Tiliorganisaatioiden muuttamisen ohje 14.4.2005, versio 1.0
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 2 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO...3 2 KÄSITTEIDEN MÄÄRITTELYÄ...4 2.1 Valtion kirjanpito... 4 2.2 Valtion keskuskirjanpito... 4 2.3 Tilivirasto... 4 2.4 Maksupiste... 5 2.5 Maksuliiketilit... 5 2.6 Ministeriön tulosohjaama virasto tai laitos... 5 2.7 Toimiala... 5 2.8 Politiikkalohko... 5 2.9 Tilintekijä... 6 2.10 Y-tunnus... 6 2.11 Työnantajatunnus, aiemmin VHS-virastotunnus... 6 3 UUDEN TILIVIRASTON PERUSTAMINEN...7 4 TILIVIRASTOJEN YHDISTÄMINEN...8 4.1 Päätöksenteko... 8 4.2 Peruskartoitukset... 8 4.3 Yhdistetyn tiliviraston toimialat ja politiikkalohkot... 8 4.4 Yhdistetyn tiliviraston laskennan rakenteen määrittely... 9 4.5 Tilirakenteen yhtenäistäminen... 10 4.6 Raportointi... 11 4.7 Tiliviraston taloussääntö ja muut määräykset ja ohjeet... 11 5 TILIVIRASTON KIRJANPIDON LOPETTAMINEN...12 5.1 Lakkaavan tiliviraston tilinpäätös... 12 5.2 Tilivirastojen kirjanpitojen yhdistelykirjaukset ja ilmoitukset Keskuskirjanpitoon... 12 6 MAKSUPISTEIDEN PURKAMINEN...14 LIITE 1: Tilinpäätöksen laskelmien ja liitteiden vastuut LIITE 2: Esimerkki sisäasiainministeriön hallinnonalan toimialojen jakautumisesta LIITE 3: Tapahtumamäärien ja käyttäjätietojen keräilylomake LIITE 4: Taloushallinnon työnjako ennen ja jälkeen maksupisteiden purkamisen LIITE 5: Maksupisteorganisaation purkamisen tehtävät LIITE 6: Maksupisteiden purkamisen projektisuunnitelman malli
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 3 1 Johdanto Tämä ohje on tuotettu Kieku-ohjelmassa. Valtiovarainministeriö on valmistellut valtion tuottavuuden parantamista ja on osana valtion oman toiminnan tuottavuuden kehittämistä antanut Valtiokonttorille toimeksiannon valmistella ja käynnistää valtion hallinnollisia tukipalveluja koskevan laajan, usean vuoden mittaisen talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämisohjelman (Kieku-ohjelma). Tuottavuuden parantamiseksi talous- ja henkilöstöhallinnon volyymi- ja transaktiopohjaiset toiminnot keskitetään palvelukeskuksiin. Palvelukeskusten peruspalveluvalikoiman ja volyymin, kuten esimerkiksi ostolaskujen käsittelyn ja muun kirjanpidon sekä palkkahallinnon prosessien ja tapahtumamäärien tulee olla jokaisessa toimipisteessä riittävän suuria. Näin turvataan palvelukeskuksen tuottavuus ja palvelukyvyn jatkuva kehittäminen. Taloushallintopalvelujen hankkiminen palvelukeskukselta edellyttää tiliviraston ja siihen kuuluvien virastojen ja laitosten talous- ja henkilöstöhallinnon yhdenmukaistamista ja toimintojen keskittämistä ennen siirtymistä palvelukeskuksen asiakkaaksi. Tärkeitä toimenpiteitä ovat maksupisteitten purkaminen ja muiden hajautettujen toimintojen keskittäminen. Pienten tilivirastojen yhdistäminen ja jopa koko hallinnonalan kokoaminen yhteen tilivirastoon lisää volyymietuja. Tämän ohjeen tavoitteena on antaa perustietoa ja työvälineitä tiliorganisaatiomuutosten toimeenpanoon. Käsitteiden määrittelyssä esitetään valtion tiliorganisaation eri osat ja niiden tehtävät. Tilivirastojen perustaminen, lopettaminen ja yhdistäminen kuvataan pääpiirteissään, samoin maksupisteiden purkaminen ja tiliviraston maksuliikeja kirjanpitotoimintojen keskittäminen. Työvälineiksi tarkoitetut osat ovat liitteinä. Niissä on mm. maksuliike- ja kirjanpitotoimintojen keskittämistä varten esimerkinomainen projektisuunnitelma. Tämä ohje alkaa siitä, että hallinnonalalla tai virastossa on tehty päätös tiliorganisaation muuttamisesta. Toisin sanoen ohjeessa ei esitellä tähän päätöksentekoon liittyviä vaiheita. Päätöksenteossa tulee aina ottaa huomioon henkilöstö ja käydä tarvittavat keskustelut henkilöstön ja heidän etujärjestöjensä kanssa. Kiitos Sisäasiainministeriölle, Rajavartiolaitokselle sekä erityisesti Tiina Lundgrenille Rajavartiolaitoksen esikunnasta, jonka tekemää suunnitelmaa olemme käyttäneet erityisesti maksupisteiden yhdistämisen osuudessa. Lisätietoja antavat Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksesta erikoistutkija Lumia Lehto puh. 09-772 5421 ja taloushallintoasiantuntija Sami Rantanen puh. 09-7725 8713. Sähköpostiosoitteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi@valtiokonttori.fi.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 4 2 Käsitteiden määrittelyä 2.1 Valtion kirjanpito Valtion kirjanpitoon kuuluvat virastojen ja laitosten kirjanpito, talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpito sekä valtion keskuskirjanpito. (TaA 41 ) 2.2 Valtion keskuskirjanpito Valtion keskuskirjanpitoon kerätään tilivirastojen tilitiedot, joiden perusteella laaditaan Valtiokonttorissa valtion pääkirjat. (TaA 53 ) 2.3 Tilivirasto Valtion talousarviotalous on kirjanpitovelvollinen talousyksikkö. Talousarviotalous jakautuu tilivirastoihin, joiden ohjauksessa voi toimia maksupisteitä ja tilintekijöitä. Tilivirastolle on talousarvioasetuksessa säädetty seuraavat vastuut ja tehtävät: tiliviraston tilinpäätöksen laatiminen (23 ); valtion maksuliikkeen ja kirjanpidon hoito (23 ); tilinpäätöksen allekirjoittaminen (63 ); sisäinen valvonta (69 ); taloussäännön vahvistaminen (69b ). Valtiovarainministeriö määrää asianomaisen ministeriön esityksestä, mitkä virastot ja laitokset toimivat tasavallan presidentin kanslian sekä ministeriöiden lisäksi tilivirastoina. Asianomaisen ministeriön tulee tarvittaessa tehdä valtiovarainministeriölle esitys tilivirastoksi määräämisen muuttamisesta. (TaA 24 ) Valtion tiliorganisaatiotyöryhmän muistiossa (VM 1995:5) on esitetty tiliviraston perustamiseen liittyvät periaatteet: ministeriö on aina tilivirasto muut tilivirastot ovat suoraan ministeriön alaisia virastoja ja laitoksia ja tilivirasto on hallinnollinen, taloudellinen ja toiminnallinen kokonaisuus, jolla on tästä kokonaisuudesta vastaava johto ja jossa valtasuhteet ovat selkeät. Tiliviraston kirjanpito Virastojen ja laitosten kirjanpito sekä keskuskirjanpito muodostuvat liikekirjanpidosta ja talousarviokirjanpidosta sekä valtuuskirjanpidosta. (TaA 61 ) Tilivirastoilla on velvollisuus toimittaa tiedot kirjanpidostaan ja tilinpäätöksestään Valtiokonttorille valtion keskuskirjanpitoon valtion kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimista varten. Valtiokonttori antaa määräyksellä tietojen toimittamisen sisällön, muodon ja määräajat. Tilivirasto voi päättää ostaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja palvelukeskukselta tai muulta soveltuvalta palveluntuottajalta.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 5 2.4 Maksupiste Tilivirasto voi hajauttaa maksuliikkeensä hoidon alaisina toimiville maksupisteille. (TaA 25 ) Maksupisteen kirjanpito Jos tiliviraston kirjanpito on hajautettu maksupisteisiin, tiliviraston päiväkirja sekä liikekirjanpidon pääkirja ja talousarviokirjanpidon pääkirja muodostuvat maksupisteiden päiväkirjoista sekä liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon pääkirjoista. Maksupisteiden liikekirjanpidon pääkirjasta ja talousarviokirjanpidon pääkirjasta on kuukausittain laadittava tiliviraston käsittävä yhdistelmä. (TaA 50 ) 2.5 Maksuliiketilit Tilivirastolla tulee olla maksuliikettään varten erikseen tulotili ja menotili. Jos tilivirastolla on useita tulotilejä ja menotilejä, tulee tilivirastolla olla myös yleinen tulotili ja yleinen menotili. (TaA 28 ) Valtiokonttorin määräyksen mukaan maksupisteillä voi olla omat tulo- ja menotilinsä, jotka tyhjennetään ja katetaan tiliviraston yleisiltä tileiltä. 2.6 Ministeriön tulosohjaama virasto tai laitos Tulosohjattava virasto on valtion tulosohjausjärjestelmän perusyksikkö. Kukin ministeriö tekee tulossopimuksen kaikkien omalle hallinnonalalleen kuuluvien tulosohjattavien virastojen kanssa tulostavoitteista ja resursseista. Yksi tilivirasto voi muodostua yhdestä tai useammasta tulosohjattavasta virastosta. Ministeriöt voivat tehdä tulossopimuksia myös toisille hallinnonaloille kuuluvien virastojen kanssa, jos nämä virastot hoitavat ko. ministeriön toimialaan kuuluvia asioita. Ministeriön tulosohjaaman viraston tai laitoksen tulee tehdä säädetyt kohdat sisältävä tiliviraston toimintakertomus (TaL 21, TaA 63 ja 65a ). 2.7 Toimiala Valtioneuvoston ohjesäännön 3 luvussa Ministeriöt ja niiden toimialat on säädetty ministeriön johdettavana olevan hallinnonalan toimiala ja tehtävät sekä ministeriölle hallinnonalansa johtavana virastona kuuluvat hallinnonalan yleiset ohjaustehtävät. Viraston ja laitoksen toimiala ja tehtävät on säädetty siitä annetussa asetuksessa. Työjärjestys on viraston (ml. ministeriöt) sisäinen normi, jossa on määritelty viraston sisäinen tehtävien ja toimivallan jakautuminen. 2.8 Politiikkalohko Politiikkalohkolla tarkoitetaan ministeriön vastattavana olevaa yhtä laajaa tehtäväkokonaisuutta, jota käytännössä voi hoitaa yksi tai useampi virasto. Esimerkkeinä politiikkalohkoista voidaan mainita kauppa- ja teollisuusministeriön hallinnonalan elinkeinopolitiikka tai sisäministeriön hallinnonalan pelastustoimi.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 6 2.9 Tilintekijä Tilivirasto voi, mikäli sitä on pidettävä tarkoituksenmukaisena, tilitystä vastaan siirtää joidenkin menojen maksamisen tai tulojen perimisen muun kuin tiliviraston itsensä suoritettavaksi. Edellä tarkoitettua tilityksen tekijää nimitetään tilintekijäksi. (TaA 25 ) Tässä oppaassa käsitellyt tiliorganisaatioiden muutokset eivät suoranaisesti vaikuta tilintekijöihin muutoin kuin mahdollisesti heidän käyttämiensä maksuliiketilien osalta. 2.10 Y-tunnus Y-tunnus on Yritys- ja yhteisötietolain (16.3.2001/244) mukainen yksilöivä tunnus, jolla rekisteröidään mm. arvonlisäverovelvollisten, ennakkoperintä- ja työnantajarekisteriin kuuluminen. Kotimaan arvonlisäverotuksessa virastot ja laitokset kuuluvat pääsääntöisesti Suomen valtio arvonlisäverovelvolliseen, jolla on yksi y-tunnus. Valtiokonttorin kotisivuilla on epävirallinen luettelo näistä virastoista ja laitoksista. 2.11 Työnantajatunnus, aiemmin VHS -virastotunnus Valtiokonttorin Vakuutus -toimiala ylläpitää työnantajatunnusrekisteriä. Työnantajatunnus on 6-merkkinen numero, jossa alussa on tilivirastotunnus. Työnantajatunnuksella rekisteröidään Valtionkonttorin hoidossa olevat työnantajamaksut ja valtion palvelussuhdetiedot. Tael -maksut muille eläkevakuutusyhtiöille maksetaan ja ilmoitetaan y-tunnuksella.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 7 3 Uuden tiliviraston perustaminen Tiliviraston perustamiseksi tarvitaan valtiovarainministeriön määräys. Valtiovarainministeriö antaa määräyksen ministeriön esityksestä. Tilivirasto itse päättää maksupisteiden ja tilintekijöiden perustamisesta. Tilivirastolla on keskuskirjanpidon numerotunnus, jonka Valtiokonttori antaa kirjeellä saatuaan tiedon valtiovarainministeriön päätöksestä. Kirje annetaan tiedoksi ao. ministeriölle, Valtiontalouden tarkastusvirastolle ja valtiovarainministeriölle. Valtiokonttorin kotisivuilla julkaistaan luetteloa tilivirastoista. Tiliviraston tulee toimittaa Valtiokonttorin keskuskirjanpitoon yhteystietonsa Näitä ovat: tiliviraston nimi, virallinen nimilyhenne ja osoite suomeksi ja ruotsiksi sähköpostiosoite tiliviraston maksuliikeyhteyshenkilö kirjanpitoasioista vastaava henkilö keskuskirjanpidon siirroista vastaava henkilö sähköpostiosoite, johon toimitetaan kuittaus tietojen saapumisesta keskuskirjanpitoon henkilötietorekisterien yhteyshenkilö Maksuliiketilit pankeissa avataan Valtiokonttorin kautta määrämuotoisilla lomakkeilla. Keskuskirjanpidon tilitietojen toimittamista varten tilivirasto saa käyttäjätunnuksen keskuskirjanpitojärjestelmää hoitavan yrityksen asiakaspalvelusta.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 8 4 Tilivirastojen yhdistäminen 4.1 Päätöksenteko Ministeriö päättää hallinnonalansa tilivirastojen yhdistämisestä. Valtiovarainministeriö määrää, mitkä virastot ovat tilivirastoja, joten ministeriön tulee tarvittaessa esittää yhdistäminen valtiovarainministeriölle määrättäväksi. Tilivirasto päättää maksupisteidensä purkamisesta. 4.2 Peruskartoitukset Tilivelvollisuuden ja tulosvastuun raportoinnin toteuttamiseksi määritellään mitkä ovat talousarvioasetuksen mukaisia tulosvastuullisia ja toimintakertomuksen laatimisvelvollisia virastoja miten yhdistetyssä tilivirastossa toteutetaan eri toimialojen toimialaperusteinen tulos- ja taloudellisuusraportointi miten yhdistetyssä tilivirastossa toteutetaan raportointi tulosvastuullisten virastojen ja laitosten talousarvion toteutumisesta sekä virasto- ja laitoskohtaisista tuotoista ja kuluista selvitetään kokonaisuuteen liittyvät sisäisen valvonnan kysymykset. Samaan tilivirastoon yhdistettävien virastojen ja laitosten talous- ja henkilöstöhallinnon sekä niille tietoa tuottavien ydintoiminnan ja muiden asiaan kuuluvien tietojärjestelmien kartoitus nykytilan järjestelmien analyysi ja ongelmakohtien selvittäminen tapahtumamäärien selvittäminen. Tässä vaiheessa tehdään myös virastokohtaiset siirtymäsuunnitelmat aikatauluineen. Näihin tulee sisällyttää yksityiskohtaiset suunnitelmat yhdistettävissä tilivirastoissa ja niihin kuuluvissa virastoissa ja laitoksissa tehtyjen talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen uudelleenjärjestämisestä. 4.3 Yhdistetyn tiliviraston toimialat ja politiikkalohkot Ministeriöiden tulee laatia toimialoittaiset tuloksellisuuden kuvaukset, jotka muodostavat osan valtion tilinpäätöskertomuksesta. Raportoinnin suunnittelussa hyvä työväline on taulukko, jossa todetaan yhdistettävät tilivirastot ja niihin kuuluvat muut virastot ja laitokset sekä niiden tehtäviin kuuluvat toimialat ja politiikkalohkot. Myös tulossopimukset toisten hallinnonalojen ministeriöiden kanssa tulee kartoittaa raportointia varten. Liitteenä 2 on hahmotelma sisäasiainministeriön tilivirastojen ja toimialojen kuvauksesta.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 9 4.4 Yhdistetyn tiliviraston laskennan rakenteen määrittely Laskennan rakenteessa tilivirasto on talousraportoinnin ylin taso, jonka vastuulla on taloushallinnon ohjaus, tiliviraston tilinpäätös, kirjanpito, maksuliike ja taloussääntö. Kirjanpidon raporteista tilivirastotasolla tuotetaan päivä- ja pääkirjat, talousarvion toteumalaskelma, tuotto- ja kululaskelma sekä tase. Tiliviraston vastuulla ovat myös tilinpäätöksen liitteet ja toimintakertomus. Laskennan rakenteessa määritellään tuodaanko tiedot osakirjanpidoista pääkirjanpitoon kuukausittain kertymätietoina vai tapahtumatasolla. Tiliviraston lisäksi ministeriön tulosohjaamilla virastoilla on velvoite antaa toimintakertomus. Tulosohjattu virasto tai laitos vastaa yleensä jostakin oman hallinnonalansa ministeriön toimialasta tai sen osasta. Ministeriöt voivat tehdä tulossopimuksia myös toisille hallinnonaloille kuuluvien virastojen kanssa, jos nämä virastot hoitavat ko. ministeriön toimialaan kuuluvia asioita. Roolit ja vastuut tiliviraston tilinpäätöstietojen toimittamisessa tulee määritellä. Tilinpäätöksen liitteiden ja tase-erittelyjen tietojenkeruun vastuut ja aikataulu suunnitellaan yksityiskohtaisesti. Liitteenä 1 on mallit tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vastuunjakotaulukoista. Virastojen ja laitosten ydintoiminnan järjestelmät, jotka tuottavat aineistoa kirjanpitoon ja maksuliikkeeseen tai tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen kuvataan mukaan laskennan rakenteeseen. Ulkopuoliselta palvelutoimittajalta ostettava toiminto esim. laskutus kuvataan myös laskennan rakenteeseen. Saatavien erittelyn tiliviraston reskontrissa ja kirjanpidossa pitää olla riittävä, jotta voidaan helposti saada selville, minkä viraston aineistosta on kysymys ja taloudellisesti ja luotettavasti suorittaa perintää ja selvittää reklamaatioita. Osto- ja muiden velkojen erittelyn tiliviraston reskontrassa ja kirjanpidossa pitää olla riittävä, jotta voidaan helposti saada selville, minkä viraston aineistosta on kysymys ja maksujen suorittaminen ajallaan ja oikeamääräisinä oikealle saajalle voidaan taata. Käyttöomaisuuden rekisteröinti liike- ja käyttöomaisuuskirjanpitoon on tehtävä niin, että virasto ja laitoskohtaiset tiedot ovat saatavilla poistojen kohdentamiseksi kustannuslaskentaan ja omaisuuden valvonnan tueksi. Käyttöomaisuuskirjanpito voi olla myös viraston tehtävänä varsinkin, jos käyttöomaisuuden valvonta liittyy läheisesti viraston substanssitoimintaan. Tällöin tulee olla toimiva yhteys tiliviraston järjestelmiin. Vaihto-omaisuuskirjanpito tai vähäisen vaihto-omaisuuden inventoinnit on tehtävä virasto- ja laitoskohtaisesti. Vaihto-omaisuuskirjanpito on yleensä viraston substanssitoimintaan liittyvänä viraston tehtävä. Valtuuskirjanpito raportoidaan tilinpäätöksessä tilivirastotasolla, mutta sen pitäminen voi olla hajautettua. Tiliviraston valtuuskirjanpito tulee ohjeistaa yhtenäisyyden takaamiseksi. Johdon laskentatoimen järjestelmät voivat olla keskitettyjä tai virasto- ja laitoskohtaisia. Tiliviraston peruskirjanpito tuottaa yleensä toteumamateriaalia sisäisen laskennan pohjaksi.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 10 Kuvio 1. Esimerkki tiliviraston ja sen alaisten tulosohjattujen virastojen kirjanpidon- ja osakirjanpitojen sekä raportoinnin järjestämisestä Tilivirasto Sähköinen kierrätys ja arkistointi Laskutus Kirjanpito Valtuuskirjanpito Myyntireskontra Johdon tietojärjestelmä Maksuliike Ostoreskontra Käyttöomaisuuskirjanpito Tulosohjattu virasto Tulosohjattu virasto Virasto Johdon tietojärjestelmä Johdon tietojärjestelmä Johdon tietojärjestelmä Laskutus Valtionavut Käyttöomaisuuskirjanpito Kassajär- jestelmä Kassajär- jestelmä Matkanhallinta Sähköinen kierrätys ja arkistointi Henkilöstöjärjestelmä Laskutus Laskutus Matkanhallinta Sähköinen kierrätys ja arkistointi Henkilöstö ja Palkanlaskenta Kassajärjestelmä Vaihtoomaisuus Käyttöomaisuuskirjanpito Henkilöstöjärjestelmä Matkanhallinta Sähköinen kierrätys ja arkistointi 4.5 Tilirakenteen yhtenäistäminen Tilirakenteessa määritellään tilivirastossa käytettävät tositelajit ja tililuokat ja niiden rakenne. Tilirakenne on kaikilla tilivirastoon kuuluvilla virastoilla ja laitoksilla sama, siten että tiliosien sisältö kuvaa samaa asiaa. Liikekirjanpidon tilikartta on kaikilla tilivirastoon kuuluvilla virastoilla ja laitoksilla sama. Kaikkia sisäisen laskennan tiliosia ei kaikkien ole pakko käyttää, jos ei ole ko. raportointitarvetta. Tilipuitteiden ylläpitovastuut tulee määritellä. Talousarviokirjanpidon tilit määrätään tilijaottelulla, jota täydennetään tarvittavassa laajuudessa tiliviraston omilla alajaotteluilla.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 11 4.6 Raportointi Raportointi tulee toteuttaa tulosohjattujen virastojen ja laitosten tasolla vähintään siinä laajuudessa kuin ne on laissa tai asetuksessa säädetty. Seuraavaan taulukkoon on kerätty talousarvioasetuksen säätämiä raportteja. TV = tilivirasto, MP = maksupiste, TOV = tulosohjattu virasto, R = rahasto Raportti TV MP TOV R Taloussääntö TaA 69 b x (x) (x) x Kirjanpidon päiväkirja ja lkp- ja takp- pääkirja TaA 48 x x x TaA 42 a 3 Kassakirja, ellei taloussäännössä toisin määrätä x x x mom Maksupisteiden LKP- ja TAkp- pääkirjojen kuukausittainen yhdistelmä TaA 50 x Tilintekijän kuukausi tai vuositilitys TaA 52 x Täsmäytyslaskelma TaA 42 x Tili-ilmoitus ja täsmäytyslaskelma Valtiokonttoriin TaA 54 x x Valtuuskirjanpito TaA 54 a x (x) Talousarvion toteumalaskelma (TOV; jos omia momentteja) TaA 63 x x Toimintakertomus, tuotto- ja kululaskelma ja tase TaA 63 x Toimintakertomus, 65 1 mom. 1-4 kohta ja 7 kohta TaA 65 a x Rahaston tilinpäätös TaA 65 b x Tase-erittelyt: saatavat, omaisuus, velat, oma pääoma TaA 66 e x x x Käyttöomaisuuskirjanpito TaA 59 x x x Vaihto-omaisuuskirjanpito tai inventointiluettelo TaA 58 x x x Palkkakirjanpito TaA 37 x x x Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimi TaA 55 x x Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelma TaA 63 x x Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelma TaA 63 x x 4.7 Tiliviraston taloussääntö ja muut määräykset ja ohjeet Tilivirastolla tulee olla taloussääntö, jonka tilivirastona toimiva virasto tai laitos vahvistaa. Useamman viraston ja laitoksen kokonaisuudesta muodostetun tiliviraston taloussäännön hyväksyy tilivirastona toimiva virasto tai laitos kuultuaan samaan tilivirastoon kuuluvia muita virastoja ja laitoksia. (TaA 69 b ) Talouteen liittyvän sisäisen valvonnan lakisääteinen perussuunnitelma on tilivirastoittain laadittava taloussääntö. Tiliviraston taloussäännössä määrätään myös tilivirastoon kuuluvien tulosohjattujen virastojen ja laitosten toimintakertomusta varten tarvittavien tietojen tuottamisesta.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 12 Virasto- ja laitoskohtaiset työjärjestykset ja tiliviraston taloussääntö tulee verrata keskenään ja laatia niin, ettei niissä ole ristiriitaisuuksia. Yhdistämisen yhteydessä aiemmin erillisten tilivirastojen kaikki taloushallinnon toimintaohjeet tulee kumota ja korvata yhtenäisillä uuden tiliviraston toimintaohjeilla. 5 Tiliviraston kirjanpidon lopettaminen 5.1 Lakkaavan tiliviraston tilinpäätös Kun tiliviraston toiminta lakkaa, tehdään tilinpäätös. Tilinpäätös on tehtävä lopettamiskuukaudelle täydellisenä, mikä tarkoittaa sitä, että tilivirasto täydentää juoksevan kirjanpitonsa ja laatii tilinpäätöslaskelmat. Lopettavan tiliviraston johto hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen talousarvioasetuksen säännösten mukaisesti. Ennen tilinpäätösvientejä on varmistuttava siitä, että kaikki ne tapahtumat, jotka kuuluvat ko. tilikauden talousarvioon on sinne myös kirjattu. Liikekirjanpidossa tilikauden aikaiset kirjaukset on oikaistava ja täydennettävä suoriteperusteiseksi sekä tehtävä meno suoritteen luovuttamisen kohdalle -periaatteen edellyttämät jaksotukset. Tiliviraston toiminta voi loppua kesken varainhoitovuoden tai varainhoitovuoden vaihteessa. Kun tiliviraston toiminta lakkaa, kaikki sen saldot tulee poistaa valtion kirjanpidosta. Jos tiliviraston toiminta siirtyy, saldot siirretään vastaanottavaan tilivirastoon. Jos tiliviraston toiminta lakkaa, saldot siirrettään ao. ministeriöön. Valtiokonttorin Keskuskirjanpito ja tilivirasto katsovat aina tapauskohtaisesti, miten lopettaminen tehdään. 5.2 Tilivirastojen kirjanpitojen yhdistelykirjaukset ja ilmoitukset Keskuskirjanpitoon Omaisuuden ja velkojen siirto Omaisuutta ja velkoja siirrettäessä on huolehdittava siitä, että käyttöomaisuuden poistot tehdään loppuun luovuttavassa tilivirastossa. Kirjaukset tehdään saman määräisinä samalle kuukaudelle luovuttavassa ja vastaanottavassa tilivirastossa ja taseerittelyt, irtaimistotiedot, poistosuunnitelmat yms. siirretään uuteen tilivirastoon. (TaA 66 ) 1991 Lähetteiden tili (T) kautta kirjataan täsmäytyslaskelmalle tulevien LKP-tilien siirrot. Muut LKP-tilit siirretään tilin 2083 Tilivirastojen väliset hallinnan siirrot kautta. Lähetteiden tilin ja hallinnan siirrot tilin käytöstä annetaan erittely Valtiokonttorin keskuskirjanpitoon Tietojen toimittaminen keskuskirjanpitoon määräyksen mukaisesti. Talousarviokirjanpidon saldojen siirrot Kuluvan vuoden määrärahat Ensin selvitetään, siirretäänkö siirtomäärärahoja. Siirtomäärärahojen siirto tehdään vanhan vuoden puolella tilijaottelumuutoksella sille tilivirastolle, jolle ne kuuluvat.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 13 Siirretyt määrärahat Jos siirrettyjä määrärahoja ei saa siirtää edelleen toiselle tilivirastolle, ne peruutetaan tulouttamalla momentille 12.39.04. Jos siirretyt määrärahat saa siirtää, niin siirto tehdään vanhan vuoden puolella tilijaottelumuutoksella sille tilivirastolle, jolle ne kuuluvat. Tulorästien ja menorästien erittelytilien siirrot Uudet menorästit ja sellaiset vanhat, jotka ministeriön luvalla saadaan edelleen pitää tileissä, siirretään lähetteiden tilin avulla sille tilivirastolle, jonka tehtävänä on huolehtia menon maksamisesta. Tulorästien saldot siirretään vanhan vuoden puolella lähetteiden tilin avulla sille tilivirastolle, jolle niiden perintä kuuluu. Tulorästien ja menorästien erittelytilien (5xx) siirto kirjataan tilin1991 Lähetteiden tili (T) välityksellä käyttäen kombinaatiota 1730 Tulorästit tai 2610 Menorästit ja erittelytili (5xx). Poikkeuksen muodostaa ns. sitoumusperusteinen rästi, jonka siirto tehdään alkusaldomuutoksena talousarvion tilijaottelun muutoslomakkeella. Jos menorästejä ei ole maksettu tilikauden aikana, eikä niitä saada pitää tileissä, ne peruutetaan tulouttamalla momentille 12.39.04. Ilmoitus keskuskirjanpitoon Silloin kun tulorästejä tai menorästejä siirretään kirjauksella uudelle tilivirastolle, pitää siirtävän tiliviraston ilmoittaa keskuskirjanpitoon rästien erittelytilien koodit ja vastaanottavat tilivirastot. Keskuskirjanpito perustaa uusille tilivirastoille käyttöoikeuden rästitileille (0-euroinen alkusaldo) Talousarviotilien käyttöoikeudet muutetaan tilijaottelun muutoslomakkeella siten, että uudet tilivirastot voivat käyttää niille kuuluvia määrärahoja ja tuloarvioita. Siirrettyjen määrärahojen erittelytilien alkusaldomuutokset tehdään talousarvion tilijaottelun muutoslomakkeella. Tuottojen ja kulujen siirtäminen Jos olemassa olevaa toimintaa jatketaan uudessa tilivirastossa, niin kaikki ko. toimintaan liittyvät varainhoitovuoden tuotot ja kulut siirretään uudelle tilivirastolle tilin 2084 Yhteishankinnoista aiheutuvat menonsiirrot kautta. Jos kysymyksessä on uusi toiminta tai toimintoja yhdistetään useasta tilivirastosta, eikä ole tarpeen eikä mahdollista siirtää, niin tuottoja ja kuluja ei siirretä. 6-alkuiset TaKP:n tilit 6-alkuisten TaKP-tilien saldot siirretään joko lähetteiden tilin kautta tai alkusaldomuutoksella. Lähetteiden tilin kautta siirretään kirjausyhdistelmät, joissa on LKP-tili. Pelkät talousarviokirjanpidon saldot siirretään alkusaldomuutoksena.
Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus 14 6 Maksupisteiden purkaminen Tehtävien hajauttaminen maksupisteisiin on ollut hyvä tapa hoitaa taloushallinnon tehtäviä aikana, jolloin ei ollut tekniikkaa sähköiseen tositteiden käsittelyyn ja hyväksymismenettelyyn eikä maksujen toimittamiseen pankkiin. Myös tulot kerättiin aiemmin nykyistä enemmässä määrin käteisrahana, jonka käsittelyyn ja valvontaan tarvittiin hajautettuja toimipisteitä. Nyt sähköinen tositteiden kierrätysjärjestelmä mahdollistaa tositteiden tarkastamisen ja hyväksymisen eri paikassa kuin niiden kirjanpidollinen käsittely ja maksatus tehdään. Maksupisteiden purkamisella kirjanpidosta poistuu yksi välivaihe, jossa tulostetaan päivä- ja pääkirjat ja tehdään täsmäytykset. Maksupisteiden purkamisella tilivirastosta tulee yksimaksupisteinen eli jäljelle jää vain päämaksupiste ja muiden maksupisteiden kirjanpito loppuu. Samalla maksujen lähettäminen pankkiin keskitetään päämaksupisteelle, jolloin maksupisteiden maksuliiketilit voidaan lopettaa. Taloushallinnon tehtävien suoritus voi edelleen olla hajautettuna useampaan paikkaan, joissa käsitellään ja tiliöidään tositteita ja viedään tietoja tiliviraston yhteiseen kirjanpitoon. Maksupisteiden purkamisen suunnittelu Tiliviraston sisällä kaikilla toimijoilla on yleensä sama kirjanpitojärjestelmä, useimmiten myös maksuliike-, palkanlaskenta, matkanhallinta ja käyttöomaisuusjärjestelmät ovat yhteisiä. Maksupisteitä purettaessa siirretään kirjanpito-, osakirjanpito ja maksuliiketehtävät keskitetysti suoritettavaksi. Suunnitteluvaiheessa kartoitetaan kaikki hajautetut toiminnot ja toimijat, määritellään mitä keskitetään ja minne keskitetään. Määritellään taloushallinnon toimijoiden lukumäärä eri osa-alueilla ja muutetaan käyttöliittymät sekä sopeutetaan käyttöoikeudet vastaamaan uusia tarpeita. Liitteenä 4 on malli maksupisteiden tehtävien keskittämisen suunnittelulomakkeesta. Maksupisteiden purkamisen siirtymäsuunnitelma Maksupisteet voidaan purkaa vaiheittain tietyn ajan kuluessa. Tällöin tarvitaan toimintasuunnitelma siirtymäajalle. Siirtymäajalla osa kirjanpidosta tehdään ilman maksupistekirjanpitoa ja osa vanhan maksupistekirjanpidon mallilla. Projektisuunnitelma-malli Liitteenä 5 on esimerkinomainen luettelo tehtävistä, jotka liittyvät maksupisteorganisaation purkamiseen. Tämä lista liittyy liitteenä 6 olevaan projektisuunnitelman pohjaan ja on sisällöltään identtinen. Projektisuunnitelmassa esitellyt vaiheiden aloitus- ja lopetuspäivämäärät ovat ainoastaan viitteellisiä ja niiden samoin kuin tarvittavien henkilötyöpäivien arviointi on tehty karkealla tasolla.