Espoon kaupungin Resurssivarausjärjestelmän nyky- ja tavoitetila kuvaus

Espoon kaupungin Resurssivarausjärjestelmän nyky- ja tavoitetila kuvaus

Sisältö Kuvaus Espoon kaupungin resurssivarausjärjestelmän nyky- ja tavoitetilasta... 1 1. Dokumentin tarkoitus... 3 2. Johdanto... 3 3. Nykytila... 3 4. Vaatimukset... 5 5. Linjaukset... 5 6. Tavoitetila... 6 6.1 Arkkitehtuuri... 6 6.2 Tarvittavat tukipalvelut... 7 6.3 Roolit... 7 6.4 Tietoturva... 7 6.5 Järjestelmän toimitusprojekti... 8 2 (8)

1. Dokumentin tarkoitus Tässä dokumentissa kuvataan lyhyesti Espoon kaupungin resurssivarausjärjestelmän nyky- ja tavoitetila. Dokumentin tarkoitus on yhdessä liitteiden kanssa antaa toimittajille tarvittavat lähtötiedot tarjousten tekemistä varten. 2. Johdanto Espoo uudistaa palveluja, palveluverkkoa ja toimintatapojaan tavoitteena lisätä palvelujen saatavuutta, laatua ja vaikuttavuutta sekä asiakkaan valinnanvapautta. Innovatiivisia ja tuottavuutta parantavia uudistuksia haetaan jatkuvan parantamisen mallilla käytännön toiminnasta ja asiakasrajapinnasta nousevilla innovaatioilla. Espoolla on laaja tuottavuusohjelma, joka perustuu tieto- ja viestintätekniikan innovatiiviseen hyödyntämiseen toiminnassa. Espoo-strategian tavoitteena on saada kaupungin asiointi- ja neuvontapalvelut kattavasti ja helppokäyttöisesti saataville sähköisesti niin, että espoolaiset voisivat hoitaa suurimman osan asioinnistaan sähköisesti. Sähköistä asiointia tuetaan puhelinpalveluilla sekä yhteispalveluilla. Sähköisellä asioinnilla voidaan nopeuttaa asiakkaan palveluprosesseja sekä tehostaa työprosesseja ja näin saada kustannussäästöjä. Sisäisiä prosesseja tehostetaan merkittävästi automatisoinnilla ja tietojärjestelmien kehittämisellä sekä ottamalla vaiheittain käyttöön uusia tapoja tehdä työtä, käyttää ja jakaa tietoa sekä ohjata toimintaa sähköisessä ympäristössä. Resurssivarausjärjestelmän hankinnan tavoitteena on saada kaupungin nykyiset ja tulevat tarpeet täyttävä järjestelmä, jonka ratkaisussa on huomioitu Espoon kaupungin arkkitehtuuriperiaatteet ja linjaukset. Tulevalta järjestelmän toimittajalta Espoon kaupunki odottaa kokonaisvastuullista sitoutumista järjestelmän toimittamiseen, realistisia työ- ja kustannusarvioita sekä nopeaa reagointikykyä. Espoon kaupunki tulee seuraamaan järjestelmätoimituksen laatua ja asetettujen tavoitteiden täyttymistä 3. Nykytila Espoon kaupungilla on liikuntapalveluissa tällä hetkellä käytössä tilanvarausjärjestelmä. Järjestelmä on osin server / client pohjainen ja osin webkäyttöliittymällä käytettävä ohjelma, tietokantana on Oracle sql. Nykyisellä järjestelmällä hallinnoidaan tilavarauksia, ohjatunliikunnan kurssivarauksia sekä venepaikkavarauksia. Tilavaraushakemuksia voivat liikuntaseurat sekä nn. tehdä järjestelmän web-liittymän kautta. Venepaikka jonoon ilmoittautuminen tehdään myös Internetin kautta nyt poistuvan (2/2012) Tieto Oyj:n Elevation julkaisujärjestelmän ja tilavarausjärjestelmän toimittajan 3 (8)

yhteisesti rakentamalla web-liittymällä. Muilla hallintokunnilla ei tällä hetkellä ole resurssivarauksia varten tietojärjestelmää käytössä. Espoon kaupunki hakee nykyiset ja tulevat resurssivaraus tarpeet täyttävää järjestelmää. Espoon kaupunki vuokraa tiloja erilaisiin käyttötarkoituksiin (kokoustilat, harrastukset, yhdistykset, seurat), järjestää monipuolista ohjattuja tapahtumia (ohjattu liikunta, leiritoiminta, opaskierrokset) ja vuokraa urheiluvälineitä (leiritoimintaan tarvittavien varusteiden vuokraus jne.). Espoon kaupungin satamissa on noin 4200 vuokrattavaa venepaikkaa. Resursseina varausjärjestelmässä voi olla tiloja, kursseja, ihmisiä, välineitä ja jne. joita sekä virkailijat että kuntalaiset voivat varata Internetin kautta. Resursseja varataan joko tiettynä ajankohtana pidemmäksi sopimuskaudeksi tai lyhemmiksi ajanjaksoiksi. Taulukko 1. Arvioidut resurssivaraukset vuosille 2012-2013 Resurssit Varattavia kohteita / kpl Varattavat resurssit (keskiarvo) / varattava kohde Varattavat resurssit yhteensä (Varattavien kohteiden arvioitu varaus kapasiteetti) Varausajat (varattavien kohteiden vuorokaudet ~) / vuosi Varauksia yhteensä / vuosi Venepaikat Kausivaraukset 2x vuodessa vapautuville kesä- ja talvisäilytyspaikoille. 10 420 4200 2 6500 Tilavaraus Urheilukentät, jäähallit, koulujen liikuntatilat (ympäri vuoden) Ohjattu liikunta Uimahallit, liikuntasalit, kuntokeskukset (ympäri vuoden) Suomen- ja ruotsinkieliset koulut Vuokrattavia luokka- ja työtiloja (ympäri vuoden) 500 1 500 350 175000 20 2 40 260 10400 500 2 1000 200 200000 Työväenopisto Vuokrattavia harraste- ja 10 5 50 260 130000 liikuntatiloja (kevät- ja syyslukukaudet) Nuorisopalvelut Harraste- ja liikuntatiloja, välinevuokrausta, leirikeskus, telttailu ja yhdistysten 16 1 16 280 4480 välinevuokrauspalvelu (ympäri vuoden) Museot (ympäri vuoden) 3 10 30 280 8400 Kirjastot (aukioloaikoina) 10 1 3 260 780 Yhteensä 1069 3 (pl. venepaikat) 5839 1892 535560 Käyttäjät (käyttäjäryhmä, pääsääntöisesti kunnan työntekijöitä) 20-30 kpl / resurssi ja pääkäyttäjiä (pääsääntöisesti kunnan pääkäyttäjä) 1-3 kpl / resurssi. Lisätietoja Espoon kaupungin resurssivaraustarjonnasta Espoon kaupungin kotisivuilta: www.espoo.fi. 4 (8)

4. Vaatimukset Resurssivarausjärjestelmän tekniset, toiminnalliset ja tietoturva vaatimukset on esitetty liitteissä 2.1. 5. Linjaukset Toimittajan tulee noudattaa seuraavia reunaehtoja ja linjauksia: Infrastruktuuripalvelut, kuten käyttö- ja lähituki, työasema-, tulostin-, palvelin-, kotihakemisto-, sähköposti-, etäyhteys-, lähiverkko- ja internet-palvelut tuottaa sopimustoimittaja, jonka kanssa on tehty sopimus perustietotekniikkapalveluista. Sopimustoimittaja kilpailutetaan säännöllisin väliajoin. Espoon sähköisen asioinnin kehittämisessä noudatetaan KuntaIT:n palvelukeskeisen arkkitehtuurin (SOA) suosituksia, kuten: SOA-ympäristössä ohjelmistojen toiminnallisuus ja sovelluslogiikka toteutetaan jaettujen uudelleenkäytettävien palveluiden avulla. (VM/ KuntaIT: SOA:n hyödyntäminen kuntasektorilla). Internet tunnistautumiseen noudatetaan Vahti -ohjeistusta soveltuvin osin (Tunnistautuminen julkishallinnon verkkopalveluissa Vahti 12/2006). Espoon kaupungin tunnistaminen ja verkkomaksaminen tapahtuu Vetumalla. Sisäverkon tunnistautumisessa hyödynnetään AD:tä. Tietoturvaan noudatetaan soveltuvin osin Sähköisten palveluiden ja asioinnin tietoturvallisuuden yleisohjetta, Vahti 4/2001 sekä Espoon tietoturvapolitiikkaa (liite 8), tietoturvalinjauksia ja -tietoturvakäytänteitä. Voimassa olevia JHS-suosituksia noudatetaan soveltuvin osin silloin, kun Espoon vaatimuksissa ei asiasta ole tarkempaa määritystä. Tavoitejärjestelmän palvelin ympäristöstä vastaa perustietotekniikkapalvelujen sopimustoimittaja. Kilpailutuksella valittava järjestelmätoimittaja vastaa kokoelmanhallintajärjestelmän ylläpidosta (päivitys yms.) etäyhteyden kautta. 5 (8)

6. Tavoitetila Tässä kappaleessa kuvataan resurssivarausjärjestelmän sekä siihen liittyvän tukipalvelun tavoitetila. Toimittaja rakentaa Espoon kaupungin kanssa sovittujen määrittelyjen mukaisen järjestelmän, joka vastaa vaatimuksissa esitettyjä laatutavoitteita. Rakentamisen aikana mahdollisesti esiin tulleet määrittelyn muutokset hoidetaan yhteisesti sovitulla muutoksenhallinta menettelyllä. Tuotannon aikaisen laatutason varmistamiseksi ylläpidosta on laadittu erillinen palvelusopimus joka on tarjouspyynnön liitteenä 6. Järjestelmän edellyttämän infrastruktuurin sekä siihen liittyvät perustietotekniikkapalvelut toimittaa Espoon kaupungille vuonna 2008 valittu sopimustoimittaja (tällä hetkellä Fujitsu Services). Tämän vuoksi tarjoajan tulee määrittelyissään esittää riittävällä tarkkuudella järjestelmän kapasiteettivaatimukset. 6.1 Arkkitehtuuri Espoon arkkitehtuuriperiaatteita ovat avoimet rajapinnat, palvelukeskeisyys sekä julkishallinnon suositusten ja standardien noudattaminen. Näitä periaatteita tulee noudattaa myös tämän järjestelmän rakentamisessa Keskeiset arkkitehtuuritason vaatimukset ovat: Toimintavarmuus ja luotettavuus Järjestelmän on oltava toiminnaltaan ja tekniikaltaan sellainen, että se tarjoaa kustannustehokkaasti korkean käytettävyyden. Helppokäyttöisyys Järjestelmän tulee olla käyttäjäystävällinen. Siirtyminen eri toiminnallisuuksien välillä on oltava joustavaa. Turvallisuus Verkkopalveluiden turvallisuus on ensiarvoisen tärkeää. Järjestelmän on noudatettava turvallisuuteen liittyviä vaatimuksia (Toimituksen vaatimukset ja vertailuoperusteet/tietoturva Liite 2.1). Ennen järjestelmätoimituksen käyttöönottoa sovitun tietoturvatason olemassaolo tullaan varmistamaan riippumattoman tahon haavoittuvuustestauksella. Kertakirjautuminen Järjestelmä tukee kertakirjautumista. Kertakirjautumisessa käytetään Espoon AD:tä ja AD ryhmiä. Seudullinen ja valtakunnallinen yhteen toimivuus Asiointitili 6 (8)

6.2 Tarvittavat tukipalvelut Järjestelmän toimittajan kanssa tullaan tekemään tukipalvelu- ja ylläpitosopimus (toimitusprojektin toimitussopimus, liitteet 5, 5.1.,5.2. ja palvelusopimus, liitteet 6, 6.1, 6.2), jonka avulla Espoo varmistaa järjestelmän käytettävyydelle ja kehittämiselle riittävän laatutason. 6.3 Roolit Tietoliikennne- ja puhepalveluiden toimittaja (kuluvan sopimuskauden aikainen) Tämä toimittaja on TDC Oy Perustietotekniikkatoimittaja (kuluvan sopimuskauden aikainen) Tämä toimittaja on Fujitsu Services Oy Järjestelmätoimittaja Espoon kaupungin valitsema toimittaja, joka toimittaa projektiohjauksessa sovittujen pelisääntöjen mukaisesti järjestelmän. 6.4 Tietoturva Vaatimusluettelossa (liite 2.1) tietoturvaan liittyvät vaatimukset on lueteltu erikseen. Toimittajan tulee sopimuskauden aikana sitoutua noudattamaan Espoon kaupungin olemassa olevia tietoturvamääräyksiä ja ohjeistuksia. Tietoturvallisuus on valtakunnallisesti toimintojen, palveluiden, sovellusten ja infrastruktuurin perusedellytys. Järjestelmälle tullaan tekemään haavoittuvuustestaus ennen tuotantoon ottoa. Haavoittuvuustestauksessa näytöt, yhteydenottotavat, protokollat, palvelinten mahdollinen konfiguraatio, istunnon hallinta jne. tarkistetaan mahdollisten väärinkäyttömahdollisuuksien vuoksi. Tarkastajana voi olla 3. osapuoli ja tarkastuksesta saadaan raportti, jonka mukaiset havainnot pitää korjata ennen tuotantoon vientiä. 7 (8)

6.5 Järjestelmän toimitusprojekti Toimittajan tulee tarjouksessaan esittää sekä määrittelyprojektin että toimitusprojektin karkea aikataulutus, projektiin liittyvät tehtävät ja niiden mahdollinen vaiheistus, tarvittavat toimittajan ja asiakkaan resurssit sekä kustannukset. Toimitusprojektin tulee edetä vaiheittain siten, että ensin toimittajan johdolla tehdään määritys, jonka jälkeen päätetään määrittelyn tarkennuksesta ja toimituksen toteutuksesta. Määrittelyn lopputuloksena tuotetaan Espoon omistukseen: käyttötapaukset näyttökartta ja näyttöjen rautalankamallit käsitteellinen tietomalli arvio määrittelyn tarkennuksesta ja toimituksen toteutuksesta (työmäärä, kalenteriaika) Valittu järjestelmätoimittaja vie prosessin läpi yhdessä Espoon kaupungin kanssa. Järjestelmätoimittaja sitoutuu ja vastaa omalta osaltaan toimitusprojektin toteutuksesta. Projektin hallinnollisesta ohjauksesta ja suunnittelusta vastaa järjestelmätoimittaja. Toimitusprojekti määritellään ja kuvataan tarkemmin valitun toimittajan kanssa solmittavan sopimuksen liitteisiin, liitteet 5, 5.1, 5.2. Espoon kaupunki pidättää oikeudet, myös 3. osapuolen tekemiin, suunnitelmien ja dokumentaation katselmointeihin ja kommentointeihin. Maksuaikataulu ja maksujen suorittamisen kriteerit sovitaan erikseen valittavan tarjoajan kanssa liitteeseen 5.1. 8 (8)