK-luokissa neljänä koulutuspäivänä. Maaseutulautakunta maksaa tietokoneluokkien vuokrat. 2.1.4 Lomituspalvelut Maatalousyrittäjien lomituspalvelulain (20.12.1996/1231) tarkoituksena on turvata maatalousyrittäjälle oikeus pitää vuosilomaa sekä saada sijaisapua siksi ajaksi, jona hän on lain 5 :ssä säädetyin tavoin sijaisavun tarpeessa. Lisäksi lain tarkoituksena on edistää maatalousyrittäjän mahdollisuutta käyttää maksullista lomittaja-apua (30.11.2001/1135). Maatalousyrittäjän, jolla on pakollinen MYEL-vakuutus ja joka toimii päätoimisena kotieläintalouden harjoittajana, on oikeus hakemuksesta saada vuosilomaa kalenterivuoden aikana 26 päivän ajaksi. Tätä maksutonta vuosilomaa voidaan myöntää vain maatalousverotuksen piiriin kuuluvalle kotieläintalouden harjoittajalle. Maksullista sijaisapua voidaan myöntää maatalousyrittäjälle, kun maatalousyrityksen töistä säännöllisesti huolehtinut yrittäjä ei tilapäisesti pysty huolehtimaan tilan töistä. Sijaisapua voi saada myös kasvinviljelijä ja sivutoiminen viljelijä. Vuosilomaanoikeutetut yrittäjät voivat saada myös 120 h tuettua maksullista lomitusta vuodessa. Täysin maksullisen lomituksen ostaminen on mahdollista myös muille yrittäjille Maatalousyrittäjien lomituspalvelulaki määrittää miten lomituspalvelua maatalousyrittäjille järjestetään. Maatalousyrittäjien eläkelaitoksen ja kunnan välisellä sopimuksella vastuu lomituksen järjestämisestä on siirretty kunnalle. Kunnalla on vastuuvakuutus ja Mela maksaa vastuuvakuutukset sekä vakuutuksien omavastuuosuudet. Lomahallinnolla on iso henkilöstöriski. Lomittajat joutuvat työskentelemään monenlaisissa olosuhteissa, joihin työnantaja ei aina pysty vaikuttamaan. Lomituspalveluissa on tehty laatukäsikirja, jossa on selvitetty lomituspalveluiden toiminnan laatupolitiikka. Lomituspalvelujen toteuttamisesta vastaa lomituspalvelupäällikkö yhdessä koko lomitustiimin kanssa. Tarkoituksena on, että tilojen tuotanto säilyy tuotantosuunnitelmien mukaisena lomituksen aikana. Työnjohtovastuu on jaettu viiteen eri alueeseen

11 Ikaalinen, Ruovesi Hämeenkyrö, Ylöjärvi Nokia, Sastamalan pohjoinen alue Sastamalan eteläinen alue Virrat Jokaisella alueella on oma lomatoimenohjaaja, joka vastaa maatalouslomittajien työnjohdosta.( mm.työntekijöiden työvuorosuunnitelmat ja toteutuneiden lomitusten kirjaaminen) Myyntilaskutukset hoitaa toimistonhoitaja, valvonta on SaTu Oy:llä. Ulosottoon lähtevät laskut vahvistaa lomituspalvelupäällikkö.ostolaskut tarkastaa toimistonhoitaja ja hyväksyy lomituspalvelupäällikkö. Maatalouslomittajien palkanmaksu on jaettu seuraavasti; kuukausipalkkaiset lomittajat valmistelu toimistonhoitajat, hyväksyminen lomituspalvelupäällikkö tuntipalkkaiset lomittajat valmistelu toimistonhoitaja, hyväksyminen lomituspalvelupäällikkö. 2.1.4.1 Palvelusuunnitelma Osana Tuotannon ja toiminnan turvallisuutta Mela velvoittaa tekemään jokaiselle lomitettavalle tilalle palvelusuunnitelman. Tilalla käyvän lomittajan ammattitaitovaatimukset, työskentelyolosuhteet sekä koneet ja laitteet käydään läpi. Palvelusuunnitelmat tehtiin kaikille tiloille vuoden 2013 loppuun mennessä ja tarkistukset joka tilalle tehdään 3 vuoden välein. Uudelle tilalle palvelusuunnitelma tulee tehdä 2 kk kuluessa toiminnan aloittamisesta. 2.1.4.2 Lomatoiminnan henkilöstöriskien hallinta Työturvallisuuteen tehdään parannuksia ja tarkennuksia Työterveyshuolto järjestetty lain mukaisesti, joka sisältää työterveyshuollollisesti painotetun sairaanhoidon ( työterveyspalvelujen ostosopimukset Saspesta, Viisarista ja Ikaalisten ja Hämeenkyrön terveyskeskuksista) Perusteellisten työolosuhdekartoituksien ajan tasalle saaminen tiloilla Epäonnistuneet valinnat uutta henkilökuntaa palkattaessa tai tehtäviä uudelleen järjestettäessä saattaa aiheuttaa paljon harmia toiminnalle. Jokaisen henkilön erityisosaaminen ja toiveet tulisi selvittää ja pyrkiä hyödyntämään. Uudelta työntekijältä vaaditaan terveystarkastusta ja kaikilla työntekijöillä on koeaika Ulkomaalaisten työntekijöiden perehdyttäminen suoritetaan perusteellisesti huomioiden kielivaikeudet ja erilaiset asenteen työntekoon Työnopastus ja perehdyttäminen hoidetaan riittävästi ( palvelussuhteen alussa työntekijä perehdytetään organisaatioon ja tehtäviinsä, hän saa mm.

12 perehdyttämiskansion, tarvittavat oppaat. Varsinaisen työhönopastuksen suorittaa yrittäjä tilalla jolloin tilan on mahdollisuus saada erityistilanteessa opastuspäiviä ja perehdytyspäiviä) Sattuneet vaaratilanteet ja läheltä-piti tapaukset käydään läpi työpaikkapalavereissa Työntekijälle annetaan ensiapukoulutusta ja pidetään ajan tasalla ja työntekijä saa myöskin ensiapulaukun työsuhteen alussa. Panostetaan työkykyä ylläpitävään toimintaan ( lomatoimessa koko henkilöstön yhteisiä tyky-päiviä, haetaan työterveyshuollon kanssa yhteistyössä erilaisia kuntoutusmuotoja henkilöstölle esim. TYK-kuntoutus) Henkilöstölle riittävää koulutusta ( järjestetään mm. tuotantoeläinten hoidon- ja hyvinvoinnin ammattitutkintoon tähtäävää koulutusta, uudistuviin tuotantotiloihin koulutusta esim. roborttilypsytiloille ja erilaisia konekoulutuksia sekä koulutusta tuotantosuuntien muutostilanteissa) Työmatkaturvallisuuteen liittyen järjestetään erilaisia teemakoulutuksia. 2.1.4.3 Toiminnan vastuuriskit Ostopalvelusopimukset tehdään kirjallisina ja selkeästi määriteltynä Lomituksen ostopalvelut kilpailutetaan ja puitesopimukseen perustuen uudet kahden vuoden sopimukset tehdään vuonna 2014. Vastuuvakuutukset pidetään ajan tasalla Kun sovittua lomituspalvelua ei ole voitu toteuttaa esim. työntekijän sairauden vuoksi, niin silloin pyritään saamaan ostopalvelulomittaja tekemään lomitukset tai selvitetään, voiko toisen alueen työntekijä tehdä sovitun työn. 2.1.4.4 Tietoriskit Mela toimittaa kunnille tietojenkäsittelyohjelman lomituksen toimeenpanoa varten sekä vastaa sen toimivuudesta ja ajan tasalla pitämisestä. Laitteet ja tietoliikenneyhteydet hankkii kunta, joka vastaa järjestelmän käyttöönotosta ja paikallisen atk-ympäristön teknisestä toimivuudesta (Satu Oy). Kaikki tarvittava tieto on lomitusnetissä ja ohjelman toimiessa hitaasti tai järjestelmän kaatuessa, voivat ne aiheuttaa toiminnan häiriöitä lomitustilauksiin ja palkanmaksuihin. Sekä maatalouslomittajilla että maatalousyrittäjillä on mahdollisuus toimia Melan lomitusnetissä.

13 3. Toimenpiteet, joilla hallitaan riskejä ja lisätään päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyttä 3.1 Informaatio ja tiedonkulku Prosessin sisäinen tiedonkulku ja raportointi on järjestetty siten, että johdolla ja henkilöstöllä on käytettävissä oikea tieto, oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa. Sisäisen tiedonkulun kanavina ovat prosessitiimien kokoukset, erilaiset tiedotustilaisuudet sekä sähköpostiviestit. Osaprosessijohtaja tiedottaa ja lähettää sähköpostia prosessitiimin jäsenille ja jokainen prosessitiimin jäsen on velvollinen tiedottamaan alaisilleen johtajan lähettämät tiedotteet. Muutoksista tiedotetaan harkitusti ja avoimesti. Ulkoisen tiedotuksen menettelytavat on sovittu ja jokainen osaprosessinvetäjä vastaa ulkoisesta tiedotuksesta. Ulkoisen tiedotuksen menettelyt ovat harkittuja ja tehokkaita eri tilanteissa, kuten päätösten julkisuus, tiedotteet, lehdistötiedotteet ym. Tiimien vetäjät tiedottavat välittömästi osaprosessinjohtajalle havaitsemistaan poikkeamista ja väärinkäytöksistä. 3.2 Henkilöstöhallinnossa panostetaan o henkilöstösuunnitteluun o henkilöstöhankintaan o henkilöstön kehittämiseen o palkka- ja muihin palvelussuhdeasioihin o työsuojeluun o henkilöstöpalveluihin o yhteistoimintajärjestelmiin o henkilöohjaukseen ja -valvontaan. 3.3 Avustukset Maaseutulautakunta päättää Elävän maaseudun avustusten myöntämisestä. Avustuksen myöntäjän tulee valvontavelvollisuuteensa liittyen sopia avustuksen saajan kanssa riittävästä seurantajärjestelmästä ja raportoinnista. Milloin yhteisöille annetaan avustuksia, on myöntäneen viranomaisen vaadittava tilitys, joka osoittaa avustuksen käytön. Mikäli avustusta ei ole käytetty avustuspäätöksen mukaisesti, voidaan avustus periä takaisin tai maksaminen keskeyttää. Kaupungin tilintarkastajille on varattava mahdollisuus avustusta saaneen yhteisön hallinnon ja tilien tarkistamiseen. Valtion viranomaisten valvonnassa olevien avustusten käytöstä olevia määräyksiä noudatetaan sellaisenaan.

14 3.4 Sopimukset Ulkopuolisten tuottajien kanssa tehtyjen sopimusten valvontavastuu on sopimuksen tehneellä viranomaisella. Sopimusta tehtäessä tulee nimetä valvontavastuussa oleva viranhaltija ja varmistaa, että kaupungilla on tarvittaessa oikeus tarkistaa palveluntuottajan toimintaa. 3.5 Valtionosuudet ja avustukset sekä muut avustukset Ydinprosessin johtaja vastaa prosessin valtionosuuksien ja avustusten sekä muiden avustusten hakemisesta sekä tilityksistä. Valtionosuuksien kertymistä seurataan osana talousarvion normaalia toteutumisseurantaa. 3.6 Sopimusten seuranta ja valvonta Maksajavirastosopimus. Maaseutuviraston ja Sastamalan kaupungin välinen sopimus eräiden maksajavirastotehtävien siirtämisessä noudatettavien edellytysten täyttymisestä yhteistoiminta-alueella, jonka muodostavat Sastamalan ja Ikaalisten kaupungit sekä Hämeenkyrön kunta. Ostopalvelusopimus Maaseutuelinkeinoviranomaisen palvelut: Palvelujen tuottaja Sastamalan kaupunki ja palvelujen ostajat: Hämeenkyrön kunta ja Ikaalisten kaupunki Melan ja Sastamalan kaupungin välinen Toimeksiantosopimus Pellonvuokrasopimukset Metsästysoikeuksien vuokrasopimukset Tukioikeuksien siirto (kaupungin alueet) 3.7 Viranhaltijapäätökset Viranhaltijapäätöksiä laadittaessa kiinnitetään huomiota mm. seuraaviin asioihin: mitä asioita on delegoitu, onko päätökset tehty toimivallan puitteissa ja riittävästi perusteltu, ovatko siihen määrätyt päätökset olleet nähtävillä, onko päätökset annettu tiedoksi asianosaisille, miten asian valmistelu tulee tiedoksi asianomaiselle toimielimelle onko päätökset annettu valitusajan kuluessa tiedoksi toimielimille, joille asian käsittely voidaan siirtää. Kunkin esimies tarkastaa vähintään kaksi kertaa vuodessa välittömien alaistensa tekemät viranhaltijapäätökset. Tarkastuksista pidetään pöytäkirjaa. Päätöksiä tehdessään ja muutoin päätöksentekoon osallistuessaan esimiesten on jo ennakolta varmistuttava, etteivät ole kyseisiin asioihin nähden esteellisiä. On huomattava, että esteellisenä oleva henkilö ei voi osallistua kyseisen asian valmisteluunkaan.

15 Päävastuu esteellisyyden ilmoittamisesta on asianomaisella henkilöllä itsellään. Siitä huolimatta esimies valvoo yksikkönsä päätöksenteon esteettömyyttä. Kaupungin viranhaltijan, työntekijäin ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä on kuntalain ohella noudatettava hallintomenettelylain säännöksiä. 3.8 Taloudenhoito Kuntalain 75 :n 1 momentin tarkoittama tilivelvollinen valvoo, että tulosalueen ja yksikön toiminnat toteutetaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita noudattaen. Kaupungin eri johtosäännöissä määrättyjen tai kaupunginhallituksen tai lautakuntien määräämien henkilöiden tulee tositteita hyväksyessään ottaa huomioon mm. kuntalain, kirjanpitolain ja -asetuksen sekä kaupungin hallintosäännön määräykset. Hyväksyjän on varmistettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, että tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu ja että tositteessa on oikea tilimerkintä. Tulosalueiden ja tulosyksiköiden tulee huolehtia siitä, että kaupungille kuuluvat tulot laskutetaan ja peritään viivytyksettä ja oikeamääräisenä. Tulojen kirjanpidollinen käsittely on hoidettava saatavareskontran kautta. Erääntyneiden saatavien jälkiperintä on hoidettava tehokkaasti. 3.9 Laskentatoimi ja rahaliikenne Kaupungin kirjanpito hoidetaan hyvää kirjanpitotapaa noudattaen ja että kirjanpito hoidetaan ajan tasalla sekä tarvittavat täsmäytykset ja raportoinnit suoritetaan kuukausittain. Maksuliikenteen hoitaminen ja likvidien varojen sijoittaminen on hoidettava siten, että kaikessa toiminnassa huomioidaan sisäisen valvonnan näkökohdat ja riskien hallinta. Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan kuntalakia, kirjanpitolakia, hyvää kirjanpitotapaa ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia yleisohjeita sekä mm. arvonlisäverolakia, hallintosääntöä ja Kuntaliiton suosituksia. Kaiken kaupungin nimissä tapahtuvan maksuliikenteen tulee sisältyä kaupungin kirjanpitoon. Elävällä maaseudun alaisuudessa ei ole toimivia käteiskassoja Ydinprosessien johtajien tulee hallintosäännön mukaisesti määrätä ne henkilöt, joilla on oikeus hyväksyä tositteet sekä välittömästi ilmoittaa ko. päätöksistä suunnittelujohtajalle ja SaTu Oy:lle. Samalla tulee tarkistaa, että ohjelmistojen käyttäjäoikeudet vastaavat tehtyjä päätöksiä. Tavaran, työsuorituksen tai muun palveluksen perusteena oleva tositteet hyväksytään sähköisessä järjestelmässä. Tositteen hyväksyjän on tarkistettava, että tosite on

16 muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, tositteessa on oikea tiliöinti, oikea toimittajatieto sekä oikea arvonlisäverokoodi. Tositteiden hyväksyjä vastaa myös siitä, ettei käytettävissä olevaa määrärahaa ylitetä. Ostolaskujen käsittelijöiden tulee toimia niin, ettei kaupungille aiheudu viivästyskorkoja laskujen käsittelyn takia. Laskut tulee käsitellä viivytyksettä ja asiatarkastajien ja hyväksyjien tulee huolehtia poissaolo- ja sijaismerkinnöistä lomiensa ajaksi. Ostolaskujen käsittelijöiden varahenkilöjärjestelyt tulee hoitaa niin, että laskut tulevat loma-aikanakin käsiteltyä eräpäivään mennessä. Prosessien tulee varmistaa pääkirjatilien seurannalla kulujen oikea kohdentuminen. 3.10 Myyntilaskujen käsittely ja tulojen kanto Kaupungin saatavat on laskutettava ja perittävä viipymättä, tehokkaasti ja taloudellisesti noudattaen lainsäädäntöä ja kaupungin omaa ohjeistusta. Laskutuksen tulee perustua tehtyihin päätöksiin ja sopimuksiin ja sen tulee olla hyvän asiakaspalvelun ja hyvän perintätavan mukaista. Saatavien perinnästä on tarkemmat määräykset kaupungin laskutus- ja perintäohjeessa. Ydinprosessien johtajat nimeävät kullekin käytössä olevalle laskutuslajille vastuuhenkilön. Tulot pitää hyväksyä samoin periaattein kuin menot. Hyväksyjä varmistaa hyväksymismerkinnällään tulo- ja kirjausperusteen oikeellisuuden. Hyväksymismerkintä voidaan tehdä laskutuksen toimeksiantolomakkeelle, laskutusluetteloon tai tiliöintiilmoitukseen. 3.11 Materiaalihallinto 3.11.1 Hankinnat Tavara- ja palvelujen hankinnoissa on noudatettava mitä laki julkisista hankinnoista (1505/92), asetus Euroopan talousalueesta tehdystä sopimuksesta tarkoitetusta tavarahankinnoista (1350/93). Esimiesten tulee omalta osaltaan huolehtia, että niin tavara- kuin palvelujenkin hankinnoissa käytetään hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet. Hankinnat saadaan tehdä ilman tarjouskilpailua vain erityisestä syytä. On huomattava, että varsinaiset hankintaprosessit päätöksentekoineen on aina siihen valtuutettujen esimiesten vastuulla (taloudellinen ja tarkoituksenmukaisuusvastuu).

17 3.11.2 Omaisuuden hoito Kaupungin kiinteä omaisuus on luetteloitu ja huolehdittu siitä, että saanto- ja muut asiakirjat ovat kunnossa. Irtain käyttöomaisuus luetteloidaan. Luetteloon merkitään erikseen päätetyt irtaimistoesineet sekä kaikki aktivoitava irtain käyttöomaisuus. Kunkin yksikön tulee määrätä vastuuhenkilö huolehtimaan yksikön irtaimen käyttöomaisuuden hallinnasta. Omaisuuden vakuuttamisen perusteista päättää kaupunginhallitus. 3.11.3 Projektien valvonta Merkittävistä hankkeista ja kehittämisprojekteista on laadittu yksilöidyt projektisuunnitelmat, vastuuhenkilöt nimetty, määritelty vastuunjaot, aikataulut, kustannusarviot, rahoitus ja seurannan järjestäminen (kenelle raportoitava ja milloin). Kaupunki voi itse hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Hankkeesta vastaavan toimielimen tulee tehdä hallinnoimistaan projekteista ainakin seuraavat päätökset projektisuunnitelman hyväksyminen rahoituksen hakeminen projektia aloittamispäätös sisältäen projektin organisoinnin; ohjausryhmän ja projektipäällikön valinta projektista vastaavan viranhaltijan nimeäminen ja tehtävien ja valvontavelvollisuuksien määrittely projektin raportointivelvollisuus projektin loppuraportin hyväksyminen ja projektin päättäminen Projektin kirjanpito tulee järjestää siten, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Projektin kirjanpidon järjestämisvastuu on projektista vastaavalla viranhaltijalla. Projektista vastaavan viranhaltijan tehtävänä on valvoa projektin etenemistä sekä huolehtia projektia koskevien tilitysten ja raporttien toimittamisesta projektin rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla. Vastuuhenkilön tulee hankkia rahoittajalta kirjallinen lausunto sähköisen arkistoinnin riittävyydestä projektin tositeaineiston arkistoinnissa. Maaseutulautakunta päättää kaupungin osallistumisesta ja kuntaosuuden maksamisesta muiden hallinnoimiin projekteihin. Osallistumisen edellytyksenä on tarkoitukseen varattu määräraha. Päätöksestä on käytävä ilmi projektin tarkoitus ja tavoitteet, projektin kesto ja vastuuhenkilöt, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma, hallinnoija ja projektin valvonnan järjestäminen sekä projektin toiminnasta tapahtuva raportointi.

18 3.11.4 Tietojenkäsittely Asianomaiset esimiehet varmistavat tietojärjestelmien turvallisuuden sekä fyysisen että tietoturvallisuuden osalta. On huolehdittu siitä, että käytössä olevista atk-ohjelmista on ajan tasalla oleva menetelmäkuvaus sekä selvitys suojaus- ja varmistustoimista. Vastuuhenkilöt valvovat, että tietojärjestelmien eri sovellusten käyttöoikeudet ovat asianmukaiset ja että käyttöoikeuksista on tehty selkeät päätökset. Vastuuhenkilöt huolehtivat riittävästä tietojärjestelmien käytön valvonnasta. Vastuuhenkilöt antavat ohjeet taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon ohjelmien sekä muiden tietojärjestelmien käytön kontrolleista ja nimeävät henkilöt, jotka vastaavat niiden säännönmukaisesta ja riittävästä suorittamisesta ja raportoinnista.

19 4. TOIMIVALTA JA VASTUUT 4.1 Toimivallan siirtäminen Hallinnon järjestämiseksi valtuusto on hyväksynyt hallintosäännön, jossa määrätään kaupungin eri viranomaisista sekä niiden toiminnasta, toimivallan jaosta ja tehtävistä. Hallintosäännöllä valtuusto on kuntalain 14 :n mukaisesti siirtänyt (delegoinut) toimivaltaansa kaupungin muille toimielimille ja viranhaltijoille. Toimielin tai viranhaltija, jolle päätösvaltaa on siirretty, on sekä oikeutettu että velvoitettu tekemään päätöksen asiassa. Muut toimielimet eivät voi ottaa asiaa päätettäväkseen muutoin kuin käyttämällä annettua otto-oikeutta. Toimielimen ja viranhaltijan oikeudesta siirtää sille delegoitua toimivaltaa eteenpäin on määrätty hallintosäännössä. Tällaisella delegoinnilla siirrettyä toimivaltaa ei saa siirtää edelleen, ts. toimivaltaa saa siirtää ainoastaan yhden kerran. Vastuuta ei voi välttää vetoamalla siihen, että päätösvalta on siirretty. Toimivaltaa siirtävällä elimellä tai viranhaltijalla on valvontavastuu ja sen on järjestettävä sisäinen valvonta ja seuranta siten, että puuttuminen delegoinnin mukaisiin päätöksiin on mahdollista. Hallintosäännön perusteella tehdyt delegointipäätökset tulee saattaa kaupunginvaltuustolle tiedoksi vuosittain. 4.2 Otto-oikeus Asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsiteltäväksi säädetään Kuntalain 51 :ssä ja hallintosäännössä. Hallintosäännön mukaan kaupungin viranomaisen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava kaupunginhallitukselle tai lautakunnalle niiden määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi, ellei kaupunginhallitus tai lautakunta ole myöntänyt siitä vapautusta. Ellei pöytäkirjaa tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Asia on otettava ylemmän toimielimen käsiteltäväksi oikaisuvaatimusajan puitteissa. Asian ottamisesta toimielimen käsiteltäväksi voi päättää toimielimen tai sen puheenjohtajan lisäksi toimielimen esittelijä. Maaseutulautakunta lähettää heti kokouspäivänä kaupunginhallituksen esittelijälle, sihteerille sekä kaupunginhallituksen jäsenille sähköisesti kunkin maaseutulautakunnan tarkastetun pöytäkirjan. 4.3 Tilivelvollisuus ja vastuu sisäisestä valvonnasta Tilivelvollisilla on erityinen vastuu sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja sisäisen valvonnan

20 tehokkuuden parantamisesta ja jatkuvasta ylläpidosta johtamansa toiminnan osalta. Kuntalain tarkoittamia tilivelvollisia ovat ainakin toimielimien jäsenet (kaupunginhallitus ja lauta- ja johtokunnat jaostoineen sekä toimikunnat), kaupunginjohtaja sekä ydinprosessien johtajat ja toimielinten esittelijät. Kaupunginvaltuusto määrittelee tilivelvolliset vuosittain talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Kuntalain 75 :n mukaan tilintarkastuskertomukseen on sisällytettävä esitys vastuuvapauden myöntämisestä ja mahdollisesta muistutuksesta, jonka voi kohdistaa vain tilivelvolliseen. Tilivelvolliseen voidaan valvontavelvollisuuteen liittyen kohdistaa muistutus myös hänen alaisensa tekemisistä tai tekemättä jättämisestä. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei vapauta esimiesasemassa olevaa viran- tai toimenhaltijaa alaistensa toiminnan valvontavastuusta. Vahingonkorvausvaatimus tai rikosseuraamus voidaan kohdistaa myös muuhun kuin tilivelvolliseen. 4.4 Kaupungin johdon valvontavastuu Sisäisen valvonnan toimivuudesta koko kaupunkikonsernin tasolla vastaavat kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja. Ydinprosessien ja liikelaitosten johtajien tehtävänä on varmistaa toimialallaan yksityiskohtaisesti sisäisen valvonnan asianmukaisuus kaupunginhallituksen antamien yleisohjeiden, hallintosäännön ja voimassa olevien erillisohjeiden pohjalta. Em. johtajilla on tämän tehtävän toteuttamisessa erityinen vastuu tilivelvollisena ja esimiehenä. 4.5 Esimiesten yleinen valvontavastuu Ydin- ja osaprosessin ja toimintayksikön johtaja vastaa siitä, että yksikön henkilöstön toimivalta ja vastuut on asianmukaisesti määritelty. Esimiehen on varmistuttava, että alaiset ovat tietoisia omista tehtävistään ja tulostavoitteistaan ja että edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ovat olemassa. Tarvittaessa on järjestettävä työtehtävien edellyttämää koulutusta. Johdon ja esimiesten on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva tieto on luotettavaa. Esimiesten on jatkuvasti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin välittömästi, kun lainsäädännön, hallintosäännön, toimintaohjeiden tai toimielinten päätösten vastaista tai muutoin virheellistä, tehotonta tai epätaloudellista toimintaa havaitaan.

21 5. PÄÄTÖKSENTEKO 5.1 Päätöksenteko ja täytäntöönpano Päätöksenteko perustuu hyvän hallinnon mukaisesti julkisuusperiaatteeseen ja avoimuuteen. Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö sekä kaupungin hallintosääntö ja muu ohjeistus. Päätöksentekoprosessiin kuuluu asian vireilletulo, päätöksen valmistelu, päätöksenteko, toimeenpano ja toimeenpanon valvonta. Valmisteluvastuusta, esittelystä, pöytäkirjan laatimisesta, nähtävillä pidosta ja asian otto-oikeudesta on määrätty kuntalaissa ja hallintosäännössä. Asiakirjojen julkisuudesta on säädetty julkisuuslaissa. Asian valmistelussa on kiinnitettävä huomioita siihen, että esityksestä käy ilmi päätöksenteon perusteena olevat tosiseikat, päätöksentekoa ohjaavat lait ja ohjeet, ratkaisuvallan perusteet sekä eri päätösvaihtoehtojen analysointi, jossa selvitetään mm. taloudelliset ja henkilöstövaikutukset. Päätös- ja perusteluosa erotetaan toisistaan selkeästi. Päätöstekstin tulee olla mahdollisimman yksiselitteinen ja täsmällinen. Pöytäkirja tai viranhaltijapäätös on päivättävä ja allekirjoitettava. Päätös tulee asettaa asianmukaisesti nähtäville ja antaa mahdollisimman nopeasti tiedoksi asianosaisille muutoksenhakuohjeineen. Päätös ei saa lainvoimaa ennen kuin se on saatettu asianosaisille tiedoksi. Päätös on saatettava myös ylemmälle toimielimelle tiedoksi ottooikeuden turvaamiseksi. Päätöksessä olevan tiedon on säilyttävä muuttumattomana asian eri käsittelyvaiheissa. Alkuperäisen päätösasiakirjan, asianhallintajärjestelmässä ja sähköisessä muodossa olevan version sekä päätöksestä annettavien otteiden ja jäljennösten on oltava yhtäpitäviä. 5.2. Esteellisyys Viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä on säädetty hallintolain 27-30 :ssä ja kuntalain 52 :ssä. Asianomainen viranhaltija, työntekijä tai luottamushenkilö on itse päävastuussa esteellisyytensä arvioimisessa. Tästä huolimatta myös esimiesten ja toimielinten esittelijöiden tulee valvoa, että esteelliset eivät osallistu päätöksentekoon. Toimielimen jäsenen esteellisyyden ratkaisee toimielin itse. Jäsenten mahdolliset pysyvät esteellisyydet tulee kirjata toimielimen järjestäytymiskokouksessa.

22 6. TALOUDEN JA TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA 6.1 Strateginen suunnittelu Strategia on valtuuston väline ohjata kaupungin tulevaisuutta kilpailukykyä vahvistavaan suuntaan. Strategian avulla voidaan hahmottaa yhteiset pelisäännöt ja suuntalinjat, jotka ohjaavat kunnallisen päätöksenteon valmistelutyötä. Se auttaa myös suuntaamaan resurssit menestystä varmistaviin kohteisiin. Sastamalan kaupungin strategia tarkistetaan vähintään valtuustokausittain. Prosessit ja liikelaitokset laativat valtuustotason strategiaan pohjautuen omat, yksityiskohtaisemmat tavoitteensa. Strategian toteutumista tukevat prosessikohtaiset tavoitteet ja toimenpiteet kirjataan prosessien tuloskorteille. Tavoitteiden asettamista kehitetään prosessiorganisaation toimintaperiaatteiden edellyttämällä tavalla. 6.2. Talousarvio- ja suunnitelma Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän perustana on valtuuston vuosittain hyväksymä talousarvio- ja suunnitelma. Talousarvioon kirjatut visio, arvot ja strategia ja niistä johdetut vastuualuetason toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ja tuloskortit luovat perustaa seurantaan liittyvälle sisäiselle valvonnalle. Talousarviokirjaan sisällytettävät prosessien sitovat tavoitteet asetetaan niin, että ne ovat sopusoinnussa keskenään ja konkreettisia. Niiden on oltava mitattavissa ja laadun arvioitavissa ja niiden toteutukselle on asetettava aikataulu. Prosessien tulee noudattaa talouden ja toiminnan suunnittelussaan valtuuston tekemiä linjauksia sekä hallituksen ja keskushallinnon antamia talousarvion laadintaohjeita. Talousarvion ja suunnitelman täytäntöönpanossa on noudatettava hallituksen vuosittain antamia talousarvion täytäntöönpanomääräyksiä. 6.3. Käyttösuunnitelmat Prosessikohtaiset käyttösuunnitelmat hyväksytään välittömästi talousarvion hyväksymisen jälkeen. Ne rekisteröidään tämän jälkeen kirjanpitoon. Ydin- ja osaprosessien käyttösuunnitelmien toteutumisen valvontavastuu on lautakunnilla ja prosessien johtajilla.

23 6.4 Investointisuunnitelma Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa investointisuunnitelman taloussuunnittelukaudelle. Prosessien tulee investointien suunnittelun yhteydessä selvittää myös investointien vaikutukset toiminnan volyymiin, kokonaiskustannuksiin sekä käyttötalouteen. Ennen investointiesityksen tekemistä on selvitettävä myös vaihtoehtoisten tuotantotapojen ja ulkopuolisen rahoituksen mahdollisuus. 6.5 Talousarviomuutokset Talousarvioon sisältyvää sitovaa nettomäärärahaa ei saa ylittää ilman kaupunginvaltuuston lupaa. Mikäli osaprosessi ei kykene talousarviovuoden aikana toimimaan myönnetyn nettomäärärahansa puitteissa, sen tulee tehdä lautakunnalle ja edelleen kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle talousarvion muutosesitys. Esitykseen tulee liittää perustelut ja selvitys niistä toimenpiteistä ja keinoista, joita osa- ja ydinprosessi ovat käyttäneet toiminnan sopeuttamiseksi annettuihin resursseihin. 6.6 Sisäinen laskenta Sisäinen laskenta on väline mm. vaihtoehtojen vertailuun, toimintaprosessien ohjaamiseen ja kehittämiseen, tuotteiden hinnoitteluun sekä tehokkuuden, taloudellisuuden ja vaikuttavuuden selvittämiseen ja seurantaan. Muutoksiin nopeasti reagoiva johtaminen edellyttää tehokasta ja ajantasaista sisäistä laskentaa. Ydinprosessit ja liikelaitokset vastaavat sisäisen laskennan kehittämisestä sille tasolle kuin se tavoitteiden ja tuloksellisuuden seurannan kannalta on tarkoituksenmukaista. 6.7 Seuranta ja raportointi Taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden seurantaa tulee toteuttaa jatkuvana prosessina. Ydinprosessit ja niiden luottamustoimielimet vastaavat käyttösuunnitelmien seurannasta itsenäisesti. Prosessien on raportoitava talousarviovuoden aikana sekä tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä talousarvion toteutumisesta. Osavuosiraportit annetaan kirjallisena kaupunginhallitukselle sekä toimitetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle ja tarkastuslautakunnalle. Osavuosiraportoinnin ajankohta määritellään talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä. Myös liikelaitosten tulee antaa vastaavat raportit samassa aikataulussa.

24 7 HENKILÖSTÖ 7.1 Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Henkilöstön rakenne ja määrä mitoitetaan vastaamaan asetettuja palvelutavoitteita. Henkilöstön työtehtävät voivat muuttua palvelutarpeen muuttuessa sekä työnantajalähtöisesti organisaatiomuutosten ja työjärjestelyjen vuoksi että työntekijälähtöisesti työuralla uusiin tai vapautuviin työtehtäviin etenemisenä. Ennen uuden henkilöstön palkkaamista tulee selvittää muut tarkoituksenmukaiset vaihtoehdot hoitaa työvoimavaje. Henkilöstöjärjestelyissä on selvitettävä myös mahdollisuudet palvelukeskusten väliseen yhteistyöhön. Palvelukseen ottamisen yhteydessä on varmistettava, vaatiiko viran/toimen täyttäminen täyttöluvan. Lisäksi on varmistettava, että talousarviossa ja -suunnitelmassa on varauduttu kaikkiin vakanssista aiheutuviin kustannuksiin. 7.2 Tehtävänkuvaukset Henkilökohtaiset tehtävänkuvaukset valmistelee lähin esimies yhteistyössä työntekijän kanssa. Tehtävänkuvauksessa määritellään henkilön asema ja tehtävä vastuualueella sekä tulosalueet ja tavoitteet. Tehtävänkuvaukset hyväksytään hallintosäännön 21 :n mukaisesti. Työnjako hoidetaan niin, ettei väärinkäytösten mahdollisuuksia eikä vastuuepäselvyyksiä aiheuttavia työyhdistelmiä synny. 7.3 Johtaminen ja henkilöstön kehittäminen Jokaisen esimiehen on varmistettava, että yhteistoiminta toimii kaikilla tasoilla. Yhteistoiminnan keinoja ovat hteistoimintasopimuksen mukaisesti mm. johtoryhmätyö, tiimityö, työpaikkakokoukset, projektityö, kehityskeskustelut jne. tiedonkulku toimii kaikilla tasoilla. Erityisesti henkilöstölle on tiedotettava heidän omiin työtehtäviinsä ja niiden suorittamiseen vaikuttavista muutoksista sekä työpaikkaan ja työoloihin liittyvistä asioista. henkilöstön perehdyttäminen on riittävää. Henkilöstöllä tulee olla tieto oman toimintayksikkönsä tavoitteista sekä toimintaohjeista. kehityskeskustelut käydään vähintään kerran vuodessa.

25 7.4 Henkilöstöasioiden seuranta ja raportointi Johtamista, henkilöstön osaamista, ammattitaitoa sekä työyhteisön hyvinvointia arvioidaan mm. henkilöstökyselyin ja asiakaspalauttein. Seurantaa ja raportointia toteutetaan myös vuosittain laadittavassa henkilöstökertomuksessa.

26 8. RAPORTOINTI Osaprosessien johtajat raportoivat asetetuista toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista sekä muista oleellisista sisäisessä valvonnassa esille tulleista havainnoista ydinprosessinjohtajalle. Tässä yhteydessä tulee erityisesti esittää arvio määrärahojen riittävyydestä ja tehdä tarvittaessa määrärahamuutosesitys. Lähtökohtana pidetään, että talousarvio on koko ajan tasapainossa eli lisämenolle osoitetaan kate. Prosessit laativat vuosittain raportin sisäisen valvonnan toteuttamisesta tilivuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Raportit saatetaan tiedoksi kaupunginhallitukselle sekä edelleen tarkastuslautakunnalle ja tilintarkastajalle. Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on valmistellut yleisohjeen kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinnasta. Kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Ohje edellyttää kaupunginhallituksen esittävän hyvää hallintotapaa edistävän, perustellun selonteon kunnan sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Selontekojen laatimista varten kunnanhallituksella, tilivelvollisilla toimielimillä ja viranhaltijoilla on mukaan oltava kokonaisvaltainen ja perusteltu näkemys vastuullaan olevan riskienhallinnan riittävyydestä. Tilivelvollisten toimielinten ja viranhaltijoiden tulee valmistella omalta vastuualueeltaan selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuudesta. Arvioinnin tulee kattaa keskeiset sisäisen valvonnan osa-alueet ja konsernivalvonnan menettelyt sekä toimintaan ja talouteen liittyvät merkittävimmät riskit. Lausumissa tulee esittää olennaiset kehittämistarpeet ja suunnitellut kehittämistoimet. 8.1 Yleiset velvollisuudet Jokainen kaupungin palveluksessa oleva henkilö on velvollinen omalta osaltaan noudattamaan toimintaa koskevia lakeja, kaupunginvaltuuston hyväksymiä toimintaa ohjaavia sääntöjä, kaupunginhallituksen ja johdon tekemiä päätöksiä ja antamia ohjeita sekä pyrkiä omalta osaltaan saavuttamaan yksikölle asetetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Ydinprosessissa on sisäisen valvonnan kansio, johon tallennetaan sisäisen valvonnan ohjeisto sekä valvonnasta kertynyt raporttiaineisto.