Koti kaapan5iesa w Tekninen palvelukeskus VARASTO-OHJEET
1 (5) Sisällysluettelo: VISIO...2 1. VARASTOT...2 2. RAHOITUS...2 3. VARASTOINTI...3 4. VARASTOHANKI NNAT...3 5. VASTAANOTTO... 3 6. VARASTOSTA TILAAMINEN / VARAAMINEN / HAKEMINEN...3 7. VARASTOK RJANPITO...4 8. LASKUTUS JA VARASTOLISÄ......4 9. I NVENTOI NTI...4 10. POISTOT JA VARASTO-OIKAISUT...5 11. VARASTOT TILINPÄÄTÖKSESSÄ...5 12. VALVONTA JA RAPORTOINTI...5
2 (5) VARASTO-OHJEET VISIO Kemin kaupungin keskusvarasto palvelee koko kaupunkikonsernia keskitetyllä varastoinnilla ja kuljetuksilla auttaen konsernin muuta henkilöstöä keskittymään ydintehtäviinsä. Keskusvarasto tarjoaa monipuolisen materiaalivalikoiman, jota sopeutetaan jatkuvasti asiakaskunnan vaatimusten mukaiseksi. 1. VARASTOT Varastolla tarkoitetaan näissä ohjeissa materiaalin säilytystä ja jakelua varten organisoitua yksikköä, jota on hoitamassa erillinen useimmiten päätoiminen varastohenkilöstö. Tämän lisäksi toimialoilla voi olla ns. kulutusvarastoja, joissa materiaali on käyttöhenkilökunnan vastuulla sekä työvälineiden, työ- ja liinavaatteiden, kaluston jne. säilytyspaikkana. Näissä ohjeissa varasto käsitteeseen luetaan ainoastaan käyttöönottoa odottavan ostetun tai itse valmistetun materiaalin säilytyspaikkaa. Tavaran varastointiin on oltava yksi tai useampi seuraavista perusteista: erilliskuljetuksista johtuvat kustannukset (saatavuutta) kuin suoraostoissa Varastoinnille osana materiaalitoimintoja on kaksi päätavoitetta: (sidottu pääoma ja sen korko) 2. RAHOITUS Varsinaisten varastojen materiaalihankinnat rahoitetaan kassavaroin (tasetili) ja kulutusvarastojen hankinnat talousarviovaroin (käyttötalous). Tilaaja päättää varsinaisiin varastoihin sidottujen varojen enimmäismäärän ja peritäänkö varastolta sidotun pääoman korkoa sekä määrää sen suuruuden.
3 (5) 3. VARASTOINTI Varsinaisella varastolla on oltava vastuunalainen tulosyksikköpäällikkö, joka vastaa, että tavaran tilaaminen ja vastaanotto varastoon, luovuttaminen varastosta sekä varastointi suoritetaan näiden ohjeiden mukaisesti. Kulutusvarastoon hankitusta materiaalista vastaa se, jonka käyttöön materiaali on hankittu. 4. VARASTOHANKINNAT Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti hankintalakia ja kaupungin hankintaohjeita noudattaen. Keskusvaraston tulosyksikköpäällikkö päättää varsinaisissa pidettävistä tuotteista. varastoissa Keskusvaraston tulosyksikköpäällikkö päättää ABC-analyysiä käyttäen varastoon tilattavista määristä ja tilausajankohdasta ottaen huomioon varaston taloudellisuuden ja palveluasteen sekä varastoon sidottavien varojen enimmäismäärän. Keskusvarasto huolehtii rakentamis- ja raivausyksikön varmuusvarastoinnista ja tekee yhteistyötä Kemin Vesi Oy:n kanssa vesihuollon varmuusvarastoinnin osalta. 5. VASTAANOTTO Tavaraa varastoon vastaanottaessa on tarkistettava, että saatu määrä vastaa lähetysilmoituksessa mainittua määrää sekä että materiaalin laatu ja kunto ovat sopimuksen tai tilauksen mukaiset. Mikäli näin ei ole, on toimituksesta tehtävä välittömästi toimittajalle moiteilmoitus eli reklamaatio. Tavaraa vastaanotettaessa on tehtävä aina saapumisilmoitus varastokirjanpitoon. Tavaran vastaanottaa ja kuittaa saaduksi Keskusvaraston tulosyksikköpäällikkö (varastoesimies) tai hänen määräämänsä henkilö. 6. VARASTOSTA TILAAMINEN / VARAAMINEN / HAKEMINEN Tilinkäyttöoikeuden omaavalla tai hänen valtuuttamallaan henkilöllä on oikeus tehdä tilauksia varastosta. Varastolla on oltava ajan tasalla oleva rekisteri hyväksytyistä tilaajista. Varsinaisesta varastosta tilattaessa/varattaessa/haettaessa tavaraa tulee varastolla antaa tiedot tarvittavasta määrästä ja talousarviotilistä, jolle tavarasta aiheutuva meno kirjataan. Annettujen tietojen pohjalta materiaalihankinnat kirjataan varastokirjanpitoon.
4 (5) Varaston atk-tilaustoiminnolla (edullisin tapa), sähköpostilla, faxilla tai puhelimitse tilattuja tavaroita lähettäessään varasto toimittaa tavaroiden mukana juoksevasti numeroidun lähetysilmoituksen. 7. VARASTOKIRJANPITO Kaupungin kirjanpidossa on jokaisella kassavaroin rahoitettavalla varastolla oltava oma tilinsä. Varastosta luovutukset kirjattava tilille vähintään kahden viikon välein. Varastosta on pidettävä varastokirjanpitoa, jonka on oltava varastotapahtumien tasalla. Varastokirjanpitoon on merkittävä varastossa olevien tavaroiden ja aineiden nimikkeet, hankintahinnat, hinnoitteluperusteen mukaiset luovutushinnat, varastoon vastaanotetut ja siitä luovutetut sekä varastossa jäljellä olevat määrät. Uuden tavaraerän saapuessa varsinaiseen varastoon varastossa jäljellä oleva ja tullut tavara hinnoitellaan painotettua keskihintaa käyttäen. Jos uudesta tavaraerästä on keritty luovuttaa tavaraa ennen hinnoittelumuutosta, on luovutukset hinnan osalta oikaistava. Ostolaskut tarkastetaan varastolla ja ne hyväksyy hyväksymisoikeuden omaava henkilö. Mikäli varastokirjanpito hoidetaan koneellisin (atk) menetelmin, tulee siitä olla käytettävissä ajantasalla oleva menetelmäkuvaus, josta tietojenkäsittelyn suoritustapa voidaan vaikeuksitta todeta. 8. LASKUTUS JA VARASTOLISÄ Varsinaisesta varastosta luovutetun tavaran laskutus on hoidettava vähintään neljän viikon välein. Laskutettaessa hinnoitteluperusteen mukaisiin hintoihin lisätään varastolisä, jonka suuruuden määrää yhdyskuntatekniikan tulosaluepäällikkö omakustannusperiaatetta noudattaen ja varastolisä kirjataan asianomaisen varaston tuloksi. 9. INVENTOINTI Varaston inventointia suoritetaan jatkuvasti. Kaikki varastonimikkeet on inventoitava kuitenkin vähintään kerran vuodessa. Inventointi suoritetaan useasti vuodessa nopeasti vaihtuvien, yksikköhinnaltaan kalliiden ja toiminnalle tärkeiden tavaroiden osalta. Inventointiluettelo on inventoinnin suorittajien päivättävä ja allekirjoitettava. Kulutusvarastot on inventoitava ylläpitäjän toimesta talousarviovuoden päättyessä.
5 (5) Varsinaisen varaston inventoinnissa todettujen ja varastokirjanpidon tavaramäärien väliset erot tulee välittömästi selvittää ja tehdä niistä mahdollisesti tarvittavat oikaisukirjaukset. Kulutusvaraston inventointierot poistetaan varastokirjanpidosta. 10. POISTOT JAVARASTO-OIKAISUT Käyttöön soveltumattoman (epäkurantin) tavaran poistosta, hinnan alennuksista ja inventoinnin perusteella tehtävistä oikaisuista päättää tulosyksikön päällikkö, jonka alaisuudessa varasto toimii ja tästä annetaan tieto tilintarkastajalle. Poistot ja oikaisut suoritetaan varastokirjanpitoon välittömästi ja keskuskirjanpitoon vähintään vuoden lopussa. 11. VARASTOT TILINPÄÄTÖKSESSÄ Tilinpäätöksessä varsinaisen varaston tavarat arvostetaan hinnoitteluperusteen mukaiseen hankintahintaan. Kulutusvaraston arvolla korjataan kuluneen vuoden menotiliä ja vastaava erä siirretään tilinpäätöksessä taseeseen sekä sieltä seuraavan vuoden menoksi, mikäli varasto on merkittävä. 12. VALVONTA JA RAPORTOINTI Keskusvaraston tulosyksikköpäällikön on toimittava kuukausittain varaston valvontaa varten varastoarvo tulosalueen päällikölle. Kemissä 27.11.2013 Mika Grönvall Yhdyskuntatekniikan päällikkö Pekka Sauvola Varastoesimies