01.02.2011 Karjalainen Kaarina 1 Kaksoisnumerot, erikoisnumerot, liitteet PerusAURORAn saapumisvalvonnassa Axiell on antanut oman ohjeensa nimeltä Aikakauslehdet, jossa on lyhyesti selostettu saapumisvalvonta ja lehden kaksois- lisä ja erikoisnumeroiden teko. Näissä ohjeissa sekä kaksosnumeroiden että lisänumeroiden tekeminen neuvotaan tehtäväksi Saapuminen Lehdet- valikon kautta. Oma suositukseni on, että kaksoisnumerot voi ottaa vastaan Lehdet -valikon kautta, mutta lisänumerot tehdään noudattaen ohjetta Uuden numeron tekeminen PerusAURORAlla. Näin lisänumeroille syntyy numeroihin selkeästi oma tunniste. Näin ei myöskään vahingossa sotketa tai muuteta jo tilauksen yhteydessä tehtyä lehtinumerointia. Tehdyt numerot siirtyvät automaattisesti Lehdet valikkoon ja ovat sen kautta saapumisvalvottavissa kaikissa niissä kirjastoissa, jonne lehteä on tilattu. Lisänumeroiden teosta pätee edelleenkin sääntö, että saapumisvalvontaan ei tehdä itse lisänumeroita, koska muuten saatetaan tehdä eri kirjastoissa samalle lehdelle tuplatietueita. Sellaisille lehdille, joita tulee myös Tampereelle Varattava-statuksella, lisänumerot tekee toistaiseksi Kaarina Karjalainen (sähköpostiosoite: kaarina.karjalainen@tampere.fi, puhelin 5656 4021) Muissa tapauksissa on katsottava kunnittain, tuleeko lehti myös jonkun toisen kirjaston kokoelmiin. Jos lehti tulee useampaan kirjastoon, on kirjastojen sovittava keskenään, missä kirjastossa tehdään lisänumeroita. Näin estetään tuplatietueiden syntyminen samalle lehdelle. Koska jo tammikuun aikana on jouduttu korjaamaan ja yhdistämään tehtyjä lisänumeroita, toivon, että tätä suositusta noudatetaan. Näin lehtirekisterimme pysyy edes jonkinlaisessa järjestyksessä.
01.02.2011 Karjalainen Kaarina 2 Kaksoisnumerot Ohjelma toimii siten, että jos vie useamman eri lehden samalla kertaa (esimerkiksi lehdet Seura ja Apu ) ja tekee ensimmäisen lehdistä (Seura) kaksoisnumeroksi, niin ohjelman mukaan seuraavakin lehti (Apu) on kaksoisnumero, vaikka se ei sitä todellisuudessa olisikaan. Jotta kaksoisnumeroa ei syntyisi, on kaksoisnumeron tekemisen jälkeen Lehtivalikosta poistuttava. Tämän jälkeen sinne voi palata tekemään muita lehtiä. Kun kaksois-/triplanumero tehdään tämän ohjeen neuvomalla tavalla, poistaa ohjelma automaattisesti muut numerot, jotka tehty numero kattaa. Muussa tapauksessa nämä numerot jäävät näkyviin. Jos lehden numero on kaksoisnumero tai se kattaa vielä useampia numeroita, lehti merkitään ensimmäiselle numerolle, jonka se kattaa. PerusAURORAssa numero merkitään aina seuraavasti: vuosiluku (= ohjelman antama vuosiluku) tyhjälyönti kaksoispiste tyhjälyönti numero tyhjälyönti väliviiva tyhjälyönti numero (esim. 2011 : 1-2 ). Tämän jälkeen täpätään ruutu Kaksoisnro. Järjestelmä ehdottaa tällöin seuraavassa ruudussa numeroa 2. Jos lehti kattaa useamman numeron, muutetaan tämä luku lukumääräksi, jonka lehti kattaa, esimerkiksi jos lehti kattaa numerot 1-4, tähän ruutuun merkitään numero 4. Kimppa-kirjastoissa on huomattava myös, että kun yksi kirjasto on tehnyt lehdestä kaksoisnumeron, niin toinen kirjasto ei enää saa täpätä kaksoisnumerokohtaan, sillä silloin ohjelma tekee lehdestä kolmoisnumeron jne. Kun joku kirjasto on tehnyt numerosta kaksoisnumeron, muut kirjastot valvovat sen saapuneeksi niin kuin normaalin numeron. Tämän jälkeen numero on valmis saapumisvalvottavaksi
01.02.2011 Karjalainen Kaarina 3 LISÄ- ja erikoisnumerot Lehden lisä-, erikois- tai teemanumerolla tarkoitetaan tässä lehtinumeroa, jonka numerointitiedot poikkeavat lehden varsinaisesta numeroinnista. Lehden kannessa saattaa olla myös mainita siitä, että lehti on erillinen teema tai erikoisnumero. Tällöin lehdelle tehdään lisänumero, eikä oteta käyttöön seuraavaa numeroa. Lehden lisä- tai erikoisnumeroita tehdessä on ensimmäiseksi tarkistettava, että kyseessä todella on lehden lisänumero, eikä lehden normaaliin numeroimisjärjestykseen kuuluva numero, jolla on myös muu nimeketieto. Tällaisia muita nimeketietoja voivat olla esimerkiksi lehden numerotiedoissa olevat sanat Autumn tai Kevyt kokki. Lehden numeroa ei katsota lehden viivakoodialueelta. Lehden numerointi tarkistetaan lehden numerotietoalueilta: lehden kannesta, lehden selkämyksestä, etu- ja sisällysluettelosivulta sekä toimitustietolaatikosta, joka saattaa olla esimerkiksi lehden lopussa. Lehden numeroita voi kotimaisten lehtien kohdalla selvittää myös esimerkiksi Internetistä lehden mediatietokortista. Myös ulkomaisilla lehdillä on mediatietopalveluja netissä, niiden löytäminen on tosin usein aikaa vievää. Lehden erikoisnumerot tehdään noudattaen ohjetta Uuden numeron tekeminen PerusAURORAssa lehdille. Lehden numero merkitään tällöin Nimi-kenttään niin kuin lehti sen ilmoittaa, esimerkiksi jos lehti ilmoittaa numeromerkinnäksi Tammikuu-helmikuu, merkitään numeroksi Tammikuu-helmikuu, ei Tammi-helmi. On tärkeää merkitä numerotiedon alkuun aina se vuosi, jonka lehtinumeroihin kyseinen lehti kuuluu. Näin eri vuosien lehdet ovat helposti yksilöitävissä. Numero merkitään kyseisen lehtinumeron Nimi-kenttään muodossa vuosi tyhjämerkki kaksoispiste tyhjämerkki nimi/numero, esimerkiksi 2011 : 3 tai esimerkiksi 2011 : Tammikuu-helmikuu.
01.02.2011 Karjalainen Kaarina 4 Tarvittaessa voi myös ko. lehtinumeron kommentti-/viestikenttää käyttää kohtuullisessa määrin lehden numerotiedon yksilöimiseen. Erota tällöin tämä numerotieto kommentti-/viestikenttään tehdystä numerotiedosta välimerkeillä piste tyhjämerkki väliviiva tyhjämerkki, esimerkkinä tästä 2011 : Tammikuu-helmikuu. vielä pakkasessa rämmitään
01.02.2011 Karjalainen Kaarina 5 Lehden liitteet Pääsääntönä on, että mikäli lehden mukana tulee liitteenä muutamaan sivun kokoinen lehtinen, ei tätä lehtistä merkitä itsenäisenä numerona saapumisvalvontaan. Tällöin voi kyseisen lehden kommentti/viestikenttään kirjoittaa numeron jälkeen huomautuksen tästä liitteestä. Muista tällöin kommentti-/viestikentässä erottaa lehden numero sen liite-huomautuksesta välimerkeillä piste tyhjämerkki väliviiva tyhjämerkki (. - ). Tästä esimerkkinä Kommentti-kenttä: 2011 : 1. - Lehdessä liite: Oi armas aika entinen Jos lehden liite on niin laaja, että sen voi ajatella erillisenä lehtenä, tehdään siitä lehti noudattaen ohjetta Uuden numeron tekeminen PerusAURORAlla. Liite-lehden numero merkitään tällöin Nimi-kenttään niin kuin liite sen ilmoittaa, esimerkiksi, jos liite ilmoittaa numeromerkintänä Tammikuu-helmikuu, sitä ei lyhennetä muodossa Tammi-helmi. Liite-lehden numero merkitään Nimi-kenttään muodossa vuosi tyhjämerkki kaksoispiste tyhjämerkki nimi/numero, esimerkiksi numero 2011 : 4 tai 2011 : Aurorasta aamunkoittoon. On tärkeää merkitä numerotiedon alkuun aina se vuosi, jonka lehtinumeroihin kyseinen liite kuuluu. Näin eri vuosien lehdet ovat helposti yksilöitävissä.
01.02.2011 Karjalainen Kaarina 6 Liite-lehden kommentti/viesti-kenttään voi numerotiedon lisäksi merkitä huomautuksen siitä, että kyseessä on lehden liite. Erota tämä huomautus välimerkeillä piste tyhjämerkki väliviiva tyhjämerkki (esimerkiksi 2011 : Aurorasta aamunkoittoon. Liite lehteen Koepohja numero 2011 : 3) Sellaiset lehtien liitteet, joissa ei ole selkeitä toimittajan kirjoittamia artikkeleita, on järkevää jättää laittamatta lainkaan rekisteriin. Usein ne ovat vain jonkinlaisia mainoksia.