Sosiaalihuollon ja Terveydenhuollon ICT-palvelujen käyttöönotto Orivesi-Tampere yhteistoiminta-alueella Loppuraportti Hyväksytty koordinointiryhmässä 15.1.2015
Tampereen kaupunki Loppuraportti 1 1 1.1 Lyhyt kuvaus : Sosiaalihuollon ja Terveydenhuollon ICT-palvelujen käyttöönotto Orivesi-Tampere yhteistoiminta-alueella (ORVE-projekti) Projektin asettaja: Hyvinvointipalvelujen tietohallinnon kehittämis- ja ohjausryhmä Kuvaus sisällöstä ja tulokset: Orivesi ja Tampere muodostivat vaiheittain sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteistoiminta-alueen, jonka isäntäkuntana toimii Tampere. Ensimmäisenä Tampereen palvelutuotantoon siirtyi Oriveden sosiaalityön palvelut ja henkilöstö vuoden 2013 alussa ja toisessa vaiheessa, vuoden 2014 alussa, siirtyivät terveydenhuollon, työterveyden ja ympäristöterveydenhuollon palvelut sekä ne sosiaalihuollon palvelut henkilöstöineen, joissa otettiin käyttöön Pegasospotilastietojärjestelmä (kotihoito ja päiväkeskustoiminta, vanhainkotihoito, palveluasuminen ja omaishoidon tuki). Tietohallinnon järjestämisprojektin tavoitteena oli suunnitella ja siirtää seuraavat palvelut Tampereen kaupungin vastuulle: Tietoliikenne- ja puhepalvelut Perustietotekniikka-palvelut o Active Directory-palvelut (käyttäjätunnukset, kotihakemistot ja yhteiset verkkojaot sekä tulostuspalvelut) o Sähköpostipalvelu o Työasemat o Citrix-käyttö Käyttötuki Sosiaalipalveluiden järjestelmäkäyttö (vuoden 2013 osaprojekti) Terveydenhuoltopalveluiden sekä ympäristöterveydenhuollon järjestelmien käyttö (vuoden 2014 osaprojekti). Työterveyden osalta toteutus yhteistyössä, päävastuutahona Tullinkulman työterveys (oma sisäinen projekti). Sosiaali- ja terveydenhuollon osaprojektien avulla suunniteltiin ja toteutettiin sosiaalihuollon, terveydenhuollon ja ympäristöterveydenhuollon palveluiden siirtymiseksi tarpeellisten ICT-palvelujen käyttöönotto Tampere-Orivesi yhteistoiminta-alueella. Projektin tuloksena toteutui siirtyvien palveluiden toteuttamisen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeellisten asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöönotot. Tarvittavien tietojen siirrot / käytettävyys on varmistettu sekä tekniset palvelualustat on otettu hallitusti ja suunnitelmallisesti käyttöön. Tampereelle siirtyvä henkilöstö on koulutettu käyttämään uusia asiakas-, potilas- ja valvontatietojärjestelmiä.
Tampereen kaupunki Loppuraportti 2 2 Organisointi Yhteistoiminta-alueen suunnittelun ja toteutuksen loppuraportissa kuvataan pääprojektiin liittyneiden eriryhmien kokoonpanot. Tässä loppuraportissa kuvataan vain ICT-osaprojekteihin liittyneet ryhmät. 2.1 Koordinointiryhmä Rooli puheenjohtaja ICT-palvelut terveydenhuollon palvelut sosiaalihuollon palvelut Oriveden tietohallinto Kangasalan tietohallinto selvityksen tekijä, perustietotekniikka ja yleiset ICT-asiat: pääprojekti selvityksen tekijät, terveydenhuollon ICTpalveluiden osaprojekti terveydenhuollon ICTpalveluiden osaprojektin projektipäällikkö koko yt-alueen projektipäällikkö Titteli, nimi ja yksikkö tietohallintopäällikkö Elias Kärki, koha/tieha tietohallintopäällikkö Marko Pietilä, koha/tieha tietohallintokoordinaattori Pirjo Smolander, koha/tieha tietohallintokoordinaattori Erja Mäkijärvi, koha/tieha 1.5.14 alkaen tietohallintosuunnittelija Anssi Rummukainen, koha/tieha, tietohallintopäällikkö Mikko Naaralainen, Orivesi tietohallintopäällikkö Hannu Sipola, Kangasala erikoissuunnittelija Anna-Kaisa Parviainen, Fujitsu sovellusasiantuntijat Tuija Soukkio ja Annika Viheriäranta, Halo, 31.12.12 asti projektipäällikkö Päivi Hodgson, Koha/tieha 16.11.12 lähtien projektipäällikkö (vs. yhteyspäällikkö) Tuukka Salkoaho, koha/ talous 2.2 Projektiryhmät 2.2.1 Perustietotekniikan ja puhepalveluiden osaprojektin työryhmät Rooli Reijo Vaajala Jukka Aaltonen Mikko Naaralainen Hannu Sipola Anna-Kaisa Parviainen Pauli Hakala Ville Krannila Janne Kauramaa Jari Koskela Harri Uotila Titteli, nimi ja yksikkö Tietoliikenne, Tampere, Tietohallinto Puhepalvelut, Tampere, Tietohallinto Orivesi, Tietohallinto Kangasala, Tietohallinto Perustietotekniikka, Fujitsu Tietoliikenne, Fujitsu Perustietotekniikka, Fujitsu Tietoliikenne- ja puhepalvelut, Sonera Tietoliikenne, Sonera Puhepalvelut, Sonera Yllä mainittujen henkilöiden lisäksi työryhmien työskentelyyn osallistuivat mm. Mari Halttunen (Orivesi), Seppo Mäkelä (Kangasala) ja Päivi Hodgson (Tampere).
Tampereen kaupunki Loppuraportti 3 2.2.2 Sosiaalihuollon osaprojektin työryhmät Rooli Osaprojektin projektipäällikkö tietojärjestelmien asiantuntijat Tampereen raportoinnin asiantuntija Asiantuntijat Titteli, nimi ja yksikkö tietohallintosuunnittelija Anssi Rummukainen, Tieha sovellusasiantuntijat Satu Hyttinen ja Juha Hyvönen, Halo palveluvastaava Ari Maijanen, Halo etuuskäsittelijä Sonja Tuominen, avopalvelut sosiaalityönjohtaja Tuija Peurala, Orivesi toimeentuloturvan päällikkö Timo Ruohola, avopalvelut asiakasohjauksen päällikkö Kirsi Lempiäinen Pellinen toimistoesimies Sanna Törmä Tuominen, avopalvelut toimistosihteeri Pirjo-Riitta Rantanen, Orivesi Juutistenaho Ari /Fujitsu 2.2.3 Terveydenhuollon ja ympäristöterveydenhuollon osaprojektin asiantuntijatyöryhmät järjestelmäkokonaisuuksittain a) Pegasos-potilastietojärjestelmän käyttö Rooli Osaprojektin projektipäällikkö Terveydenhuollon tietojärjestelmien asiantuntija Tampereen raportoinnin asiantuntija Asiantuntija Järjestelmätoimittajien edustaja Titteli, nimi ja yksikkö projektipäällikkö Päivi Hodgson, Tieha sovellusasiantuntijat Tuija Soukkio ja Annika Viheriäranta, Halo palveluvastaava Ari Maijanen, Halo Juutistenaho Ari /Fujitsu Mika Pietilä (Commit, kuvantaminen) Lehtimäki Helena / Kangasalan yt-alueen edustaja Eskola Kirsi/ CGI b) Suun terveydenhuollon kuvantaminen ja EfficaHH-järjestelmä Rooli Osaprojektin projektipäällikkö Terveydenhuollon tietojärjestelmien asiantuntija Tampereen suun terveydenhuollon asiantuntija Järjestelmätoimittajien edustajat Asiantuntija Tampereen raportoinnin asiantuntija Titteli, nimi ja yksikkö projektipäällikkö Päivi Hodgson, Tieha sovellusasiantuntija Riitta Maunu, Halo suunnittelija Kirsi Susi Timo Moisala, Tieto (Kangasalan ja Tampereen EfficaHH) Jukka Astala, Mediconsult (Oriveden Mediatri) (Commit; Kuvantaminen) Fujitsu; Leo Lehtinen, Markku Koivisto Päiviö Merja, Koskela Pirkko / Kangasalan yt-alueen edustaja sovellusasiantuntija Jorma Lumme
Tampereen kaupunki Loppuraportti 4 c) Kuvantaminen ratkaisut (RIS, PACS; IDS7) Rooli Osaprojektin projektipäällikkö Terveydenhuollon tietojärjestelmien asiantuntija Titteli, nimi ja yksikkö projektipäällikkö Mika Pietilä Commit; sovellusasiantuntijat Annika Viheriäranta, Tuija Soukkio ja Riitta Maunu Halo Tampereen kuvantamisen asiantuntija Pshp:n aluearkiston asiantuntija Järjestelmätoimittajien edustajat Asiantuntija Sikiö Päivi kuvantamiskoordinaattori Jukka Mela Jarmo Toivola/ Pshp kuvantamis- ja apteekkiliikelaitos Mika Pietilä ja Mika Loppinen, Commit; (Kuvantaminen) Mawell, EI KÄYTTÖÖN 1.1.2014, käyttöönotto sovittava erikseen Halon kanssa Päivi Hodgson, Tieha Otto Viljanen, Fujitsu; Ossi Rosten / Kangasalan yt-alueen edustaja d) Muut järjestelmät (HaiPro, Sai, WebFimlab, eemedi, Rai, Rafaela, ym) Rooli Osaprojektin projektipäällikkö RAI Titteli, nimi ja yksikkö projektipäällikkö Päivi Hodgson, Tieha hoitotyön asiantuntija Leena Majanmaa /laitoshoidon Rai koordinaattori Leila Mäkinen /kotihoidon RAI Sai-järjestelmän asiantuntijat hygieniahoitaja Lahtinen Eeva-Liisa, Tampere ja sovellusasiantuntija Tommi Nieminen, Halo EI KÄYTTÖÖN 1.1.2014, käyttöönotto sovittu Halon ja hygieniahoitajien kanssa keväälle 2014 (vko 10) Tampereen HaiPro-järjestelmän käyttötuki Gemini-järjestelmän asiantuntjat Rafaelan asiantuntijat PSHP:n tietohallinnon edustaja WebFimlab asiantuntija ATCHost asiantuntija Kangasalan yt-alueen edustajat sovellusasiantuntijat Mari Virtanen tai Tommi Nieminen/Halo välinehuollon koordinaattori Lähteenmäki Soile, Tampere ja sovellusasiantuntija Annika Viheriäranta, Halo EI KÄYTTÖÖN 1.1.2014, käyttöönotosta sovittava tarpeen mukaan myöhemmin erikseen Hakala Paula /esh, Tampere ja sovellusasiantuntija Mari Virtanen, Halo, EI KÄYTTÖÖN 1.1.204, käyttöönotto sovittiin toteutuvan 1.10.14. Syksyllä 2014 Hatanpään sairaala päättänyt, että käyttöönotosta luovutaan kokonaan. Petri Pommelin /HaiPro, PSHP sairaala-apteekki/eemedi Jarmo Toivola, PSHP Kuvantaminen ATK-tuki/ Fimlab Laboratoriot ja sovellusasiantuntija Tuija Soukkio, Halo Pshp sairaala-apteekki, EI KÄYTTÖÖN 1.1.2014, käyttöönotosta sovittava tarpeen mukaan myöhemmin erikseen Pasi Hiltunen, Ossi Rosten ja Helena Lehtimäki
Tampereen kaupunki Loppuraportti 5 e) Työterveyden käyttöönotto Rooli Projektipäällikkö Asiantuntija Järjestelmätoimittajien edustajat Titteli, nimi ja yksikkö projektipäällikkö Anne Jaakonmäki, Tullinkulman työterveys Päivi Hodgson/tieha Kangasalan yt-alueen työterveyden edustaja Ossi Rosten /Kangasala Satu Rajala Acute FDS HUOM! Työterveyteen liittyvät asiat on kuvattu tarkemmin Tullinkulman työterveyden laatimassa suunnitelmassa ja loppuyhteenvedossa, joka on saatavissa tarvittaessa Tullinkulman työterveydestä. f) Ympäristöterveydenhuollon käyttöönotto Rooli Projektipäälliköt Asiantuntija Titteli, nimi ja yksikkö projektipäällikkö Tuula Sillanpää, Tampere projektipäällikkö Tiina Joensuu, CGI Oy Kai Niemeläinen, CGI OY Heli Ylinen, Tampere tietohallinto Tuukka Salkoaho, Tampere Mira Järvinen / Kangasalan yt - ympäristöterveydenhuollon edustaja Merja Bojang, Tampere ympäristöterveydenhuolto Ossi Rosten / Kangasala Anna-Kaisa Parviainen, Fujitsu
Tampereen kaupunki Loppuraportti 6 2.3 Muut nimetyt resurssit (asiantuntijat) Rooli Titteli, nimi ja yksikkö Osa-alueet Oriveden v.s sosiaali- ja terveysjohtaja terveyspalvelut, vammaispalvelut peruspalveluiden vastaava Tuija Peurala, Orivesi Oriveden tietohallinnon Tietohallintopäällikkö Mikko Oriveden ict-palvelut edustaja Kangasalan edustaja Tampereen tilaajan edustaja (järjestäminen) Asiantuntija Tampereen perustietotekniikan asiantuntija Tampereen tietoliikenteen asiantuntija Tampereen terveydenhuollon ICTpalveluiden asiantuntija Tampereen Naaralainen Pasi Hiltunen Ossi Rosten Seppo Mäkelä Suunnittelupäällikkö Mika Vuori, teto Suunnittelupäällikkö Anniina Tirronen, iki/palveluasuminen Suunnittelupäällikkö Virva Palomäki, iki/kotihoito Suunnittelupäällikkö Vesa Komonen, lanu Terveydenhuollon sovellusasiantuntijat / Halo tietohallintosuunnittelija Riku Vornanen, tieha tietohallintosuunnittelija Reijo Vaajala, tieha tietohallintosuunnittelija Sami Kari, tieha tietohallintosuunnittelija Ari tietosuojavastaava Andreasson, tieha Tampereen työterveyden yhteyspäällikkö Anne asiantuntija Jaakonmäki, Tullinkulman työterveys Asiantuntija palveluvastaava Ari Maijanen, halo Asiantuntija controller Marko Sivonen /Talsa Asiantuntija Mäkelä Sarita/laitoshoito Lahti Leena/esh Vesa Marjo/avopalvelut Rekisteröintipisteiden edustaja Kangasalan yt-alueen Mediatri Kangasalan perustietotekniikka (työasemat, verkko) Kangasalan puhelin ym asiat Palveluiden järjestäminen suun terveydenhuolto, perusterveydenhuolto, erikoissairaanhoito, laitoshoito, kotihoito, potilaslaskutus, kuvantaminen työasemat, palvelimet verkot, tietoliikenne terveydenhuollon ict-palvelut YT-alueen tietosuoja työterveyden järjestelmän Acute TT-käyttöönotto SAP BW -raportointi Talouden SAP hierarkiat, toimialueiden talouden asiantuntijat (tuotteistus) Rekisteröintipisteen vastaava terveydenhuollon toimikorttien tilaaminen
Tampereen kaupunki Loppuraportti 7 2.4 Projektin yhteistyökumppanit Rooli Pegasos-terveystietojärjestelmä Effica HH-järjestelmä Mediatri-järjestelmä RIS, Pacs, IDS7- ja Facad-järjestelmät, AcuteTT-järjestelmä Perustietotekniikkapalvelut Tietoliikenne ja puhelinpalvelut Ympäristöterveydenhuollon järjestelmät PSHP / X-Archive Avaintec / X-Archive Titteli, nimi ja taustaorganisaatio Eskola Kirsi, CGI OY Viertola Jari, Tieto OY Astala Jukka, Mediconsult Mika Pietilä, Mika Loppinen Commit;OY Rajala Satu, Acute FDS Parviainen Anna-Kaisa, Fujitsu OY Koskela Jari, TeliaSonera OY Anita Nick, Digia Tiina Joensuu (Fakta), CGI Oy Projektipäällikkö Sinikka Pennanen Ari Hirvonen Pekka Kuosmanen Projektipäälliköt Paula Nousiainen ja Ville Salminen 3 Arvio projektin onnistumisesta 3.1 Projektin tavoitteet ja riippuvuudet Tavoite Mittari Toteuma Tampereen tietoliikenneyhteyksien luonti määriteltyihin Oriveden toimipisteisiin vuosina 2013 ja 2014 Tietoliikenneyhteydet on siirretty sovitussa aikataulussa. Puhepalveluiden siirto Tampereen kaupungin vaihteeseen vuosina 2013 ja 2014 Siirrettyjen tietoliikenneyhteyksien maksut siirtyivät Tampereen kaupungin vastuulle. Puhepalvelut on siirretty sovitussa aikataulussa, tarvittavat laitteet on tilattu ja Tampereen SINFO on päivitetty. Toteutui suunnitellusti; Tietoliikenneyhteydet siirrettiin Tampereelle ja listattujen sovellusten rinnakkaiskäyttö oli mahdollista suunnitellussa aikataulussa. Toteutui suunnitellusti; Puhepalvelut siirrettiin Tampereelle suunnitellussa aikataulussa. Tampereen perustietotekniikkapalvelut ovat käytössä määritelyille henkilöille (ICT-projekti sai tiedon siirtyvistä käyttäjistä koko yt-alueen projektilta) Tampereen käyttötukipalvelu on käytössä määritellyille Siirrettyjen puhepalveluiden maksut siirtyivät Tampereen kaupungin vastuulle. Käyttäjillä on käytössä Tampereen vakiotyöasemat sekä mm. @tampere.fi - päätteinen sähköposti Siirtyneiden henkilöiden perustietotekniikkamaksut siirtyivät Tampereen kaupungin vastuulle. Käyttötukipalvelun puhelinnumero vaihtui ja Toteutui suunnitellusti; Perustietotekniikkapalvelut oli käytettävissä suunnitellussa aikataulussa. Jatkossa on huomioitava käyttöön tulevan järjestelmän asettamat tekniset vaatimukset esim. tulostimien ym kohdalla. Sovittava ei siirrettävien laitteiden jatkosijoituksesta. Toteutui suunnitellusti; Käyttötuen muutokset tehtiin
Tampereen kaupunki Loppuraportti 8 henkilöille (ICT-projekti sai tiedon siirtyvistä käyttäjistä koko yt-alueen projektilta) Lisenssi- ja laiterekisterimuutosten teko Otetaan käyttöön Oriveden sosiaalihuollon palveluiden siirtymiseksi tarpeelliset ICTratkaisut Siirtyvät sosiaalihuollon työntekijät osaavat toimia uudessa järjestelmäympäristössä Otetaan käyttöön niiden sosiaalihuollon palveluiden ICT-ratkaisut, jotka tulevat käyttämään Pegasospotilastietojärjestelmää (kotihoito ja päiväkeskustoiminta, vanhainkotihoito, palveluasuminen, omaishoidon tuki, ehkäisevä perhetyö) Otetaan käyttöön Oriveden terveydenhuollon palveluiden siirtymiseksi tarpeelliset ICT-ratkaisut Vanhojen tietojen arkistointi ja tietojen käytettävyyden varmistaminen YT-alueen terveydenhuollon toiminnassa Fujitsun järjestelmät sekä ohjeistus päivitettiin siirtyvien käyttäjien osalta. Mm. laitteiden omistajuustiedot vaihdettiin 3StepIT:n rekistereissä Käyttöön otetut ratkaisut tukevat palveluprosessien siirtymistä ja toteuttamista Koulutukset sekä käyttöön oton ja käytön tuki järjestetty Käyttöönotetut ratkaisut tukevat palveluprosessien siirtymistä aikataulun mukaisesti. Tarvittavat tietojärjestelmät ovat käytössä 1.1.2014. Käyttöönotetut ratkaisut tukevat palveluprosessien siirtymistä sovitun aikataulun mukaisesti. Terveydenhuollossa käytössä olevat järjestelmät ovat käytössä 1.1.2014 Tampereen järjestelmiin (Pegasos, EfficaHH) katselinten sekä tietoliikenneyhteyksien rakentaminen. suunnitellussa aikataulussa. Toteutumisessa haasteita, toteutui hieman viiveellä; Tiedot toimitettiin yhteistyökumppaneille, osa tiedoista jouduttiin vielä korjaamaan jälkikäteen Toteutui suunnitellusti; Tarpeelliset ICT-palveluiden käyttöönotto toteutui suunnitellussa aikataulussa. Toteutui suunnitellusti; Koulutukset toteutettiin sekä Tampereen ATK-luokissa sekä lähikoulutuksena Orivedellä. Orivedellä lähituki ensimmäisen kuukauden ajan käytön lisätukena. Toteutui suunnitellusti; Terveydenhuollon tietojärjestelmien käyttöönotto toteutui aikataulussa. Toimintojen suunnittelussa tuotannon edustus on ollut mukana. Vanhojen tietojen arkistoinnin suunnittelu alkoi vuoden 2014 lopulla. Tiedot ovat olleet saatavissa Citrixyhteyksien avulla. Toteutui suunnitellusti; Terveydenhuollon tietojärjestelmien käyttöönotto toteutui järjestelmittäin suunnitellussa aikataulussa. Toimintojen suunnittelussa tuotannon edustus on ollut mukana. Vanhat tiedot ovat saatavissa Citrix-yhteyksien avulla. Toteutus viivästynyt, edelleen kesken. Katselimet käytettävissä. Tietoliikenneyhteydet avattu. Vanhojen tietojen siirto migrointiprosessiin on viivästynyt vuodella. Vain Kangasala yta:n
Tampereen kaupunki Loppuraportti 9 Siirtyvät terveydenhuollon työntekijät osaavat toimia uudessa järjestelmäympäristössä Ympäristöterveydenhuollon osaprojektin tavoitteena oli mahdollistaa seudullisen valvontajärjestelmän käyttö vuoden alusta (nopealla aikataululla). Koulutuksien määrä. Koulutuksien osallistumisaste. Käyttöönoton ja käytön tuki järjestetty. Käyttöönotetut ratkaisut tukevat palveluprosessien siirtymistä aikataulun mukaisesti. aikaiset suun th:n ovat tiedot saatavissa EfficaHHkatselimen kautta. Toteutui suunnitellusti; Koulutukset pidetty Tampereella ATK-luokassa. Ammattiryhmittäin kohdennettuja koulutuksia järjestettiin 08-12/14 välisenä aikana. Pegasoskoulutuksien lukumäärä 32, osallistuneiden lukumäärä 239. EfficaHH:n osalta kaikille järjestettiin saman päivän aikana atk-luokka koulutus. Pegasoksen käytöntuki mahdollistettiin Orivedelle ensimmäisten viikkojen ajaksi. Pegasoksen lähituen resurssointia nostettiin Halossa tammikuun 2014 ajaksi. Toteutui suunnitellusti; käyttöönotto toteutui reilussa 2 kuukaudessa. Siirtyvän henkilöstön koulutus hoidettiin ympäristöterveydenhuollon yksikön toimesta. Työterveyden osalta tavoitteet toteutuivat aikataulun mukaisesti, lisätietoja tarkemmasta aikataulusta ym saa Tullinkulman työterveyden projektipäällikkö Anne Jaakonmäeltä. Tämän ICT-projektin tavoitteet saavutettiin suunnitelman mukaisesti, lukuun ottamatta laiterekisteritietojen korjaamisesta johtunutta viivästymistä sekä orivesiläisten vanhojen tietojen arkistointia. Projekti on laatinut arkistointiprosessissa tarvittavat eams:n ja siirrettävien tietojen taustamääritelmät, jotka Leila Rutanen on Oriveden edustajana hyväksynyt. Vanhojen tietojen arkistoinnin viivästyminen on johtunut ulkopuolisista toimijoista. Vuosien 2013/2014 vaihteessa määritettiin ja rakennettiin toimittajien vaatimukset täyttävä PSHP:n palvelinympäristön kokonaisuus. Tietoliikenneyhteyksien avaukset sattuivat samaan aikaan, jolloin PSHP siirsi palvelutoimittajan vastuuta TeliaSoneralta Fujitsulle. Tietoliikenneyhteyksien ja palvelinympäristön rakentaminen viivästyttivät Ruoveden tietojen käsittelyä. PSHP:n määrittelyjen mukaisesti, palvelinympäristössä käsitellään vain yhden kunnan aineistoa kerrallaan ja näin ollen Oriveden Mediatriaineistot ovat odottaneet vuoden käsittelyvuoroaan. Lisäselvityksiä prosessista on saatavissa PSHP:n potilaskertomuskeskuksesta.
Tampereen kaupunki Loppuraportti 10 Koska Kangasalan yt-aikaiset suun th:n tietojen koko oli huomattavasti pienempi, niin toimittaja pystyi käsittelemään ne toisella palvelimella ennen tiedostojen siirtoa migrointiprosessiin. Riippuvuuden nimi Riippuvuuden kuvaus Toteuma Koko Palvelujen siirtymisen aikataulutus ja yhteistoimintahanke palveluiden yleinen järjestäminen Riippuvuus todettiin erittäin vahvaksi. Tiedottamista sekä yhteistyötä tulee jatkossa vastaavissa hankkeissa tiivistää. Windows 7 projekti Aikataulu ja tuotos Windows 7 projekti ei vaikuttanut siirtymään, EfficaHH- ja Pegasos - työasemiin päivitettiin vielä Windows XP vakio. Työterveyden koneisiin sovittu WIN7-asennus, osaan asennettiin XP. Virheasennuksen taustalla ilmeni laiterekisteritietojen virheellisyydet. SAP-BW - raportointiprojekti Tietohallinnon yleiset ICT-asiat Orivesi-Tre Yt-alueella - pääprojekti Sosiaalihuollon ICTpalveluiden tietojärjestelmät - osaprojekti Ohjausryhmän alaisen palvelutyöryhmän alatyöryhmien (muiden kuin tietohallinnon) valmistelutyö Projektin eteneminen vaikuttaa siihen, toteutuuko tavoitetilan mukainen raportointi aikataulussa. ICT-pääprojektissa kartoitetaan ja järjestetään Orivesi-Tre Yt-alueen verkkoratkaisut, palvelimet, työasemat, käyttöoikeuksien hallinnointi, puhelin- ja sanelulaitteet, ostopalveluiden vastaavat asiat sekä Pshp-yhteistyön tarpeet perustietotekniikkapalveluille. Sosiaalihuollon osaprojektissa tehdään suunnitelma ja toteutus puhtaasti sosiaalihuollon palveluiden integroimisesta Tampereen palveluihin. Tässä esiin tulleita ratkaisuja hyödynnetään terveydenhuollon palveluiden siirrossa ja järjestelmien käyttöönotossa. Alatyöryhmät: avopalvelut, laitoshoito, palveluiden järjestäminen (tilaajatehtävät), henkilöstöhallinnon palvelut, taloushallinnon palvelut, viestintä ja ateriapalvelut, muut tukipalvelut (varastotuotteiden tilaukset, välinehuollon palvelut, vaatehuollon järjestäminen, terveydenhuollon toimikorttien hankkiminen ym.). Vaikutus suoraan järjestelmän BW-raportoinnin toteutus myöhästyi hieman, mutta tästä ei aiheutunut isoja ongelmia Oriveden toiminnallisuuksien raportoinnille. Yhteistyö eri osa-alueiden projektipäälliköiden kesken sujui hyvin. Sosiaalihuollon osaprojektin kokemuksien hyöty terveydenhuollon ja ympäristöterveydenhuollon osaprojektien kohdalla osoittautui odotuksia vähäisemmäksi. Toiminnanluonteissa ja siirtyvien henkilöiden määrissä oli isot erot. Riippuvuus vahvaa, tiedottamista sekä yhteistyötä tulee jatkossa vastaavissa hankkeissa tiivistää.
Tampereen kaupunki Loppuraportti 11 Pegasos järjestelmän versiokorotus (9.0) EfficaHH järjestelmän versiokorotus (4.1) Käyttöjärjestelmän vaihto Windows XP - -> Windows 7 KanTa-palveluihin liittyvät tietovaatimukset (TreKa-projekti) PSHP:n muut arkistointiprojektit perustietojen tallentamiseen ja koulutuksen suunniteluun. Versiokorotuksessa järjestelmien käyttöohjeistus ja -tavoissa tulevat muutokset tulee huomioida koulutussisällössä. Lisäksi versiokorotuksen ajankohta vaikuttaa koulutuksen aikataulun suunnitteluun. Versiokorotuksessa järjestelmien käyttöohjeistus ja -tavoissa tulevat muutokset tulee huomioida koulutussisällössä sekä versiokorotuksen ajankohta vaikuttaa koulutuksen aikataulun suunnitteluun. Terveydenhuollon järjestelmien ja erillissovellusten toimivuus uudessa käyttöjärjestelmässä tulee varmistaa. earkistoon liittyminen oletettiin tapahtuvan Tampereen terveydenhuollon yksiköissä keväällä 2014. Koulutukset painottuivat näin ollen 03-05/2014. Osa uusista toiminnallisuuksista otetaan käyttöön mahdollisuuksien mukaan jo versiovaihtojen yhteydessä (Pegasos 9.0 ja EfficaHH 4.1). PSHP:n Mäntän ESH:n sekä Ruovesi- Virrat yt-toiminnan aloitukseen liittyen vanhojen tietojen siirto PSHP:n ylläpitämään X-Archive ympäristöön Siirtyi keväälle 2014 Käyttöönotto toteutui 11/2013, ei vaikutuksia projektille Siirtyi vuodelle 2014. Haasteena se, että vanhojen työasemakohtaisten ohjelmien lisensseistä, käyttöoikeuksista ym ei ole käytettävissä erillistä rekisteriä. earkistoon liittyminen siirtyi marraskuulle 2014. Koulutukset pidettiin suunnitellusti. Uusien ominaisuuksien käyttöönotto siirtyi keväältä syksyyn 2014. Sekä Mäntän esh:n että Ruoveden vanhojen tietojen siirtotyöt viivästyivät oleellisesti, kumpikin viivästytti Oriveden tietojen siirtoprosessia. 3.2 Projektin tuotokset, aikataulu ja ja rajaukset Tuotos Tavoite Toteutunut aikataulu Projektisuunnitelma liitteineen 31.5.2012 31.5.2012 Sosiaalipalveluiden ICTpalveluiden siirto: Tietoliikenne- ja puhepuoli 30.11.2012 Tietoliikenne 30.11.2012 ja puhepuoli 6.1.2013 Perustietotekniikka 4.1.2013 4.1.2013 Terveydenhuollon ICTpalveluiden siirto: Projektisuunnitelman päivitys 31.5.2013 31.5.2013 Tietoliikenne- ja puhepuoli 30.8.2013 Tietoliikenne 13.12.2013 ja puhepuoli 6.1.2014 Perustietotekniikka 31.1.2014 15.1.2014 Sosiaalihuollon osaprojekti:
Tampereen kaupunki Loppuraportti 12 Sosiaalihuollon osaprojektin 30.4.2012 04/2012 toteutuksen suunnittelu Sosiaalihuollon tietojärjestelmien 31.10.2012 11/2012 sovittaminen Sosiaalihuollon vanhojen järjestelmien 31.1.2013 01/2013 konversiot Sosiaalihuollon vanhojen tietojen 15.11.2012 12/2012 selailukäytön toteutus Sosiaalihuollon tuotantoympäristön 15.11.2012 11/2012 testaus Sosiaalihuollon raportoinnin toteutus 31.1.2013 03/2013 Sosiaalihuollon käyttäjäkoulutukset ja 31.1.2013 01/2013 käyttöönoton tuki Vanhojen tietojen käyttö Citrixyhteyden 12/2014 12/2014 kautta Terveydenhuollon osaprojekti: Terveydenhuollon osaprojektin Q2/2013 08/2013 toteuttamissuunnitelman tarkistus ja täsmennykset, koulutussuunnitelma, viestintäsuunnitelma Tietojärjestelmien sovittaminen ja Q3-Q4/2013 12/2013 konversiot Vanhojen tietojen selailukäytön Q4/2013 Q1/2014 01/2014-12/2014 toteutus, vaihe 1 tietojen kopiointi ja käsittely (Mediconsut, Tieto) Vanhojen tietojen selailukäytön Q1/2014 09/2014 toteutus, vaihe 2 katselinten rakentaminen (Tieto, CGI) Vanhojen tietojen selailukäytön toteutus, vaihe 3 tietojen käytön aloittaminen (Tieto, Mediconsult, Avaintec) Q1/2014 12/2014 (Kangasalan yta:n suun th:n tiedot) Jatkotoimenpiteenä: Q1/15 Kangasalan yta:n Mediatri ja Oriveden Mediatri tiedot Testi- ja koulutusympäristön testaus Q3/2013 ei tarvetta Tuotantoympäristön testaus Q3/2013 12/2013 Raportoinnin toteutus 31.1.2014 mennessä 01/2014 Käyttäjäkoulutukset Q4/2013 11/2013-01/2014 Käyttöönoton tuki 31.1.2014 31.1.2014 Vanhojen tietojen käyttö Citrixyhteyden 05/2014 jatkuu toistaiseksi kautta Ympäristöterveydenhuollon osaprojekti: Osaprojektin aloittaminen 14.10.2013 14.10.2013 Aineistojen tilaukset 11-12/2013 12.12.2013 Tietoliikenteenavaukset 30.11.2013 30.11.2013 Oriveden ja Juupajoen lopullisen aineistojen irrotus Kangasalan tarkastajajärjestelmästä konversiota varten Tietojärjestelmien sovittaminen ja konversiot Tampereen ympäristöterveydenhuollon 20.11.2013 20.11.2013 12/2013-01/2014 10.1.2014 13.1.2014 16.1.2014
Tampereen kaupunki Loppuraportti 13 seudullisen Factan käyttöönotto Tuotantokäytön aloitus 13.1.2014 16.1.2014 Projektin päättäminen 05/2014 12/2014 Yhteensä 05/12 05/14 05/12 12/14 Työterveyden osalta keskeisimmät vaiheet, suunnitellut aikataulut sekä toteumat ovat kirjattu Tullinkulman työterveyden omaan projektisuunnitelmaan sekä loppuyhteenvetoon. Nämä ovat saatavissa tarvittaessa Tullinkulman Työterveydestä projektipäällikkö Anne Jaakonmäeltä. Perustietotekniikan osaprojektin rajaukset Rajauksen nimi Rajauksen lyhyt kuvaus ja perustelu Muut kuin Lisätehtävien toteuttamisesta, kustannuksista ja projektisuunnitelmassa kuvatut aikatauluista sovitaan tarvittaessa erikseen tehtävät eivät kuulu projektille Henkilöstön hallintaan (HR) ja talouteen liittyvät asiat ja järjestelmät (esim. SAP ja Titania) eivät kuulu tietohallinnon järjestämisprojektille Toimialariippumattomien järjestelmien tietojen siirtäminen (mm. Kuntatoimisto ja Fortime) Tietojen siirto Kangasalan Mediatrista Oriveden Mediatriin Projektissa ei siirretä palvelimia konesalien välillä Kuuluvat kokonaishankkeen vastuulle. Tehtävät, mm. SAPin organisaatiomuutokset ja mahdollinen aineiston siirto tehdään talousasioiden aliprojektissa. Kuuluvat kokonaishankkeen vastuulle. Esimiehen vastuulla on järjestää pääsy tarvittaviin Tampereen kaupungin järjestelmiin sekä päätettävä siirretäänkö jotakin aineistoa ja millä aikataululla. Ennen vuoden 2014 muutosta on Oriveden terveyshuollon tiedot siirrettävä Kangasalan Mediatrista Oriveden Mediatriin tai varmistettava muulla tavoin tietojen käytettävyys. Työt toteutetaan projektin jatkotoimina vuonna 2015 niiltä osin, kun työ on kesken (tietojen siirto PSHP:n X- Archiveen). Pääsääntöisesti projektin rajaukset toimivat hyvin. Selkeä tarve on kuitenkin lisätä yhteistyötä ja tiedottamista kokonaishankkeen, sen alaisten työryhmien sekä erillisten ICT-projektin välillä. Sosiaalihuollon osaprojektin rajaukset Rajauksen nimi Rajauksen lyhyt kuvaus ja perustelu Muut siirtyvät palvelut Tässä osaprojektissa ei suunnitella yhteistoiminta-alueen perustamiseen liittyvien muiden palveluiden ICT-ratkaisuja (esim. terveydenhuolto, henkilöstö- ja taloushallinto). Mainittujen asioiden suunnittelu ja toteutus kuuluu pääprojektiin tai muihin osaprojekteihin. Teknisen ympäristön Käyttäjä- ja päätelaitepalveluihin (esim. työasemapalvelut) sekä suunnittelu ja toteutus teknisen alustan ICT-palveluihin (esim. tietoliikenne) liittyvät ratkaisut suunnitellaan osana pääprojektia. Tässä osaprojektisuunnitelmassa huomioidaan sosiaalihuollon palveluissa tarvittavat järjestelmät ja tuotantoympäristön testaus sosiaalihuollon palveluissa tarvittavien järjestelmien osalta.
Tampereen kaupunki Loppuraportti 14 Terveydenhuollon osaprojektin rajaukset Rajauksen nimi Rajauksen lyhyt kuvaus ja perustelu Muiden siirtyvien palveluiden ja tukipalveluiden ICTratkaisujen suunnittelu ja toteutus Terveydenhuollon palveluiden toimintatapojen vertailu, suunnittelu ja toteutus Tampereen terveydenhuollon yksiköiden toimintatapojen muu koulutus Teknisen ympäristön suunnittelu ja toteutus Perustietotekniikan koulutus Oriveden asiakastietojärjestelmien arkistoratkaisut Tässä osaprojektissa ei suunnitella yhteistoiminta-alueen perustamiseen liittyvien muiden palveluiden ICT-ratkaisuja (esim. sosiaalihuolto, henkilöstö- ja taloushallinto, tuotteiden tilaukset, toimikorttien tilaus/ra-piste). Mainittujen asioiden suunnittelu ja toteutus kuuluu pääprojektiin tai muihin osaprojekteihin. Tässä projektissa ei vertailla yhteistoiminta-alueen yksiköiden eroavaisuuksia, eikä päätetä Tampereella käytössä olevien toimintatapojen muuttamisesta. Mahdolliset integroinnit eri toimintatapojen hyödyistä ja muutoksista tehdään palvelutyöryhmän alatyöryhmissä. Tässä projektissa järjestelmien käyttökoulutus suunnitellaan nykyisen toimintamallin mukaisesti, ellei palvelutyöryhmältä tule uutta toimintamallia toukokuu 2013 loppuun mennessä. Uuden toimintamallin kouluttaminen Tampereen henkilöstölle on mahdollista samoja koulutuksia hyödyntäen. Muut koulutustarpeet on sovittava erikseen Halon sovelluspalveluiden kanssa. Tässä projektissa ei suunnitella eikä toteuteta terveydenhuollon yksiköiden muuta toimintaan liittyvää koulutusta. Näiden osalta yksiköiden tulee huolehtia itse Orivedeltä siirtyvän henkilöstön koulutuksesta. Esimerkkejä näistä koulutustarpeista on hoitotyön rakenteinen kirjaaminen, omahoitajatoiminta, hoitoisuuden mittaamiseen liittyvät Rafaela ja RAI sekä lääkehoidon koulutus (ns. LOVE-kurssit). Käyttäjä- ja päätelaitepalveluihin (esim. työasemapalvelut) sekä teknisen alustan ICT-palveluihin (esim. tietoliikenne) liittyvät ratkaisut suunnitellaan osana pääprojektia. Tässä osaprojektisuunnitelmassa huomioidaan terveydenhuollon asiakaspalveluissa tarvittavat järjestelmät ja tuotantoympäristön testaus terveydenhuollon palveluissa tarvittavien järjestelmien osalta. Oletuksena on, että työntekijöiden perustietotekninen osaaminen on koulutettu aikaisemmin. Orivesi ja Orivesi-Kangasala YT-alue huolehtivat itse asiakastietojärjestelmiensä arkistoinnin ajalta ennen 1.1.2014. Terveydenhuollon osaprojektissa rajauksien sisältöä ei riittävällä tavalla hahmotettu muissa työryhmissä.
Tampereen kaupunki Loppuraportti 15 3.3 Projektin kokonaiskustannukset Kustannuslaji Suunnitelma Toteutuma 2012 2013 2014 2012 2013 2014 Projektipäällikkö (Tieha) 0 26 000 5 500 0 24 028,18 9 653,61 Projektipäällikkö ja 3 000 45 000 10 000 16 538,05 46 860,48 39 259,19 asiantuntijatyö (Fujitsu) Asiantuntijatyö /Halo 18 000 30 000 6 000 31 140,00 39 115,00 6 000,00 Asiantuntijatyö / Commit;Oy 0 18 000 2 000 0 18 172,53 0 Asiantuntijatyö / CGI 0 15 000 30 000 0 9 002,00 11 550,00 (Pegasos, Facta) Asiantuntijatyö / Tieto Oy 3 000 10 000 20 000 1 764,00 5 093,72 19 570,00 Asiantuntijatyö / Avaintech 0 16 000 80 500 0 23 672,49 49 382,00 Asiantuntijatyö/ Mediconsult 0 9 000 56 500 0 0 12 300,00 Asiantuntijatyö / Digia 0 9 000 0 0 8 242,50 0 Asiantuntijatyö / Sonera 0 8 000 8 000 3 800,00 16 350,00 4 500,00 Asiantuntijatyö / Raisoft 0 800 0 0 800,00 0 Effica YPH-osioiden 38 000 0 0 36 323,50 0 0 käyttöoikeuslaajennus sekä lisäosiot Pegasos-järjestelmän uudet 0 0 3 500 0 0 0 käyttöoikeuslisenssit (a 700 tarvearvio 5 kpl, hankittu 0) EfficaHH-järjestelmän 0 0 5 000 0 5 000,00 0 käyttöoikeuslaajennus EfficaHH työasemalisenssit (10 0 0 10 000 0 10 000,00 0 kpl) Arkistokatselimet EfficaHH:n ja 20 000 15 000 0 2 000,00 30 750,00 Pegasokseen AcuteTT tietojen konfigurointi 0 7 000 33 000? (työterveys) Oriveden väestötietojen tilaus 1 000 900 0 1293,63 336,90 0 VRK:lta ja kiinteistötietojen tilaus MML:lta Koulutus, matkustus, 0 0 0 0 556,30 9,83 kokoustarjoilut Tietokoneiden 0 0 0 0 0 2 943,15 leasing/varastointi Citrix-käyttö kk-kulut 0 0 0 0 0 12 179,43 Yhteensä 63 000 214 700 252 000 90 859,18 242 230,10 207 934,85 Oriveden osuus 82 534,87 214 731,96 150 851,38 Tampereen osuus 8 324,31 27 498,14 57 083,47 Punaisella vahvistetut kustannukset ylittivät suunnitelman, tai niitä ei ollut suunnitelmaan kirjattu. Vihreällä vahvistetut kustannuslajit alittuivat suunnitellusta. Kustannuksien jakautuminen: Kustannukset on laskutettu Orivedeltä noin 4 kertaa vuodessa. Laskutuksessa on huomioitu, että Tampereen osuudeksi on sopimuksen mukaan projektipäälliköiden palkkauksesta ollut 20 %. Projektipäällikön kustannukset ylittyivät, sillä projekti ei päättynyt suunnitellusti kevään 2014 aikana.
Tampereen kaupunki Loppuraportti 16 Kustannuksissa on huomioita lisäksi sovitusti se, että Pegasoksen ja EfficaHH:n katselinten hankinnoista ja niihin liittyneistä toimittajien asiantuntijoiden asennustöistä ei ole Orivettä laskutettu. Työterveyden AcuteTT-järjestelmän osalta tarkemmat kustannusarviot ovat saatavissa Tullinkulman työterveydestä. Ympäristöterveydenhuollon seudullisen Facta-järjestelmän käyttöönottoon liittyvistä töistä sovittiin, että Tampere maksaa niistä 10 000 euroa ja näin ollen Oriveden osuudeksi konfiguroinnista jäi 6000 euroa. Vuoden 2015 kustannusten arvio Kustannuslaji Euroa yht. Citrix käyttö 01-06/2015 8 500 Asiantuntijatyö / Avaintech 42 000 Asiantuntijatyö/ Mediconsult 50 000 PSHP arkiston ylläpitomaksu v. 2015 6 000 Yhteensä 106 500 Projektin yhteydessä hankitut ohjelmistolisenssit, niiden määrä, hinta ja omistaja Hankitut lisenssit Kpl Euroa yht. Omistaja EfficaHH työasemalisenssit 10 10 000 Tre, tietohallinto PACS qa-lisenssi 1 0 Tre, tietohallinto PACS dx-lisenssi 1 0 Tre, tietohallinto Yhteensä 12 10 000 Pegasos-järjestelmän kohdalla hyödynnettiin muualta siirrettyjä työasemalisenssejä. Kuvantamisen lisenssin osalta Tampere ja Commit neuvottelivat uuden sopimuksen lisensseihin liittyen (PPE lisenssointi) ja näin ollen käyttöönotossa hankituista PACSlisensseistä ei aiheutunut lisäkustannuksia. Effica YPH ja EfficaHH-järjestelmissä laajennettiin moduuleiden käyttöoikeuksia myös orivesiläisten palveluissa.
Tampereen kaupunki Loppuraportti 17 3.3.1 Pysyvät uudet kustannukset Ylläpitokustannukset Euroa vuodessa Effica YPH käyttöoikeuslaajennuksen tukimaksu 11 000 Muut järjestelmät (Rafaela, Rai ym) 3 000 EfficaHH:n ylläpitokulut ( 10 työasemaa) 2 000 EfficaHH käyttöoikeuslaajennuksen tukimaksu 1 000 EfficaHH arkistokatselin 500 X-viewer katselin 10 500 Facta- järjestelmän ylläpitomaksun lisäys 2 400 PSHP:n ylläpitomaksu X-Archive (arvio) 6 000 yhteensä 36 400 Orivedelle tulee jatkossa vuosittainen ylläpitokustannus X-Archive ympäristöstä. Vuoden 2014 kustannukset on laskutettu projektin kautta. Vanhojen tietojen katsominen toteutettiin Citrix yhteyden kautta. Citrix yhteyttä ylläpidetään kunnes tietojen siirto PSHP:N X-Archiveen on hyväksytty sekä testaajien että Oriveden arkistonhoitajan toimesta. 3.4 Projektin suunnittelu Tietohallinnon järjestämisprojektin projektisuunnitelmaa päivitettiin ja tarkennettiin sovitusti terveydenhuollon osaprojektin osalta. Muuten projektisuunnitelmaa ei päivitetty projektin edetessä vaan tehtäväkohtaiset aikataulut tarkentuivat työryhmittäin suunnitellusti. Osaprojektien suunnitelmia on päivitetty tarpeiden mukaan: Sosiaalihuollon osaprojektin suunnitelma versio 1.0 on hyväksytty koordinointiryhmässä 9.5.2012. Terveydenhuollon osaprojektin suunnitelman versiot 1.0 on hyväksytty koordinointiryhmässä 25.1.13 ja ohjausryhmässä 20.2.13. Ympäristöterveydenhuollon mukaan tullessa suunnitelmaa päivitettiin ja se hyväksyttiin koordinointiryhmässä 5.11.2013. Työterveyden sisäinen projektisuunnitelmaa ei ole käsitelty tämän ICTprojektin koordinointiryhmässä. 3.5 Projektinhallinta Tietohallinnon järjestämisprojektissa vuoden 2013 siirtymän jälkeen tarkennettiin työryhmien määrää ja kokoonpanoa. Tarkennukset olivat tarpeen, sillä vuoden 2014 siirtymä oli lukumäärällisesti huomattavasti suurempi sekä siirtyvien toimipisteiden, työasemien, sovellusten että käyttäjien osalta. Tämän ICT-projektin koordinointiryhmä kokoontui yhteensä 19 kertaa 2012-2014 välisenä aikana. Päätöskokous pidettiin 15.1.2015.
Tampereen kaupunki Loppuraportti 18 Projektissa toimi aktiivisesti yhtä aikaa useita projektiryhmiä. Ryhmien kokoontumisien ajankohdat sovittiin mahdollisimman pitkälle jo ensimmäisissä tapaamisissa. Vain yksittäisiä kokouksia on jouduttu siirtämään ilmoitettujen päällekkäisten menojen vuoksi. Usean eri toimijatahon kattavissa hankkeissa tulee varmistaa jo hankkeen alkuvaiheessa selkeästi kunkin ryhmän jäsenen tehtävät ja vastuut. 3.6 Viestintä Kenelle (sidosryhmät) Henkilökunta (Tampere, siirtyvät Kangasala ja Orivesi) Asiakkaat/kuntalaiset Yhteistyötahot (PSHP, apteekit, Kela, VRK, ostopalvelutuottajat) Tiedotusvälineet Miten (kanavat) Henkilöstölehti (Vilkku) Sähköpostijakelut Muut sisäiset tiedotuskanavat (Loora, esimiehet) Tampere-lehti web-sivut alueelliset tilaisuudet paikallislehdet Tiedotteet, tapaamiset, työryhmäkokoukset Tiedotteet, tiedotustilaisuudet Kuka (vastuuhenkilö) Projektipäällikkö Tuukka Salkoaho, yhteistyössä viestintäyksikön kanssa. Tietojärjestelmien käyttöönottoon liittyvät asiat projektipäälliköt Hodgson, Rummukainen yhteistyössä Halon kanssa. Projektipäällikkö Tuukka Salkoaho, yhteistyössä viestintäyksikön kanssa. Projektipäällikkö Tuukka Salkoaho, yhteistyössä viestintäyksikön kanssa. Tietojärjestelmien käyttöönottoon liittyvät asiat projektipäälliköt Hodgson, Rummukainen yhteistyössä Halon kanssa. Projektipäällikkö Tuukka Salkoaho, yhteistyössä viestintäyksikön kanssa. Viestinnän pääkanavana käytettiin esimiehiä sekä kaupungin intranettia (Loora). Tietohallinnon järjestämisprojektissa ei laadittu erikseen viestintäsuunnitelmaa. Projektissa tiedotettiin käyttäjiä suoraan mm. uusista verkkotunnuksista ja sähköpostiosoitteiden vaihtumisesta. Kokonaishankkeen vastuulla oli kuntalaisten tiedottaminen palveluiden muuttuvista puhelinnumeroista ja muista yhteystiedoista. Osittain viestinnän toteutuksessa epäonnistuttiin, sillä kaikki tulevat esimiehet eivät välittäneet tietoja siirtyvien yksiköiden työntekijöille vaan olettivat, että vielä vuonna 2013 toimiva esimies huolehtii tiedottamisesta. Onneksi tämä ongelma koski hyvin pientä osaa yksiköistä. Vastaavissa hankkeissa tulevaisuudessa on hyvä sopia selkeästi tiedottamisvastuiden jakautumisesta eri esimiestasojen kesken.
Tampereen kaupunki Loppuraportti 19 4 Projektin tulosten varmistaminen 4.1 Tuotosten ylläpito Tietohallinnon järjestämisprojektissa käyttäjät siirtyivät perustietotekniikkapalvelussa Oriveden tai Kangasalan ympäristöistä Tampereen ympäristön käyttäjiksi. Palveluntarjoajana kaikissa ympäristöissä on Fujitsu Finland Oy. Teknisten ominaisuuksien osalta sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmien päivitysten osalta noudatetaan normaalia Tampereen mallia, jossa keskeisten sosiaali-, terveydenja ympäristöterveydenhuollon järjestelmien päivitykset tapahtuvat sopimusten mukaisesti järjestelmistä riippuen CGI Oy:n, Tieto OY:n, Commit; Oy:n Acute FDS:n, Fujitsu OY:n ja Hallintopalvelukeskuksen sovellusasiantuntijoiden sekä tietohallintoyksikön palveluvastaavien yhteistyöllä. Järjestelmien käytön ohjaus ja mahdollinen lisäkoulutus toteutuu jatkossa Tampereella käytössä olevien mallien mukaisesti. Keskeisten järjestelmien kohdalla (Effica YPH, Pegasos ja EfficaHH) Hallintopalvelukeskuksen (Halo) sovelluspalvelut tarjoavat koulutuspalvelua ja käyttötukea järjestelmien loppukäyttäjille. Seudullisen Factajärjestelmän käyttötuki on toimittajalla (CGI). Oriveden vanhojen järjestelmien alasajo on Oriveden tietohallinnon vastuulla. Sosiaalihuollon palveluissa vanhoja järjestelmiä (ProConsona, Dynastia) on sovittu käytettävän Citrix-yhteyden kautta vuoden 2014 loppuun asti. Lokakuussa 2014 arvioitiin, että näiden järjestelmien osalta ei enää ole Citrix-yhteydelle tarvetta. Terveydenhuollon puolella vanhojen järjestelmien (Mediatri) käyttötarve loppuu, kun tiedot on tallennettu PSHP:n X-Archiven ympäristön palvelimelle. Citrix-käyttö jatkuu siihen asti.