YTY-ryhmä 8 29.03.2016 YTY-ryhmä 10 04.04.2016 Kunnanhallitus 125 11.04.2016 Kunnanhallitus 159 26.04.2016 PYSYVÄISMÄÄRÄYS VUOSILOMAOHJEISTUKSESTA JA OHJE SÄÄSTÖVAPAAN ANTAMISESTA MUHOKSEN KUNNASSA 230/0/00/001/2013 YTYryhmä 29.03.2016 8 Hallinto- ja talousjohtaja Rauno Maaninka (puhelin 044-497 0002): Ohje säästövapaista sopimisesta 1.4.2016 Viranhaltija ja/tai työntekijä voi säästää 15 vuosilomapäivää ylittävän osan kultakin ansaitsemistaan vuosilomapäivistä pidettäväksi ko. vuosiloman lomakautta (1.5. 30.9.) seuraavan lomakauden jälkeen säästövapaana. (KVTES IV, 12 ). Säästövapaasta on sovittava viranhaltijan/työntekijän ja esimiehen kesken. Säästövapaa annetaan viranhaltijan/työntekijän ja esimiehen sopimana aikana (KVTES Vuosilomaluku 12). Kohdan soveltamisohjeen mukaan yleensä on tarkoituksenmukaista, että säästövapaasta ja sen antamisesta sovitaan samalla, kun työnantajan edustaja vahvistaa kesäloman. Esimerkki: Säästövapaaksi voi siirtää 15 vuosilomapäivää ylittävän osan - kultakin lomamääräytymisvuodelta (1.4.2015 31.3.2016) pidettäväksi vuosiloman lomakautta (1.5. 30.9.2016) seuraavan lomakauden (1.5. 30.9.2017) jälkeen eli siis aikaisintaan 1.10.2017 jälkeen. Muhoksen kunnassa säästövapaasta sovitaan seuraavasti: - säästövapaata voi henkilöllä olla enintään 10 päivää - säästetty (säästövapaa) vuosiloma on pidettävä kolmen (3) vuoden sisällä - säästövapaasopimus tehdään erillisellä lomakkeella - samalla sovitaan mahdollisuuksien mukaan myös vapaan antamisen ajankohdasta - säästövapaasopimus tehdään vuosilomien vahvistamisen yhteydessä. Pitkien poissaolojen kohdalla (mm. sairauslomat, perhevapaat) tai muun perustellun syyn perusteella sopimus voidaan tehdä lomakautta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä - esimiehen ja alaisen allekirjoittama säästövapaasopimus toimitetaan palkanlaskentaan - palkanlaskenta siirtää sopimuksessa mainitun osan henkilön vuosilomasta
säästövapaaksi (Huom! Tätä siirtoa ei voi tehdä WebTallennuksella) - uutta säästövapaata voidaan myöntää vasta, kun henkilöllä on säästövapaapäiviä alle 10 - palvelussuhteen päättymistilanteessa säästövapaa annetaan vapaana, ellei sille ole töiden kannalta perusteltua estettä. Poikkeaminen 10 säästövapaapäivän ja kolmen (3) vuoden säännöstä voi olla mahdollista vain silloin, jos työnantaja työolosuhteiden vuoksi pyytää muutosta. Tällaisia olosuhteita ovat esim. kiireelliset, välttämättömät työtehtävät, muutokset työyhteisössä, esim. pitkäaikaiset sairaslomat. Työnantajan on siis huolehdittava, että henkilöstö on vuosilomalla vähintään 15 vuosilomapäivää ja työnantaja on velvollinen määräämään vuosiloman sopimusmääräysten mukaisesti. Säästövapaasta on syytä sopia kirjallisesti, niin että voidaan todeta toimitun sopimusmääräysten mukaan eikä synny epäselvyyttä jäljellä olevien säästövapaapäivien määrästä. Säästövapaan antamisen ajankohdasta sovitaan esimiehen ja viranhaltijan/työntekijän kesken, näin on mahdollista sopia ajankohta, joka sopii sekä viranhaltijalle/työntekijälle että esimiehelle. Säästövapaa voidaan maksaa lomakorvauksena ainoastaan, jos henkilö joutuu lomautetuksi toistaiseksi tai palvelussuhde päättyy tai mikäli henkilön työaika muuttuu olennaisesti. Vuosilomakirjanpidossa säästövapaa on pidettävä erillään pitämättömistä vuosilomapäivistä, koska vain säästövapaaseen liittyy oikeus saada pitämättömiltä säästövapailta korvaus ennen muutosta voimassa olleen palkan perusteella henkilön työajan muuttuessa. Korvauksen laskemisesta on määräykset vuosilomaluvun 12 ja 16 pykälissä. Palvelussuhteen päättyessä maksetaan lomakorvaus myös pitämättömiltä säästövapaapäiviltä. HALLINTO- JA TALOUSJOHTAJAN ESITYS: YTY-ryhmä osaltaan hyväksyy ohjeen säästövapaista liitteiden ja edellä olevan selostuksen mukaisesti. KÄSITTELY: Hallinto- ja talousjohtaja Rauno Maaninka selosti asiaa YTY-ryhmälle. Asiasta käydyn keskustelun kuluessa Pirkko Manelius esitti, että asia siirretään käsiteltäväksi seuraavassa kokouksessa. Kirsti Supperi kannatti Maneliuksen esitystä. ----- Asian siirtämisestä käydyssä keskustelussa siirtämistä ei vastustettu, mikäli seuraava YTY-ryhmän kokous pidetään ma 4.4.2016.
YTYryhmä 04.04.2016 10 YTY-RYHMÄ: YTY-ryhmä siirsi asian käsittelyn seuraavaan, 4.4.2016 pidettävään kokoukseen. Hallinto- ja talousjohtaja Rauno Maaninka (puhelin 044-497 0002): Ohjeet säästövapaan pitämisestä on tarkennettu järjestelmätoimittajalta saadun tiedon perusteella 1.4.2016, tältä osin tarkennetaan esitettyä muun muassa seuraavilta osin ohjeistusta. Muhoksen kunnassa säästövapaasta sovitaan seuraavasti: - säästövapaata voi henkilöllä olla enintään 10 päivää - säästetty (säästövapaa) vuosiloma on pidettävä kolmen (3) vuoden sisällä - säästövapaasopimus tehdään WEBtallennuksessa kohdassa Muutosilmoitus/Päätös /Poissaolon peruminen - samalla työntekijä merkitsee mahdollisuuksien mukaan myös vapaan antamisen ajankohdan vuosi ja kuukausitasolla, jonka esimies hyväksyy. - ko. säästövapaasopimus (WEBtallennuksessa ilmoitettu ajankohta) tehdään vuosilomien vahvistamisen yhteydessä. Pitkien poissaolojen kohdalla (mm. sairauslomat, perhevapaat) tai muun perustellun syyn perusteella sopimus voidaan tehdä lomakautta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä. - uutta säästövapaata voidaan myöntää vasta, kun henkilöllä on säästövapaapäiviä alle 10 - palvelussuhteen päättymistilanteessa säästövapaa annetaan vapaana, ellei sille ole töiden kannalta perusteltua estettä, muutoin menetellään työehtosopimusten mukaisesti, jotka ovat voimassa kuntatoimialalla. HALLINTO- JA TALOUSJOHTAJAN ESITYS KOKOUKSESSA: YTY-ryhmä osaltaan hyväksyy ohjeen säästövapaista ja vuosilomien myöntämisestä liitteiden ja kokouksessa annetun selostuksen mukaisesti. KÄSITTELY: Hallinto- ja talousjohtaja Maaninka selosti YTY-ryhmälle päivittämänsä, pöytäkirjan liitteeksi tulevan ohjeen säästövapaista sekä uutena asiakirjana, myös liitteeksi tulevan, ohjeen vuosilomien myöntämisestä. Lisäksi Maaninka esitteli laatimansa tilaston säästövapaiden/pitämättömien lomien talousvaikutuksista Muhoksen kunnassa. Asiasta käydyn keskustelun kuluessa Pirkko Manelius esitti, että pöytäkirjaan merkitään, että tässä kokouksessa saatujen taloudellisten yms. lisätietojen johdosta työntekijäosapuoli ei esitä muutoksia tehtyyn esitykseen. Kirsti Supperi kannatti Maneliuksen esitystä. YTY-RYHMÄ: YTY-ryhmä hyväksyi hallinto- ja talousjohtajan esityksen.
Khall 11.04.2016 125 Vuosilomien antaminen ja aikataulu Vuosiloman antaminen on työnantajan vastuulla. Vuosilomien antamisesta on ohjeet KVTES luku IV:ssä ja KVTES liitteen 12 määräyksissä sekä soveltuvin osin vuosilomalaissa 162/2005. Samoin menetellään muiden työehtosopimuksien kanssa. Vuosilomia myönnettäessä tulee käyttää koko lomakautta (2.5-30.9) kaikissa työyksiköissä siten, että turvataan työtehtävien joustava sujuminen. Lomakaudella tulee käyttää vuosilomasta 20 vuosilomapäivää, kuitenkin vähintään 65 % lomanmääräytymisvuodelta ansaitun loman kokonaismäärästä (KVTES IV 7 2 mom). Lomien kasautuminen ei saa aiheuttaa ongelmia työpaikalla, eikä lisätä sijaisten käyttötarvetta. Vuosiloman ajankohdasta on ilmoitettava KVTES:n luku IV :n 10 mukaisesti viranhaltijalle/työntekijälle, mikäli mahdollista, yhtä kuukautta (1) ja viimeistään 2 viikkoa ennen vuosiloman tai sen osan alkamista, jollei asianomaisen kanssa toisin sovita. Pääsääntö: Työtehtävien joustavan sujumisen vuoksi lomakaudella pidettävät lomat tulee vahvistaa viimeistään 30.4 mennessä ja talvilomat tulee vahvistaa 31.12. mennessä. Esimiesten tulee huolehtia siitä, että vuosilomat annetaan ja pidetään pääsääntöisesti ennen seuraavaa lomakautta 30.4 mennessä, ehdoton takaraja on 30.9 mennessä. Liitteessä 1 on ohjeistus Muhoksen kunnassa vuosilomien antamisesta ja aikatulusta 1.4.2016 alkaen. Säästövapaa Muhoksen kunnassa Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen IV-luvun 12 :n mukaan viranhaltija/työntekijä voi säästää 15 vuosilomapäivää ylittävän osan vuosilomastaan ko. vuosilomakautta seuraavan lomakauden jälkeen säästövapaana, mikäli asiasta sovitaan viranhaltijan/työntekijän ja työnantajan edustajan kesken. Säästövapaa annetaan viranhaltijan/työntekijän ja työnantajan edustajan sopimana aikana. Säästövapaakäytäntö on ollut tähän saakka hyvin joustava. Vaikka joustava sopiminen on hyvän työnantajan pääsääntö, niin joissakin tapauksissa osittainen ohjeistamaton käytäntö on johtanut epätarkoituksenmukaisiin tilanteisiin, jossa työntekijälle on voinut kertyä tai kertyisi huomattava määrä säästövapaita.
Työnantajalla on velvollisuus huolehtia, että työntekijät pitävät riittävässä määrin lomiaan. Joissakin tapauksissa työtilanne ja esimerkiksi sijaisten saamisen vaikeus on johtanut siihen, että henkilölle alkaa kertyä säästövapaita. Säästövapaiden määrää on tarpeellista rajoittaa, jotta vältetään tilanteet, joissa yksittäinen henkilö voi olla pitkiäkin jaksoja poissa töistä. Säästövapaasta voi aiheutua myös Muhoksen kunnalle taloudellisista alijäämää vuosittain. Säästövapaiden määrä rajoitetaan lähtökohtaisesti kymmeneen (10) säästövapaapäivään, jonka esimies voi päättää. Tästä pääsäännöstä on luettava pois sairauslomat, äitiyslomat ja vastaavat, joiden aikana kertyneet säästövapaat luetaan edellä mainitun kymmenen päivän ulkopuolelle. Ohje säästövapaasta sopimisesta ja pitämiseksi on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 2 1.4.2016 alkaen. Kohdan soveltamisohjeen mukaan yleensä on tarkoituksenmukaista, että säästövapaasta ja sen antamisesta sovitaan samalla, kun työnantajan edustaja vahvistaa kesäloman 30.4.mennessä. Uusista säästövapaista ja niiden pitämisestä tulee sopia liitteessä 2 mainitulla tavalla. Jatkossa säästövapaat sovitaan kesälomaa vahvistettaessa ja samalla sovitaan niiden pitämisestä siten, että sovitaan vuosi, jonka kuluessa vapaat pidetään. Sairaus- tai äitiyslomatapauksissa voidaan sopimus kuitenkin tehdä lomakautta seuraavan toukokuun loppuun mennessä. Säästövapaat viedään työntekijän toimesta Web-tallennus järjestelmään, jonka kautta myös sopimus muodostuu työntekijän ja työnantajan välille esimiehen / vast. hyväksyessä esitys. Säästövapaata voidaan jatkossa myöntää enintään 10 päivää kolmen (3) vuoden aikana. Niille henkilöille, joilla tällä hetkellä on säästövapaata yli 10 päivää, voidaan myöntää uutta säästövapaata aikaisintaan kun säästövapaiden määrä alittaa kymmenen (10) päivää. Nyt tehdyt ohjeet ei muuta nykytulkintaa virka- ja työehtosopimuksien osalta. Muhoksen kunnan aikaisempi pysyväismääräys vuosiloma ohjeesta on annettu 17.6.2013 :ssä 320: pysyväismääräys vuosiloman antamisesta ja aikataulusta. Nyt tehty uusi esitys korvaa aikaisemman pysyväismääräyksen. Mikäli nämä uudet ohjeet ovat ristiriitaisia lain tai kunnallisten työehtosopimuksien kanssa sovelletaan ensisijaisesti lakia ja kunnallisia virka- ja työehtosopimuksia. Vuosiloma ohje sekä ohje säästövapaasta antamisesta Muhoksen kunnassa on käsitelty YTY-ryhmässä edellä kuvatulla tavalla. Valmistelija: Hallinto- ja talousjohtaja Rauno Maaninka, puhelin 044 497 0002 VS KJ:n ESITYS. Kunnnahallitus päättää, 1) kumota antamansa pysväismääräyksen 17.6.2013 320 2) hyväksyä uuden ohjeistuksen vuosilomasta antamisesta Muhoksen kunnassa
1.4.2016 alkaen (liite 1) sekä 3) hyväksyä uuden ohjeen säästövapaasta antamamisesta Muhoksen kunnassa 1.4.2016 alkaen. ---------- Esittelijänä kokouksessa kunnanjohtaja Jukka Syvävirta. KÄSITTELY: Merkittiin pöytäkirjaan, että hallinto- ja talousjohtaja Rauno Maaninka selosti asiaa kunnanhallitukselle kokouksen alussa. KJ:N ESITYS KOKOUKSESSA: Kunnanhallitus pyytää hallintopalveluilta lisäselvityksen 1) säästövapaiden ja 2) pitämättömien lomien määrästä 30.4.2016 tilanteen mukaisena. Kunnanhallitus käsittelee asiaa uudelleen 26.4.2016 kokouksessa. PÄÄTÖS: Kunnanhallitus hyväksyi kunnanjohtajan esityksen. Khall 26.04.2016 159 Pyydettyä lisäselvitystä valmistellaan kokoukseen mennessä. KJ:N ESITYS: Esitellään kokouksessa. KÄSITTELY: Kunnanjohtaja selosti asiaa. Kunnanhallitukselle on saatu raportti pitämättömistä vuosilomista ja säästövapaista 31.3.2016 tilanteen mukaisena. Vuosilomien saldo tuolloin on ollut 1576 päivää ja säästövapaiden saldo 241 päivää. Aiempien vuosien tilastoa ei ole käytettävissä. Keskustelun jälkeen kunnanjohtaja teki päätösesityksensä: Kunnnahallitus päättää, 1) kumota antamansa pysyväismääräyksen 17.6.2013 320 2) hyväksyä uuden ohjeistuksen vuosilomasta antamisesta Muhoksen kunnassa 1.5.2016 alkaen (liite 1) sekä 3) hyväksyä uuden ohjeen säästövapaasta antamisesta Muhoksen kunnassa 1.5.2016 alkaen. Samalla kunnanhallitus päättää, että muutoshetkellä voimassa olevat yli 10 päivän säästövapaasopimukset pysyvät voimassa.
PÄÄTÖS: Kunnanhallitus hyväksyi kunnanjohtajan esityksen.