LaCRIS-käyttöohjeet projektihallinnolle Liisa Hallikainen 3.5.2016 Projekti- ja myöntötietojen hallinnan muistilista Tiedot automaattisesti SAPsta ja Reportronicista projektien SAP-nimi ja numero, luokitukset, hallinnoiva yksikkö, alku- ja loppupvm, tutkimus- ja opetushenkilökuntaan kuuluvat osallistujat, heidän roolinsa myöntöjen SAP-nimi ja numero, luokitukset, hallinnoiva yksikkö, rahoitukseen liittyvät tutkimus- ja opetushenkilökuntaan kuuluvat osallistujat, rahoituspvm PUUTTUU: Muuhun henkilökuntaan kuuluvat osallistujat PUUTTUU: projektit ja myönnöt, joissa vain muuta henkilökuntaa Täydennettävä käsin luodaan puuttuvat projektit ja myönnöt lisätään puuttuvat henkilöt, kun hallintosihteeri tms. on luonut heidät LaCRISiin HUOM. henkilökohtaiset projektit syötetään yksiköissä, niiden projektityyppi on Henkilökohtainen projekti ja toiminnan luonne tyypit ovat Henkilökohtainen rahoitus ja Väitöskirja Projektitietojen täydennys ja korjaus nimi kahdella kielellä akronyymi vastuututkija nostetaan listan alkuun partnerit Rahoitusmyöntöjen täydennys ja korjaus nimi kahdella kielellä akronyymi partnerit rahoittajaorganisaation nimi kunnolla ja pienillä kirjaimilla SAPin koodi jää vain luokitukseksi myönnetty rahoitus ja omarahoitusosuus partnerien rahoitukset, jos LY koordinaattorina Näkyvyys projektille ja myönnölle vaihdetaan julkiseksi, kun tiedot ovat kunnossa, siihen asti Luottamuksellinen
LaCRISiin kirjautuminen ja omat tiedot Linkki LaCRISiin on intran työkaluissa, mutta sinne voi mennä myös suoralla osoitteella: https://lacris.ulapland.fi/admin, kirjautuminen Haka-tunnisteilla. Ensimmäisellä käyttökerralla järjestelmä kysyy, millä kielellä sitä haluaa käyttää (lippukuvakkeet). Käyttökielen voi vaihtaa koska hyvänsä oman käyttäjätunnuksen perässä olevan pikkunuolen kautta Käyttöliittymäkieli tarkoittaa sitä kieltä, jolla kaikki otsikot ja ohjeet ovat. Tallennuskieli on se, jolla valikkojen sisällöt näkyvät ja jolla projektin ja rahoitusmyönnön otsikot ensin kirjoitetaan. Tallennuskieltä voi vaihtaa myös kesken projektin ja rahoitusmyönnön tietojen käsittelyn projekti- ja rahoitusmyöntöjen lomakkeiden lippunappuloilla:
LaCRISin sisältö LaCRISiin on jatkossa kaksi käyttöliittymää: yliopiston sisäinen käyttöliittymä, johon kirjaudutaan Haka-tunnistautumisella sekä julkinen portaali, joka tulee näkyviin yliopiston verkkosivuille. Julkisessa portaalissa ei näy likikään kaikki se tieto, mitä sisäisen käyttöliittymän kautta näkyy. LaCRISiin on tuotu ja tuodaan henkilöstöhallinnon järjestelmästä tiedot kaikista tutkijan/opettajan työsopimuksella työskentelevistä 31.12.2009 alkaen. Tiedekuntien sekä AK:n hallintosihteerit ja -päälliköt voivat lisätä muuta henkilökuntaa tarpeen mukaan (eli ne, jotka julkaisevat ja/tai osallistuvat projekteihin). Ulla Palovaara lisää tiedekuntien ja AK:n ulkopuolisten yksiköiden ihmisiä tarpeen mukaan. Lisäksi LaCRISiin on tuotu ja tuodaan opintohallinnon tietojärjestelmästä tiedot kaikista läsnä oleviksi ilmoittautuneista jatko-opiskelijoista vuoden 2014 alusta lähtien. LaCRISiin on tuotu ja tuodaan kaikkien niiden projektien ja rahoitusmyöntöjen tiedot, jotka ovat olleet meneillään vuoden 2015 alun jälkeen. LaCRISiin tuodaan SAPista kaikki tutkimus-, koulutus-, taide- ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden projektien tiedot ja niihin liittyvät rahoitusmyönnöt sekä Reportronicista niiden sisällölliseen toteutukseen liittyvä henkilöstö. Reportronic-rooli Vastuututkija Tutkija Tutkimusapulainen Asiantuntija LaCRIS-rooli Vastuuhenkilö / Principal investigator Tutkija / Researcher Muu / Other Muu / Other Rajoituksena tiedonsiirroissa on se, että SAPista voidaan tuoda projekti ja myöntö vain, jos joku projektiin osallistujista on tai on ollut tutkimus- ja opetushenkilökuntaa. Automaattisissa tiedonsiirroissa ei tule mukaan muuhun henkilökuntaan kuuluvia eikä sellaisia projekteja tai myöntöjä, joiden kaikki osallistujat ovat muuta henkilökuntaa. Näissä tapauksissa projekti, myöntö ja/tai puuttuvat henkilöt pitää lisätä käsin. LaCRISin projekti vastaa SAPin 10-numeroisella koodilla merkittyjä tietoja. LaCRISin myöntö (rahoitusmyöntö) vastaa SAPin 12-numeroisella koodilla merkittyjä rahoituspäätöstietoja. SAPiin kirjattavia rahoituksen käyttötietoja ei tuoda LaCRISiin. SAPista tuodaan LaCRISiin kaikki projektinavausilmoituksella olevat luokitustiedot, jotta LaCRISin kautta tehtävät raportit olisivat mahdollisimman hyvin yhteensopivia SAPin kautta tehtävien raporttien kanssa. Projektien ja myöntöjen tiedot tuodaan LaCRISiin luottamuksellisina. Tämä siksi, että mikään projektitieto ei tulisi julkiseen portaaliin näkyviin ennen kuin hankesihteeri on tarkistanut ja täydentänyt tiedot ja vaihtanut näkyvyyden julkiseksi. Yksiköissä voidaan lisätä LaCRISiin ennen vuotta 2015 päättyneiden sekä henkilökohtaisilla apurahoilla tehtävien projektien tietoja, jotta ne saadaan näkyviin yksiköiden ja tutkijoiden kotisivuille julkisessa portaalissa. Näitä tietoja ei tuoda SAPista tai Reportronicista eikä hankesihteereillä ole vastuuta niiden tietosisällöstä. Nämä projektit erottuvat joko päättymisajan tai projektityypin mukaan: henkilökohtaisilla apurahoilla tehtävät projektit ovat tyyppiä Henkilökohtainen projekti, ja niiden luonne on joko Väitöskirja tai Henkilökohtainen rahoitus.
Projektien ja myöntöjen haku Projekteja ja myöntöjä voi hakea kahdella tavalla: joko kirjoitetaan Etsi projekteja / Etsi myöntöjä -kohtaan pätkä haettavan projektin tai myönnön nimeä tai rajataan hakua suppilo-nappulasta jollakin kriteerillä. Jos valittuun kriteeriin liittyy jokin luokitus, se tulee näkyviin. Valintakriteerejä voi poistaa hakutilanteessa rastilla:
Tietojen muokkaaminen LaCRISissa Valitun projektin tai myönnön tiedot avataan napauttamalla sen nimeä. Tietoja pääsee muokkaamaan napauttamalla kynän kuvaa vasemmassa yläkulmassa: Muokattavissa olevat tekstikentät tunnistaa siitä, että niiden ympärillä on laatikko. Lisäksi LaCRISissa voi muokata niitä tietoja, joiden yhteydessä on jokin nappula. Jos löydät virheitä sellaisissa tiedoissa, joita et pääse muokkaamaan LaCRISissa, korjaukset pitää tehdä SAPiin tai Reportroniciin. Tiedot päivittyvät LaCRISiin seuraavassa päivitysajossa seuraavana yönä. Tärpissä tarkistetaan, korjataan ja päivitetään ne tiedot, jotka ovat käytettävissä rahoituspäätöksessä tai projektin avausilmoituksessa. Näihin kuuluvat Projektin nimi (Suomeksi ja englanniksi, jos molemmat vain ovat saatavilla. Puuttuvasta toisen kielisestä nimestä s-postiviesti projektin vastuututkijalle, sihteerin ei tarvitse kääntää.) Projektin akronyymi eli nimilyhenne, joka kirjoitetaan eri kenttään kuin projektin auki kirjoitettu nimi. Projektin osallistujat. LaCRISissa tulee näkyä projektin sisällöllinen vastuuhenkilö (yleensä rahoitushakemuksen varsinainen tekijä) sekä kaikki ne, jotka osallistuvat projektiin sisällöllisesti. Jos nimiä puuttuu, tarkista, että roolit ovat oikein Reportronicissa. Jos joku tarvittavista projektihenkilöistä kuuluu muuhun henkilökuntaan eikä häntä vielä ole LaCRISissa, pyydä ao. hallintosihteeriä lisäämään hänet. Sen jälkeen voit liittää hänet projektiin. Projektin hallinnoijayksikkö. Jos tässä on virhe, korjaa SAPiin. Projektin rahoituspäätöksessä mainitut yhteistyökumppanit.
Rahoittaja- ja rahoitustiedot Projektin tietojen korjaaminen ja täydentäminen Muista kirjoittaa nimi molemmilla kielillä Projektin koko nimi Projektin lyhenne, jos on SAPista tullut nimi jää muuttamattomaksi
Tarkista osallistujat ja heidän roolinsa. Korjaa Repoon tarvittaessa ja pyydä tarvittaessa hallintosihteeriä lisäämään henkilö LaCRISiin. Lisää muuhun henkilökuntaan kuuluvat osallistujat projektille. Nosta vastuuhenkilö oikealla olevalla pikkunuolella ylimmäksi. Onhan oikea vastuuyksikkö? Korjaa SAPiin tarvittaessa. Onko partnereita? Merkitse kyllä ja lisää tarvittaessa. Napauta myöntö auki: ensin myönnön nimestä, sitten pikkuikkunan Avaa-nappulalla ja avaa editoitavaksi kynän kuvasta
Muista molemmat kielet myönnön nimelle Kirjaa myönnölle kokonainen nimi, merkitse rahoittaja myönnön nimeen kauttaviivan jälkeen Lisää lyhenne, jos sellainen on käytössä Lisää partnerit, jos sellaisia on rahoituspäätöksessä. Partnerien rahoitustiedot tallennetaan vain silloin, kun LY on koordinaattorina projektissa. Avaa rahoitustiedot muokattavaksi:
Korjaa (tarvittaessa) todellinen rahoittaja, esim. säätiön nimi 1) Näyttää SAPin rahoittajaluokan älä muuta tätä Lisää rahoittajan ohjelma tai rahasto, jos se on mainittu rahoituspäätöksessä Lisää myönnetty rahasumma sekä omarahoitusosuus Valitse rahoitus avoimesti näkyvillä olevaksi ja napauta Päivitä Rahoitustietojen päivityksen ja ao. ikkunan sulkeutumisen jälkeen jatka myönnön tietojen päivitystä: Kirjaa rahoituksen alku- ja loppupäivämäärät Merkitse myönnön tiedot avoimesti näkyviksi ja tallenna:
1) Jos oikeaa rahoittajaa ei ole vielä LaCRISissa, tee uusi ulkopuolinen organisaatio: Valitse organisaatiotyypiksi se, mistä organisaatiosta on kyse (ei aina rahoittajaorganisaatio!) Kirjoita alkua maan nimestä ja valitse Kirjoita organisaation nimi, suomalaiset suomeksi, muut mieluimmin englanniksi Napauta Luo Muista merkitä myös projekti avoimesti näkyväksi ja tallentaa ennen kuin suljet sen! Projektin sisällöstä vastaavien (lähinnä projektin vastuuhenkilön) vastuulla on merkitä projektille tieteenala, mahdolliset asiasanat, liittää tarvittavat linkit ja kirjoittaa projektin kuvaus portaalia varten. Projekti näkyy kuitenkin julkisessa portaalissa heti, kun hankesihteeri on päivittänyt ja tarkistanut sen tiedot ja merkinnyt projektin avoimesti näkyväksi. LaCRISista puuttuvien projektien luominen Jos kaikki projektiin osallistujat kuuluvat (ja ovat koko 2010-luvun kuuluneet) muuhun henkilökuntaan, ei projekti tule SAPista LaCRISiin automaattisessa tiedonsiirrossa. Silloin se pitää luoda. Vie hiiri Kaikki tiedot sarakkeessa olevalle Projektit-riville oikeaan laitaan. Sinne ilmestyy plusmerkki napauta sitä.
Valitse projektityyppi sen mukaisesti kuin projektin avausilmoituksessa on merkitty. Henkilökohtainen projekti tyyppi on luotu henkilökohtaisilla apurahoilla toteutettavia projekteja varten. Ne eivät näy SAPissa ja niiden tallentamisvastuu on tiedekunnissa tai yksiköissä. Valitse aktiviteetin luonne toimintoalueen mukaisesti: 11 Perustutkinto-koulutus 12 Aikuiskoulutus 21 Jatkotutkinto-koulutus 22 Tutkimus 23 Taiteellinen toiminta 31 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Henkilökohtainen rahoitus ja väitöskirja ovat listalla vain henkilökohtaisella apurahalla tehtäviä projekteja varten, ei SAPissa oleville projekteille. Kirjaa projektin nimi ja akronyymi ja muut tiedot kuten tiedonsiirroissa tulleisiin projekteihinkin. Kirjaa SAPissa käytetty projektin nimi Lyhytotsikko-kenttään ja SAPin 10-numeroinen projektinumero ID-kenttään ja tallenna:
Jos projektitietojen tallennus jää kesken, vaihda näkyvyys tilaan Luottamuksellinen, ja vaihda näkyvyys avoimeksi vasta, kun olet saanut oman osuutesi valmiiksi. LaCRISista puuttuvien myöntöjen luominen Jos kaikki projektiin osallistujat kuuluvat (ja ovat koko 2010-luvun kuuluneet) muuhun henkilökuntaan, ei myöntö tule SAPista LaCRISiin automaattisessa tiedonsiirrossa. Silloin se pitää luoda. Vie hiiri Kaikki tiedot sarakkeessa olevalle Myönnöt-riville oikeaan laitaan. Sinne ilmestyy plusmerkki napauta sitä. Valitse rahoittajan mukainen vaihtoehto ja oikealta yleensä rahoituksen myöntö. Lisä- ja jatkorahoituksia meillä ei ilmeisesti juuri ole. Kirjaa myönnölle sama aktiviteetin luonne kuin jo teit projektille eli SAPiin kirjatun toimintonumeron mukaan. Tallenna rahoituksen tiedot vastaavasti kuin SAPistakin tulleissa rahoitustiedoissa on. Kopioi myönnön 12-numeroinen SAP-numero SAP rahoitus ID-kenttään ja tallenna:
Rahoituksen saajiksi ei tarvitse kirjata kuin rahoituksen hakija/saaja, ei koko projektiryhmää. Katso, että henkilön lisäämisen myötä Rahoitusta hallinnoi kenttään tuleva yksikkö on oikein ja korjaa tarvittaessa. Merkitse projektin rahoitus, partnerien rahoitusosuudet vain, jos LY on koordinoijana. Linkitä rahoitusmyöntö projektiin kohdassa Liittyvä projekti. Voit kirjoittaa pätkän vastuututkijan nimeä tai projektin nimeä ja valita aukeavasta listasta oikean projektin: Merkitse yliopistojen rahoitusmallin luokitus ja tallenna koko myöntö