M-Files 9.0:n uudet ominaisuudet ja parannukset

M-Files 9.0:n uudet ominaisuudet ja parannukset 18.9.2012 1/60

Sisältö 1. MERKITTÄVIMMÄT UUDET OMINAISUUDET JA PARANNUKSET...4 1.1 M-Files 9.0:n uudet ominaisuudet ja parannukset...4 2. JÄRJESTELMÄVAATIMUKSET JA PÄIVITTÄMINEN 9.0-VERSIOON...6 2.1 Järjestelmävaatimukset M-Files 9.0:ssa...6 2.2 Järjestelmän päivittäminen...6 3. YHTEISTOIMINTA ERI DOKUMENTTIVARASTOJEN VÄLILLÄ...7 3.1 Yhteistoiminnan vaatimat asetukset...7 3.2 Replikointivaihtoehdot...8 3.2.1 Täysreplikointi... 8 3.2.2 Välimuistireplikointi... 8 3.2.3 M-Files-lisäpalvelinlisenssi... 8 4. METATIETOMÄÄRITTELYIDEN YHDISTÄMINEN...9 4.1 Varaston käyttötarkoitus vaikuttaa metatietorakenteen luontiin ja yhdistämiseen...9 4.1.1 Täydellinen kopio (esim. replikointi, arkistointi ja varmuuskopiointi)... 9 4.1.2 Osittain sama metatietorakenne ja osittain sama sisältö (esim. yrityksen sisällä eri käyttöön tarkoitetut varastot)... 9 4.1.3 Eri metatietorakenne, mutta osittain sama sisältö (esim. tiettyjen kohteiden julkaisu varastosta toiseen)... 9 4.2 Metatietojen yhdistäminen tyypin, ID:n, nimen tai aliaksen mukaan...10 4.3 Aliakset eli tunnisteet eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle...10 4.4 Käyttäjätilit...11 4.5 Suhteessa olevat kohteet eri varastoissa...12 5. KOHTEIDEN JA NIIDEN ARVOJEN SYNKRONOINTI VARASTOJEN VÄLILLÄ...13 5.1 Kohteet...13 5.1.1 Valittujen kohteiden julkaisu varastosta toiseen... 13 5.1.2 Ristiriidat ja niiden selvittäminen... 13 5.2 Metatietojen arvot...14 5.2.1 Arvolistojen arvot... 14 5.2.2 Suhteessa olevat kohteet... 14 6. SISÄLLÖN REPLIKOINTI JA ARKISTOINTI...15 6.1 Vie sisältöä...16 6.1.1 Vie olemassa olevat kohteet... 17 6.1.2 Vie tietoja tuhotuista kohteista ja kohdeversioista... 18 6.1.3 Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset... 18 6.1.4 Sisältöpaketin sijainti... 18 6.2 Arkistoi vanhoja versioita...18 6.3 Tuo sisältöä...19 6.3.1 Sisältöpaketin sijainti... 19 6.3.2 Sisällön tuonnin asetukset... 20 6.4 Ajoitetut vienti- ja tuontityöt...21 6.4.1 Ajoitettu vienti... 21 6.4.2 Ajoitettu tuonti... 21 6.5 Uudet sisällön tuonnin yhteydessä käytettävät tapahtumakäsittelijät...21 7. SUHTEET ERI VARASTOISSA SIJAITSEVIEN KOHTEIDEN VÄLILLÄ...22 7.1 Pikakuvakkeet...22 7.1.1 Pikakuvakkeiden suojausasetukset... 23 7.1.2 Synkronoinnin kautta syntyneet pikakuvakkeet... 23 7.2 Vaatimukset...23 8. PARANNUKSIA HAKUTULOKSIIN JA SUHTEISIIN...24 8.1 Hakusanojen korotus...24 8.2 Liikkuminen suhteessa olevien kohteiden välillä samassa varastossa...25 8.3 Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä...25 8.4 Algoritmin käyttö nopeuttaa näkymien kansiolistausta...25 18.9.2012 2/60

8.5 Erityiset kohteet...25 9. YHTEISMUOKKAUS...26 9.1 Yhteismuokkaukseen varaaminen ja muokkauksesta palautus M-Filesiin...26 9.1.1 Yhteismuokkaukseen varaaminen... 26 9.1.2 Yhteismuokkauksesta palauttaminen M-Filesiin... 27 9.2 Muokkaus yhteismuokkaustilassa...27 10. YKSITTÄISTEN DOKUMENTTIEN JULKAISU KÄYTTÄJÄKOHTAISESTI...29 11. TIEDOSTODATAN EROTTAMINEN SQL SERVERIN TIETOKANNASTA...31 11.1 Tiedostodatan sijainti...31 11.2 Tuetut Microsoft SQL Server -versiot...31 12. VIIVAKOODITUNNISTUS...32 12.1 Alueen määrittely viivakooditunnistukselle...32 12.2 Tuki uusille kielille...32 13. SISÄÄNKIRJAUTUNEET KÄYTTÄJÄT JA HEIDÄN ULOSKIRJAAMINEN...33 14. MAHDOLLISUUS MUKAUTTAA KÄYTTÖLIITTYMÄÄ...34 14.1 Sovellukset...35 14.1.1 Sovellusten asentaminen... 35 14.2 Sovellusten käyttäminen...37 14.2.1 Tietokonekohtaiset asetukset... 38 15. PARANNUKSIA SÄHKÖISEEN ALLEKIRJOITUKSEEN...39 15.1 Sähköinen allekirjoitus työnkulun tilasiirtymälle...39 15.2 Luo erillinen allekirjoituskohde...40 15.2.1 Tunniste... 40 15.2.2 Allekirjoituskohteen metatietomääritykset... 40 15.2.3 Erillinen allekirjoituskohde... 43 15.2.4 Valmiit ja tyhjät allekirjoituskohteet... 43 15.3 Tallenna allekirjoituksen sisältö tekstinä ominaisuudelle...44 15.4 Allekirjoittaminen tilasiirtymän yhteydessä...45 16. PARANNUKSIA TYÖNKULKUIHIN JA TILASIIRTYMIIN...46 16.1 Automaattinen PDF:n luonti osana tilasiirtymää...46 16.1.1 Muunnosasetukset... 47 16.2 Tilasiirtymän suojausasetukset ja lukuoikeudet...48 16.3 Asetukset M-Files 8.0 -yhteensopivuuden säilyttämiselle...48 16.4 Pseudokäyttäjät tilasiirtymissä...50 17. MUUT PARANNUKSET...51 17.1 Tuki Office 2013:lle ja AutoCAD 2013:lle...51 17.2 PDF-tiedostojen automaattinen luonti M-Filesilla...51 17.3 Automaattinen kirjautuminen M-Files-tunnistetiedoilla...51 17.4 Arvolista...51 17.5 M-Files-kalenteri...52 18. PARANNUKSET M-FILESIN WWW-KÄYTTÖÖN...53 18.1 Suorituskykyparannuksia www-käytön listauksiin...53 18.2 Hyperlinkin toiminnot...53 18.3 Parannuksia www-käytön asetuksiin...53 18.3.1 Automaattinen kielivalinta käyttäjän selainasetusten mukaan... 53 18.3.2 Varastokohtaiset perusasetukset... 54 18.3.3 Tehtäväalueella näytettävät pikakuvakkeet... 58 19. LISÄOMINAISUUKSIA MOBIILIKÄYTTÖÖN...59 20. M-FILES-OHJELMISTON KIELIVERSIOT...60 18.9.2012 3/60

1. Merkittävimmät uudet ominaisuudet ja parannukset M-Files on tehokas ja helppokäyttöinen dokumenttienhallintaohjelmisto, joka ratkaisee erikokoisten yritysten ja organisaatioiden tiedon hallinnan, etsinnän ja seurannan ongelmat. M-Files auttaa yrityksiä menestymään nykypäivän tietokeskeisissä ja nopeasti muuttuvissa olosuhteissa parantamalla tehokkuutta sekä maksimoimalla tiedon uudelleenkäytettävyyden. Palkittu M-Files on käytössä tuhansissa yrityksissä ja organisaatioissa yli 90 maassa 24 eri kieliversiolla. Suomessa M-Filesia käyttää noin 450 yritystä, joista 95,5 % suosittelisi ohjelmistoa muille yrityksille. Haluamme uuden version avulla tarjota asiakkaillemme monia hyödyllisiä tapoja kehittää ja parantaa yrityksen toimintoja ja lisätä aikaa tuottavan työn tekemiseen. M-Files 9.0 tarjoaa juuri oikeat välineet ja toiminnallisuudet tähän! Alla on esiteltynä lyhyesti M-Files 9.0:n uudet ominaisuudet. Löydät jokaisesta ominaisuudesta tarkemman esittelyn tästä dokumentista. 1.1 M-Files 9.0:n uudet ominaisuudet ja parannukset Yhteistoiminta eri dokumenttivarastojen välillä mahdollistaa dokumenttien ja muiden kohteiden jakamisen tehokkaasti eri varastojen välillä. Varastot voivat sijaita yrityksen omalla palvelimella tai M-Filesin pilvipalvelussa. Replikointiin tulevat parannukset mahdollistavat työskentelyn eri toimipisteiden välillä aina, vaikka verkkoyhteydet olisivat hitaita tai katkeaisivat. Replikointia voidaan käyttää myös arkistointiin, varmuuskopiointiin, ajan tasalla olevaan julkaisuun sekä eri varastojen väliseen yhteistoimintaan. Tiedostodata voidaan erottaa SQL Serverin tietokannasta ja tallentaa levylle esimerkiksi hakuja ja varmuuskopiointia varten. M-Files tukee Microsoft SQL Serverin kaikkia versioita, esimerkiksi versioita Express Edition, Standard Edition ja Enterprise Edition. Tallennus PDF/A-1b-muotoon, joka on sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimuksen mukainen. Tiedostojen jako ja samanaikainen muokkaus Windows Live SkyDrive -palvelussa. Tuki Microsoft Office 2013:lle, Autodesk AutoCAD 2013:lle, Windows 8:lle sekä Windows Server 2012:lle. M-Files OCR mahdollistaa jatkossa myös viivakoodien tunnistuksen (maksullinen lisätuote). M-Files näyttää kyseisellä hetkellä järjestelmään kirjautuneet käyttäjät. Järjestelmänvalvoja voi tarvittaessa pakottaa uloskirjautumisen käyttäjäkohtaisesti, mikä mahdollistaa muiden käyttäjien kirjautumisen sisään käytettäessä yhtäaikaisen käyttäjän lisenssejä. M-Files korostaa hakusanat keltaisella hakutuloslistauksessa sekä ominaisuusalueella. M-Files korostaa hakusanat myös tiedoston sisällössä esikatselua käytettäessä. Napsauta oikealla olevaa kuvaa, niin näet esimerkkikuvan isonnettuna. Voit luoda suhteita eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välille. Arvolistan käyttöä on parannettu: lisää ehdotukseen mikä tahansa arvossa oleva sana ja löydät kaikki tulokset, jotka sisältävät kyseisen sanan. Mahdollisuus mukauttaa käyttöliittymää: voit esimerkiksi luoda ja ottaa käyttöön HTMLpohjaisen metatietokortin tai vähentää käyttäjälle näytettävien toimintojen määrää käyttöliittymässä. Automaattinen PDF:n luonti voidaan määrittää osaksi työnkulun tilasiirtymää. Voit tehdä tilasiirtymän kohteelle lukuoikeuksilla. Automaattinen kirjautuminen M-Files-tunnistetiedoilla. 18.9.2012 4/60

Suorituskykyparannuksia www-käytön listauksiin sekä parannuksia www-käytön asetuksiin. Lisäksi voit luoda hyperlinkin koko näkymään. Parannuksia mobiilikäyttöön, esimerkiksi voit muokata metatietoja myös mobiilikäytössä. Lisäksi uuteen versioon on odotettavissa muita käytettävyysparannuksia. Palvelut Ota yhteyttä meihin, niin kerromme, miten M-Files voi tukea liiketoimintaasi. Tulemme myös mielellämme esittelemään tuotteitamme paikan päälle. Ota yhteyttä myyntiimme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen myynti@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) 3138 7500. Tekniseen tukeemme voit ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tuki@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) 3138 7500. Voit myös jättää tukipyynnön tukisivustollamme support.m-files.com. Lisätietoja ja yhteystietomme löydät myös www-sivuiltamme: www.m-files.fi. M-Files-tuotteet voidaan asentaa yrityksen omalle palvelimelle tai niitä voidaan käyttää pilvipalvelussa kuukausiveloituksella. Kokeiluversio Voit myös ladata 30 päivän kokeiluversion www-sivuiltamme. 18.9.2012 5/60

2. Järjestelmävaatimukset ja päivittäminen 9.0-versioon 2.1 Järjestelmävaatimukset M-Files 9.0:ssa M-Files on yhteensopiva sekä 32-bittisten että 64-bittisten Windows-käyttöjärjestelmien kanssa. 32-bittisille järjestelmille on eri asennusohjelmisto kuin 64-bittisille. M-Files-ohjelmiston voi asentaa tietokoneisiin, joissa on käyttöjärjestelmänä jokin seuraavista: Windows 8 Windows 7 Windows Vista Windows XP Service Pack 3 tai uudempi Windows Server 2012 Windows Server 2008 R2 Windows Server 2008 Windows Server 2003 Service Pack 2 tai uudempi Käyttöjärjestelmä voi olla työasema- tai palvelinversio. M-Files-asiakasohjelmiston asennukseen tulee varata noin 200 megatavua tilaa asennuskohteesta. M-Files-palvelimen asennukseen tulee varata noin 1 gigatavun verran tilaa asennuskohteesta. Dokumenttivaraston vaatima tila riippuu tallennettavien dokumenttien ja muiden kohteiden määrästä sekä koosta. Macin ja Linuxin käyttäjät pääsevät M-Filesiin selainpohjaisen käyttöliittymän kautta. Tutustu tarkemmin tekniseen tietoihin. 2.2 Järjestelmän päivittäminen Päivityssopimusasiakkaillamme on oikeus päivittää M-Files-ohjelmisto veloituksetta. Mikäli haluatte tukea päivitykseen tai haluatte hyödyntää M-Files 9.0:n ominaisuuksia mahdollisimman laajasti yrityksenne tarpeisiin, tarjoamme konsultointipalveluitamme avuksenne. Asiakaspalvelumme auttaa vastaavasti lisenssi- ja päivityssopimusasioissa. Päivitysohjeet Tutustu päivitysohjeisiin. Palvelut Ota yhteyttä asiakas- tai konsulttipalveluihimme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen myynti@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) 3138 7500. Tekniseen tukeemme voit ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tuki@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) 3138 7500. Voit myös jättää tukipyynnön tukisivustollamme support.m-files.com. Lisätietoja ja yhteystietomme löydät myös www-sivuiltamme: www.m-files.fi. 18.9.2012 6/60

3. Yhteistoiminta eri dokumenttivarastojen välillä M-Filesin uudet ominaisuudet mahdollistavat monentasoisen yhteistoiminnan eri dokumenttivarastojen välillä. Yhteistoiminnan avulla voit esimerkiksi: replikoida dataa eri toimipisteiden välillä, mikä mahdollistaa työskentelyn eri toimipisteiden välillä aina, vaikka verkkoyhteydet olisivat hitaita tai katkeaisivat arkistoida dataa aktiivikäytössä olevasta varastosta arkistovarastoon varmuuskopioida dataa omalle palvelimelle asennetusta varastosta pilvipalveluun, jolloin käyttäjät voivat ottaa yhteyden välittömästi pilvipalveluun, mikäli omalle palvelimelle asennetun varaston kanssa on ongelmia kerätä dataa useista M-Files-varastoista yhteen keskitettyyn varastoon käyttää eri varastoja yrityksen eri toimintoihin, jolloin eri varastojen sisällöt, metatietorakenteet ja suojausasetukset voidaan mukauttaa eri toimintoihin tai liiketoimintayksiköille sopiviksi julkaista tietyt dokumentit erilliseen varastoon sidosryhmiä varten luoda suhteita eri varastoissa olevien kohteiden välille, jolloin kohteet voivat sijaita eri varastoissa yrityksen toimintojen mukaisesti. Yhteistoiminnan avulla voit siis jakaa dokumentteja ja muita kohteita tehokkaasti eri varastojen välillä. Voit esimerkiksi määritellä tietyt dokumentit jaettavaksi yrityksen omasta varastosta julkaisuvarastoon, jolloin voit helposti tarjota aina ajan tasalla olevat hinnastot, tuotekuvaukset, esitteet ja muut tiedot asiakkaille tai yhteistyökumppaneille erillisessä julkaisuvarastossa. Ei enää manuaalista kopiointia ja vanhentuneita tietoja! Huomaa, että mikäli M-Files asennetaan useille eri palvelimille, tulee lisäpalvelimille olla asennettuna M-Files-lisäpalvelinlisenssi (M-Files Additional Server License). Esimerkiksi, jos haluat replikoida tietoa eri palvelimilla sijaitsevien varastojen välillä, tulee lisäpalvelimilla olla tämä lisenssi asennettuna. Ota yhteyttä meihin, niin kerromme, miten M-Files voi tukea liiketoimintaasi varastojen välisen yhteistyön avulla. Annamme myös lisätietoja mahdollisesti tarvittavista lisäpalvelinlisensseistä. Ota yhteyttä myyntiimme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen myynti@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) 3138 7500. 3.1 Yhteistoiminnan vaatimat asetukset Metatietomäärittelyiden yhdistäminen Jotta kohteita ja niiden metatietoja voidaan yhdistää ja synkronoida eri varastojen välillä, tulee metatietomäärittelyiden myös olla yhdistettävissä varastojen välillä. Metatietomäärittelyiden välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen käyttötarkoituksesta. Tietyt metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti, osa yhdistetään automaattisesti varaston rakenteen mukaisesti ja joidenkin osalta metatietomäärittelyiden yhdistäminen tulee tehdä manuaalisesti aliaksia käyttäen. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen. Kohteiden ja arvojen synkronointi varastojen välillä Metatietojen yhdistämisen lisäksi kohteet ja arvot tulee päivittää eli synkronoida tietyin aikavälein, jotta eri varastoissa sijaitseva data olisi ajan tasalla. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla. Tällöin lähdevarastosta viedään dataa, joka sitten vastaavasti tuodaan toiseen varastoon. Ajoitettujen vienti- ja tuontitöiden avulla tämä sisällön synkronointi voidaan tehdä esimerkiksi 15 minuutin välein. Näin kohdevarastossa on aina ajan tasalla olevaa dataa. Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi. Synkronointi voi olla myös kahdensuuntaista eri varastojen välillä tai synkronointi voidaan tehdä usean eri varaston välille. Vientityötä määriteltäessä voit käyttää suodatinta, mikäli haluat viedä ja julkaista ainoastaan tietyt dokumentit tai muut kohteet kohdevarastoon. 18.9.2012 7/60

3.2 Replikointivaihtoehdot Mikäli eri varastojen välistä yhteistoimintaa käytetään replikointiin, on hyvä huomioida, että replikointi voidaan tehdä edelleen myös välimuistireplikavarastoja käyttäen. M-Files kuitenkin takaa, että varastot ovat aina synkronoitu ja ajan tasalla toisiinsa nähden riippumatta siitä, miten tiedon jako ja replikointi teknisesti toteutetaan. Replikointi voidaan tehdä eri varastojen välillä riippumatta siitä, ovatko ne pilvessä tai omalle palvelimelle asennettuina. 3.2.1 Täysreplikointi Täysreplikointi vastaa erityisesti niiden organisaatioiden tarpeisiin, joiden toimipisteet ovat maantieteellisesti erillään toisistaan tai joiden käyttötarpeet vaihtelevat liiketoiminnan tai yksikön mukaan. Täysreplikointia voidaan käyttää myös varmuuskopiointiin, järjestelmän palauttamiseen virhetilanteesta, pitkäaikaiseen arkistointiin ja julkaisuun. Maailmanlaajuiset yritykset voivat esimerkiksi replikoida dataa etäpalvelimille, jolloin tietoihin taataan nopea pääsy, vaikka verkkoyhteydet pääpalvelimelle olisivat hitaita tai katkeaisivat. Tämän lisäksi voidaan esimerkiksi julkaista dokumentteja kumppaneiden, asiakkaiden ja alihankkijoiden käyttöön erilliseen julkaisuvarastoon, joka voi olla pilvipalvelussa tai omalle palvelimelle asennettuna. Näin kaikki dokumentit ja muut kohteet ovat aina ajan tasalla ja eri käyttäjien saatavilla helposti. Katso lisätietoja, miten täysreplikointi toteutetaan ajoitettujen vienti- ja tuontitöiden avulla: Sisällön replikointi ja arkistointi. 3.2.2 Välimuistireplikointi Välimuistireplikoinnissa dokumenttivarastot voidaan replikoida pääpalvelimelta maantieteellisesti eri paikassa sijaitseville replikapalvelimille. Replikapalvelimen käyttö nopeuttaa toistuvasti käytettävien dokumenttien hakua maantieteellisesti eri paikoissa sijaitsevien toimipisteiden asiakaskoneilla. Välimuistireplikoinnissa replikapalvelimet toimivat eräänlaisina välittäjinä päävarastoon. Välimuistireplikavarastot tarvitsevat yhteyden pääpalvelimelle, kun taas täysreplikointia voidaan käyttää, vaikka yhteys pääpalvelimelle katkeaisi. Tämä replikointimahdollisuus on ollut saatavilla jo M-Files 8.0 -versiossa. Katso lisätietoja M-Filesin ohjeesta. 3.2.3 M-Files-lisäpalvelinlisenssi Huomaa, että mikäli M-Files asennetaan useille eri palvelimille, tulee lisäpalvelimille olla asennettuna M-Files-lisäpalvelinlisenssi (M-Files Additional Server License). Esimerkiksi, jos haluat replikoida tietoa eri palvelimilla sijaitsevien varastojen välillä, tulee lisäpalvelimilla olla tämä lisenssi asennettuna. 18.9.2012 8/60

4. Metatietomäärittelyiden yhdistäminen Jotta kohteita ja niiden metatietoja voidaan yhdistää ja synkronoida eri varastojen välillä, tulee metatietomäärittelyiden myös olla yhdistettävissä varastojen välillä. Metatietomäärittelyiden välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen käyttötarkoituksesta. Tietyt metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti, osa yhdistetään automaattisesti varaston rakenteen mukaisesti ja joidenkin osalta metatietomäärittelyiden yhdistäminen tulee tehdä manuaalisesti aliaksia käyttäen. 4.1 Varaston käyttötarkoitus vaikuttaa metatietorakenteen luontiin ja yhdistämiseen Metatietojen välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen käyttötarkoituksesta. Kohdevarastoa voidaan käyttää arkistointiin, replikointiin, varmuuskopiointiin ja julkaisuun. Tämän takia ennen mahdollisen kohdevaraston luontia kannattaa käydä läpi, mikä on toteutukseltaan helpoin ja paras tapa luoda haluttu kohdevarasto. Kun yhdistäminen ja synkronointi tehdään kahden tai useamman olemassa olevan varaston välillä, tarkista metatietomäärittelyiden yhdistäminen ja määrittele ajoitetut vienti- ja tuontityöt varastojen välille. 4.1.1 Täydellinen kopio (esim. replikointi, arkistointi ja varmuuskopiointi) Mikäli halutaan, että varastot ovat täydellisiä vastineita toisiinsa nähden niin metatietojen kuin sisällön osalta, kannattaa ensin luoda kohdevarasto varmuuskopioinnin tai varaston kopioinnin kautta, jonka jälkeen vasta määritellään vienti- ja tuontityöt. Tällöin varsinkin metatietomäärittelyt saadaan automaattisesti täsmäämään niin nimien kuin ID:eiden osalta eikä erillistä aliasten määrittelyä tarvitse tehdä metatietomäärittely kerrallaan. Huom. varaston luonnin jälkeen luodut metatietomäärittelyt tulee kuitenkin manuaalisesti yhdistää eri varastojen välillä aliaksia käyttäen. 4.1.2 Osittain sama metatietorakenne ja osittain sama sisältö (esim. yrityksen sisällä eri käyttöön tarkoitetut varastot) Mikäli halutaan, että metatiedot täsmäävät suurimmaksi osin eri varastojen välillä, kannattaa harkita, luodaanko kohdevaraston metatietorakenne varmuuskopioinnin tai varaston kopioinnin kautta, jonka jälkeen vasta määritellään vienti- ja tuontityöt. Tämän jälkeen kohdevarastossa on hyvä tarkistaa metatietorakenne kohdevaraston käytön mukaiseksi. Toinen vaihtoehto on luoda metatietorakenteet erikseen eri varastoissa, jolloin metatietomäärittelyt tulee yhdistää aliaksia käyttäen, koska tällöin metatietomäärittelyitä ei pystytä automaattisesti yhdistämään muuta kuin sisäänrakennettujen osalta. Huom. varaston luonnin jälkeen luodut metatiedot tulee kuitenkin manuaalisesti yhdistää eri varastojen välillä aliaksia käyttäen, vaikka metatiedot olisi luotu alkuvaiheessa varaston kopion tai varmuuskopioinnin kautta. 4.1.3 Eri metatietorakenne, mutta osittain sama sisältö (esim. tiettyjen kohteiden julkaisu varastosta toiseen) Mikäli vain tietyt kohteet ja tietyt metatiedot halutaan julkaista ns. julkaisuvarastoon, kannattaa yleensä julkaisuvaraston metatietorakenne luoda erillään lähdevaraston metatietorakenteesta. Tällöin kaikille muille kuin sisäänrakennetuille metatietomäärittelyille määritellä aliakset, jotta metatiedot voidaan yhdistää synkronoinnin yhteydessä. 18.9.2012 9/60

4.2 Metatietojen yhdistäminen tyypin, ID:n, nimen tai aliaksen mukaan M-Filesin oletusasetuksissa on määritelty, että 1. Sisäänrakennetut metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti riippumatta siitä, miten varastojen metatietorakenteet on luotu tai miten yhdistäminen tehdään. Tällaisia metatietomäärittelyitä ovat esimerkiksi Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi muokannut, Avainsanat jne. Julkaisukäytössä voidaan haluta piilottaa joitakin näistä, esimerkiksi dokumentin luojaa ei haluta välttämättä näyttää julkaisuvarastossa. Rekisteriasetuksissa ja suojausasetuksilla voidaan näitä sisäänrakennettuja metatietoja muokata julkaisukäyttöön sopivaksi. 2. Mikäli sekä metatietomäärittelyn ID että nimi täsmäävät, tehdään metatietojen yhdistäminen automaattisesti. Tätä oletusasetusta voidaan muuttaa rekisteriasetuksissa. Huom. yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä. Huom. mikäli metatietorakenteet on luotu erillisinä eri varastoissa, eivät ID:t ole tällöin samat ja yhdistäminen tulee tehdä aliaksia käyttäen. 3. Mikäli varastojen välillä aliakset täsmäävät, tehdään aina metatietomäärittelyiden yhdistäminen. Alias tulee määritellä manuaalisesti jokaisessa varastossa erikseen ko. metatietomäärittelylle. Katso lisätietoja seuraavasta luvusta. 4. Voit myös käyttää tuodun metatietomäärityksen nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla. Tällöin alias tulee määritellä ainoastaan kohdevarastossa lähdevaraston nimen mukaiseksi. Katso lisätietoja kohdasta Käytä tuodun elementin nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla. 5. Mikäli edellä mainittujen lisäksi halutaan tehdä yhdistäminen pelkän nimen mukaan, voidaan tämä määritys ottaa mukaan rekisteriasetuksissa. Tällöin metatietomäärittelyn nimen, esim. Puhelinnumero, pitää olla sama eri varastoissa. Oletusasetuksia käytettäessä pelkkä nimi ei riitä yhdistämään metatietoja. Huom. yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä. 4.3 Aliakset eli tunnisteet eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle Koska ainoastaan sisäänrakennetut ja "ID+nimi"-täsmäävät metatietomäärittelyt yhdistetään automaattisesti, tulee muiden metatietomäärittelyiden osalta yhdistäminen tehdä aliaksia käyttäen. Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Esimerkiksi, kun tuodaan kohteita toisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan yhdistää kohdevaraston vastaaviin ominaisuuksiin perustuen aliaksiin, vaikka ominaisuuksien sisäiset ID:t ja/tai nimet olisivat erilaiset. Aliakset viittaavat siis samaa tarkoittaviin metatietoihin eri varastoissa, eli alias on yhteinen tunniste samalle metatietomäärittelylle eri varastojen välillä. Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena eri varastojen välille. Aliasta määriteltäessä voidaan hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja arkistostandardeja, joita ovat esimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core. Alias voi kuitenkin olla mikä tahansa merkkijono, joka täsmää varastojen välillä. Tarkista, että kaikille haluamillesi metatietomäärittelyille löytyvät riittävät määrittelyt yhdistämistä varten. Käy läpi: kohdetyypit arvolistat ominaisuusmäärittelyt luokat ja luokkaryhmät työnkulut ja työnkulut tilat käyttäjäryhmät nimetyt käyttöoikeusluettelot. Löydät näiden metatietomäärittelyiden ominaisuuksista Lisäasetukset-välilehden, jossa voit määritellä aliaksen tai aliaksia metatietomäärittelylle. 18.9.2012 10/60

Syötä semanttiset aliakset puolipisteellä (;) erotettuun listaan. Esimerkiksi lähdevarastossa on ominaisuusmäärittely Puhelinnumero, jonka varastokohtainen ID on 1001. Semanttisesti vastaava ominaisuusmäärittely on myös kohdevarastossa, mutta varastokohtainen ID on 1005 (nimi voi olla sama Puhelinnumero tai eri, esim. Puhelin tai Phone number oletuskielellä). Mikäli nämä halutaan yhdistää, tulee molempiin varastoihin määrittää ko. ominaisuusmäärittelyille yhteinen alias. Alias voi olla mikä tahansa, esim. Puhelinnumero tai dc.phonenumber, kunhan se on kaikissa varastoissa sama, joiden välillä halutaan jakaa tietoja. Alias ei näy käyttäjille M-Files-asiakasohjelmiston puolella, eli käyttäjät näkevät varastokohtaisen ominaisuusmäärittelyn nimen kuten ennenkin. Huom. jos kohdevarastosta löytyy useita metatietomäärittelyitä samalla aliaksella, yhdistäminen ohitetaan näiden osalta eikä tietoja tuoda kohdevarastoon. Huom. vaikuttaa myös nimettyihin käyttöoikeusluetteloihin sekä ja tavallisiin oikeusasetuksiin siten, että sellaisia nimettyjä käyttöoikeusluetteloita ei pystytä yhdistämään, joissa on pseudokäyttäjiä mukana ja näiden pseudokäyttäjien kohdetyyppiä tai ominaisuusmäärittelyä ei pystytä yhdistämään esimerkiksi aliasten puuttumisen vuoksi. 4.4 Käyttäjätilit Kohdevaraston käyttötarkoituksesta riippuen kohdevaraston käyttäjät voivat olla samoja tai täysin eri käyttäjiä kuin lähdevaraston käyttäjät. Mikäli haluat antaa tietyille käyttäjille oikeudet molempiin varastoihin ja/tai metatiedot halutaan synkronoida Käyttäjät-arvolistan osalta, luo käyttäjille samannimiset käyttäjätilit molempiin varastoihin. Käyttäjätilejä ei siis automaattisesti synkronoida varastojen välillä. 18.9.2012 11/60

4.5 Suhteessa olevat kohteet eri varastoissa Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä, jotka sijaitsevat eri varastoissa. Tällöin kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde luodaan viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen kohteeseen luodaan linkki. Myös tällöin kohteiden kohdetyypit pitää olla yhdistettävissä, mutta kohteiden synkronointia (sisällön replikointia) ei tarvitse tehdä, koska kohteita ei siirretä varastosta toiseen. Katso lisätietoja kohdasta Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä. 18.9.2012 12/60

5. Kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä Tässä luvussa on kerrottu lisätietoja kohteiden ja niiden arvojen synkronointiin liittyen. Nämä asiat on hyvä käydä läpi ennen varsinaisen synkronoinnin määrittämistä. Varsinainen synkronointi toteutetaan Sisällön replikointi ja arkistointi -toimintoja käyttäen; katso lisätietoja kohdasta Sisällön replikointi ja arkistointi. 5.1 Kohteet Kun varastojen metatietorakenteet on määritelty tarpeiden mukaan ja tarvittavat metatietomäärittelyt voidaan yhdistää, tehdään varsinainen kohteiden ja arvojen synkronointi varastojen välillä. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla. Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi. Huomioitavaa on kuitenkin, että ainoastaan kohteet, joiden kohdetyyppi on sisäänrakennettu, synkronoidaan automaattisesti. Muiden kohdetyyppien osalta tulee joko aliaksen tai "ID+nimi"-yhdistelmän täsmätä, jotta ko. kohdetyyppiä olevat kohteet tuodaan kohdevarastoon tuontityön yhteydessä. Tarkista siis, että nämä määrittelyt ovat kunnossa. Katso lisätietoja kohdasta Metatietojen yhdistäminen tyypin, ID:n, nimen ja aliaksen mukaan. 5.1.1 Valittujen kohteiden julkaisu varastosta toiseen Mikäli haluat julkaista vain tietyt kohteet varastosta toiseen, voit tehdä sen käyttämällä hakusuodatinta sisällön vientityötä määriteltäessä. Katso lisätietoja kohdasta Käytä hakusuodatinta. Tarkista lisäksi, että julkaistavien kohteiden kohdetyypit voidaan yhdistää joko automaattisesti tai aliasten avulla. Huom. sisäänrakennetut metatiedot yhdistetään aina automaattisesti riippumatta siitä, miten varastojen metatietorakenteet on luotu. Tällaisia metatietomäärittelyitä ovat esimerkiksi Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi muokannut, Avainsanat jne. Julkaisukäytössä voidaan haluta piilottaa joitakin näistä, esimerkiksi dokumentin luojaa ei haluta välttämättä näyttää julkaisuvarastossa. Rekisteriasetuksissa ja oikeusasetuksilla voidaan näitä sisäänrakennettuja metatietoja muokata julkaisukäyttöön sopivaksi. 5.1.2 Ristiriidat ja niiden selvittäminen Kun kohteita muokataan samaan aikaan eri varastoissa, saattaa tämä aiheuttaa ristiriitatilanteita, kun tietoja ollaan synkronoimassa esimerkiksi lähdevarastosta A kohdevarastoon B. Ristiriidan havaitessaan M-Files luo kohteesta ns. ristiriitakohteen, joka voidaan selvittää lähde- tai kohdevaraston version hyväksi. Löydät tällaiset ristiriitakohteet suhteiden kautta: jos kohteella on ristiriitoja, löydät nämä Ristiriidatryhmittelyotsikon alta. Lisäksi löydät kaikki ristiriitakohteet Ristiriidat-näkymää käyttäen (oletuksena piilotettu). Selvitä ristiriidat joko pitämällä kohdevaraston version muutokset (Pidä nämä muutokset) tai hylkäämällä ne (Hylkää nämä muutokset), jolloin lähdevaraston versio tulee käyttöön. Ristiriitaa selvitettäessä sinulla tulee olla muokkausoikeus varsinaiseen kohteeseen sekä ko. ristiriitakohteeseen samassa varastossa. Mikäli synkronointi (sisällön replikointi) on kahdensuuntainen, selvitä ristiriita molemmissa varastoissa, jotta ristiriitatilanne saadaan päättymään. 18.9.2012 13/60

5.2 Metatietojen arvot 5.2.1 Arvolistojen arvot Kun varastojen metatietorakenteet on määritelty tarpeiden mukaan ja tarvittavat metatietomäärittelyt voidaan yhdistää, tehdään varsinainen kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla. Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi. Huomioitavaa on kuitenkin, että jos arvoa ei ole olemassa kohdevarastossa tai sitä ei pystytä luomaan normaalina arvolistan arvona tuontityön yhteydessä (esim. sisäänrakennetut, kuten luokat, työnkulut ja käyttäjät), niin silloin arvon nimi näkyy metatiedoissa muodossa "Arvon nimi XYZ (poistettu)". Eli jos arvoa ei löydy tuonnin jälkeen kohdevaraston metatietorakenteesta, näkyy se "Arvon nimi XYZ (poistettu)" -arvona. Huom. tuotavien arvojen oletussuojausasetuksena käytetään kohdevaraston arvolistoittain asetettua oletussuojausta uusille arvoille. Tästä seuraa, että arvon nimi saattaa olla näkyvissä riippumatta sen suojausasetuksista lähdevarastossa. Esimerkiksi dokumentin luojan nimi näkyy julkaistun dokumentin metatiedoissa "Luonut: Käyttäjä XYZ (poistettu)" -arvona. Tarkista tarvittaessa suojausasetukset ja metatietomäärittelyiden yhdistäminen, mikäli et halua näitä tietoja näkyviin toisessa varastossa. Lisätietoja saat teknisestä tuestamme: tuki@m-files.fi. 5.2.2 Suhteessa olevat kohteet Kohteen metatiedot sisältävät tietoa suhteessa olevista toisista kohteista. Esimerkiksi dokumentti voi olla suhteessa projektiin tai asiakkaaseen. Kun kohteita viedään toiseen varastoon, ei niihin suhteessa olevia kohteita välttämättä kuitenkaan haluta viedä kohdevarastoon. Esimerkiksi kohdevarastoon voidaan viedä dokumentteja, mutta ei projekteja tai asiakkaita (esimerkiksi julkaisukäytössä julkaistaan hinnastot ja esitteet, mutta ei asiakastietoja). Tällöin suhteessa oleva kohde näkyy kuitenkin kohteen metatiedoissa pikakuvakkeena (tai harvemmissa tapauksissa "Arvon nimi XYZ (poistettu)". -arvona). Tällöin kohde viittaa lähdevarastoon eikä sitä ole tuotu aitona kohteena kohdevarastoon. Katso lisätietoja kohdasta Synkronoinnin kautta syntyneet pikakuvakkeet. Huom. suhteessa olevan kohteen oletussuojausasetuksena käytetään tuonnin yhteydessä kohdevaraston kohdetyypeittäin asetettua oletussuojausta uusille kohteille. Tästä seuraa, että suhteessa olevan kohteen nimi saattaa olla näkyvissä tuodun/julkaistun kohteen metatiedoissa riippumatta sen suojausasetuksista lähdevarastossa. Esimerkiksi asiakkaan tai projektin nimi saattaa näkyä julkaistun dokumentin metatiedoissa pikakuvakkeena tai "Arvon nimi XYZ (poistettu)". -arvona. Tarkista tarvittaessa suojausasetukset ja metatietomäärittelyiden yhdistäminen, mikäli et halua näitä tietoja näkyviin toisessa varastossa. 18.9.2012 14/60

6. Sisällön replikointi ja arkistointi Sisällön replikointi ja arkistointi -toiminnallisuudet mahdollistavat kohteiden synkronoinnin varastojen välillä, jolloin eri varastojen tiedot ovat ajan tasalla toisiinsa nähden. Sisällön replikointia ja arkistointia voidaan käyttää esimerkiksi: sisällön replikointiin maantieteellisesti erillään olevien toimipisteiden välillä sisällön siirtoon aktiivikäytössä olevista varastoista arkistovarastoihin sisällön pitkäaikaiseen arkistointiin standardien mukaisesti XML- tai PDF/A-muotoon varmuuskopiointiin ja järjestelmän palauttamiseen virhetilanteista yrityksen eri varastojen väliseen yhteistoimintaan julkaisuun. Maailmanlaajuiset yritykset voivat esimerkiksi replikoida dataa etäpalvelimille, jolloin tietoihin taataan nopea pääsy, vaikka verkkoyhteydet pääpalvelimelle olisivat hitaita tai katkeaisivat. Tämän lisäksi voidaan esimerkiksi julkaista dokumentteja kumppaneiden, asiakkaiden ja alihankkijoiden käyttöön erilliseen julkaisuvarastoon, joka voi olla pilvipalvelussa tai omalle palvelimelle asennettuna. Näin kaikki dokumentit ja muut kohteet ovat aina ajan tasalla ja eri käyttäjien saatavilla helposti! Sisällön replikointiin ja arkistointiin liittyvät toiminnallisuudet löydät M-Files-palvelimen hallinnasta. Replikointi ja arkistointi toteutetaan sisällön vienti- ja tuontitöiden avulla. Huomaa, että jotta kohteita ja niiden metatietoja voidaan yhdistää ja synkronoida eri varastojen välillä, tulee metatietomäärittelyiden myös olla yhdistettävissä varastojen välillä. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen. Määrittele replikoinnissa käytettävät vienti- ja tuontityöt varastoittain. 18.9.2012 15/60

Huomaa, että mikäli M-Files asennetaan useille eri palvelimille, tulee lisäpalvelimille olla asennettuna M-Files-lisäpalvelinlisenssi (M-Files Additional Server License). Esimerkiksi, jos haluat replikoida tietoa eri palvelimilla sijaitsevien varastojen välillä, tulee lisäpalvelimilla olla tämä lisenssi asennettuna. Mikäli olet arkistoinut dokumentteja M-Filesin aiemmissa versioissa, huomioi, että et voi palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedostoa 9.0-versiota käyttävään varastoon. Mikäli haluat palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedoston, käytä palautuksessa varastoa, jossa on asennettuna 8.0-versio tai vanhempi. Tämän jälkeen voit päivittää ko. varaston 9.0-versioon ja tehdä arkistoinnin, joka on yhteensopiva 9.0-version ja uudempien versioiden kanssa. 6.1 Vie sisältöä Kun haluat viedä kohteita ja niiden metatietoja lähdevarastosta, määrittele vientityö lähdevarastossa. Vientiä voidaan käyttää sisällön pitkäaikaiseen arkistointiin, useiden varastojen väliseen tietojen synkronointiin tai levytilan vapauttamiseen palvelimella. Määrittele vietävät kohteet lähdevarastossa kohdevaraston käyttötarkoituksen mukaan. 18.9.2012 16/60

6.1.1 Vie olemassa olevat kohteet Käytä hakusuodatinta Voit määrittää suodatinta käyttäen, mitkä olemassa olevat kohteet haluat viedä lähdevarastosta arkistointia tai muuta varastokäyttöä varten. Voit esimerkiksi viedä tietyt kohteet kohdetyypin tai ominaisuuden perusteella. Varsinkin julkaistaessa ainoastaan tiettyjä dokumentteja sidosryhmille, kuten esitteitä tai lehdistötiedotteita, hakusuodatinta käyttäen voit tehdä julkaisun esimerkiksi tietyn luokan ja ominaisuuden täyttyessä. Oletuksena M-Files suodattaa ristiriitakohteet pois arkistoinnista. Katso lisätietoja kohdasta Erityiset kohteet. Määrittele hakusuodattimen avulla kohteet, jotka haluat viedä toiseen varastoon. Jos aiemmin viety kohde ei ole enää osa vientijoukkoa, merkitse se tuhottavaksi kohdevarastossa Jos haluat poistaa tietyt kohteet kohdevarastosta, jotka olet sinne jo kertaalleen vienyt, aktivoi tämä asetus. Tällöin ko. kohteet poistetaan kohdevarastosta tämän vientijoukon tuonnin yhteydessä. Eli pelkästään se, että tietty kohde ei enää täytä viennin yhteydessä määriteltyä ehtoja, ei riitä poistamaan sitä kohdevarastosta. Olet esimerkiksi julkaissut hinnaston kumppaneittesi käyttöön julkaisuvarastoon, mutta haluat nyt poistaa hinnaston julkaisuvarastosta, koska se ei enää ole voimassa. Tarkista ensin, että hinnastodokumentin metatiedot eivät enää täytä viennin ehtoja, jotta se ei tule mukaan vientijoukkoon. Tämän lisäksi valitse tämä asetus, jolloin dokumentti poistetaan kohdevarastosta tuonnin yhteydessä, koska se ei ole enää mukana vientijoukossa. Tällöin myös muut vastaavat kohteet poistetaan kohdevarastosta, jotka eivät enää ole mukana vientijoukossa. Huom. tämä asetus koskee ajoitettuja vienti- ja tuontitöitä ja on työkohtainen. Huomaa, että mikäli tuonnin yhteydessä on aktivoitu asetus "Älä tuo kohdetuhoamisia", niin silloin näitä kohteita ei tuhota kohdevarastosta. Tarkista tarvittaessa kohdevaraston tuonnin asetukset. Katso lisätietoja kohdasta Sisällön tuonnin asetukset. Sisällytä viimeisimmät versiot ainoastaan Voit valita arkistoitavaksi ainoastaan viimeisimmät versiot valituista kohteista. Tällöin valittujen kohteiden vanhempia versioita ei arkistoida. 18.9.2012 17/60

Poista arkistointimerkintä Mikäli olet valinnut vietäväksi kohteet, joille on määritelty ominaisuus Merkitty arkistoitavaksi, voit määrittää näille ko. ominaisuuden poiston viennin jälkeen. Tällöin viennin jälkeen näitä kohteita ei enää ole merkitty arkistoitavaksi. Tallenna tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa Voit valita, haluatko tallentaa tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa arkistoinnin yhteydessä. PDF/A- 1b-muoto on sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen 19005-1:2005 -standardin vaatimuksen mukainen. PDF/A-1b-tallennus voidaan tehdä Office-tiedostoille sekä standardeille PDF-tiedostoille. PDF/A-1b-muodossa olevia tiedostoja ei tuoda tuonnin yhteydessä. PDF/A-1b-tallennus hidastaa vientiä jonkin verran. Tuhoa viedyt kohteet viennin jälkeen Voit määrittää, haluatko tuhota viedyt kohteet viennin jälkeen. Mikäli olet valinnut vietäväksi ainoastaan viimeisimmät versiot, et voi valita tätä asetusta. 6.1.2 Vie tietoja tuhotuista kohteista ja kohdeversioista Olemassa olevien kohteiden sijaan voit valita, että viet tietoja ainoastaan tuhotuista kohteista ja tuhotuista kohdeversioista. Tämä toiminto on tarkoitettu lähinnä varaston siivoamiseen tuhottujen kohteiden osalta. 6.1.3 Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset Voit valita vietäväksi ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset. Oletuksena M-Files tarjoaa ajankohtaa, jolloin vienti on viimeksi tehty tai kun on viimeksi tuotu vietyjä kohteita lähdevarastoon edellistä vientiä vanhemmalla aikaleimalla. 6.1.4 Sisältöpaketin sijainti Valitse sijainti sisältöpaketille. M-Files nimeää tiedostot automaattisesti varaston ID:n ja aikaleiman mukaan, jolloin löydät haluamasi sisältöpaketin jälkikäteen helposti. Valitse käyttäjätili Valitse käyttäjätili, jolla on oikeudet määrittelemääsi tallennuspaikkaan. 6.2 Arkistoi vanhoja versioita Vanhojen versioiden arkistoinnille löydät lisäasetuksia Arkistoi vanhoja versioita -valintaikkunasta (tämä toiminnallisuus on ollut jo aiemmissa versioissa mukana). Mikäli käytät tätä, tarkista uudet toiminnallisuudet myös tämän vanhojen versioiden arkistoinnin osalta. 18.9.2012 18/60

6.3 Tuo sisältöä Tuo sisältö -toimintoa käytetään erityisesti silloin, kun tietoja halutaan tuoda toiseen varastoon esimerkiksi replikointia, julkaisua, arkistointia tai varmuuskopiointia varten. Tällöin kohteet ja niiden metatiedot tuodaan ja synkronoidaan kohdevarastoon. Tuonti tehdään aina niin, että M-Files tuo ainoastaan uudet tai muuttuneet versiot kohdevaraston sen hetkisiin versioihin nähden. Tarkista asetukset, kun olet tuomassa sisältöä. Mikäli olet arkistoinut dokumentteja M-Filesin aiemmissa versioissa, huomioi, että et voi palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedostoa 9.0-versiota käyttävään varastoon. Mikäli haluat palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedoston, käytä palautuksessa varastoa, jossa on asennettuna 8.0-versio tai vanhempi. Tämän jälkeen voit päivittää ko. varaston 9.0-versioon ja tehdä arkistoinnin, joka on yhteensopiva 9.0-version ja uudempien versioiden kanssa. 6.3.1 Sisältöpaketin sijainti Katso vastaavat asetukset kohdasta Sisältöpaketin sijainti, kun olet tuomassa sisältöpaketin valitsemaasi varastoon. Sijainnin tulee olla sama kuin mihin sisältöpaketti on viety lähdevarastosta, eli M-Filesin tulee löytää viedyt tiedot, jotta tuonti voidaan tehdä. Sijainti voi myös olla eri, mutta tällöin sijaintien välillä pitää olla toteutettuna erillinen datan siirto sijainnista toiseen. Huom. M-Files tuo ainoastaan sisältöpaketit, joista löytyy Ready-tiedosto, mutta ei Importedmerkinnällä olevaa tiedostoa. 18.9.2012 19/60

6.3.2 Sisällön tuonnin asetukset Tuo kohteiden muokkausvaraustilat Mikäli kohde on varattu muokattavaksi toisessa varastossa, josta olet tekemästä tuontia, voit tuoda muokkausvarauksen myös kohdevarastoon. Tällöin kohde varataan muokattavaksi myös kohdevarastossa, jolloin muut käyttäjät eivät sitä pääse muokkaamaan. Tämä vähentää mahdollisten ristiriitojen syntymistä, joita samanaikaiset muokkaukset eri varastoissa saattavat aiheuttaa. Poista sisältöpaketti tuonnin jälkeen Voit määrittää sisältöpaketin poistettavaksi tuonnin jälkeen, jolloin se ei jää sijaintipaikkaan viemään tallennustilaa. Käytä tuodun elementin nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla Koska ainoastaan sisäänrakennetut ja "ID+nimi"-täsmäävät metatietomäärittelyt yhdistetään automaattisesti, tulee muiden metatietomäärittelyiden osalta yhdistäminen tehdä aliaksia käyttäen. Lähdevarastossa ei kuitenkaan ole välttämättä tehty tarvittavia aliasten määrittelyitä, ja tällöin tietojen vientiä voidaan helpottaa käyttämällä tätä asetusta. Kun tämä asetus on valittuna, alias tulee määritellä ainoastaan kohdevarastossa lähdevaraston nimen mukaiseksi eikä lähdevarastossa ei tarvitse erikseen määrittää aliaksia. Haluat esimerkiksi tuoda Projekti-kohdetyyppiä olevat kohteet, mutta et ole määritellyt Projektikohdetyypille aliasta lähdevarastossa. Valitsemalla tämän asetuksen sekä lisäämällä kohdevarastossa vastaavalle projektikohdetyypille lähdevaraston nimeä vastaavan aliaksen (tässä tapauksessa alias on "Projekti") saat tarvittavat määritykset kuntoon tuonnin osalta. Huomaa, että sinun tulee käyttää kohdevaraston metatietomääritysten aliaksina lähdevaraston oletuskielen mukaisia nimiä, jotta metatietomäärittelyiden yhdistäminen voidaan tehdä. Huomaa, että tämä asetus toimii ainoastaan silloin, kun ko. metatietomäärityksellä (kohdetyyppi, ominaisuusmäärittely, arvolista tai muu vastaava) ei ole mitään aliasta määriteltynä lähdevarastossa. Palauta viennin aikaleimat, jotta tuodut muutokset voidaan viedä eteenpäin Mikäli haluat viedä kohteita ja niiden muutoksia varastosta toiseen, esimerkiksi A-varastosta B- varastoon ja siitä eteenpäin C-varastoon, ota tämä asetus käyttöön B-varastoon tuonnin yhteydessä. Tällöin vastaavat kohteet ja niiden muutokset voidaan taas viedä B-varastosta eteenpäin C-varastoon uusina tietoina aikaleiman palautuksen ansiosta. Tarkista, että sinulla on tässä tapauksessa B-varaston viennin yhteydessä aktivoitu valinta "Vie tietoja tuhotuista kohteista ja kohdeversioista". Älä tuo kohteiden tuhoamisia Valitse tämä asetus, mikäli: Et halua tuhota kohteita kohdevarastosta, jotka olet tuhonnut lähdevarastossa. Esimerkiksi, jos käytät kohdevarastoa tuhottujen kohteiden arkistointiin, valitse tämä asetus. Et halua tuhota kohteita, jotka eivät enää ole osa vientijoukkoa. Huomaa siis, että mikäli olet valinnut viennin yhteydessä asetuksen "Jos aiemmin viety kohde ei ole enää osa vientijoukkoa, merkitse se tuhottavaksi kohdevarastossa", niin näitä kohteita ei tuhota kohdevarastossa tämän tuontiasetuksen ollessa valittuna. Älä käytä tuodun sisällön suojausasetuksia; määrittele suojausasetukset tuotaville versioille Mikäli haluat käyttää eri suojausasetuksia kohdevarastossa kuin lähdevarastossa, määrittele suojausasetukset tuonnin yhteydessä. Esimerkiksi, mikäli olet julkaisemassa yrityksen sisäisestä varastosta kohteita julkiseen varastoon, käytetään tällöin usein eri suojausasetuksia kuin sisäisessä käytössä. 18.9.2012 20/60

6.4 Ajoitetut vienti- ja tuontityöt Jotta eri varastot voidaan pitää ajan tasalla toisiinsa nähden ja yhteistoiminnassa, tulee varastoille määritellä ajoitetut vienti- ja tuontityöt. Ajoitettujen vienti- ja tuontitöiden avulla synkronoidaan kohteet ja niiden metatiedot eri varastojen välillä. Ajoitettu vientityö voidaan määritellä myös muuta käyttöä varten. 6.4.1 Ajoitettu vienti Määrittele ajoitettu vientityö lähdevarastossa, josta haluat ajastetusti tallentaa vietävän sisällön. Käytössäsi on vastaavat asetukset kuin yksittäisen viennin yhteydessä. Katso lisätietoja kohdasta Vie sisältö. Vietävä data voidaan tuoda toiseen varastoon julkaisua, replikointia, arkistointia tai varmuuskopiointia varten. Ajoitus toimii samalla periaatteella kuin Windowsin ohjauspaneelin ajoitetut tehtävät. 6.4.2 Ajoitettu tuonti Kun haluat tuoda sisällön toiseen varastoon synkronointia tai muuta käyttöä varten, määrittele kohdevarastoon ajoitettu tuonti. Käytössäsi on vastaavat asetukset kuin yksittäisen tuonnin yhteydessä. Katso lisätietoja kohdasta Tuo sisältö. Ajoitus toimii samalla periaatteella kuin Windowsin ohjauspaneelin ajoitetut tehtävät. Huom. eri varastojen välistä yhteistoimintaa varten tulee sisällön viennin ja tuonnin lisäksi pystyä yhdistämään metatietomäärittelyt, jotta synkronointi voidaan tehdä arkistoinnin avulla. Katso lisätietoja luvusta Yhteistoiminta eri dokumenttivarastojen välillä. 6.5 Uudet sisällön tuonnin yhteydessä käytettävät tapahtumakäsittelijät Tuonnin yhteydessä voit ottaa käyttöön seuraavat uudet tapahtumakäsittelijät: Replikointi: AfterCheckInChanges Muuttujat : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault, RestoredVersions ja ObjVer Suoritus : Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun sisältöpaketista tuodaan olemassa olevalle kohteelle uusia versioita tai ristiriita ratkaistaan kahden kohteen välillä lähdevaraston version hyväksi. After- CheckInChanges-tapahtumakäsittelijää suoritettaessa kohde on jo palautettu muokkauksesta. Tästä syystä kohteen metatietoja tai tiedostoja ei voi tapahtumakäsittelijän aikana siis enää muokata. Replikointi: AfterCreateNewObjectFinalize Muuttujat : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault, RestoredVersions ja ObjVer Suoritus : Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun sisältöpaketista tuodaan uusi kohde dokumenttivarastoon. AfterCreateNewObjectFinalize-tapahtumakäsittelijää suoritettaessa kohde on jo palautettu muokkauksesta. Tästä syystä kohteen metatietoja tai tiedostoja ei voi tapahtumakäsittelijän aikana siis enää muokata. Näihin liittyvä uusi muuttuja: RestoredVersions Muuttujan nimi: RestoredVersions Muuttujan tietotyyppi: IDs (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: RestoredVersions-niminen muuttuja sisältää viedyn kohteen kohdeversiot, jotka tuotiin sisältöpaketista. Lisätietoja muuttujista löydät M-Filesin ohjeista kohdasta "Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset". 18.9.2012 21/60

7. Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä, jotka sijaitsevat eri varastoissa. Tällöin kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde luodaan viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen kohteeseen luodaan linkki. Voit luoda suhteen raahaamalla kohteen varastosta toiseen tai Suhteet-toimintoa käyttämällä samaan tapaan kuin lisäisit suhteen samassa varastossa olevan kohteen kanssa. Suhteiden lisäksi voit myös korvata tiedoston toisessa varastossa sijaitsevalla tiedostolla samaan tapaan kuin saman varaston sisällä korvattaessa. 7.1 Pikakuvakkeet Suhteessa oleva kohde, joka sijaitsee toisessa varastossa, näkyy pikakuvakkeena kohdevarastossa. Kun kaksoisnapsautat tällaista kohdetta, M-Files näyttää kohteen alkuperäisessä varastossa samaan tapaan kuin M-Files-pikakuvakkeita käytettäessä. Voit myös käyttää toimintoja Näytä alkuperäinen kohde tai Näytä kohde varastossa X. Kohdevarastossa näet suhteessa olevan kohteen (pikakuvake) perusominaisuudet ja alkuperäisen varaston tiedot, mutta varsinaiset muutokset ja kohteen avaus tapahtuu alkuperäisessä varastossa. Sinulla tulee olla oikeudet alkuperäiseen varastoon ja alkuperäiseen kohteeseen, jos haluat nähdä ja muokata ko. suhteessa olevaa kohdetta alkuperäisessä varastossa. Voit nimetä uudelleen pikakuvakkeen kohdevarastossa halutessasi; tämä muutos ei vaikuta lähdevarastossa olevan alkuperäisen kohteen nimeen eikä aiheuta ristiriitoja varastojen välille. Pikakuvakkeet on oletuksena suodatettu pois hauista. Katso lisätietoja kohdasta Erityiset kohteet. Voit käyttää "Näytä kohde varastossa X" -toimintoa, kun haluat nähdä ja muokata kohdetta alkuperäisessä varastossa. 18.9.2012 22/60

7.1.1 Pikakuvakkeiden suojausasetukset Pikakuvakkeella on omat suojausasetuksensa. Oletuksena käytetään kohdevaraston kohdetyypeittäin asetettua oletussuojausta uusille kohteille. 7.1.2 Synkronoinnin kautta syntyneet pikakuvakkeet Kun eri varastojen välillä synkronoidaan dataa, esim. arkistointia tai julkaisua varten, syntyy myös tällöin tietyissä tapauksissa vastaavia pikakuvakkeita tuotavien kohteiden metatietojen kautta. Esimerkiksi, jos kohdevarastoon tuodaan dokumentti, joka on suhteessa tiettyyn projektiin, mutta ko. projektia ei tuoda kohdevarastoon, luo M-Files projektille pikakuvakkeen kohdevarastoon. Tällöin pikakuvake on siis linkki toisessa varastossa olevaan kohteeseen. Vaatimuksena kuitenkin on se, että tässä tapauksessa "Projekti"-ominaisuusmäärittely pystytään yhdistämään lähde- ja kohdevaraston välillä. Eli aina ensin metatietomäärittelyiden itsessään tulee olla yhdistettävissä, jotta niihin liittyviä kohteita ja arvoja voidaan näyttää tai tuoda pikakuvakkeiksi. 7.2 Vaatimukset M-Files luo automaattisesti suhteen kohteille, joiden kohdetyyppi on sisäänrakennettu (Dokumentti tai Dokumenttikokoelma). Mikäli kohteen kohdetyyppi on käyttäjän luoma (Asiakas, Projekti jne.) tulee tarkistaa, että kohdetyyppien metatietomäärittelyt saadaan täsmäämään varastojen välillä. Oletusasetuksia käytettäessä M-Files yhdistää metatietomäärittelyt a) aliasten avulla ja b) ID:n ja nimen perusteella (molempien tulee täsmätä). Katso lisätietoja luvusta Metatietojen yhdistäminen tyypin, ID:n, nimen ja aliaksen mukaan. 18.9.2012 23/60

8. Parannuksia hakutuloksiin ja suhteisiin 8.1 Hakusanojen korotus Kun teet M-Filesissa haun, M-Files korostaa hakutuloslistauksesta käyttämäsi hakusanat keltaisella. Esimerkiksi, jos haet käyttämällä hakusanoja "estt projekti", näkyy hakutuloslistauksessa ko. sanat korostettuna keltaisella. Lisäksi hakusanat korostetaan myös ominaisuusalueella. M-Files korostaa hakusanat keltaisella. Myös esikatselua käytettäessä M-Files korostaa hakusanat keltaisella tiedoston sisällössä yleisiä tiedostomuotoja käytettäessä (Word, Excel, PowerPoint ja Outlook). 18.9.2012 24/60

M-Files korostaa hakusanat keltaisella esikatselutilassa. 8.2 Liikkuminen suhteessa olevien kohteiden välillä samassa varastossa M-Files näyttää kaikki kohteeseen liittyvät kohteet pääkohteen alapuolella. Näin voit helposti selata esimerkiksi projektiin liittyviä dokumentteja ja yhteyshenkilöitä suoraan listausnäkymästä. M-Files 9.0 tarjoaa vielä laajemman liikkumisen suhteiden syvähierarkiaa käyttäen. Voit siirtyä suhteita käyttäen kohteesta toiseen. Voit esimerkiksi siirtyä dokumentista suhteessa olevaan projektiin ja projektista asiakkaaseen ja asiakkaasta yhteyshenkilöihin tai asiakkaan dokumentteihin jne. 8.3 Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä, jotka sijaitsevat eri varastoissa. Katso lisätietoja kohdasta Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä. 8.4 Algoritmin käyttö nopeuttaa näkymien kansiolistausta Jos alikansioiden listauksen noutaminen on hidasta, voit kokeilla algoritmeja määrittääksesi, mikä on nopein tälle hakutyypille. Määrittele algoritmi ryhmittelytason lisäasetuksissa. 8.5 Erityiset kohteet Yhteistoiminta eri varastojen välillä on tuonut M-Filesiin erityisiä kohteita, joilla käsitellään tietoja eri varastojen välillä. Näitä ovat ns. ristiriidat ja pikakuvakkeet. Ristiriidat ovat eri varastojen välisten versioiden aiheuttamia ristiriitoja. Pikakuvakkeet ovat viittauksia kohteisiin, jotka sijaitsevat eri varastossa. Suodatinta käytettäessä nämä erityiset kohteet voidaan määritellä mukaan hakuun tai jättää haun ulkopuolelle. Oletuksena M-Files suodattaa ristiriita- ja pikakuvakekohteet pois hauista. 18.9.2012 25/60

9. Yhteismuokkaus M-Files 9.0 tarjoaa nyt myös yhteismuokkausmahdollisuuden, jolloin useampi eri käyttäjä voi muokata samaa dokumenttia yhtäaikaisesti. Lisäksi yhteismuokkaukseen voivat osallistua henkilöt, joilla ei ole käyttäjätiliä M-Filesiin. Useampi kuin yksi käyttäjä voi esimerkiksi muokata samaa Word-asiakirjaa yhtäaikaisesti käyttäen Microsoft Office Word 2010 -sovellusta. Saman PowerPoint-esityksen yhtäaikainen muokkaaminen onnistuu Microsoft Office PowerPoint 2010 -sovelluksella. Yhteismuokkaus on mahdollista Microsoft SkyDrive -palvelussa. Henkilöllä tulee olla Windows Live ID -tunnus, jotta hän voi tehdä muutoksia tiedostoon SkyDrivessa. Windows Live ID -tunnuksen voi luoda osoitteessa https://signup.live.com. SkyDrivea ei tarvitse erikseen asentaa; se on automaattisesti käytössä Windows Livessä. Lisäksi rekisteriasetuksia muuttamalla yhteismuokkaus on mahdollista SharePointissa, jolloin jakaminen tehdään SkyDriven sijasta SharePointiin. Mikäli haluat jakaa tiedoston ainoastaan lukuoikeuksilla, katso lisätietoja luvusta Yksittäisten dokumenttien julkaisu käyttäjäkohtaisesti. 9.1 Yhteismuokkaukseen varaaminen ja muokkauksesta palautus M-Filesiin 9.1.1 Yhteismuokkaukseen varaaminen Kun haluat jakaa tiedoston muokattavaksi SkyDriveen, käytä toimintoa Varaa yhteismuokattavaksi. Mikäli haluat jakaa monitiedostoisessa dokumentissa olevan tiedoston yhteismuokkaukselle, käytä toimintoa Aloita yhteismuokkaus. Vastaavasti, jos olet jo varannut muokattavaksi yksitiedostoisen dokumentin, voit aloittaa yhteismuokkauksen myös tässä tilassa Aloita yhteismuokkaus -toiminnolla. Huomaa, että kun lataat tiedoston SkyDriveen yhteismuokattavaksi, tulee se useampien henkilöiden saataville. Kaikki henkilöt, jotka saavat linkin tietoonsa ja joilla on Windows Live ID -tunnus, voivat tehdä muutoksia tiedostoon. M-Files antaa tästä seuraavan suojausvaroituksen: Yhteismuokkauksessa ei pystytä yksilöimään yksittäisiä käyttäjiä ja käyttäjäkohtaisia oikeuksia. Kun jatkat tämän jälkeen, M-Files ohjaa sinut antamaan Windows Live ID -tunnuksesi. Siirryttäessä SkyDriveen saat muutaman varmennuskysymyksen. Voit jatkaa näistä valitsemalla Kyllä. Saat ilmoituksen, kun tiedosto on jaettu SkyDriveen. 18.9.2012 26/60

Tämän jälkeen tiedosto on varattu muokattavaksi M-Filesissa, ja voit lähettää SkyDrive-linkin muille käyttäjille. Kun valitset Lähetä linkki -toiminnon, luo M-Files automaattisesti sähköpostiin viestin, joka sisältää tiedoston nimen sekä linkin tiedostoon SkyDrivessa. Esimerkkiviesti alla: ----- Aihe: "Tiedostonimi XYZ" Olen jakanut tiedoston yhteismuokkausta varten. Avaa tiedosto napsauttamalla alla olevaa linkkiä. "Tiedostonimi XYZ" Linkki tiedostoon: https://skydrive.live.com/... Voit muokata tiedostoa samanaikaisesti minun ja muiden käyttäjien kanssa seuraavilla sovelluksilla: - Microsoft Word 2010 - Microsoft Word Web App Jokaisen tallennuksesi yhteydessä tiedosto päivitetään, ja näet muiden käyttäjien tekemät muutokset. Jaettu M-Filesista ----- 9.1.2 Yhteismuokkauksesta palauttaminen M-Filesiin Kun tarvittavat muutokset on tehty tai et halua muuten enää pitää tiedostoa varattuna yhteismuokkaustilassa, lopeta yhteismuokkaus ja palauta dokumentti muokkauksesta, jotta muut M-Files-käyttäjät voivat varata sen muokattavaksi M-Filesiin tai SkyDriveen. Huomaa, että M-Files-käyttäjän, joka varaa dokumentin yhteismuokkaukseen, tulee se myös palauttaa muokkauksesta. Muut M-Files-käyttäjät eivät pysty palauttamaan ko. dokumenttia yhteismuokkauksesta. Kyseinen M-Files-käyttäjä on siis vastuussa dokumenttiin tehdyistä muutoksista, koska yhteismuokkaustilassa tehdyt muutokset kirjataan M-Filesissa käyttäjälle, joka on varannut dokumentin yhteismuokkaukseen ja palauttanut yhteismuokkaustilassa tehdyt muutokset M-Filesiin. Käyttäjä voi myös palautusvaiheessa hylätä yhteismuokkaustilassa tehdyt muutokset Peru muokkaus -toiminnolla. Kun dokumentti on palautettu muokkauksesta M-Filesissa, ei se ole enää saatavilla SkyDrivessa. Jos haluat uudestaan jakaa tiedoston yhteismuokkaukseen, varaa tiedosto yhteismuokkaukseen ja lähetä uusi linkki tiedostoon SkyDrivessa. 9.2 Muokkaus yhteismuokkaustilassa Kun olet saanut linkin yhteysmuokkaustilassa olevaan tiedostoon, voit normaalisti muokata sitä esimerkiksi Wordissa tai PowerPointissa. Yhteismuokkaustilassa voidaan muokata lähinnä Office-tiedostoja Microsoft Office 2010 -versiossa tai Office Web Appseja käyttäen. Useampi kuin yksi käyttäjä voi esimerkiksi muokata samaa Wordasiakirjaa yhtäaikaisesti käyttäen Microsoft Office Word 2010 -sovellusta. Saman PowerPointesityksen yhtäaikainen muokkaaminen onnistuu Microsoft Office PowerPoint 2010 -sovelluksella. M-Filesin toiminnot (esim. metatietojen lisääminen sisältöön) eivät ole käytössä SkyDrivessa muokatessa. Myös M-Filesin käyttäjät voivat osallistua yhteismuokkaukseen SkyDrive-linkin avulla tai M-Filesista suoraan. Kun kohde on varattu yhteismuokkaukseen M-Filesissa, voivat myös muut M-Files-käyttäjät muokata sitä yhteismuokkaustilassa SkyDrivessa tai avata viimeisimmän version lukutilassa. 18.9.2012 27/60

Yhteismuokkaustilassa voit muokata tiedostoa samaan aikaan muiden muokkaajien kanssa ja tallentaa muutokset. 18.9.2012 28/60

10. Yksittäisten dokumenttien julkaisu käyttäjäkohtaisesti Voit myös jakaa yksittäisiä tiedostoja SkyDriveen lukukäyttöön. Tällöin lukijalla ei tarvitse olla käyttäjätiliä M-Filesiin eikä myöskään Windows Live ID -tunnusta. Jakaminen mahdollistaa ainoastaan lukuoikeudet kaikille. Mikäli haluat ladata tiedoston muokattavaksi SkyDriveen, katso lisätietoja luvusta Yhteismuokkaus. Jakamista kannattaa käyttää esimerkiksi liitetiedostojen toimittamisen sijaan tai kun muuten haluat julkaista tiedoston muille henkilöille linkin avulla. Jaa tiedosto käyttämällä toimintoja: Jaa SkyDriven kautta Jaa SkyDriven kautta PDF:nä Löydät nämä toiminnot pikavalikosta tai Toiminnot-valikosta kohdasta Jakaminen, sähköposti ja PDF. Voit siis jakaa esim. alkuperäisessä Word-tiedostomuodossa tai muuntaa julkaisun yhteydessä tiedoston PDF-muotoon. Voit valita, haluatko lähettää muille henkilöille linkin tiedostoon ns. pitkässä vai lyhennetyssä muodossa. Lyhennetty muoto on miellyttävämpi käyttää, mutta luottamuksellisten tiedostojen kanssa kannattaa käyttää pitkää muotoa. Huomaa, että kuitenkin kaikki, jotka saavat linkin käyttöönsä, pystyvät lukemaan tiedoston linkin tyypistä riippumatta. Voit lähettää linkin suoraan sähköpostilla tai kopioida sen tästä valintaikkunasta muuhun käyttöön. Jos valitset Lähetä linkki -toiminnon, luo M-Files automaattisesti sähköpostiin viestin, joka sisältää tiedoston nimen sekä pitkän tai lyhennetyn muodon tiedoston SkyDrive-linkistä. Alla olevassa malliviestissä on Word-versio muutettu PDF-tiedostomuotoon Jaa SkyDriven kautta PDF:nä -toiminnolla, ja linkki on lyhennetty: ----- Aihe: M-Files 9.0:n uudet pääominaisuudet Olen jakanut tiedoston kanssasi. Napsauta alla olevaa linkkiä, niin voit lukea sen. M-Files 9.0:n uudet pääominaisuudet.pdf http://mfil.es/pfwojt Jaettu M-Filesista ----- Huomaa, että jos tiedostoon tehdään muutoksia M-Filesissa, lukutilassa jaettu tiedosto ei päivity automaattisesti SkyDrivessa. Lukutilassa oleva versio vastaa sitä dokumentin versiota, joka jaettiin, koska jakamisen yhteydessä M-Files teki tiedostosta kopion SkyDriveen. Mikäli päivität dokumenttia M- Filesissa, voit jakaa tiedoston uudelleen ja lähettää uuden linkin vastaanottajille. 18.9.2012 29/60

Tiedoston alun perin jakanut käyttäjä voi hallita jakamiaan tiedostoja oman SkyDrive-tilinsä kautta (https://skydrive.live.com). Voit esimerkiksi poistaa aiemmin jakamiasi tiedostoja SkyDrivesta, jos niiden ei enää ole tarpeen olla muiden saatavilla. Jos haluat jakaa esim. esitteitä ja hinnastoja siten, että jaetut versiot päivittyvät automaattisesti, kannattaa tällaiseen julkaisuun käyttää yhteistoimintaa eri varastojen välillä. Katso lisätietoja luvusta Yhteistoiminta eri dokumenttivarastojen välillä. Tiedosto on avattu luettavaksi selaimeen. Tämä toiminto ei vaadi kirjautumista SkyDriveen eikä Windows Live ID -tunnusta. 18.9.2012 30/60

11. Tiedostodatan erottaminen SQL Serverin tietokannasta Tiedostodata voidaan erottaa Microsoft SQL Serverin tietokannasta ja tallentaa levylle esimerkiksi hakuja ja varmuuskopiointia varten. 11.1 Tiedostodatan sijainti Microsoft SQL Serverin asetuksia määriteltäessä, voit valita, minne varsinaiset tiedostot tallennetaan. Määrittele tiedostodatan sijainti SQL Serverin muiden asetusten yhteydessä. Voit valita: Tallenna tiedostodata varaston tietokantaan: tällöin tallennus tehdään tietokantaan kuten aiemmissa M-Filesin versioissa. Tallenna tiedostodata tiedostojärjestelmäkansioon: voit määrittää vapaasti sijainnin, esim. tallentaa tiedostot verkkolevylle tai muuhun sijaintiin. Voit myös suojata tiedostodatan määrittämällä tilin tiedostodatan käsittelyä varten. Voit valita tallennuspaikan tiedostojen tallennukselle. 11.2 Tuetut Microsoft SQL Server -versiot 2005, 2008, 2008 R2 ja 2012 kaikki versiot, esim. versiot Express Edition, Standard Edition ja Enterprise Edition 18.9.2012 31/60

12. Viivakooditunnistus Aiemmin saatavilla ollut M-Files OCR mahdollistaa jatkossa myös viivakooditunnistuksen. M-Filesin viivakoodituki tunnistaa suurimman osan 1D-viivakoodeista sekä lisäksi kahdentyyppisiä 2Dviivakoodeja: PDF417 ja QR Code. Huom. M-Files OCR -moduuli on maksullinen lisäosa M-Filesiin, joka voidaan ottaa käyttöön lisenssikoodin avulla. Mikäli käytössäsi on ennen 9.0-version julkaisua toimitettu OCR-moduulin käytön mahdollistava lisenssikoodi, tulee lisenssikoodi päivittää, jos haluat sen tukevan myös viivakooditunnistusta. Pyydä uusi lisenssikoodi asiakaspalvelustamme. OCR-moduulin käyttämiseksi teidän tulee lisäksi ladata ja asentaa tarvittavat lisätiedostot M-Filespalvelimellenne: http://download.m-files.com/mfilesocr.zip. Purkakaa tämän kansion sisältö M-Files-palvelimen Data-hakemistoon. Purkamisen jälkeen polun eng.ytr-tiedostoon pitäisi olla seuraava: C:\Program Files\M-Files\9.0.3324.0\Server\Data\OCR\resources\eng.ytr. 12.1 Alueen määrittely viivakooditunnistukselle Määrittele alueen sijainti viivakooditunnistukselle samaan tapaan kuin tekstintunnistukselle. Mikäli sivulla on ainoastaan yksi viivakoodi, joka halutaan tunnistaa, voit määritellä alueeksi vaikka koko sivun. Mikäli sivulla on useampia viivakoodeja, rajaa alue sisältämään ainoastaan haluamasi viivakoodi. Viivakooditunnistukselle kannattaa määritellä varsinaista viivakoodia suurempi alue, mikäli kyseessä on QR-tyyppinen 2D-viivakoodi. Mikäli määritellyllä alueella on useampia viivakoodeja, luetaan nämä kaikki ominaisuuden arvoksi (erotetaan metatiedoissa rivinvaihdolla). Tarkempia tietoja saat teknisestä tuestamme ja M-Fileskonsulteiltamme. Valitse viivakooditunnistus, kun haluat käyttää sitä. 12.2 Tuki uusille kielille OCR-moduuliin on nyt lisämaksusta saatavilla myös arabian ja farsin tuki. Voit myös kysyä meiltä lisätietoja heprean, japanin, korean ja kiinan osalta. 18.9.2012 32/60

13. Sisäänkirjautuneet käyttäjät ja heidän uloskirjaaminen Voit katsoa palvelinkohtaisesti ko. hetkellä sisäänkirjautuneet käyttäjät ja heidän lisenssityypit. Voit tarvittaessa pakottaa uloskirjautumisen tietyille käyttäjille, mikä mahdollistaa esimerkiksi muiden käyttäjien kirjautumisen sisään käytettäessä yhtäaikaisen käyttäjän lisenssejä. Löydät nämä toiminnot M-Files-palvelimen hallinnasta kohdasta Käyttäjätilit. Toiminnot vaativat järjestelmänvalvojan oikeudet. Voit katsoa palvelinkohtaisesti ko. hetkellä sisäänkirjautuneet käyttäjät ja pakottaa tarvittaessa uloskirjautumisen käyttäjittäin. 18.9.2012 33/60

14. Mahdollisuus mukauttaa käyttöliittymää Voit mukauttaa M-Files-asiakasohjelmiston käyttöliittymää ja toimintoja niin, että saat yrityksesi tehokkuuden kannalta tärkeät toiminnot etusijalle: Voit esimerkiksi luoda ja ottaa käyttöön HTMLpohjaisen metatietokortin ja muokata sen noudattamaan yrityksenne visuaalista ilmettä. Voit myös vähentää käyttäjille näytettävien toimintojen määrää M-Files-asiakasohjelmiston puolella. Muokattu metatietokortti voi sisältää esimerkiksi työntekijän tai tuotteen kuvan sekä ainoastaan tietyt tiedot kohteesta. Tässä esimerkissä (Gantt chart) käyttäjä voi projektikohtaisesti seurata projektin aikataulua M-Filesin käyttöliittymässä. 18.9.2012 34/60

14.1 Sovellukset Käyttöliittymän ja metatietokorttien mukautus tehdään sovelluksia käyttäen. Sovellusten luominen vaatii ohjelmointiosaamista, HTML-kielen ja JavaScriptin tuntemusta. Lisätietoja löydät M-Files UI Extensibility Framework -sivustolta (englanniksi): http://www.m-files.com/ui_extensibility_framework. Konsultointipalvelumme auttavat myös käyttöliittymän mukauttamisessa ja sovellusten luonnissa. Ota yhteyttä konsulttipalveluihimme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen myynti@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) 3138 7500. Lisäohjeita saat myös teknisestä tuestamme: tuki@m-files.fi. Ohjelmointiin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). M-Filesin www-käyttöliittymä (M-Files Web Access) ei ole mukautettavissa sovellusten avulla. 14.1.1 Sovellusten asentaminen Sovellukset asennetaan aina varastokohtaisesti. Sovellukset asennetaan M-Files-palvelimen hallinnassa varastokohtaisesti. 18.9.2012 35/60

Asenna sovellukset zip-paketteina. Voit myös asentaa sovelluksia suoraan asiakaskoneelle. Kysy lisätietoja teknisestä tuesta: tuki@m.files.fi. 18.9.2012 36/60

14.2 Sovellusten käyttäminen Kun sovellus on asennettu M-Files-palvelimen hallinnassa varastokohtaisesti, on se käytettävissä M-Files-asiakasohjelmiston käyttäjille. Kun käyttäjä seuraavan kerran kirjautuu sisään ko. varastoon, ilmoittaa M-Files käyttäjälle uudesta sovellusta. Jos kyseessä on valinnainen sovellus, voi käyttäjä valita, haluaako hän sallia sovelluksen käytön. Mikäli kyseessä on pakollinen sovellus, käyttäjä ei pysty kirjautumaan ja käyttämään varastoa ennen sovelluksen hyväksymistä. Järjestelmänvalvoja voi tehdä myös esihyväksynnän käyttäjien puolesta rekisteriavaimen avulla. M-Files ilmoittaa, kun varastoon on asennettu uusi sovellus. Käyttäjä voi myös ottaa sovelluksia käyttöön Sovellukset-toiminnon kautta. Käyttäjä voi ottaa käyttöön sekä varastokohtaisia että asiakaskonekohtaisia sovelluksia. Nämä sovellusvalinnat ovat tietokonekohtaisia. Voit ottaa sovelluksia käyttöön Sovellukset-toiminnon kautta. 18.9.2012 37/60

14.2.1 Tietokonekohtaiset asetukset Huomaa, että tietokonekohtaiset asetukset vaikuttavat myös sovellusten käyttöön. Oletusasetuksena on, että käyttäjä on sallinut tietokonekohtaisesti M-Filesin käyttää sovelluksia, jotka on asennettu dokumenttivarastoon. Mikäli tämä asetus on pois päältä, ei valinnaiset eikä pakolliset varastokohtaiset sovellukset ole käytössä. M-Files-asiakasohjelmiston tietokonekohtaiset oletusasetukset sallivat varastokohtaisten sovellusten käytön. 18.9.2012 38/60

15. Parannuksia sähköiseen allekirjoitukseen 8.0-versiossa julkaistun sähköisen allekirjoituksen avulla työnkulkujen tilasiirtymiä voidaan varmentaa käyttäjätunnistuksella. Tällä toiminnallisuudella voidaan helposti varmentaa esimerkiksi dokumenttien hyväksyntä. Sähköisen allekirjoituksen käyttöä on parannettu 9.0-versiossa: allekirjoitus voidaan määrittää omaksi kohteekseen, jolloin allekirjoitusten ja niiden sisällön seuranta on helpompaa. Samaan kohteeseen voi olla liittyneenä useita allekirjoituskohteita, jolloin niiden näkyvyys käyttöliittymässä on selkeämpää ja niitä voidaan hallinnoida erillisinä kohteina. Sähköinen allekirjoitus vaatii esigning and Compliance -moduulin (aiemmalta nimeltään FDA 21 CFR Part 11 -moduuli), joka on lisämaksullinen osio. esigning and Compliance -moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Löydät kohteeseen liittyvät allekirjoituskohteet kohteen kautta tai hauilla. 15.1 Sähköinen allekirjoitus työnkulun tilasiirtymälle Valitse työnkulun tila, jonka tilasiirtymälle haluat lisätä sähköisen allekirjoituksen ja paina Muokkaapainiketta. Valitse Tilasiirtymän suojausasetukset -välilehti. Valitse haluamasi tilasiirtymä ja paina Suojausasetukset ja allekirjoitus -painiketta. Valitse Sähköinen allekirjoitus -välilehti ja määrittele allekirjoitus. Ota sähköinen allekirjoitus käyttöön ko. tilasiirtymälle valitsemalla Vaadi sähköinen allekirjoitus tälle tilasiirtymälle. 1. Allekirjoituksen syy: Valitse tähän lyhyt otsikkotason kuvaus allekirjoitukselle, esim. Ohjedokumentin hyväksyminen tai Laskun hyväksyminen. Syy näytetään allekirjoittamisen yhteydessä käyttäjälle, joka on hyväksymässä tilan muutoksen sähköisellä allekirjoituksella. 2. Allekirjoituksen merkitys: Voit muokata ja lisätä tähän haluamasi tiedot (maksimimerkkimäärä 500). Tämä teksti (paikkamerkit korvataan oikeilla tiedoilla) näytetään käyttäjälle, joka on hyväksymässä tilan muutoksen sähköisellä allekirjoituksella. Tämän tekstin avulla allekirjoittajan tulee ymmärtää, mitä hän on hyväksymässä allekirjoituksellaan. 3. Lisätiedot (ei näytetä allekirjoituksen yhteydessä): Voit muokata ja lisätä tähän haluamasi tiedot (maksimimerkkimäärä 500). Paikkamerkit korvataan oikeilla tiedoilla. Huom. nämä määritykset näkyvät myös allekirjoituskohteen ominaisuuksissa tai allekirjoitusominaisuuden tekstisisältönä. Katso lisätietoja seuraavista luvuista. 18.9.2012 39/60

Määrittele sähköinen allekirjoitus ja valitse, luodaanko siitä erillinen allekirjoituskohde vai lisätäänkö allekirjoituksen sisältö ominaisuudeksi kohteelle, jota allekirjoitus koskee. 15.2 Luo erillinen allekirjoituskohde Valitse tämä, mikäli haluat, että allekirjoituksesta luodaan uusi kohde. Allekirjoituskohde on tällöin automaattisesti suhteessa kohteeseen, jota tilamuutos koskee. 15.2.1 Tunniste Tunniste on vapaamuotoinen. Voit laittaa tunnisteeksi esimerkiksi Ostolaskun hyväksyminen. Kun allekirjoituskohde luodaan, on tunniste yksi kohteen metatiedoista. Tunniste-ominaisuutta voit käyttää hyödyksi esimerkiksi tilasiirtymien toimintojen komentosarjoissa tai hauissa yksilöimään tietyntyyppinen allekirjoitus. 15.2.2 Allekirjoituskohteen metatietomääritykset Jotta automaattisia allekirjoituskohteita voidaan luoda M-Filesiin, tulee uudelle kohdetyypille ja tarvittaville ominaisuusmäärittelyille luoda aliakset, joiden perusteella kohteet luodaan allekirjoittamisen yhteydessä. Aliaksista löydät yleisesti lisätietoja kohdasta Aliakset eli tunnisteet eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle. Mikäli käytät M-Files QMS -tuotetta, ovat nämä määritykset valmiina käytössäsi. Muussa tapauksessa luo alla olevat metatietomääritykset, jotta voit ottaa käyttöön erilliset allekirjoituskohteet. 18.9.2012 40/60

Kohdetyyppi Luo uusi kohdetyyppi ja nimeä se esimerkiksi "Allekirjoitus"-kohdetyypiksi. Määrittele kohdetyypin aliakseksi lisäasetuksissa: M-Files.QMS.Signature.ObjectType Ominaisuusmäärittelyt Luo pakolliset ominaisuusmäärittelyt allekirjoituskohdetta varten: 1. Kun olet luonut uuden kohdetyypin, luo M-Files automaattisesti vastaavan ominaisuusmäärittelyn. Valitse ominaisuusmäärittelyistä tämä ominaisuusmäärittely (esimerkiksi "Allekirjoitus") ja lisää aliakseksi: M-Files.QMS.Signatures 2. Luo uusi ominaisuusmäärittely tunnisteelle tietotyypillä Teksti. Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi "Tunniste". Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn Lisätiedot-välilehdellä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.Identifier 3. Luo uusi ominaisuusmäärittely allekirjoituksen syylle tietotyypillä Teksti. Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi "Allekirjoituksen syy". Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn Lisätiedotvälilehdellä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.Reason 4. Luo uusi ominaisuusmäärittely allekirjoituksen merkitykselle tietotyypillä Teksti (monirivinen). Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi "Allekirjoituksen merkitys". Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn Lisätiedot-välilehdellä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.Meaning 5. Luo uusi ominaisuusmäärittely allekirjoituksen allekirjoittajalle tietotyypillä Valitse listasta (monivalinta) ja käytä listaa Käyttäjät. Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi " Allekirjoittaja". Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn Lisätiedot-välilehdellä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.Signer Voit nimetä edellä mainitut pakolliset ominaisuusmäärittelyt vapaasti, mutta nimeämisessä kannattaa käyttää mahdollisimman kuvaavia nimiä, koska edellä olevat tiedot näkyvät allekirjoituskohteen metatiedoissa. Lisäksi voit määrittää erilaisia valinnaisia ominaisuusmäärittelyitä allekirjoituskohteelle. Voit esimerkiksi luoda uuden ominaisuusmäärittelyn allekirjoituksen lisätiedoille tietotyypillä Valitse listasta (monivalinta) ja lisätä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo. Kysy lisätietoja teknisestä tuesta muita valinnaisia metatietoja varten: tuki@m-files.fi. Katso lisätietoja myös erityyppisistä allekirjoituskohteista ja niiden aliaksista kohdasta Valmiit ja tyhjät allekirjoituskohteet. Suojausasetukset Automaattista allekirjoituskohdetta varten luodut metatietomäärittelyt (kohdetyyppi ja ominaisuusmäärittelyt) on hyvä suojata niin, että allekirjoituskohteita ei pysty manuaalisesti luomaan eikä sen metatietoja pysty muuttamaan. Myös ominaisuusmäärittely, jolla allekirjoitettu kohde sidotaan allekirjoitukseen, tulee suojata vastaavasti. Mikäli käytät M-Files QMS -tuotetta, ovat nämä määritykset valmiina käytössäsi. 18.9.2012 41/60

Luo uusi kohdetyyppi allekirjoituskohteille. Lisää kohdetyypille alias "M-Files.QMS.Signature.ObjectType" lisäasetuksissa. Lisää aliakset ominaisuusmäärittelyille "Lisäasetukset"-välilehdellä. 18.9.2012 42/60

15.2.3 Erillinen allekirjoituskohde Kun olet tehnyt tarvittavat määrittelyt ja valinnut, että allekirjoituksesta luodaan erillinen kohde, luodaan kohde automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen. Allekirjoituskohteen nimi muodostuu automaattisesti allekirjoituksen syystä, allekirjoittajasta sekä aikaleimasta. Muut metatiedot luodaan allekirjoituskohteelle automaattisesti allekirjoituksen määritysten mukaisesti. Allekirjoituskohteen metatiedoista löydät tiedon siitä, kuka on tehnyt allekirjoituksen ja koska, ja mitä allekirjoitus koskee sekä muita tietoja allekirjoituksesta. 15.2.4 Valmiit ja tyhjät allekirjoituskohteet Voit luoda myös ns. tyhjiä allekirjoituskohteita, joiden avulla voit seurata, mitkä allekirjoitukset odottavat vielä allekirjoittamista ja mitkä allekirjoitukset ovat jo valmiina. Tämä määritys tehdään luokkien avulla. Luo luokat tyhjälle allekirjoitukselle, valmiille allekirjoitukselle sekä myös virheelliselle allekirjoitukselle. Valitse luokan kohdetyypiksi aiemmin luomasi "Allekirjoitus"-kohdetyyppi. Alla lueteltuna aliakset ko. luokille. Aliakset "Allekirjoitus"-kohdetyypin luokille M-Files.QMS.Signature.Class.Empty M-Files.QMS.Signature.Class.Executed M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated 18.9.2012 43/60

15.3 Tallenna allekirjoituksen sisältö tekstinä ominaisuudelle Voit myös määrittää allekirjoituksen ominaisuudeksi kohteelle (jota allekirjoitus koskee) sen sijaan, että siitä luodaan erillinen kohde. Tämä toiminnallisuus on ollut mukana jo 8.0-versiossa. Valitse ominaisuus: Valitse, mihin ominaisuuteen määrittelemäsi allekirjoitus liitetään. Tällöin määrittelemäsi allekirjoituksen sisältö näytetään kohteen metatiedoissa ko. ominaisuuden arvona. Oletusominaisuutena M-Files tarjoaa ominaisuusmäärittelyä "Allekirjoituksen sisältö". Voit myös itse luoda uuden ominaisuusmäärittelyn käytettäväksi allekirjoitukselle. Allekirjoitusominaisuuden tekstisisältö muodostuu allekirjoituksen syystä, merkityksestä ja lisätiedoista. Allekirjoitusominaisuuden sisältö muodostuu allekirjoituksen syystä, merkityksestä ja lisätiedoista. Huom. jos luot ominaisuuden ensin Ominaisuusmäärittelyissä, aseta sille oikeudet niin, että käyttäjät vain näkevät ko. allekirjoituksissa käytettävän ominaisuuden, mutta eivät pääse sitä muokkaamaan. 18.9.2012 44/60

15.4 Allekirjoittaminen tilasiirtymän yhteydessä Käyttäjälle näytettävä kehote allekirjoittaa tilasiirtymä sisältää tiedon allekirjoituksen syystä ja merkityksestä. Kun määrittelet allekirjoituksen syyn ja merkityksen, huomaa, että ne näytetään allekirjoittajalle allekirjoittamisen yhteydessä. Allekirjoittaja hyväksyy tilasiirtymän näiden tietojen perusteella antamalla käyttäjätietonsa. 18.9.2012 45/60

16. Parannuksia työnkulkuihin ja tilasiirtymiin 16.1 Automaattinen PDF:n luonti osana tilasiirtymää 9.0-versio sisältää uuden toiminnon, jolla kohteen tiedostot voidaan muuttaa automaattisesti PDFmuotoon palvelimella, kun kohteen tilaa muutetaan. Palvelimella tapahtuva PDF-muotoon muuntaminen toimii mm. Word-, Excel-, PowerPoint-, Outlook- ja Visio-tiedostoille sekä RTF- ja OpenOfficetiedostoille. Voit myös valita muunnoksen PDF/A-1b-muotoon, joka on sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimuksen mukainen. PDF-muotoon muuntamisen yhteydessä M-Files päivittää Word- ja Excel-asiakirjoissa mahdollisesti olevat M-Files-ominaisuuskentät käyttäen kohteen sen hetkisiä metatietoja. Voit määrittää osaksi työnkulkua, että kun kohteen tilaa muutetaan, muunnetaan kohteen tiedostot PDF-muotoon. 18.9.2012 46/60

16.1.1 Muunnosasetukset Kun aktivoit Toiminnot-välilehdellä asetuksen Muunna PDF-muotoon, M-Files muuntaa yksitiedostoisen tai monitiedostoisen dokumentin tiedostot PDF-muotoon automaattisesti, kun kohteen tilaa muutetaan. Voit määritellä lisäasetuksia muunnokselle: Varastoi jokainen PDF-tiedosto erillisenä tiedostona alkuperäisen tiedoston rinnalle Mikäli haluat säilyttää myös alkuperäisen tiedostomuodon (esimerkiksi Word-tiedostomuoto), valitse PDF-tiedoston tallennus alkuperäisen tiedoston rinnalle. Tällöin Word-tiedostoa ei korvata PDFtiedostolla. PDF luodaan samannimisenä kuin alkuperäinen tiedosto on. Mikäli tämä toiminto koskee yksitiedostoista dokumenttia, muuttaa M-Files sen monitiedostoiseksi PDF:n luonnin yhteydessä. Korvaa olemassa olevat PDF-tiedostot Mikäli monitiedostoisessa dokumentissa on jo olemassa samannimisiä PDF-tiedostoja, valitse tämä, mikäli haluat, että olemassa olevat samannimiset PDF-tiedostot korvataan tämän toiminnon kautta syntyvillä versioilla. Jos tätä asetusta ei ole valittu ja monitiedostoisessa dokumentissa on jo samanniminen PDF-tiedosto, M-Files ilmoittaa virheestä, eikä PDF:ää luoda. Muunna PDF/A-1b-muotoon Valitse PDF/A-1b-muotoon tallennus, kun haluat täyttää sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset. PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan normaalia PDF-muotoa rajoittuneempi, joten PDF/A-muotoon muunnetut tiedostot ovat usein suurikokoisempia kuin normaaliin PDF-muotoon muunnetut tiedostot. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt vaativammat graafiset ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. PDF/A-muotoon muuntamista kannattaakin käyttää vain, jos sen käyttö on nimenomaisesti tarpeen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen liittyvistä vaatimuksista johtuen. Mikäli haluat säilyttää myös alkuperäisen tiedostomuodon (esimerkiksi Word-tiedostomuoto), valitse PDF-tiedoston tallennus rinnalle edellä olevalla asetuksella. Estä tilasiirtymä, jos kohde sisältää tiedostoja, joiden tiedostomuotoja ei tueta Valitse tämä, mikäli haluat, että tilasiirtymä estetään, jos PDF-muunnoksen aikana kohdataan tiedostoja, joita ei tiedostomuodostaan johtuen voida muuntaa PDF-muotoon (esim. ZIP-tiedostot). Tällöin käyttäjälle näytetään virheilmoitus, ja koko tilasiirtymä estyy. Määrittele muunnosasetukset PDF-muunnosta varten tilakohtaisesti. 18.9.2012 47/60

16.2 Tilasiirtymän suojausasetukset ja lukuoikeudet Aikaisemmissa M-Files-versioissa on ollut vaatimuksena, että käyttäjällä tulee olla muokkausoikeus kohteeseen, jota tilasiirtymä koskee. M-Files 9.0 -versio sallii myös, että käyttäjä, jolla on pelkästään lukuoikeus kohteeseen, pystyy tekemään sitä koskevia tilasiirtymiä. Tämä helpottaa M-Filesin käyttöä, sillä usein lukuoikeuksilla olevien käyttäjien halutaan myös tekevän tilasiirtymiä. Esimerkiksi toimintaohjeen hyväksymistyönkulku voitaisiin toteuttaa niin, että valmiin hyväksymistä odottavan asiakirjan muokkaaminen halutaan estää, mutta silti tiettyjen käyttäjien tulee voida suorittaa asiakirjalle tilasiirtymä, esimerkiksi tilasta "Odottaa hyväksyntää" tilaan "Hyväksytty". Huom. 9.0-versiossa tilasiirtyminen oikeudet määritellään pelkästään tilasiirtymäkohtaisesti. Määrittele suojausasetukset tilan muuttamiselle tilasiirtymäkohtaisesti. 16.3 Asetukset M-Files 8.0 -yhteensopivuuden säilyttämiselle Asetukset M-Files 8.0 -yhteensopivuuden säilyttämiselle ovat oletuksena päällä 8.0-versiossa ja sitä vanhemmissa versioissa luoduille työnkuluille ja niiden tiloille. Kun luot uuden työnkulun tilan 9.0- versiossa, nämä asetukset eivät ole päällä. Uusia työnkulkuja ja niiden tiloja määrittäessä kannattaa tilasiirtymän oikeudet määritellä ainoastaan tilasiirtymän suojausasetuksissa. Myös aiemmin luotujen työnkulkujen osalta suositellaan siirtymään käyttämään pelkästään tilasiirtymän suojausasetuksia työnkuluissa. Katso lisätietoja kohdasta Tilasiirtymän suojausasetukset ja lukuoikeudet. 18.9.2012 48/60

Käyttäjällä tulee olla muokkausoikeus kohteeseen Aiemmin käyttäjillä on tullut olla muokkausoikeus itse kohteeseen. 9.0-versiossa tilasiirtymiä pystytään tekemään myös pelkillä lukuoikeuksilla. Mikäli haluat sallia tämän myös aiemmin luotujen tilojen tilasiirtymien osalta, ota asetus pois päältä. Jotta tilasiirtymä esimerkiksi tilasta A tilaan B olisi mahdollinen käyttäjälle, jolla ei ole muokkausoikeutta kohteeseen, tulee tämä asetus ottaa pois päältä sekä tilan A että B asetuksista. Tarkista tilakohtaiset suojausasetukset Tarkista myös aiemmin luotujen työnkulkujen ja tilasiirtyminen osalta, onko tätä määritystä enää tarvetta käyttää vai voidaanko tilasiirtymän oikeudet määrittää pelkästään tilasiirtymän suojausasetuksia käyttäen. Poista asetus, mikäli et enää halua käyttää tätä asetusta aiemmin luotujen työnkulkujen ja tilojen osalta. Aiemmin määritellyissä työnkuluissa yhteensopivuus 8.0-version kanssa säilytetään oletuksena. 18.9.2012 49/60

16.4 Pseudokäyttäjät tilasiirtymissä Käyttäjä metatiedoista Voit hyödyntää pseudokäyttäjiä nyt myös tilasiirtymissä. Voit esimerkiksi määrittää, että laskun voi hyväksyä vain laskuun liitetyn projektin projektipäällikkö. Voit siis määrittää käyttäjiä kohteen metatietojen kautta. Tällöin tilasiirtymän suorittamisoikeus ei ole sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se päätellään dynaamisesti kohteen metatietojen perusteella. Käyttäjä tilasiirtymästä Voit valita käyttäjät myös aiempien tilasiirtymien perusteella. Voit esimerkiksi määrittää, että asiakirjan saa siirtää tilasta "Hyväksytty" tilaan "Hyväksyntä peruttu" vain se käyttäjä, joka alun perin siirsi kyseisen asiakirjan "Hyväksytty"-tilaan. Tällöin tilasiirtymän suorittamisoikeus ei ole sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se päätellään dynaamisesti sillä perusteella, kuka on siirtänyt kohteen määrityksessä mainittuun tilaan. Voit määrittää käyttäjiä myös metatiedoista tai tilasiirtymistä. 18.9.2012 50/60

17. Muut parannukset 17.1 Tuki Office 2013:lle ja AutoCAD 2013:lle M-Files 9.0 on yhteensopiva Microsoft Office 2013:n kanssa (tuki myös aiemmille versioille 2003 2010). M-Files 9.0 on yhteensopiva Autodesk AutoCAD ja AutoCAD LT 2013 kanssa (tuki myös aiemmille versioille 2007 2012). 17.2 PDF-tiedostojen automaattinen luonti M-Filesilla M-Files tarjoaa useita toimintoja, joissa tiedostot voidaan muuntaa PDF-muotoon. Esimerkiksi, kun lähetät tiedostoja sähköpostin liitteenä tai SkyDriveen luettavaksi, voit valita lähetyksen PDFmuodossa. M-Files on aiemmin käyttänyt PDF-muunnokseen erillistä PDFCreator-sovellusta, joka käyttäjän on tullut erikseen asentaa. Uusimmassa M-Filesissa PDFCreator-sovelluksen asentamista ei enää tarvita, vaan tuki asiakirjojen muuntamiseen PDF-muotoon sisältyy M-Files-ohjelmistoon. M-Filesasiakasohjelmistoon sisältyvän PDF-muunnostoiminnon ansiosta tiedostojen muuntaminen PDFmuotoon on nyt automaattisesti kaikkien M-Files-käyttäjien saatavilla, ja muuntaminen toimii aiempaa luotettavammin. Mikäli kuitenkin haluat käyttää edelleen PDFCreatoria, voit ottaa sen käyttöön M-Filesin rekisteriasetuksia muuttamalla. 17.3 Automaattinen kirjautuminen M-Files-tunnistetiedoilla M-Files tarjoaa kaksi erilaista tunnistustapaa, joita ovat M-Files-tunnistus sekä Windows-tunnistus. Mikäli käytät M-Files-tunnistusta, voit 9.0-versiossa tallentaa M-Files-tunnistetietosi kirjautumisen yhteydessä Muista tunnistetietoni -valinnalla. Tämän jälkeen pääset M-Files-varastoon automaattisesti aina ilman tunnistetietojen antamista sen jälkeen, kun olet ensin kirjautunut omilla Windowstunnistetiedoillasi koneelle. Varastoon pääsy on näin nopeampaa ja toimii samaan tapaan kuin M-Filesin Windows-tunnistusta käytettäessä. Voit piilottaa tämän ominaisuuden rekisteriasetuksia muuttamalla. 17.4 Arvolista Arvolistan käyttöä on parannettu: lisää ehdotukseen mikä tahansa arvossa oleva sana ja löydät kaikki tulokset, jotka sisältävät kyseisen sanan. Esimerkiksi olet lisäämässä asiakkaan tarjousdokumentin metatietoihin Asiakas-arvolistaa käyttäen. Asiakkaan nimi on "DAT Urheilu ja Viihde". Kun kirjoitat tarjouksen Asiakas-metatietokenttään "urheilu", M-Files näyttää kaikki asiakkaat, joiden nimessä on sana "urheilu". Voit valita tuloksista haluamasi tämän jälkeen. 18.9.2012 51/60

17.5 M-Files-kalenteri M-Files-kalenterin avulla voit seurata dokumenttien vaiheita kalenteripohjaisesti ja määrittää dokumenttikohtaisia määräpäiviä. M-Files-kalenteri on saatavilla lisätuotteena M-Files-tuotteisiin. 18.9.2012 52/60

18. Parannukset M-Filesin www-käyttöön M-Filesin käyttö on yhtä helppoa www-käyttöliittymän kautta kuin käyttämällä M-Filesasiakasohjelmistoa. Käyttäjille, joilla ei ole mahdollisuutta käyttää asiakasohjelmistoa, voidaan näin taata lähes samat ominaisuudet ja toiminnallisuudet kuin peruskäyttäjille. M-Filesin www-käyttöliittymää (M-Files Web Access) voidaan hyödyntää myös erilaisen materiaalin julkaisussa Internetissä, jolloin käyttäjiä voi olla rajoitettu tai rajaton määrä. Esimerkiksi lehdistötiedotteet, julkaisut, valokuvat tai tuoteluettelot voidaan julkaista helposti M-Filesin wwwkäyttöliittymän avulla. M-Filesin www-käyttöä parannetaan vuosittain ja siihen tuodaan uusia toiminnallisuuksia. Tänä vuonna www-käyttöön on tehty suorituskykyparannuksia ja julkaisukäytön asetuksiin on lisätty uusia valintoja. Voit esimerkiksi listata kohteet tiettyyn näkymään ilman metatietoja tai näyttää ainoastaan tehtävänannot käyttäjälle ja sallia niiden hyväksymisen. Huom. M-Filesin www-käyttö vaatii version.net Framework 4.0 tai uudemman. 18.1 Suorituskykyparannuksia www-käytön listauksiin Mikäli hakutulos tai näkymien kautta avattava listaus sisältää paljon tuloksia, näyttää M-Files aiempaa nopeammin listaustulokset. Myös metatietokortti avautuu käyttäjälle nopeammin kuin aiemmin. 18.2 Hyperlinkin toiminnot Hyperlinkkiä lähettäessä voit määritellä erilaisia toimintoja ja www-käytön asetuksia linkkiin mukaan. Voit esimerkiksi määrittää, että linkin osoittama dokumentti näytetään www-käyttöliittymässä, jossa on pelkkä listausalue käytössä (tehtäväalue, ominaisuusalue ja hakutoiminnot piilotettu). Voit myös luoda linkin näkymään dokumentin tai muun kohteen sijasta. Voit aiempaan tapaan myös luoda linkin, joka avaa automaattisesti ko. dokumentin käyttäjälle. Voit tämän ominaisuuden avulla myös integroida M-Filesin useisiin www-pohjaisiin sovelluksiin. 18.3 Parannuksia www-käytön asetuksiin Voit määritellä erilaisia sivusto- ja varastokohtaisia julkaisuasetuksia erillisellä määrittelysivustolla. Kirjaudu määrittelysivustolle käyttäen yrityksesi käyttämän M-Filesin www-käytön URLia (esim. http://www.julkaisut.yritys.com) ja lisää osoitteen perään "/configuration.aspx". Kokonaisuudessaan osoite on siis muotoa "http://www.julkaisut.yritys.com/configuration.aspx". Mikäli olet jo kirjautuneena M-Filesin www-käytön puolelle selaimessa, ei M-Files pyydä sinua uudelleen kirjautumaan. Huom. sinulla tulee olla järjestelmänvalvojan oikeudet, jotta pääset muokkaamaan julkaisuasetuksia. Alla on esiteltynä julkaisuasetuksiin liittyvät uudet ominaisuudet. Lisätietoja kaikista www-käytön julkaisuasetuksista löydät M-Filesin käsikirjasta sekä M-Filesin ohjeesta, joka on osa M-Filesohjelmiston dokumentaatiota. 18.3.1 Automaattinen kielivalinta käyttäjän selainasetusten mukaan Aikaisemmin www-käyttöliittymän kieli on määräytynyt M-Files-palvelimen kieliversion mukaisesti. Nyt järjestelmänvalvoja voi tehdä kielivalinnan riippumatta palvelimen kielestä tai käyttää automaattista kielivalintaa käyttäjän selainasetusten mukaisesti. Automaattinen Oletusasetuksena M-Files käyttää automaattista kielivalintaa, jolloin www-käytön kielenä käytetään käyttäjän selainasetusten mukaista kieltä. Tällöin kieliversio määräytyy käyttäjäkohtaisesti, ja käyttäjä voi automaattisesti käyttää itselleen tuttua kieliversiota M-Filesista. Huom. mikäli selainasetusten mukainen kieli on jokin muu kuin M-Filesin tukema kieliversio, käytetään M-Files-palvelimelle asennettua kieliversiota. 18.9.2012 53/60

Tietty kieli Voit määrittää www-käyttöliittymän kieleksi jonkin tietyn kielen. Esimerkiksi jos yrityksenne ohjeissa viitataan englanninkielisiin toimintoihin tai käyttäjät ovat erikielisiä, voit määrittää www-käytön kieleksi englannin. Valittavanasi on kaikki M-Filesin tukemat kieliversiot. Käytä oletusasetuksena tarjottua automaattista kielivalintaa tai valitse tietty kieli www-käytön kieleksi. 18.3.2 Varastokohtaiset perusasetukset Myös varastokohtaisiin asetuksiin on tullut lisää toimintoja. Voit määritellä www-käyttöliittymän asettelun myös seuraavilla valinnoilla: Asettelun lisävalinnat 9.0-versiossa: Ei navigointialuetta, ei Java-sovelmaa, ei tehtäväaluetta Ainoastaan listaus- ja ominaisuusalue Ainoastaan listausalue Jos valitset "Ei Java-sovelmaa" -asetuksen, niin käyttäjät eivät voi suoraan avata dokumentteja sovelluksiin, vaan ne tulee ensin ladata. Mikäli näytät ainoastaan listaus- ja ominaisuusalueen tai pelkän listausalueen, niin huomaa, että käyttävät eivät voi tehdä hakuja, jolloin oletusnäkymä on tärkeää määrittää tähän käyttöön sopivaksi. Estä navigointi oletusnäkymän ulkopuolella Voit lisäksi estää navigoinnin oletusnäkymän ulkopuolella valitsemalla Estä navigointi oletusnäkymän ulkopuolella. Tällöin edes jäljityspolkua käyttämällä ei pysty tekemään navigointia. 18.9.2012 54/60

Varastokohtaisissa perusasetuksissa voit määrittää esimerkiksi asettelun ja oletushakuasetukset. M-Filesin www-käyttöliittymä näyttää tältä, kun asettelu "Ei navigointialuetta, ei Java-sovelmaa, ei tehtäväaluetta" on valittuna. Tällöin käyttäjät voivat tehdä hakuja kuitenkin. 18.9.2012 55/60

M-Filesin www-käyttöliittymä näyttää tältä, kun asettelu "Ainoastaan listaus- ja ominaisuusalue" on valittuna. Hakutoiminnot eivät ole tällöin käytössä. Käyttäjät voivat nähdä ja muokata suojausasetusten mukaisesti kohteita ja niiden metatietoja. 18.9.2012 56/60

M-Filesin www-käyttöliittymä näyttää tältä, kun asettelu "Ainoastaan listausalue" on valittuna. Tällöin käyttäjät eivät näe kohteiden metatietoja eivätkä pysty tekemään hakuja. Käyttäjät voivat lukea ja muokata listausalueella näytettäviä kohteita suojausasetusten mukaisesti. Oletushakuehdot ja -asetukset Varastokohtaisissa perusasetuksissa voit myös valita, säilytetäänkö käyttäjien viimeisimmät valinnat hakuehtojen ja -asetusten osalta vai haluatko ottaa käyttöön jonkin tietyn ehdon ja asetuksen. Käytössäsi on vastaavat valinnat kuin M-Files-asiakasohjelmistossa on valittavissa: 18.9.2012 57/60

Valitse haluamasi oletushakuehto - ja asetus varastokohtaisesti. Oletuksena M-Files tarjoaa valintaa "Säilytä käyttäjän viimeisin valinta". Muista aina tallentaa haluamasi muutokset. 18.3.3 Tehtäväalueella näytettävät pikakuvakkeet Tehtäväalueen asetuksissa voit varastokohtaisesti määrittää, mitä pikalinkkejä näytetään tehtäväalueella, mikäli niitä ei ole piilotettu tehtäväalueen asetuksissa. Uutena valintana on Kirjaudu sisään -toiminnon piilottaminen tehtäväalueelta. Varastokohtaiset tehtäväalueen asetukset. 18.9.2012 58/60