Suomen vastaus komission vihreään kirjaan: Yleisön oikeutta saada tietoja Euroopan yhteisön toimielinten hallussa olevista asiakirjoista koskevan asetuksen 1049/2001 (EY) tarkistaminen Yleistä Suomi pitää avoimuusasetuksen tarkistamista hyvänä tilaisuutena edistää avoimuutta ja hyvää hallintoa sekä kansalaisten tiedonsaanti- ja osallistumismahdollisuuksia. Komissio on Suomen näkemyksen mukaan nostanut vihreässä kirjassa esiin monia tärkeitä kysymyksiä, jotka ovat nousseet esille avoimuusasetuksen soveltamisen yhteydessä. Suomi uskoo, että komission kysymyksenasettelun pohjalta avoimuusasetusta on mahdollista kehittää nimenomaan unionin hallinnon ja päätöksenteon avoimuutta edistävään suuntaan. Komissio on kuitenkin esittänyt vihreässä kirjassa näkemyksiään varsin yleisellä tasolla. Tämä mahdollistaa erilaisia tulkintoja ja jättää monilta osin avoimeksi sen, millaisia konkreettisia muutoksia komissio tulee avoimuusasetuksen tarkistamiseksi ehdottamaan. Suomi pitää tärkeänä, että tarkistukset toteutetaan niin, että ne kokonaisuutena lisäävät avoimuutta. Komissio nostaa vihreän kirjan I osassa esille tarkistustarpeita, joiden osalta se ei kuitenkaan esitä II osassa varsinaisia kysymyksiä. Komission II osassa esittämät kysymykset koskevat suurelta osin teknisiä yksityiskohtia. Suomi käsittelee vastauksessaan avoimuusasetuksen tarkistamistarpeita komission esittämiä kysymyksiä laajemmin ja tuo esille niitä lähtökohtia ja edellytyksiä, joiden pohjalta tulevia konkreettisia tarkistamisehdotuksia tulisi arvioida. I osa: Asiakirjojen julkisuutta koskevien nykyisten sääntöjen soveltaminen Suomi yhtyy komission arvioon siitä, että avoimuusasetus on pääasiassa toiminut hyvin. Suomi katsoo, että avoimuusasetuksessa omaksutut ratkaisut, kuten toimielinten velvollisuus kaikkia poikkeuksia soveltaessaan arvioida tietojen luovuttamisesta aiheutuvaa haittaa poikkeuksilla suojatuille eduille sekä eräisiin poikkeuksiin sisältyvä velvollisuus etujen tasapainottamiseen, ovat yleisesti ottaen osoittautuneet onnistuneiksi. Suomi yhtyy myös komission näkemykseen siitä, että eräitä avoimuusasetuksen soveltamiseen liittyviä näkökohtia olisi mahdollista selkiyttää. Poikkeusten osalta Suomi pitää tärkeänä säilyttää tasapaino eri intressien välillä. Poikkeukset ovat tarpeellisina, mutta niiden ei tulisi olla liian laaja-alaisia. Liian yleiseen muotoon kirjoitetut säännökset ovat omiaan rohkaisemaan toimielimiä salassapitoon. Poikkeuksien rakenne ja sisältö eivät kaipaa perusteellisia muutoksia, mutta niiden täsmentäminen saattaisi eräiltä osin olla tarpeen. Soveltamiskäytännössä ongelmalliseksi on osoittautunut esimerkiksi intressivertailu suhteessa ylivoimaiseen yleiseen etuun, jonka sisällön täsmentäminen saattaisi olla tarpeen. Komissio katsoo, että oikeuskäytännön sisällyttäminen avoimuusasetukseen vahvistaisi kansalaisten oikeusvarmuutta ja ohjaisi paremmin toimielimiä niiden käsitellessä asiakirjapyyntöjä. Tässä yhteydessä komissio käsittelee muuan muassa yleistä ja erityistä oikeutta tutustua asiakirjoihin, oikeudellisen neuvonannon suojaa, jäsenvaltioiden veto-oikeutta sekä avoimuusasetuksen ja luottamuksellisuutta koskevan erityissääntelyn suhdetta. Suomi käsittelee seuraavassa lyhyesti näitä aiheita.
Komissio nostaa vihreässä kirjassa esille sen, että suurin osa asiakirjapyynnöistä saadaan EUasioihin erikoistuneilta tahoilta, kuten lakitoimistoilta. Suomi katsoo, että todellinen ongelma on se, että asianosaisen oikeudesta saada tietoa asiakirjoista ei ole riittävästi säännöksiä yhteisön lainsäädännössä. Näiden säännösten puuttuessa asianosaisilla ei ole muuta mahdollisuutta kuin vedota avoimuusasetukseen saadakseen tietoa asiakirjoista. Suomen näkemyksen mukaan yleisön oikeutta saada tietoa asiakirjoista ei ole syytä rajoittaa, eikä asettaa asianosaisia muuta yleisöä heikompaan asemaan. Suomi katsoo, että asiakirjan konkreettinen ja tapauskohtainen tutkimis- ja perusteluvelvollisuus ei täyty viittaamalla asiakirjan lajiin tai menettelyvaiheeseen taikka yleisellä viittauksella asiakirjaan sisältyvän tiedon erityiseen luonteeseen. Esimerkiksi viittaus tarpeeseen suojata toimielimen oikeudellisen yksikön neuvonannon itsenäisyyttä ei ole riittävä peruste oikeuspalvelun lausuntoon sisältyvän oikeudellisen neuvonannon salaamiseksi. Kuten komissio toteaa, tuomioistuimen mukaan konkreettinen ja asiakirjakohtainen tutkimisvelvollisuus soveltuu oikeudellista neuvonantoa sisältävään asiakirjaan. Suomi katsoo, ettei jäsenvaltiolla tulisi olla ehdotonta oikeutta kieltää toimielintä luovuttamasta tämän hallussa olevaa, jäsenvaltiosta peräisin olevaa asiakirjaa. Pyytäessään toimielintä olemaan luovuttamatta asiakirjaa jäsenvaltion tulee perustella kielteinen kantansa asiakirjan luovutettavuuteen. Suomen näkemyksen mukaan avoimuusasetuksella on lähtökohtaisesti määritelty asiakirjajulkisuuden vähimmäistaso. Tämä merkitsee sitä, että yleistä oikeutta tutustua asiakirjoihin ei tulisi supistaa erityissäädöksillä. Erityissääntelyä tulisi Suomen käsityksen mukaan käyttää ainoastaan silloin, kun avoimuusasetukseen sisältyviä säännöksiä tulee tietyllä alalla täsmentää tai täydentää. Suomi odottaa mielenkiinnolla yhteisöjen tuomioistuimen ratkaisuja parhaillaan käsiteltävinä olevissa asioissa. On kuitenkin huomattava, että tuomioistuinratkaisut voivat joskus olla epätyydyttäviä, koska niiden perustana olevat säännökset ovat puutteellisia tai ne on kirjoitettu liian yleiseen muotoon. Suomi haluaa kiinnittää huomiota yhteisön lainsäätäjän mahdollisuuteen poiketa tuomioistuinkäytännöstä ja täsmentää oikeuskäytännön perustana olevia säännöksiä, jos tätä on pidettävä säännösten tulkinnan kannalta tarkoituksenmukaisena. II osa: Vaihtoehdot asiakirjojen julkisuutta koskevien sääntöjen parantamiseksi Aktiivisempi tiedonvälityspolitiikka: lainsäädäntömenettelyn avoimuus ja aktiivinen tiedonvälitys muilla aloilla Lainsäädäntömenettelyn avoimuus Suomi pitää hyvänä sitä, että vihreässä kirjassa on otettu aktiivinen ote lainsäädäntömenettelyn avoimuuden turvaamiseen. Lainsäädäntöprosessin on oltava läpinäkyvää ja kansalaisten tulee saada siitä vaivattomasti tietoa. Puheenjohtajakaudellaan vuonna 2006 Suomi pyrki edistämään neuvoston istuntojen ja niissä käsiteltävien asiakirjojen julkisuutta soveltaessaan neuvoston työjärjestyksen uusia määräyksiä. Suomen näkemyksen mukaan lähtökohtana tulee olla lainsäädäntöprosessiin liittyvien asiakirjojen mahdollisimman laaja julkisuus. Lainsäädäntöasiakirjan käsitettä on tulkittava laajasti siten, että se kattaa kaikki ne asiakirjat, jotka tosiasiallisesti vaikuttavat 2
lainsäädäntöprosessiin. Tämä koskee niin I pilarin kuin II ja III pilarinkin alalla annettaviin säädöksiin liittyviä asiakirjoja. Komission vihreään kirjaan sisältyvän esityksen perusteella on vielä vaikea sanoa, edistettäisiinkö lainsäädäntöasiakirjan määritelmän tarkentamisella avoimuutta. Mikäli tarkemmalla määrittelyllä lisätään asiakirjojen saatavuutta esimerkiksi siten, että tietyt lainsäädäntöprosessiin tosiasiallisesti vaikuttavat asiakirjat tulevat automaattisesti julkisiksi, Suomi suhtautuu siihen myönteisesti. Suomi on kuitenkin huolissaan siitä, että lainsäädäntöasiakirjan määrittely saattaisi johtaa e contrario päätelmään, jonka mukaan määritelmän ulkopuolelle jäävät, mutta säädösten antamiseen tosiasiallisesti vaikuttavat asiakirjat eivät olisi julkisia. On oltava selvää, että näihin asiakirjoihin sovelletaan tavanomaisia asiakirjajulkisuutta koskevia sääntöjä, kuten asiakirjajulkisuuden pääsääntöä sekä velvollisuutta konkreettiseen ja asiakirjakohtaiseen arviointiin. Aktiivinen tiedonvälitys muilla aloilla On ilahduttavaa, että komissio korostaa vihreässä kirjassaan aktiivisempaa tiedon levittämistä ja ottaa tässä yhteydessä esille Århus-asetuksen 1, johon sisältyy säännös toimielinten velvollisuudesta saattaa hallussaan oleva ympäristötieto aktiivisesti ja järjestelmällisesti yleisön saataville. Suomi katsoo, että Århus-asetukseen rinnastettava velvollisuus aktiiviseen tiedon välittämiseen olisi sisällytettävissä avoimuusasetukseen koskien myös muita kansalaisten näkökulmasta tärkeitä aloja. Suomi suhtautuu erittäin myönteisesti vihreässä kirjassa esitettyihin toimiin tiedon levittämisen kehittämiseksi siten, että kansalaisille taattaisiin tietoa unionin ja sen toimielinten toiminnasta nykyistä käyttäjäystävällisemmin. Tietokantojen käyttäjäystävällisyyttä ja rekisterien kattavuutta tulisi Suomen käsityksen mukaan edelleen parantaa. Kysymys 1: B vastaa parhaiten Suomen näkemystä. Rekistereissä ja verkkosivuilla olevien tietojen kattavuutta ja saatavuutta tulee kuitenkin monilta osin parantaa ja pyrkiä käyttäjäystävällisyyteen. Kysymys 2: Kyllä. Aktiivista tiedonvälitystä voitaisiin lisätä aloittamalla tietyistä aloista, kuten kuluttajansuoja, ihmisten ja eläinten turvallisuus, heikentämättä kuitenkaan tiedon levittämistä muilla aloilla. Suomi katsoo, että hyvä tiedonhallintotapa edellyttää, että viranomaiset auttavat kansalaisia löytämään tietoa järjestämällä tiedon sellaiseen muotoon, että se on vaivattomasti ja eheänä kansalaisten saatavilla. Ympäristötietojen julkisuutta koskevien sääntöjen sisällyttäminen asiakirjoihin tutustumista koskevaan yleiseen järjestelmään 1 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1367/2006, annettu 6 päivänä syyskuuta 2006, tiedon saatavuutta, yleisön osallistumista päätöksentekoon sekä oikeuden saatavuutta ympäristöasioissa koskevan Århusin yleissopimuksen määräysten soveltamisesta yhteisön toimielimiin ja elimiin 3
Komission ehdotus Århus-asetuksen ja avoimuusasetuksen välisen suhteen selventämisestä on Suomen näkemyksen mukaan oikeasuuntainen. Århus-asetus on monessa suhteessa hyvin edistyksellinen ja siinä tarkoitettu oikeus tietoon on käsitteenä hyvin laaja. Suomi pitäisi hyvänä pohtia sitä, voitaisiinko avoimuusasetusta muuttaa vastaamaan Århus-asetuksen ajattelutapaa komission ehdottamaa laajemminkin. Århus-asetus velvoittaa toimielimet aktiiviseen tiedon levittämiseen ja sisältää tiedon hallinnointiin liittyviä säännöksiä, kuten velvollisuuden säilyttää ympäristötieto muodossa, jossa se on helposti jäljennettävissä ja käytettävissä tietoverkoissa, sekä velvollisuuden päivittää tietoa. Suomi kannattaa erityisesti komission ehdotusta siitä, että ylivoimaiselle yleiselle edulle annettaisiin sisältöä avoimuusasetuksessa. Suomi katsoo, että ylivoimaista yleistä etua voitaisiin konkretisoida tarkoittamaan paitsi Århus-asetuksen mukaisesti tietoa ympäristöpäästöistä, myös muita olennaisen tärkeitä etuja, kuten ihmisten ja eläinten terveyttä, turvallisuutta, kuluttajansuojaa sekä muita vastaavia intressejä. Kuten Århus-asetuksessa, myös avoimuusasetuksessa voitaisiin nimenomaisesti todeta, että kaikkia asiakirjajulkisuutta koskevia poikkeusperusteita on tulkittava suppeasti. Kysymys 3: Mikään vastausvaihtoehdoista ei vastaa sellaisenaan Suomen näkemyksiä. Suomi katsoo, että periaatteessa avoimuusasetuksen muuttaminen edellä esitetyllä tavalla Århus-asetukseen sisältyvää ajattelutapaa vastaavaksi palvelisi kansalaisten perustavanlaatuisia intressejä. Århus-asetukseen sisältyy säännöksiä velvollisuudesta aktiiviseen tiedon levittämiseen, hyvästä tiedonhallinnosta, ja asetuksen lähtökohtana on selkeästi kansalaisten oikeus tietoon. Århus-asetuksessa annetaan sisältöä ylivoimaisen yleisen edun käsitteelle, mikä voitaisiin tehdä myös avoimuusasetuksessa. Suomi katsoo kuitenkin, että se hyöty, joka kansalaisille koituisi Århus-asetuksen säännösten integroimisesta avoimuusasetukseen riippuu ratkaisevasti toteuttamistavasta, koska Århus-asetus on suhteessa avoimuusasetukseen julkisuutta lisäävä. Kahden asetuksen toimivuudesta ei myöskään ole vielä mitään käytännön kokemuksia, koska Århus-asetusta aletaan soveltaa vasta heinäkuussa 2007. Eri etunäkökohtien tasapainottaminen Asiakirjojen julkisuus ja henkilötietojen suoja Komissio näkemys henkilötietojen luovutettavuudesta on Suomen näkemyksen mukaan oikeasuuntainen ja kannatettava. Suomi katsoo kuitenkin, että luovutettavia tietoja ei tulisi rajata pelkästään viranomaisasemassa toimiviin ja virkatehtävien hoitoon, vaan näihin tietoihin tulisi rinnastaa selkeämmin myös tieto muista julkisia tehtäviä hoitavista henkilöistä siltä osin kuin tieto liittyy heille uskottujen julkisten tehtävien hoitamiseen. Suomi katsoo myös, että asia olisi mahdollista ottaa huomioon avoimuusasetuksen tarkistamisen yhteydessä, eikä pelkästään toimielinten laatimilla säännöillä. Suomi haluaa tässä yhteydessä kiinnittää huomiota Euroopan tietosuojavaltuutetun näkemyksiin avoimuusasetuksen nykyisen tietosuojaa koskevan poikkeusperusteen tulkinnasta. Tietosuojavaltuutettu on korostanut toimielinten velvollisuutta arvioida sitä, kuinka tietojen luovuttaminen tosiasiallisesti vahingoittaa yksityisyyden suojaa. Tietosuojavaltuutettu on katsonut, että toimielinten hallussa olevat asiakirjat eivät voi olla automaattisesti luottamuksellisia ainoastaan siksi, että ne sisältävät henkilötietoja. Tämä on myös tähdentänyt, että avoimuusasetuksen tietosuojaa koskevan poikkeuksen soveltaminen edellyttää, että 4
henkilötietojen luovuttaminen tosiasiallisesti vahingoittaa sen henkilön yksityisyyden suojaa, jota tiedot koskevat. Tietosuojavaltuutettu on katsonut, että tämän haittatestin on perustuttava konkreettiseen ja tapauskohtaiseen arviointiin 2. Suomi voi yhtyä edellä esitettyyn tietosuojavaltuutetun tulkintaan. Suomi haluaa kuitenkin kiinnittää huomiota poikkeuksen vallitsevaan soveltamiskäytäntöön toimielimissä, jossa Suomen näkemyksen mukaan painotetaan liikaa julkista tehtävää hoitavien henkilötietojen suojaamisen tarvetta sellaisenaan, arvioimatta riittävästi luovuttamisen aiheuttamaa haittaa henkilön yksityisyydelle tai integriteetille. Soveltamiskäytännössä esimerkiksi kokousasiakirjoista on vakiintuneesti peitetty virallisiin kokouksiin osallistuneiden toimihenkilöiden nimet, elleivät nämä henkilöt ole antaneet tai käytännössä pystyneet antamaan suostumustaan nimiensä julkaisemiseen. Soveltamiskäytännöstä johtuen oikeudellisesti sitovien sääntöjen täsmentäminen saattaisi olla tarpeellista. Suomi tähdentää, että avoimuuden ja henkilötietojen suojan välistä suhdetta määriteltäessä tulisi ottaa huomioon näitä kahta oikeutta koskevien säädösten tarkoitus. Henkilötietojen suojaa koskevan asetuksen tavoitteena on suojella luonnollisten henkilöiden perusoikeuksia ja vapauksia sekä erityisesti heidän oikeuttaan yksityisyyteen henkilötietojen käsittelyssä. Avoimuusasetuksen tarkoituksena on määritellä asiakirjoihin tutustumisoikeutta koskevat periaatteet, edellytykset ja rajoitukset siten, että taataan mahdollisimman laaja oikeus tutustua asiakirjoihin ja mahdollistaa tämän oikeuden mahdollisimman helppo käyttö sekä edistää asiakirjoihin tutustumismahdollisuutta koskevia hyviä hallintokäytäntöjä. Suomen näkemyksen mukaan hyvään hallintoon kuuluu se, että kansalainen saa vaivattomasti tiedon siitä, kuka julkista tehtävää hoitaa ja siitä, mitä julkisen tehtävän hoitoon kuuluu. Tällaisella hyvällä hallinnolla voidaan merkittävästi edistää julkisen vallankäytön luotettavuutta ja kansalaisten mahdollisuutta kontrolloida muuan muassa julkisten varojen käyttöä. Kysymys 4: C vastaa parhaiten Suomen näkemystä. Suomi katsoo, että avoimuusasetusta tarkistettaessa voitaisiin tutkia mahdollisuutta rajata avoimuusasetukseen sisältyvän yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa koskevan poikkeuksen soveltamisalan ulkopuolelle tiedot, jotka eivät koske yksityiselämää ja yksilön koskemattomuutta. Tällaisia ovat esimerkiksi tiedot julkisen tehtävän hoitoon osallistuneiden henkilöiden nimistä. Tämä vahvistaisi Euroopan tietosuojavaltuutetun tulkintaa avoimuusasetuksen yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa koskevan artiklan tulkinnasta suhteessa tietosuoja-asetukseen (45/2001 EY) ja vahvistaisi siten oikeaa tasapainoa. Asiakirjojen julkisuus ja kaupalliset tai taloudelliset edut Suomi yhtyy komission näkemykseen siitä, että kaupallisiin tai taloudellisiin etuihin liittyvien tietojen luottamuksellisuutta tulee suojata. Suomi katsoo kuitenkin, että asiakirjapyyntöihin tulee tarvittaessa soveltaa avoimuusasetukseen sisältyviä poikkeusperusteita, kuten taloudellisten etujen suojaa, eikä asiakirjapyyntöä tule evätä vetoamalla SEY 287 artiklassa tarkoitettuun ammattisalaisuuden suojaan. Tämä määräys koskee yhteisön toimielimen tai komitean jäsenen, yhteisön virkamiehen tai muun sen henkilöstöön kuuluvan henkilön velvollisuutta olla ilmaisematta salassapitovelvollisuuden piiriin kuuluvia tietoja, varsinkin tietoja yrityksistä tai niiden liikesuhteista tai kustannustekijöistä. 2 Euroopan tietosuojavaltuutetun vuosikertomukset vuosilta 2005, 2006 sekä Euroopan tietosuojavaltuutetun heinäkuussa 2005 laatima tausta-asiakirja oikeudesta tutustua asiakirjoihin ja tietosuojasta. 5
Kysymys 5: A. Suomi on pitänyt nykyiseen säännökseen perustuvan suojan tasoa riittävänä ja katsoo, että oikea tasapaino on löydettävissä sen pohjalta. Asiakirjojen julkisuus ja hyvä hallintotapa Kohtuuttomat pyynnöt Suomi ymmärtää, että hyvin laajojen asiakirjapyyntöjen käsittely voi olla toimielimille työlästä ja kuormittavaa. On kuitenkin hyväksyttävä se, että avoimuus vaatii myös resursseja. Suomi haluaa korostaa viranomaisen palvelutehtävää ja katsoo, että laajoihin asiakirjapyyntöihin liittyviin ongelmiin tulisi ensisijaisesti vastata hyvän hallinnon keinoin. Näitä ovat muun muassa asiakirjojen rekisteröinnin ja hakumenettelyjen kehittäminen, tiedottaminen ja neuvonta. Tällä kehittämisellä voisi olla myös myönteinen vaikutus resurssien käyttöön. Suomi katsoo, että komission esittämän määritelmän epäasianmukaiset asiakirjapyynnöt voidaan tulkita viittaavan paitsi pyynnön laajuuteen, myös pyydetyn asiakirjan sisältöön tai pyynnön esittäjän motiiveihin. Asiakirjapyynnön epääminen sen epäasianmukaisuuden perusteella antaisi toimielimille huomattavaa harkintavaltaa. Suomi katsoo, että tämäntyyppisten muutosten tekeminen edellyttäisi tarkempaa lisäselvitystä ongelman laajuudesta sekä ehdotusten suhteellisuudesta ja vaikutuksista asiakirjajulkisuuteen. Suomi kiinnittää huomiota myös siihen, että avoimuusasetukseen sisältyy jo nykyisessä muodossaan säännöksiä, jotka mahdollistavat neuvottelujen käymisen hakijan kanssa. Komission esitys merkitsisi poikkeamista vakiintuneesta menettelysäännöstä, jonka mukaan asiakirjojen luovuttamista on arvioitava konkreettisesti ja tapauskohtaisesti. Suomi katsoo, että sen sijaan olisi tutkittava, voidaanko avoimuusasetukseen sisällyttää tämä yhteisöjen tuomioistuimen oikeuskäytännössä vahvistettu menettelysääntö. Suomi haluaa vielä kiinnittää huomiota siihen, että hyvän hallintotavan ja avoimuuden vaatimusten ei tulisi johtaa eri suuntiin. Asiakirjajulkisuutta ei tule rajoittaa hyvän hallinnon nimissä. Avoimuus tulisi pikemminkin nähdä hyvän hallinnon tärkeänä osatekijänä... Kysymys 6: Ei. Suomi katsoo, että avoimuusasetukseen lisättävät erityiset säännökset eivät ole tarpeen. Avoimuusasetuksen nykyiset säännökset vaikuttavat riittäviltä laajojen pyyntöjen käsittelyyn, eikä vihreässä kirjassa ole esitetty perusteluita sille, miksi näin ei olisi. Komission viittaamiin ongelmiin on mahdollista puuttua myös hyvän hallinnon keinoin kehittämällä asiakirjojen rekisteröintiä, hakumenettelyitä, aktiivista tiedon välittämistä ja neuvontaa. Käsite toimielimen hallussa oleva asiakirja Suomi pitää myönteisenä, että komissio katsoo asiakirjan voivan muodostua tietokantoihin sisältyvistä tiedoista. Suomi tukee ajatusta siitä, että asiakirja voi muodostua useisiin tietokantoihin sisältyvistä tiedoista. 6
Suomi on kuitenkin tyytyväinen avoimuusasetuksen nykyisin sisältämään asiakirjan laajaan tekniseen määritelmään (3(a) artikla) ja katsoo, että asiakirjan määritelmää ei tulisi supistaa. Tietoyhteiskunnassa muutokset tietojenkäsittelytavoissa tapahtuvat erittäin nopeasti, ja tästä syystä on kyseenalaista missä määrin asiakirjan määritelmän tarkistamista on syytä pohtia. Asiakirjan määritelmän tulee pysyä nykyiseen tapaan avoimena siten, että se kattaa jatkuvan ja nopean teknologian kehityksen mukanaan tuomat muutokset liittyen tiedon tallentamisen eri muotoihin ja hakumenetelmiin. Suomi suhtautuu varauksellisesti komission ehdottamaan tekniseen määritelmään, jonka mukaan asiakirja määriteltäisiin yksilöidyksi ja rajoitetuksi määräksi tietoa, joka voidaan hakea tietokannasta tavanomaisella hakumenettelyllä ja käyttämällä olemassa olevia hakuvälineitä. Suomen mielestä avoimuusasetukseen ei tule ottaa asiakirjakategoriaan, kuten tietojen esittämismuotoon, eikä myöskään tiedonhakumenetelmään perustuvaa tiedonsaantirajoitusta. Tällä perusteella Suomi suhtautuu varauksellisesti komission ehdottamaan tekniseen määritelmään, jolla tietokannat sellaisenaan suljettaisiin asiakirjan käsitteen ulkopuolelle määrittelemällä ne erikseen. Toimielimen hallussa olevan asiakirjan käsitettä (2(3) artikla) ei tulisi Suomen näkemyksen mukaan määritellä siten, että asiakirjan julkisuus sidottaisiin sen rekisteröintiin. Kysymys 7: Ei. Suomen mielestä asiakirjan teknistä määritelmää ei tule muuttaa. Määritelmän tulee pysyä avoimena siten, että se kattaa teknologian kehityksen mukanaan tuomat muutokset ja kannustaa hyvän tiedonhallintotavan kehittämiseen. Asiakirjojen julkisuus ja ajan kuluminen Suomi pitää periaatteessa mahdollisena, että avoimuusasetuksessa säädettäisiin selkeämmin siitä hetkestä, jonka jälkeen tietyistä asiakirjoista, kuten esimerkiksi joistakin määritellyistä lainsäädäntöprosessiin vaikuttavista asiakirjoista tulee ilman erillistoimenpiteitä julkisia. Suomi viittaa tältä osin edellä Lainsäädäntömenettelyn avoimuus -kohdassa esittämäänsä. Suomi suhtautuu sen sijaan kielteisesti komission ehdotukseen laatia sääntöjä ajankohdasta, jota ennen tiettyihin asiakirjakategorioihin sovellettaisiin selvästi avoimuusasetuksen poikkeuksia. Käytännössä tämä merkitsisi avoimuusasetuksen poikkeuksien automaattista soveltamista määrättyihin asiakirjakategorioihin. Suomi katsoo, että kaikkiin asiakirjoihin tulee soveltaa tavanomaisia asiakirjajulkisuutta koskevia sääntöjä, kuten asiakirjajulkisuuden pääsääntöä ja velvollisuutta konkreettiseen ja asiakirjakohtaiseen tutkimiseen, elleivät ne ole selvästi julkisia. Suomi katsoo, että jos asiakirjojen automaattisesta julkiseksi tulon hetkestä säädetään, tämä tulisi toteuttaa siten, että tietyt asiakirjakategoriat eivät olisi ennen kyseistä ajankohtaa ehdottoman salassapidon kohteena. Kysymys 8: Ei. Suomi katsoo, että asiakirjajulkisuutta ei tule rajoittaa säätämällä hetkestä, jota ennen tietyt asiakirjakategoriat olisivat automaattisesti salaisia. Suomi suhtautuu kuitenkin myönteisesti siihen, että tutkittaisiin mahdollisuutta säätää ajankohdasta, jonka jälkeen tietyt määritellyt asiakirjat olisivat viimeistään julkisia. Tämän ei tule kuitenkaan johtaa siihen, että näiden asiakirjojen luovutettavuutta ei tutkittaisi konkreettisesti ja asiakirjakohtaisesti ennen kyseistä ajankohtaa. Myöskään määritelmien ulkopuolelle jäävien asiakirjojen luovutettavuutta ei tule heikentää. 7