SafeQ Tulostuksen hallintaohjelmisto MAKSIMOI TULOSTUSYMPÄRISTÖSI SUORITUSKYKY Tulostuslaitteiston optimointi auttaa kohdentamaan kustannukset /This is Why SafeQ on siihen oikea työkalu.
Optimoidut tulostusratkaisut. Tehokas toiminta edellyttää tehokasta valvontaa. /This is Why SafeQ antaa välineet tulostuslaitteiden hallintaan. SafeQ, joka kuuluu Optimised Software Solutions -ratkaisuihimme, auttaa optimoimaan koko tulostusympäristön. Riippumatta siitä, onko monitoimilaitteita käytössä pari kappaletta vai monta sataa, niitä on helppo hallita SafeQ:n avulla - oli laitteiden merkki tai malli mikä tahansa. SafeQ-ohjelmiston avulla voidaan seurata ja valvoa tulostus-, kopiointi- ja skannausoikeuksia ja näiden toimintojen kustannuksia tuottavuutta vaarantamatta. Lisäksi tuottavuus ja tietoturva paranevat ja tulostuskustannukset laskevat. Moduulirakenteen ansiosta voidaan valita sopivimmat ominaisuudet. Täydellisen skaalautuvuuden ansiosta ohjelmisto täyttää tarpeet vuosiksi eteenpäin. Optimoinnin edut Tulostuksen ja kopioinnin kokonaiskustannukset alenevat Henkilöiden ja työryhmien tulostusoikeuksien määrittelyllä voidaan kontrolloida, kuka saa tulostaa ja mitä. Koko tulostus- ja monitoimilaitteiston kustannuksista ja tehokkuudesta saadaan tarkat tiedot. Kustannusten seuranta ja veloitus helpottuvat. Laitteiden yli- ja alikäytön seurannan avulla laitteisto voidaan sijoittaa tehokkaasti. Asiakirjojen tietoturvallisuus paranee, kun käyttäjät tunnistautuvat PIN-koodin tai kortin avulla. On mahdollista lisätä nopeita ja helppoja skannausominaisuuksia. OPTIMOI KOKO TULOSTUSLAITTEISTOSI 2
Valvo koko organisaation kustannuksia. Yritysvastuun toteutuminen Valvonnan tehostamisen ja kustannusten alentamisen lisäksi SafeQ auttaa raporttien avulla osoittamaan tulostushävikin pienenemisen ja luonnonvarojen kulutuksen vähenemisen. YRITYSRAPORTIT TEHOSTAVAT VALVONTAA JA AUTTAVAT ALENTAMAAN KUSTANNUKSIA KOKO ORGANISAATION TULOSTUSPALVELUJEN OPTIMOINTI 3
Jäljitä ja valvo kustannuksia. Tehokas valvonta edellyttää tarkkoja ja luotettavia tietoja /This is Why SafeQ tarjoaa sinulle kaikki faktat. Yrityksenne tulostinten ja monitoimilaitteiden lukumäärästä, sijainnista, merkeistä ja malleista riippumatta SafeQ kertoo täsmälleen, miten paljon niiden käyttö maksaa. Keskitetty tiedonkeruu antaa yksityiskohtaista, helposti jaettavaa ja helppolukuista tietoa koko yrityksen tulostusympäristöstä. Sivukohtaisten kustannusten lisäksi raportoidaan tulostettujen, kopioitujen ja skannattujen asiakirjojen määrä ja koko sekä värillisyys tai mustavalkoisuus. Tulokset voi suodattaa tulostimen, sijainnin, käyttäjän, projektin, osaston sekä päivämäärän ja kellonajan mukaan. Faktoihin perustuva laitteiston optimointi Ajan myötä muodostuu luotettava käsitys tulostimien ja monitoimilaitteiden käytöstä ja kustannuksista. Tämä on lähtökohtana kustannusten veloittamiselle ja käyttösäännöille, ja lisäksi nähdään, mitkä laitteet ovat ylitai alikuormitettuja. Usein laitteiston käyttö on mahdollista optimoida yksinkertaisesti sijoittamalla yksittäisiä monitoimilaitteita uudelleen. Optimoinnilla voidaan maksimoida tulostusympäristön valvonta, parantaa tuottavuutta ja saavuttaa merkittäviä säästöjä. SafeQ antaa näihin päätöksiin tarvittavat, koko yrityksen kattavat tiedot. Kun parametrit on asetettu, raportit luodaan automaattisesti säännöllisin väliajoin tai tarpeen mukaan ja jaetaan niitä ensisijaisesti tarvitseville henkilöille sähköpostitse. KÄYTÖN JA SEN KEHITYKSEN VALVONTA KOKO ORGANISAATIOSSA 4
Säännöt ja luvat. Laitteiston optimointi on haaste /This is Why SafeQ antaa työkalut jatkuvaan parantamiseen. Laitteiston optimoinnin jälkeen voidaan alkaa suunnitella muita tapoja hallita ja pienentää kustannuksia. Voidaan määritellä koko yrityksen kattavia sääntöjä sille, miten tietyn tyyppisiä asiakirjoja käsitellään. Esimerkiksi sähköpostiviestit voidaan tulostaa aina mustavalkoisina ja kaksipuolisina. SafeQ:n avulla voidaan parantaa tulostamisen tehokkuutta myös määrittelemällä, ketkä voivat käyttää kunkin monitoimilaitteen erikoisominaisuuksia. Esimerkiksi kaikkien ei tarvitse aina tulostaa ja kopioida asiakirjoja värillisinä. Jos jokin tietty työryhmä tulostaa paljon tekstiasiakirjoja, ryhmälle kannattaa määritellä säännöksi kaksipuolinen tulostus ja rajoittaa väritulostusta. Yksittäisille henkilöille voidaan antaa lupia nimen tai roolin perusteella. Lupia voidaan antaa myös työryhmä- tai osastokohtaisesti, ja tulosteiden määrälle tietyllä aikavälillä voidaan asettaa yläraja. Vähennä tarpeetonta tulostamista SafeQ auttaa vähentämään tarpeetonta tulostamista tallentamalla asiakirjat turvalliseen tulostusjonoon. Kun käyttäjä tarvitsee paperitulosteen, hän kirjautuu haluamalleen tulostimelle. Tarpeettomat työt voi poistaa tulostusjonosta itse tai antaa SafeQ:n poistaa ne ennalta määritellyn ajan kuluttua. Asiakirjoja voi lähettää jonoon myös sähköpostitse tai ladata tulostusjonoon puhelimesta, tabletista tai kannettavasta tietokoneesta. Tämä on joustava ratkaisu tunnistautuneille työntekijöille ja vierailijoille. Kätevän konversiotoiminnon avulla on helppoa tulostaa myös asiakirjoja, joita ei voi avata - esimerkiksi tilanteessa, jossa yhteensopivaa sovellusta ei ole ladattu. Kaikki tämä ja monet muut kätevät ominaisuudet, kuten tulostuksen esikatselu, työn uudelleentulostus, suosikit ja työn poistaminen, helpottavat mobiilityöskentelyä ja vähentävät turhaa käyttöä. 5
Raportointi ja kirjanpito. Tulostimet ovat yhteiskäytössä /This is Why SafeQ auttaa jakamaan kustannukset käyttäjien kesken. Kun laitteiston turha käyttö on karsittu ja tehokkuutta parannettu, raportteja voidaan käyttää myös kohdentamaan kustannukset kustannuspaikoille ja budjettivastaaville. Raportit voidaan luoda automaattisesti tai tarpeen mukaan. Niiden avulla voidaan kohdentaa tulostus-, kopiointi- ja skannaustapahtumien kustannukset halutulla tavalla käyttäjä-, työryhmä-, osasto- tai kustannuspaikkakohtaisesti ja myös asiakaskohtaisesti ulkoista laskutusta varten. On mahdollista valita valmiiksi määritelty raportti tai luoda uusi; tuetut formaatit ovat HTML, PDF, XLS, XML ja CSV. Kummassakin tapauksessa yrityksen johto hyötyy monitasoisesta erittelystä, jossa jokainen tulostus-, kopiointi- ja skannaustapahtuma kohdistetaan oikealle asiakkaalle, kustannuspaikalle ja projektille veloitusta varten. Vaihtoehtoisesti voidaan ryhmille ja henkilöille perustaa tilejä ja määritellä näille tietyt kiintiöt. Kun kiintiö on käytetty, sitä voidaan kasvattaa, tai voidaan antaa järjestelmän uudistaa se halutun määräajan jälkeen. On mahdollista myös soveltaa yksilöllistä hinnoittelua. Väritulosteista voidaan veloittaa enemmän kuin mustavalkoisista ja A3-kokoisista enemmän kuin A4 kokoisista. Haluttujen kohderyhmien kustannuksia voidaan myös tukea, jotta käyttö olisi näille edullisempaa. KUSTANNUSTEN KOHDISTAMINEN YKSITTÄISILLE KÄYTTÄJILLE, TYÖRYHMILLE, OSASTOILLE, KUSTANNUSPAIKOILLE TAI ASIAKKAILLE 6
Turvallinen tulostus, kopiointi ja skannaus Turvallisuus lisää tuottavuutta /This is Why SafeQ:ssa on mukana korttitunnistus. Turvallinen tunnistautumiskäytäntö mahdollistaa myös turvatulostuksen. Käyttäjä menee minkä tahansa järjestelmään liitetyn tulostimen luo, kirjautuu järjestelmään kortillaan ja saa nähtäväkseen tulostusjonoon lähettämänsä asiakirjat. Käyttäjä valitsee niistä haluamansa ja jää tulostimen luo odottamaan tulostuksen valmistumista. Näin varmistetaan, että luottamukselliset asiakirjat eivät jää ilman valvontaa ja muiden nähtäville. Käyttäjä ei pääse käsiksi muiden käyttäjien tulostusjonoissa oleviin töihin eikä edes näe niitä. Järjestelmässä on vielä muitakin merkittäviä etuja. Tunnistautuneeseen käyttäjään sovelletaan hänelle määriteltyjä sääntöjä ja kirjanpitotoiminto tallentaa jokaisen työn yksityiskohdat. Jos käytössä on etukäteismaksuun perustuva veloitus, kirjautumisen yhteydessä tarkistustoiminnolla varmistetaan saldon riittävyys ennen työn tulostamista. SafeQ on yhteensopiva kaikkien yleisten magneettijuovakorttien kanssa. Jos yrityksessä on käytössä kulunvalvonnan korttijärjestelmä, työntekijät voivat kirjautua samalla kortilla tulostimille ja monitoimilaitteille. Jos kortit eivät ole käytössä, niitä ei tarvitse hankkia. Kaikki SafeQ:n edut ovat hyödynnettävissä myös PIN-koodin tai käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Tehokas skannaus SafeQ tehostaa myös skannausta. Nyt kaikki voivat skannata kätevästi ja helposti suoraan omaan sähköpostiosoitteeseen tai verkkokansioon. Usein toistuvat asiakirjaskannaukset (esimerkiksi toimittajien laskut) voidaan toteuttaa yhdellä klikkauksella suoraan asianomaiseen työnkulkuun, ja myös metadatan lisääminen on mahdollista. KÄYTTÄJIEN TUNNISTUS ENNEN TULOSTUSTA, KOPIOINTIA JA SKANNAUSTA 7
Tervetuloa Sharpille Sharp on jo useiden vuosikymmenien ajan valmistanut nopeita ja luotettavia tulostimia ja monitoimilaitteita ja kehittänyt uusia, tehokkaampia ratkaisuja asiakirjahallintaan. Monet näistä ratkaisuista ovat voittaneet palkintoja riippumattomien tutkimuslaitosten testeissä. Kaikki ovat tarjonneet luokkansa parhaan suorituskyvyn, ja ne ovat usein nostaneet suorituskyvyn kokonaan uudelle tasolle. Sharp on globaali yritys, jolla on paikallinen edustus lähes kaikissa maissa. Sen lisäksi, että Sharp on toimistotulostamisen ja asiakirjahallinnan ammattilainen, olemme luoneet innovaatioita ja uutta tekniikkaa ammattilaisnäyttöihin, aurinkokennoihin ja LED valoihin, vain muutamia mainitaksemme. Huomautukset Ulkonäkö ja tekniset tiedot voivat muuttua ilman ennakkoilmoitusta. Kaikki tiedot pitivät paikkansa painatushetkellä. YSoft ja SafeQ ovat Y Soft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä Euroopan unionissa ja/tai muissa maissa. Kaikki muut tässä mainitut yritysten nimet, tuotteet, palvelut ja logot ovat niiden vastaavien haltijoiden tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä. 2015 Sharp Corporation. SafeQ 5 Output Management Brochure toukokuu 2015. Työ numero 16087. Kaikki oikeudet pidätetään. E&OE. www.sharp.fi Sharp Business Systems Finland Oy Rälssintie 6, 00720 Helsinki Puh. (09) 2525 5600, Fax (09) 2525 5699 www.sharp.fi