19.3.2013 1 KÄSIKIRJA 1. Käsikirjan tausta Paras-lainsäädännön mukainen yhteistoiminta-alue on toiminut kuusi vuotta ja uusi yhteistoimintasopimus tulee käsittelyyn siten, että se astuu voimaan 1.1.2014. Tämä käsikirja keskittyy yhteistoimintakokonaisuuden ja erityisesti eri toimijoiden roolien kirkastamiseen sekä yhteisten hallinnollisten prosessien kuvaamiseen Päijät-Hämeen läntisen perusturvapiirin yhteistoiminta-alueella. Käsikirjassa on kuvattu toiminnan olennaisimmat määrittelyt, vastuut, tavoitteet ja toiminta. Käsikirja hyväksytään sopimuskuntien kunnanhallitusten yhtäpitävin päätöksin. Vastaavasti sitä tarkistetaan tarvittaessa sopimuskuntien kunnanhallitusten yhtäpitävin päätöksin. 2. Yhteistoiminnan tarkoitus Yhteistoiminnan tarkoituksena on, että (Asikkalan), Hollolan, Hämeenkosken, Kärkölän ja Padasjoen kuntien sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestäminen täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset. Yhteistoiminnassa on kyse kuntien järjestettäväksi säädettyjen lakisääteisten sosiaali- ja terveydenhuollon sekä kuntien yhteisesti päättämien muiden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisestä. Yhteistoiminta ei koske lasten päivähoidon järjestämistä, joka kunnissa on siirretty sivistystoimen tehtäväksi. Yhteistoiminnan tavoitteena on turvata, että yhteistoiminta-alueen väestö saa tasa-arvoisella ja oikeudenmukaisella tavalla lakisääteiset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut sopijapuolten taloudellisten voimavarojen puitteissa, vahvistaa omistajaohjausta, parantaa tuottavuutta sekä purkaa päällekkäisiä toimintoja ja rakenteita sekä hillitä kuntien sosiaali- ja terveyspalveluiden kustannusten kasvua. Yhteistoiminta toteutetaan vastuukuntamallilla, jossa (Asikkalan), Hämeenkosken, Kärkölän ja Padasjoen kunnat ovat antaneet sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut Hollolan kunnan järjestettäväksi. Sopimuskunnille tai sen viranomaiselle laissa säädetyt tehtävät, jossa toimivaltaa voidaan siirtää viranhaltijalle, annetaan virkavastuulla Hollolan kunnan viranhaltijoiden hoidettavaksi (Kuntalaki 76 3 mom.). 3. Yhteistoiminta-alueen toimijat, roolit, vastuut 3.1. Valtuustot päättävät: rahoituksesta o Valtuustot tekevät määrärahavaraukset talousarvioon palveluiden maksuosuuksiin sekä tarvittavat muutokset talousarviovuoden aikana luottamushenkilövalinnoista lautakuntaan, palvelusopimuksesta perusturvalautakunnan ja kunnanhallituksen ohella, hallintosäännöstä riippuen sosiaali- ja terveystoimen, lainsäädännössä määritellyistä strategisista asiakirjoista 3.2. Kunnanhallitukset päättävät: omistajaohjauksesta suhteessa perusturvalautakuntaan. o kunnan omien lautakunnan edustajien ohjaus. o omistajien yhteisen näkemyksen etsiminen, jotta lautakunta voi toteuttaa omaa tehtäväänsä menestyksellisesti. palvelusopimuksesta perusturvalautakunnan ohella, hallintosäännöstä riippuen lausunnoista ja kannanotoista sosiaali- ja terveystoimen strategisiin asiakirjoihin 3.3. Hollolan kunnan eli vastuukunnan rooli Peruspalvelukeskus Oiva on osa Hollolan kunnan konsernia. Tähän perustuen Hollolan kunnalla on konserniohjausoikeus Peruspalvelukeskus Oivaan. Konserniohjaus tarkoittaa sitä, että kunnan yleiset johto- ja ohjesäännöt koskevat myös Peruspalvelukeskus Oivaa.
19.3.2013 2 3.4. Perusturvalautakunta 3.5. Valmistelutyöryhmä 3.6. Kunnanjohtajat Hollolan kunnanhallitus on vastuussa koko konsernin toiminnan ohjauksesta. Ohjaus Peruspalvelukeskus Oivan osalta kohdistuu talouteen ja henkilöstöön sekä toiminnan juridiseen valvontaan. Järjestämisvastuu toteutuu sillä, että yhteislautakuntana toimivalla perusturvalautakunnalla on itsenäinen valmistelu-, päätöksenteko- ja toimeenpanokyky sekä mahdollisuus tehdä poliittisesti arvotettuja linjausvalintoja sosiaali- ja terveystoimen palveluista annettujen taloudellisten raamien ja lainsäädännön puitteissa. Erikoissairaanhoidon ja ympäristöterveydenhuollon palvelut sopimuskunnille tuottaa pääsääntöisesti Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveyskuntayhtymä. Näiden palvelujen määrärahat osoitetaan peruspalvelukeskus Oivan käyttöön, jotta peruspalvelujohtaja voi lautakunnan alaisena ohjata sosiaali- ja terveyspalvelujen kokonaisuutta kokonaistaloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Perusturvalautakunta päättää sopimuskuntien sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisestä. Tähän päätöksentekoon kuuluu keskeisesti sen päättäminen: mitä palveluja annetaan (palvelujen kriteerit), missä palveluja annetaan (palveluverkosto) ja miten palveluja tuotetaan (tehokas ja toimiva palvelutuotanto, henkilöstömitoitukset). Koostuu kunnanjohtajista ja peruspalvelujohtajasta ja sen roolina on yhteen sovittaa kuntien tavoitteet palvelusopimukseksi ja palvelukuvauksiksi. Valmistelutyöryhmä tekee esityksiä ja antaa suosituksia lautakunnalle mm. seuraavista asioista: Kustannuksiin ja laatutasoon liittyen Järjestämistapaan liittyen Palvelutasoon liittyen Erikoissairaanhoitoon liittyen Ulkopuolisen asiantuntija-arvioinnin tilaamiseen liittyen Kunnanjohtajien tehtävänä yhteistoiminnan osalta on: Koota kunnanhallituksien/valtuustojen evästykset Peruspalvelukeskus Oivalle ja viestittää ne osaksi valmistelutyöryhmän ja johdon työtä o Kunnan tahtotilan kiteyttäminen Yhteensovittaa kuntien erilaiset tarpeet; mikä on mahdollista ja järkevää Välittää aktiivisesti tietoa peruspalvelukeskus Oivan toiminnoista ja yhteistyöstä kunnanhallitukselle ja valtuustolle o Tarvittavien infotilaisuuksien järjestäminen kunnassa peruspalvelukeskus Oivan toimintakokonaisuudesta 3.7.Peruspalvelukeskus Oiva Peruspalvelukeskus Oiva on Hollolan kunnan taseyksikkö. Peruspalvelukeskus Oivan perustehtävänä on tuottaa lakisääteiset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut yhteistoiminta-alueelle. Peruspalvelukeskus Oivan toiminta muodostuu viidestä tulosalueesta: hyvinvointi, sosiaalipalvelut, koti- ja asumispalvelut, terveyden- ja sairaanhoidon palvelut sekä hallintopalvelut. Oiva tuottaa palvelut joko omana toimintana tai ostopalveluna. Tavoitteena on vahvistaa perustason toimintoja ja muokata palvelurakennetta avopainotteiseen suuntaan, huomioon ottaen asiakkaiden tarpeet ja lainsäädännön velvoitteet. Toiminnan lähtökohtana on
19.3.2013 3 ennaltaehkäisy, toimivat, oikea-aikaiset palveluprosessit sekä kokonaistaloudellisuus kuntien taloudellisten voimavarojen puitteissa. 3.8. Peruspalvelujohtaja (toimialajohtaja) Peruspalvelukeskuksella on johtaja, joka on virkasuhteessa Hollolan kuntaan ja hänet valitaan Hollolan kunnan hallintosäännön mukaisesti. Hollolan kunta kuulee valintaprosessissa sopimuskuntia. Peruspalvelujohtajan esimies on Hollolan kunnanjohtaja. Peruspalvelujohtaja vastaa Peruspalvelukeskus Oivan operatiivisesta toiminnasta. Peruspalvelujohtaja toimii perusturvalautakunnan esittelijänä ja järjestämisvastuullisena viranhaltijana. 4. Kuntien vaikutusmahdollisuudet Kuntien vaikuttaminen tapahtuu palvelusopimuksen, palvelukuvauksien ja vuosittaisen talousarvion kautta. 5. Vuosittainen palvelusopimusprosessi Talousarvion laadintaprosessi käynnistyy toukokuussa pidettävällä valmistelutyöryhmän ja Peruspalvelukeskus Oivan tulosalueiden johtajien kokouksella. Ennen kesäkuun loppua peruspalvelukeskuksen johto käy jokaisen jäsenkunnan kanssa erilliskeskustelun palvelusopimusluonnoksesta. Elo-syyskuussa pidetään yhteiskokous kuntien edustajien kesken. Kokouksessa esitellään peruspalvelukeskuksen toiminta ja talous keskeisine muutoksineen sisältäen talousarvioehdotuksen ja kuntakohtaisen kustannusjaon. Perusturvalautakunta käsittelee talousarvion ja suunnitelman seuraaville 3 vuodelle ja antaa esityksensä 30.9. mennessä Hollolan kunnanhallitukselle. Lokakuussa sopimuskuntien kunnanhallitukset hyväksyvät palvelusopimukset talousarvioesityksineen oman kuntansa osalta. 6. Ohjausjärjestelmäasiakirjat 6.1. Järjestämissuunnitelma Samaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymään kuuluvien kuntien on laadittava terveydenhuollon järjestämissuunnitelma, mikä perustuu alueen väestön terveysseurantatietoihin ja palvelutarpeeseen. Suunnitelmasta on neuvoteltava sairaanhoitopiirin kuntayhtymän kanssa. Suunnitelmassa on sovittava kuntien yhteistyöstä, terveyden ja hyvinvoinnin edistämistä koskevista tavoitteista ja vastuutahoista, terveydenhuollon palvelujen järjestämisestä, päivystys-, kuvantamis- ja lääkinnällisen kuntoutuksen palveluista sekä tarvittavasta yhteistyöstä perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon, sosiaalihuollon, lääkehuollon ja muiden toimijoiden kesken. Suunnitelma on laadittava valtuustokausittain ja sen hyväksyy sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Suunnitelman hyväksymisen edellytyksenä on, että kuntayhtymään kuuluvista jäsenkunnista vähintään kaksi kolmannesta sitä kannattaa ja niiden asukasluku on vähintään puolet kaikkien jäsenkuntien yhteenlasketusta asukasluvusta. Kuntien ja kuntayhtymän on yhdessä arvioitava suunnitelman toteutumista vuosittain sekä tehtävä siihen tarvittaessa muutokset. Perusturvalautakunta antaa järjestämissuunnitelmasta lausunnon sairaanhoitopiirille.
19.3.2013 4 6.2. Palvelusopimus Palvelusopimus on sitova asiakirja. Siinä sovitaan kunkin kunnan ja peruspalvelukeskus Oivan välillä toiminnan ja talouden raamit seuraavan vuoden osalta. Asiakirja sisältää palvelukuvauksen. Palvelukuvaus palvelukuvaus sisältää tiedon palveluista ja niiden sisällöstä kunnittain tuotteistusasiakirjan perusteella, tiedon arvioidusta palvelutarpeesta kunnittain (palvelusuoritteiden määrästä), palvelujen kohderyhmät sekä kohderyhmissä tapahtuvat muutokset kunnittain, tiedon palvelun laadusta, hoitotakuun toteutumisesta, jonotusajat sekä kustannustason muutokset, ulkopuolisen palvelutuottajan tai muiden toimialojen kanssa yhteistoiminnassa tuotettavat palvelut, palvelurakennemuutokset, asiakasvaikuttamisen muodot (esim. vanhus- ja vammaisneuvosto), tavoiteltavat vaikutukset kuntalaisten hyvinvointiin ja terveyteen Talousarvio sisältää tiedot kustannuksista kunnittain. 6.3. Muut toimintaa ohjaavat asiakirjat 6.4. Johtosäännöt 7. Tiedonvälitys Kuntien yhteistoiminnan johtamisen ja ohjaamisen välineitä ovat kuntien omat hyvinvointikertomukset (käsittely tapahtuu kunkin kunnan valtuustoissa). Muut asiakirjat ovat: Peruspalvelukeskus Oivan palvelustrategia, Suunnitelma ikääntyneen väestön tukemiseksi Suunnitelma lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistämiseksi ja lastensuojelun järjestämiseksi ja kehittämiseksi Neuvolatoiminnan, koulu- ja opiskelijaterveydenhuollon sekä lasten ja nuorten ehkäisevän suun terveydenhuollon toimintaohjelma sekä Vammaispoliittinen ohjelma. lautakunnan ja toimialan toimintaa ohjaa Hollolan kunnan hallintosääntö ja konserniohjeet sekä muut Hollolan kunnan ohje- ja johtosäännöt. perusturvatoimialan johtosäännön hyväksyy Hollolan kunnanvaltuusto kuultuaan sopimuskuntia johto- ja ohjesäännöissä linjataan asioita siten, että kunnan toiminta- ja päätöksentekomalli on yhtenäinen. Tällä tavoitellaan ennakoitavaa, läpinäkyvää, tehokasta ja oikeudenmukaista sekä kuntalaisia itseään aktivoivaa toimintamallia koko konsernin tasolla. Lähtökohtaisesti päätösvaltaa ja toimivaltaa delegoidaan viranhaltijatasolle laajasti siten, että lautakunta voi keskittyä varsinaiseen ydintehtäväänsä: kokonaisuuden ohjaamiseen ja johtamiseen. Kuntien ja peruspalvelukeskus Oivan välinen nopea ja avoin tiedonkulku on olennainen osa luottamukseen perustuvaa toimintaa. Kaikista toimintaan ja talouteen kohdistuvista merkittävistä asioista on tiedotettava välittömästi suoraan kuntajohtajille. Kunnanjohtajien tehtävänä on jakaa tietoa eteenpäin eri kohderyhmille kunnassaan.
19.3.2013 5 Osavuosikatsaus Osavuosikatsaukset annetaan sopimuskunnille kolme kertaa vuodessa: 1-4 kk toteutuma/ kesäkuun 5. päivään mennessä, 1-8kk toteutuma/ lokakuun 5. päivään mennessä sekä tilinpäätös/maaliskuun 5. päivään mennessä. Katsaus pitää sisällään ainakin seuraavat tiedot: a. talousarvion toteutuminen vrt. ed. vuosi ja talousarvio sekä arvio koko vuoden toteutumasta b. palvelutoiminnan toteutumisen poikkeamat ja perusteet c. tuleva ennakointi/paineet mahdollisten ylitysten osalta (sekä toiminnan että talouden osalta) d. toimenpiteet, joihin Peruspalvelukeskus on ryhtynyt mahdollisten ylitysten/ylitysennusteiden pohjalta ja mahdolliset talousarvion muutosesitykset 8. Kustannustenjakoperusteet ja kohdentaminen 9. Laskutus 10. Yli- ja alijäämä Kustannuksista avustukset, tuet sekä ostopalvelusopimusten kustannukset (ns. kauttalaskutus) kohdennetaan kullekin kunnalle aiheuttamisperiaatteen mukaan. Suoritehintoihin perustuva Oivan oman toiminnan laskutus jakaantuu yksikkökohtaiseen laskutukseen ja keskihintalaskutukseen. Laskutuksessa on vähitellen siirrytty keskihintojen käyttämisestä yksikköhintojen suuntaan. Yksikkökohtaiseen laskutukseen voidaan siirtyä mahdollisimman pitkälle siltä osin, kun se on teknisesti ja taloudellisesti järkevää ja kunnille aidosti merkityksellistä. Vuoden 2012 tilinpäätöksen perusteella laskutus jakaantui edellä mainittujen kesken seuraavasti - kauttalaskutus 23 % - yksikkökohtainen laskutus 40 % - keskihintalaskutus 37 %. Muut kuin aiheuttamisperiaatteen mukaisesti laskutettava palvelut ja niiden laskutus sovitaan vuosittain erikseen. Peruspalvelukeskuksen palveluille on määritelty hinnat perusturvalautakunnan hyväksymien laskentaperiaatteiden mukaisesti. Palveluista laskutetaan käytön mukaisesti. Avustukset ja tuet sekä ostopalvelusopimusten kustannukset laskutetaan todellisen suuruisina. Kunnat maksavat kuukauden 11. päivä maksuosuusennakon, joka on 1/12 talousarvioon varatusta maksuosuudesta. Ennakkomaksuja korjaava suorituslaskutuksen tasauslasku laskutetaan kunnilta siten, että eräpäivä on viimeistään laskutuskuukautta seuraavan kuukauden 28. päivä. Kauttalaskutuksen tasauslasku laskutetaan kyseisen kuukauden kirjanpidon valmistuttua. Tasauslaskun eräpäivä on kuukauden 11. päivä. Maksun viivästyessä Hollolan kunta perii korkolain 4 3 momentin mukaisen viivästyskoron. Taseyksikön lähtökohtana on, ettei se tee yli- tai alijäämää. Peruspalvelukeskuksen toimintakertomuksessa on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä. Lähtökohtana on, että mahdollinen ylijäämän palauttaminen tai alijäämän kattaminen tehdään edellisvuoden toteutuneen suoritelaskutuksen suhteessa.
19.3.2013 6 11. Tukipalvelut Peruspalvelukeskus Oiva järjestää tarvitsemansa tukipalvelut Hollolan kunnan omana tuotantona, yhteistyössä muiden sopimuskuntien tai kuntayhtymien kanssa tai ostopalveluina. Peruspalvelukeskus tekee tukipalveluiden hankinnasta kuntien tai muiden tuottajien kanssa palvelusopimukset, joiden mukaan toimitaan. 12. Ulkopuolelta hankittavat palvelut Peruspalvelukeskuksella on oikeus määrärahojen puitteissa hankkia palveluja myös ulkopuolelta kilpailuttamalla itse tai seudullisen hankintayhteistyön puitteissa. Peruspalvelukeskuksella on oltava sopimusrekisteri sopimusten valvonnan mahdollistamiseksi. 13. Vuokrahinnan perusteet 14. Investoinnit Oivalle vuokrattujen toimitilojen vuokra koostuu pääomavastikkeesta, korjausvastuusta ja ylläpitovastikkeesta. Pääomavastike lasketaan kiinteistötietojärjestelmästä saatavan nykyhinnan mukaan. Nykyhinta määritellään käyttämällä Haahtela-indeksialuetta neljä (4). Pääomavastike lasketaan kolmen (3) prosentin korkokannan mukaisesti. Indeksin lähtötasona käytetään vuokran allekirjoituksen ajankohtana voimassa olevaa indeksiä. Korjausvastuu määräytyy kiinteistötietojärjestelmän mukaisesti. Ylläpitovuokra sisältää lämpö-, sähkö- ja vesikustannukset, jätehuollon sekä rakennusten ja alueiden ylläpidon ja kiinteistönhoidon kustannukset. Olemassa olevien tilojen ylläpitovuokra lasketaan edellisen vuoden toteutuneiden kustannusten mukaisesti tarkistettuna Kiinteistöjen ylläpidonkustannusindeksillä. Indeksin lähtötasona käytetään vuokrasopimuksen allekirjoituksen ajankohtaa. Uusien tilojen ylläpitovuokra määräytyy suunnittelijoiden tekemien kulutusarvioiden mukaisesti. Ylläpitovuokran tarkistus tehdään kahden vuoden toteutuneiden kulutustietojen perusteella. Tarvittaessa tehdään kustannustasaus. Tämän jälkeen vuokra määräytyy olemassa olevien tilojen ylläpitovuokran mukaisesti. Vuokran tarkistus tapahtuu kerran vuodessa huhtikuun alusta. Vuokran tarkistukset tehdään käyttämällä edellisen vuoden joulukuun indeksiä. Tarkistettu vuokra tulee voimaan seuraavan vuoden alusta. Investoinnit päätetään johtosäännön ja määrärahan puitteissa. Vuosittaiset investoinnit esitetään talousarviokäsittelyn yhteydessä kunnille ja investointien osalta harkitaan, käytetäänkö leasing-menettelyä vai investoinnin hankintaa taseyksikön omaksi. Sopimuskunnan on mahdollista osallistua merkittävien taseyksikölle hankittavien investointien rahoittamiseen maksuosuuksilla. Mahdollisista sopimuskuntien osallisuudesta sovitaan vuosittain talousarvion yhteydessä.