Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013
Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005 Julkisuusasetus 1030/1999 (uudistus ) Henkilötietolaki 523/1999 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 Hallintolaki 434/2003 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004 Potilastietolaki 785/1992 jatkuu yhteensä yli 70 lakia ja useampi asetus
KIRJANPITOLAKI Kirjanpitolaki 30.12.2004/1312 Voimassa 1.1.2005 alkaen Kirjanpitokirjat ja kirjanpitoaineisto saadaan tasekirjaa lukuun ottamatta säilyttää koneellisella tietovälineellä siten, että ne voidaan tarvittaessa saada selväkieliseen muotoon. Laissa kirjanpitoaineiston sisältöä tulkitaan laajasti. Kp-kirjojen lisäksi myös tositteet, kirjeenvaihto, tarjoukset, tilaukset, reklamaatiot, toimituksiin liittyvät tarkastuspöytäkirjat, vastaanottotodistukset, liiketapahtumiin liittyvät oikeuden tuomiot ja päätökset.
KIRJANPITOLAKI Vähintään kymmenen (10) vuotta tilikauden päättymisestä säilytettävä Tasekirja, tase-erittelyt, liitetiedot, pääkirja, peruskirjat, käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo Vähintään kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä säilytettävä Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto, koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset sekä muu kp-aineisto
KIRJANPITOLAKI Tositteet on säilytettävä siinä järjestyksessä että niiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan osoittaa Toiminnan loppuessa tai kp-velvollisuuden muuten päättyessä on kp-aineisto järjestettävä ja viranomaisille ilmoitettava kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu. Kp-kirjat, tositteet ja muu kp-aineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa.
VEROLAINSÄÄDÄNTÖ Laki verotusmenettelystä 18.12.1995/1558 Verolainsäädännön vaatimusten keskeisenä sisältönä on tarkastettavuuden turvaaminen siten, että verotuksen oikeellisuuden tarkastaminen on mahdollista. Yleinen jälkiverotusajasta johtuva säilytysaika on kuusi vuotta.
PALKKAKIRJANPITO Palkkakirjanpidon voi säilyttää konekielisessä muodossa noudattaen mitä kirjanpitolaki määrää. Säilytysajat kuin kirjanpidossa Koneellisen palkkakirjanpidon menetelmäkuvaus on säilytettävä vähintään kuusi vuotta lukien sen vuoden lopusta, jolloin palkka on maksettu.
TYÖSOPIMUSLAKI 26.1.2001/55, muutoksia Työnantaja on velvollinen antamaan työntekijälle työtodistuksen. Velvoite on voimassa kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä. Tämä edellyttää työntekijän työhistoriatietojen säilyttämistä.
SUOSITUKSIA Koskee lähinnä julkisia organisaatioita Juhta - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen
JHS143 ASIAKIRJOJEN KUVAILUN JA HALLINNAN METATIEDOT Suositus määrittelee mitkä metatiedoista ovat pakollisia mitkä voivat toistua millaisia muutoksia metatietoon saa tulla elinkaaren aikana mitkä ovat liittyvät elementit, tarkenteet ja käytettävät merkintäjärjestelmät
JHS 176 SÄHKÖISTEN ASIAKIRJALLISTEN TIETOJEN KÄSITTELY, HALLINTA JA SÄILYTTÄMINEN Suosituksen avulla saavutettavia etuja organisaatiolle ovat: Tietojen käsittelyn tehostaminen Henkilötyön säästäminen Tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen Sähköisen säilyttämisen ja hävittämisen mahdollistaminen Tiedon löydettävyyden parantaminen Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tietoturvallisuuden parantaminen.
Painavaa asiaa arkistoinnista Lakeja ja ohjeistuksia siis riittää.