YHTEENVETO TE- KESKUSTEN ENNAKOINNIN KÄYNNISTYSSUUNNITELMISTA

YHTEENVETO TE- KESKUSTEN ENNAKOINNIN KÄYNNISTYSSUUNNITELMISTA Jouni Marttinen 18.5.1999

2 1. Johdanto Osana TE- keskusten alueellisen ennakoinnin kehittämis- ja tukiprojektia on 4- alueen TE- keskuksille varattu 150 000 mk määräraha ennakointitoiminnan käynnistyssuunnitelmien tekemiseen. Projektin ohjausryhmä teki viime syksyn aikana päätökset kaikkien keskusten osalta näiden suunnitelmien käynnistämisestä. Samalla ohjausryhmä edellytti, että suunnitelmiin on sisällytettävä seuraavat vähimmäiskriteerit : 1. Ennakointi on kytkettävä johtamiseen, strategiseen suunnitteluun ja tulosjohtamiseen. 2. On kartoitettava ennakoinnin tietotarpeet; TE- keskuksen omat tietotarpeet sekä asiakkaiden tarpeet ja odotukset. 3. On kuvattava TE- keskuksen ennakointijärjestelmävisio; ennakoinnin kohteet, tietosisällöt ja menetelmät. 4. On kuvattava ennakoinnin alueellinen yhteistyö ja verkottuminen. 5. On esitettävä TE- keskuksen ennakoinnin organisointi. 6. On valmisteltava ennakoinnin koulutussuunnitelma; miten johto ja muu henkilökunta sitoutetaan ennakointiin 7. On laadittava loppuraportti TE- keskusennakoijille järjestetyssä ennakointiseminaarissa VI kuultiin TEkeskusten raportit ja selvitykset TE- keskusten ennakoinnin käynnistyssuunnitelmien toteuttamisesta ja nykyisestä tilanteesta. Selvityksen ennakointitoiminnan liikkeellelähdöstä ja käynnistyssuunnitelmien toteuttamisesta esittivät kaikki seminaariin osallistuneet TE- keskukset. Seminaariin eivät osallistuneet Kainuun, Pohjois-Savon eikä Pohjanmaan TEkeskukset. Kaikkien 4- alueen TE- keskusten lisäksi myös Pohjois- Karjala on toteuttanut käynnistyssuunnitelmansa em. kriteereitä noudattaen. Alustavien keskustelujen perusteella myös Kainuu ja Lappi harkitsevat ennakointitoiminnan käynnistämistä em. kriteerein. Valtaosa 4- alueen TE- keskusten käynnistyssuunnitelmista on loppusuoralla ja loppuraportit ilmestyvät kesään mennessä. Tiettyjä vaikeuksia käynnistyssuunnitelman toteuttamisessa on ilmennyt, jos suunnitelman tekijä on joutunut välillä hoitamaan oman vakituisen virkansa tehtäviä. TE- keskusennakoijille lähetettiin etukäteen liitteessä 1. olevat ohjeet ja kysymykset, joihin haluttiin vastauksia.

3 2. Miten ennakointi on kytketty TE- keskuksen johtamiseen, strategiseen suunnitteluun ja tulosjohtamiseen? Ennakointi ei saa olla TE- keskusten toiminnasta irrallaan olevaa erillistä toimintaa, vaan ennakointi on kytkettävä kiinteäksi osaksi keskuksen ydinprosesseja. TE- keskusten yhteenvedoissa ehkä suurimpana puutteena oli se, että ennakoinnin yhteyttä ydinprosesseihin ei oltu pystytty täsmentämään riittävän konkreettisella tavalla. Ongelma on tietenkin se, etteivät nämä ydinprosessit ole olleet etukäteen tiedossa. Toisaalta on kohtuutonta vaatia, että ydinprosessit olisi selvitetty käynnistyssuunnitelmien aikana. Aika olisikin kulunut lähinnä tähän selvitystyöhön. TE- keskusten ydinprosessien ja niiden osaprosessit voidaan jäsentää esimerkinomaisesti seuraavasti: 1. Päätöksentekoprosessit - yritystuki - työvoimakoulutuksen hankinta - ESR- tuki - työllisyystuki - työllisyysperusteinen investointituki - maaseutuyritystuki 2. Asiakaspalveluprosessit - yritysneuvonta - työnvälitys - ammatinvalinnanohjaus - tietopalvelu - työnhakuryhmät 3. Suunnitteluprosessit - tulosohjaus - TTS - Budjetti - Toimintaympäristöanalyysit - LTS Lisäksi ennakointi on kytkettävä osaksi strategista suunnittelua. Strategisia linjauksia ovat olleet aiempina vuosina muun muassa: 1. Yrittäjyyden edistäminen 2. Työmarkkinoiden toiminnan edistäminen 3. Työvoiman kysynnän vahvistaminen 4. Syrjäytymisen ehkäisy 5. Työorganisaatioiden kehittäminen 6. Viennin edistäminen

4 Muutamissa selvityksissä tuotiin esille myös se, että ennakointia ja sen tuottamaa ennakointitietoa tullaan hyödyntämään juuri perustetuissa työvoimakoulutuksen ja aikuisten ammatillisen lisäkoulutuksen hankinta- ja ennakointitoimikunnissa. Joissakin TE- keskuksissa korostettiin sitä, että TE- keskusten ennakoinnin on palveltava myös työvoimatoimistojen päätöksentekoa ja palveluprosesseja. 3. Miten ennakoinnin tietotarvekartoitukset on toteutettu ja kartoituksen tulokset? - tietotarvekartoituksen menetelmät - TE- keskuksen omat keskeiset ennakointitiedon tarpeet - TE- keskuksen sidosryhmien odotukset ja tietotarpeet Tukiprojekti on ohjeistanut TE- keskuksia käyttämään tietotarvekartoituksissa seuraavia menetelmiä: 1. Kyselyt ja haastattelut 2. Päätöksenteko- ym. prosessien analyysit; esimerkiksi vuokaaviot 3. Toimintatutkimukset; osallistutaan prosesseihin toimijoina 4. Strategia- ja ongelmalähtöiset analyysit; selvitetään tiettyyn ongelmaan liittyvät ennakointitiedon tarpeet. Selvästi yleisin tietotarvekartoituksissa käytetty menetelmä on ollut haastattelut. Haastatteluiden kohteina ovat olleet TE- keskusten johto, esittelijä- ja asiantuntijavirkamiehet, työvoimatoimistojen johto ja työvoimaneuvojat. Haastatteluiden lisäksi menetelminä on käytetty osasto-, yksikkö- tai tiimikohtaisia keskustelutilaisuuksia. TE- keskuksen ja sen osastojen ydinprosesseissa tarvittavia tietotarpeita on yritetty selvittää vain parissa TE- keskuksessa. Menetelminä näissäkin on käytetty lähinnä teemahaastatteluja, mutta myös vuokaavio- ja simolointitekniikoita on kokeiltu. TE- keskusten tietotarvekartoitusten tulokset Ennakointitiedon tarpeet eivät haasteltujen mielissä olleet kovin selvästi jäsentyneitä. Tarpeet liittyivät ehkä enemmänkin tiedon parempaan hallintaan eli tiedon helppoon saatavuuteen ja hyödynnettävyyteen. Tietotarpeet olivat joko tehtäväkohtaisia (selvät osasto/yksikkörajat) tai yleisiä (ei osastokohtaisia) riippuen siitä, oliko kysymyksessä lähinnä rutiinitehtäviä hoitava virkailija (valvonta) vai kehittämis- tai suunnittelutehtäviin painottuva virkailija. Irrallisen tiedon tarjonnan lisääminen ei haastateltavien mielestä tuo lisäarvoa, vaan ennemminkin kaivataan analyyttistä, toimintaympäristön muutoksen ymmärrystä lisäävää tietoa.

5 Tietotarvekartoituksissa ei ole selvitetty pelkästään ennakointitiedon tarvetta, vaan myös sitä, minkälaista ennakointitietoa TE- keskusten eri yksiköt omassa toiminnassaan tuottavat. Elinkeinorakenteen, työmarkkinoiden, yritysten toiminnan ym. kehitystä kuvaava tieto on oltava TE- keskusten käytössä aikasarjamuodossa, jotta erilaisten trendien kehityskulkuja voitaisiin seurata. Laadukasta historiatietoa on mahdollista omatoimisesti mallintaa ja ekstrapoloida eli tuottaa näin tulevaisuustietoa perinteisin tilastomatemaattisin menetelmin. Määrällisen ennakointitiedon lisäksi useissa raportoinneissa painotetaan laadullisen ennakointitiedon merkitystä ja tärkeyttä. Suurimmat haasteet liittyvätkin juuri ennakoinnin laadullisten menetelmien kehittämiseen. Tänä keväänä käynnistyvissä TE- keskusten uusissa ESR- ennakointihankkeissa keskitytään muun muassa skenaariotyöskentelyyn, heikkoihin signaaleihin ja klusterianalyyseihin. Osastokohtaiset tietotarpeet TE- keskusennakoinnin tietotarpeita on tarkasteltu osastokohtaisesti vain muutaman TE- keskuksen käynnistyssunnitelmassa. Seuraavassa osastokohtaisessa tarkastelussa ei puututa yksittäisiin tietotarpeisiin, vaan pyritään tarkastelemaan tietotarpeita yleisellä tasolla. Kesäkuussa valmistuvassa tiedonhankintasuunnitelmassa esitetään yksittäisen ennakointitiedon tarve kysynnän näkökulmasta. Yritysosasto (YOS) Yritysosastoilla ennakointitietoa on hyödynnetty muun muassa yritystukipäätöksissä, vaikkakaan sitä ei ole tehty systemaattisesti eikä organisoidusti. Ennakointitieto on ollut hiljaisena tietona yritystutkijoiden korvien välissä. Nyt tämä tieto pitäisi saada kaikkien muiden te-keskuslaisten käyttöön. Yritysosaston avaintoimintojen informaatioperusta muodostuu suurelta osin yritystutkimuksista saadusta informaatiosta (taseet ja yrittäjien näkemykset) sekä KTM:n toimialapäälliköiden tuottamista toimialaraporteista ja barometreistä sekä rahoitusnäkemys- katsauksista. Keskeisenä ennakointitiedon lähteenä pidetään myös KTM:n pk- barometriä. Lisäksi tietolähteinä käytetään lukuisten aluekehitykseen kiinnittyneiden toimijoiden asiantuntijanäkemyksiä. Tällaisia tahoja edustavat mm. pääomarahoittajat, seutukunnalliset kehittämiskeskukset ja maakuntaliitto. Kansainvälistymisyksikkö hyödyntää FinPro:n (entisen Ulkomaankauppaliiton) vientikeskusten ylläpitämiä Select- tietokantaraportteja (toimiala-, liikeyhteyssekä maaraportit) sekä yrityskontakteja alueen potentiaalisiin vientikauppaa harjoittavaan yrityksiin. Erityisen tärkeänä raporteissa pidetään teknologiaennusteita, joita KTM ja TEKES tuottavat. Teknologinen kehitys määrittelee pitkälti muun muassa

6 koulutustarpeet ja työvoiman laadulliset vaatimukset, minkä vuoksi teknologiassa tapahtuvat muutokset pitäisi tunnistaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Myös kansainvälistymiseen liittyvä ennakointitietoa pidetään tärkeänä TEkeskusennakoinnissa. Työvoimaosasto (TOS) Työvoimaosastolla päätöksenteossa, palvelutuotannossa ja toiminnan suunnittelussa hyödynnetään yleisesti työhallinnon oman URA- järjestelmän tuottamaa valtavaa tietomassaa. Työministeriön tilastokoneelta voidaan tehdä SQL- kyselyitä ja parhaillaan ollaan ottamassa käyttöön CrystaInfo-ohjelmaa, jolla voidaan tehdä tilastollisia analyysejä tietokannoista. Tukiprojektin aloitteiden pohjalta kehitettyä työvoimaosaston tietojärjestelmää (JOTI) pidetään yleisesti oikeansuuntaisena ja ensimmäisenä askeleena kohti koko TE- keskusten yhteistä tietojärjestelmää. Tietojärjestelmään on kontsruoitu ja automatisoitu koko maan työvoimaosastojen ja työvoimatoimistojen tulostavoiteseurannat sekä lähes kahdenkymmenen työllisyystilannetta, avointen työpaikkojen ja työhallinnon toimenpiteiden kehitystä kuvaavaa aikasarjaa ja graafista esitystä. Työvoimaosastolla ennakointitietoa tarvitaan työvoimapolitiikan suunnitteluun ja toteuttamiseen jatkuvasti. Tällä hetkellä TOS kerää ja hyödyntää ennakointitietoa kaikkein systemaattisimmin. Maaseutuosasto (MOS) Maaseutuosaston avaintoimijoiden käytössä oleva informaatioperusta on koostunut valtakunnantasoisesta tilastomateriaalista liittyen jokakeväiseen maataloustuki-hakemuskierrokseen. Nyttemmin MMM:n tilastopalveluyksikkö (TIKE) on aloittanut tukihakemusinformaation analysoinnin ja jakelun aluetasoisena tietona. Perinteisenä informaatiolähteenä ovat toimineet maaseutuasiamiehet ja -sihteerit, jotka ovat työssään jatkuvassa vuorovaikutuksessa maanviljelijöihin. Kalatalousyksikön käyttämät tietolähteet ovat usealla taholla. Päätöksenteossa hyödynnetään mm. alan tutkimuslaitosten selvityksiä, kalatalouden toimialaraporttia ja EU:n päätöksiä kalastuskiintiöiden osalta sekä elintarvike- ja rehukalatalouden kotimaisia sekä ulkomaisia muutostrendejä koskien maailmanmarkkinahinta- ja kilpailukykykehitystä. Maaseutuosastoilla nähdään, että sen varsinainen tehtävä on valtakunnallisen ja EU:n maatalouspolitiikan toimeenpano. Ennakointitiedon tarve nähdään kontrollifunktion näkökulmasta melko vähäisenä. MMM:n hallinnonalan tietotuotanto on mittavaa, mutta tieto on lähinnä historiatietoa (TIKE).

7 TE- keskuksen yhteiset tietotarpeet Lähes kaikissa TE- keskusten raporteissa esitettiin yritys- ja toimipaikkarekisterin hankkimista TE- keskuksiin. Rekisteri ei liity suoranaisesti ennakointiin, mutta sitä tarvitaan esimerkiksi yrityskyselyiden otantoihin. Yleisellä tasolla voidaan TE- keskuksen tietotarpeet tiivistää seuraaviin ilmiöalueisiin, joista tarvitaan seuraavanlaista ennakointitietoa: - Elinkeinorakenteen muutos - Työvoiman kysyntä - Yritysrakenne - Ammattirakenne - Työelämän muutossuunnat - Työmarkkinoiden toiminnan muutokset - Työorganisaatioiden muutokset - Työn sisällön muutokset - Uudet työn organisoitumisen tavat - Kolmannen sektorin kehityssuunnat - Osaamistarpeiden muutokset - Teknologian muutokset - Investointien kehitysnäkymät - Yritysten kannattavuusnäkymät - Kansainvälinen kehitys ja ulkomaankauppa - Maa-, metsä- ja kalatalouden muutossuunnat Liitteessä 2 on esitetty yksi näkemys siitä, miten ennakointitieto voidaan kytkeä TE- keskuksen ydinprosesseihin. TE- keskusten käynnistyssuunnitelmia viimeisteltäessä voidaan tietotarpeita edelleen tarkentaa ko. luokituksen ja esityksen pohjalta. TE- keskusennakoinnissa tarvittava ennakointitieto on kytkettävä myös TEkeskuksen avaintulosalueisiin. Sidosryhmien odotukset TE- keskusennakoinnista Keskeisiä haastatteluja sidosryhmiä ovat olleet työmarkkinajärjestöt, maakunnallinen liitto, lääninhallitus, koulutuskuntayhtymät, kunnalliset kehittämiskeskukset jne. Erityisesti työmarkkinajärjestöt ovat pitäneet TE-

8 keskuksia luontevimpina ennakoinnin asiantuntijoina ja koordinoijina alueilla. TE- keskusten odotetaan tuottavan systemaattisesti alueellista ennakointitietoa mm. osaamiskvalifikaatioista ja investoinneista. Tietojen toivottiin olevan alueellistettuja, käyttäjäystävällisessä muodossa ja eri aikajänteellä. Sidosryhmien tietotarpeiden kartoituksessa haastattelut ovat olleet yleisin tietotarpeiden kartoitusmenetelmä. Menetelminä on käytetty myös seminaareja. Sidosryhmät pitävät ennakointia tärkeänä TE- keskusten osaamisalueena ja TE- keskusennakointiin kohdistetaan suuria odotuksia. Muun muassa oppilaitokset odottavat erityisen paljon TE- keskusennakoinnilta ja sen tarjoamalta ennakointitiedolta. Tietotarvekartoitusten valmistuttua tukiprojekti tulee laatimaan tiedonhankintasuunnitelman kesäkuussa. Projekti neuvottelee tilastokeskuksen edustajien kanssa tietojen yhteishankinnasta syksyllä. Projekti on tehnyt vuoden 2000 tulo- ja menoarvioon liittyvän määrärahaesityksen KTM:lle tilastokeskuksesta yhteishankinnalla hankittavista tiedoista. 4. Minkälainen on TE- keskuksen ennakointijärjestelmävisio? - ennakoinnin kohteet - ennakointimenetelmät Useassa TE- keskuksessa ennakointijärjestelmän peruslähtökohtana on pidetty tukiprojektissa kehitettyä ennakointijärjestelmävisiota: Pitkän aikavälin ennakointitietoa tuotetaan PT- mallilla (Työvoima 2017), skenaariotyöskentelyllä sekä hyödyntämällä heikkoja signaaleita. Keskipitkän aikavälin ennakointina toimivat ETLAkonsortio- hankkeen määrälliset tulokset ja Satakunnassa kehitetty osaamistarvebarometri. Melko monessa TE- keskuksessa kokeillaan ja käynnistetään kevään aikana klusterianalyysejä. Lyhyen tähtäimen ennakointitiedossa nojaudutaan lähinnä ETI- tietokantaan ja asiantuntijaraatien SWOT- analyyseihin. Yleisesti toivotaan myös, että ennakoinnin lähtökohtana tarvittavat väestöä, taloutta, työvoimaa, elinkeinorakennetta, yritysrakennetta jne. koskeva ns. historiatieto tuotetaan valtakunnallisesti. Melko yleisenä TE- keskusennakoinnin kulmakivenä pidetään Pohjanmaalla kehitettyä työvoima- ja koulutustarvetutkimusta (TKTT). Kevään aikana pidettyyn koulutukseen osallistui suurin osa keskuksista, ja kymmenkunta keskusta on aikonut vielä tämän kevään aikana tehdä yrityskyselyitä tällä

9 mallilla. Malli sopii hyvin käytettäväksi myös yritysosastolla ja maaseutuosastolla. Parasta antia TKTT:ssä ovat kuitenkin ns. asiantuntijaraatien tekemät 2-3 toimialan SWOT- analyysit. Asiantuntijaraatien työn tulokset valmistuvat loppukesästä eli juuri, kun TE- keskuksissa valmistellaan ja työstetään toimintaympäristöäanalyysejä. TKTT on ennakointityökalu, joka edustaa jatkuvuutta ja pysyvyyttä keskuksen ennakointijärjestelmässä. Vuosien kuluessa siitä muodostuu kehityksen kulkua kuvaava barometrityyppinen ennakoinnin työvälinen TE- keskuksiin. TKTT:n osaamistarpeiden muutosta kuvaavaa osiota voidaan syventää Satakunnassa kehitetyllä ns. osaamistarvebarometrillä. Satakunnassa onkin käynnistynyt ESR- ennakointiprojektina osaamistarvebarometrihanke, jossa työvoimatoimistot kartoittavat yritysten ydinammattien kvalifikaatioita ja niiden muutoksia. Erillisrahoituksella toteutetaan klusterikohtaisia analyysejä ja erillisselvityksiä. TE- keskuksessa ei kukaan pysty näitä analyyseja toteuttamaan oman työnsä ohessa. Myös omia TE- keskusaluekohtaisia koulutustarve- ennustehankkeita on menossa (MITENNA- malli). TE- keskuksen tietojärjestelmä Epäselvyyttä ja tietynlaista hämminkiä TE- keskusennakointia kohtaan on aiheuttanut epätietoisuus TE- keskuksen tietojärjestelmän kehitystyöstä. Tukiprojektin eräänä ydintavoitteena on integroida ennakointitieto valtakunnallisesti kehitettäviin TE- keskuksen ohjaus- ja tietojärjestelmiin. Sen sijaan tukiprojektin tavoitteisiin ei kuulu TE- keskuksen tietojärjestelmän kehittäminen. Tällaista valtakunnallista kehittämishanketta ole kuitenkaan saatu käynnistettyä. Tukiprojekti on tehnyt esityksen KTM:lle valtakunnallisen TE- keskusten tietojärjestelmäprojektin käynnistämiseksi. Myös tietohallintajaosto on esittänyt loppuraportissaan ns. JOTI- projektin käynnistämistä (1997). Työhallinnossa tehtyä JOTI- kehittämistyötä voidaan pitää hyvänä lähtökohtana ja perustana alettaessa rakentaa koko TE- keskuksen tietojärjestelmää. Tukiprojektin tavoitteena on, että tilastokeskuksesta hankittavan tiedon tietovarastona käytetään eduskunnan, valtioneuvoston ja ministeriöiden käyttämää ns. Senaattori- järjestelmää, johon on jo kerätty tilastokeskuksen tuottamaa valtakunnallista ja alueellista tietoa. Tilastokeskus huolehtii tiedon päivityksestä. Nykyisessä tietojärjestelmän kehitysvaiheessa ongelmaksi koetaan yhdistelmätiedon vähäisyys. Jatkokehitystyössä onkin tähdättävä tietojärjestelmään, jossa eri menetelmillä ja aikajänteellä tuotettua

10 ennakointitietoa voidaan yhdistää esimerkiksi toimialoittain ja alueellisesti. Ennakointi ei saa olla pelkkää tietojen keräilyä, vaan siihen kuuluu olennaisena osana tietojen analysointi ja johtopäätösten teko. Tietojärjestelmän rakentamisessa on lähdettävä liikkeelle minimitarpeista. Järjestelmää kehitetään sen käytöstä saatujen kokemusten perusteella. Myös TE- keskusten omia tietojärjestelmän kehittämishankkeita on suunnitteilla. Muun muassa työvoimakoulutuksen päätöksenteon tukijärjestelmän (DSS) kehittämistä harkitaan ainakin kahdessa TEkeskuksessa Nykyisessä ennakointikäytännössä ennakoijan työajasta suurin osa on kulunut tietojen tekniseen hankintaan ja tuottamiseen. Uuden TE- keskuksen tietojärjestelmän ja siihen integroidun ennakointitietokantojen (ETI, ON- Line jne.) ansiosta työaika voidaan käyttää tietojen analysointiin, tulkintaan ja johtopäätösten tekoon. 5. Miten ennakoinnin alueellinen yhteistyö ja verkottuminen on tarkoitus järjestää? Alueellinen yhteistyö on käynnistynyt hyvin kaikilla alueilla. Monissa TEkeskuksissa maakunnalliset liitot osallistuvat ennakointiryhmien työskentelyyn. Lapissa ennakointiyhteistyöhön ollaan lähdössä laajalla rintamalla; yhteistyössä ovat mukana Lapin yliopisto, Lapin liitto, lääninhallitus jne. Keskeisin alueellisen yhteistyön foorumi on vuoden alussa kaikissa TEkeskuksissa toimintansa käynnistäneet hankinta- ja ennakointitoimikunnat. Niissä ovat edustettuina kaikki keskeiset alueelliset toimijat. Alueellista yhteistyötä tehdään myös useissa alueellisissa ennakointihankkeissa, joita on käynnissä kaikkien TE- keskusten alueilla. Useilla alueilla on järjestetty myös ennakointiseminaareja alueellisille toimijoille. Yhteistyöllä tähdätään päällekkäisen työn välttämiseen ja toiminnan koordinointiin. Samoin alueellisella yhteistyöllä pyritään vähentämään yrityskäyntejä samoihin yrityksiin. Erittäin välttämättömänä pidetään yhteistyötä ja verkottumista lääninhallituksissa liikkeelle lähteviin lääninhallitusten ennakointijärjestelmän kehittämishankkeisiin. TE- keskusten on varmistettava, ettei ennakointijärjestelmiin koota samoja tietoja ja vältetään näin päällekkäinen kehitystyö. 6. Miten ennakointitoiminta organisoidaan TE- keskuksessa?

11 TE- keskusten ennakointitoiminta on käynnistynyt ns. 4- alueilla ennakoinnin käynnistyssuunnitelmilla, mutta myös kaikissa 6- alueen TE- keskuksissa on käynnistynyt prosessi, jolla TE- keskuksen ennakointia kehitetään. Kaikissa TE- keskuksissa toimivat ennakointiryhmät, joissa on edustajat kaikilta TEkeskuksen osastoilta. Joillakin alueilla ennakointiryhmä muodostuu TEkeskuksen ylimmästä johdosta, johtajasta ja osastopäälliköistä. Ennakointiryhmän tehtävänä tulee jatkossa olemaan TE- keskuksen ennakointitoiminnan kehittäminen, henkilöstön ennakointikoulutuksen organisointi ja evaluointi. Ryhmän tulee toimia aktiivisesti ennakointi- ja hankintatoimikunnan kanssa. Suurimmassa osassa TE- keskuksia lähtökohtana on organisoida TEkeskusennakointi niin, että ennakointitiedon tuotannosta ja koordinoinnista vastaa yksi henkilö (vrt. tukiprojektin TE- keskuksille tekemä ennakoinnin resurssointikysely). Tietoa syntyy ja sitä tuotetaan niin monessa lähteessä, että sen hallintaan tarvitaan erikoiskoulutuksen saanutta analyytikkoa. Lähes kaikki TE- keskukset esittivät yhden henkilövuoden lisätarpeesta siinä vaiheessa, kun ennakointi vakiinnutettaan osaksi TE- keskuksen toimintaa. Ennakointitoiminnan kehittäminen jatkuu kaikissa 4- alueen TE- keskuksissa käynnistyssuunnitelmien päättymisen jälkeen projektiperustaisesti. Hämeen TE- keskusta lukuunottamatta keskukset ovat mukana jossakin lähinnä ennakoinnin laadullisia menetelmiä kehittävässä hankkeessa tai ovat itse hankkeen toteuttajia. Hämeessäkin käynnistyy ennakoinnin koulutusprojekti. TE- keskusennakoinnin ääripäitä ovat tilanne, jossa yksi analyytikko analysoi ja kirjoittaa toimintaympäristön kehitystä arvioivia analyysejä ja toisaalta tilanne, jossa ennakointi on osa jokaisen työtä. Haastatteluissa esitettiin toivomuksia siitä. että joku käsittelisi ja analysoisi ennakointitietoa valmiiksi, koska oman työn ohessa siihen ei löydy juuri aikaa. Ennakointia ei saa nähdä erillistoimintana, vaan ennakointinäkökulma on sisällytettävä kaikkeen päätöksentekoon, suunnitteluun ja palvelutuotantoon. Kaikkiaan ennakoinnin valtakunnallisen tukiprojektin tavoitteena on tuottaa sellaisia valtakunnallisia ratkaisuja ja tietojärjestelmiä, joissa ennakointitieto on helposti ja käyttäjäystävällisesti saatavissa selkeässä ja mahdollisimman pitkälle analysoidussa muodossa. Myös tiedon päivitys hoidetaan valtakunnallisesti. 7. Miten henkilökunta ja johto koulutetaan? Useassa TE- keskuksessa on tarkoitus käynnistää erilliset koulutushankkeet, joiden tavoitteena on perehdyttää niin TE- keskusten johto kuin henkilökunta sekä myös sidosryhmät valtakunnallisesti kehitettyihin ennakoinnin menetelmiin ja tietojärjestelmien käyttöön. Koulutuksella pyritään myös

12 ennakoinnin käsitteiden, käytäntöjen ja sisältöjen yleiseen esittelyyn sekä ennakoivan työotteen sisäistämiseen. Tavoitteena on, että ennakointinäkökulma sisällytetään kaikkeen asiakaspalveluun, päätöksentekoon ja muuhun toimintaan. Haastava tehtävä on kouluttaa niin TE- keskusten kuin työvoimatoimiston henkilökunta ennakointitiedon hyödyntämiseen ja käyttöön osana jokapäiväistä palveluprosessia, päätöksentekoa ja suunnittelua. 8. Minkälaisia kokemuksia käynnistyssuunnitelman aikana on kertynyt? - miten johto on sitoutunut ennakointiin? - miten eri osastot ovat sitoutuneet ennakointiin? - millä keinoilla sitoutumista voisi jatkossa parantaa? TE- keskusten ennakointitoiminnan käynnistämistä on haitannut se, että koko TE- keskuksen toimintafunktio ja tarkoitus on vielä kateissa ja selkiintymätön. Ennakointi voisi olla niitä ensimmäisiä asioita, joissa TE- keskukset voisivat löytää yhteistä tekemistä ja myös toimintoja, jotka tuottavat synenergiaa koko keskukselle. Osassa TE- keskuksia on esiintynyt ongelmia johdon sitoutumisessa ennakointiin. Myös yritysosaston ja maaseutuosastojen edustajien osallistuminen varsinkin valtakunnalliseen kehittämistyöhön on ollut vähäistä. Ongelmat liittyvät todennäköisesti ainakin osittain tiedon kulkuun ja välittymiseen. Tukiprojektin tavoitteet sekä projektin tekemiset ja aikaansaannokset eivät ole selvästikään kaikkien TE- keskusjohtajien tiedossa huolimatta siitä, että johtajille on järjestetty erillinen ennakointiseminaari ja projektia on esitelty useissa eri tilaisuuksissa. Tukiprojektin ja myös TEkeskusten ennakoijien pitäisi tehostaa TE- keskusten johdolle ja osastoille suunnattua tiedotusta. TE- keskusten Intranet iin tullaan perustamaan kaikille avoin TE- keskusennakoinnin keskustelufoorumi. Käynnistyssuunnitelmien ehkä tärkein funktio on ollut siinä, että haastatelluille henkilöille on mahdollisesti selkiytynyt ennakoinnin merkitys TE- keskuksen toiminnassa ja päätöksenteossa. Käynnistyssuunnitelmat ovat toimineet henkilöstön koulutustilaisuuksina ja niiden avulla henkilöstöä on sitoutettu ennakointiin.

13 LIITE 1 TE- keskusten ennakoinnin käynnistyssuunnitelmien benchmarking Toivomme, että painotatte esityksessänne seuraavia kohtia ja annatte vastauksia seuraaviin kysymyksiin: 1. Miten ennakointi on kytketty TE- keskuksen johtamiseen, strategiseen suunnitteluun ja tulosjohtamiseen? 2. Miten ennakoinnin tietotarvekartoitukset on toteutettu ja kartoituksen tulokset? - tietotarvekartoituksen menetelmät - TE- keskuksen omat keskeiset ennakointitiedon tarpeet - TE- keskuksen sidosryhmien odotukset ja tietotarpeet 3. Minkälainen on TE- keskuksen ennakointijärjestelmävisio? - ennakoinnin kohteet - ennakointimenetelmät 4. Miten ennakoinnin alueellinen yhteistyö ja verkottuminen on tarkoitus järjestää? 5. Miten ennakointitoiminta organisoidaan TE- keskuksessa? 6. Miten henkilökunta ja johto koulutetaan? 7. Minkälaisia kokemuksia käynnistyssuunnitelman aikana on kertynyt? - miten johto on sitoutunut ennakointiin? - miten eri osastot ovat sitoutuneet ennakointiin? - millä keinoilla sitoutumista voisi jatkossa parantaa?

14

15 5.5.1999 Jouni Marttinen TE- keskusennakoinnin kohteet, tietosisällöt ja menetelmät LIITE 2 Ydinprosessit 'Ennakointitieto' Menetelmät Strategiset linjaukset I PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSIT (Voidaan jäsentää myös aikajänt. ja laadun muk.) Yritystuki Potentiaaliset kasvualat/klusterit ETI, TKTT, PTM Työvoiman kysyntä toimialoittain Ekon.mallit, Menestystuotteet Klusterianalyysit Kannattavuus Elinkaarimallit Kilpailutilanne Heikot signaalit(hs) Työvoimakoulutus Työvoiman kysyntä toimialoittain/ ETI, TKTT Ammattiryhmittäin Osaamistarve- Voimistuvat/supistuvat kvalifikaatiot barometri, PTM, kompetenssit/osaamistarpeet Ekon.mallit Koulutuksen vaikuttavuus/sijoittuminen Klusterianalyysit Rekrytointiongelmat HS Oppilaspalaute (historiatieto) ESR- tuki Pitkäaikaistyöttömyys TOS:n ennusteet Nuorisotyöttömyys Erillisprojektit Syrjäytyminen Megatrendit,HS Työorganis.muutokset Skenaariot Työllistämistuki Maaseutuyritystuki

16 II PALVELUPROSESSIT Ennakointitieto Menetelmät Yritysneuvonta Pot.kasvualat/klusterit ETI,TKTT,PTM, Työvoiman kysyntä toimial. Ekon.mallit, Menestystuotteet Klusterianal. TEOS Teknologia MINT-anal. Elinkaa- Kannattavuus toimial. Malli, Yritysanal Arvoketjuanal. HS Työnvälitys Työvoiman kysyntä ammattiryhmittäin Eti,TKTT,PTM,HS AVO Kvalifikaatioiden/osaamistarpeiden muut. Os.tarvebarom. TIEPA Työnhakuryhmät III SUUNNITTELUPROSESSIT TUJO Toimintaympäristöanalyysit Ministeriöt määrittelevät Ministeriöt määrittelevät Budjetti LTS

17 IV STRATEGISET LINJAUKSET YRITYSTOIMINNAN EDISTÄMINEN Ennakointitieto Menetelmät. Investoinnit ETI, Kannattavuus MT,HS Teknologia Yritysanalyysit Vienti TKTT TYÖMARKKINOIDEN TOIMINNNAN EDISTÄMINEN Työmarkkinoiden toiminta Työmarkkinoiden dynamiikka ETI,TKTT,Ekonom. Kohtaanto/rekrytointiongelmat mallit,ptm,aikasar- Työvoiman kysyntä ja tarjonta ja-analyysit,skenaa Työttömyys riot, Megatrendit Ikääntyminen HS Virtuaalityön markkinat Kolmas sektori Skenaariot Kansainvälistyminen Ulkomaalaiset Skenaariot SYRJÄYTYMISEN EHKÄISY Pitkäikaistyöttömyys ErIllisselvitykset Skenaariot TYÖORGANISAATIODEN KEHITTÄMINEN Uudet työn organ.muodot TKTT, Osaamistarvebaro ULKOMAANKAUPPA Viennin edistäminen TK:n panos-tuotos- Malli, TKTT MAA-, METSÄ- KALATALOUS jne.

18