Kuuma-kuntien yhteisen ICT-yhtiön valmistelun tausta

Kunnanhallitus 183 22.06.2015 Kunnanhallitus 244 12.10.2015 Kunnanvaltuusto 105 26.10.2015 KUUMA-kuntien yhteisen ICT-palveluyhtiön perustamisen valmistelu 435/00.01/2015 Kunnanhallitus 22.06.2015 183 KUUMA-kuntien kaupungin ja kunnanjohtajat sekä tietohallinnosta vastaavat ovat vuoden 2014 joulukuusta saakka selvittäneet edellytyksiä aluetta palvelevan yhteisen ICT-yhtiön perustamiselle. Uusi yhtiö muodostuisi Keravan kaupungin liikelaitoksena toimivasta tietotekniikan palvelukeskuksesta sekä yhteistyöhön mukaan tulevien kuntien nykyisistä sisäisistä tietotekniikkapalveluista. Mukana keskusteluissa ovat nykyisten Tipake-kuntien, Keravan, Järvenpään ja Mäntsälän lisäksi olleet Hyvinkää, Tuusula ja Pornainen. Selvitystyö on edennyt siihen pisteeseen, että yhtiön perustamisen valmisteluun haetaan eri kunnissa valtuutusta päätöksentekijöiltä. Kuuma-kuntien yhteisen ICT-yhtiön valmistelun tausta KUUMA-kunnat kehittivät 2000-luvun ensimmäisen vuosikymmenen aikana yhteistyötä erityisesti tuki- ja ympäristöpalveluissa. Yhteistyön tuloksena perustettiin v. 2008 mm. yhteinen tietotekniikan palvelukeskus (Tipake). Palvelukeskus perustettiin liikelaitoksena Keravan kaupungin organisaatioon. Palvelukeskusta koskevaan yhteistoimintasopimuksen allekirjoitti Keravan lisäksi Järvenpään kaupunki, jonka tietotekniikkahenkilöstö siirrettiin palvelukeskukseen. Palvelukeskus aloitti toimintansa vuoden 2009 alussa. Vuoden 2012 alussa yhteistyöhön tuli mukaan Mäntsälän kunta. Samanaikaisesti palvelukeskuksen toiminnan kehittämisen kanssa jatkettiin KUUMA-kuntien ICT-yhteistyön syventämistä koskevaa valmistelutyötä. V. 2012 kunnat toteuttivat yhteistyössä CGI:n kanssa selvityksen perustietotekniikan hoidosta. Selvityksen tuloksia hyödynnettiin v. 2012-2013 toteutetussa projektissa, jossa valmisteltiin Tipakkeen yhtiöittämistä. Konsulttina projektissa toimi FCG. Projektin tuloksena laadittiin yhtiön perustamisasiakirjat ja liiketoimintasuunnitelma. Päätöksiä toiminnan yhtiöittämisestä ei kuitenkaan tuolloin tehty. ICT-yhteistyön syventämistä koskevaan valmistelutyöhön osallistui nykyisten Tipake-kuntien lisäksi erityisen aktiivisesti Hyvinkään kaupunki. Hyvinkään kaupunginhallitus hyväksyi 11.6.2012 / 143 Tietohallinnon kehittämisohjelman vuoteen 2017. Tämän ohjelman yhtenä strategisena linjauksena oli, että perustietotekniikkapalvelut siirretään tuotettavaksi seudullisessa (KUUMA-kuntien) palvelukeskuksessa. Kuntien yhteisen ICT-yhtiön tarve nousi uudelleen esille syksyllä 2014 käydyissä kuntaliitosneuvotteluissa ja yhtiön perustamiseen palattiin v. 2014 joulukuussa, jolloin Keravan kaupunki kutsui KUUMA-kuntien

kunnan/kaupunginjohtajat ja ICT:stä vastaavat neuvottelemaan yhtiön perustamisen edellytyksistä. Neuvottelun perusteella käynnistettiin uudelleen ICT-yhtiön perustamiseen tähtäävä selvitystyö. Yhtiöittämiseen liittyvät taustaselvitykset Hyvinkään kaupunki on ensin syksyllä 2014 omatoimisesti ja sen jälkeen osana yhteistä selvitystyötä toteuttanut yhteistyössä käyttämänsä konsultin kanssa vertailuja, joissa on verrattu Tipakkeen ja Hämeessä jo toimivan kunnallisen palveluyhtiön KuntaPro Oy:n ICT-toimintaa sekä Tipakkeen ja alan merkittävän yksityisen toimijan, Fujitsun kustannuksia. Tipakkeen ja KuntaPro:n vertailua hankaloitti se, että KuntaPron tuotteistamisaste oli ICT-palvelujen osalta Hyvinkään käsityksen mukaan alhaisempi kuin Tipakkeella. KuntaPro:lla oli kuitenkin halua kehittää ICT-palvelujaan ja laajentaa toimintaansa Keski-Uudenmaan alueelle. Lopputulos vertailusta oli, että Tipakkeen pohjalle rakentuva toiminta katsottiin Hyvinkään näkökulmasta kannattavammaksi vaihtoehdoksi. Hyvinkään kaupungin tilaamassa Tipakkeen ja Fujitsun kustannusvertailussa oli tavoitteena selvittää laskennallinen kustannus Hyvinkään ICT-palveluille siinä tapauksessa, että palvelut tuottaisi joko Tipake tai Fujitsu. Vertailussa hyödynnettiin Tipakkeen palvelujen tuotteistusta. Suoritemäärinä käytettiin Hyvinkään kaupungin nykyisiä suoritemääriä. Selvityksen perusteella palvelujen laskennalliset kustannukset ovat sekä Tipakkeella että Fujitsulla lähes samalla tasolla. Täyttä vertailukelpoisuutta ei kuitenkaan ollut mahdollista saada aikaan. Lisäksi on huomioitava, että vertailuhinnat pitivät sisällään sellaisia kustannuseriä, joita on mahdollista pienentää siirryttäessä Tipakkeen tai Fujitsun palveluihin. Hyvinkään kaupungin johtopäätös suoritetusta vertailusta oli, että kaupungin kannalta järkevintä olisi järjestää tietotekniikkapalvelut kuntien yhteisen yhtiön toimesta. Yhtiön toiminta on kuitenkin järjestettävä niin yhtiö ottaa kokonaisvastuun kuntien tietotekniikkapalveluista ja hyödyntää toiminnassaan, milloin mahdollista, yksityisiä palveluntuottajia. Samalla on määriteltävä tietohallinnon, pääkäyttäjien ja muodostettavan yhtiön välinen työnjako sekä vastuut. Lisäksi on järjestettävä uudelleen kuntien tietohallintoyhteistyö sen varmistamiseksi, että tehtävät ratkaisut ovat yhdenmukaisia. Tipake-yhteistyössä mukana olevat kunnat tilasivat puolestaan BDO Oy:ltä selvityksen Keravan, Järvenpään ja Mäntsälän yhteisen tietotekniikan palvelukeskuksen liiketoiminnasta sekä analyysin palvelukeskuksen toiminnan laajentumisen edellytyksistä palvelemaan muita ympäristökuntia. Selvityksen luonne, menettelytavat ja raportointi noudattelivat yritysostotutkimusten periaatteita ja tavoitteita. Selvityksessä käsiteltiin muun muassa seuraavia osa-alueita: yksikön taloudellisen elinkelpoisuuden arviointi ja riskit. toimintatapojen ja prosessien (mukaan lukien hinnoittelu) arviointi, huomioiden kuntayhteistyöhön liittyvät käytännöt, yleiset prosessinäkökohdat ja yleiset ICT-alan standardit. sisäisen valvontajärjestelmän ja riskien hallinnan toimivuus ja

mahdolliset kehityskohteet, huomioiden kuntalaki. taseen ulkopuolisten vastuiden ja velvoitteiden sekä oikeuksien arviointi ja niihin liittyvät riskit. arvio osakeyhtiö- tai kuntayhtymä malleilla toteutettujen organisaatioiden hyödyistä ja mahdollisista haitoista verrattuna nykytilaan. Selvityksen perusteella Tipakkeen toimintaan ei liity sellaisia taloudellisia riskejä, jotka estäisivät toiminnan laajentamisen nykyisestä. Selvityksessä kiinnitetään huomiota Tipakkeen suhteellisen pieneen kokoon muihin vastaaviin organisaatioihin verrattuna. Tipakkeen voimavarat taloudellisten ja henkilöstömäärän mittapuiden mukaan ovat selvityksen mukaan varsin rajalliset. Todellisia mittakaavaetuja tai riittäviä taloudellisia resursseja palveluiden kehittämiseen ja erikoisosaamisen syventämiseen on vähän. Uusien kuntien liittyminen mukaan toimintaan parantaisi mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen. Toisaalta BDO:n raportissa arvioidaan myös, että tietotekniikkansa vielä itse hoitavien KUUMA-kuntien omat ICT- yksiköt eivät ilman merkittäviä lisäpanostuksia yksin kykene vastaamaan kasvaviin osaamisvaatimuksiin. Kuntien itse omistaman toimijan etuna BDO:n raportissa nähdään joustavuus ja kustannustehokkuus. Toisaalta täyden hyödyn saaminen yhteistyöstä edellyttää kuntien nykyistä laajempaa yhteistyötä myös tietohallinnon tasolla, mm. yhteisiä hankintoja ja järjestelmiä. Päätökset yhtiön perustamisen valmistelusta Selvitysten perusteella kunnan/kaupunginjohtajien yhteisessä neuvottelussa 1.4.2015 päätettiin, että kunnan/kaupunginhallituksille tuodaan toukokuun alkupuolella päätettäväksi esitys alueen yhteisen ICT-palveluyhtiön perustamisen valmistelusta. Ajatuksena oli, että Tipakkeen toiminnassa mukana olevien kuntien ja muiden selvitystyöhön osallistuneiden kuntien kaupungin/kunnanhallitukset tekevät jokainen oman päätöksensä yhtiöittämisen valmistelusta. Tipakkeen ulkopuolisista kunnista Hyvinkään kaupungilla on suurin kiinnostus yhteiseen ICT-yhtiöön mukaantulosta. Kaupungin tavoitteena on kaupungin tietotekniikkapalvelujen hoidon siirtäminen perustettavalle yhtiölle jo vuoden 2016 alussa. Hyvinkään kaupunginhallitus käsitteli perustietotekniikan hoidon järjestelyitä kokouksessaan 11.5.2015. Kaupunginhallitus päätti hyväksyä perustietotekniikkapalvelujen uudelleen järjestämisen jatkovalmistelun. Lisäksi kaupunginhallitus päätti valtuuttaa liiketoimintajohtajan, tietohallinnon ja kansliapäällikön valmistelemaan tietotekniikkapalvelujen siirtämistä perustettavan KUUMA-kuntien yhteisen yhtiön hoidettavaksi. Hyvinkään kaupunginhallituksen päätöksen mukaan valmistelussa mukana olevien kuntien tulisi pikaisesti sopia jatkovalmistelusta, jotta tavoiteaikataulu vuoden 2016 alusta toteutuisi. Jatkovalmisteluun kuuluu oleellisena kaupungin tietotekniikkahenkilöstön siirtäminen perustettavan yhtiön palvelukseen.

Tuusulalla ja Pornaisilla on kiinnostusta tulla mukaan yhteistyöhön, mutta aikataulu on niiden osalta väljempi. Tuusula on tarkoitus tehdä yhtiöön liittymisen eduista ja haitoista vielä omat selvityksensä ennen päätöksentekoa. Keravalla kaupunginhallituksen konsernijaosto on käsitellyt asiaa kokouksessaan 23.4.2015 ja päättänyt hyväksyä omasta puolestaan asian jatkovalmistelun ja esittää, että kaupunginhallitus päättää valtuuttaa kehitysjohtajan ja vt. liikelaitoksen johtajan valmistelemaan Tietotekniikan palvelukeskus -liikelaitoksen hoitamien toimintojen siirtämistä perustettavan KUUMA-kuntien yhteisen yhtiön hoidettavaksi. Tietotekniikan palvelukeskuksen johtokunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan 21.4.2015 ja merkinnyt valmistelun tilanteen tiedoksi. ICT-yhtiön perustamisen valmistelu Valmistelun tavoitteena on toteuttaa KUUMA-kuntien yhdessä omistama ICT-palveluyhtiö, johon siirretään Tipakkeen nykyinen henkilökunta sekä liittyvien kuntien tietotekniikkahenkilökunta. Henkilöstö on tarkoitus siirtää perustettavaan yhtiöön ns. vanhoina työntekijöinä. Siirtämisen tarkemmat ehdot valmistellaan osana yhtiön perustamiseen liittyvää valmistelua. Perustettavan yhtiön palvelurakenne noudattaa pääosin Tipakkeen nykyistä palvelurakennetta, jota kehitetään vastaamaan paremmin nykytarvetta. Palvelut kuvataan tarkemmin valmistelun yhteydessä päivitettävässä liiketoimintasuunnitelmassa. Suunnitelmassa esitetään myös yhtiön keskeiset talouslaskelmat. Lähtökohtana yhtiön perustamisessa on, että yhtiön osakepääoma jakautuu kuntien asukasluvun mukaisesti. Osakepääoman suuruus ratkaistaan jatkovalmistelun yhteydessä. ICT-yhtiön perustamisen valmistelussa on tarkoitus käyttää hyväksi v. 2012-2013 Tipakkeen yhtiöittämiseksi valmisteltuja asiakirjoja, joita on tarve jonkin verran päivittää. Jatkovalmistelussa on tarkoitus mm. viimeistellä suunnitelma yhtiön perustamisesta ja toimintojen siirtämisestä yhtiön hoidettavaksi valmistella yhtiön perustamisasiakirjat ja liiketoimintasuunnitelma tarkentaa Tipakkeesta tehtyä selvitystä erityisesti taloudellisten ja sopimuksellisten vastuiden osalta selvittää Hyvinkään kaupungin tietotekniikan palvelutuotantoon liittyvät sopimusvastuut sekä palvelutuotannon nykyinen tila selvittää ylätasolla tietoteknisten palvelujen yhdistämisen vaatimukset ja valmistella toteutuksen alustava tiekartta Tavoitteena on, että jatkovalmistelun jälkeen kunnilla on valmiudet tehdä päätökset yhtiön perustamisesta. Tarkoitus on, että yhtiöittämisen valmisteluun liittyvä päätöksentekomateriaali on pääosin valmiina juhannukseen mennessä, jolloin materiaalia on mahdollista viimeistellä kesän aikana ja tehdä yhtiön perustamista koskevat päätökset elokuun

loppuun mennessä. Jatkovalmistelun kustannukset muodostuvat valmistelussa mukana olevien organisaatioiden omasta työstä ja valmistelun tukena käytettävien konsulttien palkkioista. Alustavasti on sovittu, että Tipakkeen toiminnassa mukana olevat kunnat maksavat valmisteluvaiheen kustannukset osana Tipakkeen kustannuksia niiltä osin kuin tehtävät selvitykset koskevat Tipaketta. Hyvinkään kaupunki maksaa kustannukset omaa organisaationsa koskevien selvitysten osalta. Yhtiön perustamisen ja toiminnan aloittamisen kustannuksista laaditaan erillinen arvio yhtiön perustamisasiakirjojen laadinnan yhteydessä. Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää hyväksyä ICT-yhtiön perustamisen jatkovalmistelun ja toteaa, että asia tulee päätöksentekoon varsinaisesti syksyn aikana. Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Kunnanhallitus 12.10.2015 244 Yhtiön perustamisen valmistelu on Keravan kaupunginhallituksen päätösten jälkeen edennyt siten, että yhtiön perustamisasiakirjoja on valmisteltu kuntien yhteisessä virkamiehistä muodostetussa ohjausryhmässä. Ohjausryhmässä on ollut kaksi edustajaa kustakin valmistelussa mukana olleesta kunnasta. Ohjausryhmään ovat kuuluneet: Kehitysjohtaja Pekka Kauranen, Kerava, puheenjohtaja Tietohallintopäällikkö Risto Carlson, Kerava Talousjohtaja Antti Peltola, Järvenpää Tietohallintopäällikkö Jarmo Salminen, Järvenpää Hallintojohtaja Esa Siikaluoma, Mäntsälä Tietohallintopäällikkö Markku Anttila, Mäntsälä Talousjohtaja Markku Vehmas, Tuusula Tietohallintopäällikkö Niko Kinnunen, Tuusula Liiketoimintajohtaja Annukka Lehtonen, Hyvinkää Tietohallintopäällikkö Niko Lindberg, Hyvinkää Kunnanjohtaja Markku Hyttinen, Pornainen vt. liikelaitoksen johtaja Ari Sainio Ohjausryhmä on kokoontunut kesän aikana yhteensä neljä kertaa ja hyväksynyt omasta puolestaan perustamisasiakirjat vietäväksi päätöksentekoon kokouksessaan 17.8.2015. Ohjausryhmän valmistelema ICT-yhtiön osakassopimuksen luonnos ja yhtiöjärjestys ovat liitteenä sekä liiketoimintasuunnitelma taustamateriaalina. Yhtiön perustamisasiakirjat

Yhtiön perustamisen keskeiset ehdot esitetään osakassopimuksessa ja yhtiöjärjestyksessä sekä perustamissopimuksessa. Yhtiön perustamisasiakirjat on valmisteltu siten, että toimintaan on mahdollista ottaa myöhemmin mukaan myös muita kuntaorganisaatioita. Yhtiöjärjestyksessä määritellään yhtiön toimialaksi tietotekniikka-, informaatio- ja viestintäpalveluiden sekä niihin liittyvien muiden palveluiden tuottaminen, järjestäminen ja kehittäminen kuntapalveluiden tueksi. Lisäksi yhtiöjärjestyksessä todetaan, että yhtiön osakkeenomistajina voivat toimia vain kunnat, kuntayhtymät sekä muut kuntakonsernien itsenäiset juridiset henkilöt kuten kuntien omistamat yhtiöt, jotka ovat julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamia hankintayksiköitä eivätkä toimi kilpailutilanteessa markkinoilla. Määräyksen avulla halutaan turvata yhtiön asema omistajiensa hankintalain mukaisena in-house yksikkönä. Osakassopimuksessa sovitaan yhtiön omistuksesta ja rahoituksesta. Yhtiön osakepääoma on sopimuksen mukaan varsin pieni. Tarkoitus on, että yhtiö rahoittaa toimintansa laskuttamalla kunnilta palveluistaan ennakkolaskutuksena. Sopimuksessa on varauduttu myös siihen, että tarvittaessa yhtiö voi pyytää omistajiltaan pääomalainaa. Osakassopimuksen mukaan kullakin kuntaosakkaalla on oikeus nimetä yhtiön hallitukseen yksi jäsen. Hallituksen jäsenillä tulee olla liiketoimintaosaamista ja/tai yhtiön toimialan tuntemusta. Osakassopimuksen määräysten avulla on pyritty varmistamaan kuntien sitoutuminen yhtiön osakkaiksi ja palvelujen käyttäjiksi. Sopimuksen mukaan osakkailla on velvoite ostaa tarvitsemansa yhtiön palveluvalikoimassa olevat ICT-palvelut yhtiöltä osakeomistustaan vastaavasti viiden vuoden ajan siitä lukien, kun ne ovat tulleet yhtiön osakkaiksi. Määräyksellä halutaan turvata yhtiön pitkäjänteinen kehittäminen. Toisaalta yhtiön edellytetään kehittävän palveluitaan niin, että ne vastaavat osakkaiden tarpeita ja tavoitteita. Perustamissopimus on luonteeltaan tekninen asiakirja, joka täydennetään sen jälkeen, kun kunnat ovat tehneet päätöksensä yhtiön perustamisesta. Perustettava yhtiö Laadittujen sopimusluonnosten ja suunnitelmien mukaan KUUMA-kunnille ICT-palveluita tarjoava yhtiö on tarkoitus perustaa niin, että se voisi aloittaa toimintansa vuoden 2016 alusta lukien. Yhtiön perustamisen lähtökohtia kuvataan ja arvioidaan laaditussa liiketoimintasuunnitelmassa. Lisäksi suunnitelmassa esitetään perustettavan yhtiön toiminnan tavoitteet, palvelut ja keskeiset toimintaperiaatteet. Uuteen yhtiöön on tarkoitus siirtää ensimmäisessä vaiheessa Keravan kaupungin nykyisen tietotekniikan palvelukeskus liikelaitoksen (Tipake) sekä Hyvinkään kaupungin tietotekniikan toiminnot ja palvelut. Siirto tapahtuu liikkeenluovutuksen periaatteita noudattaen.

Yhteisen ICT-yhtiön perustamisella vastataan kuntien eri toimialojen jatkuvasti kasvavaan ICT:n käytön tuen tarpeeseen ja varmistetaan, että toimialojen on mahdollista saada tukea ICT:n käyttöön pohjautuvalle palvelujen kehittämistyölle. Yhtiön perustamisella haetaan mittakaavaetuja. Mittakaavaedut voivat olla taloudellisia tai laadullisia. Toiminnan kustannustehokkuus lisääntyy, kun palveluja tuotetaan keskitetysti. Laadullisia mittakaavaetuja saavutetaan, kun yhteisten ratkaisujen avulla saadaan lisättyä mm. palvelujen toimintavarmuutta ja parannettua niiden saatavuutta. Yhtiön palvelutuotannossa hyödynnetään toiminnan alkuvaiheessa Tipakkeen nykyistä tuotantomallia ja tuotteistusta, joita kehitetään vastaamaan kuntien yhtiön perustamisprosessin aikana esittämiä tarpeita. Palvelukehityksessään yhtiö huomioi palvelujen tuottaman lisäarvon asiakaskunnille. Yhtiön olemassaololle on tärkeää, että se pystyy toiminnassaan erottautumaan sellaisista yrityksistä, jotka tuottavat asiakkailleen palveluja massatuotantona ja tiukasti rajatuin ehdoin. Kuntien omistama in house yhtiö voi ottaa yksityistä yritystä laajemman vastuun ICT:n käytön kokonaisuuden toimivuudesta ja sen hallinnasta. KUUMA-ICT:n liikevaihto koostuu omistaja-asiakkaille järjestettävistä ICT-palveluista. Lähtökohtana on, että yhtiö toimii toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevästi sekä kannattavasti omakustannus-periaatteella. Yhtiön tarkoituksena ei ole tuottaa voittoa osakkeenomistajille. Yhtiö ei myöskään jaa osinkoa. Mahdollinen voitto käytetään yhtiön oman toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen. Yhtiö laskuttaa omistaja-asiakkaitaan palvelujen todellisen käytön perusteella. Käyttö mitataan toteutuneiden suoritteiden perusteella. Palvelut tuotteistetaan ja niille on määritellään yksikköhinnat kustannuslaskennan perusteella. Tavoitteena on, että yksikkökustannuslaskenta kyetään toteuttamaan siten, että kustannusten muodostuminen voidaan esittää kunnille mahdollisimman läpinäkyvästi. Palveluja vertaillaan vastaavassa asemessa toimivien yhtiöiden sekä markkinoilla toimivien yritysten palveluihin. Vertailun avulla varmistetaan palvelujen kustannustason ja laadun säilyminen kilpailukyisellä tasolla. Vastaavia seudullisia tai toimialakohtaisia kuntasektorin omistamia ICT-yhtiöitä on viime vuosien aikana perustettu eri puolille Suomea yhteensä n. 20 kpl. Uudenmaan alueelle ei seudullista yhtiötä ole toistaiseksi perustettu. Yhtiön perustamista koskeva päätöksenteko ICT-yhtiön perustamisen valmistelussa ovat olleet nykyisten Tipake-kuntien (Kerava, Järvenpää, Mäntsälä) lisäksi mukana Hyvinkää, Tuusula ja Pornainen. Neuvottelujen perusteella on todennäköistä, että Tipake-kuntien lisäksi Hyvinkään kaupunki olisi viemässä yhtiön osakkaaksi liittymisen ja tietotekniikkapalvelujen siirtämisen sen hoidettavaksi päätöksentekoon siten, että kaupungin konserni- ja tukipalvelujaosto käsittelisi asiaa 31.8.2015 ja kaupunginhallitus

syyskuussa. Tuusulan ja Pornaisten suunnitelmat selvinnevät lähiviikkojen aikana. Valmistelun tavoitteena on ollut, että yhtiön perustamiseen liittyvät päätökset tehdään kunnan/kaupunginhallituksissa ja valtuustoissa syys-lokakuun aikana, jolloin yhtiö olisi mahdollista perustaa vielä tämän vuoden aikana. Yhtiön perustamiseen liittyvä päätöksenteko eroaa sisällöltään eri kunnissa jonkin verran riippuen siitä, miten kunta on tällä hetkellä järjestänyt tietotekniikkapalvelunsa. Yksinkertaisinta päätöksenteko on Järvenpäässä ja Mäntsälässä, jotka hankkivat tietotekniikkapalvelunsa tehdyn yhteistoimintasopimuksen perusteella Tipakkeelta. Niissä tulee tehtäväksi päätökset yhtiön osakkuudesta ja nykyisten järjestelyjen purkamisesta. Tipakkeen isäntäkuntana toimivan Keravan ja Hyvinkään kaupungin osalta vaaditaan lisäksi päätökset toiminnan siirtämisestä perustettavan yhtiön hoidettavaksi. Yhtiön perustamiseen liittyvät yksityiskohtaisemmat päätösehdotukset valmistellaan kaupunginhallituksen käsittelyyn. Yhtiön perustamisen henkilöstövaikutukset Keravan kaupungin organisaatioon kuuluvan tietotekniikan palvelukeskuksen henkilökunta on tarkoitus siirtää liikkeenluovutuksen periaatteita noudattaen kokonaisuudessaan perustettavaan yhtiöön. Palvelukeskuksen henkilökuntamäärä on tällä hetkellä 31. Henkilökunta siirtyy yhtiön palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä. Siirrossa noudatetaan liikkeenluovutusta koskevaa lainsäädäntöä ja KUUMA-yhteishankkeiden henkilöstöasioissa noudatettavia periaatteita koskevaa sopimusta. Taustamateriaalina on Keravan henkilöstöjohtajan laatima, liikkeenluovutusta koskeva henkilöstöselvitys. Tipakkeen henkilöstöä on informoitu hankkeen etenemisestä kuukausittain pidetyissä henkilöstökokouksissa. Ammattijärjestöjen kanssa on pidetty asiasta YT-lainsäädännön mukainen neuvottelu 19.8.2015. Yhtiön toiminnan käynnistäminen Tietotekniikan palvelukeskuksen toiminnan ja Hyvinkään kaupungin tietotekniikkapalvelujen siirtäminen yhtiön hoidettavaksi aiheuttaa runsaasti erilaisia käytännön toimenpiteitä. Aikataulusyistä on toimenpiteitä valmisteltava jo ennen kuin yhtiön perustamisesta on olemassa lainvoimaiset päätökset. Yhtiön toiminnan tarkempi suunnittelu ja sen käynnistämisen valmistelu onkin tarkoitus aloittaa sen jälkeen, kun perustamista on käsitelty kaupunginhallituksissa ja saatu tähän valtuudet. Yhtiön perustamisen jälkeen on sille tarpeen nimetä nopeasti hallitus, joka voi ryhtyä organisoimaan yhtiön toimintaa. Yhtiön toiminnan käynnistysvaiheessa on perusteltua, että hallitus muodostetaan kuntien johtotason asiantuntijoista. Näin varmistetaan toimintojen siirto yhtiön vastuulle ja toiminnan jatkuvuus sekä yhtiön kehittyminen asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.

Vaikutus tietotekniikkapalveluihin ja talouteen Tipakkeen ja Hyvinkään kaupungin tietotekniikkapalveluiden nykyinen toiminta, henkilökunta ja sopimukset siirretään liikkeenluovutuksen periaatteiden mukaisesti perustettavalle yhtiölle. Tavoitteena on toteuttaa siirto siten, että tietotekniikkapalvelujen tuotanto ei siirron vuoksi häiriinny. Alkuvaiheessa toimintaa jatketaan pääosin samanlaisena kuin sitä on aiemmin hoidettu. Ainoastaan vastuu tuotannosta siirtyy perustettavalle yhtiölle. Muutoksia tietoverkon ja palvelininfran rakenteeseen tehdään vähitellen teknisten ja taloudellisten mahdollisuuksien mukaan. Teknisten muutosten suunnittelu on kuitenkin tarpeen käynnistää jo tulevan syksyn aikana selvittämällä tarkemmin yhdessä ulkoisten asiatuntijoiden kanssa nykyiset ratkaisut ja niiden kehittämistarpeet. Kuntien talousarviovalmistelun aikataulu on sellainen, että kunnat budjetoivat tietotekniikkapalvelujen kustannukset aiempaan tapaan. Tipake-kuntien näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että budjetointi perustuu pitkälti Tipakkeen nykyiseen laskutustasoon sekä tiedossa oleviin palvelujen yksikkökustannuksiin ja suoritemäärien ennustettavissa olevaan muutokseen. Tipakkeen vuoden 2016 talousarviota valmistellaan Keravan kaupungin talousarvion valmisteluaikataulun mukaisesti. Tämän mukaan Tipake jättää talousarvioesityksensä 22.9.2015 mennessä. Yhtiötä koskevan päätöksenteon edetessä valmistellaan yhtiölle oma talousarvio, joka perustuu Tipakkeen talousarvioesitykseen ja Hyvinkään kaupungilta yhtiön vastuulle siirtyviin kuluihin. (AS) Keravan kaupunkikehitysjaoston käsittelyn jälkeen on osakassopimukseen sekä yhtiöjärjestykseen tehty vähäisiä muutoksia, jotka ilmenevät liitteenä olevista asiakirjoista. Taustamateriaalina on Keravan henkilöstöjohtajan laatima, liikkeenluovutusta koskeva henkilöstöselvitys sekä tulevan yhtiön liiketoimintasuunnitelma. Hyvinkään kaupungin konserni- ja tukipalvelujaosto on kokouksessaan 31.8.2015 päättänyt esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen valtuustolle, että ne hyväksyvät yhtiön perustamisen. Lisäksi jaosto esitti, että kaikki kunnat nimeävät toiminnan alkuvaiheessa perustettavan yhtiön hallitukseen kuntien johtotason asiantuntijan, jotta varmistetaan ICT-toimintojen siirto yhtiön vastuulle, toiminnan jatkuvuus sekä yhtiön kehittyminen kuntien tarpeiden mukaisesti. Yhtiön perustamisneuvotteluissa mukana olleiden kuntien on tarkoitus käsitellä asiaa päätöksentekoelimissään seuraavasti: Kerava: kaupunginhallitus 21.9.2015 ja kaupunginvaltuusto 19.10.2015. Järvenpää: talousjaosto 8.10.2015, kaupunginhallitus 26.10.2015 ja kaupunginvaltuusto 9.11.2015. Hyvinkää: kaupunginhallitus 21.9.2015, kaupunginvaltuusto 26.10.2015. Mäntsälä: kunnanhallitus 12.10.2015 ja kunnanvaltuusto 26.10.2015.

Päätöksentekoaikataulu on sellainen, että yhtiön perustamiskokous on mahdollista pitää ja perustamisasiakirjat jättää Kaupparekisteriin viikon 52 alussa kaupungin- ja kunnanvaltuustojen päätösten tultua lainvoimaisiksi. Tietotekniikan palvelukeskus liikelaitoksen toiminnan siirtäminen perustettavan yhtiön hoidettavaksi on mahdollista 1.4.2016 lukien. Aikataulun edellytyksenä on, että yhtiön toimintaa ryhdytään valmistelemaan jo kuluvan syksyn aikana. Toiminnan valmistelua varten on syytä nimetä kuntien johtavista asiantuntijoista valmisteluryhmä, jonka sihteerinä toimii tietotekniikan palvelukeskuksen johtaja. Tietotekniikan palvelukeskus on tukeutunut toiminnassaan mm. Keravan kaupungin talous- ja henkilöstöhallintoon sekä kaupungin käytössä oleviin tietojärjestelmiin. Yhtiön on perustamisensa jälkeen, jo ennen varsinaisen toiminnan aloittamista organisoitava henkilöstö- ja taloushallintonsa sekä tehtävä hallinnollisista palveluista ja järjestelmistä omat sopimuksensa. Tietotekniikan palvelukeskuksen vuoden 2016 talousarvio valmistellaan vielä osana Keravan kaupungin talousarviota. Yhtiölle laaditaan oma talousarvio. Sen jälkeen, kun liikelaitoksen toiminta on siirretty yhtiölle, tehdään kaupungin talousarvioon tarvittavat muutokset. Siirtymäkauden, vuoden 2016 ensimmäisen neljänneksen aikana on yhtiön toiminnan aloittamisesta aiheutuvat kustannukset mahdollista hoitaa siten, että Tipakkeen toiminnassa mukana olevat kunnat maksavat kustannukset Tipakkeen normaalin laskutuksen yhteydessä ja Hyvinkään vastuulle tuleva osuus laskutetaan erikseen Hyvinkäältä ja/tai sovitaan järjestelystä, jossa palveluntuottajat laskuttavat suoraan Hyvinkään kaupunkia. Toiminnan aloittamisesta aiheutuvat kustannukset aiheutuvat erityisesti talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien sekä kustannuslaskentajärjestelmän käyttöönotosta ja käytössä olevan toiminnanohjausjärjestelmän kehittämisestä laajentuvan toiminnan tarpeita vastaavaksi. Erityinen tarve on saada käyttöön erilaisia palveluita nopeuttavia ja asiakkaiden palvelukokemusta parantavia itsepalvelumahdollisuuksia. Lisäksi kustannuksia aiheutuu siitä, jos yhtiön on välittömästi toimintansa aluksi kilpailutettava tietojärjestelmiä ja tukipalveluita, joita Tipake on aiemmin saanut käyttöön Keravan kaupungin sopimusten turvin. Toiminnan aloittamisesta aiheutuvat kustannukset täsmentyvät, kun yhtiön toiminnan valmistelu voidaan päätöksenteon edetessä aloittaa. Yhtiön aloitettua toimintansa on tietotekniikkapalveluiden nykyiset yhteistyöjärjestelyt purettava. Tipakkeen toiminnassa mukana olevat kunnat ovat tehneet tietotekniikkayhteistyöstä yhteistoimintasopimuksen, jossa määrätyistä irtisanomisajoista kunnat voivat yhteisellä sopimuksella poiketa. Keravan kaupungin on syytä tehdä asiasta esitys muille yhteistoiminnassa mukana oleville kunnille. Yhtiön perustamisen yhteydessä tulee maksettavaksi yhtiön osakepääoma. Sopimusten mukaan Mäntsälän osuus osakepääomasta on 10 500 euroa. Vastaavaa määrärahaa esitetään myös vuoden 2016 talousarvioon.

Osakassopimuksen mukainen pääomalaina, jonka suuruus Mäntsälän osalta on 61 812 euroa, tulee mahdollisesti maksettavaksi vuoden 2016 aikana. Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää ehdottaa kunnanvaltuustolle että 1. valtuusto hyväksyy KUUMA-kunnille ICT-palveluita tarjoavan ICT-yhtiön perustamisen sekä liitteenä olevat perustamisasiakirjat ja että Keravan kaupungin tietotekniikan palvelukeskus liikelaitoksen toiminta ja henkilöstö siirretään kokonaisuudessaan liikkeenluovutuksena perustettavan yhtiön vastuulle 1.4.2016 edellyttäen, että myös muut kunnat hyväksyvät yhtiön perustamisen. 2. valtuusto päättää hyväksyä tietotekniikkayhteistyötä koskevan kuntien yhteistoimintasopimuksen purkamisen kuntien yhteisellä päätöksellä siten, että sopimus päättyy 31.3.2016. Lisäksi kunnanhallitus päättää 3. nimetä yhtiön toiminnan aloitusta valmistelevaan työryhmään asiantuntijan kunnan johdosta ja 4. merkitä perustettavan yhtiön osakkeita yhteishintaan 10 500 euroa ja hyväksyä 61 812 euron pääomalainan myöntämisen yhtiölle edellyttäen, että Keravan kaupunginvaltuusto ja muut kunnat hyväksyvät yhtiön perustamisen ja yhtiö pyytää kunnilta lainan maksamista. Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Kunnanhallitus nimeää edustajiksi työryhmään Esa Siikaluoman ja Markku Anttilan. Liite 1. KUUMA ICT-osakassopimus Liite 2. KUUMA ICT-yhtiöjärjestys Kunnanvaltuusto 105 Esitys: Kunnanvaltuusto 1. hyväksyy KUUMA-kunnille ICT-palveluita tarjoavan ICT-yhtiön perustamisen sekä liitteenä olevat perustamisasiakirjat ja että Keravan kaupungin tietotekniikan palvelukeskus liikelaitoksen toiminta ja henkilöstö siirretään kokonaisuudessaan liikkeenluovutuksena perustettavan yhtiön vastuulle 1.4.2016 edellyttäen, että myös muut kunnat hyväksyvät yhtiön perustamisen. 2. päättää hyväksyä tietotekniikkayhteistyötä koskevan kuntien yhteistoimintasopimuksen purkamisen kuntien yhteisellä päätöksellä siten, että sopimus päättyy 31.3.2016.

Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Valtuusto hyväksyi myös Jaakko Kyrön ponnen: "Kunnan IT-palveluiden seurantaan määritellään prosessi,jolla yhteisyrityksen Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia OY:n toimittamien IT-palveluden toimivuutta ja kustannuksia seurataan ja raportoidaan yhtiön hallituksessa kuntaa edustavalle henkilölle sekä lisäksi asianosaisille lautakunnille osavuosikatsauksen käsittelyn yhteydessä." Liite 1. KUUMA ICT-osakassopimus Liite 2. KUUMA ICT-yhtiöjärjestys