Hallinnollinen koulutus Sisäasioiden rahastot ISF, AMIF Sonja Lyytikäinen Helsinki 1.9.2016
Yleiset velvoitteet laki sisäasioiden rahastoista (903/2014) asetus sisäasioiden rahastoista (351/2015) EU:n yleisasetus (horisontaaliasetus) ja rahastokohtaiset erityisasetukset tukipäätös liitteineen hallinnointiopas (osoitteessa www.eusa-rahastot.fi) 2.9.2016 2
Hallinnointivelvoitteet 1(2) kirjanpito kirjanpitoon tulee perustaa hankkeelle oma kustannuspaikka, projektikoodi tai muu tunniste kustannukset tulee kirjata kustannuspaikalle kaikki hankkeen tulot tulee kirjata kustannuspaikalle ohjausryhmä tulee olla asetettu hankkeelle käsittelee kaikki maksatushakemukset ja tukipäätöksen muutokset kokouskutsut tulee toimittaa myös vastuuviranomaiselle kokouksista pidettävä pöytäkirjaa 2.9.2016 3
Hallinnointivelvoitteet 2(2) hankekohtainen tilintarkastus ennen loppumaksatushakemusta asiakirjat tulee olla säilytetty paperiversioina tai sähköisesti asiakirjojen säilytysvelvollisuus 10 vuotta tuen päättymispäivästä tositteet, hankinta-asiakirjat, osallistujalistat, julkaisut, jne hankkeet ovat velvollisia osallistumaan arviointeihin 2.9.2016 4
Hankkeen rahoitus (HUOM! EI koske toimintatukea eikä operatiivista tukea) hankerahoitus koostuu EU-osuudesta (75% kokonaiskustannuksista) sekä yhteisrahoitusosuudesta yhteisrahoitus = omarahoitus, siirron saajien osoittama rahoitus, muu julkinen tai yksityinen rahoitus tai hankkeen tuotto yhteisrahoitus (pl. omarahoitus) tulee kirjata hankkeen kirjanpitoon ja raportoida maksatushakemuksessa 2.9.2016 5
Siirron saajat siirron saaja= hankekumppani, jolle syntyy hankkeesta kustannuksia ja jolle siirretään EU-tukea siirron saajaa koskee samat velvollisuudet kuin päätoteuttajaa, päätoteuttaja kuitenkin juridisesti vastuussa hankkeesta tuen saajan ja siirron saajan laadittava sopimus siirron saajien tulee perustaa kirjanpitoonsa hankkeelle oma kustannuspaikka kulutositteet ja kustannuspaikan kirjanpidonote sekä muu oleellinen materiaali tulee toimittaa hanketoteuttajalle siirron saajan tulee hakea omaa alv-ohjausta 2.9.2016 6
Tukikelpoiset kustannukset kustannusten tulee olla tosiasiallisesti aiheutuneita ja maksettuja tukikelpoisuusaikana (pl. tilintarkastuskustannukset) loma-ajan palkat ja lomarahat: tukikelpoisia siten kuin ovat aiheutuneet hankekauden aikana lomapalkkavaraukset eivät ole tukikelpoisia 2016 hauissa tukea myönnetyille hankkeille kustannukset tulee ilmetä hankkeen kirjanpidosta mikäli arvonlisävero sisällytetään hankkeen kustannuksiin, tulee alvohjaus toimittaa ensimmäisen maksatushakemuksen yhteydessä! alv- ohjausta haetaan verottajalta alv- ohjauksen tulee ulottua koko hankekaudelle alv- ohjaus myös siirron saajien osalta 2.9.2016 7
Tukikelvottomia kustannuksia välittömien kustannusten osalta ne kustannukset, joita ei ole todennettavissa kirjanpidosta ja kulutosittein kustannukset ovat aiheutuneet hankekauden ulkopuolella hankinnat, joita ei ole tehty sääntöjen mukaisesti kustannukset, jotka eivät jää tuen saajan tai siirron saajan lopullisiksi kustannuksiksi (esim. KELA-korvaukset) laskennallinen rahoitus ei ole tukikelpoista 2.9.2016 8
Välittömät kustannukset / Välilliset kustannukset välittömät kustannukset suoraan hankkeen toiminnoista aiheutuva kustannuksia tosiasiallisesti aiheutuneita kustannuksia tulee olla todennettavissa kirjanpidosta sekä kirjanpidontosittein (kulutositteet ja kirjanpidonote) välilliset kustannukset (flat rate) yleisiä hallinnollisia kustannuksia 17%,15% tai 0% henkilöstökustannuksista laskettuna ei tarvitse erikseen olla kirjanpidosta todennettavissa 2.9.2016 9
Kustannuslajit henkilöstökustannukset päätös hankkeelle siirtämisestä (määräys tulee olla kirjallisesti koko sille ajalle, kun henkilön kustannuksia raportoidaan hankkeen kustannuksiksi) työaikakirjanpito osa-aikaisten osalta kuukausi- tai tuntipalkkalaskelmat (sis. sivukulut ja lomarahat) matkakustannukset ovat pääsääntöisesti välillisiä kustannuksia ostopalvelut ks. hankinnat huom! sisäinen laskutus ei suositeltavaa aineet, tarvikkeet ja muut kustannukset (toimintokustannukset) käyttö- ja kiinteä omaisuus käyttöaste käyttöaika 2.9.2016 10
Matkakustannukset suorina kustannuksina (15 % malli) valtion matkustussääntö http://vm.fi/julkaisu?pubid=3502 halvimman julkisen mukaan laskut matkaliput (juna- ja bussiliput, lennoista boarding pass) oman auton korvaus julkisen mukaan taksin käyttö tulee aina perustella päivärahat yöpymiskustannukset 2.9.2016 11
Hankinnat laki julkisista hankinnoista kynnysarvot: yli 30 000 euroa laki julkisista hankinnoista kopiot asiakirjoista toimitettava vastuuviranomaiselle maksatushakemuksen yhteydessä 10 000-30 000 euroa vähintään 3 tarjouspyyntöä asiakirjat oltava todennettavissa tarkastusten yhteydessä 3000 10 000 euroa hintavertailu kustannusten kohtuullisuus pystyttävä osoittamaan tarkastusten yhteydessä alle 3 000 euroa kustannusten kohtuullisuus oltava perusteltavissa 2.9.2016 12
Hankinnoista riippuen hankinnan vaiheesta, maksatushakemuksen yhteydessä tulee toimittaa seuraavia asiakirjoja: hankintailmoitus tarjouspyyntö avauspöytäkirja hankintapäätös sopimus jo lähetettyjä asiakirjoja ei ole tarpeen lähettää uudestaan muut hankinta-asiakirjat (esim. hankintamenettelypäätös, tarjoukset, vertailuasiakirjat) tarkastetaan tarkastuskäyntien yhteydessä, mutta niitäkin voi halutessa toimittaa vastuuviranomaiselle turvaluokitellut hankinta-asiakirjat tarkastetaan tarkastuskäynnillä 2.9.2016 13
Indikaattorit indikaattoritavoitteet määritelty tukipäätöksessä indikaattoritoteuma tulee raportoida toteuman mukaan maksatushakemuksessa sekä raportointijaksolta että koko hankkeen ajalta raportoitavien indikaattorien tulee olla identtiset tukipäätöksessä määriteltyjen indikaattorien kanssa poikkeamat toteumassa tulee perustella indikaattorien laskentaperusteet: mihin tietoihin raportoidut luvut perustuvat 2.9.2016 14
Kohderyhmän todentaminen (AMIF) hanketoteuttajalla velvollisuus todentaa henkilöiden kuuluminen rahaston kohderyhmään kansalaisuustiedot ja niiden todentaminen (lisäohjeistus) tiedot säilytettävä niin ettei ulkopuolisilla ole pääsyä niihin haavoittuvassa asemassa olevien osalta kyettävä osoittamaan kuuluminen haavoittuvassa asemassa olevien kohderyhmään henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa henkilötietolakia 2.9.2016 15
Osallistujalistat järjestettyjen tilaisuuksien kustannusten tukikelpoisuuden edellytys on allekirjoitetut osallistujalistat! jokaisen osallistujan tulee allekirjoittaa mikäli osallistujalistoja ei ole, kyseiseen tilaisuuteen liittyvät kulut katsotaan tukikelvottomiksi! 2.9.2016 16
Tukipäätöksen muutokset tyypillisiä muutoksia: hankkeen toimikauden jatkaminen muutokset tai lisäykset hankkeen toimintoihin muutokset tai lisäykset hankkeen talousarvioon muutokset kalenterivuosikohtaisessa budjetoinnissa rahoittajiin liittyvät muutokset kirjallinen muutoshakemus tulee toimittaa aina ennen muutoksen toteuttamista ja muutoksesta aiheutuvien kustannusten syntymistä tehtävä viimeistään kuukautta ennen hankkeen päättymistä muutostarpeet käsiteltävä ohjausryhmässä 2.9.2016 17
Muutokset talousarviossa muutoshakemus tulee toimittaa seuraavissa tapauksissa: kun toiminnon euromäärä ylittää 10 000 euroa ja muutos on yli 10 % toiminnon sisällä olevasta kustannuslajista toiseen kun toiminnosta toiseen toimintoon tehtävä siirto ylittää 10% (lasketaan siitä summasta johon siirretään) henkilöstökustannukset käsitellään yhtenä toimintona uusista tehtävistä tulee toimittaa muutoshakemus muut hankekustannukset käsitellään yhtenä toimintona 2.9.2016 18
Kalenterivuosikohtainen budjetointi kustannukset budjetoitu kalenterivuosittain kustannukset raportoidaan kalenterivuosittain kokonaiskustannusten perusteella mikäli kustannukset eivät jakaudu suunnitellun vuosibudjetoinnin mukaan, tulee siitä ilmoittaa vastuuviranomaiselle ja tarvittaessa hakea muutosta tukipäätökseen muutosta kalenterivuosikohtaiseen budjetointiin tulee hakea hyvissä ajoin! vaatii erityistä kirjanpidon seurantaa loppuvuonna 2.9.2016 19
Viestintä ja EU-näkyvyys EU näkyvyys on tukikelpoisuuden edellytys! tiedottamisen muotona hyvien käytäntöjen levittäminen ja myönteisen EU-julkisuuden lisääminen EU-tunnuksen (rahaston logon) puuttuminen ja tiedotusvelvollisuuden noudattamatta jättäminen on peruste tuen hylkäämiselle tai takaisinperimiselle AMIF ISF-B ISF-P 2.9.2016 20
Rahaston logon käyttö rahaston logosta tulee käyttää värillistä versiota rahaston logoa ei saa muunnella infrahankkeissa (rakennukset, rakennelmat, rakenteet), joiden EUtuen osuus ylittää 100 000 euroa, tulee pystyttää pysyvä tiedotuskyltti laitteet merkittävä myös rahaston logolla rahaston logo ladattavissa ja lisätietoja rahastojen nettisivuilta osoitteesta www.eusa-rahastot.fi 2.9.2016 21
Raportointijaksot Vakioidut raportointijaksot: Kustannukset jaksolta 1.1.-30.6.N 1.7.-31.12.N loppumaksatushakemus Maksatushakemuksen toimittaminen 15.8.N 15.2.N+1 2 kk hankkeen päättymisen jälkeen maksatushakemukset on toimitettava määräajassa! myöhässä saapunutta maksatushakemusta ei voida hyväksyä raportointijakson kustannukset katsotaan tukikelvottomiksi maksatushakemuksessa raportoitavat kustannukset tulee olla kirjattu raportointijakson kirjanpitoon 2.9.2016 22
Maksatushakemuksen liitteet arvonlisävero-ohjaus 1. maksatushakemuksen yhteydessä! kirjanpidon pääkirjanote raportoivalta raportointijaksolta oikeaksi todistettuna (viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä koko hankkeen ajalta) myös siirron saajien osalta (mikäli sovellettavissa) Kieku-virastot (henk.kustannusten osalta jakopalkkaraportti) ohjausryhmän kokousten allekirjoitetut pöytäkirjat (sekä tarvittaessa maksatushakemuksen käsittelydokumentaatio) mikäli raportointijakson aikana on hankittu yli 30 000 euron hankintoja, tulee hankinta-asiakirjat liittää maksatus-hakemukseen (riippuen hankinnan vaiheesta) tilintarkastuskertomus (viimeinen maksatushakemus) 2.9.2016 23
Maksatukset tuki maksetaan toteutuneita kustannuksia vastaan maksatushakemuksen perusteella välimaksatusten maksaminen hallinnollinen tarkastus loppumaksatus hallinnollinen tarkastus tarkastuskäynnit 2.9.2016 24
Tarkastukset ja valvonta painopiste paikan päällä suoritettavat tarkastukset tarkastuksia suoritetaan sekä hankkeen aikana että sen päättymisen jälkeen tarkastusotanta tarkastusstrategian mukaisesti tarkastukset voivat olla ennalta ilmoitettuja tai ennalta ilmoittamattomia tarkastuksia suorittavat tahot: vastuuviranomainen hallinnolliset tarkastukset toiminnalliset tarkastukset taloustarkastukset tarkastusviranomainen Euroopan komissio tai sen valtuuttamat tahot muut EU:n toimielimet (Euroopan tilintarkastustuomioistuin) 2.9.2016 25
Tarkastustyypit Hallinnolliset tarkastukset tehdään kaikkiin maksatushakemuksiin Toiminnalliset tarkastukset tehdään toimeenpanon eri vaiheissa varmistutaan, että hanke toteutuu sääntöjen mukaisesti tarkastus kohdistuu dokumentteihin, laitteistoihin, järjestelmiin, kalustoon, toimintoihin jne. Taloustarkastukset saavutetaan riittävä varmuus raportoitujen menojen oikeellisuudesta kohdistuu hankkeen kustannuksiin ja kirjanpitoon sekä muihin asiakirjoihin 2.9.2016 26
Yhteystiedot eusa@intermin.fi Elina Sillanpää Sonja Lyytikäinen Artsi Alanne Tukipäätökseen liittyvät asiat: Ville Similä (ISF-P) Sanna Virtanen (ISF-B, poissa 5/2017 saakka) Iikka Saunamäki (AMIF) Kristiina Mauriala (AMIF) etunimi.sukunimi@intermin.fi www.eusa-rahastot.fi 2.9.2016 27
Kiitos!