Ohje 1 (15) OHJE AVUSTUKSEN HAKEMISEEN VERKKOASIOINNISSA Perustiedot Haettava summa: Syötä tähän seuraavalle vuodelle haettava summa euron tarkkuudella. Kyseinen summa siirtyy automaattisesti talousarvioon. Huomaa, että lukua ei voi muuttaa talousarvion puolella vaan tässä kohdassa. Käyttötarkoitus: Kerro avustuksen käyttötarkoitus vastaten kysymykseen "mihin avustusta haetaan?" Käyttötarkoitustekstin tulisi sisältää toiminnan tavoite, kohderyhmä ja toimintamuoto (esim. ikääntyneiden yksinäisyyden vähentämiseen ystävätoiminnan avulla). Toiminnan tai hankkeen nimi: Anna hankkeelle tai toiminnalle nimi. Jatkohakemus: kerro hankkeen tai toiminnan nimi (esim. Ystävästä iloa -toiminta). Toiminnan/hankkeen alkamisajankohta: Kysymys koskee vain uusia avustuksia. Ilmoita hankkeen tai toiminnan alkamisajankohta. Toiminnan/hankkeen päättymisajankohta: Kysymys koskee vain B- tai C-hanketta hakevia. Ilmoita hankkeen päättymisajankohta. Toiminnan maantieteellinen alue: Kerro missä toimintaa on tehty. Valtakunnallinen - Toimintaa järjestetään joka puolella Suomea. Ulkomailla - Toimintaa on pääsääntöisesti muualla kuin Suomessa. Alueellinen - Toimintaa järjestetään tiettyjen kuntien alueella. Kirjoita kenttään kuntien nimet. Paina enter-näppäintä kuntien välissä. Paikallinen - Kohteen toiminta keskittyy yhteen kaupunginosaan tai muutamalle postinumeroalueelle. Kirjoita kenttään postinumerot. Paina enter-näppäintä postinumeroiden välissä. Järjestön toiminta ja tarkoitus: Kysymys koskee vain yleisavustusta hakevia. Kuvaa konkreettisesti järjestön toiminnan tarkoitus ja päämäärä. Sääntöihin kirjattua toiminnan tarkoitusta voi täydentää, konkretisoida tai päivittää tarpeen mukaan.
Ohje 2 (15) Tekeekö avustuksen saaja muutakin kuin RAY-rahoitteista toimintaa: Valitse sopivin vaihtoehto. Mikäli järjestö tekee muutakin kuin RAYrahoitteista toimintaa, kuvaa alla olevaan kenttään toimintamuodot ja rahoittajat. Tilojen käyttö: Valitse sopivin vaihtoehto. Kuvaa alla olevaan kenttään, millaisia tiloja aiotte käyttää nyt haettavaan toimintaan (esim. koko ja sijainti). Mikäli käytätte vuokratiloja, kerro keneltä tilat vuokrataan. Tilojen vuokraaminen eteenpäin: Kysymys koskee vain yleisavustusta hakevia. Jos yleisavustettuun toimintaan hankittuja tiloja vuokrataan eteenpäin, kerro kenelle ja kuinka paljon (m2). Toiminta ja sisältö Toiminnan tarve ja miten tarve on selvitetty: Muotoile tiivis ja konkreettinen kuvaus tarpeesta. Kuvaus ei voi olla liian yleinen, vaan tarve tulee pystyä yksilöimään kohteena olevan ryhmän ja alueen kannalta. Voit tässä osiossa kuvata tiivistetysti tekemäsi tai jonkun muun tekemän tarvekartoituksen tuloksia viitaten esimerkiksi tutkimustietoon. Perustele tarve suhteessa alueen ja aihepiirin muihin vastaaviin toimintoihin. Muista selvittää, onko jokin muu taho jo kehittänyt hyviä ratkaisuja havaitsemaasi tarpeeseen. Toiminnan tavoitteet: Kerro konkreettiset tavoitteet. Hyvä tavoite on sellainen, että sen saavuttaminen on mahdollista määrätyn aikataulun puitteissa sekä suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Tavoite kuvaa sitä asiaintilaa tai muutosta, joka halutaan saada aikaiseksi, eikä toimintaa. Älä siis kerro tavoitteena esimerkiksi tavoitteena on järjestää ryhmätoimintaa, vaan kerro, mitä suunnitellulla ryhmätoiminnalla aiotaan saavuttaa. Voit halutessasi jakaa tavoitteet pää- ja alatavoitteiksi. HUOM! Kirjoita yhteen kenttään vain yksi tavoite. Voit lisätä uuden tavoitteen painamalla Lisääpainiketta. Toiminnan kohderyhmät: Kerro, mikä on kohderyhmä tai kohderyhmät. Kuinka monta ihmistä kohderyhmään kuuluu? Tiedon tulee perustua tilastotietoihin tai arvioon. Kerro, kuinka monta ihmistä kohderyhmästä aiotaan tavoittaa. Kuvaa myös kohderyhmän ikä- ja sukupuolijakaumaa. Esimerkki: Pohjois- Karjalassa on muistisairaita XX henkilöä, joista tavoitamme XX henkilöä. He ovat pääosin XX XX-vuotiaita ja naisia.
Ohje 3 (15) Toiminnan sisältö ja toteutus: Kuvaa tiiviisti ja kattavasti toiminnan sisältö. Kerro konkreettisesti, miten aiot saavuttaa asettamasi tavoitteet ja aikatauluta toimintasi. Mikäli haet uutta projektia, kuvaa toiminta koko projektiajalta. Kerro, mitä eri toimintoja on tarkoitus järjestää ja kuinka paljon. Kuvaa myös mahdollinen toiminnan vapaaehtoisresurssi. Aseta toiminnoille osallistujatavoite. Varmista, että talousarvio vastaa suunniteltua toimintaa. Kerro, miten kohderyhmä on osallistunut toiminnan suunnitteluun. Tulokset ja vaikutukset: Kerro, mitä tuloksia ja vaikutuksia aiot toiminnalla saavuttaa. Tuloksilla ja vaikutuksilla tarkoitetaan niitä asioita ja kehitystä, joita toiminnalla on saatu aikaiseksi. Tulos on toiminnalla aikaansaatu muutos tai asiaintila. Varmista, että tulokset ovat linjassa asetettujen tavoitteiden kanssa ja että ne on mahdollista saavuttaa suunniteltujen toimenpiteiden avulla aikataulun puitteissa. Tulos on esimerkiksi omaishoitajan vertaiskoulutuksesta saama tieto oman hyvinvoinnin vahvistamisen keinoista. Vaikutus syntyy yleensä pidemmän ajan kuluessa. Kun kuvaat toiminnan vaikutuksia pitkällä aikavälillä, pohdi, miten aikaansaadut tulokset vaikuttavat yksilöihin, ryhmiin tai toimintaympäristöön. Vaikutus voi olla esimerkiksi edellä mainitun vertaiskoulutuksen kautta saadun tiedon aiheuttama käyttäytymisen muutos, joka tukee omaisen jaksamista. Seurannan ja arvioinnin toteutus: Kuvaa tiiviisti, kuinka seuraat ja arvioit tavoitteiden ja tulosten saavuttamista sekä toiminnan etenemistä. Kuvaa tässä osiossa millaista seurantatietoa aiot kerätä työntekijöiltä, vapaaehtoisilta, kohderyhmältä ja yhteistyötahoilta. Voit käyttää seurannan ja arvioinnin suunnittelussa apunasi esimerkiksi RAY:n verkkosivuilta löytyvää itsearviointiopasta. Viestinnän toteutus: Kerro, mistä asioista aiot toiminnassa viestiä ja miten. Huomioi viestinnän erilaiset kohderyhmät viestintää suunnitellessasi. Kuvaa sekä ulkoista että sisäistä viestintää, niiden sisältöjä, keinoja, aikataulutusta ja vastuita. Riskit ja niiden hallinta: Pohdi toiminnan toteuttamiseen liittyviä riskejä ja kerro, kuinka niihin on varauduttu. Riskienhallinnalla varmistetaan, etteivät ennalta odottamattomat asiat hankaloita toimintaa. Riskien arviointia kannattaa
Ohje 4 (15) tehdä toiminnan eri vaiheissa. Arvioi riskien todennäköisyyttä ja seurauksia ja mieti toimenpiteet niiden varalta. Riskit voivat liittyä esimerkiksi hallintoon henkilöstöön kohderyhmään toimintaympäristöön talouteen/rahoitukseen/varainhankintaan kiinteistöihin mahdolliseen elinkeinotoimintaan ja toiminnan suhteeseen julkisiin palveluihin. Arvio kilpailuvaikutuksista: Arvioi toiminnan kilpailuvaikutukset. Toiminta vaikuttaa kilpailuun, jos samaa tai vastaavaa toimintaa tarjoavat myös muut toimijat korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy esimerkiksi tilanteessa, jossa yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Arvio toiminnan suhteesta julkisen sektorin tehtäviin: Kuvaile rajapintaa julkisen sektorin tehtäviin. Onko toiminta esimerkiksi lähellä julkisen sektorin lakisääteistä toimintaa tai tehdäänkö siinä yhteistyötä julkisen sektorin kanssa? Yhteistyökumppanit Palkkatiedot ja talousarvio Valitse sopivin vaihtoehto. Kuvaa toiminnan kannalta olennaiset yhteistyökumppanit ja heidän roolinsa tässä toiminnassa. Valitse pudotusvalikosta vaihtoehto, joka parhaiten kuvaa yhteistyömuotoa ja tarkenna yhteistyön sisältöä alemmassa laatikossa. Voit lisätä uuden yhteistyökumppanin painamalla Lisää-näppäintä. Todenna yhteistyötä liittämällä mukaan uusien yhteistyökumppaneiden kanssa solmitut aietai yhteistyösopimukset sekä lausunnot. Pyydä sopimus vain niiltä tahoilta joiden kanssa teette arjen konkreettista yhteistyötä toiminnan toteuttamiseksi (HUOM ei ostopalvelusta). Liite ei ole pakollinen. Palkatun henkilöstön käyttö: Valitse sopivin vaihtoehto.
Ohje 5 (15) Erittely palkattavasta henkilöstöstä: HUOM! Palkkatietoja voi katsella jälkeenpäin vain ne täyttänyt henkilö. Hän voi tarvittaessa tulostaa tiedot ja välittää niitä tarvitseville PDFmuodossa (Avaa PDF -painikkeella). Kirjoita palkattavan työntekijän tehtävänimike. Kuvaa tehtävänkuvauskenttään tarkemmin, mitä työntekijän työnkuva sisältää. Bruttopalkka kk/ : Henkilön kokonaiskuukausipalkka, johon sisältyy palkka ja luontoisedut ennen niistä tehtäviä vähennyksiä, kuten veroja ja muita maksuja. RAY:n rahoituksen osuus kk-palkasta/ : Se osuus henkilön bruttopalkasta, joka maksetaan tältä avustuskohteelta. Työaika kohteelle/kk: Kirjaa kuukausina se aika, joka työskennellään avustuskohteelle. Esimerkki: Henkilö työskentelee kohteelle ajanjaksolla maaliskuujoulukuu. Kirjaa tähän kohtaan 10. Työaika kohteelle/%: Kirjaa prosentteina se määrä, joka kohdentuu tälle avustuskohteelle. Esimerkki: Henkilön kokonaistyöaika on 40 h. Tästä ajasta henkilö kohdistaa työpanostaan tälle avustuskohteella 30 h. Kirjaa tähän kohtaan 75. Jos henkilö työskentelee vain tällä kohteella, kirjaa 100. Kuvaus muusta kuin tälle RAY:n avustuskohteelle kohdistuvasta työstä: Kuvaa kenttään, mitä muita kuin tämän avustuskohteen työtehtäviä henkilön työnkuvaan kuuluu. Mikäli avustuskohteella on ositettuja työntekijöitä RAY edellyttää, että hakijalla on käytössään projekti/toimintokohtainen työajanseuranta. Laita rasti ruutuun. Voit lisätä uuden työntekijän painamalla Lisää-painiketta. Tuntipalkat yhteensä/vuosi: Kirjoita kenttään, kuinka monta euroa olette budjetoineet tuntityöntekijöiden palkkoihin yhteensä. Kuvaa alla olevaan kenttään missä tehtävissä, kuinka usein ja millaista korvausta vastaan tuntityötä tehdään. Tuotot: Talousarvion tuotoissa tulee esittää sellaiset tuotot, joita ei saataisi ilman kyseistä toimintaa. Tällaisia tuottoja ovat esimerkiksi osallistumismaksut, asiakasmaksut ja kaikki sellaiset avustukset, jotka ovat muiden rahoittajien avustuspäätöksissä kohdennettu samaan toimintaan kuin RAY-avustus.
Ohje 6 (15) RAY-avustus: RAY-avustuksella tarkoitetaan haettavaa avustuksen määrä. Käyttämättä jäävä avustus: Kysymys koskee vain jatkoavustusta hakevia. Kirjaa tähän se avustusmäärä, joka jää käytettäväksi edelliseltä vuodelta nyt haettavalle avustusvuodelle. Hakuhetkellä tarkkoja lukuja ei ole vielä käytössä, joten tässä kohdassa avustuksen hakijan tulee käyttää parasta mahdollista arviotaan asiasta. Vuoden 2015 osalta voit täyttää vain siirtyvän avustuksen määrän, et kuluja. Siksi talousarvion lopussa Tuotot ja kulut - kohdassa kulujen summa vuodelta 2015 näyttää hakemuksessa aina nollaa. Hakulomaketta kehitetään tältä osin ensi vuonna. Järjestön oma rahoitus: Tämä kohta koskee lähinnä yhdistyksiä, joilta edellytetään omarahoitusosuutta avustusehdoissa sekä yhdistyksiä, jotka itse haluavat kohdistaa hankkeelle/ toiminnalle omaa rahaa. Asiakas- ja osallistumismaksut: Muun muassa asiakkailta perityt osallistumismaksut (esim. kurssi-, koulutus- ja retkituotot) sekä kuntien maksusitoumusmaksut. Muu julkinen tuki: Julkisella avustuksella tarkoitetaan valtion, kunnan, seurakunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen tai säätiön antamaa tai sen varoista maksettavaa avustusta, samoin kuin Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävää tukea lukuun ottamatta verojärjestelmän kautta annettavaa tukea. Julkisella tuella tarkoitetaan edellä mainittujen lisäksi kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen antamaa tai sen varoista maksettavaa lainaa, korkotukea, takausta, maksuhelpotusta ja muuta näihin rinnastettavaa taloudellista etua lukuun ottamatta verojärjestelmän kautta annettavaa tukea. Muu tuotto: Erittele alla olevaan kenttään (Erittely muista tuotoista ja avustuksista), mistä tuotosta on kyse. Näitä kenttiä voidaan käyttää silloin, kun mikään muu valmiiksi annettu tuottoerä ei anna oikeaa ja riittävää kuvaa tuoton luonteesta. Myöntäjät ja käyttötarkoitukset: Erittele tähän kohtaan yllä syöttämäsi muut tuotot, muiden kuin RAYavustusten myöntäjät ja avustusten käyttötarkoitukset. Kerro siis, mistä tuotot saadaan ja mihin niitä käytetään. Kerro tässä kentässä myös, miksi
Ohje 7 (15) avustusta siirtyy seuraavalle vuodelle, mikäli olet niin talousarvioon kirjannut. Henkilöstökulut: Palkat: Palkoilla tarkoitetaan avustuskohteella työskenteleville työntekijöille (vakituiset, määräaikaiset, kokoaikaiset, osa-aikaiset) maksettavia palkkoja sisältäen maksettavat lomarahat ja lomapalkat. Palkkiot: Palkat ovat korvauksia suoritteista, joiden suorittamisen taustalla on sopimuksella vahvistettu työsuhde. Palkkio on puolestaan korvaus, joka rinnastetaan verotuksessa työsuhteesta maksettavaan korvaukseen, mutta jonka suorittaminen ei vaadi sopimusta työsuhteesta. Selvyyden vuoksi on hyvä kirjata erikseen ne palkkiot, joista tulee suorittaa ennakonpidätys ja joista puolestaan ei. Tuntipalkat: Tuntipalkkana maksettava korvaus haettavan RAY-toiminnan työntekijöille. Tämä koskee tuntityöntekijöitä. Eläkekulut: Eläkekuluilla tarkoitetaan lakisääteisiä eläkekuluja ja vain työnantajan osuutta eläkemaksuista, joka on keskimäärin noin 18 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Lakisääteiset henkilösivukulut: Lakisääteisillä henkilösivukuluilla tarkoitetaan sosiaaliturva-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja ryhmähenkivakuutusmaksua, jotka ovat yhteensä keskimäärin noin 5 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Toimintakulut: Materiaalikulut: Materiaalikuluilla tarkoitetaan muun muassa opetus-, kurssi- ja koulutusmateriaaleja. Asiakaskulut: Asiakaskuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruoka- tai tarjoilukuluja sekä toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja.
Ohje 8 (15) Ulkopuoliset palvelut: Ulkopuolisilla palveluilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattu työvoimaa, muilta järjestöiltä ostettavaa työtä, ulkopuolelta ostettua arviointia, kouluttajien tai esiintyjien palkkioita, muille kuin työntekijöille maksettuja palkkioita tai työkorvauksia, mainos- tai viestintätoimistoilta ostettavia palveluita, painatuskuluja, ostettuja asiantuntijapalveluita. Ulkopuoliset palvelut tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella välilehdellä "Ulkopuolelta ostetut palvelut ja hankinnat". Vapaaehtoiset henkilösivukulut: Vapaaehtoisilla henkilösivukuluilla tarkoitetaan henkilökunnan työterveys-, koulutus- ja työnohjauskuluja sekä henkilökunnan virkistystoimintakuluja. Toimitilavuokrat: Toimitilavuokrilla tarkoitetaan sekä ulkopuolelta että avustuksen hakijan omistamalta kiinteistöosakeyhtiöltä vuokrattujen tilojen vuokrakuluja. Jos vuokrakulu syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle esimerkiksi neliömäärien perusteella, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Yhtiövastikkeet toimitiloista: Toimitiloista maksettavalla yhtiövastikkeella tarkoitetaan järjestön omistamista toimitiloista maksettuja hoitovastikekuluja. Huom! Rahoitusvastike ei ole hyväksyttävä kulu. Jos hoitovastike syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Mikäli hoitovastike sisältää esimerkiksi yhtiökokouksessa päätettyjä perusparannusmenoja kuten rakenteellisia muutostöitä tai uusien laitteiden tai talotekniikan hankintaa, tulee ne mahdollisuuksien mukaan erottaa vastikkeesta, koska ne ovat investointiavustusluonteisia kuluja. Muut toimitilakulut: Muilla toimitilakuluilla tarkoitetaan muun muassa lämmitys-, sähkö-, siivous- ja jätehuoltokuluja. Jos muut toimitilakulut syntyvät selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan ne kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Nämä kulut saattavat sisältyä jo toimitilojen vuokraan tai hoitovastikkeeseen, jolloin ne voidaan esittää osana edellä mainittuja kulueriä. Ohjelmistokulut: Ohjelmistokuluilla tarkoitetaan muun muassa ATK-ohjelmistojen lisenssimaksuja sekä ostettuja ATK-ohjelmistoja (esimerkiksi virustorjuntaohjelmistot ja Office-ohjelmistot).
Ohje 9 (15) Kone- ja laitevuokrat / Leasing-maksut: Kone- ja laitevuokrilla / leasing-maksuilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattuja tietokoneita ja kopiokoneita sekä muita vuokrattuja laitteita. Puhelin ja ICT-hankinnat: Puhelin ja ICT-hankinnoilla tarkoitetaan muun muassa ostettuja puhelimia, tietokoneita, printtereitä ja skannereita. Puhelin ja ICThankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella välilehdellä "Ulkopuolelta ostetut palvelut ja hankinnat". Kalustohankinnat: Kalustohankinnoilla tarkoitetaan muun muassa pienimuotoisia toimistokalustehankintoja kuten työtuoleja ja -pöytiä. Kalustohankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella välilehdellä "Ulkopuolelta ostetut palvelut ja hankinnat". Matkakulut: Matkakuluilla tarkoitetaan muun muassa työntekijöiden majoitus-, matkalippu- ja yöpymiskuluja sekä heille maksettuja kilometrikorvauksia ja matkapäivärahoja. Taloushallintopalvelut: Taloushallintopalvelut ovat pääsääntöisesti osa toimintojen yleiskuluja riippumatta siitä, tuotetaanko ne omana työnä vai ovatko ne hankittu ulkopuolelta. Tilillä voidaan kuitenkin esittää toteutuneet kirjanpidon ja palkanlaskennan kulut sekä lakisääteisen tilintarkastuksen palkkiot, mikäli kyseessä on avustuksen saaja, jolla ei ole muita RAY-avustuksia kuin yksi Ak- tai C-avustus ja, joilla ei ole myöskään muuta olennaista toimintaa. Tällöin kaikki varsinaisen toiminnan kulut voidaan katsoa kohdistuvan suoraan RAY-avusteiselle kohteelle, eikä niitä tarvitse esittää osana ositettuja yleiskuluja. RAY on määritellyt, että avustuslain 18.2 :n mukaisesta tilintarkastajan AUP-raportoinnista aiheutuvat kustannukset eivät ole avustuksen saajan yleisluonteista yleiskulua, vaan avustuskohteille suoraan kohdistuvaa kulua. Kulut esitetään osana taloushallintopalveluja. AUP-raportoinnin kustannukset tulee kohdistaa kaikille avustuskohteille suhteutettuna avustuskohteiden euromäärään. Kohdentaminen voi perustua myös tilintarkastajalta saatuun laskuun, jossa tehty työ on riittävästi eritelty avustuskohteittain.
Ohje 10 (15) Puhelin ja toimistokulut: Puhelin ja toimistokuluilla tarkoitetaan muun muassa puhelin-, internet-, posti- ja kopiointi- ja toimistotarvikekuluja sekä ammattikirjallisuuden hankkimisesta aiheutuneita kuluja. Yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopio- yms. toimistokulut tulee kuitenkin esittää osana ositettuja yleiskuluja, ellei kyseessä ole avustuksen saaja, jolla on yksi Ak- tai C-avustus ja jolla ei ole myöskään muuta olennaista toimintaa. Tällöin kaikki varsinaisen toiminnan kulut voidaan katsoa kohdistuvan suoraan RAY-avusteiselle kohteelle, eikä niitä tarvitse esittää osana ositettuja yleiskuluja. Kokous- ja neuvottelukulut: Kokous- ja neuvottelukuluilla tarkoitetaan muun muassa avustettavasta toiminnasta johtuvia kokoustarjoilukuluja. Yhdistyksen hallituksen ja muiden toimielinten kokouskulut tulee esittää osana ositettuja yleiskuluja tai yleisavustuksen saajalla osana yleisavustusta. Markkinointi- ja ilmoituskulut: Markkinointi- ja ilmoituskuluilla tarkoitetaan muun muassa mainosmateriaalin hankkimiskuluja sekä mainos- tai ilmoituskuluja eri medioissa. Eteenpäin siirretyt avustukset: Eteenpäin siirretyillä avustuksilla tarkoitetaan jäsenjärjestöille eteenpäin siirrettyjä avustuksia ja avustuskelpoisten toimijoiden yhteistyöhankkeissa siirrettyjä avustuksia. Avustuslain 4.3 :n mukaan avustus voidaan myöntää saajalle sen omaan toimintaan tai hankkeeseen taikka käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen. Jos avustus myönnetään käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen, avustuksen saajan on tehtävä sopimus avustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa. Sopimusmalli löytyy RAY:n internet-sivuilta aineistopankista. RAY suosittelee, että rahaliikenne yhteistyöhankkeissa hoidetaan avustusten siirron eikä ostopalveluiden kautta. Kun kyseessä on yhteistyö ei-avustuskelpoisen toimijan kanssa, voidaan avustusvaroja siirtää tällaiselle toimijalle ainoastaan hankintalain mukaisesti kilpailutettuun ostopalvelusopimukseen perustuen, silloin kun hankintalaki tulee sovellettavaksi.
Ohje 11 (15) Muu kulutili, mikä?: Avustuksen hakijalla on mahdollisuus nimetä muutama muu kulutili, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Kulutilille tulee antaa siihen kirjattavia kulueriä parhaiten kuvaava nimi. Ositetut yleiskulut: Yleiskulut syötetään kohtaan "avustusvuoden yleiskulujen erittely", josta hakuvuoden summa siirtyy suoraan talousarvioon. Syötä kenttiin tiedot siitä, mistä kulusta on kyse, mikä on kulujen jakoperuste (esim. toimintojen henkilömäärien suhteessa tai toimintojen kokonaiskulujen suhteessa), avustuskohteelle kohdistettava euromäärä sekä prosenttiosuus yleiskulusta, joka kohdistuu avustuskohteelle. Yleisavustusta saavien järjestöjen tulee kattaa kaikki yleiskulunsa yleisavustuksella, eikä yleiskuluosituksia muille avustuskohteille hyväksytä. Muussa tapauksessa yleiskuluja voidaan kohdistaa eri toiminnoille siten kuin RAY:n laatima yleiskulujen soveltamisohje antaa siihen mahdollisuuden. Kulujen on oltava selkeästi ja perustellusti kohdennettuja, toiminnan tai hankkeen talousarvion mukaisia, erikseen dokumentoituja ja niiden on pysyttävä koko vuoden samanperusteisina, ellei poikkeukselle ole perusteltua syytä. Lisäksi niiden on perustuttava todellisiin kuluihin ja ne on esitettävä selkeästi eriteltyinä. Ositettuja yleiskuluja ei saa esittää muissa talousarvion kohdissa. Yleiskulujen soveltamisohjeen löydät RAY:n verkkosivujen aineistopankista. Avustuksen saajalla, jolla on useampi Ak- ja/tai C-avustus, mutta ei yleisavustusta, voidaan yleishallintoon kuuluvan työntekijän tietylle avustuskohteelle tehtävästä muusta kuin yleishallinnollisesta työstä palkkakulut tältä osin katsoa avustuskohteen välittömiksi kuluiksi. Tällöin kuitenkin edellytetään, että kohteelle tehty välitön työ voidaan osoittaa luotettavasti esim. kohdekohtaisella työaikaraportoinnilla. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi avustuksen saajan toiminnanjohtajan palkkakulut siltä osin, kun tehty työ kohdistuu RAY:n rahoittamaan toimintaan. Mikäli henkilö toimii myös muissa tehtävissä kuin tämän avustuskohteen tehtävissä, tulee tällöinkin olla käytettävissä kohdekohtainen työaikaraportointi, jotta kohteelle toteutuvat todelliset kulut voidaan aukottomasti selvittää. Ulkopuolelta ostetut palvelut ja hankinnat Erittely ulkopuolelta ostetuista palveluista ja hankinnoista: Palveluhankinnat ja tavarahankinnat tulee erotella (7500 euroa ylittävät hankinnat) sekä eritellä koko hankinnan arvo (mikäli se on tiedossa, korkeintaan kuitenkin neljän vuoden ajanjakso). Erittele avustuksella
Ohje 12 (15) tehtävät hankinnat sekä niiden hinnat tai hinta-arviot. Ilmoita myös tavaran- tai palveluntoimittaja, mikäli se on tiedossa. Kohdasta "valitse kulutili" valitse se talousarvion rivi, jonka kulusta on kyse. Kaikki hankinnat tulee perustella hakemuksessa sanallisesti. Valitse lopuksi, onko kyseessä kilpailutettava hankinta ja kuvaa alla olevaan laatikkoon, kuinka kilpailutus tullaan hoitamaan. Voit syöttää uusia ostettavia palveluita ja hankintoja painamalla Lisää-painiketta. Hankinnalla tarkoitetaan muuan muassa tavaroiden ja palvelujen ostamista. Hankinnoissa tulee huomioida RAY:n ohjeistus hankintojen kilpailuttamisesta. RAY edellyttää, että kaikki vähänkin suuremmat hankinnat kilpailutetaan, jotta kustannukset pysyvät kurissa. Tämä voidaan tehdä pyytämällä tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavarantai palvelun toimittajalta. Lisäksi RAY-avustuksilla tehtäviin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007). Laissa säädetään niistä menettelytavoista ja toimintavelvoitteista, joita lain soveltamisalaan kuuluvien hankintayksiköiden tulee hankinnoissaan noudattaa. Tyypillisiä ulkoa ostettavia palveluja ovat vuokrattu työvoima, viestintätoimistoilta ostettavat palvelut ja asiantuntijapalvelut. Tyypillisiä tavaraostoja ovat tietokoneet, kännykät, kopiokoneet sekä pienimuotoiset toimistokalusteet kuten työpöydät ja -tuolit. Tähän ei eritellä leasing-vuokrattuja laitteita, sillä ne tulee esittää talousarvion muut kulut -ryhmän kohdassa Kone- ja laitevuokrat / leasing-maksut. Julkisen rahan osuus (valtio/kunnat/ray) haetun projektin/toiminnan tuotoista: Kerro, kuinka suuri prosentuaalinen osuus haetun projektin tai toiminnan tuotoista koostuu julkisesta rahasta. Lähipiirihankintojen käyttö: Valitse sopivin vaihtoehto. Kerro, aiotaanko toiminnassa hankkia palveluita tai tuotteita avustuksensaajan lähipiiriin kuuluvilta toimijoilta. Mikäli aiotaan, erittele alle, mikä on lähipiirihankintojen rahallinen määrä. Kuvaa myös tarkemmin, mitä lähipiiriltä aiotaan hankkia ja miksi tähän ratkaisuun on päädytty. Huomioithan esteellisyysperusteet lähipiirihankinnoista päätettäessä. Voit tarvittaessa lisätä uusia lähipiirihankintoja painamalla Lisää-näppäintä.
Ohje 13 (15) Ohjelmat Toiminnan liittyminen RAY:n avustusohjelmaan: Kysymys koskee vain projektiavustusta hakevia. Avustusohjelman valinta ei ole pakollista. Tarkempaa tietoa avustusohjelmista saat RAY:n verkkosivuilta. RAY:n avustusohjelma: Kysymys koskee vain projektiavustusta hakevia. Valitse sopivin vaihtoehto. Miksi toimintaa haetaan osaksi ohjelmaa: Kysymys koskee vain Paikka auki -kehittämishanketta hakevia. Erittele ja perustele, miksi projektia haetaan osaksi ohjelmaa ja mitä lisäarvoa näet ohjelmatoiminnassa projektin toteuttamisen kannalta. Miten ohjelmaan nivoutuminen tukee järjestön muuta työtä? Ohjelmiin haettaessa tulee selvittää, onko ohjelmaan haettavalla projektilla valmius sitoutua ohjelman edellyttämään verkostotyöskentelyyn, yhteiseen viestintään ja seurantaan. Mitä hakija odottaa ohjelmalta ja mitä annettavaa projektilla on ohjelmalle: Kysymys koskee vain Paikka auki -kehittämishanketta hakevia. Kuvaa, mitä konkreettista tukea odotat ohjelmatoiminnalta ja mitä ohjelman teemoihin liittyvää tietotaitoa, osaamista tms. järjestönne on valmis antamaan muiden ohjelmahankkeiden käyttöön. Kuvaus työntekijän työtehtävistä ja niiden vaatimuksista: Kysymys koskee vain Paikka auki -palkkausavustusta hakevia. Kuvaa konkreettisesti, mitä palkattava nuori tekee työkseen ja millaista osaamista tehtävä vaatii. Kuvaus mentoroinnin ja mahdollisen oppisopimuksen toteuttamisesta: Kysymys koskee vain Paikka auki -palkkausavustusta hakevia. Kuvaa konkreettisesti, kuinka palkattavan nuoren mentorointi järjestetään. Huomioi, ettei mentorointiin myönnetä avustusta. Mikäli nuoren palkkaus kytketään oppisopimuskoulutukseen, kuvaa myös se, minkä tutkinnon oppisopimuskoulutuksessa oleva nuori suorittaa, mitä oppisopimuskoulutus sisältää ja kuinka se järjestetään. Toiminnan liittyminen RAY:n ulkopuoliseen ohjelmaan: Valitse sopivin vaihtoehto. Mikäli toimintasi liittyy kansallisiin ohjelmiin, kerro kenttään, mihin ohjelmaan toiminta liittyy ja kuinka haettava projekti liittyy valittuun ohjelmaan. Oletko ohjelman virallinen kumppani vai ovatko projektisi tavoitteet linjassa ohjelman tavoitteiden kanssa.
Ohje 14 (15) Investointihakemusten liitteet Tällä välilehdellä olevat kohdat koskevat vain B-investointihakemuksia. Täytä aiemmin käytössä olleet investointeja koskevat lomakkeet hankkeellesi soveltuvin osin. Tukiasuntojen hankinta erityisryhmille: Jos haet avustusta tukiasuntojen hankintaan, on täytettävä 'Investointiseloste' (RAY3704). Oleellista on ilmoittaa, kuinka monta asuntoa on tarkoitus hankkia haettavalla summalla, lisäksi on kerrottava hankittavien asuntojen keskipinta-ala, hankintahinta ja asuntojen keskimääräinen neliöhinta. Ilmoita omarahoitusosuuden muoto lomakkeen kohdassa; Yhteenveto hankkeen menoista ja rahoituksesta. Ilmoita aiemmin RAY:n avustuksilla hankitut tukiasunnot lomakkeella 'Selvitys tukiasuntohankinnoista' (RAY3724). Tukiasuntojen rakentaminen ja/tai peruskorjaaminen erityisryhmille: Jos haet avustusta tukiasuntojen rakentamiseen ja/tai peruskorjaamiseen, on täytettävä 'Investointiseloste' (RAY3704). 'Huonetilaohjelma' (RAY3722) ja 'Perustamismenojen erittely' (RAY3723). RAY suosittelee käyttämään ammattirakennuttajaa rakennushankkeen kustannusarvion laadinnassa ja lomakkeen tietojen sisällön tuottamisessa. Toimitilojen hankinta ja/tai peruskorjaaminen: Jos haet avustusta toimitilojen hankintaan ja/tai peruskorjaamiseen, on täytettävä 'Investointiseloste' (RAY3704), 'Huonetilaohjelma' (RAY3722) ja 'Perustamismenojen erittely' (RAY3723). RAY suosittelee käyttämään ammattirakennuttajaa rakennushankkeen kustannusarvion laadinnassa ja lomakkeen tietojen sisällön tuottamisessa. ICT-hankinnat: Jos haet avustusta ICT-hankintoihin ja/tai käyttöomaisuuden hankintaan, liitä mukaan 'uusien ICT- ja käyttöomaisuushankintojen lomake' (RAY3708).
Ohje 15 (15) Yhteyshenkilöt Sisällöstä vastaavaksi kannattaa ilmoittaa sellainen henkilö, joka osaa vastata toiminnan sisältöä koskeviin kysymyksiin. Huomioi, että palkkatiedot ja talousarvion näkee vain se henkilö, joka on kyseisen välilehden täyttänyt. Hän voi tarvittaessa tulostaa tai tallentaa hakulomakkeen (Avaa PDF -painike) ja toimittaa sen edelleen tietoja tarvitseville.