PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 3/2015 Aika: 5.2.2015 klo 17.00 Paikka: HO / Paasikivi Paikalla: Pekka Hassinen kuraattori (saapui kohdassa 12.) Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine Ville Timonen Jenni Rönkkö Jukka Heliö Laura Kylliäinen Taru Toivanen Teemu Laakso varapuheenjohtaja sihteeri toiminnanohjaaja taloudenhoitaja Poissa: Saara Leino 1. Avaus Varapuheenjohtaja Olga Penkkilä avasi kokouksen kello 17.10. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys (liite 1) Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksitta. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokousten 1/15 ja 2/15 pöytäkirjat hyväksyttiin muutoksitta. 5. Ilmoitusasiat Olga Penkkilä ilmoitti herrarien olevan 25.4.
6. Tehdyt edustusvierailut Ei tehtyjä edustusvierailuja 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine kertoi asioiden olevan hyvin. Edellisellä viikolla järjestetyt kaudenavajaiset olivat onnistuneet ja juhlissa oli ollut hyvä tunnelma. Juhlissa ei onneksi ollut hiljaista vaikka juhlaväkeä oli suunnilleen vain 160. Laine ilmoitti, että teekkarit ovat kutsuneet kaikki osakuntalaiset viettämään laskiaista Ullanlinnanmäelle. Olga Penkkilä toivoo yhteisexcursion järjestämistä pulkkamäkeen. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Ville Timonen ilmoitti isännän hakeneen 3 000 euron lainansa. Timonen pyytää, että hallituslaiset vastaisivat iltakoulun doodleen. 9. Saapunut posti Ei saapunutta postia. 10. Saapuneet kutsut a. Eläinlääketieteen kandidaattiyhdistys 69 vuotta 28.3. Kukaan hallituslainen ei ollut kiinnostunut lähtemään juhliin. b. Teknologföreningen 143 år 21.3. Teemu Laakso ja Olga Penkkilä ilmoittivat kiinnostuksensa. Laura Kylliäinen harkitsee osallistumistaan c. Sakalan kutsu Viron tasavallan 97. vuosipäivään 23.2. Taru Toivanen kysyy UAV:ltä onko lähtijät jo varmistunut. Hallituslaisia ei kiinnosta lähteä vuosipäivään, joten mikäli UAV ei löydä keskuudestaan lähtijöitä kysely laitetaan virkailijalistalle. d. Keskisuomalainen osakunta 84 vuotta 7.3. Jukka Heliö ja Taru Toivanen pohtivat osallistumista juhliin.
11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 2) Liitteen lisäksi Taru Toivanen ja Olga Penkkilä suunnittelevat ompelukerhon, taidekerhon ja kokkikerhon yhteistä kokousiltaa kuun viimeiselle viikolle. Taneli Laine kertoi yhden jäsenen kyselleen koirakerhon toiminnasta. Jukka Heliö kertoi, että luontokerho kokousti edellisenä päivänä ja kokouksessa valittiin kerholle sihteeri sekä tuotiin esille paljon excursioideoita keväälle. 12. Ulkojäsenhakemukset Kuraattori Pekka Hassinen saapui kokoukseen ja alkoi johtamaan puhetta. a. Eskolan ulkojäsenhakemus Hyväksyttiin ulkojäsenhakemus b. Kososen ulkojäsenhakemus Hylättiin ulkojäsenhakemus. Ei ollut riittäviä perusteita ulkojäsenyyteen. c. Savolaisen ulkojäsenhakemus Sihteeri pyytää Savolaiselta lisäselvitystä vanhemmistaan ja heidän jäsenyydestään. Mikäli lisätiedot saadaan ja heidän jäsenyytensä varmistetaan, hyväksytään ulkojäsenhakemus. Mikäli lisätietoja ei vastaanoteta Savolaisen ulkojäsenhakemus hylätään puutteellisten tietojen perusteella. 13. Määräraha anomukset Taneli Laine toimitti juoma annostelijan määräraha anomuksen 201,76 euroa. Juoma annostelija koettiin tarpeelliseksi hankinnaksi bileitä ja HOT:n tanssikursseja varten. Edelliset versiot vesikanistereista ovat olleet hankalia käyttää ja vuotaneet vettä lattialle. Juoma annostelija hankittiin jo edellisellä viikolla kevätkaudenavajaisten takia. Hyväksyttiin määräraha anomus 201,76 euroa maksettavaksi ytm:stä. Hallitus päätti antaa päävirkailijoille, vanhan periaatteen mukaisesti, luvan hyväksyä kuluja 200 euroon asti oman harkintansa mukaan.
14. Tilahakemukset Kymäläisiltä tullut tilahakemus Hikiästä hallituksenvaihtokaronkkaansa 13.2. klo 17 alkaen. Asiasta keskuteltu jo hallituksen sähköpostilistalla, missä todettu tilan olevan vapaa klo 23 asti, jonka jälkeen se on varattu juristikerhon sitsien jatkoja varten. Kuraattori Hassinen oli jo ennen kokousta ilmoittanut kymäläisille tilan olevan vapaa käyttöön 17 23, mutta kymäläiset menevät mielummin toisaalle, missä saavat olla saunatiloissa läpi yön. 15.Pitojen kutsuvieraslistan hyväksyminen Pitojen kutsuvieraslista hyväksyttiin muutoksitta. 16. Muut asiat a. Postin valtakirja Viime vuoden tammikuussa sihteerin tehtäviä hoitanut Sofia Seittenranta Vekkeli on oletettavasti hoitanut postin valtakirjojen täytön ja toimittamisen postiin. Tämän vuoden osalta sihteerin on soitettava postiin ja selvitettävä keillä kaikilla on tällä hetkellä valtuudet osakunnan postin noutamiseen. Tästä vuodesta alkaen on suotavaa tehdä määräaikaiset valtakirjat. b. Tanhutreenit Sihteeri on ollut saamaton eikä tanhuopettajaa ole vieläkään selvitetty. Asialla on kiire ja sihteeriä kehoittiin hoitamaan asia pikimmiten. c. Palveluiden irtisanominen remontiksi Teemu Laakso huomauttaa, että esimerkiksi siivouspalveluilla on kolmen kuukauden irtisanomisaika. Eri palveluiden irtisanomisajat on selvitettävä ja hoidettava mahdollisimman pian. Hassinen pyytää, että Timonen selvittäisi ajat ja luovuttaisi listauksen hänelle, jotta päätökset sopimusten irtisanomisista voidaan viedä eteenpäin.
d. Historiakirjahanke Kuraattori Hassinen toteaa, että historiakirjahankkeesta on tehtävä päätöksiä seuraavassa yleiskokouksessa. Projektiin myönnetty 14 000 euroa ei tule riittämään vaan se tulee maksamaan huomattavasti enemmän, noin 20 000 euroa. Hassinen valoitti hallitusta, että suurin osa painotaloista eivät ole halukkaita tekemään vain 500 kpl painatuksia. Seitsemälle painotalolle jätetty tarjouspyyntö, joista kolme on vastannut ja niistä yksi ilmoitti hinnan myös 300 kirjan painokselle. Painoksen kappalemäärien ollessa isompia hinta ei kuitenkaan ole samassa suhteessa. On siis edullisempaa painaa enemmän. Hallitus keskusteli tiloista varastoida kirjoja. Kirjoja olisi myös hyvä lahjoittaa aktiivisemmin, sillä tällä hetkellä kirjoja lahjoitetaan alle 20 kpl vuosittain. Kirjoja voisi lahjoittaa joka vuosi hallitukselle, päävirkailijoille ja mahdollisesti muillekin virkailijoille mikäli he eivät ole jo aikaisemmin saaneet kyseistä teosta. Riemuilla myyntiä tulee luultavasti olemaan, kun kirja tulee käsittelemään heidän opiskeluvuosiaan. Yksi kiinnostuneista painotaloista on Suomalaisen Kirjallisuuden Seura. Jenni Rönkkö kokee, että SKS:n painattamat kirjat lisäisivät menekkiä. Niillä on hyvä maine. Historiatoimikunta tulee suosittelemaan säätiölle kyseisen painotalon tarjoukseen vastaamista. Hallitus kokee, että kunhan painos on alle 1 000 kappaletta, tulevat ne varmasti menemään kaupaksi tai jaetuksi. e. Säätiön seuraava kokous Kuraattori Hassinen ilmoitti, että säätiön seuraava kokous on 16.2. Teemu Laakso huomautti, että säätiön keskittyessä kovasti Hämäläisten talon tulevaan remontiin, olisi heitä hyvä muistuttaa Koivuniemen remonteista. Toiminnanohjaaja Taneli Laine sekä kesäpaikkavastaava Emil Artjoki ovat kiinnostuneita olemaan säätiön tukena ja apuna Koivuniemen remonttia koskevissa asioissa. Keittiöremontti olisi tärkeä saada kevään aikana tehtyä, jotta kesän aikana saadaan kokeiltua kodinkoneiden toimivuus. f. Remonttitoimikunnan kuulumiset Teemu Laakso ilmoitti, että arkkitehti on jättänyt remontin rakennuslupahakemukset. Jenni Rönkkö ilmoitti, että toimikunta on järjestämässä 12.3. erillisen
tiedotustilaisuuden remontista, sekä esittelee kuulumisiaan 31.3. teeillassa. g. Silliskäytännöt Aikaisemmin edustuskäytännöistä päätettäessä määriteltiin, että silliksestä kustannetaan puolet. Avoimeksi jäi, että kustannetaanko vain kahdelle puolikas sillis vai kaikille juhliin lähteville. Hallitus päätti, että kaikille vuosijuhlilla edustajille kustannetaan puolikas sillis, mikäli he haluavat osallistua niihin. h. Helmikuun fuksi info Jukka Heliö tiedustelee, onko helmikuun fuksi infoon ilmoittautunut kerhoja ja virkailijoita mukaan. Toiminnanohjaaja Laine tiesi kertoa, että toistaiseksi on ollut vähän ilmoittautuneita. Hallituslaisia kehoitetaan kysymään kerhoja ja valiokuntia tapahtumaan. 17. Kokouksesta tiedotettavat asiat Ei tiedotettavia asioita. 18. Seuraava kokous Jo viime kokouksessa päätetty seuraava kokous. Hallituksen kokous 4/15 on keskiviikkona 18.2. ja Taneli Laine on kahviministerinä. 19. Kokouksen päättäminen Kuraattori Pekka Hassinen päätti kokouksen kello 18.11. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Olga Penkkilä Varapuheenjohtaja Maija Häkkinen Sihteeri