POHJOIS-POHJANMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Tuotannonohjausjärjestelmä (KAIKU) kiireettömien potilaiden hoitolaitossiirroissa Terveydenhuollon atk-päivät Tampere 25.-26.5.2010 Helena Eronen Arkistotoimen johtaja PPSHP/Hallintokeskus/Asiakirjahallinto
Pohjois-Pohjanmaan shp:n jäsenkunnat Pohjois-Pohjanmaan shp: 35 jäsenkuntaa väkiluku yhteensä on 392 488 kunnat eroavat toisistaan niin väestömäärän ja - rakenteen kuin palvelurakenteen ja muun infrastruktuurin osalta alueen suurimman ja pienimmän kunnan väestömäärän ero on noin 138 000 asukasta (Oulu Hailuoto)
OYS:n erityisvastuualueen sairaanhoitopiirit OYS:n erva-alue: OYS:n erityisvastuualueeseen kuuluvat Pohjois-Pohjanmaan, Länsi-Pohjan, Keski-Pohjanmaan ja Lapin sairaanhoitopiirit ja Kainuun maakunta OYS antaa keskussairaalatasoista hoitoa oman piirin väestölle ja erityistason hoitoa koko erityisvastuualueelle
Ajojärjestelyt PPSHP/Neuvontapalveluissa Neuvontapalvelut on yksi Asiakirjahallinnon yksiköistä Neuvontapalveluissa kahdeksan palvelusihteeriä, jotka kaikki toimivat vuorollaan ajojärjestelijänä (yksi htv) Palveluaika arkisin klo 7.30 19.00 ja viikonloppuisin klo 10.00-18.00 Välitetään vain kiireettömien potilaiden hoitolaitossiirrot, ei Kelan maksamia kotikuljetuksia Välitettäviä yksiköitä: OYS, psykiatrian klinikka, Tahkokankaan laitos, Oulaskankaan sairaala(6/2010 ajojärjestelyt siirtyvät OYS:n neuvonnan tehtäväksi) Kaiku-järjestelmä otettu käyttöön 2010 Tilaukset osastoilta järjestelmän avulla Kuljetusten reitittäminen (samaan suuntaan menevät potilaat samaan autoon) ja ajojärjestelyt neuvontapalveluissa Tilaukset kuljettajilta toistaiseksi puhelimitse, myöhemmin tekstiviestillä Kuljetustietojen tallentuminen järjestelmään Laskujen tarkastaminen Kaiku-järjestelmän avulla
Kuljetusjärjestelyjen ongelmat ennen tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönottoa
Potilaskuljetusten prosessi ennen KAIKUjärjestelmän käyttöönottoa
Kuljetusjärjestelyjen ongelmat Tilaavien yksiköiden hoidettava tilaus puhelimitse Kuljetusjärjestelijän kirjattava tilaus manuaalisesti ensin kynä/paperi-systeemi ja lisäksi tietojärjestelmä Kuljetusten järjesteleminen manuaalisesti käsityönä kynällä ja paperilla Kuljetusjärjestelijän soitettava kuljettajalle Kuljettajan kirjattava tilaus puhelimessa kynä-paperisysteemillä Laskujen tarkastaminen hidasta laskut käytävä läpi käsityönä Käytäntö vanhanaikainen, ajastaan jäljessä oleva, hidas ja virhealtis
Ratkaisu Kiireettömien potilaiden hoitolaitossiirtojen tilaaminen päätettiin vuonna 2009 muuttaa tietojärjestelmäpohjaiseksi PPSHP hankki hoitolaitossiirtojen tilaamisjärjestelmän Teklabs Oy:ltä Käytettävä sovellus, KAIKU, mahdollistaa tilausten tekemisen ja ajojärjestelyt sähköisesti
Kuljetusjärjestelmän edut Tilaava yksikkö tekee tilauksen sähköisesti Tilaus heti perillä ajojärjestelijällä Kuljetusten järjesteleminen ja reititys helpottuu Järjestelmä parantaa ja yhdenmukaistaa yksiköiden, neuvonnan ja kuljettajien välistä tiedonkulkua Järjestelmä antaa välineet taloudellisimman ja nopeimman kuljetusvaihtoehdon valitsemiseen Laskujen tarkastaminen neuvonnassa helpottuu
Mitä uutta kuljetusta tilaavalle yksikölle? Yksikkö tekee tilauksen hoitolaitossiirrosta intranetissä olevalla sähköisellä lomakkeella tilaajan yhteystiedot (yksikkö, tilaaja, puhelinnumero, sähköposti) potilaan tiedot, potilaan määränpää aikataulu ja tarvittava ajoneuvo onko kyseessä hoito- tai perustaso tai eristyspotilas kuljetuksen maksava yksikkö ja mahdolliset lisätiedot Saman yksikön käyttäjillä on yksi käyttäjätunnus ja salasana Tilaus lähetetään sähköisesti neuvontaan Siirtomääräyslomake voidaan tulostaa suoraan järjestelmästä Kuljetustilaus tehdään tietojärjestelmään myös neuvonnan ollessa suljettuna järjestelmä ilmoittaa mistä numerosta k tilataan
Ajojärjestelyt tietojärjestelmän avulla Käydään läpi kaikki saapuneet kuljetustilaukset Tavoitteena mahdollisimman edullinen kuljetus ja potilaan kannalta paras vaihtoehto Tarkastetaan voidaanko kuljetuksia yhdistää siten, että useampi potilas voi mennä samalla kyydillä Samaan autoon voidaan laittaa samaan suuntaan menevät potilaat Järjestelmä ehdottaa kullekin reitille edullisimman kuljetuksen Järjestelmä näyttää autojen varaustilanteen Kuljetus tilataan yrittäjältä tekstiviestillä ja kuittaus hyväksytystä tilauksesta saadaan tekstiviestillä
Mitä uutta kuljettajille? Kyytitilausten vastaanotto ja kuittaus tekstiviestillä tilaus voidaan hyväksyä tai hylätä tekstiviestillä samoin aikataulua voidaan muuttaa tekstiviestillä, silloin kun kyyti on tilattu; jos myöhemmin tarvetta muuttaa ajoaikaa, niin pitää soittaa tilaavaan yksikköön ei tarvitse kirjata tilausta paperille, vaan tekstiviestissä on tarvittavat tiedot suoraan tilauksesta jää tarkat tiedot kuljettajalle
Hoitolaitossiirtojen käsittely sähköisesti
Kuljetusjärjestelyjen ja tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönoton haasteet
Pitkät kuljetusmatkat shp:n alueella Reitti km edestakainen ajoaika sis. haku Oulu-Alavieska 141 4:48 Oulu-Haapajärvi 161 5:08 Oulu-Haapavesi 124 4:04 Oulu-Kalajoki 132 4:22 Oulu-Kestilä 93 3:12 Oulu-Kuusamo 217 7:40 Oulu-Kärsämäki 126 3:58 Oulu-Nivala 150 5:14 Oulu-Oulainen 102 3:34 Oulu-Piippola 104 3:40 Oulu-Pudasjärvi 88 3:10 Oulu-Pyhäjoki 103 3:30 Oulu-Pyhäntä 126 4:08 Oulu-Raahe 77 2:42 Oulu-Reisjärvi 192 6:10 Oulu-Taivalkoski 152 5:10 Oulu-Vihanti 73 2:38 Oulu-Ylivieska 130 4:30
Pitkät kuljetusmatkat erva-alueella Reitti km edestakainen ajoaika (sis. hakuajan) Oulu-Kajaani 182 6:12 Oulu-Kemi 107 3:38 Oulu-Kokkola 200 6:28 Oulu-Kuhmo 249 8:52 Oulu-Muonio 396 13:02 Oulu-Pello 253 8:20 Oulu-Rovaniemi 210 7:02 Oulu-Suomussalmi 193 6:46 Oulu-Tornio 133 4:12
Potilaskuljetuksia lisäksi usein Määränpää km edestakainen ajoaika Helsinki 609 16:34 Jyväskylä 344 10:08 Tampere 488 14:10 Turku 650 18:22 Ruotsi 1-2 vrk Norja 1-2 vrk
Kuljetusten yhdistäminen Potilaskuljetuksia pyritään yhdistämään mahdollisuuksien mukaan ja samaan suuntaan meneviä potilaita kuljetetaan yhteisellä autolla Ajojärjestelijä seuraa kuljetustilauksia ja yhdistää kuljetuksia sitä mukaa, kuin se on mahdollista. Tilauksia seurataan yleensä klo 14 saakka ja viimeiset yhdistelyt tehdään iltapäivällä Kaiku-järjestelmässä ajojärjestelijällä mahdollisuus yhdistää kuljetuksia Toiminnallisuus tehty erikseen PPSHP:tä varten Yhdistettävät kuljetukset valitaan kuljetuslistalta Yhdistele-toiminnalla useita kuljetuksia voidaan sijoittaa samaan autoon
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Miksi kuljetuksia yhdistetään? Välimatkat pitkät ja autot varattuina tuntikausia ja jopa koko päivän pitkällä matkalla Kuljetustilauksia arkisin 30 50 potilaalle ja viikonloppuisin 2 6 potilaalle Käytettävissä oleva sopimuskuljetuskapasiteetti OYS:ssa: Ambulansseja 7 10, joista 8 kaksipaarisia Paaritakseja Oulussa 13(kaksipaarisia 2-3), maakunnassa 20 Invatakseja Oulussa 10, maakunnassa 16 Takseja Oulussa 16, maakunnassa 20 Todellisesti käytettävissä olevien taksien/invataksien/paaritaksien määrä on pienempi, koska taksiyrittäjillä on myös muita sitoumuksia
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Kuljetuskustannukset Kuljetustilaus: 1 potilas taksilla Pudasjärvelle, 1 potilas ambulanssilla Taivalkoskelle ja 1 potilas ambulanssilla Kuusamoon: Jos potilaat kuljetetaan kahdella ambulanssilla ja yhdellä taksilla, niin se maksaa shp:lle 881 Jos potilaat kuljetaan yhdellä ambulanssilla, johon mahtuu kaksi paaripotilasta ja yksi istuva potilas, niin se maksaa shp:lle 450 Kuljetustilaus: samana päivänä yht. 6 potilasta siirretään eri osastoilta ambulanssilla Rovaniemelle: Jos jokainen potilas viedään omalla autollaan, hinta halvimmillaan 2568, kalleimmillaan 4896 ; sitoo yli puolet käytettävissä olevasta ambulanssikapasiteetista Jos kaksi paaripotilasta kuljetetaan samalla ambulanssilla, niin tarvitaan 3 ambulanssia, hinta halvimmillaan 1344, kallein hinta 2040 ; sitoo alle 1/3 käytettävissä olevasta ambulanssikapasiteetista
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Muuttuvat hinnat Sairaanhoitopiirin määrittämille reiteille kuljetusyrittäjät ovat tarjonneet kiinteät hinnat Jos kuljetus tehdään paikkakunnalle, jolle ei ole kiinteää reittihintaa, niin kuljetusyrittäjät ovat antaneet kiinteän kmhinnan, joka ei saa ylittää LM:n määräämää hintaa (yleensä on jokaisella yrittäjällä halvempi kuin LM:n taksa) Jos samaan kuljetukseen on yhdistetty potilas, joka viedään reitiltä poiketen, niin hinta muodostuu kiinteästä reittihinnasta ja reitiltä poikkeamisen osalta kuljetusyrittäjän ilmoittamasta kmhinnasta Tietojärjestelmän on pystyttävä huomioimaan muuttuvat hinnat Hintatiedot tallennettava erikseen järjestelmään Laskujen tarkastamisessa huomioitava muuttuvat hinnat
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Haasteet kuljetusten tilaamisessa Tilaava yksikkö ei aina tiedä mitä on tilaamassa Hoitotason kriteereiden tulee täyttyä, jotta hoitotason kuljetus voidaan tilata, muutoin on valittava perustason kuljetus Kyseessä on tehohoitopotilas Potilaalla on jatkuva tai osittainen laskimonsisäinen lääkehoidon tarve (ei laskimonsisäinen kipulääke tai tavallinen nesteytys) Potilas on intuboitu ja/tai tarvitsee hengityslaitteen tukea Erityspotilas tulee ilmoittaa, koska silloin kuljetusta ei voi yhdistää toisen potilaan kanssa Jos potilaan kunto vaatii kuljetuksen yksin, niin siitä tulee ilmoittaa ajojärjestelijälle, koska aina mahdollisuuksien mukaan tehdään kuljetusten yhdistäminen
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Pakollinen tieto, koska kuljetuksia yhdistetään ja erityspotilasta ei voi kuljettaa toisen potilaan kanssa samassa autossa Jos valitaan hoitotason ambulanssi, täytyy valita hoitotason perustelu. Jos hoitotason kriteeri ei täyty, järjestelmä pakottaa valitsemaan perustason Lisätieto-kenttään merkitään esim. tieto siitä, että kyseessä huonokuntoinen potilas, jota ei voi kuljettaa toisen potilaan kanssa samassa autossa
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Yhteistyö järjestelmätoimittajan kanssa Järjestelmässä ei vielä hankintavaiheessa ollut kaikkia PPSHP:ssä tarvittavia ominaisuuksia PPSHP:lle räätälöity erikseen tilaustoiminto, jossa mm. pakollinen tieto onko kyseessä erityspotilas vai ei valittaessa hoitotason kuljetus, tilaajan valittava peruste hoitotason kuljetukselle, jos hoitotason kriteeri ei täyty, järjestelmä pakottaa tilaamaan perustason kuljetuksen siirtokuljetusmääräys voidaan tulostaa järjestelmästä suoraan kuljettajalle annettavaksi Ajojärjestelyjen erityisominaisuuksia: Kuljetusten yhdistämismahdollisuus Muuttuvien hintojen huomioiminen Erilaisia huomautuksia, esim. hoitotaso, erityspotilas: et voi yhdistää Järjestelmätoimittaja reagoinut kiitettävästi käyttäjien esittämiin muutos- ja lisäominaisuustoiveisiin - pyydetyt muutokset valmistuneet nopeasti
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Kiitos!