Miten ideoidaan ja kehitetään uusia toimintatapoja? Juha Koivisto, THL 1
Hankekohelluksesta ketterään ja kokeilevaan toimintatapojen kehittämiseen Hankesuunnittelu, -arviointi ja -raportointi on usein este tehokkaalle ja ketterälle toimintatapojen kehittämiselle. Hankesuunnittelussa suunnitellaan tavallisesti liian pitkälle ja lyödään asioita liiaksi lukkoon; nopea ja varhainen kokeilu on parempi tapa suunnitella toimintatapoja. Hankearvioinnissa huomio keskittyy usein epäolennaisiin asioihin, ei keskitytä kehitettävän toimintatavan arviointiin. Rahoittaja edellyttää tavallisesti hankeraportointia, mutta muut ovat kiinnostuneita kehitetystä ratkaisusta ja sen avulla saavutetuista tuloksista. 2
Avoimen kehittämisen periaatteita Kehitä tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet Kehitä yhdessä ottamalla kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen Hyödynnä jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja Jaa kehittämis- ja arviointitietoa avoimesti Yleistä kehittämistuloksesi helposti hyödynnettävään muotoon 3
Kuusi keskeistä kehittämistehtävää Jokainen kehittämisprosessi on omanlaisensa. Kehittämiselle ei ole yhtä oikea kaavaa tai järjestystä. Ketterä ja kokeileva kehittäminen koostuu kuudesta keskeisestä kehittämistehtävästä, jotka kannattaa suorittaa pysyvän muutoksen aikaansaamiseksi ja kehittämistulosten leviämiseksi Tee kehittämistehtäviä siinä järjestyksessä ja sillä tarkkuudella ja tempolla kuin on kehittämistyösi kannalta tarkoituksenmukaista. Hyödynnä kehittämistehtävissä monipuolisesti kehittämisen ja arvioinnin osallistavia menetelmiä. 4
5
1. Tunnista tarpeet Tunnista tarpeet kehittämistoiminnalle. Ensimmäinen impulssi kehittämistarpeesta voi tulla moninaisista lähteistä, esimerkiksi kansalaisaloitteena, havaittuna puutteena työkäytännöissä, strategian valmistelussa, lakimuutoksena tai tutkimustuloksena. Tiettyyn asiaan tai haasteeseen liittyvät tarpeet voivat olla moninaisia ja keskenään ristiriitaisia. Identifioi haasteen kannalta merkitykselliset toimijaryhmät ja tunnista erilaiset tarpeet. Neuvottele, sovita ja tarkenna erilaiset tarpeet kehittämistoiminnan yhteisiksi lähtökohdiksi. 6
2. Muunna tarpeet tavoitteiksi Muunna kehittämistoiminnan lähtökohtana olevat yhteiset tarpeet selkeiksi kehittämisen tavoitteiksi. Muuntaminen ei ole mekaaninen toimenpide, vaan tehtävä joka edellyttää neuvotteluja ja yhteisistä tavoitteista sopimista. Tavoitteet voivat koskea esimerkiksi kehitettävän ratkaisun toteutustapaa, ominaisuuksia, toiminnallisuuksia ja suorituskykyä sekä niitä tuloksia, joita kehitettävällä ratkaisulla halutaan saada aikaiseksi. 7
3. Kehitä ratkaisuja Hyödynnä jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja sovittamalla ja räätälöimällä ne omaan toimintaympäristöösi sopivaksi. Mikäli et löydä sopivaa ratkaisua, ideoi ja kehitä täysin uusia ratkaisuja. Jäsennä kehitettävää ratkaisua käytäntönä, joka koostuu toimijoista, näiden tehtävistä ja työnjaosta, tarvittavista tiedoista, taidoista ja välineistä jne. Hyödynnä kehittämiskohteiden jäsentämisen matriisia. Älä suunnitte ratkaisua täysin valmiiksi ennen kokeilua, vaan kokeile mahdollisimman pian alustavaakin ideaa. Kokeilu on kätevä tapa suunnitella ja jalostaa ratkaisua. Kuvaa ratkaisu vaiheineen sopivalla tarkkuudella (sanalliset kuvaukset, prosessikaaviot, tms.) 8
4. Kokeile ja arvioi Sisällytä arviointi olennaiseksi osaksi kehittämistä. Arviointi voi olla kevyempää tai systemaattisempaa arviointitarpeesta riippuen. Voit arvioida ratkaisun toteutusta ja/tai niitä tuloksia, joita ratkaisulla on tarkoitus saada aikaiseksi. Huomioi tarvittavissa määrin seuraavat arvioinnin osa-alueet arviointia tehdessäsi: Täsmennä tavoitteet, joiden saavuttamista arvioidaan. Johda tavoitteista arviointikysymykset. Määrittele teemat, kriteerit, indikaattorit tms., joiden avulla seurantaa ja arviointia tehdään. Valitse osallistavat menetelmät, joilla tietoa kerätään ja arviointia tehdään ennen-aikana-jälkeen toteutuksen. Tee kerätyn aineiston perusteella päätelmiä ja arviointia siitä, missä onnistuttiin ja missä epäonnistuttiin ja mistä nämä johtuivat. Korjaa ratkaisua tarvittaessa arvioinnin perusteella ja kokeile uudestaan. 9
5. Vakiinnuta käytännöksi Mikäli kokeilussa saavutettiin haluttuja tuloksia, vakiinnuta ratkaisu toimintaympäristöösi pysyväksi käytännöksi. Suunnittele aikataulu ja organisoi tarvittavat resurssit, perehdytykset ja koulutukset. Vakiinnuttaminen on sitä helpompaa, mitä vahvemmin kehitetyn ratkaisun kannalta keskeiset toimijat (kansalaiset, ammattilaiset, johto, päätöksenteko tms.) ovat alun alkaen sitoutuneet ja osallistuneet yhteiseen kehittämistoimintaan. 10
6. Yleistä malliksi Yleistä kehittämäsi ratkaisu toimintamalliksi siten, että se ei sisällä paikallista informaatiota. Määritä käyttötarkoitus ja nosta esiin sellaiset keskeiset osatekijät, vaiheet tms., joiden tulisi toteutua kaikissa niissä ympäristöissä, joissa mallia sovelletaan. Muut voivat hyödyntää toimintamallia omassa kehittämistoiminnassaan ja räätälöidä sen avulla omia ratkaisujaan. Korjaa mallia sitä mukaan kun kokemukset sen soveltamisesta karttuvat. 11
Hyödynnä menetelmiä osallistavan kehittämisen ja arvioinnin tukena Mind map Hahmot Roolikortit Palvelupolku Kasautuva keskustelu Muotoiluluotain Käyttäjäprofiilit ja - persoonat Draama Idea-/aivoriihi Mutoiluluotain Innokylä tuo yhteen ihmisiä ja ideoita
Innokylä lyhyesti Innokylä kokoaa hyvinvointi- ja terveysalan kehittämistyön tulokset yhteen paikkaan ja tarjoaa kanavan toimintamallien levittämiseen. Innokylä on kehittämistoiminnan sähköinen työskentely-ympäristö. Avoin yhdessä kehittäminen on Innokylän perusajatus. Avoimuus ja vuorovaikutus mahdollistavat yhteisen tekemisen, kehittämistulosten vapaan hyödyntämisen ja resurssien tehokkaan käytön. Innokylä tarjoaa tietoa, työkaluja, menetelmiä ja kumppaneita kehittämisen kaikkiin tehtäviin. Innokylä on maksuton. 5.8. 13
Kehitä Innokylän työkalujen avulla Työtila Verstas Toimintamalli 14
Työtila Verkoston yhteinen kotipesä ja työskentely Toimintamalli Luo toimintamalli kehittämisen tuottamasta ratkaisusta Verstas Kehitä, kokeile ja arvioi ratkaisua Verstas Muut kehittäjät voivat räätälöidä toimintamallista oman ratkaisun toimintaympäristöönsä 2016
Työtila Työtilan on yhteisen työskentelyn paikka. Työtilassa voi Valmistella dokumentteja, tuoda ja jakaa valmiita dokumentteja Uutisoida ja viestiä (Uutiset ja Ilmoitustaulu) Käydä avointa vuoropuhelua sähköisesti Tehdä kyselyt sähköisesti 2016
17
Verstas Kehittäjät luovat työtilan alle Verstaita. Verstasta hyödynnetään ratkaisun kehittämisen, kokeilun ja arvioinnin ympäristönä. Kirjataan kehitettävää ratkaisua koskevat perustiedot. Kirjataan tarpeet sekä tavoitteet koskien ratkaisun toteutustapaa/tavoiteltavia tuloksia Jäsennetään kehitettävän ratkaisun osatekijöitä Suunnitellaan ratkaisun kokeilu/toteutussuunnitelma ja seuranta- ja arviointisuunnitelma (tavoitteet, kriteerit, indikaattorit jne.) sekä kirjataan seurannan ja arvioinnin tulokset 2016
2016
Toimintamalli Kehitetystä ratkaisusta (Verstaasta) luodaan yleinen toimintamalli. Toimintamallin voi luoda myös suoraan ilman Verstasta. Nimi Lyhyt luonnehdinta Käyttötarkoitus Toteuttaminen; osatekijät, vaiheet, tms. Innokylässä toimintamallisi on vapaasti kenen tahansa hyödynnettävissä, tee siitä mahdollisimman selkeä ja napakka. 2016
2016