Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: 31.8.2005 klo 12:40-14:30 Paikka: Helsinki, Unioninkatu 36, Helsingin yliopiston kirjasto, ylikirjastonhoitajan huone Läsnä: Irmeli Koskimies Eeva Laurila Ari Muhonen (puheenjohtaja) Anja Ukkola Juha Hakala (esittelijä) Nanna Hakala (sihteeri) Annu Jauhiainen (esittelijä) Poissa: Kai Ekholm Helena Hämynen Kuno Öhrman 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Paikalla oli kolme ohjausryhmän jäsentä sekä puheenjohtaja. Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi, mutta ei päätösvaltaiseksi. Päätöksiä vaativia asioita ei kuitenkaan ollut asialistalla. 3. Tiedotusasioita 3.1 Unicode-päivitys Endeavor hoiti Linnea2-tietokantojen päivityksen Unicode-versioon heinäelokuun vaihteessa. Myös AMKIT-tietokannat päivitettiin elokuun puolivälissä. Aiemmin versiopäivitykset on hoitanut CSC, mutta nyt meneteltiin näin, koska CSC:llä oli muita kiireitä (mm. muutosta johtuen) ja ylityökorvaukset olisivat tehneet päivityksen kalliiksi. Endeavor hoiti päivityksen ilman eri maksua. Päivitys ei sujunut hyvin. Linnea-palvelut on tehnyt Endeavorille valituksen siitä, miten huonosti asiat hoidettiin. Vikaa löytyi sekä Endeavorin henkilökunnan osaamisesta että tiedonkulusta. Päivityksen jälkeen havaittiin ohjelmiston toiminnassa myös vakavia virheitä, joita testauksen aikaan ei ollut tullut esille. Endeavor on pyytänyt kiireellisyysjärjestystä löytyneille virheille, ja Linnea-palveluiden ehdotus on, että erityisesti kaikki asiakkaille näkyvät virheet sekä asiakastietojen päivityksiin liittyvä vakava ongelma ovat niitä, jotka pitäisi hoitaa mahdollisimman nopeasti. Erityisesti AMKIT ovat kärsineet siitä, että Voyagerin Unicode-version mukana tullut uusi Oracle-versio vie aiempaa enemmän muistia. Tilannetta pahentaa se, että Endeavor ei ole pystynyt
konfiguroimaan Armas-palvelinta siten, että se käyttäisi hyväkseen kaiken vapaana olevan muistin. Armas on pitänyt käynnistää teknisten ongelmien vuoksi uudelleen monta kertaa päivässä Unicode-päivityksen jälkeen. Sannin muisti on toistaiseksi riittänyt uuden Oracle-version vaatimuksiin, ja on toivottavaa että muistipäivitystä ei jatkossakaan tarvita, sillä se tulisi todella kalliiksi: pientäkin muistilaajennusta varten pitäisi ensin ostaa uusi system board. Arveltiin, että tämän kokemuksen jälkeen toivomme CSC:n hoitavan seuraavat versiopäivitykset vaikka silloinkin on muistettava, että myös CSC toimii Endeavorilta saatavan tiedon varassa. 3.2 European Endeavor Libraries Advisory Board EELAB kokoontuu Chicagossa 1.-2.9. yhdessä EALAB:in (Endeavor Australasian Library Advisory Board) kanssa. Kai Ekholm on kokouksessa läsnä ja Annu Jauhiainen on valmistellut hänelle mukaan listan strategisista parannusehdotuksista. 4. Kustannusten jakomallin uudistaminen (liite 1) Annu Jauhiainen oli valmistellut monta esimerkkilaskelmaa, joissa keväällä sovittuja muuttujia (htv, niteet ja nimekkeet) oli painotettu eri tavoin. Laskelmat oli tehty sekä prosentteina että euroina. Ari Muhonen oli yrittänyt löytää optimia, jolla voitaisiin minimoida kustannusmuutokset, mutta sellaista ei löytynyt. Valitaanpa malleista mikä tahansa, aina tietyillä kirjastoilla maksut nousevat ja tietyillä laskevat. Tämä tarkoittaa kuitenkin, että tähän mennessä osa kirjastoista on maksanut liian vähän ja osa liian paljon suhteessa käyttöön. Todettiin, että uuden jakomallin tavoitteena onkin oikeudenmukainen kustannustenjako eikä muutosten minimointi. Keskusteltiin eri muuttujien roolista laskelmassa. Kirjastot, joilla on paljon niteitä, toivovat että niteiden osuutta painotettaisiin vähän. Kuitenkin lainaus on rasittavin toimenpide laitteistolle, jolloin vaikuttavimmat muuttujat ovat sekä htv että niteiden määrä. Htv-luvusta todettiin jälleen, että yhteistilaston pitäisi tarjota selkeät ohjeet siitä miten se lasketaan, sillä nyt eri kirjastot laskevat niitä eri perusteilla. Htv on kuitenkin siinä mielessä perusteltu muuttuja, että se on suoraan suhteessa laitteiston ja ohjelmiston käyttöön. Ohjausryhmä esittää yleiskokoukselle, että kustannukset jaetaan suhteessa htv 50 %, niteet 25 % ja nimekkeet 25 %. Perusteluina tämän mallin valinnalle on se, että siinä työn ja kokoelmien osuus painottuvat samalla tavalla. Keskusteltiin vielä kohtuullistamisesta ja esitettiin, että siirtymäjakso voisi olla vuoden mittainen siten, että uusi jakomalli tulisi koko mitassaan käyttöön vuonna 2007. Pidempi siirtymäjakso ei tule kysymykseen, koska muuttujat on tarkoitus tarkistaa joka vuosi ja uuden palvelimen hankinta vuonna 2007 muuttaa asioita joka tapauksessa. 5. Formaattikysymys (liite 2) Suomen Voyager-kirjastoissa käytetään luettelointiin ainutlaatuista MARC21-Fin tallennusmuotoa. Muut suomalaiset kirjastot käyttävät joko FINMARC- tai MARC21-formaattia. Näin ollen Suomesta puuttuu kirjastoverkon yhteinen formaatti, jonka tukemiseen ja kehittämiseen resurssit voitaisiin keskittää. Sen sijaan mm. Kansalliskirjaston resursseja kuluu tällä hetkellä paljon näistä erilaisista formaateista koituvien ongelmien ratkaisemiseen. Koska kolmesta mainitusta formaatista ainoastaan MARC21 olisi sopiva kaikkien yhteiseksi formaatiksi, muutos
voitaisiin aloittaa Voyager-kirjastoista ja MARC21-Fin:istä. Keskustelu MARC21-Fin:in vaihtamisesta MARC21:een aloitettiin Suomen Voyagerkirjastoissa jo keväällä 2004. On toivottu, että kirjastojen luettelointi- ja formaattiasiantuntijat keskustelevat aiheesta oman kirjastonsa/tietokantansa kannalta ja antavat mielipiteensä tiedoksi johtajille, ennen kuin formaatin vaihtamisesta äänestetään Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden yleiskokouksissa (16.9. ja 1.11.). Ennen yleiskokouksia järjestetään myös Voyager-kirjastojen yhteinen keskustelutilaisuus aiheesta 2.9. Puheenjohtaja kertoi, että formaattikysymys oli nostettu esille digitaalisen kirjaston ohjausjärjestelmän seminaarissa alkuviikosta. Yleiset kirjastot olivat toivoneet päästä mukaan keskusteluun ennen kuin Voyagerkirjastoissa tehdään päätöksiä. Todettiin, että nyt on kyse Voyagerkirjastojen omasta periaatepäätöksestä (ei edes aikataulun asettamisesta). Kun se on tehty, nähdään milloin on aika aloittaa keskustelu kansallisella tasolla. Ratkaiseva askel formaatin kannalta otettiin nykyisissä Voyagerkirjastoissa jo silloin, kun FINMARCista siirryttiin MARC21-Fin:iin. Silloin siirtyminen tapahtui kuitenkin olosuhteiden pakosta kiireaikataululla eikä siitä ehditty neuvotella kenenkään kanssa. Yleisillä kirjastoilla on ehkä väärinkäsitys, että ne eivät enää saisi FINMARCia Kansalliskirjastolta 2005 jälkeen. Virallinen tuki loppuu kyllä silloin, mutta Kansalliskirjasto toimittaa täysin virheetöntä FINMARCia niin pitkään kuin formaattina on MARC21-Fin. Lisäksi, vaikka Voyager-kirjastojen formaatti vaihtuisi MARC21:een, melko hyviä FINMARC-tietueita voitaisiin tuottaa edelleen. Ohjausryhmä totesi suosittavansa yleiskokoukselle formaatin vaihtamista MARC21:een, edellyttäen että kirjastojen asiantuntijoiden mielipide näyttää siltä 2.9. pidettävässä formaattikeskustelussa. Vaihdoksen aikataulu jätettäisiin Kansalliskirjaston ratkaistavaksi, koska suurin osa valmistelutyöstä hoidettaisiin siellä. 6. Yhteislainaus Linnea-verkossa (liite 3) Yliopistokirjastojen neuvosto valitsi kokouksessaan 9.5.2005 työryhmän pohtimaan yhteislainauksen (Universal Borrowing, UB) käyttöönottoon tarvittavia yhteisiä päätöksiä. Ryhmä kokoontui 24.8.2005 Tampereella. Työryhmä suosittaa, että siirrytään yhteislainaukseen, mutta ei oteta vielä kaikkia mahdollisia piirteitä käyttöön. Aluksi mukaan otettaisiin vain kaksi kirjastotahoa neljän mahdollisen sijasta, siten että kotikirjasto olisi myös nouto- ja palautuskirjasto, ja katsottaisiin miten toiminta lähtee liikkeelle. Kokemusten jälkeen yhteislainausta voitaisiin laajentaa. Kirjastot voisivat itse päättää mitkä kokoelmat ja mitkä asiakasryhmät olisivat mukana yhteislainauksessa. Toiminnan pitäisi olla maksullista, koska siitä koituu maksuja kaikille osapuolille, mutta kuitenkin halvempaa kuin kaukopalvelumaksut, jotta asiakastoimisuus tulisi huomioitua. Järjestelmän käytön kannalta olisi parasta, että yhteislainauksen säännöt olisivat kaikissa kirjastoissa samat. Sanktioiden määrittely on ongelmallista monestakin syystä, mutta siinäkin olisi helpointa noudattaa yhdenmukaista linjaa kaikkien yhteislainakirjastojen kesken. Voyager kerää yhteislainoista tilastoa vain kotikirjastossa, eikä lainakirjasto saa lähettämistään lainoista merkintää tätä työryhmä ei kuitenkaan pitänyt ongelmana. Yhteislainaus on neuvoston työvaliokunnassa esillä ja palautunee Linnea2- konsortiolle. Ohjausryhmä tulee suosittamaan yleiskokoukselle, että yhteislainaus otettaisiin käyttöön suhteellisen nopeasti mutta portaittain. Periaatteessa olisi hyvä, jos kaikki kirjastot saataisiin mukaan toimintaan. Kustannuspuolella on hyvä muistaa, että UB-toiminto on ostettu ja siitä maksetaan vuotuisia tukimaksuja, joten sitä kannattaisi myös käyttää.
7. Yleiskokous 16.9.2005 Yleiskokouksen paikaksi on valittu CSC. Aikataulu on klo 10 - n. 15 ja asialistalla ovat - CSC:n puheenvuoro - formaattikysymys - kustannusten jakomallin uudistaminen - yhteislainaus Linnea-verkossa 8. Muut asiat Kansalliskirjastolla on käytössä konsortion maksama testikone, jossa oli aluksi yksi testikanta ja tällä hetkellä neljä. Useista yrityksistä huolimatta Endeavor ei saanut rakennettua yhteisluetteloa testipalvelimelle ennen Unicode-versioon siirtymistä. Sen vuoksi yhteisluettelon toimivuutta ei voitu testata ja päivitysprosessin virheet löytyivät vasta tuotantotietokannan päivityksen jälkeen: yhteisluettelon päivitykset olivat poikki kolme viikkoa. Koska edellinenkin ohjelmistopäivitys aiheutti ongelmia LINDAssa, todettiin, että yhtään versiovaihtoa ei pitäisi tehdä ellei yhteisluetteloa ole testattu. Endeavor on ehdottanut, että he kopioisivat koko LINDAn testipalvelimelle. Koska tietokanta ei mahdu vanhalle testipalvelimelle, Kansalliskirjasto on laittanut vireille uuden, isomman palvelimen hankinnan, jonka se myös tulee maksamaan. Linnea-työryhmien toimikausi päättyy tämän vuoden lopussa. Uusi valintaprosessi pitää kohta käynnistää. Ohjausryhmä kannatti esitystä, että työryhmissä ei enää asetettaisi kiintiöitä eri konsortioiden edustajien määrille. Ohjausryhmä vahvistaa uusien ryhmien kokoonpanot loppuvuodesta. Kansalliskirjasto koordinoi työryhmää, joka kehittää ohjeen RFID:n käytöstä Suomessa. Ohjeessa määritellään RFID-tietoliikenteessä käytettävät standardit ja tarran tietosisältö. Tavoitteena on, että yhtä järjestelmää varten hankitut tarrat toimisivat muissakin järjestelmissä mahdollisimman vaivattomasti. Tanskalaiset ovat juuri julkistaneet RFID Data Model for Libraries -tekstin, jota voidaan todennäköisesti käyttää kansalliseksi ohjeeksi joko sellaisenaan tai muutoksin. Suomalaisen RFID-työryhmän seuraava kokous on syyskuussa ja ohje pyritään saamaan valmiiksi vuoden loppuun mennessä. Luvassa on myös artikkeli aiheesta. TKK:n konesalissa ollut viimeinen VTLS-kone, jota on käytetty kyrilliikan luetteloimiseen aina Unicode-päivitykseen saakka, sammutetaan lähiaikoina lopullisesti. Tähän päättyy VTLS:n ja HP3000:n 1980-luvun lopulla alkanut kausi Suomen kirjastoissa. 9. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava kokous pidetään torstaina 8.12.2005 klo 12:30 alkaen. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:30. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Hakala
sihteeri päivitetty 8.9.2005 NH