5 Verkkopalvelun sisällön hallinta Hypermediasovelluksen tärkeä erityispiirre on se, että hypermediasovelluksella on aina jokin sisältö Sisältö on verkkopalvelun hyödyllisyyden tärkein yksittäinen tekijä. Sisällön muokkaamiseen, hallintaan ja julkaisemiseen liittyvät toiminnot ovat siis keskeinen osa verkkopalvelun toimintaa Verkkopalvelun sisällön muokkaamisen, hallinnan ja julkaisemisen tarvittavan toiminnallisuuden toteuttavaa järjestelmää kutsutaan sisällönhallintajärjestelmäksi (SHJ). Content management System (CMS) lienee useimmille tutumpi termi Sisällönhallintajärjestelmän toiminnallisuus voidaan jakaa seuraaviin kokonaisuuksiin: Sisällön tuottaminen: sisällön syöttäminen SHJ:n tietovarastoon (repository) Sisällön hallinta: tietovarastoon tallennetun sisällön hallinta Julkaiseminen: tiedon julkaiseminen tietovarastosta eri muotoihin Jälleen kerran on syytä korostaa sitä, että vaikka sisällön hallintaa käsitellään tässä verkkopalvelujen näkökulmasta, ideat ja periaatteet ovat hyödynnettävissä laajemminkin hypermediasovelluksissa 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 63
Taustaa: dokumentin elinkaari Dokumentin elinkaari jäsentää esimerkiksi seuraavalla tavalla (Lähde: Anttila, J. Dokumenttien hallinnan ABC): Luonti Muokkaus Tarkastus Julkaisu Haku Hyväksyntä Katselu Arkistointi Poisto Yo. jäsennystä voi käyttää pohjana suunniteltaessa sisällönhallintajärjestelmän sisäisen työnohjauksen toiminnallisuutta tai sisällöntuotantoprosessia sinänsä; kaikkea ei tietenkään aina tarvitse tehdä tietokoneella! 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 64
Sisällönhallintajärjestelmän lisäarvot Odotettavissa olevia sisällönhallintajärjestelmästä saatavia lisäarvoja: Tuottavuuden parantuminen: tekijät (sisällöntuottaja, graafinen suunnittelija,...) voivat keskittyä omaan osaamisalueeseensa Oikeuksien hallinta: dokumentin elinkaaren vaiheisiin vaikuttavien henkilöiden täsmällinen määritteleminen ja rajaaminen Työnkulun (workflow) ohjaus: Dokumentin elinkaaren vaiheistaminen ja tekijöiden vastuualueiden selkeyttäminen. Esimerkkejä: luominen, muokkaaminen, tarkastaminen, hyväksyminen, julkaiseminen,... Yhtenäinen ulkoasu: Tieto syötetään sisällönhallintajärjestelmään yhtenäisessä muodossa, joten myös sisällön julkaisumuodot yhtenäistyvät. Apuna yhtenäistämisessä ovat sivupohjat, tyylitiedostot & funktiokirjastot Ulkoasun muokkaaminen: ks. Yhtenäinen ulkoasu Huonon suunnittelun seurauksena tai SHJ:n valinnan epäonnistuessa tuloksena on jotain päinvastaista, esimerkiksi tuottavuuden heikentyminen, byrokratian lisääntyminen tai pakollisten esitietojen lisääntyminen. Vrt. valtion sähköiset tietojärjestelmät. 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 65
SHJ:n toiminnallisuus (1/3): sisällön tuottaminen Työvälineet: sisäänrakennetut työvälineet sisällön tuottamiseen tai tuki ulkoisille tiedostomuodoille (import). Reunaehto: toteutettava WWW-lomakkeiden avulla Sisällön ja ulkoasun erottaminen: keskeinen idea tiedon rakenteistamisessa, joka taas on pakollinen reunaehto monikanavajulkaisemiselle Hajautettu muokkaaminen: sisällöntuottajia voi olla useita, joten SHJ:n on mahdollistettava esimerkiksi tiedon lukitseminen ja versiointi Uudelleenkäyttö: sama tieto, esimerkki yksittäinen dokumentti tai tekstikappale, voidaan julkaista useaan eri julkaisukontekstiin Metatiedon tuottaminen: sisällön hallinta edellyttää metatiedon keräämistä, joka ei kuitenkaan saa tukehduttaa sisällöntuotantoprosessia Linkittäminen: sisällöntuottajan on voitava määritellä sovelluksen sisäisiä linkkejä, muutokset rakenteessa ja monikanavaisuus on otettava huomioon Esitiedot: HTML-osaaminen tms. ei saa (välttämättä) olla pakollinen esitieto Käytön helppous ja tehokkuus: välttämätöntä, mutta toteuttaminen todellinen haaste (vrt. WWW-lomakkeet ja sisällöntuottajien WYSIWYG-tausta => Word) 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 66
SHJ:n toiminnallisuus (2/3): sisällön hallinta Versiointi ja arkistointi: Versiointi mahdollistaa muutosten hallinnan, virheistä toipumisen ja tiedon palauttamisen. Arkistointi on usein parempi vaihtoehto kuin tiedon tuhoaminen Työnkulun ohjaus: Työnkulun on oltava muokattava, joustava ja riippumaton organisaatiossa tapahtuvista muutoksista Turvallisuus: pääsynhallinta, käyttöoikeudet, virheistä toipuminen, tietoturva Integrointi ulkoisiin järjestelmiin: SHJ on ainoastaan yksi osa yrityksen tietojärjestelmää. Tarve tiedon kopiointiin tai mekaaniseen siirtämiseen estää tehokkaan toiminnan Raportointi: Raportointi (mahdollisesti proaktiinen) järjestelmässä tapahtuvista virheistä (ylläpitäjä) tai esimerkiksi muutoksista sovelluksen tilassa (ylläpitäjä ja käyttäjä). Proaktiivinen tarkoittaa tässä sitä, että järjestelmä välittää raportit ilman käyttäjän aktiivista toimintaa Sisällön hallinta ja dokumenttien hallinta (document management) liittyvät hyvin läheisesti yhteen. Organisaatiossa käytössä olevan dokumenttien hallintajärjestelmän yhdistäminen sisällönhallintajärjestelmään on kuitenkin hankalaa 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 67
SHJ:n toiminnallisuus (3/3): julkaiseminen Ulkoasu: ulkoasun irrottaminen esimerkiksi tyylitiedostojen avulla Sivupohjat: Asettelun määritteleminen sivupohjilla, joiden muokkaaminen onnistuu ilman teknistä osaamista. Jopa WYSIWYG-käyttöliittymä sivupohjien muokkaamiseen? Laajennettavuus: Järjestelmän on mahdollistettava ja tuettava jatkuvaa kehitystyötä. Uusien julkaisemiseen liittyvien toimintojen toteuttamisen on oltava helppoa Julkaisumuodot: Tiedon julkaiseminen eri muotoihin on oltava mahdollista. Mahdollisuus uusien julkaisumuotojen lisäämiseen on tärkeä Personointi: tiedon julkaiseminen käyttäjän käyttäjäryhmän perusteella mukautettuna (=> mukautuva hypermedia) Käytön tilastointi: Käytön lokidatan tallentaminen tietokantaan ja erilaisten raporttien muodostaminen. Esimerkkejä: suosituimmat sivut, päivittäinen käyttö tai hakutoiminnon käyttö (virheelliset haut => käytettävyyden edistäminen) Muista myös nämä: käytettävyys, saavutettavuus, selainriippumattomuus, laiha asiakas, käytön nopeus, validi HTML ja CSS, navigaation apuvälineet ja metatiedon julkaiseminen 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 68
Tiedon tyyppi ja tallentaminen Verkkopalvelun sisältö on tietoa. Tieto voidaan jakaa kahteen tyyppiin: Datakeskeinen tieto on jäsennettävissä pieniin palasiin, jotka voidaan esimerkiksi tallentaa relaatiotietokantaa. Esimerkkejä: reseptit, levyn tiedot, henkilötiedot,... Dokumenttikeskeinen tieto muodostuu jotakin tiettyä asiaa käsittelevistä kokonaisuuksista. Tiedon tallentaminen onnistuu parhaiten dokumenttitietokantaan. Esimerkkejä: kirja, raportti, käyttöohje, oppimateriaali,... Esimerkki datakeskeisestä tiedosta: Laika & the Cosmonauts;Absurdistan;1997;surf Esimerkki dokumenttikeskeisestä tiedosta: <p><img src="laika-in-space.png" alt="laika the Space Dog"/> Laika & the Cosmonauts on <dfn>visuaalista avaruussurfia</dfn> soittava suomalainen kokoonpano, jonka...</p> Tiedon tyypillä on keskeinen vaikutus tiedon muokkaamiseen ja tallentamiseen käytettävän menetelmän valinnassa 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 69
Tiedon tallentaminen: vaihtoehtoja SHJ:n tietovarasto voidaan toteuttaa monella eri tavalla: Määrämuotoinen tekstitiedosto (flat file): Tiedot tallennetaan tekstitiedostoon esimerkiksi Comma Separated Value (CSV) -muodossa. Osa ASCII-merkeistä on varattu tietojen jäsentämiseen Rakenteinen dokumentti: Tallennusmuotona käytetään jotakin XML-kieliopin (miksei myös SGML-kieliopin) mukaista merkkauskieltä. Mahdollistaa tietojen suoraviivaisen siirtämisen ja uudelleenkäytön Relaatiotietokanta: Tiedot tallennetaan relaatiotietokannan tauluihin riveinä. Erilaisiin tekstitiedostoihin verrattuna merkittävästi tehokkaampi ja siten skaalautuvampi vaihtoehto Dokumenttitietokanta: Järjestelmään tuodut dokumentit, esimerkiksi mediaelementit, voidaan tallentaa sellaisenaan dokumenttitietokantaan. Myös osa relaatiotietokannoista tukee vastaavaa toiminnallisuutta. Relaatiotietokanta on suositeltavin vaihtoehto, kun tarkoituksena on toteuttaa sisällönhallintajärjestelmä suurelle joukolle käyttäjiä. Tekstitiedostoihin perustuvien vaihtoehtojen etuna on parempi siirrettävyys. 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 70
Tiedon siirtäminen järjestelmien välillä Määrämuotoiset tekstitiedostot ja rakenteiset dokumentit soveltuvat erityisen hyvin tiedon siirtämiseen järjestelmien välillä Esimerkki: levykokoelman tiedot XML-muodossa: <recordcollection> <record year="1997"> <name>absurdistan</name> <artist>laika & the Cosmonauts</artist> </record> </recordcollection> Esimerkki: levykokoelman tiedot CSV-muodossa: Laika & the Cosmonauts;Absurdistan;1997;surf Ismo Alanko;Minä ja pojat;2004;rock XML ja CSV soveltuvat molemmat sekä tiedon julkaisemiseen että siirtämiseen sisään sisällönhallintajärjestelmään PHP tukee XML-muotoisen tiedon jäsentämistä. CSV-lukijan toteuttaminen on suoraviivaista. PHP-ohjelmalla voi HTML-kielen ohella mainiosti tulostaa esimerkiksi CSV- tai XML-muotoisia tiedostoja 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 71
Yhteenveto Sisällönhallintajärjestelmä ja verkkopalvelu ovat SHJ:n näkökulmasta suunnilleen sama asia. Käytännössä yhden kaikenkattavan SHJ:n toteuttaminen yritykselle on erittäin hankalaa: Sisällöntuottajat haluavat käyttää tuttuja välineitä: Word on tarkoitettu paperille tulostettavien dokumenttien tekemiseen; siitä ei oikein ole rakenteisen tiedon muokkaamiseen. Sisällöntuottajat ja WYSIWYG: ks. edellinen kohta. Erilaiset legacy-järjestelmät ovat edelleen käytössä. Esimerkkejä: osa opiskelijoista lukee mielellään tiedotteet kurssin kotisivun, RSS-virran tai blogin sijaan uutisryhmistä, jne. Sisällönhallintajärjestelmistä löytyy paljon hyödynnettävissä olevia ideoita verkkopalvelujen ja muiden hypermediasovellusten sisällön muokkaamiseen ja hallintaan Julkaisujärjestelmät ovat eräällä tavalla täysiveristen sisällönhallintajärjestelmien osajoukkoja, joilla julkaistaan tavalla tai toisella rakenteistettua tietoa eri muotoihin. Julkaisujärjestelmän toteuttamiseen perehdytään tarkemmin viikon kuluttua. 7307010 Hypermedian ohjelmointi (kevät 2005) 72